ThS. Nguyễn Phạm Quốc Ảnh
Công ty Luật TNHH Vũng Tàu
(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết tập trung phân tích những kết quả đạt được trong công tác xử lý vi phạm hành chính tại lĩnh vực công chứng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Trên cơ sở đánh giá thực trạng này, bài viết đề xuất một số giải pháp trọng tâm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, bao gồm hoàn thiện khung pháp lý, tăng cường thanh tra, kiểm tra, ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên và đẩy mạnh tuyên truyền pháp luật. Mục tiêu là xây dựng hoạt động công chứng minh bạch, chuyên nghiệp, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của tổ chức, cá nhân và phù hợp với tiến trình cải cách tư pháp, cải cách hành chính tại Việt Nam.
Từ khóa: Công chứng, vi phạm hành chính, xử lý vi phạm hành chính.
1. Đặt vấn đề
Trong tiến trình xây dựng và vận hành Nhà nước pháp quyền, công chứng không chỉ là một chức năng hành chính mang tính thủ tục mà còn là trụ cột pháp lý quan trọng, bảo vệ sự ổn định, minh bạch và tin cậy của các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại. Ở TP. Hồ Chí Minh, trung tâm kinh tế – tài chính – thương mại năng động bậc nhất cả nước, khối lượng giao dịch dân sự và kinh doanh diễn ra với tần suất cao và tính chất ngày càng phức tạp, điều này đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt về tính hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp của các Văn phòng công chứng.
Thực tế tại TP. Hồ Chí Minh vẫn ghi nhận những tồn tại, như: công chứng mang tính hình thức, thiếu kiểm chứng hồ sơ, dẫn đến những hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu; dữ liệu công chứng chưa được liên thông đồng bộ, tạo ra các “khoảng trống pháp lý” làm phát sinh tranh chấp; một số vi phạm chưa được xử lý triệt để, để lộ những lỗ hổng trong cơ chế quản lý và giám sát nhà nước. Nghiên cứu về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ Chí Minh trở thành nhu cầu cấp thiết, vừa mang giá trị học thuật vừa có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc. Nghiên cứu nhằm làm rõ những hạn chế, phân tích nguyên nhân, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý, nâng cao hiệu quả xử lý vi phạm, củng cố trật tự pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể tham gia.
2. Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý luận của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và quan điểm duy vật biện chứng về mối quan hệ giữa pháp luật và đời sống xã hội. Công chứng không chỉ là hoạt động kỹ thuật pháp lý nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, mà còn là công cụ bảo đảm an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân và tổ chức. Xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng vì vậy được tiếp cận như một cơ chế pháp lý – quản lý nhằm duy trì kỷ cương, nâng cao tính răn đe và củng cố niềm tin xã hội vào pháp luật.
Khung phân tích tập trung vào các yếu tố đa chiều: yếu tố pháp lý, với Luật Công chứng năm 2014, Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) và Nghị định số 82/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; yếu tố tổ chức – bộ máy, thể hiện qua năng lực hoạt động của các Phòng công chứng, Văn phòng công chứng và cơ quan quản lý nhà nước tại Tại Thành phố Hồ Chí Minh; yếu tố con người, bao gồm: trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm của công chứng viên; yếu tố xã hội với nhu cầu công chứng ngày càng cao tại đô thị lớn và mức độ hiểu biết pháp luật của người dân; yếu tố công nghệ, liên quan đến việc ứng dụng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi số trong quản lý, tra cứu và giám sát hoạt động công chứng.
Phương pháp nghiên cứu được áp dụng đa dạng, như: phương pháp phân tích – tổng hợp để hệ thống hóa quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng tại tại Thành phố Hồ Chí Minh; phương pháp so sánh – đối chiếu nhằm tham khảo kinh nghiệm của các địa phương khác cũng như một số quốc gia có cơ chế quản lý công chứng hiệu quả; phương pháp lịch sử – cụ thể để xem xét quá trình hình thành, thay đổi quy định về công chứng và xử phạt vi phạm và phương pháp logic – biện chứng nhằm lý giải mối quan hệ tác động qua lại giữa pháp luật, tổ chức, con người và xã hội, làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng tại tại Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Nhận diện nội hàm, đặc điểm xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng
3.1. Nội hàm khái niệm xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng
Để hiểu rõ khái niệm “Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng”, trước hết cần làm rõ các thuật ngữ cơ bản như “xử phạt”, “vi phạm hành chính” và “xử phạt vi phạm hành chính”.
