ThS. Vũ Thị Thùy Dung
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết nêu rõ tình trạng chưa đồng bộ giữa thể chế và nhân lực trong triển khai công tác văn thư điện tử, dù khung pháp lý và hạ tầng công nghệ đã từng bước hoàn thiện, năng lực cán bộ văn thư về công nghệ, quản trị dữ liệu và bảo mật còn hạn chế, khiến hiệu quả vận hành hệ thống chưa cao. Từ đó, đề xuất hoàn thiện chuẩn thể chế và kỹ thuật, phát triển nhân lực theo khung năng lực số và tăng cường cơ chế phối hợp, giám sát để đưa văn thư điện tử vào hoạt động thực chất.
Từ khóa: Văn thư điện tử, hệ thống văn bản, nhân lực văn thư, quản trị dữ liệu, năng lực số, Chính phủ số.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và xây dựng Chính phủ điện tử/Chính phủ số, hệ thống văn bản về công tác văn thư không chỉ là công cụ kỹ thuật hành chính mà còn bảo đảm dòng chảy thông tin chính xác, kịp thời, an toàn cho quản lý nhà nước. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư cùng các văn bản hướng dẫn đã đặt nền móng pháp lý quan trọng cho việc hình thành hệ thống quy định điều chỉnh công tác văn thư điện tử hiện đại.
Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy khoảng cách đáng kể giữa thể chế và nhân lực. Quy định pháp lý tiến nhanh, tiếp cận chuẩn mực quản lý văn bản/hồ sơ điện tử; song đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư còn hạn chế về kỹ năng công nghệ, quản trị dữ liệu và bảo mật. Hệ quả là tình trạng “bình mới rượu cũ”: có phần mềm và hạ tầng nhưng chưa vận hành hiệu quả do thiếu năng lực.
Từ thực tiễn đó, bài viết phân tích mối quan hệ giữa thể chế pháp lý và nguồn nhân lực trong xây dựng hệ thống văn bản về công tác văn thư điện tử ở Việt Nam; chỉ ra các bất cập do thiếu đồng bộ; và đề xuất yêu cầu, giải pháp tích hợp nhằm nâng cao hiệu quả triển khai – yếu tố quyết định hiện thực hóa mục tiêu Chính phủ điện tử/Chính phủ số.
2. Cơ sở lý luận và cách tiếp cận
hệ thống văn bản về công tác văn thư điện tử là tập hợp văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn và văn bản nội bộ quy định, chuẩn hóa và điều chỉnh toàn bộ quá trình soạn thảo, ban hành, quản lý, lưu trữ, khai thác văn bản trong môi trường số. Khác với hệ thống truyền thống dựa trên giấy, hệ thống văn bản điện tử nhấn mạnh tự động hóa, liên thông dữ liệu, an toàn thông tin và bảo quản lâu dài. Hệ thống gắn với các yếu tố chủ đạo:
Thể chế – khung pháp lý và chuẩn kỹ thuật quy định việc ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử.
Công nghệ – hạ tầng phần mềm, phần cứng, các công cụ số hóa, chữ ký số và hệ thống bảo mật.
Nhân lực – đội ngũ cán bộ, công chức văn thư có năng lực công nghệ, quản trị dữ liệu và bảo đảm an toàn thông tin.
Quy trình – trình tự nghiệp vụ từ soạn thảo, ký số, phát hành, tiếp nhận đến lập hồ sơ và nộp lưu điện tử.
Bảo mật – cơ chế an toàn thông tin, phòng chống rò rỉ, mất mát hoặc giả mạo dữ liệu.
Như vậy, hệ thống văn bản về công tác văn thư điện tử không chỉ là sự điều chỉnh kỹ thuật trình bày văn bản trong môi trường số mà còn là sự chuyển đổi tổng thể về phương thức tổ chức và quản lý thông tin hành chính trong nền hành chính hiện đại.
Trong quản trị công, tính đồng bộ là điều kiện tiên quyết bảo đảm hiệu lực, hiệu quả. Thể chế hiện đại khó phát huy tác dụng nếu thiếu nhân lực đáp ứng yêu cầu; ngược lại, nhân lực giỏi nhưng thiếu cơ sở pháp lý rõ ràng cũng không có môi trường phát huy. Theo tiếp cận “phù hợp chiến lược”, cấu trúc, quy trình và nhân lực phải tương thích mục tiêu và thể chế quản trị. Vận dụng vào công tác văn thư điện tử: thể chế phải phản ánh năng lực hiện có và định hướng nâng chuẩn; nhân lực phải được đào tạo để thích ứng đổi mới thể chế. Bài viết tiếp cận tích hợp thể chế – nhân lực như hai trụ cột vận hành song hành.
