The value of archival records on Vietnam’s international archival cooperation from 1962 to 2022 for state managament of archives
TS. Lê Tuyết Mai
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ giai đoạn 1962 – 2022 hình thành trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và cơ quan tiền thân cung cấp nhiều thông tin quan trọng phục vụ quản lý nhà nước về lưu trữ. Tuy nhiên, giá trị của khối tài liệu này chưa được nghiên cứu một cách đầy đủ và có hệ thống phân tích nội dung hồ sơ lưu trữ, các công bố có liên quan. Bài viết xác định ba nhóm giá trị chủ yếu của tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế đối với hoạt động quản lý nhà nước, chỉ ra một số hạn chế trong khai thác, sử dụng và đề xuất một số biện pháp nhằm phát huy hiệu quả giá trị khối tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và hội nhập quốc tế1.
Từ khóa: Tài liệu lưu trữ; hợp tác quốc tế; quản lý nhà nước về lưu trữ; giá trị tài liệu lưu trữ; phát huy.
Abstract: Archival records on Vietnam’s international archival cooperation from 1962 to 2022, created by the State Records and Archives Department of Vietnam and its predecessor agencies, constitute an important source of information for state management of archives. However, the value of this body of records has not yet been examined in a systematic and comprehensive manner, particularly through analyses of archival materials and relevant publications. This article identifies three main value groups of these records for state management of archives, highlights several limitations in their exploitation and use, and proposes measures to enhance their effective use in the context of digital transformation and international integration.
Keywords: Archival records; international cooperation; state management of archives; archival value; exploitation and use.
1. Khái quát khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ giai đoạn 1962 – 2022
Một là, chủ thể tạo lập và bối cảnh hình thành tài liệu.
Năm 1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 102-CP ngày 04/9/1962 về việc thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (tiền thân của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hiện nay) với nhiệm vụ giúp Phủ Thủ tướng quản lý công tác lưu trữ của cả nước. Trải qua các giai đoạn phát triển, mặc dù có sự điều chỉnh về tên gọi, cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn nhưng đến năm 2022, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vẫn duy trì chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước (QLNN) về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước2.
Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Cục và các cơ quan tiền thân đã hình thành nên một hệ thống tài liệu lưu trữ, bao gồm tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế – nguồn tài liệu phản ánh tương đối toàn diện tiến trình hợp tác và có giá trị. Hiểu rõ bối cảnh hình thành và nguồn gốc khối tài liệu là cơ sở để nhận diện đặc trưng và đánh giá các giá trị của khối tài liệu lưu trữ này đối với hoạt động QLNN về lưu trữ.
Hai là, khối lượng, thành phần và nội dung của khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ.
(1) Về khối lượng và thành phần: theo khảo sát và thống kê của tác giả, khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ giai đoạn 1962 – 2022 gồm hơn 1.000 hồ sơ và các tập lưu văn bản hành chính. Ngoài tài liệu hành chính, khối này còn có một số tài liệu lưu trữ nghe nhìn (ảnh chụp, phim tài liệu…) nhưng số lượng không nhiều. Tài liệu hiện được bảo quản và khai thác, sử dụng tại 3 đơn vị thuộc Cục: Phòng Tổ chức cán bộ và hợp tác quốc tế (hơn 500 hồ sơ, tập lưu văn bản từ năm 1985 – 2020); Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (khoảng 80 hồ sơ đã chỉnh lý (từ năm 1962 – 2003) và trên 200 hồ sơ, tài liệu từ năm 2009 – 2022 Trung tâm mới tiếp nhận, đang chuẩn bị chỉnh lý); Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng (trước đây là Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư – Lưu trữ) (khoảng 350 hồ sơ, từ năm 1986 – 2010).
