TS. Tạ Thị Liễu
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhnuoc.vn) – Ngày 03/01/2026 đánh dấu tròn 80 năm ngày Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 – 03/01/2026) mốc son mở đầu truyền thống của ngành Lưu trữ gắn với Thông đạt số 1-C/VP do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời. Từ nền móng pháp lý đầu tiên ấy, ngành Lưu trữ Việt Nam đã không ngừngphát triển, góp phần bảo đảm tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước, giữ gìn ký ức quốc gia và phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc. Bước vào kỷ nguyên chuyển đổi số, khi dữ liệu được xác lập là nguồn lực chiến lược của quản trị quốc gia, ngành Lưu trữ đang đứng trước yêu cầu chuyển mình mạnh mẽ: từ chức năng bảo quản tài liệu truyền thống sang vai trò hạ tầng dữ liệu gốc, phục vụ quản lý, điều hành và hoạch định chính sách trong xây dựng chính phủ số.
Từ khóa: Ngày Lưu trữ Việt Nam; chuyển đổi số; Luật Lưu trữ 2024; Nghị quyết 57-NQ/TW; lưu trữ số; chính phủ số.
1. Từ Thông đạt 03/01/1946 đến yêu cầu tái định vị vai trò ngành Lưu trữ trong kỷ nguyên số
Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 01-C/VP về công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan nhà nước. Văn bản ngắn gọn nhưng có ý nghĩa lịch sử đặc biệt, lần đầu tiên xác lập nguyên tắc quản lý, bảo quản tài liệu của Nhà nước cách mạng, coi tài liệu là tài sản quý giá phục vụ “kiến thiết quốc gia”. Trên cơ sở đó, ngày 03/01 hằng năm được lựa chọn là ngày Lưu trữ Việt Nam, đánh dấu sự ra đời và phát triển của ngành Lưu trữ.
Trải qua 80 năm, ngành Lưu trữ Việt Nam đã góp phần bảo vệ an toàn khối tài liệu lưu trữ quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và nghiên cứu lịch sử. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra sâu rộng, chuyển đổi số quốc gia đã xác lập dữ liệu số là nguồn lực chiến lược. Điều này, đặt ngành Lưu trữ trước yêu cầu phải tái định vị vai trò từ lĩnh vực hỗ trợ hành chính sang một cấu phần quan trọng của hạ tầng dữ liệu quốc gia để ngành Lưu trữ không chỉ là “giữ gìn ký ức” mà còn phải trở thành nguồn dữ liệu gốc có giá trị pháp lý cao, phục vụ trực tiếp cho quản trị nhà nước hiện đại.
2. Khái niệm lưu trữ, chuyển đổi số
2.1. Chuyển đổi số theo tiếp cận pháp lý và quản trị dữ liệu
Luật Chuyển đổi số năm 2025 đã tạo ra khuôn khổ pháp lý thống nhất, đánh dấu sự thay đổi căn bản trong cách tiếp cận chuyển đổi số ở Việt Nam, từ góc nhìn kỹ thuật sang góc nhìn quản trị. “Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi phương thức hoạt động, quản trị và cung cấp dịch vụ dựa trên công nghệ số, dữ liệu số, hệ thống số, nền tảng số, quy trình số nhằm tạo ra giá trị mới, hiệu quả và minh bạch”1. Theo đó, chuyển đổi số không đơn thuần là ứng dụng công nghệ thông tin, mà là quá trình thay đổi phương thức hoạt động, quản trị và cung cấp dịch vụ dựa trên dữ liệu số và các nền tảng số nhằm nâng cao hiệu quả, tính minh bạch và tạo ra giá trị mới.
Cách tiếp cận này khẳng định dữ liệu số là tài nguyên quan trọng của quốc gia, là nền tảng cho hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định của cơ quan nhà nước. Trên cơ sở đó, Luật Chuyển đổi số năm 2025 đặt ra yêu cầu quản lý, khai thác và chia sẻ dữ liệu một cách thống nhất, đồng bộ và an toàn, hướng chuyển đổi số khu vực công theo mô hình quản trị dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ tập trung đầu tư công nghệ.