3. Thực trạng đồng bộ giữa thể chế và nhân lực trong xây dựng hệ thống văn thư điện tử
(1) Thể chế pháp lý về công tác văn thư điện tử hiện nay
Những năm qua, hệ thống văn bản pháp lý về văn thư đã có bước hoàn thiện quan trọng. Luật Lưu trữ năm 2011 lần đầu tiên đặt nền móng pháp lý cho quản lý hồ sơ trong bối cảnh số hóa. Luật này còn hiệu lực cho đến ngày 01/7/2025, khi Luật Lưu trữ năm 2024 bắt đầu có hiệu lực với một số quy định chuyển tiếp đến năm 2030 để bảo đảm tính liên tục trong quản lý tài liệu.
Đặc biệt, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là văn bản pháp lý nền tảng, quy định toàn diện các nội dung: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; thẩm quyền ký và quản lý văn bản; quy trình quản lý văn bản đi – đến; lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ; quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số; cũng như yêu cầu đối với văn bản điện tử và hồ sơ điện tử (bao gồm trường thông tin bắt buộc, định dạng tệp, quy trình xử lý trên môi trường mạng). Nhờ đó, nghị định này đóng vai trò “xương sống” trong chuẩn hóa công tác văn thư, đồng thời tạo hành lang pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý văn bản.
Tuy nhiên, khung thể chế vẫn còn những hạn chế đáng kể. Việt Nam hiện nay chưa có Luật Văn thư riêng, trong khi các quy định về văn thư điện tử chủ yếu mới dừng ở mức nguyên tắc chung, chưa có chuẩn mực pháp lý thống nhất cho các tình huống ứng dụng công nghệ. Luật Lưu trữ năm 2011 chỉ đề cập khái quát đến tài liệu điện tử, còn Luật Lưu trữ năm 2024 mới bắt đầu tiếp cận toàn diện hơn các vấn đề gắn với dữ liệu số, hồ sơ điện tử và chuyển đổi số.
Hạn chế lớn là thiếu các chuẩn kỹ thuật quốc gia về bảo mật, liên thông dữ liệu, định dạng lưu trữ lâu dài (PDF/A, XML, TIFF…), trong khi đây là yếu tố cốt lõi để bảo đảm vòng đời hồ sơ điện tử. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã đề cập đến các trường thông tin bắt buộc (như: số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành; cơ quan ban hành; loại văn bản; trích yếu nội dung; chữ ký số của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; danh mục nơi nhận…), nhưng chưa ban hành bộ chuẩn kỹ thuật chi tiết ở cấp quốc gia, khiến mỗi phần mềm quản lý văn bản áp dụng khác nhau, gây khó khăn trong kết nối, liên thông. Bên cạnh đó, một số quy định chậm được cập nhật so với thực tiễn công nghệ, tạo ra khoảng cách giữa quy định và khả năng triển khai tại cơ sở. Vì vậy, nhiều tỉnh, thành khi ban hành quy chế công tác văn thư sau Nghị định số 30/2020/NĐ-CP vẫn phải bổ sung quy định riêng để phù hợp với thực tiễn, dẫn tới sự thiếu đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.
(2) Thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư
Đội ngũ cán bộ, công chức văn thư hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế khi tiếp cận môi trường điện tử. Cán bộ đã quen với quy trình thủ công truyền thống (soạn thảo, in ấn, ký trực tiếp, đóng dấu giấy), trong khi kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin còn yếu. Nhiều người chưa thành thạo sử dụng phần mềm quản lý văn bản, chữ ký số, hay các công cụ khai thác dữ liệu điện tử.
Ví dụ thực tiễn, tại Hà Nội, UBND Thành phố đã ban hành Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 29/4/2025 về việc đẩy mạnh số hóa hồ sơ, ký số và sử dụng hồ sơ điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính yêu cầu 100% hồ sơ đầu vào phải được số hóa và ký số ngay tại thời điểm tiếp nhận. Cùng với đó, từ tháng 9/2025, Trung tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố triển khai tiếp nhận 100% thủ tục hành chính trực tuyến, không còn song song bản giấy1. Ở cấp cơ sở, Thanh Hóa đã đạt 100% văn bản điện tử có ký số trong trao đổi công vụ2. Đây là minh chứng cho thấy ngay cả ở địa phương cấp huyện, khi có sự quan tâm, đầu tư hạ tầng và đào tạo, việc triển khai văn thư điện tử cũng có thể đạt kết quả toàn diện.
