TS. Nguyễn Kim Dung
Học viện Chiến lược, bồi dưỡng cán bộ xây dựng, Bộ Xây dựng
(Quanlynhanuoc.vn) – Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 được ban hành trong bối cảnh yêu cầu đổi mới quản trị nhà nước, tăng cường minh bạch và trách nhiệm giải trình ngày càng trở nên rõ nét. Bài viết nghiên cứu một cách hệ thống từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu thuộc bí mật nhà nước tại Bộ Xây dựng và đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện chính sách, quy trình, nghiệp vụ bảo đảm tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu bí mật nhà nước tại Bộ Xây dựng trong bối cảnh mới.
Từ khóa: Bảo vệ bí mật nhà nước; quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước; văn thư, lưu trữ.
1. Đặt vấn đề
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 thể hiện sự chuyển biến trong tư duy quản lý bí mật nhà nước theo hướng vừa bảo đảm yêu cầu bảo vệ thông tin quan trọng, vừa chú trọng đến tính khả thi trong tổ chức thực hiện và khả năng tiếp cận thông tin có điều kiện, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước.
Những năm qua, Bộ Xây dựng đã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: “Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật; nhà ở; thị trường bất động sản; vật liệu xây dựng; giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa, hàng hải, hàng không dân dụng trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật” (Điều 1 Nghị định số 33/2025/NĐ-CP ngày 25/02/2025). Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Xây dựng chứa đựng nhiều thông tin có giá trị về lĩnh vực xây dựng, trong đó có tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước, đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ, thống nhất và đúng quy định pháp luật.
Dưới góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, các quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước. Việc triển khai các yêu cầu của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 trong thực tiễn hoạt động của Bộ Xây dựng đặt ra nhiều vấn đề cần được phân tích, làm rõ nhằm bảo đảm sự thống nhất giữa quy định của pháp luật và tổ chức thực hiện. Trên cơ sở đó, bài viết tập trung phân tích các yêu cầu mới của Luật, nhận diện những khó khăn trong thực tiễn quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước và đề xuất một số kiến nghị hoàn thiện chính sách, quy trình, nghiệp vụ.
2. Yêu cầu mới của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đối với quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
2.1. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước là một quá trình nghiệp vụ có tính pháp lý cao, chịu sự ràng buộc chặt chẽ bởi mục đích, thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo quy định của pháp luật.
Thứ nhất, khoản 3 Điều 3 quy định: “Việc quản lý, sử dụng bí mật nhà nước bảo đảm đúng mục đích, thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật”. Quy định này không chỉ mang tính nguyên tắc pháp lý chung mà còn là cơ sở trực tiếp chi phối nghiệp vụ văn thư – lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước, bởi yêu cầu quản lý đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng trình tự, thủ tục chỉ có thể được bảo đảm thông qua việc tổ chức chặt chẽ các khâu hình thành, xử lý, lập hồ sơ, lưu trữ và khai thác hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước theo quy trình nghiệp vụ thống nhất và có kiểm soát.
Việc quy định chi tiết thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước theo từng độ mật (Điều 11) cho thấy yêu cầu đặc biệt cao đối với nghiệp vụ văn thư. Văn thư cơ quan không chỉ thực hiện thao tác kỹ thuật mà còn có trách nhiệm kiểm tra căn cứ pháp lý, thẩm quyền của người cho phép, bảo đảm việc sao, chụp được thực hiện đúng đối tượng, đúng mục đích, đúng phạm vi quản lý. Điều này khẳng định vai trò của văn thư như một “khâu kiểm soát thủ tục” quan trọng, góp phần bảo đảm tính hợp pháp và an toàn của hoạt động sử dụng hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước.
Thứ hai, các quy định tại Điều 12 về thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đã trực tiếp xác lập trách nhiệm cốt lõi của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Việc yêu cầu tài liệu bí mật nhà nước khi tiếp nhận, phát hành phải được thống kê theo trình tự thời gian và độ mật cho thấy, văn thư cơ quan phải quản lý chặt chẽ số lượng văn bản bí mật nhà nước. Quy định về vận chuyển, giao, nhận tài liệu mật tại Điều 13 và việc mang tài liệu mật ra khỏi nơi lưu giữ tại Điều 14 tiếp tục nhấn mạnh vai trò trực tiếp của văn thư cơ quan trong bảo đảm an toàn vật mang tin. Văn thư không chỉ là đầu mối thực hiện giao nhận mà còn có trách nhiệm ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, ký nhận và theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển, giao, nhận hồ sơ, tài liệu mật. Đối với nghiệp vụ lưu trữ, trách nhiệm của lưu trữ cơ quan không dừng ở kho lưu trữ mà mở rộng ra quá trình di chuyển của hồ sơ, tài liệu có nguy cơ mất mát, lộ lọt bí mật nhà nước có thể phát sinh.
