ThS. Phạm Nguyễn Phương Quỳnh
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh cả nước đang triển khai sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính theo Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp, yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) TP. Hồ Chí Minh đặt ra cấp bách. Bài viết phân tích vai trò trung tâm của công tác văn phòng và chỉ ra rằng chuyển đổi số không còn là lựa chọn kỹ thuật mà trở thành năng lực điều hành cốt lõi, đặc biệt khi quy mô quản trị được mở rộng. Trên cơ sở đánh giá bước đầu những thành tựu chuyển đổi số của các cơ quan chuyên môn, các thách thức và yêu cầu trong bối cảnh mới, bài viết đề xuất các giải pháp chiến lược nhằm phát huy hệ thống văn phòng như một nền tảng tích hợp, điều phối, phân tích dữ liệu và ra quyết định trong môi trường chính quyền đô thị.
Từ khóa: Chuyển đổi số, công tác văn phòng, cơ quan chuyên môn thuộc UBND, chính quyền đô thị, sáp nhập hành chính.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang tác động sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, chuyển đổi số đã và đang trở thành xu hướng tất yếu của tiến trình phát triển quốc gia. Đây không chỉ là việc ứng dụng công nghệ thông tin mà còn là sự thay đổi căn bản trong tư duy, mô hình tổ chức và quy trình vận hành. Nói cách khác, đây là “quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số”1.
Đảng và Nhà nước ta đã xác định chuyển đổi số là một trong những động lực quan trọng để đổi mới mô hình tăng trưởng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và cải thiện chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” đã khẳng định rõ mục tiêu phát triển chính phủ số, kinh tế số và xã hội số, trong đó các cơ quan hành chính nhà nước giữ vai trò trung tâm của tiến trình này.
Trong tiến trình triển khai thực hiện Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp, vấn đề nâng cao năng lực quản trị nhà nước ở các đô thị lớn đặt ra yêu cầu cấp bách hơn bao giờ hết. Không chỉ là việc mở rộng quy mô địa giới hành chính, sáp nhập còn kéo theo hàng loạt thách thức về tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành, phân cấp – phân quyền và đặc biệt là áp lực xử lý khối lượng hoạt động công vụ gia tăng đáng kể. TP. Hồ Chí Minh – đô thị đặc biệt, trung tâm kinh tế – xã hội hàng đầu của cả nước – những thách thức này thể hiện rõ rệt đặc biệt trong bối cảnh Thành phố đang từng bước nghiên cứu và triển khai thực hiện các phương án sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, hướng tới mô hình quản lý liên vùng, “siêu đô thị”.
Trong bối cảnh đó, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh đóng vai trò đặc biệt quan trọng với tư cách là các đơn vị trực tiếp tham mưu, tổ chức triển khai và kiểm soát chuyên môn theo ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước tại địa phương. Đây không chỉ là những thiết chế hành chính then chốt, mà còn là điểm tựa để hiện thực hóa các chính sách lớn về xây dựng chính quyền số, chính quyền đô thị và thành phố thông minh. Với quy mô quản lý rộng, yêu cầu nghiệp vụ cao và khối lượng công việc lớn, các cơ quan này đã và đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong công tác văn phòng, đặc biệt là xử lý công việc không giấy, văn bản điện tử, điều phối dữ liệu liên thông và cải tiến quy trình nội bộ.
Công tác văn phòng “góp phần bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước diễn ra liên tục, thông suốt, nâng cao chất lượng quản lý, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị”2. Những công tác này nhằm thực hiện các chức năng tổng hợp, tham mưu, điều phối và bảo đảm vận hành thông suốt sẽ là một trong những mắt xích chịu tác động trực tiếp và mạnh mẽ của quá trình tái cấu trúc hành chính. Chuyển đổi số trong công tác văn phòng là quá trình cải biến toàn diện và hệ thống các hoạt động quản lý và điều hành văn phòng, với công nghệ số giữ vai trò nền tảng trung tâm.Nếu không có nền tảng công nghệ số đủ mạnh, dữ liệu đủ liên thông và quy trình đủ linh hoạt, bộ máy văn phòng sẽ quá tải, rối rắm và kém hiệu quả. Ngược lại, một công tác văn phòng được chuyển đổi số hiệu quả sẽ không chỉ nâng cao năng suất xử lý hành chính, mà còn đóng vai trò “trung tâm dữ liệu” phục vụ điều hành thông minh, tăng cường công khai, minh bạch và khả năng giám sát toàn diện.
Từ đó có thể thấy, những yêu cầu và thách thức nảy sinh từ quá trình sáp nhập đơn vị hành chính và mở rộng quy mô quản trị đang đặt ra áp lực đáng kể đối với hệ thống điều hành của chính quyền TP. Hồ Chí Minh – một trong những địa phương có mật độ dân cư cao và trình độ phát triển kinh tế – xã hội hàng đầu cả nước. Trong bối cảnh này, chuyển đổi số trong công tác văn phòng cần được tái định vị không chỉ như một công cụ hỗ trợ kỹ thuật, mà phải trở thành nền tảng năng lực vận hành thiết yếu của quản trị nhà nước hiện đại. “Chuyển đổi số vừa là một trong những nền tảng, động lực thúc đẩy, vừa là mục tiêu quan trọng của công tác văn phòng”3.
