ThS. Phạm Đăng Khoa
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính công, công tác văn thư – lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước và quản trị cơ sở giáo dục đại học. Bài viết phân tích cơ sở lý luận và pháp lý của công tác văn thư – lưu trữ, làm rõ những kết quả đạt được trong thời gian qua, như: ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật và gắn kết với hoạt động kiểm định chất lượng đào tạo, chỉ ra những hạn chế còn tồn tại; từ đó, đề xuất nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa quản trị đại học, nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả quản lý trong bối cảnh hội nhập và phát triển.
Từ khóa: Quản lý nhà nước, văn thư – lưu trữ, giáo dục đại học, chuyển đổi số, quản trị đại học.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính công đang diễn ra sâu rộng, các cơ quan nhà nước ở Việt Nam nói chung và các cơ sở giáo dục đại học nói riêng phải đối mặt với yêu cầu cấp bách về đổi mới phương thức quản lý nhằm nâng cao tính hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm giải trình. Chính phủ đã ban hành nhiều chính sách quan trọng để định hướng quá trình này, tiêu biểu là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng, góp phần thúc đẩy quá trình hiện đại hóa quản lý nhà nước và quản trị đại học.
Trong lĩnh vực giáo dục đại học, công tác văn thư – lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Văn thư không chỉ bảo đảm sự vận hành thông suốt của hệ thống thông tin quản lý mà còn tạo lập cơ sở pháp lý, chứng cứ cho quá trình điều hành và kiểm tra, giám sát. Lưu trữ là “bộ nhớ” của hệ thống, bảo đảm tính kế thừa và minh chứng cho sự phát triển của tổ chức. Văn thư – lưu trữ là một trong những khâu then chốt của quản lý nhà nước, có tác động trực tiếp đến chất lượng, hiệu lực và hiệu quả hoạt động hành chính. Việc tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ góp phần quan trọng vào nâng cao chất lượng quản lý trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
Thực tiễn tại nhiều trường đại học hiện nay đã có những bước chuyển tích cực, đặc biệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử. Tuy vậy, vẫn tồn tại không ít hạn chế: hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ, nguồn nhân lực văn thư – lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, cơ chế giám sát chưa chặt chẽ và mức độ số hóa còn chênh lệch giữa các trường. Những hạn chế này cản trở quá trình nâng cao hiệu quả quản trị đại học và chưa khai thác hết tiềm năng của chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ. Theo đó, việc nghiên cứu nhằm làm rõ thực trạng quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả là cần thiết cả về lý luận và thực tiễn.
2. Cơ sở lý luận và pháp lý
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn thư và lưu trữ giữ vị trí trung tâm, bởi chúng không chỉ gắn với quá trình hình thành, ban hành và xử lý văn bản mà còn bảo đảm cho việc lưu giữ, khai thác và sử dụng thông tin một cách khoa học và bền vững. Văn thư là cầu nối giúp cho thông tin quản lý được chuyển tải chính xác và kịp thời, tạo điều kiện cho quá trình điều hành, ra quyết định diễn ra hiệu quả. Lưu trữ, là bộ phận bảo đảm tính kế thừa và minh chứng pháp lý của mọi hoạt động quản lý, giúp các cơ quan, tổ chức có cơ sở để kiểm tra, đánh giá và chịu trách nhiệm giải trình trước Nhà nước và xã hội. Thực tế quản lý cho thấy, chất lượng công tác văn thư – lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước. Nếu hệ thống văn bản được xây dựng và quản lý chặt chẽ, lưu trữ khoa học thì việc điều hành, kiểm soát và giám sát sẽ minh bạch và hiệu quả hơn.