Đặc biệt, các quy định tại Điều 15 và Điều 16 về cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài làm nổi bật yêu cầu kiểm soát chặt chẽ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm bảo đảm rằng việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước ở trong nước và nước ngoài chỉ được thực hiện khi có đầy đủ hồ sơ pháp lý, đúng thẩm quyền, đúng mục đích sử dụng và có cam kết bảo vệ bí mật nhà nước.
2.2. Xác định bí mật nhà nước đối với hồ sơ, tài liệu phải dựa trên căn cứ pháp luật, không theo cảm tính
Khoản 1 Điều 10 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 nhấn mạnh: “Việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước phải căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước và quy định của Luật này”; Điều 7 của Luật quy định về phạm vi thông tin thuộc về bí mật nhà nước, theo đó có 13 loại thông tin thuộc về bí mật nhà nước. Những quy định này cho thấy, việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của hồ sơ, tài liệu không được thực hiện theo cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân mà phải căn cứ chặt chẽ vào danh mục bí mật nhà nước và 13 loại thông tin thuộc bí mật nhà nước do Luật quy định. Đây là cơ sở pháp lý trực tiếp để công tác văn thư, lưu trữ thực hiện chức năng rà soát, đối chiếu nội dung thông tin ngay từ khâu soạn thảo, tiếp nhận và lập hồ sơ, nhằm xác định chính xác hồ sơ, tài liệu thuộc diện quản lý mật và mức độ bảo vệ tương ứng. Việc nhận diện và gắn độ mật chính xác ngay từ đầu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, giúp tránh tình trạng quản lý quá chặt gây cản trở hoạt động quản lý nhà nước hoặc quản lý lỏng lẻo làm phát sinh nguy cơ lộ, lọt bí mật nhà nước, đồng thời, bảo đảm tính thống nhất, minh bạch và đúng pháp luật trong quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước.
2.3. Rà soát, gia hạn, điều chỉnh độ mật và giải mật – yêu cầu cốt lõi đối với nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Dưới góc độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, các quy định của Luật Bảo vệ bí mật nước năm 2025 về thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước, gia hạn thời hạn bảo vệ, điều chỉnh độ mật và giải mật (từ Điều 19 – 22) đã xác lập cách tiếp cận quản lý bí mật nhà nước mang tính thường xuyên, liên tục và có cập nhật, thay vì coi việc xác định và bảo vệ bí mật nhà nước là hoạt động mang tính “một lần”. Cách tiếp cận này tác động trực tiếp và sâu sắc đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu mật trong suốt vòng đời thông tin.
Một là, Luật đặt ra yêu cầu đối với công tác văn thư, lưu trữ phải thường xuyên rà soát, đối chiếu hồ sơ, tài liệu đang quản lý với danh mục bí mật nhà nước hiện hành. Việc rà soát này nhằm kịp thời phát hiện những hồ sơ, tài liệu không còn thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc cần điều chỉnh độ mật cho phù hợp với bối cảnh mới. Do đó, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước không thể dừng lại ở khâu xác định độ mật ban đầu mà phải gắn với cơ chế theo dõi, kiểm tra và cập nhật trạng thái pháp lý của hồ sơ, tài liệu trong suốt quá trình lưu trữ.
Hai là, các quy định về gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước đặt ra yêu cầu văn thư, lưu trữ phải quản lý chặt chẽ thông tin về thời hạn bảo vệ của từng hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước. Trong nghiệp vụ lưu trữ, thời hạn bảo vệ trở thành một tiêu chí quản lý bắt buộc, cần được ghi nhận, theo dõi và cập nhật kịp thời để tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo vệ nhưng vẫn bị quản lý như tài liệu bí mật nhà nước, gây hạn chế không cần thiết cho việc khai thác, sử dụng hoặc ngược lại, chưa hết thời hạn bảo vệ nhưng không được quản lý đúng chế độ, làm phát sinh nguy cơ lộ, lọt bí mật nhà nước.
