NCS. Nguyễn Trung Đức
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Truyền thông mạng xã hội đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin và tác động sâu sắc đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội. Trong lĩnh vực lưu trữ, truyền thông mạng xã hội là một công cụ truyền tải phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng uy tín, hình ảnh các trung tâm lưu trữ quốc gia Việt Nam, tăng cường hiểu biết và thay đổi hành vi của công chúng đối với lưu trữ. Bài viết làm sáng tỏ ý nghĩa của truyền thông mạng xã hội đối với các trung tâm lưu trữ quốc gia Việt Nam; đồng thời giúp nhận diện các vấn đề trong truyền thông mạng xã hội, hướng đến giải pháp phát huy vai trò của các trung tâm này trong bối cảnh mới1.
Từ khóa: Truyền thông mạng xã hội; giá trị lưu trữ; các trung tâm lưu trữ quốc gia; phát huy vai trò.
1. Đặt vấn đề
Sự bùng nổ của mạng xã hội mang đến nhiều cơ hội mới cho việc tiếp nhận, chia sẻ thông tin, đồng thời cũng đặt ra những thách thức với các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, đối với truyền thông mạng xã hội hiện nay đã trở thành một hoạt động không thể thiếu trong việc kết nối và truyền tải thông tin đến công chúng. Chỉ tính tới đầu năm 2024, tốc độ tăng trưởng người dùng mạng xã hội (9,8% – 6,5 triệu người) tại Việt Nam tăng nhanh gấp 10 lần tốc độ gia tăng dân số (0,7% – 655 nghìn người) cả nước2. Trước làn sóng phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội, các trung tâm lưu trữ quốc gia đã xác định ý nghĩa, tầm quan trọng của truyền thông mạng xã hội trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và hoạt động truyền thông của các cơ quan lưu trữ nói riêng. Do đó, vấn đề đặt ra đối với các trung tâm lưu trữ quốc gia khi ứng dụng truyền thông mạng xã hội không chỉ làm tốt vai trò và nâng cao hiệu quả công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mà qua đó, tác động tích cực tới nhận thức, hành vi của công chúng đối với lưu trữ.
2. Quan niệm về truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ
Truyền thông là lĩnh vực nghiên cứu liên ngành có tầm quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội. Sự bùng nổ của mạng xã hội trong thập kỷ qua không chỉ là một hiện tượng toàn cầu mà còn là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, nơi thông tin được lan truyền với tốc độ nhanh chóng và có khả năng tiếp cận rộng rãi, lĩnh vực lưu trữ cũng không nằm ngoài xu thế này. Truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ thể hiện sự kết hợp giữa tiến bộ công nghệ và nhu cầu thực tiễn trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Để làm sáng tỏ định nghĩa“truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ”, trước hết, cần phải tìm hiểu và phân tích định nghĩa “truyền thông”, “mạng xã hội”.
Theo American Marketing Association (2022): “Truyền thông là quá trình truyền đạt thông tin và tạo ra ý nghĩa giữa cá nhân hay nhóm thông qua sử dụng các phương tiện truyền thông”3. Tác giả Nguyễn Văn Dững (2018), cho rằng: “Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, kiến thức, tư tưởng, tình cảm,… chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng đồng/xã hội”4. Do vậy, truyền thông được hiểu là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, tư tưởng và cảm xúc giữa các cá nhân hoặc nhóm thông qua một hệ thống các ký hiệu, ngôn ngữ, hoặc phương tiện truyền tải.
Mạng xã hội được hiểu theo nhiều cách tiếp cận khác nhau, phản ánh sự đa dạng và phức tạp của khái niệm này trong bối cảnh hiện đại. Theo Scott (2000) định nghĩa mạng xã hội như là “một cấu trúc bao gồm các cá nhân hoặc tổ chức kết nối với nhau thông qua các mối quan hệ khác nhau”5. Theo Boyd và Ellison (2007), mạng xã hội là “các dịch vụ dựa trên web cho phép cá nhân xây dựng một hồ sơ công khai hoặc bán công khai trong hệ thống, xây dựng danh sách những người mà họ có kết nối và xem danh sách các kết nối đó”6. Nhóm tác giả Đỗ Chí Nghĩa, Đinh Thị Thu Hằng (2014) cho rằng: “mạng xã hội (social network) là dịch vụ kết nối các thành viên cùng sở thích trên Internet lại với nhau với nhiều mục đích khác nhau, không phân biệt không gian và thời gian. Mạng xã hội có những tính năng như chat, email, phim ảnh, voice chat, chia sẻ tệp, blog và xã hội”7. Như vậy, trong khuôn khổ bài viết này, mạng xã hội được hiểu là các nền tảng trực tuyến nơi người dùng có thể tạo hồ sơ, kết nối với cộng đồng.