Trong bối cảnh giáo dục đại học, công tác văn thư – lưu trữ lại có những đặc thù riêng biệt. Đây là lĩnh vực sản sinh khối lượng văn bản lớn, đa dạng về nội dung và hình thức, từ các quyết định hành chính, chương trình đào tạo, hồ sơ sinh viên – giảng viên, báo cáo nghiên cứu khoa học, cho đến hợp đồng hợp tác quốc tế. Mỗi loại văn bản không chỉ phục vụ cho hoạt động thường xuyên mà còn là minh chứng pháp lý và học thuật, có giá trị trong kiểm định chất lượng đào tạo, đánh giá nghiên cứu và hội nhập quốc tế. Đặc biệt, các trường đại học ngày nay không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn tham gia sâu rộng vào các mạng lưới giáo dục khu vực và toàn cầu, nên văn bản và hồ sơ mang tính song ngữ, đa ngữ, đòi hỏi quy trình văn thư – lưu trữ phải được chuẩn hóa và có tính tương thích quốc tế. Việc quản lý không hiệu quả sẽ dẫn đến rủi ro về minh bạch thông tin, khó khăn trong kiểm định và suy giảm uy tín của cơ sở giáo dục.
Trong xu thế chuyển đổi số, văn thư – lưu trữ trong các trường đại học không thể chỉ dựa vào phương thức quản lý truyền thống. Yêu cầu cấp bách hiện nay là ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và các giải pháp số hóa. Các hệ thống quản lý văn bản điện tử, cơ sở dữ liệu tập trung, chữ ký số, lưu trữ trực tuyến, điện toán đám mây và blockchain đang được coi là giải pháp đột phá để nâng cao tính an toàn, bảo mật và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Đây cũng là một phần trong mục tiêu xây dựng đại học số, gắn liền với định hướng Chính phủ số và xã hội số.
Về phương diện pháp lý, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng tạo nền tảng pháp lý cho việc đổi mới công tác văn thư – lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2011 khẳng định nguyên tắc quản lý thống nhất về lưu trữ, xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu. Trên cơ sở đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đồng thời chuẩn hóa quy trình quản lý, xử lý văn bản đi – đến trong các cơ quan nhà nước, bảo đảm tính thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Đặc biệt, Quyết định số 749/QĐ-TTg đã xác định giáo dục là một trong tám lĩnh vực ưu tiên chuyển đổi số, đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các cơ sở giáo dục đại học trong việc triển khai văn bản điện tử, số hóa hồ sơ và xây dựng cơ sở dữ liệu lớn phục vụ quản trị.
Song song với đó, Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng đã ban hành nhiều chỉ đạo, hướng dẫn liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển cơ sở dữ liệu ngành, triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử và tích hợp vào hệ thống quản trị đại học. Những văn bản này nhấn mạnh mối liên hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ với mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo, bảo đảm tính minh bạch, hiện đại hóa quản lý và đáp ứng chuẩn kiểm định quốc tế. Đây là cơ sở quan trọng để các trường đại học vừa tuân thủ pháp luật, vừa đổi mới mô hình quản trị phù hợp với xu hướng toàn cầu hóa và chuyển đổi số.
Từ góc độ lý luận và pháp lý có thể khẳng định, công tác văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học hiện nay đã có cơ sở pháp lý khá đầy đủ và rõ ràng. Vấn đề đặt ra không phải là thiếu luật hay thiếu quy định, mà là cách thức tổ chức thực thi để phát huy hiệu quả của hệ thống pháp luật hiện hành, biến các quy định pháp lý thành công cụ quản trị hữu hiệu, giúp các cơ sở giáo dục nâng cao năng lực quản lý, tăng cường tính minh bạch và hội nhập trong thời kỳ mới.
3. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học hiện nay
3.1. Kết quả đạt được
Những năm gần đây, công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhà trường và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Một kết quả nổi bật là việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điện tử tại nhiều trường đại học. Theo số liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đến năm 2023, đã có trên 70% cơ sở giáo dục đại học sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trực tuyến (e-Office), trong đó khoảng 45% trường đã tích hợp chữ ký số và quy trình xử lý văn bản điện tử liên thông với các cơ quan quản lý cấp trên1.
