TS. Trần Thanh Tùng
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
Trần Thị Thùy Ninh
Sinh viên của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành chiến lược phát triển quốc gia, việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý và điều hành tại doanh nghiệp là xu thế tất yếu. Từ việc tổng hợp lý luận, kế thừa phát triển các mô hình nghiên cứu quốc tế và khảo sát 116 cán bộ, nhân viên tại các doanh nghiệp ở thành phố Hà Nội, thời gian khảo sát từ tháng 9/2024 – 4/2025, bài viết đã chỉ ra 4 nhóm yếu tố chính, gồm: (1) Yếu tố công nghệ; (2) Yếu tố con người; (3) Yếu tố quy trình – tổ chức và (4) Yếu tố pháp lý – chính sách. Kết quả phân tích định lượng bằng phần mềm SPSS cho thấy, yếu tố con người – quy trình tổ chức và công nghệ có ảnh hưởng mạnh nhất. Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất các khuyến nghị cụ thể, như: nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, đào tạo kỹ năng cho nhân sự, cải thiện giao diện hệ thống văn bản điện tử và hoàn thiện khung pháp lý về văn bản điện tử. Nghiên cứu góp phần làm rõ khía cạnh lý luận và đem lại ý nghĩa thực tiễn cao để hỗ trợ các nhà quản lý, doanh nghiệp và nhà hoạch định chính sách trong quá trình chuyển đổi số.
Từ khóa: Văn bản điện tử, chuyển đổi số, doanh nghiệp, hiệu quả sử dụng, đo lường, Hà Nội.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0,sử dụng văn bản điện tử trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt tại Việt Nam, cùng với chiến lược chuyển đổi số quốc gia, ứng dụng văn bản điện tử không chỉ góp phần hiện đại hóa hoạt động điều hành mà còn nâng cao hiệu quả vận hành tổ chức. Tuy nhiên, trên thực tế, việc triển khai văn bản điện tử tại nhiều doanh nghiệp, nhất là khối doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội, còn đối mặt với nhiều rào cản. Bài viết nghiên cứu xác định rõ các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng văn bản điện tử, từ đó đề xuất giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản; đồng thời, đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn cho lĩnh vực quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số.
2. Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu
Nghiên cứu kế thừa và phát triển các mô hình lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản điện tử (EDRMS) của McLeod (2010), Haslinda (2014) và Abdulkadhim (2015). Các mô hình này chỉ ra thành công trong triển khai văn bản điện tử chịu ảnh hưởng, đồng thời bởi các nhóm yếu tố: tổ chức, công nghệ, người dùng, lãnh đạo. Cụ thể, yếu tố con người được xem là quan trọng nhất, vì sự thay đổi nhận thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên là yếu tố quyết định trong việc áp dụng công nghệ mới. Quy trình nội bộ cần được điều chỉnh để tích hợp EDRMS một cách hợp lý, bao gồm việc tái cấu trúc các quy trình công việc để phù hợp với môi trường công nghệ mới. Công nghệ phải đáp ứng yêu cầu về bảo mật, khả năng tích hợp và tính khả dụng để bảo đảm sự vận hành hiệu quả. Yếu tố tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi với sự hỗ trợ từ các chính sách, ngân sách, chiến lược phát triển và sự hợp tác giữa các phòng ban. Cuối cùng, lãnh đạo có ảnh hưởng lớn trong việc xây dựng chiến lược triển khai, tạo động lực và chỉ đạo quá trình áp dụng hệ thống. Tất cả các yếu tố này đều cần có sự phối hợp chặt chẽ để bảo đảm việc triển khai EDRMS thành công và đạt hiệu quả cao. Từ cơ sở này, bài viết xây dựng khung phân tích bốn nhóm yếu tố với giả thuyết rằng mức độ tác động của mỗi nhóm tới hiệu quả sử dụng văn bản điện tử là khác nhau.