Ba là, việc điều chỉnh độ mật và giải mật theo nhu cầu thực tiễn tác động trực tiếp đến khâu lưu trữ và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Dưới góc độ nghiệp vụ, khi độ mật của hồ sơ, tài liệu được điều chỉnh hoặc khi tài liệu được giải mật, lưu trữ phải kịp thời cập nhật lại chế độ quản lý, điều kiện bảo quản và phương thức khai thác, sử dụng tương ứng. Điều này đòi hỏi phải có quy trình nghiệp vụ rõ ràng nhằm bảo đảm sự thống nhất giữa tình trạng pháp lý của hồ sơ, tài liệu với cách thức tổ chức lưu trữ và phục vụ khai thác.
2.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số bảo đảm an toàn thông tin nhưng không cản trở hoạt động quản lý nhà nước
Điều 2 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 quy định: “Bí mật nhà nước được chứa đựng trong tài liệu (gồm cả văn bản giấy, văn bản điện tử), vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc các dạng khác”; Điều 5 quy định: cấm “Sử dụng trí tuệ nhân tạo hoặc công nghệ mới để xâm phạm bí mật nhà nước; đăng tải bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng tải, phát tán bí mật nhà nước trên mạng Internet, mạng viễn thông”; cấm “soạn thảo, lưu giữ tài liệu bí mật nhà nước trên máy tính hoặc thiết bị khác đang kết nối với mạng máy tính (trừ mạng LAN độc lập)”. Từ các quy định của Luật, có thể hiểu, trong bối cảnh chuyển đổi số, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước dưới góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ phải được tổ chức theo hướng quản lý chặt chẽ, toàn diện và xuyên suốt toàn bộ vòng đời của hồ sơ, tài liệu, không phụ thuộc vào hình thức tồn tại là văn bản giấy hay văn bản điện tử. Ngay từ khâu hình thành thông tin, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc cho đến các khâu tiếp nhận, xử lý, giao nộp, bảo quản, khai thác và tiêu hủy, hồ sơ, tài liệu mật phải được nhận diện kịp thời, xác định đúng độ mật và áp dụng chế độ quản lý tương ứng theo quy định của pháp luật. Công tác văn thư có trách nhiệm bảo đảm việc phân loại, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu mật một cách riêng biệt, không để lẫn với hồ sơ, tài liệu thông thường; đồng thời kiểm soát chặt chẽ môi trường soạn thảo, xử lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu mật, đặc biệt trong môi trường số.
Việc xử lý hồ sơ, tài liệu mật phải được thực hiện trong các điều kiện kỹ thuật an toàn, tách biệt với môi trường mạng mở, bảo đảm không phát sinh nguy cơ lộ, lọt bí mật nhà nước trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ mới. Điều này đòi hỏi nghiệp vụ văn thư không chỉ tuân thủ quy trình hành chính truyền thống mà còn phải gắn chặt với các yêu cầu về an toàn thông tin, kiểm soát truy cập và sử dụng thiết bị, phần mềm. Dưới góc độ lưu trữ, hồ sơ, tài liệu mật phải được tổ chức bảo quản an toàn, lâu dài, phù hợp với độ mật và thời hạn bảo vệ; việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử phải tuân thủ quy trình riêng, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng kiểm soát trong suốt thời gian lưu trữ. Hoạt động khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu mật phải được kiểm soát nghiêm ngặt về thẩm quyền, mục đích và phạm vi sử dụng, hạn chế tối đa việc sao chép, trích xuất trái phép, nhất là đối với hồ sơ, tài liệu mật dưới dạng số.
3. Những khó khăn khi triển khai quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước tại Bộ Xây dựng
3.1. Khó khăn trong việc bảo đảm tính pháp lý, thẩm quyền và trình tự, thủ tục trong quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước
Mặc dù Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đã xác lập khuôn khổ pháp lý đầy đủ, thống nhất và có tính cập nhật cao đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước, song khi tổ chức thực hiện tại Bộ Xây dựng sẽ còn tồn tại những khoảng cách nhất định giữa yêu cầu của Luật với các quy định nội bộ và cách thức triển khai nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.
