TS. Bùi Thị Ngọc Mai
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) -Sự ra đời của dự thảo Nghị định về đánh giá, xếp loại công chức theo KPI ngày 28/7/2025 của Bộ Nội vụ, cho thấy quyết tâm đưa các phương pháp đánh giá hiện đại vào quản lý công chức. Bài viết đề xuất một số khuyến nghị đối với việc xây dựng và triển khai KPI trong quản lý công chức ở Việt Nam, góp phần nâng cao tính khả thi của việc áp dụng KPI gắn với yêu cầu đổi mới quản lý công vụ theo hướng minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm giải trình.
Từ khóa: KPI, quản lý công chức, đánh giá hiệu suất, khu vực công, cải cách hành chính.
1. Đặt vấn đề
Đánh giá hiệu quả làm việc của công chức là vấn đề then chốt trong quản lý nguồn nhân lực khu vực công. Nếu như trong khu vực tư, KPI được áp dụng phổ biến từ nhiều thập niên thì ở khu vực công, việc áp dụng KPI bắt đầu muộn hơn. KPI đã được áp dụng ở nhiều nước, như: Anh, Canada, Mỹ, Australia, Thụy Điển, Hà Lan, Singapore, New Zealand và một số lĩnh vực được nghiên cứu, áp dụng khá nhiều, như: chăm sóc sức khỏe, chính quyền địa phương, bệnh viện, trường đại học, các trung tâm nghiên cứu1…
Tại Việt Nam, việc áp dụng KPI trong khu vực công đã được đề cập từ năm 2010 trong một số đề án cải cách hành chính, nhưng chủ yếu ở mức thí điểm. Đến nay, một số địa phương, cơ quan đã áp dụng KPI để đánh giá cán bộ, công chức, như: Khánh Hòa, Hậu Giang, Nghệ An, Ban Chính sách, chiến lược Trung ương… với những kết quả ban đầu đáng khích lệ nhưng cũng còn nhiều điều cần tiếp tục rút kinh nghiệm.
Ngày 28/7/2025, Bộ Nội vụ đã công bố Dự thảo Nghị định về đánh giá, xếp loại chất lượng công chức theo KPI, dự kiến sau khi thông qua sẽ áp dụng vào đánh giá công chức từ ngày 01/01/2026. Dự thảo Nghị định đã có cách tiếp cận đổi mới, trong đó nổi bật là tiêu chí đánh giá kết hợp định tính và định lượng, lấy KPI làm nền tảng; đưa ra các quy trình, công thức tính KPI và hệ thống biểu mẫu, tạo nền tảng cho việc triển khai thống nhất2.
Dù KPI rất hấp dẫn nhưng áp dụng KPI hiệu quả luôn là thách thức với bất cứ tổ chức nào. Theo David Parmenter, trong cuốn “KPI thước đo mục tiêu trọng yếu” – cuốn sách về KPI phổ biến trên thế giới hiện nay, cho rằng: “công tác đo lường hiệu suất công việc (Performance Management) đang được thực hiện thiếu hiệu quả trong rất nhiều tổ chức trên toàn thế giới, từ các tập đoàn đa quốc gia, cơ quan chính phủ cho đến các tổ chức phi lợi nhuận”3. Do đó, luận giải một số vấn đề cần quan tâm trong quá trình thiết kế và áp dụng KPI trong quản lý công chức là việc làm cần thiết nhằm gia tăng hiệu quả áp dụng KPI.
2. Một số khuyến nghị đối với việc thiết kế KPI trong đánh giá công chức
Một là, thiết kế KPI cần bắt đầu từ phân tích chức năng, nhiệm vụ và mô tả vị trí việc làm. Trong bối cảnh Việt Nam, việc thiết kế KPI cho công chức cần dựa trên các yếu tố cơ bản4: (1) Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị nơi công chức làm việc; (2) Nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức vụ, chức danh, vị trí việc làm của công chức trong cơ quan, đơn vị (đây là yếu tố chính, và bao gồm nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định chung, ví dụ, tất cả các công chức tài nguyên – môi trường cấp xã có nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật là như nhau và nhiệm vụ, quyền hạn được xác định bởi người có thẩm quyền trong cơ quan, đơn vị; (3) Các quy định của pháp luật về các công việc thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của công chức; (4) Đặc điểm tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị nơi công chức công tác, ví dụ ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh sẽ khác ở địa phương khác.