(2) Về nội dung: khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ giai đoạn 1962 – 2022 tập trung vào hai nội dung lớn:
Nội dung hợp tác trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ tập trung vào 3 nhóm hoạt động chính: xây dựng tổ chức bộ máy, hành lang pháp lý về lưu trữ; phát triển nguồn nhân lực về lưu trữ và hợp tác trong hỗ trợ vật lực phục vụ công tác lưu trữ. Những nội dung này được phản ánh một số hồ sơ tiêu biểu, như: Tập tài liệu về hoạt động của đồng chí chuyên gia lưu trữ Liên Xô Ivan Kunticốp ở Việt Nam từ ngày 12/11 – 17/12/1963 (Hồ sơ 26, Phông Phông Cục Lưu trữ nhà nước giai đoạn 1962 – 1982), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III); hồ sơ về việc đón đoàn Đại biểu Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc sang Việt Nam giới thiệu Luật Lưu trữ và trao đổi công tác với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ ngày 09/3 – 14/3/2009 (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III); hồ sơ về việc hợp tác xây dựng kho lưu trữ quốc gia Lào năm 2005 – 2006 (Hồ sơ 249, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng).
Nội dung hợp tác về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm: nghiên cứu khoa học về lưu trữ; tổ chức khoa học, bảo quản và tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; sưu tầm, thu thập và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Một số hồ sơ tiêu biểu của nhóm này, như: tài liệu của Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ dự Hội nghị lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa ở Tiệp Khắc từ ngày 09/9 – 16/9/1974 (Hồ sơ 302, Phông Cục Lưu trữ Nhà nước (1962 – 1982), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III); các hồ sơ thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” (từ năm 2013 – 2019, Phòng Tổ chức cán bộ và Hợp tác quốc tế); hồ sơ về việc hợp tác với Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến, tháng 9/2018 (Phòng Tổ chức cán bộ và Hợp tác quốc tế, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)…
Nhìn chung, khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ có thành phần đa dạng, nội dung phong phú, phản ánh tương đối toàn diện tiến trình hợp tác quốc tế về lưu trữ của Việt Nam giai đoạn 1962 – 2022 và có giá trị tham khảo hữu ích đối với hoạt động QLNN về lưu trữ.
2. Giá trị của khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế giai đoạn 1962 – 2022 đối với hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ
Tiếp cận dưới góc độ liên ngành lưu trữ học và khoa học quản lý, Nguyễn Thị Kim Bình (2016)3 cho rằng, nội dung QLNN về công tác lưu trữ gồm ba biện pháp chủ yếu: (1) Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; (2) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; (3) Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ.
Kế thừa và vận dụng quan điểm này trong phạm vi hoạt động hợp tác quốc tế về lưu trữ, bài viết phân tích giá trị của khối tài liệu lưu trữ theo ba nhóm chính: (1) Phục vụ xây dựng, hoàn thiện chính sách, pháp luật về lưu trữ; (2) Hỗ trợ hoạch định chiến lược, xây dựng các chương trình và kế hoạch hợp tác; (3) Phản ánh quá trình triển khai và làm căn cứ để theo dõi, rà soát và tổng kết, đánh giá hoạt động hợp tác. Riêng nội dung tuyên truyền, phổ biến trong hợp tác quốc tế thường được thể hiện thông qua các hoạt động triển khai (hội thảo, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ…), vì vậy, được lồng ghép trong nhóm giá trị thứ 3.
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ phục vụ xây dựng, hoàn thiện chính sách, pháp luật về lưu trữ.
