Nguyễn Trọng Tâm
NCS Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Để quá trình chuyển đổi số diễn ra thành công và mang lại hiệu quả thực chất, việc xây dựng và phát triển hệ thống các chính sách được xem là yếu tố then chốt. Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) là tập đoàn kinh tế lớn, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an ninh năng lượng quốc gia. Với quy mô hoạt động rộng lớn và cơ cấu tổ chức phức tạp, EVN đang đối diện với nhiều thách thức trong công tác quản trị nội bộ, đặc biệt là trong hoạt động quản trị văn phòng. Bài viết đánh giá việc thực thi chính sách chuyển đổi số trong hoạt động quản trị văn phòng tại EVN, từ đó, đề xuất các giải pháp khả thi trong bối cảnh mới1.
Từ khóa: Chính sách chuyển đổi số; an ninh năng lượng; tập đoàn kinh tế; quản trị văn phòng; Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
1. Đặt vấn đề
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của mỗi cá nhân, tổ chức về cách làm việc và phương thức sản xuất trên môi trường số dựa trên các công nghệ mang tính đột phá của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, như: trí tuệ nhân tạo (AI), điện toán đám mây (Cloud computing), dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT) và chuỗi khối (Blockchain)… Với vai trò là tập đoàn kinh tế hàng đầu Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) đang thực hiện chuyển đổi số toàn diện trên 5 lĩnh vực trọng tâm, gồm: (1) Chuyển đổi số trong lĩnh vực sản xuất; (2) Kinh doanh và dịch vụ khách hàng; (3) Đầu tư xây dựng; (4) Quản trị nội bộ và (5) Nâng cao năng lực hạ tầng viễn thông, ứng dụng các nền tảng công nghệ số trong khai thác và triển khai các dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên, việc xây dựng và thực thi các chính sách chuyển đổi số phù hợp với đặc thù của Tập đoàn EVN đang trong quá trình triển khai và cần phải được nghiên cứu trong bối cảnh hiện nay.
2. Thực trạng chuyển đổi số trong hoạt động quản trị văn phòng tại EVN
Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số để cải tiến, tái cấu trúc các hoạt động, quy trình, văn hóa và trải nghiệm khách hàng trong tổ chức. Trong lộ trình chuyển đổi số, hệ thống các chính sách đồng bộ được xác định là công cụ quan trọng giúp các tổ chức nắm bắt và ứng dụng các công nghệ hiện đại; đồng thời, định hướng và điều chỉnh quá trình chuyển đổi số phù hợp với mục tiêu và đặc thù của mình. Nhận thức sâu sắc về các kết quả tích cực chuyển đổi số có thể mang lại, trên cơ sở Đề án tổng thể chuyển đổi số được Hội đồng Thành viên thông qua ngày 17/02/2021, EVN đã thành lập Ban Chỉ đạo chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ do Chủ tịch Hội đồng thành viên làm Trưởng ban, lãnh đạo Tập đoàn là Phó Trưởng ban. Ban Chỉ đạo đã ban hành Quy chế làm việc, thành lập 7 Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo do các lãnh đạo Tập đoàn làm Tổ trưởng, Tổ phó.
Trong hoạt động quản trị nội bộ, ngày 17/3/2021, Văn phòng Tập đoàn đã ban hành kế hoạch chuyển đổi số và cải cách hành chính trong các lĩnh vực, như: văn thư – lưu trữ; tài chính – kế toán; tổng hợp – quản trị; y tế; quản lý xe, công cụ dụng cụ, phòng họp… Nội dung kế hoạch đã xác định rõ và lượng hóa các chỉ tiêu chuyển đổi số cụ thể trong từng giai đoạn, gồm:
* Từ năm 2021 – 2022:
– Triển khai thống nhất Hệ thống văn phòng số (Digital Office).
– 100% lãnh đạo các cấp, chuyên viên Tập đoàn được trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến.
– 100% cán bộ, công nhân viên có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và sử dụng trong các ứng dụng giao dịch quản lý nội bộ.
– 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu số và được lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa.
– 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp được xây dựng trên hệ thống BI (Business Intelligence) và kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu số trên Hệ thống thông tin báo cáo phục vụ điều hành.