Theo Từ điển Tiếng Việt, “xử phạt” là việc buộc phải chịu một hình phạt hoặc hình thức khiển trách nào đó. “Vi phạm hành chính” được hiểu là hành vi do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện với lỗi cố ý hoặc vô ý, vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước nhưng không phải là tội phạm và do đó phải chịu xử phạt hành chính theo quy định pháp luật”.
Khoản 1 Điều 2 Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 2002 quy định: “Xử phạt vi phạm hành chính được áp dụng đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức có hành vi cố ý hoặc vô ý vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước mà không phải là tội phạm và phải bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật”.
Tương tự, khoản 2 Điều 2 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 định nghĩa: “Xử phạt vi phạm hành chính là việc người có thẩm quyền áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính”.
Từ đó, có thể khái niệm: xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng là quá trình mà cơ quan nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền áp dụng các hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức vi phạm quy định pháp luật về công chứng, trên cơ sở các quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
3.2. Đặc điểm của xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng
Thứ nhất, đối tượng xử phạt đa dạng. Hoạt động xử phạt không chỉ hướng tới công chứng viên mà còn bao gồm: trưởng phòng công chứng, các văn phòng công chứng và cả các cá nhân, tổ chức tham gia hoặc liên quan đến hoạt động công chứng. Đối tượng vi phạm có thể thực hiện hành vi trái pháp luật thông qua hành động cụ thể, chẳng hạn chứng thực hồ sơ sai quy định, hoặc do không thực hiện nghĩa vụ theo quy định, như: thiếu kiểm tra hồ sơ đầy đủ, lưu trữ tài liệu sai quy cách. Sự đa dạng này đòi hỏi cơ quan quản lý phải linh hoạt trong xác định trách nhiệm và mức độ xử lý.
Thứ hai, căn cứ xử phạt rõ ràng. Mỗi hành vi vi phạm chỉ được xử lý khi dựa trên cơ sở pháp luật cụ thể. Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn chuyên ngành và các quy định pháp luật bổ trợ tư pháp cung cấp căn cứ xác định hành vi vi phạm, mức xử phạt và các biện pháp khắc phục hậu quả. Việc áp dụng căn cứ pháp luật rõ ràng không chỉ bảo đảm tính hợp pháp, công bằng mà còn tạo cơ sở vững chắc để đối tượng vi phạm chấp hành quyết định xử phạt, tránh tranh chấp hoặc khiếu kiện.
Thứ ba, cơ sở pháp lý đa tầng. Xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng dựa trên hệ thống pháp luật nhiều tầng: Luật Công chứng năm 2014, Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), Nghị định số 82/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn chuyên ngành. Sự đa tầng này vừa cung cấp cơ sở pháp lý chắc chắn vừa bảo đảm phù hợp với thực tiễn hành nghề công chứng, giúp cơ quan quản lý xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và biện pháp xử lý cho từng hành vi cụ thể.
Thứ tư, trình tự, thủ tục chặt chẽ. Hoạt động xử phạt phải tuân thủ đúng thẩm quyền và trình tự quy định. Với các vi phạm nhẹ, có thể áp dụng thủ tục không lập biên bản; trong khi những hành vi nghiêm trọng đòi hỏi lập biên bản, ra quyết định xử phạt và yêu cầu khắc phục hậu quả. Trình tự, thủ tục chặt chẽ vừa bảo đảm tính minh bạch, khách quan, vừa tránh xung đột trong quá trình thực thi, đồng thời làm rõ trách nhiệm của từng chủ thể liên quan.
Thứ năm, mục đích quản lý và phòng ngừa. Xử phạt vi phạm hành chính không chỉ nhằm răn đe, ngăn chặn hành vi vi phạm mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì trật tự pháp luật, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức và cá nhân. Đồng thời, hoạt động này góp phần nâng cao ý thức pháp luật trong cộng đồng và đội ngũ công chứng viên, tạo tiền đề cho việc phòng ngừa vi phạm trước khi xảy ra, hạn chế tranh chấp dân sự và bảo đảm môi trường pháp lý an toàn, minh bạch trong hoạt động công chứng.
4. Các yếu tố tác động đến việc bảo đảm xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng
Một là, hoàn thiện hệ thống pháp luật về công chứng và xử lý vi phạm hành chính.