Mô hình nghiên cứu trước đây chủ yếu tập trung vào ba yếu tố chính: con người, quy trình và công nghệ là bởi vì những nghiên cứu này chủ yếu đặt trong bối cảnh triển khai hệ thống EDRMS tại các tổ chức với trọng tâm là nội bộ tổ chức – tức là những yếu tố bên trong như người dùng cuối, hạ tầng kỹ thuật và quá trình chuyển đổi nghiệp vụ. Tuy nhiên, mô hình nghiên cứu mới trong bài viếtcủa tác giả đã có sự phát triển và điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh thực tiễn tại Việt Nam, đặc biệt là trong tiến trình chuyển đổi số và xây dựng chính phủ điện tử – nơi mà yếu tố pháp lý – chính sách đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Tại các doanh nghiệp, khi triển khai sử dụng văn bản điện tử không chỉ chịu ảnh hưởng bởi yếu tố nhận thức, kỹ năng của người lao động hay hạ tầng công nghệ thông tin, mà còn phải đặc biệt chú trọng đến việc tuân thủ các quy định pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Đây là điều kiện tiên quyết để bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn, tính xác thực và khả năng chấp nhận của văn bản điện tử trong các giao dịch hành chính, pháp lý và thương mại. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về ký số, lưu trữ, bảo mật thông tin và quản lý hồ sơ điện tử, theo đúng quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Luật Lưu trữ cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan. Việc bảo đảm sự phù hợp pháp lý không chỉ giúp văn bản điện tử có hiệu lực tương đương văn bản giấy mà còn góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong môi trường số. Vì vậy, mô hình nghiên cứu bổ sung thêm yếu tố pháp lý – chính sách là hoàn toàn hợp lý, phản ánh đúng đặc thù của hệ thống hành chính nhà nước và môi trường pháp lý tại Việt Nam. Đây là yếu tố nền tảng, định hướng và chi phối việc xây dựng, vận hành và giám sát toàn bộ hệ thống văn bản điện tử, từ đó làm rõ tính khả thi và tính hợp pháp trong việc triển khai. Đồng thời, yếu tố quy trình – tổ chức được gộp lại như một chỉnh thể vì các quy trình nghiệp vụ không thể tách rời khỏi cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành và văn hóa tổ chức – một cách tiếp cận toàn diện hơn so với các mô hình trước vốn tách riêng hai yếu tố này.
Từ nghiên cứu các lý thuyết về sử dụng văn bản điện tử, nhóm tác giả đã nhận diện được các yếu tố tác động đến hiệu quả sử dụng văn bản điện tử tại các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội. Việc tổng hợp và phân tích này không chỉ kế thừa các kết quả từ những nghiên cứu trước mà còn mở rộng bằng cách khám phá những yếu tố mới, phản ánh đúng thực tiễn triển khai hệ thống văn bản điện tử trong bối cảnh hiện nay. Trên cơ sở đó, nghiên cứu góp phần cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn giúp các doanh nghiệp xác định rõ những yếu tố then chốt cần quan tâm, từ yếu tố công nghệ, tổ chức đến yếu tố con người, để triển khai hệ thống một cách hiệu quả. Đồng thời, kết quả nghiên cứu này còn mang ý nghĩa thiết thực trong việc tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp phù hợp, tối ưu hóa nguồn lực và từng bước nâng cao hiệu quả quản trị thông qua ứng dụng công nghệ số. Do đó, việc nhận diện đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng văn bản điện tử không chỉ có vai trò quan trọng trong quản trị nội bộ doanh nghiệp, mà còn có ý nghĩa rộng lớn hơn đối với tiến trình hiện đại hóa quản lý, thúc đẩy phát triển kinh tế số và nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện.
Nhóm tác giả cũng tiến hành thu thập, xử lý thông tin và phân tích dữ liệu cho nghiên cứu thông qua bảng câu hỏi đã được thiết kế thông qua khảo sát trực tuyến bằng Google Form và phiếu khảo sát trực tiếp. Thông tin sau khi được thu thập sẽ được tổng hợp bằng Excel, phân tích dữ liệu đến từ các phiếu trả lời. Sau đó, tiến hành sàng lọc các biến quan sát và phân tích dữ liệu đã được số hóa thông qua xử lý bằng phần mềm SPSS.