Đến năm 2022, hệ thống pháp luật về lưu trữ của Việt Nam đã từng bước được hoàn thiện. Quá trình này có sự tiếp thu chọn lọc kinh nghiệm quốc tế. Từ việc khai thác các hồ sơ hợp tác quốc tế liên quan đến xây dựng hành lang pháp lý có thể thấy, trong giai đoạn đầu thành lập ngành lưu trữ, Việt Nam đã tiếp cận và vận dụng nguyên tắc “quản lý tập trung, thống nhất” của Liên Xô cũ, Trung Quốc trong quản lý tài liệu và công tác lưu trữ4. Nguyên tắc này, dù điều chỉnh theo bối cảnh nhưng vẫn được duy trì như một định hướng xuyên suốt trong nhiều văn bản pháp luật về lưu trữ của Việt Nam. Ví dụ, trong Hồ sơ 521 về việc xây dựng Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1981 – 1982 (Phông Cục Lưu trữ Nhà nước (1962 – 1982), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III) có nội dung khẳng định “nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia ghi trong Pháp lệnh là xuất phát từ quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin về lưu trữ học” (tờ số 9). Định hướng này tiếp tục được khẳng định tại khoản 1 Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2011: “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Trong quá trình xây dựng dự thảo Luật Lưu trữ năm 2011, Ban soạn thảo đã nghiên cứu, tham khảo các vấn đề cốt lõi về nguyên tắc quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ, tổ chức hệ thống lưu trữ, chế độ giao nộp và tiếp cận tài liệu cũng như tài liệu lưu trữ điện tử… của một số quốc gia, như: Liên bang Nga, Anh, Hàn Quốc, Pháp, Trung Quốc (Bộ Nội vụ, 2009)5. Những bằng chứng này cho thấy, hồ sơ, tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế đã phản ánh khá rõ nét việc tiếp thu và vận dụng có chọn lọc kinh nghiệm quốc tế của Việt Nam trong xây dựng và hoàn thiện pháp luật về lưu trữ giai đoạn 1962 – 2022.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ hỗ trợ hoạch định chiến lược, xây dựng các chương trình và kế hoạch hợp tác.
Các báo cáo tổng kết, đánh giá kết quả hợp tác theo năm hoặc từng giai đoạn là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng, làm cơ sở để cơ quan QLNN về lưu trữ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) tham mưu cho cấp trên xác định mục tiêu, nội dung ưu tiên, đối tác, hình thức triển khai và lộ trình hợp tác theo từng thời kỳ. Đồng thời, thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ hỗ trợ Cục nhận diện nhu cầu, thế mạnh hợp tác của từng đối tác và của ngành lưu trữ Việt Nam, góp phần vào việc xây dựng các kế hoạch hợp tác phù hợp, khả thi và có thể điều chỉnh kịp thời khi thực tiễn thay đổi. Trong tháng 01/2016, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký kết Thỏa thuận hợp tác trong lĩnh vực lưu trữ với Tổng cục Lưu trữ nước Cộng hòa Pháp, trong đó xác định nội dung ưu tiên là trao đổi thông tin về các phông lưu trữ liên quan đến lịch sử mỗi nước và quan hệ Việt Nam – Pháp. Nội dung hợp tác này được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng theo yêu cầu thực tiễn và kết quả nghiên cứu một số tài liệu lưu trữ, như: Thỏa thuận hợp tác giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Việt Nam và Tổng cục Lưu trữ Pháp năm 2009; báo cáo các đoàn đi Pháp thực hiện Đề án sưu tầm và sao bổ sung tài liệu giai đoạn 2009 – 2015 (kèm theo danh mục tài liệu sao chụp tại các cơ quan lưu trữ của Pháp); các báo cáo tổng hợp hằng năm về tình hình hợp tác song phương6. Nội dung ưu tiên nêu trong Thỏa thuận năm 2016 tiếp tục là nguồn thông tin tham khảo giúp Cục xác định rõ trọng tâm và lộ trình triển khai các hoạt động sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ trong kế hoạch hợp tác quốc tế giai đoạn tiếp theo. Qua đó, tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế có ý nghĩa thiết thực trong hỗ trợ hoạch định chiến lược, xây dựng các chương trình và kế hoạch hợp tác của ngành lưu trữ Việt Nam.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ phản ánh quá trình tổ chức thực hiện các hoạt động hợp tác, là căn cứ để theo dõi, rà soát và tổng kết, đánh giá hoạt động hợp tác.