Hệ thống pháp luật đầy đủ, đồng bộ và thống nhất là điều kiện tiên quyết để bảo đảm hiệu quả xử lý vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng. Nếu các quy định pháp luật còn chồng chéo, thiếu cụ thể hoặc chưa nghiêm minh thì việc áp dụng sẽ gặp khó khăn, tạo kẽ hở cho vi phạm. Theo nghiên cứu của Bộ Tư pháp, việc hoàn thiện các quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong các giao dịch dân sự.
Hai là, ý thức pháp luật của các chủ thể tham gia quan hệ công chứng.
Nhận thức pháp luật của người dân, doanh nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng và đặc biệt là đội ngũ công chứng viên đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm hiệu quả xử lý vi phạm hành chính. Khi ý thức pháp luật được nâng cao, các chủ thể tham gia quan hệ công chứng sẽ chủ động tuân thủ các quy định, giảm thiểu các hành vi sai phạm, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước trong việc giám sát và xử lý vi phạm. Thực tế cho thấy, nhiều vi phạm hành chính phát sinh không chỉ do kẽ hở pháp luật mà còn do nhận thức hạn chế của các bên liên quan. Do đó, việc tăng cường giáo dục pháp luật, phổ biến các quy định liên quan đến công chứng và quyền, nghĩa vụ của công chứng viên cũng như trách nhiệm của người dân và doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Các nghiên cứu về quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng đều nhấn mạnh rằng nâng cao ý thức pháp luật là biện pháp phòng ngừa hiệu quả, góp phần giảm bớt gánh nặng xử phạt và hạn chế tranh chấp dân sự.
Ba là, năng lực và phẩm chất của đội ngũ công chứng viên.
Trình độ chuyên môn, kỹ năng hành nghề, kinh nghiệm thực tiễn và đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên có ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực thi pháp luật, cũng như bảo đảm tính nghiêm minh trong xử lý vi phạm hành chính. Một công chứng viên có năng lực vững vàng sẽ kiểm tra, xác minh hồ sơ chính xác, phát hiện các hành vi gian lận, giấy tờ giả mạo, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý cho các bên giao dịch. Bên cạnh đó, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, sự liêm chính, không bị chi phối bởi lợi ích vật chất là yếu tố quyết định để công chứng viên thực hiện đúng chức năng của mình, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức và cá nhân. Đội ngũ công chứng viên thiếu kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến các vi phạm hành chính và tranh chấp phát sinh trong giao dịch dân sự.
Bốn là, tác động của cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế, áp lực cạnh tranh giữa các văn phòng công chứng và cám dỗ lợi ích vật chất ngày càng gia tăng, kéo theo nguy cơ phát sinh các hành vi gian lận, mua chuộc và lừa đảo trong hoạt động công chứng. Điều này đòi hỏi Nhà nước và các cơ quan quản lý phải thiết lập cơ chế kiểm soát chặt chẽ, nâng cao trách nhiệm giám sát và tăng cường minh bạch hóa các hoạt động hành nghề. Đồng thời, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật và huy động sự tham gia giám sát của cộng đồng, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội cũng là một trong những giải pháp cần thiết để ngăn ngừa vi phạm, bảo đảm công bằng trong các giao dịch dân sự.
Nghiên cứu thực tiễn cho thấy, nếu không có sự kết hợp giữa kiểm soát pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và giám sát xã hội, nguy cơ vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng sẽ ngày càng gia tăng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước và an toàn pháp lý của các giao dịch.
5. Thực trạng xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ Chí Minh
5.1. Kết quả đạt được
Công tác thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ Chí Minh đã được tiến hành thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm. Nhờ vậy, nhiều vi phạm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đã được phát hiện kịp thời, góp phần ngăn chặn từ sớm, từ xa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Đây là minh chứng cho sự chuyển biến tích cực trong việc tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.
Các hành vi vi phạm cụ thể như hoạt động không đúng trụ sở đăng ký, quản lý sổ sách hồ sơ thiếu chặt chẽ, chưa thực hiện bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, lưu trữ hồ sơ sai quy định, hoặc vi phạm về thu phí công chứng… đều đã được lập biên bản, ban hành quyết định xử phạt và yêu cầu chấn chỉnh. Điều này không chỉ khẳng định tính nghiêm minh của pháp luật mà còn góp phần răn đe, phòng ngừa các hành vi vi phạm tái diễn.
Việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục luật định. Các quyết định xử phạt được cá nhân, tổ chức chấp hành nghiêm túc, không phát sinh khiếu kiện, qua đó bảo đảm tính ổn định và hiệu lực trong hoạt động quản lý. Đây là cơ sở để khẳng định rằng, việc áp dụng pháp luật trong thực tiễn công chứng ở TP. Hồ Chí Minh đã dần đi vào nề nếp, chuẩn mực.
Công tác công khai thông tin về vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng được triển khai hiệu quả. Việc công bố công khai trên các kênh thông tin chính thức đã nâng cao tính minh bạch, tạo niềm tin cho xã hội, đồng thời phát huy tác dụng răn đe đối với những chủ thể có nguy cơ vi phạm.
Có thể thấy, hệ thống thanh tra – kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ ChíMinh đã kịp thời chấn chỉnh nhiều sai phạm, góp phần hạn chế tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, thương mại, đồng thời nâng cao niềm tin của người dân vào tính nghiêm minh của pháp luật.
Tuy nhiên trong thực tế, tình trạng vi phạm trong hoạt động công chứng tại TP. Hồ Chí Minh vẫn diễn ra với nhiều hình thức khác nhau, điển hình như công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định, chứng nhận các hợp đồng – giao dịch dựa trên giấy tờ giả, giấy tờ hết hạn, hoặc có trường hợp người tham gia mạo danh chủ thể thật sự. Nguyên nhân sâu xa của hạn chế này là do thủ đoạn giả mạo ngày càng tinh vi, vượt quá khả năng nhận biết thông thường của công chứng viên, trong khi đó lại thiếu công cụ kỹ thuật hiện đại để hỗ trợ kiểm tra, xác minh thông tin một cách khách quan và nhanh chóng.
Trong quy trình nghiệp vụ, thủ tục công chứng vẫn còn nhiều sai sót, như: việc cho phép sửa lỗi kỹ thuật không đúng thẩm quyền, hồ sơ còn thiếu giấy tờ quan trọng, chưa được xác minh đầy đủ về tình trạng hôn nhân, quyền sở hữu tài sản, hoặc hàng thừa kế. Nguyên nhân của thực trạng này xuất phát từ sự thiếu đồng bộ về năng lực giữa các công chứng viên. Một bộ phận công chứng viên còn hạn chế về kỹ năng thực tiễn, kinh nghiệm nghề nghiệp, thậm chí có trường hợp được miễn đào tạo, miễn tập sự nhưng lại thiếu sự chuẩn bị cần thiết cho công việc, dẫn tới việc xử lý hồ sơ thiếu chặt chẽ.
Trong nội dung của các hợp đồng, giao dịch được công chứng, vẫn tồn tại những sai phạm đáng lo ngại. Một số hợp đồng, giao dịch được chứng nhận mặc dù có dấu hiệu trái pháp luật, thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng để xác định quyền sử dụng đất, hoặc không tuân thủ quy định khi phân chia di sản thừa kế. Nguyên nhân ở đây trước hết là do khung pháp lý hiện hành còn nhiều bất cập, tồn tại sự chồng chéo giữa các quy định, thiếu hướng dẫn chi tiết và nhất quán. Bên cạnh đó, cơ chế chế tài chưa đủ mạnh, chưa thật sự tạo ra sức răn đe đối với những công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có hành vi vi phạm.
Hoạt động xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng tuy đã được triển khai, song trên thực tế vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Một số hành vi tuy đã được phát hiện nhưng chưa xử lý triệt để vì quy định của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP còn nhiều hạn chế, chưa xác định rõ ràng căn cứ pháp lý để xử lý một số hành vi, đồng thời chưa làm rõ trách nhiệm của chủ thể vi phạm và cơ chế thu hồi lợi ích bất hợp pháp. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhiều vi phạm tuy có nhưng không thể xử lý dứt điểm.
Cơ chế phối hợp và liên thông giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan như văn phòng công chứng, cơ quan thuế, cơ quan đăng ký đất đai, cùng Ủy ban nhân dân các cấp tại TP. Hồ Chí Minh còn thiếu sự đồng bộ và chặt chẽ. Hệ thống chia sẻ dữ liệu đất đai, dữ liệu về tài sản, tình trạng hôn nhân vẫn chưa hoàn thiện và chưa được khai thác hiệu quả. Do đó, công chứng viên thường phải dựa chủ yếu vào hồ sơ, giấy tờ do người dân cung cấp. Đây là nguyên nhân trực tiếp tạo điều kiện cho những hành vi gian dối, mạo danh hoặc sử dụng giấy tờ giả để thực hiện giao dịch bất hợp pháp.