Thứ nhất, Quyết định số 1063-QĐ/BXD ngày 11/7/2025 về ban hành Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Xây dựng, Điều 7 quy định: “ Đối với văn bản mật đến, thực hiện lưu trữ tập trung tại bộ phận văn thư, lưu trữ hoặc chuyển giao bản chính theo bút phê chỉ đạo của Lãnh đạo cho cơ quan chủ trì thực hiện. Riêng đối với bí mật nhà nước đến Bộ, thực hiện lưu trữ bản chính tại bộ phận Văn thư, Lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng Bộ”. Quy định này nhằm tăng cường kiểm soát an toàn đối với tài liệu bí mật nhà nước nhưng trên thực tế lại chưa phù hợp với quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, văn bản đến sau khi đăng ký phải được chuyển giao kịp thời cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết và được lập hồ sơ trong quá trình xử lý công việc. Đồng thời, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 cũng yêu cầu quản lý bí mật nhà nước gắn với mục đích sử dụng và trách nhiệm của chủ thể trực tiếp khai thác, sử dụng thông tin. Việc tập trung lưu giữ tài liệu bí mật nhà nước tại Văn thư trong suốt quá trình xử lý có thể dẫn đến tình trạng tách rời hồ sơ bí mật nhà nước khỏi hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc lập hồ sơ đầy đủ, toàn diện và ảnh hưởng đến tính liền mạch của hồ sơ trong suốt vòng đời hình thành và sử dụng.
Thứ hai, quy định về thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu mật trong Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Xây dựng chưa được cập nhật kịp thời theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025, dẫn đến hạn chế tính linh hoạt trong tổ chức thực hiện. Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đã mở rộng và làm rõ thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước, trong đó cho phép cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thực hiện thẩm quyền này theo chức trách, nhiệm vụ được giao, không phụ thuộc vào việc có hay không có văn bản ủy quyền riêng lẻ (Điều 11). Tuy nhiên, Điều 6 quy định: “Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có thể thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền (văn bản ủy quyền theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 của Quy chế này)”. Quy định này thể hiện cách tiếp cận thận trọng và tạo ra khoảng cách giữa quy định nội bộ và tinh thần phân cấp, phân quyền của Luật, làm phát sinh thêm thủ tục hành chính, kéo dài thời gian xử lý công việc và chưa đáp ứng yêu cầu linh hoạt trong quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu mật phục vụ hoạt động quản lý nhà nước.
Thứ ba, từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, các quy định trong Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Xây dựng cho thấy, vai trò “gác cổng thủ tục” của văn thư được đặt ra rất cao nhưng lại chưa đi kèm với cơ chế phân định rõ trách nhiệm giữa văn thư và đơn vị chuyên môn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước. Trong khi Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 nhấn mạnh yêu cầu quản lý đúng mục đích, đúng thẩm quyền và xuyên suốt vòng đời thông tin thì Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Xây dựng vẫn có xu hướng tiếp cận quản lý tài liệu bí mật nhà nước chủ yếu theo khâu tiếp nhận và lưu giữ, chưa làm rõ trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trực tiếp tạo lập, xử lý và sử dụng hồ sơ mật trong quá trình giải quyết công việc. Điều này có thể dẫn đến tình trạng văn thư phải gánh vác những trách nhiệm vượt quá chức năng nghiệp vụ thuần túy, trong khi hiệu quả kiểm soát nội dung và mục đích sử dụng tài liệu bí mật nhà nước lại chưa được bảo đảm một cách đầy đủ.
Như vậy, khoảng cách giữa yêu cầu của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 và quy định, thực tiễn quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước tại Bộ Xây dựng vẫn còn tồn tại những vướng mắc. Đây là những vấn đề cần được tiếp tục rà soát, sửa đổi và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.
3.2. Thiếu gắn kết giữa Danh mục bí mật nhà nước với cấu trúc và nội dung hồ sơ, tài liệu chuyên ngành xây dựng đã tạo ra khoảng trống trong triển khai nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Theo Điều 1 Thông tư số 07/2025/TT-BXD ngày 15/5/2025 quy định “Tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng gồm các lĩnh vực: quy hoạch, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật; nhà ở; bất động sản; vật liệu xây dựng; an toàn lao động trong thi công xây dựng; đăng kiểm; đường bộ; đường sắt; đường thủy nội địa; hàng hải; hàng không và hồ sơ, tài liệu tổng hợp chung”. Như vậy, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình, phản ánh toàn diện hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây dựng.