Từ góc độ quản trị công, chuyển đổi số được nhìn nhận là quá trình chuyển dịch từ quản lý công việc sang quản lý dựa trên dữ liệu. Quá trình này diễn ra theo một lộ trình logic, bao gồm số hóa thông tin, số hóa quy trình và tiến tới vận hành, ra quyết định dựa trên dữ liệu. Trong mô hình đó, công nghệ chỉ thực sự phát huy giá trị khi dữ liệu được tổ chức, quản lý và khai thác như một nguồn lực chiến lược. Đối với các lĩnh vực nền tảng như văn thư, lưu trữ, nơi hình thành và bảo quản dữ liệu gốc của Nhà nước, cách tiếp cận quản trị dữ liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, bởi đây chính là nguồn bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của thông tin trong môi trường số.
2.2. Lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số
Luật Lưu trữ năm 2024 đã hiện đại hóa nhận thức pháp lý về lưu trữ, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số và quản trị nhà nước hiện đại. Theo đó, lưu trữ không chỉ là hoạt động bảo quản tài liệu, mà là quá trình quản lý toàn diện tài liệu và dữ liệu lưu trữ nhằm giữ gìn, phát huy giá trị thông tin phục vụ quản lý nhà nước, bảo vệ quyền tiếp cận thông tin của công dân và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Khái niệm lưu trữ theo Luật Lưu trữ năm 20242 bao quát đầy đủ các khâu của vòng đời tài liệu, từ xác định giá trị, thu thập, bảo quản đến tổ chức khai thác, sử dụng. Cách tiếp cận này khắc phục quan niệm truyền thống coi lưu trữ chỉ là “cất giữ tài liệu”, đồng thời khẳng định lưu trữ là một bộ phận không thể tách rời của quá trình quản lý thông tin và dữ liệu của cơ quan nhà nước. Một điểm đổi mới quan trọng là Luật đã mở rộng phạm vi lưu trữ sang tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ số, phản ánh sự dịch chuyển từ không gian lưu trữ vật lý sang môi trường số. Qua đó, lưu trữ được xác lập không chỉ là hoạt động nghiệp vụ, mà là công cụ quản trị nhà nước, bảo đảm tính liên tục của thông tin quản lý, cung cấp bằng chứng pháp lý và nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình trong môi trường quản lý số.
Như vậy, trong bối cảnh chuyển đổi số, lưu trữ được tái định vị từ chức năng bảo quản truyền thống sang quản trị dữ liệu lưu trữ, trở thành nền tảng thông tin quan trọng phục vụ xây dựng chính phủ số và quản trị nhà nước dựa trên dữ liệu.
3. Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ
Trên cơ sở Luật Chuyển đổi số năm 2025 và Luật Lưu trữ năm 2024, chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữđược đặt trong tổng thể đổi mới quản trị thông tin và dữ liệu của cơ quan nhà nước.
Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo nền tảng pháp lý trực tiếp khi chính thức thừa nhận tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số và quy định quản lý tài liệu theo vòng đời. Theo đó, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ có thể được hiểu là quá trình tổ chức lại việc tạo lập, quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu trên môi trường số, dựa trên dữ liệu số và các nền tảng số nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành và xây dựng chính phủ số.
Với cách tiếp cận này, công tác văn thư, lưu trữ không còn là hoạt động hậu cần thuần túy mà trở thành một bộ phận của hạ tầng dữ liệu nhà nước. Bản chất của chuyển đổi số trong lưu trữ thể hiện ở sự chuyển dịch từ quản lý hồ sơ, tài liệu theo phương thức truyền thống sang quản lý dữ liệu; từ thao tác thủ công sang quy trình số; từ lưu trữ giấy là chủ yếu sang lưu trữ số; và từ khai thác trực tiếp sang khai thác trực tuyến, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Từ góc độ quản trị dữ liệu, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ được triển khai theo một chuỗi logic xuyên suốt. Trước hết, dữ liệu phải được hình thành ngay từ đầu dưới dạng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.Nhờđó, dữ liệu được quản lý thống nhất thông qua các hệ thống quản lý văn bản và hệ thống lưu trữ điện tử, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu.