Chất lượng đội ngũ công chứng viên vẫn còn chưa đồng đều. Một số công chứng viên chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; có người thiếu kỹ năng hành nghề, thậm chí vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng còn mang tính hình thức, chưa gắn chặt với nhu cầu thực tiễn. Điều này khiến việc nâng cao năng lực và xây dựng đội ngũ công chứng viên chất lượng cao tại TP. Hồ Chí Minh vẫn là một nhiệm vụ chưa đạt kết quả như mong đợi.
Nhận thức xã hội về vai trò của công chứng còn nhiều hạn chế. Một bộ phận người dân và tổ chức vẫn xem công chứng chỉ là một thủ tục hành chính mang tính hình thức, chưa nhận thức đầy đủ về ý nghĩa phòng ngừa tranh chấp và bảo đảm an toàn pháp lý. Nguyên nhân quan trọng là công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ Chí Minh chưa được triển khai sâu rộng, còn dừng ở mức tuyên truyền bề nổi, thiếu chiều sâu và chưa thực sự tạo được chuyển biến mạnh mẽ trong nhận thức cộng đồng.
6. Một số giải pháp
Trên cơ sở đánh giá thực trạng xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ Chí Minh, có thể thấy mặc dù đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế và thách thức cần giải quyết. Những hạn chế này không chỉ xuất phát từ bất cập của khung pháp lý mà còn liên quan đến năng lực của đội ngũ công chứng viên, cơ chế phối hợp liên ngành và nhận thức pháp luật của người dân, doanh nghiệp. Do đó, việc đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng là hết sức cần thiết nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Nhà nước, tổ chức và cá nhân.
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng.
Nhà nước cần tiến hành rà soát, sửa đổi và bổ sung Nghị định số 82/2020/NĐ-CP theo hướng cụ thể hóa các hành vi vi phạm, xác định rõ trách nhiệm pháp lý của từng chủ thể tham gia hoạt động công chứng. Đồng thời, cần xây dựng chế tài đủ mạnh nhằm nâng cao tính răn đe, bảo đảm việc xử lý vi phạm được thực hiện nghiêm minh, khách quan. Đối với những trường hợp vi phạm nghiêm trọng, cần xem xét các biện pháp như đình chỉ hành nghề hoặc thu hồi thẻ công chứng viên để duy trì kỷ cương pháp luật và uy tín của ngành.
Thứ hai, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra.
TP. Hồ Chí Minh cần chú trọng các đợt thanh tra trọng tâm, đặc biệt với các văn phòng công chứng tư nhân có khối lượng hồ sơ lớn hoặc liên quan đến các giao dịch rủi ro cao như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, phân chia di sản thừa kế, ủy quyền tài sản. Việc thanh tra cần được tiến hành thường xuyên, có hệ thống và kết hợp với cơ chế giám sát liên tục thông qua báo cáo định kỳ, công khai thông tin vi phạm để người dân và các cơ quan quản lý cùng tham gia giám sát.
Thứ ba, đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung.
Việc triển khai hệ thống kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa văn phòng công chứng với cơ quan thuế, cơ quan đăng ký đất đai, cơ quan hộ tịch và Ủy ban nhân dân các cấp tại TP. Hồ Chí Minh sẽ giúp công chứng viên xác minh thông tin chính xác, hạn chế tình trạng giả mạo giấy tờ và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Đồng thời, đây là nền tảng để minh bạch hóa hoạt động công chứng và nâng cao niềm tin của người dân, doanh nghiệp.
Thứ tư, nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên.
Cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu, chú trọng cả kỹ năng hành nghề lẫn đạo đức nghề nghiệp. Quy trình tuyển chọn và tập sự phải được siết chặt, đồng thời thiết lập cơ chế đánh giá định kỳ về năng lực, trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp. Những công chứng viên yếu kém cần được xử lý nghiêm minh, thậm chí đình chỉ hành nghề để bảo vệ uy tín chung của đội ngũ và tính chính xác của các giao dịch dân sự.
Thứ năm, tăng cường sự phối hợp liên ngành.