Tổng hợp từ các cách tiếp cận trên, có thể đưa ra định nghĩa về truyền thông mạng xã hội như sau: Truyền thông mạng xã hội được hiểu là các hoạt động trên nền tảng mạng xã hội trực tuyến, tích hợp công nghệ web, cho phép người dùng giao tiếp, chia sẻ thông tin và kết nối với cộng đồng.
Trong phạm vi bài viết, chúng tôi quan niệm: truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ là hoạt động của các cơ quan lưu trữ sử dụng các mạng xã hội trực tuyến để cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ cũng như các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan lưu trữ đến công chúng; qua đó, giúp tăng cường hiểu biết của xã hội về vai trò và tầm quan trọng của lưu trữ, hướng tới thay đổi hành vi của công chúng đối với lưu trữ.
3. Vai trò của truyền thông mạng xã hội đối với các trung tâm lưu trữ quốc gia
Trung tâm lưu trữ quốc gia là các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ, có chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và thực hiện các dịch vụ về lưu trữ theo quy định của pháp luật. Các trung tâm lưu trữ quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc riêng. Hiện nay, cả nước có 5 trung tâm lưu trữ quốc gia, gồm: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử. Mỗi trung tâm đều bảo quản những tài liệu lưu trữ mang ý nghĩa quốc gia, dân tộc, điển hình như: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I hiện đang bảo quản gần 80 phông, sưu tập tài liệu lưu trữ tương đương 6.000 mét giá, bao gồm tài liệu tiếng Pháp hình thành dưới thời Pháp thuộc và tài liệu Hán – Nôm hình thành dưới thời phong kiến Việt Nam, đặc biệt là khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn gồm trên 700 tập tài liệu các văn bản hành chính từ năm 1802 – 1945 do các cơ quan triều Nguyễn từ trung ương đến địa phương soạn thảo và được đích thân hoàng đá nhà Nguyễn ngự lãm hoặc ngự phê bằng bút son. Châu bản triều Nguyễn đã được UNESCO vinh danh là Di sản tư liệu thế giới năm 20178.
Trong công tác lưu trữ nói chung và hoạt động lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia nói riêng, tài liệu lưu trữ được coi là đối tượng trung tâm. Nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ, có độ chính xác và tin cậy cao bởi tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của tài liệu. Đây là sự khác biệt giữa lưu trữ với những cơ quan cung cấp thông tin khác.