Trước hết, tài liệu lưu trữ lưu vết toàn bộ quá trình triển khai các hoạt động hợp tác của cơ quan lưu trữ từ giai đoạn đề xuất/ xây dựng kế hoạch, xin chủ trương phê duyệt kế hoạch đến tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả. Bằng chứng của các hoạt động này được ghi nhận tại các văn bản, như: kế hoạch, quyết định, thư mời, báo cáo… Trong đó, hoạt động tuyên truyền thường tập trung vào việc phổ biến các quy định, tiêu chuẩn, hướng dẫn quốc tế và được phản ánh trong hồ sơ về các chương trình trao đổi/ tập huấn, tài liệu tập huấn/hướng dẫn, danh sách báo cáo viên/giảng viên và đại biểu/học viên tham dự…, năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khóa tập huấn quốc tế về “Kinh nghiệm đề cử Hồ sơ vào Danh mục di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới của UNESCO”. Toàn bộ quá trình tổ chức khóa tập huấn được phản ánh qua chuỗi các văn bản, như: (1) Công văn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gửi Bộ Nội vụ về việc đề nghị trình Kế hoạch tổ chức tập huấn quốc tế về Chương trình Ký ức thế giới năm 2015 (kèm theo kế hoạch, chương trình chi tiết); (2) Quyết định của Bộ Nội vụ phê duyệt Kế hoạch tổ chức Tập huấn quốc tế thuộc Chương trình ký ức thế giới của UNESCO (kèm theo kế hoạch); (3) Thư mời 3 giảng viên nước ngoài tham gia giảng dạy cho lớp Tập huấn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; (4) Báo cáo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gửi Chủ tịch Ủy ban quốc gia Chương trình Ký ức Thế giới của UNESCO tại Việt Nam về kết quả tổ chức Tập huấn quốc tế Chương trình ký ức thế giới của UNESCO7. Toàn bộ quá trình chuẩn bị, phê duyệt, tổ chức thực hiện và tổng kết của hoạt động hợp tác quốc tế và tuyên truyền, phổ biến về hoạt động này đều được ghi nhận trong hồ sơ, qua đó, tạo cơ sở để cơ quan quản lý theo dõi, kiểm tra và đánh giá hoạt động hợp tác.
Tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế là một trong những căn cứ đáng tin cậy để cơ quan QLNN và các cơ quan hữu quan theo dõi, rà soát và đánh giá quá trình tổ chức, thực hiện các hoạt động hợp tác. Đối với hoạt động theo dõi, các báo cáo hợp tác theo tháng, năm; theo vấn đề, hoạt động cùng biên bản làm việc… là nguồn thông tin phản ánh tương đối đầy đủ, trung thực tiến độ triển khai, kết quả đạt được, những khó khăn vướng mắc và kiến nghị xử lý đối với các hoạt động hợp tác. Những thông tin này là cơ sở để cơ quan QLNN về lưu trữ kịp thời điều chỉnh hoặc đề nghị điều chỉnh các hoạt động hợp tác trong trường hợp cần thiết. Chẳng hạn, trong Hồ sơ của Cục Lưu trữ nhà nước về việc hợp tác với Lào trong lĩnh vực lưu trữ năm 1994 – 19978, Cục Lưu trữ nhà nước Việt Nam đã phân tích khá chi tiết về tiến độ thực hiện, những kết quả đạt được trong kế hoạch hợp tác của Lưu trữ Việt Nam và Lưu trữ quốc gia Lào trong Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hợp tác với Lào năm 1996 và phương hướng kế hoạch năm 1997 đến Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ và Bộ Kế hoạch và Đầu tư và. Đồng thời, báo cáo cũng nêu rõ những khó khăn Cục Lưu trữ nhà nước Việt Nam gặp phải trong quá trình triển khai hoạt động hợp tác và đề xuất một số điều chỉnh trong kế hoạch hợp tác tiếp theo.
Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo nội dung/hoạt động là căn cứ để cơ quan QLNN rà soát tình hình thực hiện hợp tác trên cơ sở đối chiếu với kế hoạch đã được phê duyệt, đồng thời xem xét mức độ đáp ứng các cam kết nêu trong Thỏa thuận hợp tác/Biên bản ghi nhớ. Thông qua rà soát, cơ quan quản lý có thể nhận diện kịp thời tiến độ triển khai, mức độ hoàn thành, những nội dung chưa đạt được và nguyên nhân cũng như những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, cơ quan có cơ sở tổng kết, đánh giá các kết quả, hiệu quả hợp tác, kịp thời điều chỉnh cách thức triển khai trong phạm vi quyền hạn hoặc kiến nghị quan cấp trên xem xét điều chỉnh, bổ sung nguồn lực cần thiết. Một minh chứng điển hình là Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hợp tác với Cục Lưu trữ Lào (tháng 11/1997) của Cục Lưu trữ nhà nước Việt Nam cho thấy9: năm 1996, Cục đã kiến nghị Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nay là Bộ Tài chính) đưa hai nội dung (nghiên cứu biên soạn hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ của Lào; dự án nghiên cứu khả thi xây dựng kho Lưu trữ quốc gia Lào) vào kế hoạch hợp tác năm 1997, tuy nhiên, kế hoạch năm 1997 chưa ghi nhận hai nội dung này. Trên cơ sở đối chiếu và đánh giá tính cần thiết của hợp tác, Cục tiếp tục kiến nghị đưa hai nội dung trên vào kế hoạch hợp tác liên Chính phủ năm 1998. Những thông tin như vậy cho thấy tài liệu lưu trữ là cơ sở để cơ quan QLNN về lưu trữ rà soát việc triển khai theo kế hoạch và kịp thời đề xuất điều chỉnh các nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ với cơ quan có thẩm quyền.
3. Những hạn chế trong khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế giai đoạn 1962 – 2022
Mặc dù khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế có giá trị tham khảo hữu ích đối với hoạt động QLNN về lưu trữ, song việc khai thác, sử dụng trên thực tế còn có một số hạn chế sau:
Một là, tài liệu đang trong tình trạng bị phân tán và hạn chế về cơ sở dữ liệu tra cứu.
Khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ của Việt Nam hiện còn phân tán ở ba đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Số tài liệu đã được chỉnh lý, đủ điều kiện phục vụ khai thác, sử dụng chưa nhiều (khoảng hơn 400 hồ sơ, hiện đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng).
Phần lớn tài liệu chưa được số hóa, thiếu cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu. Những hạn chế này làm kéo dài thời gian tìm kiếm minh chứng, gây khó khăn cho việc tổng hợp thông tin, số liệu một cách hệ thống và đầy đủ. Do đó, tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế – nguồn tài liệu tham khảo tin cậy phục vụ hoạt động tham mưu hoàn thiện chính sách, pháp luật về lưu trữ cũng như hỗ trợ công tác hoạch định chiến lược, xây dựng các chương trình, kế hoạch hợp tác chưa được phát huy tương xứng với giá trị vốn có.
Hai là, phần lớn tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế giai đoạn 2009 – 2022 hiện đang trong quá trình rà soát, chỉnh lý hoặc chuẩn bị chỉnh lý.
Vì vậy, việc tổng hợp thông tin, số liệu của giai đoạn này phục vụ theo dõi, rà soát, tổng kết và đánh giá hoạt động hợp tác quốc tế nói riêng và QLNN về lưu trữ nói chung khó có thể đảm bảo tính kịp thời và hệ thống, đặc biệt khi cần tổng hợp gấp theo yêu cầu chỉ đạo hoặc phối hợp nội bộ.
4. Một số đề xuất nhằm phát huy hiệu quả giá trị khối tài liệu lưu trữ hợp tác quốc tế
Thứ nhất, đẩy nhanh tiến độ xử lý nghiệp vụ đối với khối khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế đang chỉnh lý và chuẩn bị chỉnh lý. Qua khảo sát, khối tài liệu này đang chiếm tỷ trọng lớn và tập trung ở giai đoạn 2009 – 2022. Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, hoàn thiện mô tả và xây dựng công cụ tra cứu hoàn chỉnh là tiền để để tài liệu được khai thác hiệu quả, phục vụ kịp thời các yêu cầu quản lý.
Thứ hai, số hóa có trọng tâm và và xây dựng cơ sở dữ liệu mô tả thống nhất cho toàn khối tài liệu. Hiện nay, khối tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang khai thác, sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng phần lớn chưa được số hóa. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, khai thác thông tin một cách đầy đủ, có hệ thống, việc số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu mô tả thống nhất là một yêu cầu cấp bách. Trước mắt, nên ưu tiên số hóa nhóm tài liệu quan trọng, có giá trị, tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng và có tần suất sử dụng cao như: biên bản/thỏa thuận hợp tác; các báo tổng kết theo giai đoạn, theo năm hoặc theo từng lĩnh vực hoạt động; các chiến lược, chính sách, kế hoạch hợp tác quốc tế về lưu trữ… Việc số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu mô tả thống nhất sẽ giúp tra cứu nhanh chóng, tổng hợp thông tin thuận lợi và hạn chế tình trạng tìm kiếm thông tin rời rạc.