Hai là, cần phát triển bộ KPI đa chiều, bao gồm các KPI cơ bản, như: KPI đầu vào (Input KPIs): đo lường nguồn lực sử dụng (ví dụ: ngân sách, nhân lực, thời gian). KPI quy trình/hoạt động (Process/Activity KPIs): đo lường hiệu quả các quy trình nội bộ (ví dụ: thời gian xử lý hồ sơ, số lượng cuộc họp). KPI đầu ra (Output KPIs): đo lường sản phẩm/dịch vụ trực tiếp được tạo ra (ví dụ: số lượng giấy phép cấp, số lượng văn bản ban hành, số lượng lớp tập huấn). KPI kết quả/hiệu quả (Outcome/Effectiveness KPIs): đo lường tác động của đầu ra đến người dân, xã hội (ví dụ: tỷ lệ hài lòng của người dân, mức độ giảm ô nhiễm, mức độ cải thiện sức khỏe cộng đồng). Đây là những KPI quan trọng nhất trong khu vực công.
KPI về sự hài lòng của công chúng/khách hàng: đặc biệt quan trọng đối với các dịch vụ công (ví dụ: chỉ số hài lòng của người dân/doanh nghiệp, tỷ lệ khiếu nại). KPI về năng lực và đạo đức công vụ: đo lường sự phát triển chuyên môn, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, thái độ phục vụ.
Ba là, bảo đảm tính SMART của KPI. Mỗi KPI cần phải Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp) và Time-bound (có thời hạn).
Bốn là, công chức cần được tham gia vào quá trình xây dựng KPI của chính mình và của đơn vị. Điều này giúp tăng cường sự cam kết, hiểu rõ mục tiêu và tăng tính khả thi của các chỉ số.
Năm là, phân biệt KPI theo cấp độ và vị trí. Các KPI cần được thiết kế khác nhau cho các cấp quản lý (lãnh đạo, quản lý cấp trung) và các vị trí chuyên viên. Lãnh đạo cần tập trung vào KPI chiến lược, kết quả và tác động; chuyên viên tập trung vào KPI về đầu ra và hiệu quả công việc trực tiếp.
Sáu là, số lượng KPI phù hợp. Không có một con số cố định về số lượng KPI cho mỗi vị trí, tuy nhiên, thực tiễn cho thấy nên dao động từ 3-5 chỉ số cho công chức không lãnh đạo quản lý và nhiều hơn đối với công chức lãnh đạo quản lý, tùy thuộc vào vị trí công việc và mức độ quan trọng của nhiệm vụ. Quan trọng là không nên quá nhiều KPI gây mất tập trung, bất khả thi hoặc quá ít khiến việc đánh giá không đầy đủ.
3. Một số khuyến nghị đối với việc áp dụng KPI trong đánh giá công chức
Thứ nhất, cần xây dựng hệ thống công cụ và dữ liệu hỗ trợ. Cần đầu tư vào công nghệ thông tin, phần mềm quản lý hiệu suất (Performance Management Software) để thu thập, theo dõi, phân tích dữ liệu KPI một cách tự động, minh bạch và chính xác. Bên cạnh đó, cần phát triển các hệ thống báo cáo định kỳ, dễ hiểu, trực quan để lãnh đạo và công chức nắm bắt được tình hình thực hiện. Đặc biệt, cần bảo đảm chất lượng dữ liệu. Dữ liệu đầu vào phải chính xác, đáng tin cậy.
Thứ hai, tăng cường năng lực cho cán bộ, công chức. Cần tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn chuyên sâu về kỹ năng xây dựng, đo lường, phân tích KPI và quản lý hiệu suất cho cả lãnh đạo và công chức. Thay đổi tư duy quản lý từ “quản lý công việc” sang “quản lý hiệu suất và kết quả”.