Việc ứng dụng phần mềm không chỉ rút ngắn thời gian xử lý văn bản từ vài ngày xuống còn tính bằng giờ, mà còn nâng cao khả năng giám sát tiến độ, giảm chi phí in ấn và lưu trữ giấy tờ. Một số trường tiên phong như Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Bách khoa Hà Nội đã triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử đồng bộ, cho phép xử lý văn bản trực tuyến 100% đối với công việc nội bộ.
Song song với quá trình số hóa, ý thức tuân thủ pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ cũng được nâng cao rõ rệt. Sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ được ban hành, nhiều trường đại học đã xây dựng và ban hành quy chế nội bộ về quản lý văn bản, hồ sơ và lưu trữ điện tử. Khảo sát của Viện Khoa học Tổ chức nhà nước năm 2022, có tới 82% cán bộ, giảng viên ở các trường đại học công lập được hỏi đánh giá công tác quản lý văn bản đã có chuyển biến tích cực trong 5 năm gần đây, đặc biệt về tính thống nhất trong thể thức văn bản, quy trình quản lý hồ sơ và trách nhiệm của cá nhân trong việc bảo quản tài liệu. Điều này cho thấy, công tác văn thư – lưu trữ đã dần trở thành một phần quan trọng của quản trị nhà trường thay vì chỉ được xem là hoạt động hành chính mang tính hình thức.
Một kết quả đáng ghi nhận khác là sự gắn kết ngày càng chặt chẽ giữa công tác văn thư – lưu trữ với hoạt động kiểm định và bảo đảm chất lượng đào tạo. Trong bối cảnh Bộ Giáo dục và Đào tạo siết chặt yêu cầu kiểm định chất lượng đại học, việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, khoa học và dễ tra cứu trở thành điều kiện bắt buộc. Nhiều trường đã xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ phục vụ trực tiếp cho kiểm định chương trình đào tạo và kiểm định cơ sở giáo dục. Ví dụ, Trường Đại học Mỏ – Địa chất đã số hóa toàn bộ hồ sơ sinh viên từ năm 2015, giúp tiết kiệm trên 40% diện tích kho lưu trữ và rút ngắn thời gian tra cứu từ vài giờ xuống chỉ còn vài phút. Theo thống kê của Cục Quản lý chất lượng, trên 60% trường đại học được kiểm định giai đoạn 2020-2022 đã sử dụng cơ sở dữ liệu văn thư – lưu trữ điện tử để cung cấp minh chứng, qua đó nâng cao mức độ tin cậy và minh bạch của quá trình kiểm định2.
Những kết quả trên khẳng định, công tác văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học ở Việt Nam đang có những bước chuyển tích cực. Việc áp dụng công nghệ thông tin, nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật và gắn kết hoạt động văn thư – lưu trữ với kiểm định chất lượng đã tạo nền tảng quan trọng cho quá trình hiện đại hóa quản trị đại học. Đây không chỉ là yêu cầu nội tại của hệ thống giáo dục, mà còn là một phần của tiến trình cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia, góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả hoạt động của các cơ sở giáo dục đại học trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng..
3.2. Hạn chế, tồn tại
Mặc dù đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ sở giáo dục đại học vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Trước hết, việc quản lý thủ công vẫn phổ biến ở không ít trường, dẫn đến tình trạng chưa số hóa đồng bộ. Cũng theo khảo sát của Viện Khoa học Tổ chức nhà nước năm 2022, khoảng 35% cơ sở giáo dục đại học vẫn chủ yếu lưu trữ hồ sơ, văn bản dưới dạng giấy, chưa áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử toàn diện. Ở nhiều trường, việc số hóa chỉ dừng lại ở một số loại hồ sơ như văn bản đi – đến hoặc quyết định hành chính, trong khi hồ sơ sinh viên, giảng viên và nghiên cứu khoa học vẫn được lưu bằng phương pháp truyền thống. Tình trạng này khiến việc tìm kiếm, khai thác tài liệu còn mất nhiều thời gian, đồng thời gia tăng chi phí lưu trữ và nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu.
