TS. Trần Thị Minh Tâm
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Thời đại số đã và đang tác động sâu rộng đến tất cả các lĩnh vực trong xã hội, từ đời sống cá nhân đến các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và Chính phủ. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ – thông tin, khối lượng thông tin, dữ liệu tạo ra và lưu trữ cũng tăng lên một cách nhanh chóng. Công tác lưu trữ trước đây chỉ gắn liền với công việc bảo quản tài liệu truyền thống, chủ yếu dưới dạng giấy, nay phải đối mặt với một thách thức mới, đó là quản lý, bảo vệ và khai thác hiệu quả dữ liệu trong môi trường số. Nội dung bài viết sẽ đi sâu phân tích vai trò, tầm quan trọng của lưu trữ số cũng như những cơ hội, thách thức và giải pháp thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ dữ liệu trong thời đại số.
Từ khóa: Lưu trữ, lưu trữ số, chuyển đổi số, chính phủ điện tử, chính phủ số.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh chuyển đổi số, sự phát triển của điện toán đám mây, dữ liệu lớn, internet kết nối vạn vật và các công nghệ kỹ thuật số khác đang làm cho việc thu thập, lưu trữ, chuyển giao và phân tích dữ liệu cá nhân, tổ chức trở nên thuận tiện và đơn giản hơn. Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ – thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, trong đó có công tác lưu trữ là một xu thế tất yếu, có tính phổ biến. Bối cảnh đó đem lại nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức đối với công tác lưu trữ.
2. Khái niệm và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong chính phủ số
a. Khái niệm công tác lưu trữ trong chính phủ điện tử, chính phủ số
Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân1. Công tác lưu trữ có thể được hiểu là quá trình lựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, cá nhân nhằm mục đích phục vụ việc tra cứu, tham khảo, sử dụng thông tin khi cần thiết. Công tác lưu trữ trong chính phủ điện tử, chính phủ số là quá trình thu thập, quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu điện tử, tài liệu số phát sinh trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thông qua việc ứng dụng công nghệ – thông tin.
Như vậy, công tác lưu trữ không chỉ tổ chức quản lý tài liệu giấy mà còn tổ chức quản lý các loại hình dữ liệu điện tử, dữ liệu số số, như: âm thanh, hình ảnh, cơ sở dữ liệu điện tử, dữ liệu từ các thiết bị IoT. Lưu trữ không chỉ bảo quản tài liệu mà còn hướng đến việc bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập và sử dụng lâu dài của dữ liệu điện tử, dữ liệu số. Đây là một phần không thể thiếu trong tiến trình chuyển đổi số của nền hành chính góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả quản lý và phục vụ người dân, doanh nghiệp.
b. Tầm quan trọng của công tác lưu trữ
Một là, trong thời đại số, dữ liệu không chỉ là nguồn thông tin đơn thuần mà còn là tài sản vô cùng quý giá. Việc lưu trữ dữ liệu là một cách an toàn và hiệu quả giúp các tổ chức có thể khai thác, phân tích và ra quyết định nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra giá trị. Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng lớn (Big Data), công tác lưu trữ không đơn giản là bảo quản các đơn vị tài liệu mà phải có khả năng quản lý hàng tỷ dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó hỗ trợ việc đưa ra quyết định chiến lược.
Hai là, công tác lưu trữ đóng vai trò là hạ tầng thông tin thiết yếu trong việc xây dựng và vận hành chính phủ điện tử, chính phủ số: (1) Công tác lưu trữ là một mắt xích quan trọng giúp hoàn thiện nền hành chính điện tử, hành chính số; là nền tảng dữ liệu cho các hệ thống như cơ sở dữ liệu quốc gia, cổng dịch vụ công, hệ thống thông tin quản lý văn bản. (2) Lưu trữ bảo đảm dữ liệu chính xác, liên tục, giúp duy trì dòng thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, bảo đảm tính nhất quán và liên thông giữa các hệ thống. (3) Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, minh bạch. (4) Thúc đẩy hành chính không giấy tờ, việc lưu trữ điện tử giảm thiểu tài liệu bằng giấy, tiết kiệm chi phí lưu trữ, tăng tốc độ xử lý công việc.