– 80% quy trình nghiệp vụ được số hóa và liên thông, riêng lĩnh vực văn phòng có 90% quy trình nghiệp vụ không sử dụng giấy.
– 80% cán bộ, công nhân viên sử dụng ứng dụng di động SmartEVN nhằm trao đổi, quản lý và cập nhật các luồng nghiệp vụ liên quan.
* Từ năm 2023 – 2025:
– 100% quy trình nghiệp vụ hoạt động của Tập đoàn được số hóa.
– 100% cán bộ, công nhân viên sử dụng ứng dụng di động SmartEVN nhằm trao đổi, quản lý và cập nhật các luồng nghiệp vụ liên quan.
– Xây dựng AI, kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn để tổng hợp và cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản.
– Đến hết năm 2025, chuyển đổi số trong hoạt động quản trị văn phòng sẽ góp phần đưa EVN trở thành doanh nghiệp số.
3. Tác động của chính sách chuyển đổi số đến hoạt động quản trị văn phòng tại EVN
Thứ nhất, các chính sách chuyển đổi số trong hoạt động quản trị văn phòng giúp nâng cao năng suất và hiệu quả giải quyết công việc. EVN là đơn vị đầu tiên trong toàn quốc thành công trong việc thiết lập trục liên thông văn bản thống nhất trong toàn Tập đoàn, là cơ sở quan trọng để kết nối vào trục liên thông văn bản quốc gia với các bộ, ngành, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố và các sở, ban, ngành… Việc áp dụng thống nhất hệ thống Digital Office đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Đến nay, hệ thống Digital Office đã cho phép cán bộ, nhân viên EVN trình ký, phát hành 100% văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến, lập hồ sơ điện tử, lưu trữ hoàn toàn trên môi trường mạng. Qua đó, giúp các ban, đơn vị trong Tập đoàn giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn.
Thứ hai, tiết kiệm chi phí. Theo số liệu thống kê, tính đến hết năm 2025, 100% các chương trình hội nghị tập huấn, đào tạo, họp chuyên đề, giao ban, hướng dẫn nghiệp vụ… đều được triển khai theo hình thức trực tuyến với hơn 25.000 lịch công tác được sắp xếp và quản lý; các hoạt động kiểm tra về kết quả lập hồ sơ, ký số được thực hiện thông qua văn phòng số, hệ thống phần mềm quản lý dùng chung SmartEVN và Portal. Chỉ tính riêng trong năm 2025, 100% công tác chỉ đạo điều hành được ứng dụng công nghệ thông tin, 95% văn bản gửi nhận qua trục liên thông EVN và trục liên thông văn bản quốc gia; 95% văn bản và hồ sơ được quản lý trên hệ thống D-Office; hình thành hơn 4.300 hồ sơ điện tử, tiếp nhận và lưu trữ hơn 2.700 hồ sơ giấy. Chi phí chuyển phát văn bản giấy qua đường bưu điện năm sau giảm hơn năm trước, các chi phí vận hành truyền thống, như: chi phí giấy tờ, in ấn, lưu trữ vật lý và chi phí đi lại, lưu trú giữa các đơn vị cũng giảm đáng kể. Tòa nhà EVN liên tiếp được vinh danh với các giải thưởng về sử dụng năng lượng hiệu quả2.
Thứ ba, cải thiện giao tiếp và khả năng phối hợp. Văn phòng Tập đoàn đã phối hợp với bộ phận ICTEVN để lưu đồ hóa và số hóa toàn bộ các quy trình giải quyết công việc trong văn phòng, tạo ra một hệ sinh thái chuyển đổi số hoạt động quản trị văn phòng tương đối hoàn chỉnh, cho phép giao tiếp, phối hợp và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận, cá nhân trong Tập đoàn được cải thiện mạnh mẽ, tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và cộng tác trực tuyến hiệu quả. Các tiện ích văn phòng, như: đăng ký phương tiện, theo dõi kế hoạch bảo dưỡng xe ô tô, đăng ký phòng họp, theo dõi sức khỏe, cấp phát thuốc, theo dõi thu nhập, thông báo chuẩn bị đến kỳ nâng lương, chuyển ngạch, bổ nhiểm lại hoặc nghỉ hưu đều được thông báo tự động qua app HRMS, SmartEVN hoặc gửi tin nhắn trực tiếp qua email, điện thoại… Tỷ lệ hài lòng của khách hàng và người lao động luôn được duy trì ở mức trên 96%3.