Một hạn chế khác là nguồn nhân lực làm công tác văn thư – lưu trữ còn thiếu về số lượng và hạn chế về chất lượng, đặc biệt ở kỹ năng số. Phần lớn cán bộ văn thư tại các trường đại học hiện nay được đào tạo theo hướng nghiệp vụ hành chính truyền thống, trong khi yêu cầu chuyển đổi số đòi hỏi kiến thức về quản trị dữ liệu, công nghệ thông tin và an toàn mạng. Chỉ khoảng 40% cán bộ văn thư – lưu trữ tại các trường đại học công lập tự đánh giá có khả năng sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản điện tử. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả triển khai các hệ thống số hóa, dẫn đến tình trạng “có phần mềm nhưng chưa khai thác tối đa”.
Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống bảo mật dữ liệu vẫn chưa đáp ứng yêu cầu. Nhiều trường, đặc biệt là các trường đại học địa phương, gặp khó khăn trong việc đầu tư đồng bộ hệ thống máy chủ, phần mềm bản quyền và giải pháp lưu trữ đám mây. Thống kê của Bộ Giáo dục và Đào tạo năm 2023 cho thấy, có tới 48% cơ sở giáo dục đại học chưa có hệ thống sao lưu dữ liệu định kỳ, trong khi 27% trường thừa nhận chưa xây dựng được kế hoạch an ninh mạng cho hệ thống văn thư – lưu trữ điện tử. Điều này tiềm ẩn rủi ro rò rỉ dữ liệu, mất mát hồ sơ và làm suy giảm niềm tin của xã hội đối với tính minh bạch trong quản trị nhà trường.
Cuối cùng, công tác thanh tra, kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy định về văn thư – lưu trữ chưa được tiến hành thường xuyên và toàn diện. Các cuộc kiểm tra chủ yếu tập trung vào khía cạnh hành chính, thủ tục, ít chú ý đến việc đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý và mức độ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Báo cáo của Thanh tra Bộ Nội vụ năm 2021 chỉ ra rằng, trong giai đoạn 2018-2021, chỉ khoảng 20% trường đại học công lập được kiểm tra định kỳ về công tác văn thư – lưu trữ. Sự thiếu hụt cơ chế giám sát thường xuyên khiến nhiều hạn chế kéo dài, chậm được khắc phục, đồng thời chưa tạo động lực đủ mạnh để các trường chủ động đầu tư và đổi mới.
Những hạn chế nêu trên cho thấy, công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ sở giáo dục đại học vẫn chưa phát huy hết tiềm năng và chưa theo kịp yêu cầu của tiến trình chuyển đổi số. Đây là những thách thức lớn cần được nhận diện rõ và có giải pháp khắc phục kịp thời trong thời gian tới.
3.3. Nguyên nhân
Những hạn chế trong công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ sở giáo dục đại học hiện nay bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân cả khách quan lẫn chủ quan. Trước hết, hệ thống thể chế, chính sách pháp luật còn thiếu tính đồng bộ và chuyên biệt cho lĩnh vực giáo dục đại học. Mặc dù Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã đưa ra quy định khá toàn diện về công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước nhưng các hướng dẫn triển khai cụ thể cho môi trường giáo dục đại học vẫn còn hạn chế. Đặc thù của các trường là khối lượng văn bản lớn, đa dạng và gắn liền với hoạt động đào tạo, nghiên cứu, hợp tác quốc tế, song các văn bản pháp lý hiện hành chủ yếu thiết kế cho hệ thống hành chính nhà nước, chưa thật sự phù hợp với yêu cầu quản lý đặc thù của giáo dục đại học. Điều này khiến nhiều trường lúng túng trong việc vừa tuân thủ pháp luật, vừa đáp ứng nhu cầu quản trị nội bộ.