Điều quan trọng là, chuyển đổi số không thể được triển khai theo cách rời rạc, hình thức, mà cần được tích hợp sâu vào cơ chế tổ chức và phương thức vận hành của các cơ quan chuyên môn, tạo nên một nền hành chính số minh bạch, kết nối và thích ứng cao. Đặc biệt, trong mô hình chính quyền đô thị mở rộng với mức độ phức tạp ngày càng lớn, việc xây dựng một lộ trình chuyển đổi số đồng bộ, khả thi và hiệu quả là điều kiện tiên quyết để bảo đảm hoạt động hành chính thông suốt, nâng cao chất lượng điều hành và phục vụ người dân.
2. Một số thành tựu nổi bật về chuyển đổi số trong công tác văn phòng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh
Thực hiện quá trình chuyển đổi số, công tác văn phòng của Văn phòng UBND TP. Hồ Chí Minh và các cơ quan chuyên môn khác đã có những bước chuyển mạnh mẽ, từ mô hình văn phòng truyền thống sang nền văn phòng điện tử, văn phòng số hiện đại, lấy nền tảng số làm công cụ điều phối và quản trị nội bộ.
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đóng vai trò trụ cột trong công tác văn phòng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố. Hệ thống này cho phép tiếp nhận, xử lý, luân chuyển và phê duyệt văn bản điện tử theo quy trình hành chính chuẩn hóa, có khả năng kiểm soát chặt chẽ tiến độ xử lý. Đặc biệt, việc tích hợp chữ ký số không chỉ giúp thay thế hoàn toàn văn bản giấy trong phần lớn hoạt động hành chính mà còn nâng cao tính bảo mật, minh bạch và truy xuất trách nhiệm. Hệ thống còn được trang bị chức năng tra cứu, thống kê văn bản thông minh, hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, đơn vị phát hành, thời gian và mức độ ưu tiên.
Ngoài ra, các chức năng tự động thông báo tiến độ công việc thông qua email công vụ, ứng dụng di động và bảng điều khiển số hóa giúp lãnh đạo và cán bộ dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý, từ đó nâng cao khả năng điều hành và phối hợp liên thông. Việc ứng dụng đồng bộ hệ thống văn phòng điện tử không chỉ rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ nội bộ mà còn tạo lập một môi trường làm việc hiện đại, không sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả điều hành. Về lâu dài, hệ thống này đóng vai trò như hạ tầng kỹ thuật cốt lõi, góp phần xây dựng nền hành chính điện tử và tiến tới chính quyền số tại TP. Hồ Chí Minh.
Bên cạnh việc xây dựng hệ thống văn phòng điện tử, Văn phòng UBND TP. Hồ Chí Minh cùng các cơ quan chuyên môn trực thuộc đã tích cực triển khai mô hình họp không giấy tờ thông qua việc ứng dụng thiết bị điện tử, tài liệu số hóa và nền tảng họp trực tuyến. Mô hình này không chỉ góp phần giảm chi phí vận hành và tiêu hao vật tư in ấn, mà còn thể hiện bước tiến quan trọng trong việc bảo vệ môi trường và thúc đẩy quản trị xanh.
Quan trọng hơn, các phiên họp được tổ chức theo hình thức điện tử đã rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị nội dung, đồng thời nâng cao khả năng cung cấp thông tin kịp thời đến từng đại biểu. Việc truy xuất tài liệu theo thời gian thực, tra cứu văn bản lưu trữ nhanh chóng và tích hợp dữ liệu số đã tạo điều kiện để lãnh đạo các cấp ra quyết định tại chỗ, dựa trên hệ thống thông tin đầy đủ, cập nhật và minh bạch.
Hiện nay, các cuộc họp điều hành của UBND TP. Hồ Chí Minh được hỗ trợ bởi bảng điều khiển số hóa (dashboard) hiển thị đầy đủ thông tin hồ sơ, tiến độ xử lý nhiệm vụ của từng đơn vị. Cách tiếp cận này không chỉ cải thiện chất lượng quản trị, mà còn giúp tăng cường hiệu quả điều hành thông qua giám sát trực quan, tức thời và có khả năng truy vết trách nhiệm rõ ràng.
Ngoài ra, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh cũng đã triển khai đồng bộ hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với mô hình tập trung, thống nhất, bảo đảm kết nối liên thông với Cổng dịch vụ công quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hệ thống này đồng thời tích hợp chức năng trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số, kết nối với các hệ thống thông tin chuyên ngành và nền tảng quản lý dữ liệu mở, dữ liệu dùng chung của Thành phố. Hiện nay, toàn bộ thủ tục hành chính đã được chuẩn hóa và cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên hệ thống này, bảo đảm liên thông với Cổng dịch vụ công quốc gia.