Ba là, việc lưu trữ dữ liệu đúng cách còn giúp bảo vệ quyền lợi của cá nhân, tổ chức và quốc gia. Đặc biệt, trong các hoạt động của chính phủ, lưu trữ dữ liệu chính xác và an toàn là yếu tố quan trọng để bảo đảm tính minh bạch, kịp thời, chính xác.
(1) Đối với cá nhân. Hồ sơ, giấy tờ hành chính (như: giấy khai sinh, hộ khẩu, hồ sơ đất đai, giấy phép…) được lưu trữ đầy đủ, chính xác giúp công dân chứng minh quyền lợi của mình trong các tình huống pháp lý, tranh chấp hoặc khi thực hiện thủ tục hành chính. Khi dữ liệu cá nhân được lưu trữ khoa học, số hóa và bảo mật, người dân không phải lo lắng về việc thất lạc hồ sơ gốc hay bị làm giả thông tin. Dữ liệu được lưu trữ tốt giúp cá nhân dễ dàng xác thực thông tin trong các dịch vụ công trực tuyến, như: y tế, giáo dục, thuế, bảo hiểm xã hội…
(2) Đối với cơ quan, tổ chức. Việc lưu trữ đúng, chuẩn các hồ sơ pháp lý, tài chính, nhân sự, hợp đồng… giúp cơ quan, tổ chức chứng minh được quyền lợi, trách nhiệm của mình khi xảy ra tranh chấp hoặc trong các hoạt động kiểm tra, kiểm toán. Tài liệu, dữ liệu được lưu trữ tốt giúp cơ quan, tổ chức phân tích hiệu quả hoạt động, đánh giá rủi ro và đề ra chiến lược đúng đắn.
(3) Đối với quốc gia. Dữ liệu quốc gia nếu được lưu trữ đúng quy trình, có hệ thống phân quyền truy cập và hạ tầng bảo mật tốt sẽ hạn chế rò rỉ thông tin quan trọng, ngăn chặn nguy cơ bị xâm nhập từ bên ngoài. Dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và chính xác là nền tảng để Chính phủ đưa ra quyết sách hiệu quả, sát thực tiễn, tránh lãng phí nguồn lực. Khi dữ liệu được bảo vệ tốt, Nhà nước có thể theo dõi, giám sát và điều hành các lĩnh vực một cách chủ động, chính xác và minh bạch.
3. Cơ hội phát triển công tác lưu trữ trong bối cảnh xây dựng chính phủ số
Cách mạng công nghiệp 4.0 là sự hội tụ của nhiều công nghệ mới, trong đó cốt lõi công nghệ – thông tin. Do đó, các hoạt động của chính phủ khi ứng dụng các thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 vẫn phải dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ – thông tin. Cách mạng công nghiệp 4.0 và công cuộc chuyển đổi số tác động trực tiếp và tạo ra nhiều thay đổi mang tính “cách mạng” trong quản lý và lưu trữ tài liệu, đem lại nhiều cơ hội trong phát triển công tác lưu trữ.
3.1. Tận dụng công nghệ số để hiện đại hóa lưu trữ
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số, đặc biệt là các nền tảng lưu trữ đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain đang mở ra cơ hội lớn cho việc hiện đại hóa công tác lưu trữ. Các phần mềm quản lý tài liệu điện tử, hệ thống quản lý hồ sơ cho phép lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí so với mô hình lưu trữ truyền thống. AI còn có thể hỗ trợ tự động hóa quá trình phân loại, nhận dạng và bảo mật tài liệu. AI phần mềm ứng dụng… sẽ giúp các nhà lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu một cách tự động và nhanh chóng. Tài liệu lưu trữ sẽ được tự động thu thập, xử lý và bảo quản để sẵn sàng phục vụ khai thác, sử dụng theo các chuẩn và quy định của cơ quan lưu trữ.
