(Quanlynhanuoc.vn) – Huấn luyện là một trong những công cụ hữu hiệu để hỗ trợ và phát triển các nhà lãnh đạo, quản lý đáp ứng yêu cầu của tổ chức. Huấn luyện giúp cải thiện mối quan hệ công tác tại nơi làm việc, nâng cao năng suất và tăng sự tham gia của nhân viên, phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên, giảm nguy cơ bỏ việc và trốn việc, giảm khiếu nại và thắc mắc, cải tiến chất lượng dịch vụ của tổ chức.
Huấn luyện là một phần trong các chương trình đào tạo và phát triển của tổ chức, đặc biệt là một hoạt động không thể thiếu trong các chương trình phát triển lãnh đạo. Ngày nay, phần lớn các tổ chức đòi hỏi nhà quản lý các cấp phát triển kỹ năng huấn luyện, sử dụng kỹ năng huấn luyện trong nhận xét, đánh giá nhân viên, trong xây dựng tinh thần làm việc nhóm. Kỹ năng huấn luyện được coi là yếu tốquan trọng trong năng lực lãnh đạo, quản lý (LĐQL).
Nhận thức được sự cần thiết của công tác huấn luyện trong phát triển lãnh đạo khu vực công, các cơ quan của chính quyền liên bang Hoa Kỳ thực hiện chương trình huấn luyện nhằm thúc đẩy các nhà LĐQL và nhân viên phát triển sự nghiệp và phát triển bản thân. Cơ quan Quản lý nhân sự Hoa Kỳ (OPM) hợp tác với Hội đồng Giám đốc đào tạo, bồi dưỡng các bộ, ngành đã thành lập mạng lưới huấn luyện liên bang vào đầu năm 20131. Mạng lưới có sứ mệnh thúc đẩy văn hóa huấn luyện, tăng cường hoạt động huấn luyện nhân viên trong tất cả các cơ quan của chính quyền liên bang và hướng tới đạt 4 mục tiêu cơ bản: xây dựng chương trình huấn luyện nội bộ trong các cơ quan chính quyền liên bang; xây dựng cơ sở dữ liệu về các huấn luyện viên nội bộ và chia sẻ các dịch vụ huấn luyện giữa các cơ quan chính quyền liên bang; tiến hành nghiên cứu tỷ suất hoàn vốn đầu tư để xem xét giá trị của huấn luyện; hướng dẫn huấn luyện và xây dựng chính sách về huấn luyện.
Chương trình đào tạo huấn luyện nội bộ
Đầu năm 2014, mạng lưới huấn luyện liên bang xây dựng và thực hiện Chương trình đào tạo huấn luyện nội bộ cho các cơ quan chính quyền liên bang. Chương trình này được Hiệp hội các nhà huấn luyện quốc tế công nhận là chương trình đào tạo các nhà huấn luyện được kiểm định. Chương trình được nhận Giải thưởng Chương trình phát triển lãnh đạo tốt nhất năm 2014 của Diễn đàn Quản lý vốn con người trong cơ quan nhà nước.
Đối tượng tham gia chương trình là nhân viên đang làm việc trong các cơ quan chính quyền liên bang mong muốn được trở thành nhà huấn luyện nội bộ và nhà quản lý từ cấp trung đến cấp cao trong các cơ quan chính quyền liên bang muốn áp dụng phong cách huấn luyện trong lãnh đạo. Chương trình đào tạo huấn luyện kéo dài 136 giờ, diễn ra trong 8 tháng. Trong thời gian tham gia khóa học, học viên được học nội dung cơ bản về nghiệp vụ huấn luyện chuyên môn và áp dụng huấn luyện trong cơ quan chính quyền liên bang, học và thực hành các kỹ năng huấn luyện. Học viên được yêu cầu thực hành huấn luyện theo hình thức “1 thầy – 1 trò” trong 11 ngày.
Các cơ quan cử người đi học Chương trình đào tạo, huấn luyện này không phải trả học phí nhưng phải tạo điều kiện cho nhân viên tham gia khóa học đầy đủ và trả lương cho nhân viên trong thời gian đi học. Người đi học phải cam kết tiếp tục làm việc ở cơ quan tối thiểu 2 năm sau khi hoàn thành khóa học2.