Cùng với đó, TP. Hồ Chí Minh đã xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu liên ngành tập trung xung quanh hệ thống văn phòng điện tử, dịch vụ công, phản ánh kiến nghị và tài chính công. Cụ thể, hệ thống tích hợp văn bản hành chính với hồ sơ điện tử của dịch vụ công và phản ánh ý kiến người dân; cung cấp chức năng theo dõi tiến độ xử lý các chỉ đạo, tỷ lệ hoàn thành của các nhiệm vụ giao ban lãnh đạo qua IOC – “bộ não số” của thành phố. Ngoài ra, các Trung tâm Điều hành thông minh (IOC) đã bước đầu hiển thị dữ liệu tổng hợp từ hệ thống văn phòng ở cấp sở, ngành, quận/huyện, tạo nền tảng vững chắc cho mô hình “văn phòng chính quyền số liên thông” – hoạt động như trung tâm dữ liệu tập trung, phục vụ phân tích và ra quyết định toàn diện.
Tính từ cột mốc thời điểm ban hành Quyết định số 2393/QĐ-UBND ngày 03/7/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số của TP. Hồ Chí Minh đến nay, Thành phố là một trong những địa phương tiên phong trong cả nước về triển khai chính quyền điện tử, chính quyền số và chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Chương trình Chuyển đổi số của TP. Hồ Chí Minh đã đạt được những kết quả nổi bật, thể hiện qua thứ hạng chỉ số Chuyển đổi số (DTI – Digital Transformation Index) của Thành phố liên tục được xếp vào nhóm dẫn đầu toàn quốc (đứng thứ 5 vào năm 2020, thứ 3 vào năm 2021, thứ 2 vào năm 2022 và 2023). Ngoài ra, trong năm 2023, TP. Hồ Chí Minh là địa phương duy nhất trên cả nước được trao giải thưởng ASOCIO về Chính quyền số xuất sắc, tổ chức tại Hàn Quốc – một minh chứng quan trọng cho những bước tiến vượt bậc trong công cuộc chuyển đổi số tại đô thị đặc biệt này4,5.
Theo báo cáo của Sở Thông tin và Truyền thông TP. Hồ Chí Minh về kết quả Chỉ số chuyển đổi số của các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thành phố Thủ Đức năm 2023, 11/31 sở, ngành đạt mức chuyển đổi số nâng cao, 18 đơn vị ở mức hình thành và chỉ 2 đơn vị ở mức khởi động. Đặc biệt, các cơ quan chuyên môn quan trọng của UBND Thành phố như Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Khoa học và Công nghệ, và Sở Kế hoạch và Đầu tư nằm trong nhóm dẫn đầu6.
Tỷ lệ hồ sơ công việc, văn bản hành chính được xử lý thông qua môi trường số đạt 100%. Đồng thời, tất cả các hệ thống thông tin thuộc sở, ngành, quận, huyện đều đã được kết nối và liên thông thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của Thành phố. Nhờ thực hiện chuyển đổi số, TP. Hồ Chí Minh đã ngày càng mở rộng triển khai dịch vụ công và hệ thống phản ánh công dân (tổng kết 6 tháng đầu năm 2023, có 1.542 dịch vụ công trực tuyến, đạt tỷ lệ 97,7% trên tổng số thủ tục hành chính, trong đó có 400 dịch vụ công đã được tái cấu trúc quy trình và công bố đạt mức toàn trình. Thành phố cũng đưa vào vận hành hệ thống quản lý và giám sát tình hình xử lý kiến nghị người dân trên môi trường số, thông qua 625 đầu mối xử lý của Cổng thông tin 1022…)7.
Nhìn chung, việc triển khai các giải pháp chuyển đổi số trong công tác văn phòng đã mang lại những hiệu quả rõ rệt, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Thành phố nói riêng và chất lượng quản trị hành chính nhà nước nói chung. Những chuyển biến tích cực bước đầu được ghi nhận bao gồm: thời gian xử lý văn bản hành chính được rút ngắn đáng kể, từ vài ngày xuống còn vài giờ; tỷ lệ trễ hạn trong việc ban hành văn bản chỉ đạo, điều hành được giảm thiểu; chất lượng công tác tổng hợp, tham mưu và giám sát tiến độ thực hiện chính sách được nâng cao; đồng thời, môi trường làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức được cải thiện theo hướng chuyên nghiệp, minh bạch hơn, qua đó tăng cường khả năng truy xuất trách nhiệm trong thực thi công vụ. Qua đó, nhờ thực hiện chuyển đổi số, văn phòng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố không chỉ làm tốt vai trò hỗ trợ hành chính, mà còn ngày càng phát huy hiệu quả vai trò trung tâm điều phối chiến lược trong toàn bộ bộ máy quản lý nhà nước.