Thông qua khảo sát bằng bảng hỏi đối với cán bộ, nhân viên đang làm việc tại các doanh nghiệp đã triển khai sử dụng văn bản điện tử. Tổng cộng có 116 phiếu hợp lệ cán bộ, công nhân viên đến từ 17 doanh nghiệp được thu thập và phân tích. Do yêu cầu về tính bảo mật thông tin nên danh sách cán bộ, nhân viên các doanh nghiệp tham gia trả lời phiếu xin không được công khai. Đối tượng khảo sát với đặc điểm nhân khẩu học đa dạng là những người có hiểu biết, trực tiếp sử dụng hoặc tham gia vào quá trình quản lý, vận hành hệ thống văn bản điện tử tại đơn vị mình. Độ tuổi tập trung chủ yếu ở nhóm từ 30 – 40 tuổi (46,6%) và dưới 30 tuổi (36,2%) cho thấy, lực lượng lao động trẻ và trung niên, những người được đánh giá là có khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi về công nghệ và phương thức làm việc hiện đại. Nữ giới chiếm 64,7%, phản ánh đặc trưng nhân sự hành chính – văn phòng, nơi nữ giới thường đảm nhiệm nhiều vai trò liên quan đến xử lý văn bản và công việc hành chính. Về trình độ học vấn, phần lớn có trình độ đại học trở lên (86,2%), thể hiện nền tảng chuyên môn thuận lợi cho việc ứng dụng văn bản điện tử. Thâm niên công tác chủ yếu dưới 5 năm (46,6%), cho thấy lực lượng lao động trẻ và năng động chiếm ưu thế trong mẫu khảo sát.
Các đơn vị tham gia khảo sát được phân thành hai nhóm chính dựa trên hình thức sở hữu và mục tiêu hoạt động: nhóm doanh nghiệp nhà nước và nhóm doanh nghiệp phi nhà nước. Tổng thể, dữ liệu nhân khẩu học cho thấy mẫu khảo sát có đặc điểm phù hợp để nghiên cứu hành vi, mức độ sẵn sàng và hiệu quả sử dụng văn bản điện tử trong các doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính và xây dựng chính phủ số hiện nay.
3. Kết quả nghiên cứu
(1) Kiểm định thang đo.
Dữ liệu sau khi thu thập được xử lý trên phần mềm SPSS 26 và được kết quả tính toán Cronbach’s Alpha các biến cho thấy, mức hệ số đều >0.6, hệ số tương quan biến tổng >0.3 chứng tỏ các thang đo này rất tốt, kết quả từ bảng hỏi được trình bày trực quan, rõ ràng, phân nhóm và mẫu tốt, không có mẫu xấu. Do đó, các biến phù hợp để đưa vào phân tích.
Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho giá trị hệ số KMO = 0.815 thỏa mãn điều kiện 0.5 < KMO < 1 và Bartlett’s test có Sig. = 0.000 < 0.05. Như vậy, các nhân tố phù hợp với dữ liệu khảo sát và các biến quan sát có tương quan tuyến tính với nhân tố đại diện. Có 3 nhân tố được trích với tiêu chí eigenvalue > 1 với tổng phương sai trích là 62.009%, sử dụng hệ số tải là 0.5. Kết quả ma trận xoay cho thấy, 13 biến quan sát được phân thành 3 nhân tố. Tất cả các biến quan sát đều có hệ số tải nhân tố Factor Loading > 0.5 và không còn các biến xấu.
Kết quả phân tích nhân tố phụ thuộc với 3 biến cho thấy, 0.5 < KMO = 0.621 < 1.0; kiểm định Bartlett’s test về sự tương quan của các biến quan sát (Sig. = 0.000 < 0.05) chứng tỏ các biến có liên quan chặt chẽ với nhau, điều này có nghĩa là phân tích dữ liệu phù hợp với dữ liệu nghiên cứu.
Như vậy, phân tích nhân tố khám phá EFA cho các biến độc lập được thực hiện 3 lần. Lần thứ nhất, 18 biến quan sát được đưa vào phân tích, có 3 biến quan sát không đạt điều kiện là PLCS4, PLCS5, CoN6 được loại bỏ để thực hiện phân tích lại. Lần phân tích thứ hai, 15 biến quan sát được đưa vào phân tích, có 2 biến quan sát không đạt điều kiện là CNg5 Và QTTC4 được loại bỏ để thực hiện phân tích lại. Lần phân tích thứ ba (lần cuối cùng), 13 biến quan sát hội tụ và phân biệt thành 3 nhân tố mới. Để tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo, tác giả thực hiện tạo tên biến đại diện cho 3 nhân tố mới như sau:
(2) Phân tích tương quan Pearson.