Xây dựng cơ sở dữ liệu về các nhà huấn luyện nội bộ
OPM thiết lập cơ sở dữ liệu về các nhà huấn luyện nội bộ nhằm kết nối giữa cơ quan có nhu cầu huấn luyện và cơ quan có nhà huấn luyện nội bộ. Mỗi một cơ quan trong chính quyền liên bang có một đầu mối về huấn luyện, thông thường là Giám đốc đào tạo, bồi dưỡng hoặc Phòng Đào tạo và phát triển. Chỉ các đầu mối huấn luyện của cơ quan mới có thể tiếp cận cơ sở dữ liệu này. Nhân viên có nhu cầu được huấn luyện phải đăng ký theo mẫu3, có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị trực tiếp và liên lạc với đầu mối của cơ quan để tìm một nhà huấn nội bộ phù hợp. Các đầu mối sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà huấn luyện từ cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp với nhu cầu của cá nhân muốn được huấn luyện. OPM và Cơ quan quản lý và ngân sách đã xây dựng các trang điện tử để cung cấp các danh mục các nhà huấn luyện và các tài liệu huấn luyện.
Các nhà huấn luyện nội bộ không được tham gia huấn luyện những người trong dây chuyền quản lý của mình và không được nhận thù lao từ những yêu cầu huấn luyện. Nhà huấn luyện nội bộ được yêu cầu sử dụng cơ sở dữ liệu huấn luyện liên bang và phải được sự đồng ý của thủ trưởng trực tiếp khi tham gia các hoạt động huấn luyện.
Xây dựng văn hóa huấn luyện trong các cơ quan chính quyền liên bang
Thực hiện các chương trình huấn luyện cho nhân viên
Chính quyền liên bang đề nghị các cơ quan thuộc chính quyền liên bang thúc đẩy hoạt động huấn luyện một cách sáng tạo để giúp nhân viên phát huy được hết tiềm năng trong công việc. Xây dựng văn hóa huấn luyện trong cơ quan chính quyền thể hiện sự quan tâm của chính quyền liên bang tới đội ngũ công chức, những người sẽ thực thi nhiệm vụ hàng ngày của tổ chức.
Các cơ quan chính quyền liên bang được yêu cầu lập kế hoạch, thiết kế và thực hiện các chương trình huấn luyện4. Tất cả nhân viên trong cơ quan chính quyền liên bang đều có cơ hội được huấn luyện, được tạo điều kiện tham gia để tối đa hóa tiềm năng trong đời sống cá nhân và công việc. Các nhân viên không những được phát triển năng lực bản thân thông qua quá trình huấn luyện mà còn có cơ hội phát triển sự nghiệp chuyên môn khi được tiếp xúc với nhà huấn luyện.
Nhà huấn luyện có thể là các nhà huấn luyện nội bộ hoặc ở bên ngoài. Nhà huấn luyện và nhân viên được huấn luyện sẽ ký kết một thỏa thuận với các điều khoản về nội dung và thời gian huấn luyện, về quyền riêng tư trong quá trình huấn luyện. Các cá nhân có nhu cầu có thể tìm kiếm huấn luyện về các nội dung như hỗ trợ chuyển đổi công việc; tổ chức và sắp xếp công việc; xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch đạt mục tiêu chuyên môn, phát triển sự nghiệp; giải quyết khó khăn thách thức trong LĐQL; quản lý bản thân; phát huy điểm mạnh của bản thân; ra quyết định hợp lý; xây dựng chiến lược quản lý công việc và cuộc sống.
Một đợt huấn luyện thường kéo dài ít nhất 6 buổi, mỗi buổi 1 giờ. Tuy nhiên, phụ thuộc vào mục tiêu và nội dung huấn luyện, sự phân bổ thời gian mà đợt huấn luyện có thể ngắn hơn hoặc dài hơn. Nhà huấn luyện và nhân viên được huấn luyện thỏa thuận về hình thức huấn luyện: trực diện hoặc qua điện thoại. Nhà huấn luyện không đưa ra các chỉ dẫn mà đặt các câu hỏi gợi mở để nhân viên được huấn luyện tự xây dựng các giải pháp của mình và nhà huấn luyện sẽ đồng hành cùng nhân viên được huấn luyện trong quá trình tìm giải pháp.
Xây dựng năng lực huấn luyện trong lãnh đạo, quản lý
OPM đặt mục tiêu xây dựng năng lực huấn luyện cho lãnh đạo các cấp trong các cơ quan chính quyền liên bang; lồng ghép hoạt động huấn luyện vào quá trình phát triển nhân sự trong tổ chức – từ khâu tuyển dụng đến đào tạo và phát triển, tới quản lý thực thi, tới chuyển đổi công việc. OPM đã ban hành hướng dẫn về xây dựng năng lực huấn luyện thực thi cho các cơ quan chính quyền liên bang. Theo đó, năng lực huấn luyện thực thi công việc được coi là một trong những năng lực các nhà LĐQL cần phải có để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, phát triển khả năng làm việc có hiệu quả và tự nâng cao kết quả thực thi của nhân viên5.