3. Thách thức và yêu cầu đặt ra đối với chuyển đổi số trong công tác văn phòng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh
3.1. Thách thức
Chủ trương sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh được Đảng và Nhà nước xác định là một giải pháp quan trọng nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền các cấp. Trong bối cảnh đó, TP. Hồ Chí Minh – với vị trí trung tâm vùng kinh tế trọng điểm phía Nam – đang được định hướng như một “đô thị liên vùng” có khả năng sáp nhập, hợp nhất các đơn vị hành chính lân cận. Mô hình này đặt ra những yêu cầu quản trị đặc biệt, trong đó công tác văn phòng – là hệ thống dây thần kinh điều hành – sẽ chịu tác động sâu sắc và trực tiếp nhất. Chuyển đổi số trong công tác văn phòng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh trong bối cảnh sáp nhập địa giới hành chính sẽ đối mặt với các thách thức lớn sau:
Một là, tăng áp lực điều hành trên quy mô mở rộng.
Việc sáp nhập các đơn vị hành chính không chỉ đơn thuần là điều chỉnh ranh giới địa lý mà còn kéo theo sự gia tăng đáng kể về quy mô dân số, khối lượng công việc hành chính và số lượng đơn vị trực thuộc cần được điều phối và kiểm soát. Đối với TP. Hồ Chí Minh – nơi đang được định hướng phát triển thành một “đô thị liên vùng”, thách thức đặt ra cho công tác văn phòng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố là phải xử lý lượng văn bản tăng vọt, bảo đảm luồng thông tin vận hành liên tục giữa các cấp hành chính và các lĩnh vực chuyên môn, trong khi biên chế cán bộ hành chính không thể mở rộng tương ứng do ràng buộc từ các quy định hiện hành.
Trong bối cảnh đó, nếu không có chiến lược tái cấu trúc hệ thống văn phòng theo hướng tích hợp công nghệ số một cách toàn diện và thông minh, mô hình vận hành hiện tại – dù đã có yếu tố số hóa – vẫn không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu điều hành trên diện rộng.
Hai là, thiếu đồng bộ về hạ tầng công nghệ và quy trình tác nghiệp.
Việc sáp nhập có thể dẫn đến sự khác biệt trong hạ tầng công nghệ và quy trình vận hành giữa các địa phương, từ đó tạo ra nhiều rào cản trong quá trình chuyển đổi số. Mỗi đơn vị hành chính trước khi sáp nhập có thể sử dụng các phần mềm văn phòng, hệ thống cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa biểu mẫu và cách thức lưu trữ văn bản khác nhau. Sự không đồng bộ này có thể dẫn đến các nguy cơ về kỹ thuật như không tương thích hệ thống, phân mảnh dữ liệu, trùng lặp hồ sơ hoặc thiếu liên kết giữa các hệ thống xử lý.
Trên thực tế, khi các hệ thống công nghệ không được thiết kế để liên thông ngay từ đầu, việc tích hợp trở nên phức tạp, kéo theo thời gian xử lý văn bản bị kéo dài, thông tin chậm cập nhật, thậm chí có thể gây tắc nghẽn trong việc phối hợp hành chính giữa các đơn vị mới sáp nhập. Ngoài ra, sự thiếu thống nhất trong quy trình xử lý văn bản hoặc phối hợp liên ngành cũng dẫn đến tình trạng khó theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ, dễ phát sinh sai sót hoặc chồng chéo trong giao việc và xử lý công vụ.
Hệ quả là, công tác văn phòng – vốn đóng vai trò trung tâm điều phối hành chính – không còn chỉ đơn thuần làm nhiệm vụ luân chuyển, xử lý văn bản mà có thể phải gánh vác thêm chức năng “tái cấu trúc” dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và bảo đảm thông suốt giữa các đầu mối công nghệ khác nhau. Đây là một thách thức lớn, đòi hỏi nguồn lực kỹ thuật, quản trị và nhân sự phù hợp, đặc biệt trong bối cảnh hệ thống văn phòng đang phải vận hành với quy mô ngày càng lớn và yêu cầu xử lý ngày càng khắt khe về thời gian và độ chính xác.
Ba là, thách thức về nhân lực văn phòng trong môi trường số.
Một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số trong công tác văn phòng chính là chất lượng nguồn nhân lực thực thi. Trong môi trường số hóa ngày càng toàn diện, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng không chỉ cần thành thạo các thao tác hành chính truyền thống mà còn phải có năng lực số toàn diện – bao gồm khả năng sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, hiểu biết về quy trình xử lý văn bản điện tử, kỹ năng bảo mật thông tin, và năng lực phối hợp công việc qua các nền tảng số đa phương tiện. “Vấn đề thích ứng với chuyển đổi số, nâng cao nhận thức, kỹ năng số là một đòi hỏi mang tính khách quan”8. Tuy nhiên, trên thực tế, một bộ phận không nhỏ cán bộ văn phòng hiện nay vẫn còn hạn chế về kỹ năng công nghệ, chủ yếu do chưa được đào tạo bài bản hoặc thiếu cơ hội tiếp cận với môi trường làm việc số hiện đại. Điều này dẫn đến tình trạng bị động trong thao tác, lúng túng khi hệ thống có sự thay đổi hoặc nâng cấp và kéo theo hiệu suất vận hành thấp dù đã được đầu tư về hạ tầng công nghệ.