Một nguyên nhân quan trọng khác là nguồn lực đầu tư cho công tác văn thư – lưu trữ còn hạn chế. Thực tế cho thấy, trong bối cảnh ngân sách nhà nước phân bổ cho giáo dục đại học đang chịu áp lực lớn, phần kinh phí dành cho hiện đại hóa hệ thống văn thư – lưu trữ thường không được ưu tiên. Việc xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, mua sắm phần mềm bản quyền, thiết bị lưu trữ dữ liệu an toàn hay tổ chức đào tạo cán bộ chuyên trách đều đòi hỏi nguồn vốn đáng kể. Khảo sát của Bộ Giáo dục và Đào tạo năm 2023 chỉ ra rằng, hơn 55% các trường đại học công lập chưa có kế hoạch đầu tư dài hạn cho việc số hóa hồ sơ và nâng cấp hạ tầng văn thư – lưu trữ. Điều này dẫn đến tình trạng các trường chỉ thực hiện từng phần, manh mún, phụ thuộc vào dự án hoặc hỗ trợ từ bên ngoài, khó bảo đảm tính liên tục và bền vững.
Bên cạnh yếu tố thể chế và nguồn lực, sự thiếu gắn kết giữa quản lý nhà nước và quản trị nội bộ cơ sở giáo dục cũng là nguyên nhân quan trọng. Về mặt quản lý vĩ mô, Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo có ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, song quá trình triển khai tại các trường thường gặp tình trạng “trên nóng, dưới lạnh”: chỉ đạo có nhưng cơ chế giám sát, kiểm tra chưa thường xuyên, dẫn tới hiệu lực thực thi chưa cao. Mặt khác, trong nội bộ các trường, công tác văn thư – lưu trữ đôi khi chỉ được coi là nhiệm vụ hành chính hỗ trợ, chưa gắn chặt với chiến lược phát triển, kiểm định chất lượng và quản trị đại học hiện đại. Khoảng cách này khiến cho công tác văn thư – lưu trữ chưa trở thành động lực nội sinh, chưa được tích hợp đầy đủ trong hệ thống quản lý tổng thể của nhà trường.
Các nguyên nhân về thể chế, nguồn lực và cơ chế phối hợp đã và đang làm giảm hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học. Việc nhận diện rõ những nguyên nhân này là cơ sở quan trọng để đề xuất các giải pháp phù hợp, nhằm khắc phục hạn chế và phát huy tốt hơn vai trò của văn thư – lưu trữ trong quản lý nhà nước và quản trị đại học trong giai đoạn tới.
4. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học
4.1. Hoàn thiện cơ chế, chính sách và pháp luật
Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học, trước hết cần tập trung vào việc hoàn thiện cơ chế, chính sách và pháp luật. Đây là nền tảng quan trọng để bảo đảm công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ sở giáo dục được triển khai đồng bộ, thống nhất và phù hợp với đặc thù của lĩnh vực này.
Một trong những yêu cầu cấp thiết là bổ sung các quy định chuyên biệt về văn thư – lưu trữ cho khối giáo dục đại học.Hiện nay, các quy định pháp luật hiện hành, như: Luật Lưu trữ năm 2011 hay Nghị định số 30/2020/NĐ-CP chủ yếu được thiết kế cho hệ thống hành chính nhà nước nói chung, chưa phản ánh đầy đủ tính chất đặc thù của các trường đại học – nơi vừa là cơ quan hành chính sự nghiệp, vừa là cơ sở đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế. Do vậy, cần xây dựng các thông tư hoặc hướng dẫn riêng của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác văn thư – lưu trữ trong các trường đại học. Những quy định này nên tập trung vào chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ đào tạo, hồ sơ nghiên cứu khoa học, hồ sơ kiểm định chất lượng cũng như cơ chế phối hợp giữa nhà trường và cơ quan quản lý nhà nước.