3.2. Tăng cường khả năng chia sẻ, liên thông dữ liệu
Trong thời đại số, nhu cầu tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin từ tài liệu lưu trữ sẽ gia tăng. Các tài liệu lưu trữ không chỉ đóng vai trò là bộ nhớ của quốc gia, dân tộc mà còn là tài nguyên thông tin chung của nhân loại, là một bộ phận cấu thành nền tảng của xã hội thông tin. Nhu cầu chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ trong cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Quy mô, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ trong phạm vi quốc gia mà sẽ là toàn cầu. Cơ sở dữ liệu mở giúp dữ liệu không ngừng được bổ sung làm giàu, khai thác, chia sẻ. Các cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương được kết nối, đồng bộ giúp hoạt động quản lý được thuận lợi, chính xác, nhanh chóng.
Việc chia sẻ và liên thông dữ liệu cũng tạo ra cơ hội thay đổi tư duy quản lý dữ liệu, từ “lưu giữ là chính” sang “khai thác để tạo giá trị”. Điều này, giúp nâng cao vai trò của các đơn vị lưu trữ trong hệ thống thông tin sinh thái – dữ liệu hiện đại.
3.3. Thay đổi cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Cách thức quảng bá, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang có nhiều thay đổi. Độc giả có thể không cần đến trực tiếp phòng đọc của lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử mà sẽ khai thác qua mạng. Tài liệu lưu trữ không chỉ giới thiệu qua các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử mà cả các trang mạng xã hội. Nhờ sự ra đời của hàng loạt ứng dụng công nghệ thực tế ảo (VR, AR, MR), ranh giới giữa thế giới ảo và thế giới thực không ngừng bị phá vỡ, mang đến những trải nghiệm hấp dẫn cho người dùng.
Việc tổ chức các hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ hay tham quan kho lưu trữ đang có thêm sự khác biệt so với hiện nay. Độc giả không cần đến trực tiếp vẫn có thể xem các trưng bày, triển lãm hay tham quan kho lưu trữ ảo với sự hỗ trợ của công nghệ. Các công cụ tìm kiếm nâng cao hỗ trợ người đọc truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác theo ngữ cảnh. Điều này giúp thu hút sự quan tâm, gia tăng sự khai thác của người đọc đối với tài liệu lưu trữ, từ đó phát huy giá trị của các tài liệu này.
4. Thách thức đối với công tác lưu trữ trong bối cảnh xây dựng chính phủ số
4.1. Đội ngũ nhân sự lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ trong thời đại số
Nếu như trước đây, yêu cầu cơ bản nhất đối với người làm lưu trữ là có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ thì trong cách mạng công nghiệp 4.0 yêu cầu đối với người làm lưu trữ có sự thay đổi không nhỏ và sự phối hợp giữa người làm lưu trữ – người làm công nghệ – thông tin cần chặt chẽ hơn bao giờ hết. AI có thể tư duy, suy nghĩ, học hỏi… tương tự như con người nhưng xử lý dữ liệu ở mức độ rộng lớn hơn, quy mô hơn, hệ thống, khoa học và nhanh hơn so với con người. Nhiều loại hình công việc, đặc biệt là những công việc có đặc thù máy móc, lặp đi lặp lại và đòi hỏi lao động chân tay chính xác sẽ được tự động hóa.
Bởi vậy, trong tương lai, cơ cấu người làm việc trong các cơ quan, bộ phận lưu trữ sẽ thay đổi. Người làm trực tiếp tác nghiệp về thu thập, chỉnh lý, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu sẽ giảm đi, ngược lại nhân sự về công nghệ – thông tin, tự động hóa… sẽ tăng lên. Tuy nhiên, nhân sự về công nghệ – thông tin trong lưu trữ đang rất khan hiếm, trong khi vẫn cần sắp xếp công việc cho đội ngũ tác nghiệp hiện tại. Điều này đang là rào cản lớn trong việc thực hiện lưu trữ trên môi trường điện tử, môi trường số.