Bên cạnh đó, sự chuyển đổi từ mô hình xử lý thủ công sang mô hình vận hành số còn yêu cầu đội ngũ cán bộ phải thích nghi với nhịp độ làm việc nhanh hơn, minh bạch hơn và đòi hỏi mức độ tự chủ cao hơn trong tiếp nhận, xử lý thông tin và phối hợp liên thông với các đơn vị khác. Nếu thiếu nền tảng kỹ năng và thái độ sẵn sàng đổi mới, quá trình chuyển đổi số có nguy cơ bị khựng lại ở khâu con người, bất chấp sự sẵn sàng của công nghệ.
Vì vậy, có thể khẳng định rằng, trong bối cảnh văn phòng được nâng cấp thành trung tâm điều phối trên nền tảng số, thách thức về năng lực nhân sự là một điểm mấu chốt quan trọng trọng cần được nhận diện và xử lý một cách hệ thống, lâu dài.
Bốn là, rủi ro về an ninh thông tin và quản trị dữ liệu trong điều hành quy mô lớn.
Trong bối cảnh quy mô điều hành của chính quyền đô thị được mở rộng, công tác văn phòng ngày càng phụ thuộc vào nền tảng số, đồng nghĩa với việc toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và luân chuyển thông tin hành chính đều diễn ra trên môi trường mạng. Điều này không chỉ làm gia tăng khối lượng dữ liệu cần quản lý mà còn đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về an ninh thông tin và bảo mật hệ thống. Khi hoạt động văn phòng mở rộng về mặt địa lý, số lượng đơn vị tham gia, và mức độ tích hợp dữ liệu, thì nguy cơ bị tấn công mạng, rò rỉ thông tin hoặc thất thoát dữ liệu nội bộ cũng tăng lên tương ứng.
Việc chưa có một cơ chế giám sát bảo mật thống nhất và thiếu các chuẩn kỹ thuật liên vùng khiến cho hệ thống dễ rơi vào trạng thái phân mảnh trong kiểm soát truy cập. Trong nhiều trường hợp, quyền truy cập dữ liệu không được giới hạn chặt chẽ theo phân quyền chức năng – cấp bậc, tạo điều kiện cho việc khai thác sai mục đích hoặc lộ lọt thông tin nhạy cảm. Bên cạnh đó, khả năng phát hiện sớm rủi ro và phục hồi hệ thống sau sự cố còn chưa được đầu tư đúng mức, làm suy giảm niềm tin của cán bộ và người dân vào tính ổn định, minh bạch của hệ thống hành chính điện tử.
Từ chỗ chỉ đóng vai trò hỗ trợ hành chính, công tác văn phòng trong chính quyền số buộc phải mở rộng vai trò thành một trung tâm điều phối có chức năng bảo vệ tài sản dữ liệu – tương tự như việc thiết lập tuyến phòng vệ chiến lược cho toàn bộ hệ thống quản trị công. Nếu không kiểm soát chặt chẽ các lỗ hổng về bảo mật, mọi thành tựu về số hóa có thể bị vô hiệu hóa chỉ bởi một sự cố mất an toàn thông tin.
3.2 Yêu cầu đặt ra
Trước những thách thức ngày càng phức tạp đặt ra trong bối cảnh sáp nhập địa giới hành chính và mở rộng quy mô điều hành chính quyền đô thị, công tác văn phòng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh cần được tổ chức lại theo hướng hiện đại, số hóa sâu rộng và có khả năng thích ứng cao. Các yêu cầu đặt ra không chỉ dừng lại ở mặt kỹ thuật công nghệ, mà còn là sự chuyển hóa toàn diện về tư duy quản trị, cơ cấu tổ chức, năng lực nhân sự và thể chế điều hành.
Thứ nhất, cần xây dựng và triển khai một khung kiến trúc văn phòng điện tử tích hợp, có khả năng tương thích và liên thông giữa các đơn vị hành chính cũ – mới sau sáp nhập.
Đây là nền tảng tối thiểu để bảo đảm sự thống nhất về quy trình xử lý văn bản, trao đổi thông tin điều hành và quản lý hồ sơ công vụ trên toàn địa bàn thành phố. Hệ thống văn phòng này cần không chỉ đáp ứng khả năng mở rộng về mặt kỹ thuật, mà còn có tính linh hoạt cao để điều chỉnh cấu hình vận hành phù hợp với đặc thù của từng cơ quan chuyên môn và địa phương sáp nhập, đồng thời phải tương thích với các nền tảng điều hành thành phố thông minh như Trung tâm điều hành (IOC), cơ sở dữ liệu dân cư, dịch vụ công, và quản lý tài chính công.
Thứ hai, nâng cấp hạ tầng công nghệ, phần mềm điều hành và chất lượng dữ liệu phải trở thành yếu tố sống còn trong quá trình chuyển đổi số.