Tuy nhiên, ở nhiều địa phương miền núi và vùng khó khăn, tỷ lệ ứng dụng chữ ký số và lập hồ sơ điện tử vẫn thấp hơn đáng kể so với các đô thị lớn. Báo cáo cải cách hành chính của Bộ Nội vụ nhiều năm liền chỉ ra sự chênh lệch rõ rệt giữa các vùng miền về mức độ triển khai văn bản, hồ sơ điện tử, nguyên nhân chính là hạn chế về hạ tầng và năng lực nhân lực văn thư3. Điều này dẫn đến tình trạng nhiều cơ quan vẫn chủ yếu sử dụng phần mềm như công cụ “chuyển phát văn bản”, trong khi việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ.
Đội ngũ cán bộ văn thư còn thiếu kỹ năng về quản trị dữ liệu và bảo mật thông tin, vốn là những yêu cầu then chốt trong vận hành hệ thống văn thư điện tử. Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) cho biết, đến năm 2025 mục tiêu đặt ra là 100% lãnh đạo các cấp sử dụng chữ ký số để phê duyệt văn bản, hồ sơ điện tử4. Tuy nhiên, thực tế việc phổ cập đến toàn bộ cán bộ văn thư vẫn còn nhiều khoảng trống. Ngoài ra, chưa có một chương trình đào tạo chuyên biệt, thống nhất ở tầm quốc gia cho văn thư điện tử. Các khóa bồi dưỡng hiện nay chủ yếu vẫn theo hướng nghiệp vụ truyền thống, trong khi yêu cầu mới đòi hỏi kết hợp kiến thức văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin.
(3) Biểu hiện thiếu đồng bộ giữa thể chế và nhân lực
Sự phát triển chưa đồng đều giữa thể chế pháp lý và nhân lực thực thi đã tạo ra nhiều biểu hiện thiếu đồng bộ trong quá trình triển khai văn thư điện tử.
Thứ nhất, quy định tiến nhanh nhưng nhân lực/vận hành chưa theo kịp.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về “thông tin đầu vào” cho dữ liệu và hồ sơ trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trong đó Phụ lục VI nêu rõ các trường thông tin bắt buộc như: nơi nhận, mức độ khẩn, độ mật, chức danh người ký… Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều cơ quan khi phát hành văn bản điện tử vẫn nhập thiếu hoặc chưa chuẩn hóa các thông tin này. Chính vì vậy, một số địa phương phải ban hành quy chế nội bộ để cụ thể hóa, nhắc nhở và ràng buộc trách nhiệm của cán bộ trong việc tuân thủ các yêu cầu về trường thông tin bắt buộc. Ví dụ, Quyết định số 121/QĐ-SNV ngày 20/6/2023 của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có quy định xác định nơi nhận, mức độ khẩn, độ mật ngay từ khâu soạn thảo nhằm khắc phục việc nhập liệu thiếu hoặc sai chuẩn.
Thứ hai, mâu thuẫn giữa quy trình số và thói quen giấy tờ.
Dù pháp luật đã công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử có ký số, ở không ít nơi vẫn “song song hai hệ thống” (vừa điện tử, vừa in ra trình ký/đóng dấu giấy) vừa điện tử vừa giấy, gây lãng phí nguồn lực.
Thứ ba, tình trạng “bình mới rượu cũ”.
Nhiều nơi đã có phần mềm quản lý văn bản nhưng chủ yếu dùng để phát hành/luân chuyển văn bản đi–đến, trong khi các chức năng quản lý hồ sơ công việc, lập/nộp lưu hồ sơ điện tử khai thác chưa sâu. Kết quả kiểm tra xây dựng Chính phủ điện tử tại 7 tỉnh cho thấy có tỉnh tỷ lệ xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử “chưa cao”, trong khi nơi làm tốt (như tỉnh Thái Bình cũ) đạt tới 92%. (Cổng Thông tin điện tử Chính phủ – “Kiểm tra 7 tỉnh về xây dựng Chính phủ điện tử”).