Bên cạnh công tác bảo quản, tài liệu lưu trữ chỉ thật sự được phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Do đó, hoạt động truyền thông sẽ giúp công chúng, bạn đọc biết đến sự hiện diện của cơ quan lưu trữ như một điểm đến văn hóa cung cấp thông tin hữu ích về tài liệu lưu trữ, giúp thay đổi nhận thức và hành vi của công chúng về lưu trữ. Đặc biệt, trong bối cảnh kỷ nguyên số ngày nay, truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ là một hình thức tiếp cận đa dạng đối tượng công chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thứ nhất, truyền thông mạng xã hội góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang được các trung tâm lưu trữ quốc gia quản lý. Giá trị của tài liệu lưu trữ chỉ thực sự được phát huy một cách tối đa khi càng có nhiều người biết đến và khai thác, sử dụng. Truyền thông mạng xã hội là cơ hội để các trung tâm lưu trữ quốc gia “kể chuyện” về giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn của tài liệu lưu trữ tới hàng chục triệu người dùng mạng xã hội tại Việt Nam. Báo cáo Digital Việt Nam 2024 theo nghiên cứu của Datareportal và Wearesocial cho biết, Việt Nam có 72,70 triệu người sử dụng mạng xã hội vào tháng 1 năm 2024, tương đương với 73,3% tổng dân số Một số thống kê của các mạng xã hội phổ biến tại Việt Nam như: Facebook (72,7 triệu người dùng), TikTok (67,72 triệu người dùng), Youtube (63,00 triệu người dùng)9. Bằng cách chọn lựa các phương tiện truyền thông như mạng xã hội, các trung tâm lưu trữ quốc gia có thể tạo ra không gian tương tác mở và sáng tạo, nơi câu chuyện về quá khứ được thể hiện một cách sống động, giúp nâng cao nhận thức từ cộng đồng về giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ một cách sâu rộng. Việc cung cấp thông tin về các khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia trên mạng xã hội giúp tăng cao khả năng tiếp cận đúng đối tượng có nhu cầu, từ đó, thu hút họ đến cơ quan để khai thác, sử dụng tài liệu. Do vậy, truyền thông mạng xã hội càng hiệu quả thì càng góp phần giúp giá trị tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia càng được nâng cao và được khai thác tối đa.
Thứ hai, truyền thông mạng xã hội giúp xây dựng hình ảnh, thương hiệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong xã hội. Nếu như trong kinh doanh, truyền thông nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, hình ảnh cho doanh nghiệp thì trong lưu trữ, truyền thông đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng, định vị thương hiệu của các cơ quan lưu trữ, nâng cao giá trị và vai trò của cơ quan lưu trữ với công chúng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đến vai trò của các lưu trữ, thậm chí nhiều người còn chưa từng nghe đến tên của các cơ quan lưu trữ hay nhầm lẫn giữa “lưu trữ” với “thư viện” và “bảo tàng”. Vì vậy, qua việc xây dựng nội dung và thông điệp truyền thông trên môi trường mạng xã hội, các trung tâm lưu trữ quốc gia có thể tạo ra hình ảnh thương hiệu mới mẻ và thu hút trong mắt công chúng, đặc biệt là công chúng trẻ.
Bài học kinh nghiệm về truyền thông mạng xã hội của Di tích Nhà tù Hỏa Lò chính là minh chứng cho vai trò của mạng xã hội trong phát huy tình yêu lịch sử của công chúng và góp phần xây dựng thương hiệu di tích lịch sử tại Việt Nam mà các cơ quan lưu trữ có thể chắt lọc. Sau 6 năm tổ chức hoạt động truyền thông trên mạng xã hội chính là Facebook, trang Di tích Nhà tù Hỏa Lò (Hoa Lo Prison Relic) đạt 277 nghìn lượt thích, 315 nghìn người theo dõi; di tích thu thu hút hơn 600 nghìn lượt khách tham quan và đạt doanh thu hơn 14 tỷ đồng10. Truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng để các cơ quan lưu trữ, các trung tâm lưu trữ quốc gia ngày càng đến gần hơn với công chúng, giúp lưu trữ duy trì điểm nhìn độc đáo, hình ảnh ấn tượng cũng như mối liên kết chặt chẽ với cộng đồng.
Thứ ba, truyền thông mạng xã hội tạo ra sự liên kết và tương tác đa chiều với các trung tâm lưu trữ quốc gia. Sự phát triển của mạng xã hội đã tạo ra môi trường truyền thông thuận lợi cho sự tham gia thảo luận của công chúng. Hiện nay, truyền thông xã hội ngày càng thu hút nhiều người tham gia thảo luận mọi vấn đề của xã hội, làm thay đổi cách giao tiếp giữa các cá nhân và tổ chức theo hướng cởi mở, minh bạch và đa chiều hơn, từ đó tác động vào quá trình ra quyết định, triển khai, điều chỉnh chính sách của các cơ quan, tổ chức. Đối với các trung tâm lưu trữ quốc gia, thông qua các nền tảng mạng xã hội, công chúng có thể gửi phản hồi, góp ý đến cơ quan một cách thuận tiện; ngược lại, các trung tâm cũng có thể trả lời và giải đáp cho công chúng một cách nhanh chóng. Không chỉ vậy, hoạt động truyền thông mạng xã hội còn giúp các trung tâm lưu trữ quốc gia kết nối, liên thông với các đơn vị liên quan (cơ quan báo chí, truyền thông, các bảo tàng, thư viện, các quỹ tài trợ…) nhằm bảo đảm việc truyền tin được diễn ra một cách nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ nhau hoàn thành mục tiêu, lan tỏa hình ảnh của cả phía các trung tâm lẫn đơn vị hợp tác đến công chúng.