Bên cạnh đó, cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ gắn với kiểm định chất lượng giáo dục đại học. Thực tiễn cho thấy, hồ sơ, tài liệu văn thư – lưu trữ là căn cứ quan trọng trong quá trình kiểm định và xếp hạng cơ sở giáo dục đại học. Tuy nhiên, hiện nay chưa có một hệ thống tiêu chí cụ thể nào để đo lường mức độ hiện đại hóa, tính hiệu quả và an toàn của công tác này trong các trường. Việc ban hành bộ tiêu chí thống nhất không chỉ tạo cơ sở cho công tác đánh giá, giám sát của cơ quan quản lý nhà nước mà còn giúp các trường tự rà soát, hoàn thiện, qua đó biến văn thư – lưu trữ thành một công cụ quản trị thiết yếu, phục vụ trực tiếp cho việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu.
Có thể nói, hoàn thiện cơ chế, chính sách và pháp luật vừa là điều kiện tiên quyết, vừa là động lực để thúc đẩy đổi mới công tác văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học. Khi khung pháp lý rõ ràng, phù hợp và có tính đặc thù, các cơ sở giáo dục sẽ có định hướng và cơ sở để triển khai hiệu quả hơn, đồng thời góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
4.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số
Một trong những giải pháp then chốt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và thúc đẩy chuyển đổi số. Đây vừa là xu thế tất yếu của thời đại, vừa là yêu cầu được Chính phủ xác định rõ trong Quyết định số 749/QĐ-TTg về Chương trình chuyển đổi số quốc gia. Đối với khối giáo dục đại học, việc áp dụng công nghệ hiện đại không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản, tiết kiệm chi phí, mà còn nâng cao tính minh bạch, khả năng giám sát và trách nhiệm giải trình của các cơ sở giáo dục.
Thứ nhất, cần xây dựng một hệ thống quản lý văn bản điện tử thống nhất trong toàn ngành giáo dục, bảo đảm tính liên thông từ Bộ Giáo dục và Đào tạo đến các trường đại học. Hiện nay, nhiều cơ sở đã triển khai phần mềm quản lý văn bản, song còn phân tán, thiếu sự kết nối và chuẩn hóa dữ liệu. Việc hình thành một hệ thống dùng chung, tuân thủ chuẩn quốc gia về quản lý văn bản điện tử, sẽ giúp đồng bộ hóa quy trình xử lý văn bản, tạo điều kiện cho việc chia sẻ, khai thác và giám sát thông tin giữa cơ quan quản lý nhà nước và các trường. Theo Bộ Giáo dục và Đào tạo năm 2023, nếu hệ thống này được triển khai thống nhất, thời gian xử lý văn bản có thể giảm tới 50%, đồng thời tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ mỗi năm3.
Thứ hai, cần đẩy mạnh ứng dụng các công nghệ tiên tiến, như: trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain và điện toán đám mây vào công tác lưu trữ. AI có thể hỗ trợ tự động phân loại văn bản, trích xuất thông tin và phát hiện sai sót trong quá trình xử lý tài liệu, qua đó giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và nâng cao độ chính xác. Blockchain với đặc tính minh bạch và khó bị giả mạo, có thể được áp dụng để xác thực tính hợp pháp của văn bản và bảo đảm an toàn dữ liệu, đặc biệt trong các giao dịch hợp tác quốc tế và hồ sơ đào tạo. Trong khi đó, điện toán đám mây giúp lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ với chi phí hợp lý, đồng thời tạo khả năng truy cập linh hoạt cho nhiều đối tượng sử dụng. Một số đại học lớn, như Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh đã bắt đầu thử nghiệm giải pháp lưu trữ đám mây cho hồ sơ sinh viên, cho phép tra cứu trực tuyến nhanh chóng và giảm 60% diện tích kho lưu trữ truyền thống.
Việc ứng dụng công nghệ hiện đại không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ mà còn mở ra khả năng thay đổi toàn diện phương thức quản lý văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học. Khi hệ thống được xây dựng đồng bộ và công nghệ tiên tiến được áp dụng hiệu quả, công tác văn thư – lưu trữ sẽ trở thành một trụ cột quan trọng của quá trình chuyển đổi số đại học, góp phần nâng cao năng lực quản trị, chất lượng đào tạo và uy tín quốc tế của các cơ sở giáo dục.