TP. Hồ Chí Minh nên thiết lập cơ chế phối hợp thường xuyên giữa Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thuế và các Ủy ban nhân dân phường, xã. Sự phối hợp này giúp đối chiếu thông tin kịp thời, giảm thiểu rủi ro công chứng viên phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ do người dân cung cấp, từ đó hạn chế hợp đồng vô hiệu và tranh chấp phát sinh.
Thứ sáu, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật.
Cần áp dụng đa dạng các hình thức truyền thông trực tiếp đến người dân tại TP. Hồ Chí Minh, như: hội thảo, tọa đàm, tập huấn, truyền hình, báo chí, mạng xã hội… nhằm nâng cao nhận thức xã hội về vai trò và ý nghĩa của công chứng trong bảo đảm an toàn pháp lý. Khi người dân hiểu rõ lợi ích, họ sẽ chủ động hợp tác với công chứng viên, góp phần hạn chế vi phạm hành chính.
Thứ bảy, hiện đại hóa hoạt động công chứng theo hướng số hóa.
TP. Hồ Chí Minh cần từng bước triển khai công chứng điện tử, công chứng trực tuyến đối với các lĩnh vực cho phép, kết hợp chữ ký số, hồ sơ điện tử và xác thực điện tử. Đây là giải pháp dài hạn, phù hợp xu thế cải cách hành chính, vừa đáp ứng nhu cầu giao dịch nhanh, minh bạch, vừa tăng cường kiểm soát pháp lý, đặc biệt quan trọng tại TP. Hồ Chí Minh – nơi có nhịp độ phát triển kinh tế – xã hội sôi động và khối lượng giao dịch lớn nhất cả nước.
Công chứng đóng vai trò then chốt trong bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế và củng cố niềm tin xã hội vào pháp luật. Tại TP. Hồ Chí Minh, với tần suất cao và tính chất phức tạp của hoạt động công chứng, quản lý và xử lý vi phạm hành chính mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Thực tiễn đã cho thấy, những kết quả tích cực trong thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm, góp phần nâng cao minh bạch và an toàn pháp lý. Tuy nhiên, còn tồn tại nhiều hạn chế về khung pháp lý, chất lượng đội ngũ công chứng viên, cũng như áp lực từ kinh tế thị trường. Để khắc phục, cần triển khai đồng bộ các giải pháp: hoàn thiện pháp luật, tăng cường thanh tra, ứng dụng công nghệ, nâng cao năng lực nhân lực, đẩy mạnh phối hợp liên ngành và hiện đại hóa công chứng. Khi thực hiện hiệu quả, các giải pháp này sẽ giúp xây dựng môi trường công chứng minh bạch, chuyên nghiệp, giảm rủi ro pháp lý và tranh chấp, đồng thời đóng góp vào cải cách tư pháp và hành chính hướng tới nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa thực sự.
Tài liệu tham khảo:
1. Chính phủ (2020). Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.
2. Chính phủ (2003). Nghị định số 134/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002.
3. Lê Thị Dung (2020). Thực hiện pháp luật về công chứng từ thực tiễn tỉnh Hải Dương. Luận văn Thạc sĩ Luật học, Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội.
4. Hứa Huỳnh Trân (2022). Xử phạt vi phạm hành chính đối với các vi phạm quy định liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch – từ thực tiễn thành phố Cần Thơ. Luận văn Thạc sĩ Luật học, Trường Đại học Luật TP. Hồ Chí Minh.
5. Quốc hội (2020). Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi, bổ sung năm 2020.
6. Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh (2020). Bản án số 162/2020/DS-PT ngày 17/3/2020 về tranh chấp liên quan đến việc yêu cầu tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu và tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất. TP. Hồ Chí Minh.
7. Nâng cao chất lượng hoạt động công chứng thời kỳ hội nhập. https://tapchitoaan.vn/nang-cao-chat-luong-hoat-dong-cong-chung-thoi-ky-hoi-nhap.
8. Thực hiện quy tắc đạo đức hành nghề công chứng trong quá trình hội nhập và phát triển. https://tapchitoaan.vn/thuc-hien-quy-tac-dao-duc-hanh-nghe-cong-chung-trong-qua-trinh-hoi-nhap-va-phat-trien9305.html.
9. Hoàn thiện các quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng. http://pbgdpl.camau.gov.vn/hoan-thien-cac-quy-dinh-phap-luat-ve-xu-phat-vi-pham-hanh-chinh-trong-hoat-dong-cong-chung.1029.