Tiếp theo là kết nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ với các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu dùng chung, khắc phục tình trạng phân tán, cát cứ thông tin giữa các cơ quan, đơn vị. . Trên nền tảng dữ liệu được liên thông, việc khai thác, phân tích và sử dụng dữ liệu phục vụ quản lý, điều hành và hoạch định chính sách trở thành mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số trong công tác lưu trữ. Như vậy, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ không chỉ dừng ở số hóa tài liệu, mà hướng tới tái cấu trúc toàn diện hoạt động văn thư, lưu trữ theo tiếp cận quản trị dữ liệu và quản lý xuyên suốt vòng đời tài liệu. Điều này, khẳng định vai trò mới của công tác lưu trữ như một hạ tầng dữ liệu quan trọng, phục vụ quản lý nhà nước và xây dựng chính phủ số trong bối cảnh hiện nay.
4. Cơ sở chính trị, pháp lý cho chuyển đổi số ngành Lưu trữ
4.1. Định hướng chính trị của Đảng về chuyển đổi số và yêu cầu đặt ra đối với ngành Lưu trữ
Trong tiến trình hiện đại hóa nền quản trị quốc gia, Đảng Cộng sản Việt Nam đã xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số là động lực then chốt thúc đẩy phát triển nhanh và bền vững đất nước, thể hiện rõ nhất qua việc ban hành Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị, trong đó nhấn mạnh yêu cầu khai thác hiệu quả các thành tựu của khoa học – công nghệ và chuyển đổi số nhằm nâng cao năng lực quản trị quốc gia, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước và chất lượng cung ứng dịch vụ công. Một trong những nội dung cốt lõi của Nghị quyết là việc khẳng định dữ liệu là tài nguyên mới, có vai trò quyết định trong việc hoạch định chính sách, tổ chức thực thi và giám sát quyền lực nhà nước.
Định hướng này đặt ngành Lưu trữ trước yêu cầu phải chuyển đổi căn bản về tư duy và phương thức hoạt động. Nếu như trước đây, công tác lưu trữ chủ yếu được nhìn nhận dưới góc độ bảo quản tài liệu lịch sử và phục vụ tra cứu hành chính, thì trong bối cảnh chuyển đổi số, lưu trữ cần được xem là nguồn cung cấp dữ liệu gốc có giá trị pháp lý cao, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định của Nhà nước. Nghị quyết số 57-NQ/TW đã mở ra không gian phát triển mới cho ngành Lưu trữ, đồng thời đặt ra yêu cầu chuyển dịch từ mô hình “quản lý tài liệu” sang mô hình “quản trị dữ liệu lưu trữ”, bảo đảm dữ liệu lưu trữ có khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác hiệu quả trong hệ thống dữ liệu quốc gia.
4.2. Luật Lưu trữ năm 2024 nền tảng pháp lý trực tiếp cho chuyển đổi số ngành Lưu trữ
Luật Lưu trữ năm 2024 là văn bản pháp lý có ý nghĩa nền tảng, trực tiếp điều chỉnh quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Luật đã thể chế hóa quan điểm coi tài liệu lưu trữ là tài sản thông tin đặc biệt của Nhà nước, đồng thời mở rộng phạm vi điều chỉnh đối với tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ số. Luật Lưu trữ năm 2024 xác định rõ khái niệm (Điều 2), nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 1 – Điều 37), nguyên tắc quản lý thống nhất (Điều 4), bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu trong môi trường số.