Huấn luyện thực thi công việc giúp các nhà LĐQL xác định điểm mạnh của nhân viên, lập kế hoạch và phát triển các kỹ năng mới cho nhân viên. Sử dụng kỹ năng huấn luyện, các nhà LĐQL có thể đánh giá nhu cầu phát triển bản thân của nhân viên và giúp nhân viên bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết. Nhà LĐQL và nhân viên cùng làm việc với nhau để xây dựng kế hoạch phát triển cho nhân viên như đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện nhiệm vụ mới, tự học.
Để quá trình huấn luyện thực thi công việc hiệu quả, nhà LĐQL được yêu cầu phải xây dựng niềm tin giữa nhà LĐQL và nhân viên, xác định vấn đề thực thi công việc cần huấn luyện, xây dựng kế hoạch hành động. Để xây dựng được niềm tin nhà LĐQL phải tạo dựng mối quan hệ cởi mở, chân thành và tôn trọng đối với nhân viên. Nhà LĐQL trao đổi với nhân viên để tìm ra vấn đề thực thi mà nhân viên đang gặp phải, huấn luyện nhân viên tìm giải pháp khắc phục vấn đề và nâng cao kết quả thực thi. Huấn luyện có thể được thực hiện theo cách thức trao đổi gợi mở với nhân viên, thúc đẩy khả năng của nhân viên tự khám phá bản thân và tự tìm ra giải pháp. Nhà LĐQL và nhân viên cùng xây dựng kế hoạch hành động, đề ra các mục tiêu cụ thể, khả thi về kết quả thực thi.
Kinh nghiệm đối với quản lý và phát triển nhân sự trong các cơ quan nhà nước ở Việt Nam
Thứ nhất, cần nâng cao nhận thức về ý nghĩa và lợi ích của huấn luyện đối với tổ chức và đối với cá nhân nhà LĐQL, nhân viên trong cơ quan nhà nước. Các nhà LĐQL, đặc biệt LĐQL cấp phòng – cấp quản lý trực tiếp cần nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động huấn luyện trong phát triển nhân sự và nâng cao kết quả thực thi công việc. Nhân viên phải được tuyên truyền, phổ biến để hiểu được lợi ích của hoạt động huấn luyện, từ đó sẵn sàng hợp tác trong huấn luyện.
Thứ hai, bồi dưỡng kỹ năng huấn luyện cho các nhà LĐQL. Hiện nay, kỹ năng huấn luyện được lồng ghép trong chương trình bồi dưỡng LĐQL cấp phòng nhưng chỉ là một nội dung rất mờ nhạt, không được chú trọng. Kỹ năng huấn luyện thực thi công việc phải được bồi dưỡng trong khóa học riêng cho các nhà LĐQL, đặc biệt LĐQL cấp phòng.
Thứ ba, thúc đẩy văn hóa huấn luyện trong các cơ quan nhà nước. Cần ban hành quy định về huấn luyện và hướng dẫn thực hiện huấn luyện trong cơ quan nhà nước. Huấn luyện nhân viên thực thi công việc cần được coi là một trong những tiêu chí đánh giá đối với các công chức, viên chức quản lý.
Thứ tư, xây dựng, phổ biến chương trình và bộ tài liệu hướng dẫn huấn luyện nhân viên trong cơ quan nhà nước. Chương trình và bộ tài liệu hướng dẫn huấn luyện này là cơ sở để hoạt động huấn luyện nhân viên thực thi công vụ được thực hiện bài bản, có hệ thống và bảo đảm tính hiệu quả. Chương trình và tài liệu cần được thiết kế theo hướng chú trọng tới thực hành, phát triển và rèn luyện kỹ năng.
Thứ năm, đào tạo các nhà huấn luyện chuyên nghiệp trong cơ quan nhà nước. Có thể tiến hành đào tạo các nhà huấn luyện chuyên nghiệp tại các trung tâm quốc gia về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và thành lập mạng lưới các nhà huấn luyện nhằm cung cấp nguồn cho cơ quan nhà nước hoặc cá nhân có nhu cầu.