4.3. Phát triển nguồn nhân lực
Một yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ sở giáo dục đại học chính là nguồn nhân lực. Dù hệ thống pháp lý đã đầy đủ và công nghệ hiện đại được triển khai, nếu thiếu đội ngũ cán bộ có trình độ và kỹ năng phù hợp thì khó có thể đạt hiệu quả bền vững. Trong bối cảnh chuyển đổi số, yêu cầu đặt ra không chỉ là am hiểu nghiệp vụ truyền thống mà còn phải thành thạo công nghệ, có khả năng quản trị dữ liệu điện tử, bảo mật thông tin và vận hành các hệ thống lưu trữ trực tuyến.
Cần chú trọng đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư – lưu trữ theo chuẩn kỹ năng số. Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo nên phối hợp xây dựng khung năng lực dành riêng cho cán bộ văn thư – lưu trữ trong khối đại học, bao gồm các năng lực cốt lõi như sử dụng phần mềm quản lý văn bản, ứng dụng chữ ký số, vận hành hệ thống lưu trữ đám mây, cũng như xử lý tình huống an ninh mạng. Kinh nghiệm quốc tế cho thấy, tại nhiều đại học ở châu Âu, cán bộ văn thư – lưu trữ phải trải qua các khóa huấn luyện định kỳ về “digital archiving” nhằm cập nhật kỹ năng theo sự phát triển của công nghệ4. Ở Việt Nam, chỉ khoảng 40% cán bộ văn thư trong các trường đại học công lập tự đánh giá mình thành thạo kỹ năng số. Vì vậy, việc tổ chức các khóa tập huấn ngắn hạn kết hợp đào tạo chuyên sâu theo chuẩn kỹ năng số quốc gia là hết sức cần thiết5.
Song song với nâng cao năng lực, cần thiết lập chính sách đãi ngộ để thu hút và giữ chân nhân lực chất lượng cao. Thực tế hiện nay cho thấy, công tác văn thư – lưu trữ chưa được coi là lĩnh vực hấp dẫn về thu nhập, khiến nhiều cán bộ có năng lực lựa chọn chuyển sang vị trí hành chính khác hoặc khu vực ngoài nhà nước có điều kiện đãi ngộ tốt hơn. Một số địa phương đã thí điểm gắn tiêu chí văn thư – lưu trữ điện tử vào đánh giá hiệu quả quản lý, từ đó tạo động lực để cán bộ gắn bó lâu dài. Đối với các trường đại học, ngoài chính sách lương, cần bổ sung chế độ phụ cấp trách nhiệm, hỗ trợ nghiên cứu và khuyến khích đổi mới sáng tạo trong ứng dụng công nghệ văn thư – lưu trữ. Điều này vừa giúp nâng cao vị thế nghề nghiệp, vừa khuyến khích cán bộ gắn bó, phát triển chuyên môn.
Phát triển nguồn nhân lực theo hướng hiện đại và chuyên nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu vận hành hệ thống văn thư – lưu trữ số hóa mà còn góp phần quan trọng vào việc nâng cao năng lực quản trị của các cơ sở giáo dục đại học. Khi đội ngũ cán bộ được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, công tác văn thư – lưu trữ sẽ thực sự trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho quản lý nhà nước và bảo đảm chất lượng giáo dục đại học trong thời kỳ hội nhập quốc tế.
4.4. Tăng cường giám sát, kiểm tra và đánh giá
Một giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ trong giáo dục đại học là tăng cường công tác giám sát, kiểm tra và đánh giá.Thực tiễn thời gian qua cho thấy, việc tuân thủ các quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ ở nhiều cơ sở giáo dục còn mang tính hình thức, trong khi công tác kiểm tra chưa thường xuyên và thiếu chiều sâu. Để khắc phục tình trạng này, cần đưa ra cơ chế giám sát chặt chẽ, khách quan và gắn trực tiếp với kết quả hoạt động quản trị của các trường.