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 không thiết kế danh mục bí mật nhà nước theo từng lĩnh vực quản lý chuyên ngành mà quy định 13 loại thông tin thuộc bí mật nhà nước theo tính chất, nội dung và mức độ ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, dân tộc. Trong khi đó, Quyết định số 2440/QĐ-TTg ngày 05/11/2025 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật nhà nước trong lĩnh vực xây dựng và giao thông vận tải mới chỉ xác định một số nhóm tài liệu cụ thể thuộc diện bí mật nhà nước, chủ yếu là các báo cáo chuyên biệt liên quan đến sự cố kỹ thuật, kiểm tra, nghiệm thu và điều tra sự cố công trình, với mức độ Mật.
Trên thực tế, nhiều loại hồ sơ chuyên ngành xây dựng, như: hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự án, hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu kỹ thuật (không gắn với sự cố), tài liệu thẩm định, đánh giá chuyên môn… có thể chứa thông tin nhạy cảm về kỹ thuật, công nghệ, phương án tổ chức thực hiện hoặc thông tin quản lý nhà nước quan trọng. Tuy nhiên, Danh mục bí mật nhà nước hiện hành chưa có hướng dẫn cụ thể để xác định những loại hồ sơ này có thuộc diện quản lý mật hay không và nếu có thì áp dụng mức độ bảo vệ nào.
Do Danh mục được xây dựng theo hướng liệt kê một số nhóm tài liệu rất hẹp, chưa gắn với cấu trúc hồ sơ công việc và đặc thù hồ sơ chuyên ngành xây dựng nên không đáp ứng đầy đủ yêu cầu xử lý các hồ sơ có nội dung mật và không mật đan xen – vốn là đặc trưng phổ biến trong hoạt động quản lý xây dựng. Trong bối cảnh đó, cán bộ, công chức trong quá trình soạn thảo và lập hồ sơ, xử lý hồ sơ công việc buộc phải tự phân tích nội dung, vận dụng pháp lý để quyết định việc phân loại và gắn độ mật cho hồ sơ, tài liệu, trong khi Luật lại yêu cầu việc xác định độ mật phải căn cứ chặt chẽ vào danh mục và phạm vi thông tin thuộc bí mật nhà nước, không được thực hiện theo cảm tính.
Chính sự thiếu gắn kết giữa Danh mục bí mật nhà nước với cấu trúc và nội dung hồ sơ, tài liệu chuyên ngành xây dựng đã tạo ra khoảng trống trong triển khai nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, làm giảm tính thống nhất, minh bạch và nhất quán trong quản lý hồ sơ, tài liệu mật tại Bộ Xây dựng.
3.3. Khó khăn trong tổ chức thực hiện yêu cầu rà soát, gia hạn, điều chỉnh độ mật và giải mật hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đã xác lập rõ yêu cầu rà soát thường xuyên, gia hạn thời hạn bảo vệ, điều chỉnh độ mật và giải mật hồ sơ, tài liệu mật như một nội dung cốt lõi trong quản lý bí mật nhà nước, song trong thực tiễn tại Bộ Xây dựng, việc tổ chức thực hiện các yêu cầu này từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ sẽ còn nhiều khó khăn.
Thứ nhất, khó khăn trong tổ chức rà soát thường xuyên hồ sơ, tài liệu mật.
Theo yêu cầu của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025, việc rà soát hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước không phải là hoạt động mang tính thời điểm mà phải được thực hiện thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình quản lý. Tuy nhiên, trên thực tế, khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong lĩnh vực xây dựng rất lớn, nội dung đa dạng, nhiều hồ sơ chứa đựng đồng thời thông tin mật và không mật. Trong khi đó, chưa có quy trình nghiệp vụ cụ thể hướng dẫn việc rà soát định kỳ theo từng loại hồ sơ, từng nhóm thông tin. Điều này khiến công tác rà soát chủ yếu vẫn mang tính bị động, chỉ được thực hiện khi có yêu cầu cụ thể hoặc khi phát sinh vụ việc, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý thường xuyên theo tinh thần của Luật.