Một điểm đổi mới quan trọng của Luật là việc quy định quản lý xuyên suốt vòng đời tài liệu số, từ khâu hình thành, quản lý, sử dụng đến lưu trữ lâu dài (Điều 9, Điều 10). Cách tiếp cận này,khắc phục tình trạng chia cắt giữa công tác văn thư và lưu trữ, đồng thời, tạo cơ sở pháp lý cho việc tích hợp công tác lưu trữ ngay từ giai đoạn đầu của quá trình tạo lập văn bản điện tử. Bên cạnh đó, Luật cũng đặt nền móng pháp lý cho việc xây dựng kho lưu trữ số, cơ sở dữ liệu lưu trữ và các hình thức khai thác tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng (Điều 42, Điều 46), phù hợp với yêu cầu phát triển chính phủ số và nền hành chính số.Luật Lưu trữ năm 2024 đã đánh dấu bước chuyển quan trọng từ tư duy “bảo quản tài liệu” sang tư duy “bảo đảm và phát huy giá trị dữ liệu”, qua đó tái định vị vai trò chiến lược của ngành Lưu trữ trong hệ thống quản trị nhà nước hiện đại.
4.3. Luật Chuyển đổi số và yêu cầu tích hợp lưu trữ vào hạ tầng dữ liệu quốc gia
Luật Chuyển đổi số năm 2025 được Quốc hội thông qua sáng 11/12/2025, đây cũng là lần đầu tiên Việt Nam có một đạo luật quy định rõ ràng các khái niệm cốt lõi của chuyển đổi số, mở ra khung pháp lý thống nhất, tổng thể cho quá trình xây dựng chính phủ số, kinh tế số và xã hội số, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia,trong đó, nhấn mạnh vai trò trung tâm của dữ liệu số và hạ tầng số trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Điều 6 của Luật này, chuyển đổi số được thực hiện trên cơ sở bảo đảm lấy người dùng làm trung tâm (cán bộ, công chức, viên chức, người dân, doanh nghiệp…), đồng thời bảo đảm quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả dữ liệu số phục vụ quản trị và phát triển.
Đặc biệt, Luật Chuyển đổi số năm 2025 quy định rõ trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc xây dựng, quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số (Điều 15, Điều 16), coi dữ liệu là tài sản cần được quản trị theo nguyên tắc thống nhất, đồng bộ và an toàn. Trong hệ thống đó, dữ liệu lưu trữ với tư cách là dữ liệu gốc, có giá trị pháp lý và lịch sử giữ vai trò đặc biệt quan trọng, vừa là nguồn dữ liệu đầu vào cho các hệ thống thông tin, vừa là căn cứ để kiểm tra, giám sát và bảo đảm tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước.
Việc triển khai Luật Chuyển đổi số năm 2025 chuyển đổi số đặt ra yêu cầu ngành Lưu trữ phải tích hợp chặt chẽ vào hạ tầng dữ liệu số quốc gia, bảo đảm sự tương thích giữa hệ thống lưu trữ điện tử với các nền tảng số của Chính phủ. Đồng thời, công tác lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn, bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu theo quy định tại Điều 27 của Luật, qua đó, nâng cao độ tin cậy và giá trị sử dụng của dữ liệu lưu trữ trong môi trường số.
4.4. Hệ thống văn bản hướng dẫn chuẩn hóa nghiệp vụ và kỹ thuật lưu trữ điện tử
Trên cơ sở Luật Lưu trữ năm 2024 và Luật Chuyển đổi số năm 2025, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, đặc biệt là hạ tầng kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ. Nghị định quy định chi tiết về yêu cầu và quy mô của các kho lưu trữ, nhất là kho Lưu trữ số. Văn bản này định nghĩa rõ ba thành phần cốt lõi của kho lưu trữ số: Trung tâm dữ liệu (DC – Data Center), Trung tâm dữ liệu dự phòng (DR – Disaster Recovery) và Hệ thống lưu trữ rủi ro (RR – Risk Recovery). Điều đó thể hiện một tầm nhìn chiến lược về an ninh và tính liên tục trong hoạt động lưu trữ số. Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia và việc mất mát hoặc hư hỏng do thiên tai, thảm họa hoặc tấn công mạng là rủi ro không thể chấp nhận được. Một Trung tâm dữ liệu chính (DC) đáp ứng nhu cầu hàng ngày, nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro về điểm yếu đơn lẻ. Một Trung tâm dữ liệu dự phòng (DR) độc lập sẽ giảm thiểu rủi ro khi DC chính gặp sự cố cục bộ. Thậm chí, một hệ thống lưu trữ dự phòng (RR) hoàn toàn độc lập và không kết nối mạng là biện pháp phòng ngừa rủi ro cao nhất, đặc biệt với các thảm họa quy mô lớn hoặc các cuộc tấn công mạng nhằm phá hủy đồng thời cả DC và DR. Sự phân lớp hạ tầng này đòi hỏi nhân lực lưu trữ không chỉ am hiểu nghiệp vụ mà còn phải nắm chắc kiến thức về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và vận hành hạ tầng số và là một chiến lược quản lý rủi ro toàn diện, thể hiện sự nghiêm túc của Nhà nước trong việc bảo vệ dữ liệu.