Thứ tư, tăng cường tính minh bạch và bảo mật. Tại EVN, hoạt động kiểm soát cán bộ, công nhân viên và khách hàng, phương tiện ra – vào cơ quan được thực hiện đồng bộ thông qua hình thức nhận diện khuôn mặt và tự động liên kết với phần mềm HRMS để đánh giá việc chấp hành nội quy lao động, tính ngày công, điểm thành tích để trả lương hằng tháng. Ngoài ra, việc triển khai quản lý giao nhận bưu phẩm, bưu kiện, văn bản đến trong tòa nhà EVN bằng sổ giao nhận điện tử thay thế số giao nhận văn bản theo cách ghi tay, ký tay truyền thống giúp việc theo dõi, giám sát các quy trình công việc trở nên minh bạch hơn; 100% cán bộ quản lý được cấp chữ ký số, Tập đoàn cũng đã ban hành 27.000 mã định danh điện tử để các đơn vị gửi – nhận văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản quốc gia… các chính sách về an toàn, bảo mật thông tin thông qua các giải pháp phân quyền trên hệ thống được đánh giá là bảo đảm tốt hơn cho dữ liệu của hoạt động quản trị văn phòng4.
Bên cạnh những tác động tích cực, vẫn tồn tại những khó khăn mà việc chuyển đổi số trong hoạt động quản trị văn phòng tại EVN đang phải đối mặt, gồm:
Một là, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Tập đoàn trải dài trên phạm vi toàn quốc, lĩnh vực quản lý đa dạng nên việc nghiên cứu quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước để thể chế hóa thành chính sách, lưu đồ hóa thành quy trình và mô tả phục vụ lập trình chuyển đổi số còn gặp nhiều khó khăn. EVN không có đơn vị chuyên trách về nghiên cứu khoa học, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới, trong khi đó, các công nghệ chuyển đổi số, công nghệ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 còn mới mẻ nên việc tiếp cận và hiểu để triển khai ứng dụng cần nhiều thời gian và nguồn lực. Tập đoàn cũng chưa xây dựng được cơ chế cho Quỹ đổi mới sáng tạo, do đó, việc đầu tư cho nghiên cứu, đổi mới sáng tạo còn mất nhiều thời gian trong quá trình phê duyệt thủ tục, làm giảm động lực của các cá nhân, tổ chức tham gia nghiên cứu.
Hai là, hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ. Cơ chế, chính sách cho việc thử nghiệm ứng dụng các công nghệ mới còn thiếu đồng bộ, gây khó khăn cho quá trình triển khai, trong đó một số cơ chế, như: đấu thầu không vận dụng được trong quá trình nghiên cứu thử nghiệm công nghệ mới. Một số đơn vị, đặc biệt là các Ban Quản lý dự án và các đơn vị cấp 3 gặp khó khăn do địa bàn hoạt động rộng, thời gian dự án ngắn, dẫn đến việc đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ gặp nhiều thách thức và đôi khi gây lãng phí.
Ba là, rào cản về tư duy và văn hóa. Thách thức lớn nhất không nằm ở công nghệ mà ở con người. Văn hóa “ngại thay đổi” và thói quen làm việc cũ, đặc biệt ở các cấp quản lý trung gian là một lực cản đáng kể. Khả năng lan tỏa tinh thần và áp dụng triệt để nội dung của các chính sách tới toàn bộ các ban, đơn vị trong hệ thống và tới từng cán bộ, nhân viên, người lao động còn nhiều khó khăn.