Thứ ba, bảo đảm sự liên thông về cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa quy trình khai thác, tổng hợp, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ. Liên thông dữ liệu giữa các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong tra tìm, tập hợp tài liệu một cách đầy đủ, hệ thống theo nhiều yêu cầu khác nhau và tăng cường khả năng rà soát, theo dõi, tổng kết, đánh giá trên cơ sở dữ liệu, thông tin được cập nhật. Liên thông dữ liệu cũng giúp việc kết nối, chia sẻ dữ liệu đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, đúng mục đích. Chuẩn hóa quy trình khai thác, tổng hợp, cung cấp thông tin nhằm bảo đảm sự an toàn, bảo mật, cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ như tinh thần của Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.
5. Kết luận
Là một bộ phận thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, khối tài liệu lưu trữ về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ giai đoạn 1962 – 2022 có giá trị tham khảo đối với hoạt động xây dựng, hoàn thiện chính sách, pháp luật về lưu trữ; hỗ trợ hoạch định chiến lược, xây dựng các chương trình và kế hoạch hợp tác, tổ chức thực hiện, theo dõi, rà soát và tổng kết, đánh giá hoạt động hợp tác. Tuy nhiên kết quả nghiên cứu cho thấy, việc khai thác, sử dụng khối tài liệu còn hạn chế do tài liệu còn phân tán; cơ sở dữ liệu tra cứu còn hạn chế, phần lớn tài liệu giai đoạn 2009 – 2022 đang trong quá trình rà soát, chỉnh lý. Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp như: đẩy nhanh tiến độ xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu lưu trữ đang rà soát, chỉnh lý; xây dựng và liên thông cơ sở dữ liệu; số hóa có trọng tâm và chuẩn hóa quy trình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu sẽ giúp khối tài liệu phát huy đúng vai trò “hạ tầng thông tin” cho hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ.
Chú thích:
1. Bài viết thuộc Đề tài khoa học mã số CS.2025.20. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ (2022). Điều 1 Quyết định số 1199/QĐ-BNV ngày 16/12/2022 của quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Nguyễn Thị Kim Bình (2016). Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam. Luận án tiến sĩ ngành Lưu trữ học. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, tr. 35.
4. Vũ Dương Hoan (2001). Nhớ lại cuộc tham quan học tập công tác lưu trữ ở Trung Quốc. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (5), tr. 140 – 145.
5. Bộ Nội vụ (2009). Báo cáo số 2469/BC-BNV ngày 31/7/2009 tham khảo kinh nghiệm nước ngoài về Luật Lưu trữ. Hồ sơ 8892 Kho Lưu trữ Văn phòng Quốc hội.
6. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2016). Hồ sơ đón đoàn đại biểu Tổng cục Lưu trữ quốc gia Pháp sang trao đổi kế hoạch hợp tác và ký kết Thỏa thuận hợp tác. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
7. Thông tin chi tiết về các văn bản trong Hồ sơ Khóa tập huấn quốc tế về “Kinh nghiệm đề cử Hồ sơ vào Danh mục di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới của UNESCO” năm 2015 thuộc Phông Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
8. Cục Lưu trữ nhà nước (1997). Hồ sơ của Cục Lưu trữ nhà nước về việc hợp tác với Lào trong lĩnh vực lưu trữ năm 1994 – 1997. Hồ sơ 38c Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng.
9. Cục Lưu trữ Nhà nước (1997). Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hợp tác với Cục Lưu trữ Lào năm 1997. Hồ sơ của Cục Lưu trữ nhà nước về việc hợp tác với Lào trong lĩnh vực lưu trữ năm 1994 – 1997. Hồ sơ 38c Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng.