Nghị định cũng đưa ra các quy định cụ thể về việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu. Dữ liệu từ các cơ quan, tổ chức ở cấp cơ sở phải được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương định kỳ 6 tháng một lần. Sau đó, dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương này phải cập nhật vào Cơ sở dữ liệu Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam định kỳ 12 tháng. Quy định về tần suất cập nhật này là giải pháp pháp lý trực tiếp để giải quyết vấn đề “hệ thống phần mềm giữa các cơ quan,… chưa thể liên thông”. Nó tạo ra một lộ trình bắt buộc để tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu, chuyển từ trạng thái tùy chọn sang bắt buộc, từ đó giải quyết các điểm nghẽn đã tồn tại.
Thông tư số 05/2025/TT-BNngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, bao gồm: Quy trình tạo lập, thu nhận, chỉnh lý, mô tả, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ số; Chuẩn siêu dữ liệu (metadata) áp dụng thống nhất toàn quốc; Tiêu chuẩn kỹ thuật đối với phần mềm và nền tảng lưu trữ số. Thông tư 05 yêu cầu các cơ quan phải có nhân sự phụ trách siêu dữ liệu và bảo đảm an ninh hệ thống lưu trữ số, thể hiện sự thay đổi căn bản về cơ cấu nhân lực. Việc triển khai đồng bộ các quy định này góp phần tăng cường liên thông giữa hệ thống quản lý văn bản và hệ thống lưu trữ điện tử, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng bảo quản lâu dài của tài liệu số. Đây là điều kiện tiên quyết để ngành Lưu trữ thực hiện hiệu quả chuyển đổi số, đáp ứng yêu cầu quản trị dữ liệu trong bối cảnh xây dựng Chính phủ số.
Có thể thấy, cơ sở chính trị, pháp lý cho chuyển đổi số ngành Lưu trữ ở Việt Nam hiện nay đã được hình thành tương đối đầy đủ, từ định hướng chiến lược của Đảng, khuôn khổ pháp luật chuyên ngành đến các quy định hướng dẫn kỹ thuật – nghiệp vụ. Sự thống nhất giữa Nghị quyết số 57-NQ/TW, Luật Chuyển đổi số năm 2025, Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn đã tạo nền tảng quan trọng để ngành Lưu trữ chuyển mình từ lĩnh vực hỗ trợ hành chính sang trụ cột hạ tầng dữ liệu phục vụ quản trị quốc gia, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong kỷ nguyên số.
5. Những thách thức đặt ra đối với ngành Lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số
Mặc dù hệ thống cơ sở chính trị, pháp lý cho chuyển đổi số ngành Lưu trữ ở Việt Nam đã từng bước được hoàn thiện, đặc biệt với sự ra đời của Luật Chuyển đổi số năm 2025 và Luật Lưu trữ năm 2024, song trên thực tế, ngành Lưu trữ vẫn đang phải đối mặt với nhiều thách thức mang tính cơ cấu và hệ thống. Những thách thức này không chỉ xuất phát từ điều kiện tổ chức thực hiện, mà còn liên quan đến nhận thức, nguồn lực và mức độ gắn kết của công tác lưu trữ với tiến trình chuyển đổi số chung của nền hành chính nhà nước.