Bốn là, khoảng cách về năng lực số. Tại EVN, hoạt động đào tạo nội bộ thông qua hệ thống bài giảng và kiểm tra trực tuyến E-Learning đã mang lại các kết quả đáng kể trong công tác chuyển đổi số hoạt động quản trị văn phòng nhưng cũng bộc lộ rõ thực trạng có sự phân hóa trong việc tiếp cận công nghệ. Người lao động lớn tuổi hoặc công nhân trực tiếp sản xuất thường gặp khó khăn trong việc theo kịp các chính sách và ứng dụng mới. Đội ngũ chuyên gia nội bộ và nhân sự làm công tác chuyển đổi số, quản trị văn phòng tại một số đơn vị còn yếu, chưa đủ nguồn lực để làm tốt nhiệm vụ trong môi trường số.
Năm là, áp lực về nguồn lực. Việc các chính sách ưu tiên đầu tư cho các công nghệ hiện đại, như: AI, Big Data đòi hỏi kinh phí lớn, trong khi nguồn lực tài chính cho đào tạo và mua bản quyền phần mềm còn hạn chế.
4. Một số giải pháp
Việc chuyển đổi số của EVN trong thời gian tới cần được triển khai bám sát theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, đây được coi là “kim chỉ nam” để EVN tiếp tục thực hiện công cuộc đổi mới và chuyển đổi toàn diện, đóng góp vào sự phát triển chung của đất nước. Các giải pháp cụ thể, bao gồm:
Thứ nhất, EVN cần tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện và ban hành mới các chính sách chuyển đổi số nói chung và chuyển đổi số trong quản trị văn phòng nói riêng bảo đảm bám sát vào 5 quan điểm chỉ đạo về mục tiêu, cùng 7 nhóm nhiệm vụ, giải pháp đã được đề ra tại Nghị quyết số 57-NQ/TW. Các chính sách chuyển đổi số được xây dựng trong thời gian tới cần sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm ý tưởng, công nghệ mới một cách có kiểm soát; hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm đổi mới sáng tạo; làm điểm, làm nhanh, chia sẻ những ý tưởng mới, kinh nghiệm làm hay, từ đó, đánh giá và nhân rộng; đồng thời, cần thúc đẩy đổi mới và phát triển sáng tạo.
Thứ hai, chuyển đổi số thành công không chỉ đơn thuần là các giải pháp chính sách đầu tư vào công nghệ mà trước tiên là chuyển đổi về nhận thức của từng người lao động. EVN cần tiếp tục xây dựng các chính sách tập trung vào chương trình nâng cao nhận thức, đào tạo kỹ năng về chuyển đổi số, phát triển doanh nghiệp số cho lãnh đạo các cấp và toàn thể người lao động trên tinh thần chuyển đổi số không phải sự lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc, là trách nhiệm, là nghĩa vụ của toàn thể người lao động.
Thứ ba, Tập đoàn có hoạt động sản xuất – kinh doanh đa dạng, tích hợp theo chiều dọc, đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hầu hết các hoạt động, quy trình nghiệp vụ. Để bảo đảm chuyển đổi số thành công, các chính sách tại EVN trong thời gian tiếp theo cần nhận diện, lựa chọn và triển khai thực hiện có trọng tâm, trọng điểm và tập trung vào các lĩnh vực sau:
(1) Đầu tư cho nghiên cứu khoa học, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới thông qua việc thành lập đơn vị chuyên trách, thành lập quỹ đổi mới sáng tạo hoặc có cơ chế, chính sách phối hợp với các nhà trường, viện nghiên cứu để nhanh chóng tiếp cận và làm chủ công nghệ lõi.
(2) Số hóa khách hàng, các chính sách cần lấy khách hàng làm trung tâm, phân tích hành vi để cung cấp các dịch vụ gia tăng, bảo đảm khách hàng có trải nghiệm tốt, khả năng tương tác mọi lúc mọi nơi trên không gian số, không ngừng nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
(3) Ưu tiên số hóa dữ liệu với mục tiêu một hạ tầng, cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn Tập đoàn sử dụng một nền tảng chung, đồng nhất về công nghệ, giải pháp kỹ thuật và quản trị cơ sở dữ liệu. Chuẩn hóa, làm giàu cơ sở dữ liệu; đẩy mạnh thu thập, khai thác, phân tích dữ liệu từ hiện trường, kết nối với các hệ thống điều khiển, giám sát, vận hành để nâng cao giá trị dữ liệu của EVN, đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số.