Trong bảng kết quả (bảng 2), Sig. kiểm định tương quan Pearson giữa các biến độc lập với biến phụ thuộc đều < 0.05 và hệ số tương quan Pearson ở một số cặp biến độc lập < 0.5, do vậy, các cặp biến đó không xảy ra đa cộng tuyến.
Ma trận tương quan cho thấy, mức ý nghĩa của hầu hết các hệ số rất nhỏ (sig = 0.000 < 0.05).
(3) Phân tích mô hình hồi quy và kiểm định các giả thuyết nghiên cứu.
– Hồi quy đa biến và kiểm định giả thuyết: giá trị của các biến độc lập và phụ thuộc trong mô hình đưa vào phân tích hồi quy đa biến là giá trị trung bình các thang đo được lấy từ kết quả phân tích EFA có tính đến trọng số. Trong đó, gồm 3 biến độc lập F_CNg, F_CoN, F_PLCS đối với biến phụ thuộc F_ĐG nhằm tạo ra mô hình hồi quy mẫu.
Bảng 3 cho kết quả R bình phương (R Square) và R bình phương hiệu chỉnh (Adjusted R Square) để đánh giá mức độ phù hợp của mô hình. Giá trị R bình phương hiệu chỉnh bằng 0.553 cho thấy các biến độc lập dựa vào phân tích hồi quy ảnh hưởng 55,3% sự biến thiên của biến phụ thuộc, còn lại 44,7% là do các biến ngoài mô hình và sai số ngẫu nhiên. Kết quả bảng này cũng đưa ra giá trị Durbin-Watson (DW) để đánh giá hiện tượng tự tương quan chuỗi bậc nhất. Giá trị Durbin-Watson = 2.000, nằm trong khoảng 1.5 đến 2.5 nên kết quả không vi phạm giả định tự tương quan chuỗi bậc nhất (Yahua Qiao, 2011).
Bảng 4 dưới đây cho kết quả kiểm định F để đánh giá giả thuyết sự phù hợp của mô hình hồi quy. Giá trị Sig kiểm định F bằng 0.000 < 0.05, do đó, mô hình hồi quy là phù hợp.
Bảng 5 cho thấy, các biến độc lập trong mô hình gồm F_CoN, F_CNg đều có hệ số Sig. kiểm định t < 0,05 (có ý nghĩa thống kê) và hệ số hồi quy Beta của biến F_CoN, F_CNg mang dấu dương, từ đó kết luận, tác động thuận chiều lên biến phụ thuộc F_ĐG. Biến độc lập trong mô hình F_PLCS có hệ số Sig. kiểm định t > 0,05 (không có ý nghĩa thống kê).
Hệ số VIF của các biến độc lập F_CoN, F_CNg, F_PLCS đều nhỏ hơn 2, do vậy, không có đa cộng tuyến xảy ra. Do đó, các biến độc lập đều thoả mãn là biến hiệu quả sử dụng văn bản điện tử.
Theo kết quả hồi quy, phương trình hồi quy của nghiên cứu được xác định như sau:
F_ĐG = 0.360*F_CoN + 0.308*F_CNg
Kết quả phân tích hồi quy đa biến cho thấy, mức độ ảnh hưởng của từng biến độc lập đến sự tác động hiệu quả sử dụng văn bản điện tử thông qua hệ sốβ. Những nhân tố nào có hệ số β càng cao thì mức độ ảnh hưởng càng mạnh và ngược lại. Dựa vào phương trình trên cho phép tác giả kết luận như sau:
Yếu tố có hệ số β cao nhất = 0.360, ảnh hưởng mạnh nhất đến hiệu quả sử dụng văn bản điện tử là yếu tố con người và quy trình tổ chức. Khi con người và quy trình tổ chức tăng một đơn vị độ lệch chuẩn thì hiệu quả sử dụng văn bản điện tử tăng 0.360 đơn vị.