Trước hết, nhận thức về vai trò của lưu trữ số và dữ liệu lưu trữ trong quản trị nhà nước chưa đồng đều giữa các cấp, các ngành và ngay trong nội bộ các cơ quan, tổ chức. Mặc dù Luật Chuyển đổi số năm 2025 đã xác định dữ liệu số là tài nguyên quan trọng, là nền tảng cho hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định của cơ quan nhà nước, song trong thực tiễn, không ít cơ quan vẫn coi công tác lưu trữ chủ yếu là hoạt động hậu cần hành chính, phục vụ lưu giữ hồ sơ sau khi công việc đã kết thúc. Cách tiếp cận này làm hạn chế vai trò của lưu trữ trong chuỗi giá trị dữ liệu, khiến dữ liệu lưu trữ chưa được khai thác hiệu quả như một nguồn thông tin chiến lược phục vụ quản lý, điều hành và hoạch định chính sách.
Thứ hai, hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống kho lưu trữ số chưa được đầu tư đồng bộ, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử trong môi trường số. Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ số và cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm bảo đảm quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử một cách an toàn (Điều 21, Điều 35). Tuy nhiên, trên thực tế, việc đầu tư cho hạ tầng lưu trữ số ở nhiều cơ quan còn manh mún, thiếu tính tổng thể và chưa gắn kết chặt chẽ với các nền tảng số dùng chung theo yêu cầu của Luật Chuyển đổi số năm 2025 (Điều 26). Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu lưu trữ điện tử phân tán, khó kết nối, chia sẻ và tiềm ẩn rủi ro về an toàn, an ninh thông tin.
Thứ ba, nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ còn hạn chế về kỹ năng quản trị dữ liệu và năng lực công nghệ số. Luật Chuyển đổi số năm 2025 nhấn mạnh yêu cầu phát triển nguồn nhân lực số trong khu vực công, coi đây là điều kiện then chốt để thực hiện thành công chuyển đổi số (Điều 17). Trong khi đó, đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ hiện nay phần lớn được đào tạo theo mô hình truyền thống, chú trọng nghiệp vụ bảo quản tài liệu giấy, chưa được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng về quản trị dữ liệu, phân tích thông tin, an toàn thông tin và vận hành hệ thống lưu trữ số. Khoảng cách này đang trở thành rào cản lớn đối với việc chuyển đổi vai trò của ngành Lưu trữ từ quản lý tài liệu sang quản trị dữ liệu lưu trữ trong môi trường số.
Theo tác giả Tạ Thị Liễu (2025) kết quả khảo sát người làm công tác lưu trữ chưa từng tham gia bất kỳ khóa đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn trong chuyên đổi số vẫn còn tỷ lệ 6,3%, thể hiện sự thiếu hụt rõ nét trong tiếp cận cơ hội đào tạo và chứng tỏ hoạt động bồi dưỡng chưa được triển khai thường xuyên, đồng bộ. Đây là hạn chế trong bối cảnh chuyển đổi số đang đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc chuẩn hóa năng lực và cập nhật kỹ năng công nghệ cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ3.
Ở nhóm đã tham gia đào tạo, tỷ lệ lựa chọn các khóa liên quan đến công nghệ chiếm ưu thế. Cụ thể, 36,7% tham gia khóa “Ứng dụng công nghệ trong lưu trữ”, và 19,5% tham gia khóa “Bảo mật và an toàn thông tin”4. Điều này cho thấy nhận thức về vai trò của công nghệ số và yêu cầu bảo vệ dữ liệu đã bước đầu hình thành trong đội ngũ cán bộ. Tuy nhiên, so với yêu cầu thực tế của công tác lưu trữ số (bao gồm quản trị dữ liệu, khai thác dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin), mức độ tham gia này vẫn còn khiêm tốn và chưa đáp ứng đầy đủ các năng lực cần thiết.