4.2. Thách thức từ yêu cầu bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ
Việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, truyền tải và sử dụng thông tin mà còn góp phần bảo trì tài liệu một cách bền vững. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đó, lưu trữ số cũng đặt ra nhiều thách thức trong bảo đảm an toàn và bảo mật. Tài liệu lưu trữ, vốn mang tính chất pháp lý, lịch sử, thực tiễn quan trọng, khi bị rò rỉ, thay đổi hoặc mất mát có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Tài liệu lưu trữ số chứa các thông tin quan trọng, như: dữ liệu cá nhân, hồ sơ hành chính, tài liệu mật của tổ chức, nhà nước là mục tiêu hấp dẫn đối với tin tặc. Các công thức tấn công, như: đánh cắp dữ liệu, cài mã độc có thể làm tê liệt hệ thống, phá hoại hoặc làm sai lệch kho lưu trữ dữ liệu. Việc thiếu nhân lực chuyên môn để vận hành và bảo trì hệ thống bảo mật là một yếu tố làm gia tăng rủi ro.
Hơn nữa, các lỗi trong quá trình sao lưu và khôi phục dữ liệu, thiếu hệ thống giám sát và cảnh báo sớm cũng gây ra những thiệt hại không hề nhỏ. Những sai lầm đến từ con người do vô tình gửi nhầm file, đặt mật khẩu yếu, không khóa màn hình khi rời khỏi máy tính, hoặc cố ý, như: truy cập trái phép, sao chép dữ liệu, bán thông tin… đều có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Việc không thường xuyên đào tạo nhận thức an toàn thông tin cho nhân viên cũng góp phần làm gia tăng nguy cơ vi phạm bảo mật.
Trong quá trình trao đổi, chia sẻ tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị, nếu tài liệu không được mã hóa hoặc xác thực đầy đủ, tài liệu rất dễ bị đánh cắp hoặc can thiệp. Ngoài ra, yêu cầu tài liệu phải số được bảo đảm nguyên vẹn, an toàn trong thời gian dài và có khả năng truy cập dù định dạng và phần mềm có thể thay đổi theo thời gian cũng là thách thức không dễ giải quyết với nhiều cơ sở lưu trữ.
4.3. Thách thức từ chính sách về lưu trữ
Chính sách lưu trữ phải phù hợp với sự thay đổi của công tác lưu trữ trong bối cảnh xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số. Do sự tác động mạnh mẽ của cách mạng công nghiệp 4.0, công tác lưu trữ đang có những thay đổi đáng kể hơn và đòi hỏi chính sách, nghiệp vụ lưu trữ cũng cần phải thay đổi nhanh hơn để thích ứng. Ở nước ta, Quốc hội đã ban hành Luật Lưu trữ năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, cùng với các văn bản hướng dẫn nhằm giải quyết những vấn đề đặt ra của lưu trữ số, như: quy định rõ ràng về định dạng tài liệu số, phương pháp số hóa, sao lưu, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, tài liệu số, giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, tài liệu số,…
Tuy nhiên, trong bối cảnh khoa học phát triển như vũ bão, công nghệ thay đổi từng ngày, từng giờ, một số quy định sẽ có thể nhanh chóng bị lạc hậu so với thành tựu mới của công nghệ. Ngoài ra, nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay chưa có chính sách rõ ràng về phân quyền truy cập, khai thác và bảo vệ tài liệu số. Việc xác định tài liệu nào được số hóa, được công bố hay lưu trữ vĩnh viễn cũng còn mơ hồ. Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức cần phải quy định rõ ràng về đạo đức và trách nhiệm quản lý tài liệu điện tử, tài liệu số tránh tình trạng sử dụng, sao chép trái phép hoặc làm rò rỉ thông tin mật ra bên ngoài.