Thứ tư, chênh lệch giữa các bộ, ngành, địa phương.
Một số cơ quan trung ương và địa phương lớn (Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ninh) đã triển khai hệ thống văn thư điện tử đồng bộ, tỷ lệ văn bản phát hành điện tử đạt gần 100%. Ngược lại, nhiều địa phương miền núi, vùng sâu vùng xa mới chỉ đạt khoảng 60 -70%, do thiếu nhân lực đủ kỹ năng và hạ tầng công nghệ còn hạn chế.
Ví dụ: Theo thống kê của Văn phòng Chính phủ năm 2022, tỷ lệ văn bản điện tử gửi nhận qua Trục liên thông quốc gia của Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh đạt trên 95%, trong khi một số tỉnh miền núi phía Bắc và Tây Nguyên mới chỉ đạt 60 – 65%.
Thực tế cho thấy, thể chế về văn thư điện tử tại Việt Nam đã có bước tiến nhanh, nhưng nhân lực thực thi chưa theo kịp, dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong triển khai. Đây là nguyên nhân cơ bản khiến nhiều cơ quan rơi vào tình trạng hình thức, “có phần mềm nhưng chưa vận hành trọn vẹn”, ảnh hưởng đến hiệu quả và tính bền vững của hệ thống văn thư điện tử.
4. Yêu cầu đồng bộ giữa thể chế và nhân lực trong giai đoạn mới
Trong bối cảnh Chính phủ điện tử và Chính phủ số đang triển khai mạnh mẽ, việc xây dựng hệ thống văn thư điện tử chỉ có thể thành công khi thể chế và nhân lực phát triển song hành. Đây là điều kiện tiên quyết để bảo đảm hiệu lực pháp lý, hiệu quả quản trị và tính bền vững của nền hành chính số.
Một là, thể chế cần gắn với thực tiễn nguồn nhân lực.
Các quy định pháp lý về văn thư điện tử phải xuất phát từ thực tiễn năng lực cán bộ, tránh tình trạng “luật đi trước, nhân lực đi sau”. Khi ban hành quy định mới, cơ quan quản lý cần chú trọng tính khả thi, phù hợp với điều kiện công nghệ và nguồn nhân lực tại từng địa phương. Trước mắt, cần ban hành chuẩn năng lực quốc gia cho văn thư điện tử, bao gồm các yêu cầu cụ thể về kỹ năng công nghệ thông tin, quản trị dữ liệu và an toàn thông tin.
Hai là, nhân lực chủ động thích ứng với đổi mới thể chế.
Đội ngũ cán bộ văn thư không thể trông chờ vào thay đổi chính sách, mà phải chủ động trang bị kiến thức và kỹ năng mới. Đào tạo lại, đào tạo thường xuyên và bồi dưỡng theo chuẩn năng lực số là yêu cầu bắt buộc. Các khóa tập huấn chuyên sâu về quản lý hồ sơ điện tử, chữ ký số, bảo mật dữ liệu, khai thác phần mềm quản lý văn bản cần được tổ chức rộng rãi. Việc chuẩn hóa đội ngũ thông qua thi tuyển, sát hạch kỹ năng công nghệ thông tin và quản trị dữ liệu sẽ góp phần nâng cao chất lượng nhân sự. Ví dụ, Báo cáo cải cách hành chính của Bộ Nội vụ cho thấy, Quảng Ninh và Bình Dương đã nâng tỷ lệ văn bản điện tử có chữ ký số lên trên 90% nhờ gắn đào tạo nhân lực với ứng dụng công nghệ.
Ba là, thiết lập cơ chế điều phối giữa thể chế và nguồn lực triển khai.
Sự đồng bộ chỉ có thể đạt được khi có cơ chế điều phối liên ngành. Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài chính và các địa phương cần phối hợp chặt chẽ trong việc xây dựng quy định, phân bổ ngân sách và triển khai hạ tầng công nghệ. Trục liên thông văn bản quốc gia do Văn phòng Chính phủ vận hành là một ví dụ điển hình: hệ thống này chỉ phát huy hiệu quả khi đi kèm đào tạo nhân lực tại cấp tỉnh. Đà Nẵng đã thành công nhờ kết hợp đầu tư hạ tầng với tập huấn cán bộ ngay từ đầu. Cơ chế phối hợp cần gắn liền với giám sát, đánh giá định kỳ để kịp thời điều chỉnh chính sách và bổ sung đào tạo khi phát hiện bất cập.