Từ Điều 20 – 22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 quy định: “Chính phủ quy định việc gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước đối với văn bản điện tử bí mật nhà nước; “Chính phủ quy định việc điều chỉnh độ mật của văn bản điện tử bí mật nhà nước”; “Chính phủ quy định việc giải mật đối với văn bản điện tử bí mật nhà nước”. Thực tế, yêu cầu rà soát, gia hạn, điều chỉnh độ mật và giải mật hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước rất phức tạp, khi được lưu trữ trên nhiều hệ thống, nhiều nền tảng khác nhau. Việc theo dõi trạng thái pháp lý của hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước, cập nhật kịp thời thay đổi về độ mật hoặc thời hạn bảo vệ đòi hỏi sự đồng bộ giữa nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và giải pháp kỹ thuật, trong khi thực tiễn triển khai vẫn còn nhiều hạn chế. Điều này làm gia tăng nguy cơ hồ sơ, tài liệu đã thay đổi trạng thái pháp lý nhưng chưa được cập nhật tương ứng trong hệ thống quản lý, ảnh hưởng đến hiệu quả bảo vệ bí mật nhà nước và khai thác, sử dụng thông tin.
Thứ hai, khó khăn do sự phối hợp chưa đồng bộ giữa bộ phận văn thư – lưu trữ và các đơn vị chuyên môn.
Yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu mật theo hướng thường xuyên rà soát, cập nhật đặt ra đòi hỏi cao về sự phối hợp chặt chẽ giữa văn thư – lưu trữ và đơn vị chuyên môn trong suốt vòng đời hồ sơ. Tuy nhiên, trong thực tế, trách nhiệm rà soát, đề xuất điều chỉnh độ mật hoặc giải mật chưa được phân định rõ ràng giữa các chủ thể. Nhiều trường hợp, đơn vị chuyên môn chưa chủ động phối hợp với văn thư – lưu trữ trong việc cung cấp thông tin, đánh giá mức độ cần tiếp tục bảo vệ bí mật nhà nước, dẫn đến việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật chưa thống nhất và thiếu tính chủ động. Trong thực tiễn, việc điều chỉnh độ mật và giải mật thường liên quan trực tiếp đến nội dung chuyên môn sâu của hồ sơ, tài liệu xây dựng, trong khi văn thư, lưu trữ không phải là chủ thể nắm giữ đầy đủ thông tin chuyên ngành. Điều này dẫn đến sự phụ thuộc lớn vào ý kiến của đơn vị chuyên môn, làm cho quá trình điều chỉnh độ mật và giải mật kéo dài, thậm chí bị bỏ ngỏ, chưa được thực hiện kịp thời và đồng bộ theo yêu cầu của Luật.
Như vậy, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đã xác lập rõ yêu cầu quản lý bí mật nhà nước theo hướng thường xuyên rà soát, cập nhật trong bảo vệ bí mật nhà nước, song việc tổ chức thực hiện các yêu cầu này tại Bộ Xây dựng từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Đây là những vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện cả về quy trình nghiệp vụ và cơ chế phối hợp nhằm bảo đảm tính khả thi và hiệu quả của Luật trong thực tiễn.
3.4. Khó khăn khi quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số
Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số và xây dựng chính phủ số, việc quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số theo yêu cầu của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đặt ra nhiều thách thức đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Xây dựng. Những khó khăn này không chỉ xuất phát từ yêu cầu pháp lý chặt chẽ của Luật mà còn từ thực tiễn tổ chức nghiệp vụ và điều kiện kỹ thuật hiện nay.
Một là, khó khăn trong việc kiểm soát môi trường soạn thảo, xử lý hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước. Theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025, việc soạn thảo, lưu giữ tài liệu bí mật nhà nước trên các thiết bị đang kết nối mạng mở bị nghiêm cấm, trừ trường hợp sử dụng mạng LAN độc lập. Tuy nhiên, trong thực tiễn quản lý công việc tại Bộ Xây dựng, hoạt động xử lý hồ sơ điện tử ngày càng phổ biến, nhiều công việc chuyên môn được thực hiện trên các hệ thống thông tin dùng chung. Việc tách biệt hoàn toàn môi trường xử lý hồ sơ, tài liệu mật với môi trường mạng mở gặp không ít khó khăn, đặc biệt trong các trường hợp hồ sơ có nội dung vừa mật vừa không mật hoặc hồ sơ phát sinh trong quá trình xử lý công việc điện tử liên thông.
Hai là, khó khăn trong việc phân loại, lập hồ sơ và quản lý riêng biệt hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số. Nhiều hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ hiện nay chưa được thiết kế riêng cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước theo từng độ mật và thời hạn bảo vệ. Điều này khiến công tác phân loại, lập hồ sơ và kiểm soát truy cập đối với hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước gặp khó khăn, tiềm ẩn nguy cơ truy cập trái phép hoặc sử dụng không đúng thẩm quyền.