5. Giải pháp phát triển công tác lưu trữ trong bối cảnh xây dựng chính phủ số
Để phát triển công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu xây dựng chính phủ điện tử, tiến tới chính phủ số, chính phủ và các cơ quan, tổ chức cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
Thứ nhất, tiếp tục hoàn thiện thể chế về lưu trữ điện tử, lưu trữ số
Chính phủ kịp thời xây dựng, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật liên quan đến lưu trữ điện tử, lưu trữ số, như: các quy định về tài liệu điện tử, tài liệu số, chữ ký số và pháp lý giá trị của tài liệu điện tử, tài liệu số. Xây dựng quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số. Xây dựng quy trình số hóa tài liệu khoa học, nhất quán, từ khâu tiếp nhận, phân loại, lưu trữ đến khai thác và sử dụng. Quy định về bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số, thời hạn bảo quản của tài liệu.
Thứ hai, đầu tư và nâng cấp hạ tầng công nghệ số.
Trong đó: (1) Phát triển hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, đồng bộ và tích hợp giữa các cấp, các ngành, hướng tới kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia. (2) Triển khai nền tảng điện toán đám mây và các trung tâm bảo mật dữ liệu cao cấp, bảo đảm một kho lưu trữ thông tin an toàn. (3) Áp dụng công nghệ mới, như: AI, blockchain trong kiểm soát phiên bản, truy cập dấu vết hồ sơ và bảo đảm toàn bộ dữ liệu. (4) Tăng cường ứng dụng các hệ thống quản lý tài liệu, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số để bảo đảm tài liệu được lưu trữ tự động và đúng quy định.
Thứ ba, đào tạo, nâng cao năng lực cho nhân sự lưu trữ.
Đổi mới chương trình đào tạo nhân lực lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng. Bổ sung kiến thức về lưu trữ số, kiến thức, kỹ năng về công nghệ để có được nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của lưu trữ số.
Bồi dưỡng kỹ năng công nghệ – thông tin, bảo mật và an toàn dữ liệu cho đội ngũ nhân sự lưu trữ hiện tại. Tổ chức các khóa đào tạo về quy trình số hóa và quản lý hệ thống lưu trữ hiện đại. Từ đó hình thành đội ngũ nhân sự lưu trữ số có năng lực chuyên môn sâu và tư duy chuyển đổi số.
Thứ tư, tăng cường hợp tác, học hỏi kinh nghiệm quốc tế.
Hợp tác với các tổ chức quốc tế, các nước có nền lưu trữ số phát triển để học hỏi mô hình, công nghệ và kinh nghiệm. Thúc đẩy nghiên cứu, phát triển và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực lưu trữ điện tử, lưu trữ số nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về lưu trữ của Việt Nam.
6. Kết luận
Chính phủ điện tử tiến tới chính phủ số là xu thế tất yếu khách quan. Ngành Lưu trữ cần chuyển mình đáp ứng yêu cầu của bối cảnh mới. Mọi việc bắt đầu từ việc xây dựng nguồn nhân lực lưu trữ có các kiến thức, kỹ năng làm việc trên môi trường điện tử, môi trường số cùng với trang thiết bị đồng bộ, hiện đại phục vụ cho công cuộc chuyển đổi số.
Chú thích:
1. Quốc hội (2024). Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2024.
Tài liệu tham khảo:
1. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2024). Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
2. Bộ Thông tin và Truyền thông (2020). Cẩm nang chuyển đổi số, 2020.
3. Học viện Hành chính Quốc gia (2021). Tài liệu bồi dưỡng chính phủ điện tử cho cán bộ, công chức.
4. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024;
5. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 30/6/2020 phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
6. Nhận diện các xu hướng tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay.https://www.quanlynhanuoc.vn/2023/08/24/nhan-dien-cac-xu-huong-tac-dong-cua-cuoc-cach-mang-cong-nghiep-4-0-hien-nay.