Thứ ba, gắn KPI với hệ thống đãi ngộ và phát triển, thông qua việc thiết lập mối liên hệ rõ ràng giữa kết quả thực hiện KPI và các cơ chế đãi ngộ (thưởng hiệu suất, phụ cấp trách nhiệm), cơ hội thăng tiến, đào tạo bồi dưỡng. Điều này tạo động lực mạnh mẽ cho công chức phấn đấu. Song song với việc đó, cần có cơ chế xử lý rõ ràng đối với những công chức không đạt KPI hoặc có hiệu suất kém, và thận trọng để tránh tình trạng công chức “chạy theo thành tích” hoặc chỉ làm những việc có KPI dễ đo lường.
Thứ tư, bảo đảm sự minh bạch và công bằng. Quá trình xây dựng, áp dụng và đánh giá KPI cần bảo đảm tính minh bạch, công bằng. Cùng một chỉ số KPI nhưng áp dụng ở vùng đô thị và vùng sâu vùng xa sẽ cho kết quả khác biệt, phản ánh điều kiện nguồn lực chứ không phải năng lực công chức. Ví dụ, “tỷ lệ tiếp cận dịch vụ công trực tuyến” ở Hà Nội có thể cao nhưng ở miền núi lại thấp do hạn chế hạ tầng số. Cần công khai các tiêu chí, phương pháp đánh giá, tăng cường cơ chế phản hồi đa chiều (360 độ feedback), bao gồm cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và thậm chí là người dân (đối với dịch vụ công).
Thứ năm, thường xuyên rà soát và điều chỉnh KPI. Các KPI không phải là cố định mà cần được rà soát, đánh giá định kỳ và điều chỉnh cho phù hợp với sự thay đổi của môi trường, mục tiêu và chiến lược của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Thứ sáu, thí điểm có kiểm soát khi triển khai KPI. Nên áp dụng KPI theo lộ trình, bắt đầu từ thí điểm ở một số cơ quan, địa phương đủ điều kiện, sau đó đánh giá, rút kinh nghiệm trước khi nhân rộng. Tác giả bài viết cho rằng việc triển khai KPI đối với công chức trong toàn bộ nền công vụ từ ngày 01/01/2026 có lẽ là chưa thực sự thích hợp.
Thực tế là Việt Nam mới thực hiện sắp xếp lại tổ chức bộ máy, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước và các vị trí việc làm, chức vụ, chức danh mới đi vào hoạt động cần phải qua thực tế kiểm nghiệm và điều chỉnh (nếu cần), kèm theo đó, Đề án vị trí việc làm cũng đang trong quá trình điều chỉnh, trong khi đây là các yếu tố nền tảng để xây dựng KPI. Ngoài ra, một lý do nữa là liên quan đến việc đánh giá con người, cần có sự thận trọng cần thiết. Do đó, áp dụng KPI ở Việt Nam hiện nay cần khẩn trương nhưng thận trọng, bảo đảm tính hiệu quả.
4. Kết luận
KPI là một công cụ quản lý hiện đại, có thể góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính Việt Nam. Tuy nhiên, việc thiết kế và áp dụng KPI đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mục tiêu, nguồn lực, dữ liệu, năng lực, văn hóa tổ chức… Nếu thiếu những điều kiện này, KPI dễ biến thành hình thức, gây thêm gánh nặng hành chính thay vì thúc đẩy cải cách.
Trong bối cảnh Việt Nam đang xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và Chính phủ số, áp dụng KPI cần được nhìn nhận như một phần trong tổng thể cải cách hành chính gắn liền với đổi mới quản lý công chức, chuyển đổi số và nâng cao chất lượng dịch vụ công. Khi được triển khai đúng cách, KPI sẽ góp phần quan trọng trong việc hiện thực hóa mục tiêu xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu lực và hiệu quả.
Chú thích:
1. Gadenne, D, Sharma, B (2009). Balanced Scorecard Implementation in the Public Sector: Lessons Learnt in a Large Local Government Authority. Accounting and Finance Association of Australia and New Zealand.
2. Bộ Nội vụ (2025). Dự thảo Nghị định đánh giá, xếp loại chất lượng công chức, ngày 28/7/2025.
3. David Parmenter (2022). KPI thước đo mục tiêu trọng yếu. NXB Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh, tr. 15.
4. KPI đánh giá cán bộ, công chức, viên chức: Thời điểm để áp dụng đồng loạt? https://vov.vn/chinh-tri/kpi-danh-gia-can-bo-cong-chuc-vien-chuc-thoi-diem-de-ap-dung-dong-loat-post1217051.vov