Yếu tố công nghệ có hệ số β =0.308. Khi công nghệ tăng một đơn vị độ lệch chuẩn thì hiệu quả sử dụng văn bản điện tử tăng 0.308 đơn vị.
Kết quả kiểm định giả thuyết cho mô hình nghiên cứu còn 2 biến F_CoN, F_CNg thỏa mãn, tác động thuận chiều và có ý nghĩa thống kê đến hiệu quả sử dụng văn bản điện tử.
– Hồi quy đơn biến: kết quả phân tích hồi quy đơn biến cho thấy, tất cả các biến quan sát trong mô hình nghiên cứu đều có mối quan hệ thuận chiều với biến phụ thuộc là hiệu quả sử dụng văn bản điện tử (F_ĐG), thể hiện qua các hệ số hồi quy chuẩn hóa (Beta) đều mang dấu dương. Trong đó, một số yếu tố có hệ số Beta cao nhất – đại diện cho mức độ ảnh hưởng mạnh nhất đến hiệu quả sử dụng văn bản điện tử, bao gồm:
CNg3 (Beta = 0.826): “Giao diện và chức năng của hệ thống văn bản điện tử giúp tôi thao tác thuận tiện và nhanh chóng” – phản ánh tính thân thiện và tiện dụng của hệ thống là yếu tố công nghệ có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất.
CoN4 (Beta = 0.812): “Tôi nhận thấy các đồng nghiệp xung quanh tôi sử dụng văn bản điện tử một cách thành thạo và hiệu quả” – cho thấy môi trường làm việc và ảnh hưởng từ đồng nghiệp đóng vai trò lan tỏa quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả ứng dụng văn bản điện tử.
CNg4 (Beta = 0.481): “Tôi cảm thấy yên tâm về tính bảo mật của tài liệu khi sử dụng hệ thống văn bản điện tử” – cho thấy niềm tin vào bảo mật hệ thống là một yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ sự gắn bó và sử dụng thường xuyên VBĐT.
CNg1 (Beta = 0.465): “Hệ thống văn bản điện tử hiện tại giúp tôi dễ dàng truy cập và xử lý công việc hàng ngày” – cho thấy tính tiện lợi trong truy cập và xử lý công việc là một yếu tố thiết thực ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng.
4. Khuyến nghị và kết luận
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, văn bản điện tử đang dần trở thành công cụ cốt lõi trong quản trị và điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, kết quả cho thấy mức độ hiệu quả trong việc sử dụng văn bản điện tử tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội còn chưa đồng đều, chịu tác động bởi nhiều yếu tố. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với việc xây dựng và triển khai các giải pháp có tính thực tiễn cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Trên cơ sở các phân tích định lượng được thực hiện trong nghiên cứu, tác giả đề xuất hệ thống các kiến nghị cụ thể, tập trung vào hai nhóm yếu tố chủ đạo là yếu tố con người – tổ chức và yếu tố công nghệ. Đồng thời, để bảo đảm tính đồng bộ, hiệu lực và bền vững trong quá trình thực thi, nghiên cứu cũng đưa ra các đề xuất liên quan đến việc hoàn thiện yếu tố pháp lý và chính sách, nhằm tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho việc vận hành hệ thống văn bản điện tử trong doanh nghiệp.
Trong đó, yếu tố con người và quy trình tổ chức được đặc biệt nhấn mạnh thông qua việc xây dựng môi trường làm việc số tích cực, đẩy mạnh đào tạo kỹ năng số, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số và hình thành văn hóa sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ tổ chức. Bên cạnh đó, vai trò định hướng của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc thiết lập quy trình, phân bổ nguồn lực và tạo động lực thay đổi được xác định là nhân tố then chốt bảo đảm thành công của quá trình triển khai.
Doanh nghiệp cần tập trung ưu tiên đầu tư vào việc cải thiện giao diện, nâng cao tính thân thiện, tích hợp các tính năng tự động hóa, đồng thời tăng cường bảo mật dữ liệu để đáp ứng nhu cầu thực tế của người dùng. Hạ tầng công nghệ thông tin được khuyến nghị đầu tư đồng bộ để bảo đảm khả năng truy cập linh hoạt và hiệu quả. Ngoài ra, để thực hiện hiệu quả sử dụng văn bản điện tử, các doanh nghiệp cần chú ý đến việc hoàn thiện khung pháp lý và minh bạch hóa chính sách nội bộ nhằm tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc vận hành văn bản điện tử.