Nếu không có hạ tầng công nghệ đồng bộ, sự khác biệt về mức độ hiện đại giữa các địa phương sáp nhập có thể dẫn đến đứt gãy thông tin và gián đoạn trong xử lý công vụ. Do đó, TP. Hồ Chí Minh cần đầu tư một cách hệ thống vào hạ tầng mạng nội bộ, thiết bị đầu cuối, trung tâm lưu trữ dữ liệu và các phần mềm văn phòng thống nhất để bảo đảm hiệu quả luân chuyển văn bản, khai thác hồ sơ điện tử và ra quyết định trên nền dữ liệu. Đồng thời, một chiến lược làm sạch, chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu cũng cần được thực hiện, đặc biệt đối với dữ liệu hành chính, nhân sự và tài chính – những lĩnh vực dễ bị phân mảnh nhất sau sáp nhập.
Thứ ba, nâng cao năng lực số của đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng là một yêu cầu không thể trì hoãn.
Trong khi số lượng biên chế có thể bị khống chế, khối lượng công việc lại tăng nhanh do quy mô địa bàn mở rộng, thì việc đầu tư cho năng lực con người trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Đội ngũ cán bộ văn phòng cần được trang bị kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng điện tử, kỹ năng bảo mật thông tin, điều phối công việc qua các nền tảng số, cũng như khả năng tổng hợp và báo cáo dữ liệu trên dashboard điều hành. Đồng thời, cần xây dựng lực lượng nòng cốt tại mỗi cơ quan có thể đóng vai trò “hạt nhân chuyển đổi số”, làm nhiệm vụ hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát quá trình triển khai trong nội bộ đơn vị mình.
Thứ tư, yêu cầu hoàn thiện thể chế quản lý và vận hành văn phòng điện tử trong mô hình chính quyền số mở rộng cũng cần được đặt ra một cách nghiêm túc.
Các quy trình xử lý văn bản, phân công nhiệm vụ, phối hợp giữa các đơn vị cần được định chuẩn trên nền tảng số, với các ngưỡng thời gian xử lý được thiết lập rõ ràng, cơ chế kiểm tra – giám sát điện tử minh bạch, và trách nhiệm giải trình được gắn kết chặt chẽ với dữ liệu công vụ. Việc thiếu một thể chế vận hành phù hợp với môi trường số có thể dẫn đến tình trạng “số hóa hình thức”, tức là công nghệ hiện đại nhưng vận hành vẫn mang tính thủ công, rời rạc và thiếu hiệu lực.
Thứ năm, công tác văn phòng cần được nâng tầm trở thành bộ phận tham mưu điều hành chiến lược, thông qua việc tích hợp khả năng phân tích dữ liệu thời gian thực theo hướng thông minh.
Khi khối lượng văn bản, kiến nghị, phản ánh của người dân và kết quả xử lý dịch vụ công ngày càng lớn và phân tán, hệ thống văn phòng cần có năng lực tổng hợp, phân tích và cảnh báo các điểm nghẽn hành chính, cung cấp bảng điều khiển điều hành cho lãnh đạo theo thời gian thực, không chỉ giúp nâng cao hiệu quả giám sát, mà còn hỗ trợ hoạch định chính sách dựa trên dữ liệu thay vì trực giác. Đây chính là bước chuyển từ vai trò “trợ lý hành chính” sang “bộ não dữ liệu” của hệ sinh thái quản trị đô thị thông minh.
Tổng thể các yêu cầu nêu trên là điều kiện tiên quyết để công tác văn phòng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh có thể chuyển mình thực sự trong tiến trình chuyển đổi số, vượt qua những giới hạn truyền thống để trở thành các trung tâm tích hợp và điều hành hiệu quả trong mô hình chính quyền đô thị thông minh và mở rộng.
4. Một số kiến nghị
Trước yêu cầu sắp xếp lại đơn vị hành chính, mở rộng mô hình chính quyền đô thị và đẩy mạnh chuyển đổi số theo định hướng Chính phủ số, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh đóng vai trò then chốt trong việc thực thi, điều phối và tham mưu chính sách. Để nâng cao năng lực vận hành trong môi trường số, cần định hướng chuyển đổi số trong công tác văn phòng không chỉ là cải tiến kỹ thuật, mà là một chiến lược điều hành mới gắn liền với tái cấu trúc tổ chức, nâng cấp nhân lực và hoàn thiện thể chế. Một số kiến nghị về chính sách có thể triển khai nhằm thực hiện hiệu quả công cuộc chuyển đổi số này có thể kể đến bao gồm:
Một là, thiết lập nền tảng hạ tầng số tích hợp và liên thông trong toàn hệ thống cơ quan chuyên môn.