4. Một số giải pháp
Trong những năm qua, các trung tâm lưu trữ quốc gia đã tổ chức hoạt động truyền thông mạng xã hội. Theo thống kê trên Fanpage chính thức của 5 trung tâm lưu trữ quốc gia, tính đến 14h45 ngày 21/8/2024, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có 38.186 người thích, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 35.522 người thích, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 7.282 người thích, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV có 14.074 người thích, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử có 886 người thích11. Bên cạnh mạng xã hội Facebook, các trung tâm này còn đăng ký kênh YouTube cho đơn vị, đăng tải các video giới thiệu tài liệu lưu trữ, phản ánh hoạt động của các trung tâm, tuy nhiên, số lượt người xem, tương tác và đăng ký theo dõi còn khiêm tốn. Chính vì vậy, để phát huy vai trò của truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ, vấn đề đặt ra với các trung tâm lưu trữ quốc gia gồm:
Một là, đặt truyền thông mạng xã hội trong lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong thời đại số. Các trung tâm lưu trữ quốc gia cần đặt truyền thông là nhiệm vụ tất yếu và tập trung nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực), xây dựng chiến lược truyền thông rõ ràng và nhất quán, trong đó phân tích đối tượng mục tiêu, lựa chọn các nền tảng mạng xã hội phù hợp và đo lường hiệu quả của các hoạt động truyền thông.
Hai là, xây dựng nội dung truyền thông hấp dẫn và phải bảo đảm sự nhạy cảm chính trị. Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hình thành trong quá trình quản lý và điều hành của giai cấp cầm quyền, có tác dụng phục vụ cho chính giai cấp đó để kiểm soát việc thực thi quyền lực. Dù ở bất cứ thể chế chính trị nào, giai cấp cầm quyền đều có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để vừa bảo vệ quyền lực của mình vừa thực hiện trách nhiệm quản lý các lĩnh vực hoạt động của đất nước, cụ thể là: bảo đảm an ninh, chính trị, lãnh thổ quốc gia, thiết lập quan hệ đối nội, đối ngoại, xây dựng và phát triển đất nước.
Trong làn sóng thông tin ồ ạt và cạnh tranh, các trung tâm cần xác định lợi thế của mình chính là tài liệu lưu trữ. Đây là tài sản quý giá nhất không chỉ trong lĩnh vực lưu trữ mà còn trong hoạt động truyền thông mạng xã hội. Nguồn tài sản đó chính là chất liệu giúp các trung tâm lưu trữ quốc gia tổ chức nội dung truyền thông phù hợp, sáng tạo. Điều này đặc biệt quan trọng với giới trẻ – đối tượng sử dụng mạng xã hội chính, vì vậy, đòi hỏi nội dung không chỉ hấp dẫn, dễ tiếp cận để tác động về nhận thức mà còn thay đổi hành vi của công chúng. Làm được điều này sẽ giúp hoạt động truyền thông mạng xã hội của các trung tâm lưu trữ quốc gia thu hút được công chúng, đồng thời thể hiện được vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Ba là, kiểm soát rủi ro thông tin là thách thức trên môi trường mạng xã hội đối với các trung tâm lưu trữ quốc gia. Bên cạnh nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, các trung tâm còn cần bảo đảm bảo quản lý tốt hệ thống tài liệu có giá trị nhiều mặt với quốc gia. Mặt khác, với khả năng tiếp cận một lượng lớn công chúng và sự lan truyền thông tin nhanh chóng, mạng xã hội cũng tiềm ẩn nguy cơ thông tin bị sai lệch hoặc lạm dụng, tạo ra thách thức lớn với các trung trong việc kiểm soát rủi ro thông tin. Để ngăn chặn tình trạng này, các trung tâm cần bảo đảm quy trình kiểm soát chất lượng thông tin trên môi trường mạng xã hội một cách nghiêm ngặt, tất cả nội dung được chia sẻ đều phù hợp với thực tiễn và chính xác.