Các khóa đào tạo mang tính chuyên môn sâu hoặc kỹ năng thiết yếu cho môi trường số, như kỹ năng số hóa và chuyển đổi tài liệu (9,4%), kỹ năng làm việc trong môi trường số (9,4%), quản trị dữ liệu lưu trữ số (7,8%), và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ (7,8%), ghi nhận tỷ lệ tham gia thấp. Đáng lưu ý, khóa “Tư duy khai thác và phân tích dữ liệu” chỉ có 3,1% tham gia, một tỷ lệ rất thấp so với tầm quan trọng của năng lực phân tích dữ liệu trong hệ thống lưu trữ hiện đại. Kết quả này phản ánh sự thiếu hụt năng lực trong các nhóm kỹ năng bậc cao, vốn là nền tảng để quản lý, khai thác và tối ưu hóa dữ liệu trong hạ tầng lưu trữ số.
Thứ tư, sự liên thông giữa công tác văn thư, lưu trữ với các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước còn hạn chế. Mặc dù, Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định nguyên tắc quản lý xuyên suốt vòng đời tài liệ,u, từ khâu hình thành ở giai đoạn văn thư đến lưu trữ lâu dài ở giai đoạn lưu trữ hiện hành và lưu trữ vĩnh viễn ở giai đoạn lưu trữ lịch sử (Điều 9, Điều 10), và Luật Chuyển đổi số năm 2025 yêu cầu dữ liệu phải được kết nối, chia sẻ giữa các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước (Điều 16), song trong thực tiễn triển khai, nhiều hệ thống quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và lưu trữ điện tử vẫn vận hành rời rạc. Điều này làm giảm hiệu quả khai thác dữ liệu lưu trữ, hạn chế vai trò của lưu trữ trong việc cung cấp dữ liệu gốc, có giá trị pháp lý cho các nền tảng phục vụ quản lý, điều hành và giám sát hoạt động của bộ máy nhà nước.
Như vậy, có thể thấy rằng, bên cạnh những thuận lợi về hành lang pháp lý, ngành Lưu trữ Việt Nam đang đứng trước những thách thức không nhỏ trong tiến trình chuyển đổi số. Việc nhận diện đầy đủ và giải quyết hiệu quả các thách thức này là điều kiện tiên quyết để ngành Lưu trữ thực sự phát huy vai trò là trụ cột hạ tầng dữ liệu của quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ số và nền hành chính hiện đại theo tinh thần của Luật Chuyển đổi số năm 2025 và Luật Lưu trữ năm 2024.
6. Một số định hướng phát triển ngành Lưu trữ trong giai đoạn mới
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh theo định hướng của Đảng và Nhà nước, ngành Lưu trữ cần được phát triển trên cơ sở tái định vị vai trò, chức năng và phương thức hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của nền quản trị quốc gia hiện đại.
Thứ nhất, cần tái định vị ngành Lưu trữ trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia như một trụ cột của hạ tầng dữ liệu nhà nước. Luật Chuyển đổi số năm 2025 đã xác định dữ liệu số là tài nguyên quan trọng, là nền tảng cho hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định của cơ quan nhà nước. Trong hệ thống đó, dữ liệu lưu trữ với tư cách là dữ liệu gốc, có giá trị pháp lý và lịch sử phải được nhìn nhận như một cấu phần không thể thiếu của hạ tầng dữ liệu quốc gia. Việc tái định vị này không chỉ mang ý nghĩa nhận thức, mà còn là cơ sở để ưu tiên nguồn lực, hoàn thiện thể chế và tăng cường vai trò của ngành Lưu trữ trong tiến trình xây dựng chính phủ số.
Thứ hai, cần đẩy mạnh xây dựng kho lưu trữ số và cơ sở dữ liệu lưu trữ dùng chung, bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ và khả năng khai thác hiệu quả dữ liệu lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định rõ việc xây dựng kho lưu trữ số, cơ sở dữ liệu lưu trữ và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng (Điều 21, Điều 35). Đồng thời, Luật Chuyển đổi số năm 2025 yêu cầu các cơ quan nhà nước phải tổ chức kết nối, chia sẻ dữ liệu thông qua các nền tảng số dùng chung, tránh tình trạng phân tán, cát cứ dữ liệu (Điều 26, 33, 35). Trên cơ sở đó, việc phát triển kho lưu trữ số cần được thực hiện theo hướng tích hợp với các nền tảng dữ liệu quốc gia, bảo đảm dữ liệu lưu trữ vừa được bảo quản an toàn, lâu dài, vừa có khả năng khai thác, chia sẻ phục vụ quản lý, điều hành và hoạch định chính sách.