Ba là, khó khăn trong bảo đảm an toàn thông tin và kiểm soát việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước. Hoạt động khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu mật trong môi trường số tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn so với hồ sơ giấy, do khả năng sao chép, trích xuất, phát tán thông tin nhanh và khó kiểm soát. Trong khi đó, các biện pháp kỹ thuật bảo đảm an toàn thông tin, kiểm soát truy cập, ghi vết khai thác chưa được triển khai đồng bộ và thống nhất. Điều này đặt ra thách thức lớn cho nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong việc vừa bảo đảm an toàn bí mật nhà nước, vừa đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành.
Bốn là, khó khăn trong phối hợp giữa nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và bộ phận công nghệ thông tin. Quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số không chỉ là vấn đề nghiệp vụ văn thư – lưu trữ mà còn gắn chặt với hạ tầng kỹ thuật và giải pháp công nghệ thông tin. Tuy nhiên, trong thực tiễn, sự phối hợp giữa bộ phận văn thư – lưu trữ và bộ phận công nghệ thông tin trong việc xây dựng, vận hành và kiểm soát hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước chưa thực sự chặt chẽ. Điều này làm giảm hiệu quả triển khai các yêu cầu của Luật năm 2025, đặc biệt là yêu cầu quản lý xuyên suốt vòng đời hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nươc trong môi trường số.
Từ những khó khăn nêu trên có thể thấy, việc thực hiện yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 tại Bộ Xây dựng không chỉ đòi hỏi sự hoàn thiện về quy định pháp lý mà còn cần sự đồng bộ về quy trình nghiệp vụ, tổ chức thực hiện và giải pháp kỹ thuật. Đây là vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện nhằm bảo đảm vừa an toàn thông tin, vừa không cản trở hoạt động quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
4. Một số đề xuất kiến nghị
Thứ nhất, rà soát, sửa đổi Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Xây dựng theo hướng bảo đảm tính thống nhất với Luật Bảo vệ bí mật năm 2025.
Bộ Xây dựng cần tổ chức rà soát toàn diện Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành, kịp thời sửa đổi, bổ sung các quy định chưa phù hợp với Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 và các văn bản pháp luật có liên quan. Trong đó, cần đặc biệt chú trọng: điều chỉnh quy định về quản lý, lưu giữ văn bản, tài liệu bí mật nhà nước theo hướng bảo đảm vừa kiểm soát an toàn, vừa không tách rời hồ sơ, tài liệu mật khỏi hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết nhiệm vụ, phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Cần cập nhật đầy đủ quy định về thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu mật theo tinh thần phân cấp, phân quyền của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025, hạn chế phát sinh thủ tục hành chính không cần thiết, bảo đảm tính linh hoạt và kịp thời trong hoạt động quản lý, điều hành; đồng thời, làm rõ trách nhiệm của từng chủ thể trong quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước, tránh tình trạng dồn trách nhiệm sang bộ phận văn thư – lưu trữ hoặc tiếp cận quản lý thuần túy theo khâu lưu giữ.
Thứ hai, khắc phục khoảng trống giữa Danh mục bí mật nhà nước và thực tiễn hồ sơ chuyên ngành Xây dựng.
Để khắc phục khoảng trống giữa Danh mục bí mật nhà nước và thực tiễn hồ sơ chuyên ngành xây dựng, Bộ Xây dựng cần xây dựng các hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể nhằm: (1) Liên kết Danh mục bí mật nhà nước với từng nhóm hồ sơ công việc, hồ sơ chuyên ngành phổ biến trong lĩnh vực xây dựng; (2) Hướng dẫn cách nhận diện, xử lý các hồ sơ có nội dung mật và không mật đan xen, bảo đảm vừa tuân thủ Luật, vừa phù hợp với đặc thù chuyên môn; (3) Tăng cường tính thống nhất, minh bạch và nhất quán trong việc xác định, quản lý độ mật của hồ sơ, tài liệu ngay từ khâu hình thành và lập hồ sơ. Những hướng dẫn này sẽ giúp giảm sự phụ thuộc vào cách hiểu chủ quan của từng cá nhân, đồng thời nâng cao tính khả thi của việc quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong thực tiễn.
Thứ ba, xây dựng và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ rà soát, gia hạn, điều chỉnh độ mật và giải mật hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước.