Ngoài ra, cần xây dựng các phương án dự trù rủi ro khi xảy ra khủng hoảng truyền thông trên mạng xã hội, giữ vững vai trò và vị thế của các trung tâm lưu trữ quốc gia khi tham gia truyền thông trên môi trường mạng xã hội.
5. Kết luận
Truyền thông mạng xã hội là phương thức giao tiếp độc đáo và có khả năng tương tác đa chiều với cộng đồng; có vai trò như một công cụ đắc lực giúp các trung tâm lưu trữ quốc gia ở nước ta nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu, xây dựng hình ảnh cơ quan, vị thế trong công chúng. Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả truyền thông mạng xã hội, các trung tâm cần coi đây là nhiệm vụ quan trọng, xây dựng chiến lược truyền thông rõ ràng và đầu tư nguồn lực cần thiết. Đồng thời, nội dung truyền thông phải hấp dẫn, bảo đảm nhạy cảm chính trị, đặc biệt là với đối tượng công chúng trẻ. Song hành với đó, các trung tâm cần có biện pháp kiểm soát rủi ro thông tin chặt chẽ để bảo vệ hình ảnh tổ chức và tài liệu lưu trữ, mỗi cán bộ, nhân viên ngành Lưu trữ là một đại sứ truyền thông. Chỉ khi có sự đổi mới toàn diện từ chiến lược đến thực thi, truyền thông mạng xã hội trong lĩnh vực lưu trữ mới phát huy vai trò và hiệu quả tối đa.
Chú thích:
1. Bài viết thuộc Đề tài khoa học “Cơ sở lý luận, thực tiễn và pháp lý về hoạt động truyền thông mạng xã hội của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam”, mã số CS.2024.10 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
2, 9. Những con số về Digital tại Việt Nam 2024 mà bạn phải biết. https://vecom.vn/nhung-con-so-ve-digital-tai-viet-nam-2024-ma-ban-phai-biet, ngày 29/5/2024.
3. AMA Dictionary of Marketing Terms (2022). American Marketing Association. Truy cập từ https://www.ama.org/ama-dictionary/
4. Nguyễn Văn Dững (chủ biên), Đỗ Thị Thu Hằng (2018). Truyền thông: Lý thuyết và kỹ năng cơ bản. H. NXB Thông tin và Truyền thông, tr. 14.
5. Scott, J. (2000). Social Network Analysis: A Handbook. SAGE Publications.
6. Boyd, D. M., & Ellison, N. B. (2007). Social network sites: Definition, history, and scholarship, Journal of Computer-Mediated Communication, 13 (1), 210 – 230.
7. Đỗ Chí Nghĩa, Đinh Thị Thu Hằng (2014). Báo chí và mạng xã hội. H. NXB Lý luận chính trị, tr. 7.
8. Châu bản triều Nguyễn – Di sản tư liệu thế giới. https://archives.org.vn/chau-ban-trieu-nguyen/gioi-thieu.htm, ngày 17/7/2019
10. Đội ngũ Truyền thông của Di tích Nhà tù Hỏa Lò. https://phunuso.baophunuthudo.vn/doi-ngu-truyen-thong-cua-di-tich-nha-tu-hoa-lo-lan-dau-tien-toi-hoa-lo-chung-toi-khoc-tu-dau-den-cuoi-193240110231507217.htm, ngày 10/01/2024.
11. Thống kê của tác giả qua công cụ Social Status (https://app.socialstatus.io/signin) trên Fanpage chính thức của 05 trung tâm lưu trữ quốc gia, tính đến 14h45 ngày 21/8/2024.
Tài liệu tham khảo:
1. Lê Hải (2017). Phương tiện truyền thông xã hội với giới trẻ Việt Nam. H. NXB Chính trị quốc gia Sự thật.
2. Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận (2017). Công bố tài liệu văn kiện. H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