Thứ ba, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ số là định hướng mang tính quyết định đối với sự thành công của chuyển đổi số ngành Lưu trữ. Luật CĐS đã nhấn mạnh yêu cầu phát triển nguồn nhân lực số trong khu vực công, coi đây là điều kiện then chốt để thực hiện chuyển đổi số hiệu quả (Điều 17). Đối với ngành Lưu trữ, vấn đề này đòi hỏi phải đổi mới căn bản công tác đào tạo và bồi dưỡng theo hướng kết hợp kiến thức lưu trữ học truyền thống với các kỹ năng về công nghệ thông tin, quản trị dữ liệu, an toàn thông tin và phân tích dữ liệu. Chỉ khi đội ngũ làm công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ năng lực số, ngành Lưu trữ mới có thể chuyển từ mô hình quản lý tài liệu sang quản trị dữ liệu lưu trữ trong môi trường số.
Thứ tư, cần tăng cường liên thông giữa công tác văn thư, lưu trữ và quản lý dữ liệu, bảo đảm quản lý xuyên suốt vòng đời tài liệu từ khi hình thành đến lưu trữ lâu dài và khai thác sử dụng. Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định nguyên tắc quản lý thống nhất và xuyên suốt vòng đời tài liệu, bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 4). Đồng thời, Luật Chuyển đổi số năm 2025 yêu cầu dữ liệu phải được quản lý tập trung, kết nối và chia sẻ giữa các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước (Điều 24, Điều 26, Điều 33). Việc tăng cường liên thông giữa giai đoạn văn thư – lưu trữ – quản lý dữ liệu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu lưu trữ, mà còn góp phần bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của thông tin trong môi trường quản lý số.
Các định hướng trên cho thấy phát triển ngành Lưu trữ trong giai đoạn mới không chỉ là yêu cầu nội tại của lĩnh vực lưu trữ, mà còn là một bộ phận quan trọng trong chiến lược xây dựng Chính phủ số và nền quản trị quốc gia hiện đại. Việc triển khai đồng bộ các định hướng này sẽ góp phần khẳng định vai trò của ngành Lưu trữ như một trụ cột hạ tầng dữ liệu, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước trong kỷ nguyên số.
7. Kết luận
Chuyển đổi số đang làm thay đổi sâu sắc phương thức quản trị nhà nước, trong đó, dữ liệu số được xác lập là nguồn lực chiến lược phục vụ quản lý, điều hành và hoạch định chính sách. Trong môi trường số, lưu trữ không chỉ bảo đảm giữ gìn tài liệu có giá trị lịch sử và pháp lý, mà còn cung cấp dữ liệu có độ tin cậy cao cho hoạt động quản lý, điều hành, góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và chất lượng ra quyết định của bộ máy nhà nước. Điều đó, đòi hỏi ngành Lưu trữ Việt Nam phải tái định vị vai trò, chuyển từ chức năng bảo quản tài liệu theo cách tiếp cận truyền thống sang quản trị dữ liệu lưu trữ trong môi trường số. Việc ban hành Luật Chuyển đổi số năm 2025 và Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo lập hành lang pháp lý thống nhất, khẳng định vị trí quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hạ tầng dữ liệu phục vụ quản trị quốc gia.
Chú thích:
1. Quốc hội (2025). Luật Chuyển đổi số năm 2025.
2. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Chính trị (2019). Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia Cách mạng công nghiệp lần thứ tư.
2. Bộ Chính trị (2024). Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
3. Chính phủ (2020). Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm 2025.
4. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
5. Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