Bộ Xây dựng cần xây dựng quy trình nghiệp vụ cụ thể đối với việc rà soát, gia hạn thời hạn bảo vệ, điều chỉnh độ mật và giải mật hồ sơ, tài liệu mật, trong đó: quy định rõ chu kỳ, phương thức rà soát đối với từng nhóm hồ sơ, tài liệu; phân định rõ trách nhiệm giữa đơn vị chuyên môn và bộ phận văn thư – lưu trữ trong việc đề xuất, thẩm định và thực hiện các quyết định liên quan đến độ mật và thời hạn bảo vệ; bảo đảm các hoạt động này được thực hiện thường xuyên, liên tục trong suốt vòng đời hồ sơ, tài liệu, thay vì mang tính bị động hoặc chỉ thực hiện khi có yêu cầu phát sinh. Việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả thực thi Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quản lý hồ sơ, tài liệu mật.
Thứ tư, tăng cường quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong môi trường số gắn với bảo đảm an toàn thông tin.
Trong điều kiện chuyển đổi số, Bộ Xây dựng cần có giải pháp tổng thể nhằm quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước một cách an toàn, hiệu quả, để từng bước hoàn thiện hệ thống kỹ thuật phục vụ quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử bí mật nhà nước theo từng độ mật và thời hạn bảo vệ, bảo đảm khả năng kiểm soát truy cập, ghi vết khai thác và cập nhật trạng thái pháp lý của hồ sơ; cần tập trung xây dựng cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận văn thư – lưu trữ và bộ phận công nghệ thông tin trong thiết kế, vận hành và kiểm soát hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước; đồng thời, bảo đảm việc ứng dụng công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ mới không làm gia tăng nguy cơ lộ, lọt bí mật nhà nước hay cản trở hoạt động quản lý nhà nước.
Thứ năm, nâng cao nhận thức và năng lực thực hiện của đội ngũ cán bộ, công chức.
Bên cạnh hoàn thiện chính sách và quy trình, nghiệp vụ, Bộ Xây dựng cần chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về bảo vệ bí mật nhà nước cho đội ngũ cán bộ, công chức, đặc biệt là những người trực tiếp tham gia soạn thảo, xử lý và lập hồ sơ công việc. Nội dung bồi dưỡng cần gắn với thực tiễn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu mật truyền thống và trong môi trường số nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và năng lực thực thi Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025.
5. Kết luận
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025 đã đặt ra những yêu cầu mới đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước trong các cơ quan nhà nước, trong đó có Bộ Xây dựng. Từ góc độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, việc nhận diện rõ những bất cập trong quy định và thực tiễn thực hiện là cơ sở quan trọng để đề xuất các giải pháp hoàn thiện chính sách.
Việc hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước theo hướng rõ ràng, thống nhất và khả thi không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả bảo vệ bí mật nhà nước mà còn đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, minh bạch hóa và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây dựng.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Công an (2020). Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Bộ Xây dựng (2025). Thông tư số 07/2025/TT-BXD ngày 15/5/2025 quy định thời hạn lưu trữ, hồ sơ tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng.
3. Bộ Xây dựng (2025). Quyết định số 1063-QĐ/BXD ngày 11/7/2025 về ban hành Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Xây dựng.
4. Chính phủ (2020). Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Chính phủ (2025). Nghị định số 33/2025/NĐ-CP ngày 25/02/2025 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng.
6. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 quy định về công tác văn thư.
7. Đại học Quốc gia Hà Nội – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (2025). Kỷ yếu hội thảo khoa học: Quản trị dữ liệu, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh phát triển chính phủ số ở Việt Nam. H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
8. Vũ Thị Phụng (chủ biên, 2021). Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng. H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
9. Quốc hội (2018, 2025). Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 (sửa đổi, bổ sung năm 2025).
10. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
11. Thủ tướng Chính phủ (2025). Quyết định số 2440/QĐ-TTg ngày 05/11/2025 ban hành Danh mục bí mật nhà nước trong lĩnh vực xây dựng và giao thông vận tải.
12. Quy định tiếp cận thông tin tài liệu thuộc về bí mật nhà nước ở một số quốc gia và Việt Nam. https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/06/17/quy-dinh-tiep-can-thong-tin-tai-lieu-thuoc-ve-bi-mat-nha-nuoc-o-mot-so-quoc-gia-va-viet-nam/