Một trong những điều kiện tiên quyết để bảo đảm hiệu quả chuyển đổi số trong công tác văn phòng là sự đồng bộ về hạ tầng công nghệ và nền tảng kỹ thuật số giữa các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Thành phố. Trong bối cảnh nhiều đơn vị vẫn sử dụng các phần mềm văn phòng điện tử khác nhau, TP. Hồ Chí Minh cần xây dựng và triển khai một khung kiến trúc văn phòng điện tử thống nhất, có khả năng tích hợp và liên thông giữa các sở, ban, ngành. Khung hệ thống này không chỉ cần tương thích với các nền tảng quản lý đô thị hiện đại như Trung tâm điều hành thông minh (IOC), cơ sở dữ liệu dân cư, dịch vụ công trực tuyến và tài chính công mà còn phải bảo đảm khả năng mở rộng để thích ứng với mô hình chính quyền sau sáp nhập. Việc thiết lập một nền tảng công nghệ dùng chung sẽ là cơ sở hạ tầng số thiết yếu, giúp bảo đảm tính liền mạch trong xử lý văn bản, chia sẻ dữ liệu và điều phối tác nghiệp giữa các cấp hành chính và các đơn vị chuyên môn.
Hai là, chuẩn hóa quy trình tác nghiệp số và bảo đảm tính thống nhất liên ngành – liên cấp.
Hiệu quả của chuyển đổi số không chỉ phụ thuộc vào công nghệ được ứng dụng, mà còn đòi hỏi sự đồng bộ trong quy trình vận hành hành chính. Trong thực tiễn, sự khác biệt về quy trình xử lý văn bản, thời gian xử lý, phân công nhiệm vụ và phê duyệt tại các cơ quan chuyên môn đang tạo ra những rào cản cho liên thông văn bản điện tử và giám sát tiến độ công việc. Vì vậy, TP. Hồ Chí Minh cần ban hành một bộ quy trình tác nghiệp điện tử chuẩn hóa, có khả năng áp dụng linh hoạt nhưng thống nhất trong toàn hệ thống các sở, ban, ngành. Việc chuẩn hóa này không chỉ góp phần bảo đảm minh bạch và hiệu quả trong giải quyết công vụ, mà còn tiết kiệm thời gian, nhân lực và giảm thiểu sai sót trong điều hành hành chính đa cấp.
Ba là, chú trọng phát triển năng lực số cho đội ngũ cán bộ văn phòng chuyên trách.
Trong mô hình quản trị số hiện đại, nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định thành bại của quá trình chuyển đổi. “Dù có đầu tư bao nhiêu công nghệ, cải tiến quy trình mà con người không có khả năng làm việc với nó thì cũng trở nên vô nghĩa”9. Đối với các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh, cán bộ văn phòng không chỉ là người vận hành phần mềm hành chính, mà cần từng bước trở thành chủ lực điều phối trong toàn bộ chuỗi công vụ trong môi trường số. Tuy nhiên, thực trạng chênh lệch năng lực công nghệ giữa các đơn vị hiện nay vẫn tồn tại, dẫn đến sự lệch pha trong triển khai số hóa. Các chương trình đào tạo chuyên biệt, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng sở – ngành cần được quan tâm, triển khai nhằm nâng cao năng lực số, tư duy phân tích dữ liệu và kỹ năng làm việc đa nền tảng. Đồng thời, cần xây dựng hệ thống khung năng lực số và tiêu chí đánh giá rõ ràng để làm cơ sở quy hoạch, bồi dưỡng và sàng lọc cán bộ phù hợp với yêu cầu của nền hành chính số.
Bốn là, hoàn thiện cơ chế giám sát, quản trị và bảo mật dữ liệu hành chính nội bộ.
Sự gia tăng quy mô văn bản điện tử và mức độ kết nối giữa các đơn vị đòi hỏi một cơ chế giám sát và bảo mật dữ liệu đủ mạnh. Trong môi trường vận hành đa cấp – đa ngành, như TP. Hồ Chí Minh, thiếu vắng chuẩn phân quyền và kiểm soát dữ liệu có thể dẫn đến rò rỉ thông tin, thao túng nội dung văn bản, hoặc mất an toàn hệ thống. Do đó, các cơ quan chuyên môn cần thiết lập mô hình quản trị dữ liệu hành chính toàn trình, bao gồm: kiểm soát truy cập theo vai trò, lưu trữ có phân cấp, kiểm toán hoạt động tác nghiệp và xử lý vi phạm. Đồng thời, tiêu chuẩn bảo mật kỹ thuật cần được ban hành đồng bộ và cập nhật định kỳ, bảo đảm khả năng phòng vệ trước các mối đe dọa từ cả bên ngoài lẫn trong nội bộ hệ thống.
Năm là, nâng cấp chức năng phân tích dữ liệu trong công tác văn phòng phục vụ tham mưu điều hành.
Trong bối cảnh khối lượng văn bản hành chính, phản ánh kiến nghị của người dân và dữ liệu dịch vụ công ngày càng tăng, các cơ quan chuyên môn không thể chỉ dừng lại ở vai trò hành chính – tác nghiệp truyền thống. Công tác văn phòng cần được định vị lại như một bộ phận tham mưu chiến lược, có năng lực tổng hợp, phân tích và cung cấp dữ liệu điều hành theo thời gian thực cho lãnh đạo UBND TP. Hồ Chí Minh. Điều này đòi hỏi hệ thống văn phòng phải được tích hợp chức năng xử lý dữ liệu đa nguồn, phát hiện điểm nghẽn hành chính và xây dựng bảng điều khiển trực quan phục vụ hoạt động giám sát, ra quyết định kịp thời. Khi đó, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ, mà trở thành nền tảng vận hành chính quyền số hiệu quả, minh bạch và phản ứng nhanh với nhu cầu thực tiễn.