Cần tích hợp tiêu chí văn thư – lưu trữ vào hệ thống đánh giá hoạt động quản trị đại học. Hiện nay, các tiêu chí kiểm định chất lượng chủ yếu tập trung vào giảng dạy, nghiên cứu khoa học và quản trị tài chính, trong khi văn thư – lưu trữ ít được coi là một chỉ số quan trọng. Việc bổ sung các tiêu chí như mức độ số hóa hồ sơ, tỷ lệ văn bản xử lý điện tử, thời gian truy xuất tài liệu hay độ an toàn dữ liệu sẽ giúp đánh giá toàn diện hơn năng lực quản trị của cơ sở giáo dục và nếu áp dụng bộ tiêu chí này, có thể chuẩn hóa quy trình quản lý văn thư – lưu trữ trên toàn hệ thống và tạo động lực để các trường chủ động đầu tư cải thiện. Đây cũng là cách để công tác văn thư – lưu trữ không còn bị xem là “nhiệm vụ phụ trợ” mà trở thành một thành tố cấu thành trong chiến lược phát triển đại học số.
Cần chú trọng nâng cao trách nhiệm giải trình của người đứng đầu các cơ sở giáo dục. Trách nhiệm quản lý văn thư – lưu trữ hiện nay thường được phân cấp cho phòng hành chính – tổng hợp hoặc phòng khảo thí – bảo đảm chất lượng, dẫn đến tình trạng thiếu sự giám sát trực tiếp của ban giám hiệu. Do đó, cần quy định rõ trách nhiệm của hiệu trưởng và các cấp quản lý trong việc tổ chức, duy trì và kiểm soát công tác văn thư – lưu trữ. Việc đưa tiêu chí này vào đánh giá năng lực quản lý của lãnh đạo nhà trường sẽ tạo động lực để người đứng đầu thực sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt và huy động các nguồn lực cần thiết cho văn thư – lưu trữ. Ở những đơn vị sự nghiệp công lập có sự cam kết và giám sát sát sao của lãnh đạo, công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ và có hiệu quả cao hơn hẳn so với những nơi chỉ giao khoán cho bộ phận chuyên trách6.
Như vậy, tăng cường giám sát, kiểm tra và đánh giá vừa là biện pháp phòng ngừa rủi ro, vừa là cơ chế thúc đẩy các trường đại học thực hiện nghiêm túc công tác văn thư – lưu trữ. Khi được lồng ghép vào hệ thống đánh giá tổng thể và gắn với trách nhiệm giải trình của người đứng đầu, hoạt động này sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước đối với giáo dục đại học.
Chú thích:
1, 2, 3. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2023). Báo cáo thường niên chuyển đổi số trong giáo dục năm 2023.
4. Nguyễn Thị Hà (2023). Xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số. Tạp chí Quản lý nhà nước (325), tr. 62 – 65.
5. Thanh tra Bộ Nội vụ (2021). Báo cáo công tác kiểm tra, thanh tra lĩnh vực văn thư – lưu trữ giai đoạn 2018-2021.
6. Đức Minh Quân (2024). Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại Bệnh viện Phổi Trung ương. Tạp chí Quản lý nhà nước (339), tr. 106 – 110.
Tài liệu tham khảo:
1. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định về công tác văn thư.
2. Dương Văn Khảm & Nguyễn Kim Dung (2023). Lưu trữ trực tuyến và chuyển đổi số trong ngành Lưu trữ. Tạp chí Quản lý nhà nước (327), tr. 123 – 126. https://doi.org/10.59394/qlnn.327.2023.247
3. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
4. Quản lý công tác văn thư – lưu trữ Nhà nước: một năm nhìn lại. https://lib.bvu.edu.vn/handle/TVDHBRVT/12766.