Bài viết đã cung cấp một cái nhìn sâu sắc và toàn diện về các yếu tố quyết định hiệu quả sử dụng văn bản điện tử trong môi trường doanh nghiệp tại Hà Nội. Thông qua phương pháp nghiên cứu định lượng đã xác nhận vai trò đa chiều của các yếu tố công nghệ, con người, quy trình tổ chức và pháp lý – chính sách trong việc định hình hiệu quả sử dụng văn bản điện tử. Đáng chú ý, nghiên cứu nhấn mạnh, yếu tố con người và quy trình tổ chức nổi lên như những động lực chính, cho thấy tầm quan trọng của việc phát triển năng lực nhân viên và tối ưu hóa quy trình làm việc trong quá trình triển khai văn bản điện tử.
Mặc dù nghiên cứu đã làm sáng tỏ những lợi ích tiềm năng của văn bản điện tử nhưng đồng thời, cũng chỉ ra những thách thức đáng kể mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Những thách thức này bao gồm rào cản về kỹ năng công nghệ của nhân viên, chi phí đầu tư ban đầu, quán tính tổ chức và sự thiếu đồng bộ trong các chính sách hỗ trợ. Để vượt qua những trở ngại này và khai thác tối đa tiềm năng của văn bản điện tử, nghiên cứu đề xuất một lộ trình hành động tập trung vào: (1) Nâng cao tính thân thiện và khả năng sử dụng của hệ thống văn bản điện tử; (2) Nuôi dưỡng văn hóa làm việc số tích cực; (3) Tăng cường các biện pháp bảo mật dữ liệu; (4) Cải thiện khả năng truy cập và tính linh hoạt của hệ thống; (5) Xây dựng một khung pháp lý và chính sách hỗ trợ vững chắc.
Nghiên cứu này đóng góp vào sự hiểu biết hiện tại về hiệu quả sử dụng văn bản điện tử bằng cách cung cấp bằng chứng thực nghiệm từ bối cảnh cụ thể của Hà Nội. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng có những hạn chế nhất định, chẳng hạn, như: phạm vi địa lý hạn chế và sự tập trung vào một số loại hình doanh nghiệp cụ thể. Do đó, các nghiên cứu trong tương lai có thể mở rộng phạm vi khảo sát ra các tỉnh, thành phố khác hay là các ngành nghề khác nhau để tăng cường tính tổng quát của kết quả. Ngoài ra, việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu định tính hoặc hỗn hợp có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về các yếu tố xã hội và tổ chức phức tạp ảnh hưởng đến việc sử dụng văn bản điện tử.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Thông tin và Truyền thông (2013). Quy định số 45/BTTTT-ƯDCNTT ngày 04/01/2013 về việc hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành.
2. Vũ Thị Phụng (2018). Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng. H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
3. Lập và quản lý tài liệu điện tử: Một số vấn đề cần quan tâm. http://vjst.vn/vn/tin-tuc/8478/lap-va-quan-ly-tai-lieu-dien-tu–mot-so-van-de-can-quan-tam.aspx
4. Xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số.https://vi.quanlynhanuoc.vn/qlnn/article/view/14
5. Abdulkadhim, A., Al-Bayatti, A., & Hasan, R. (2015). A comprehensive study of factors influencing the successful implementation of electronic document and records management systems (EDRMS). Government Information Quarterly;
6. Haslinda, A., Azhari, M., & Ibrahim, F. (2014). Examining the causes of failure in electronic document and records management systems (EDRMS): A case study of the Economic Transformation Programme in Malaysia. Journal of Information Technology;
7. McLeod, J., Clarke, S., & Dunning, D. (2010). An investigation into the factors influencing the successful implementation and adoption of electronic document and records management systems (EDRMS). International Journal of Information Management;
8. Nolan, S. D., & Fung Brown, L. (2002). User involvement and the successful implementation of information systems. Journal of Information Technology;
9. Weber, M. (1922). Economy and Society: An Outline of Interpretive Sociology. University of California Press.