(4) Số hóa quy trình nghiệp vụ, đẩy mạnh cải cách quy trình nghiệp vụ phù hợp với quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số trong Tập đoàn, khuyến khích đổi mới, sáng tạo. Trong công tác quản trị văn phòng, các chính sách này cần lấy người lao động làm trung tâm để xây dựng các ứng dụng số, cải tiến công việc bằng giải pháp mới cho việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, hỗ trợ tốt nhất cho công việc và tiết kiệm thời gian, sức lao động, như: nghiên cứu ứng dụng robort trong một số hoạt động lễ tân cho khách hàng đến liên hệ công tác tại tòa nhà EVN; ứng dụng AI để quản lý khách ra – vào tòa nhà kết hợp kiểm soát an ninh, chấm công; xây dựng app di động đối với các phần mềm dùng chung có nhiều người sử dụng; xây dựng tiêu chí đánh giá chấm điểm, xếp hạng chuyển đổi số; kiểm soát thời gian làm việc từ xa; triển khai thực hiện pháp điển hóa văn bản pháp luật trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
5. Kết luận
Trong bối cảnh EVN đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp số vào năm 2025, các chính sách phát triển chuyển đổi số trong quản trị văn phòng không chỉ đóng vai trò dẫn dắt mà còn là công cụ quan trọng để tái cấu trúc toàn diện phương thức làm việc, từ mô hình truyền thống sang môi trường số hóa hiện đại. Bài viết đánh giá tác động của chính sách đến hiệu quả vận hành thực tế, từ việc nâng cao năng suất lao động đến việc tối ưu hóa chi phí và tăng cường tính minh bạch trong quản trị nội bộ; đồng thời, chỉ ra những rào cản hiện hữu về hạ tầng kỹ thuật, khoảng cách năng lực số và đặc biệt là thách thức trong việc thay đổi tư duy, văn hóa doanh nghiệp. Trong tương lai, EVN cần có các nghiên cứu cụ thể về việc xây dựng cơ chế cho Quỹ đổi mới sáng tạo và mô hình đơn vị chuyên trách nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới để EVN có thể nhanh chóng làm chủ các công nghệ lõi. Việc hoàn thiện khung pháp điển hóa văn bản và các tiêu chí định lượng để đánh giá mức độ hài lòng của người lao động trong môi trường số cũng là những chủ đề tiềm năng nhằm bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chú thích:
1. Bài viết thuộc đề tài: Chính sách phát triển chuyển đổi số cho hoạt động quản trị văn phòng tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, mã số CS.2024.09.
2. Hội nghị công tác Văn phòng EVN năm 2025: Đẩy mạnh chuyển đổi số, ứng dụng AI trong quản trị. https://www.evn.com.vn/d/vi-VN/news/Hoi-nghi-cong-tac-Van-phong-EVN-nam-2025-Day-manh-chuyen-doi-so-ung-dung-AI-trong-quan-tri-60-12-504321
3. Đoàn Văn Huy (2023). Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN). Kỷ yếu hội thảo khoa học: Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng. H. NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, tr. 401
4. Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị – hiệu quả từ Tập đoàn Điện lực Việt Nam. https://www.evn.com.vn/d6/news/Chuyen-doi-so-trong-linh-vuc-quan-tri-hieu-qua-tu-Tap-doan-Dien-luc-Viet-Nam-142-203-29491.aspx
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Thông tin và Truyền thông (2020). Cẩm nang chuyển đổi số. H.NXB Thông tin và Truyền thông.
2. Vũ Minh Khương (2019). Dự báo tác động của chuyển đổi số tới kết quả sản xuất – kinh doanh của 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam, số 10/2019.
3. Trần Văn Hòa, Đoàn Minh Tuấn (2022). Chuyển đổi số trong doanh nghiệp Việt Nam: Thực trạng và đề xuất giải pháp chính sách. Tạp chí Kinh tế và Dự báo, tập 36, số 7 (2022).
4. Nguyễn Văn Hùng (2021). Chính sách phát triển chuyển đổi số tại Việt Nam: Cơ hội và Thách thức. Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, tập 45, số 3 (2021).