5. Kết luận
Chuyển đổi số trong công tác văn phòng đang từng bước trở thành động lực trọng yếu góp phần hiện đại hóa nền hành chính công tại TP. Hồ Chí Minh, nhất là trong các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Thành phố – nơi giữ vai trò điều phối, tham mưu và tổ chức thực hiện các chính sách công cụ thể. Thông qua việc ứng dụng đồng bộ các nền tảng văn phòng điện tử, triển khai họp không giấy, tích hợp dữ liệu hành chính với các hệ thống điều hành thông minh, TP. Hồ Chí Minh đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận trong việc rút ngắn thời gian xử lý công vụ, tăng cường minh bạch và nâng cao chất lượng quản trị công vụ.
Tuy nhiên, bối cảnh mới đặt ra những thách thức không nhỏ, đặc biệt trong xu thế sáp nhập, mở rộng địa giới hành chính và xây dựng mô hình chính quyền đô thị liên vùng. Từ áp lực vận hành trên quy mô lớn hơn, thiếu đồng bộ hạ tầng và quy trình, hạn chế về năng lực cán bộ văn phòng số, đến các nguy cơ an ninh mạng và phân mảnh dữ liệu – tất cả đòi hỏi phải có một chiến lược chuyển đổi số toàn diện, gắn chặt với yêu cầu tái cấu trúc thể chế điều hành trên nền tảng số.
Các kiến nghị chính sách theo hướng xây dựng hạ tầng số tích hợp, chuẩn hóa quy trình tác nghiệp, nâng cao năng lực nhân sự, bảo đảm an ninh dữ liệu và phát triển công tác văn phòng trở thành trung tâm phân tích – điều phối chiến lược của chính quyền thành phố không chỉ nhằm giải quyết các vấn đề nội tại, mà còn hướng đến mục tiêu xa hơn: biến công tác văn phòng thành hạt nhân vận hành trong mô hình chính quyền số, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành và phục vụ người dân trong kỷ nguyên số.
Trong tương lai, để chuyển đổi số thực sự trở thành trụ cột của cải cách hành chính, chính quyền TP. Hồ Chí Minh nói chung và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh nói riêng cần tiếp tục hoàn thiện thể chế, khuyến khích đổi mới sáng tạo trong mô hình văn phòng số, đồng thời gắn chặt chuyển đổi số với các chiến lược phát triển đô thị thông minh và quản trị dữ liệu hiện đại.
Chú thích:
1. Bộ Thông tin và Truyền thông (2021). Cẩm nang về chuyển đổi số. H. NXB. Thông tin và truyền thông, tr. 21.
2. Lê Hùng Điệp, Trần Bá Hùng (2022). Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Tạp chí khoa học Đại học Sài Gòn, Số 79 (01/2022), tr. 92.
3. Tác động của bối cảnh chuyển đổi số đối với công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/05/01/tac-dong-cua-boi-canh-chuyen-doi-so-doi-voi-cong-tac-van-phong-tai-uy-ban-nhan-dan-quan-bac-tu-liem-thanh-pho-ha-noi/.
4, 7. TP. Hồ Chí Minh xếp hạng 2 trong cả nước về chuyển đổi số. https://vpub.hochiminhcity.gov.vn/portal/pages/2024-9-20/TP-Ho-Chi-Minh-xep-hang-2-trong-ca-nuoc-ve-chuyen-6444i3ogi8cn.aspx.
5. DTI 2023: Đà Nẵng lần thứ tư liên tiếp đứng đầu cả nước về chuyển đổi số. https://chinhsachcuocsong.vnanet.vn/dti-2023-da-nang-lan-thu-tu-lien-tiep-dung-dau-ca-nuoc-ve-chuyen-doi-so/55716.html.
6. TPHCM công bố Bộ Chỉ số đánh giá Chuyển đổi số các cơ quan nhà nước. https://tphcm.chinhphu.vn/tphcm-cong-bo-bo-chi-so-danh-gia-chuyen-doi-so-cac-co-quan-nha-nuoc-101240307105943337.htm.
8. Chuyển đổi số trong thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức – Động lực quan trọng thúc đẩy phát triển TP. Hồ Chí Minh trong bối cảnh mới. https://lyluanchinhtri.vn/chuyen-doi-so-trong-thuc-thi-cong-vu-cua-doi-ngu-can-bo-cong-chuc-dong-luc-quan-trong-thuc-day-phat-trien-thanh-pho-ho-chi-minh-trong-boi-canh-moi-6865.html.
9. Hiện đại hóa văn phòng gắn với chuyển đổi số. https://tapchicongthuong.vn/hien-dai-hoa-van-phong-gan-voi-chuyen-doi-so-121827.htm.