Đồng bộ thể chế và nhân lực không phải giải pháp tình thế, mà là nền tảng xây dựng hệ thống văn thư điện tử hiện đại. Thể chế phải sát thực tiễn, nhân lực phải nhanh chóng thích ứng, và cơ chế điều phối liên ngành phải vận hành hiệu quả. Khi đó, văn thư điện tử mới thực sự trở thành “hệ thần kinh thông tin” của nền hành chính số ở Việt Nam.
5. Kiến nghị
Thứ nhất, hoàn thiện thể chế về văn thư điện tử.
Ban hành văn bản pháp lý chuyên biệt, quy định thống nhất về thể thức, quy trình, định dạng lưu trữ lâu dài (PDF/A, XML, TIFF), các trường thông tin bắt buộc và cơ chế liên thông dữ liệu giữa các hệ thống.
Thứ hai, phát triển đội ngũ nhân lực theo chuẩn năng lực số.
Xây dựng khung năng lực số cho cán bộ văn thư, quy định rõ yêu cầu về công nghệ thông tin, quản trị dữ liệu và an toàn thông tin. Đổi mới chương trình đào tạo, kết hợp nghiệp vụ văn thư – công nghệ thông tin, tổ chức các khóa chuyên sâu về chữ ký số, quản lý vòng đời hồ sơ điện tử, an ninh mạng. Đưa tiêu chí công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu vào chuẩn tuyển dụng và đánh giá công chức văn thư.
Thứ ba, tăng cường cơ chế phối hợp, giám sát và đánh giá.
Thiết lập cơ chế điều phối liên ngành, gắn kết giữa quy định pháp lý – phân bổ ngân sách – hạ tầng công nghệ. Triển khai thí điểm tại các địa phương đi đầu, như: Đà Nẵng, Quảng Ninh, sau đó tổng kết và nhân rộng. Đồng thời, khuyến khích cơ chế phản hồi, giám sát xã hội để người dân và doanh nghiệp tham gia đánh giá hiệu quả hệ thống.
Ba trụ cột: hoàn thiện thể chế, phát triển nhân lực, tăng cường điều phối chính là chìa khóa để khắc phục khoảng trống hiện nay. Đồng bộ được hai yếu tố “thể chế – nhân lực” sẽ tạo nền tảng cho một hệ thống văn thư điện tử vừa hiện đại về công nghệ, vừa bền vững về tổ chức và vận hành, góp phần hiện thực hóa mục tiêu Chính phủ số tại Việt Nam.
6. Kết luận
Đồng bộ giữa thể chế và nhân lực là điều kiện tiên quyết để xây dựng, vận hành hiệu quả hệ thống văn thư điện tử. Thể chế đầy đủ nhưng thiếu nhân lực đạt chuẩn sẽ không phát huy; nhân lực giỏi nhưng thiếu khung pháp lý/chuẩn kỹ thuật rõ ràng cũng không bền vững. Sự gắn kết song hành giữa thể chế pháp lý hiện đại, mở và nhân lực được chuẩn hóa theo năng lực số là chìa khóa tránh “đổi mới hình thức”, đưa văn thư điện tử từ hình thức sang thực chất, phục vụ mục tiêu Chính quyền điện tử – Chính phủ số – Nền hành chính phục vụ.
Chú thích:
1. Thông cáo báo chí về tiếp nhận 100% thủ tục hành chính trực tuyến tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công. https://sonoivu.hanoi.gov.vn/vi/thong-bao/-/view_content/6379150-thong-cao-bao-chi.html.
2. Chữ ký số góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính. https://baothanhhoa.vn/chu-ky-so-gop-phan-day-manh-cai-cach-hanh-chinh-246552.htm.
3. Báo cáo CCHC năm 2023. https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56022.
4. Hướng đến phổ cập 100% chữ ký số cho người trưởng thành. https://neac.gov.vn/vi/tin-tuc-su-kien/detail/huong-den-pho-cap-100-chu-ky-so-cho-nguoi-truong-thanh-635.htm.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024
2. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
3. Văn phòng Chính phủ (2022). Báo cáo tổng kết công tác văn thư – lưu trữ và kết quả vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia, Hà Nội.
4. Bộ Nội vụ (2022). Báo cáo cải cách hành chính năm 2022, Hà Nội.
