Document management and archiving: a study of practices at the Ho Chi Minh city branch of the academy of public administration and public management
ThS. Phạm Đăng Khoa
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết nghiên cứu lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ và thực tiễn thực hiện công tác này tại Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh; phân tích hệ thống pháp luật hiện hành, quy chế nội bộ và thực tiễn triển khai; chỉ ra những hạn chế; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện theo định hướng quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay.
Từ khóa: Quản lý công; văn thư; lưu trữ; thể chế; đơn vị sự nghiệp công lập.
Abstract: This article examines the general theoretical framework of records management and archiving, as well as the practical implementation of these activities at the Ho Chi Minh City Branch of the Academy of Public Administration and Management; it analyzes the current legal framework, internal regulations, and implementation practices; identifies limitations; and proposes solutions to improve these processes in line with state management principles, thereby enhancing the effectiveness and efficiency of document management and archiving in public service units today.
Keywords: Public administration; document management; archiving; institutional framework; public service units.
1. Đặt vấn đề
Trong quản lý công hiện đại, thông tin và hồ sơ không chỉ là sản phẩm phát sinh của hoạt động hành chính mà còn là nguồn lực quan trọng phục vụ ra quyết định, kiểm soát quyền lực và bảo đảm trách nhiệm giải trình của khu vực công. Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ không còn chỉ là hoạt động nghiệp vụ kỹ thuật mà đã trở thành một cấu phần của quản trị công. Quá trình cải cách hành chính, chuyển đổi số và sắp xếp tổ chức bộ máy đã đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với quản lý hồ sơ, tài liệu, nhất là tài liệu điện tử. Bên cạnh đó, thực tiễn cũng đặt ra yêu cầu cần thay đổi trong tư duy quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này.
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh được hình thành trên cơ sở kế thừa và sáp nhập nhiều cơ sở đào tạo khác nhau. Quá trình này làm phát sinh khối lượng lớn tài liệu lưu trữ mang tính phân tán, đa dạng về hình thức và bối cảnh pháp lý. Trong khi đó, việc tổ chức thực hiện các quy định pháp luật và quy chế nội bộ về văn thư, lưu trữ còn có hạn chế, đòi hỏi cần làm rõ các vấn đề thể chế và quản trị, không chỉ dừng lại ở mô tả nghiệp vụ.
2. Cơ sở pháp lý về quản lý công tác văn thư, lưu trữ: nhìn từ thiết kế thể chế và yêu cầu tổ chức thực hiện
Trong lý luận quản lý công, đặc biệt ở các tiếp cận quản trị công mới, thông tin và hồ sơ được coi là tài sản công cần được quản lý theo vòng đời. Văn thư và lưu trữ vì vậy gắn trực tiếp với các nguyên tắc cốt lõi của quản lý công như hiệu quả, minh bạch, trách nhiệm giải trình và tính liên tục thể chế.
Lập hồ sơ công việc không chỉ nhằm phục vụ yêu cầu lưu trữ mà còn là cơ sở để kiểm soát quá trình giải quyết công việc, đánh giá trách nhiệm của cá nhân, đơn vị và bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của tổ chức, công dân. Bởi vậy, khi xem xét công tác văn thư, lưu trữ từ góc độ quản lý công, cần nhấn mạnh vai trò của Nhà nước trong thiết kế thể chế, tổ chức thực hiện và kiểm soát việc tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực này.
Tiếp cận thể chế cho phép phân tích công tác văn thư, lưu trữ trên ba cấp độ: thể chế cứng, thể chế mềm và tổ chức thực hiện. Thể chế cứng bao gồm luật, nghị định, thông tư; thể chế mềm bao gồm quy chế, quy trình nội bộ; còn tổ chức thực hiện là quá trình chuyển hóa các quy định thành hành vi quản lý trong thực tiễn.
Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, thể chế mềm có vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là nơi cụ thể hóa các yêu cầu pháp lý thành chuẩn mực hành vi thường xuyên. Do đó, phân tích công tác văn thư, lưu trữ không thể dừng ở việc đối chiếu với pháp luật mà cần đi sâu đánh giá chất lượng quy chế nội bộ và năng lực tổ chức thực hiện.
Hệ thống pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam tương đối đầy đủ với trục chính là Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở việc liệt kê văn bản thì chưa đủ để giải thích những bất cập trong thực tiễn. Vấn đề cốt lõi là phải nhận diện được logic quản lý mà hệ thống thể chế này đang thiết kế và gánh nặng tổ chức thực hiện mà nó đặt lên các đơn vị sự nghiệp công lập.
Luật Lưu trữ năm 2011 được xây dựng trong bối cảnh tài liệu giấy còn giữ vị trí chủ đạo, vì vậy tư duy quản lý thiên về giai đoạn cuối của tài liệu, tức là thu thập, bảo quản, chỉnh lý và khai thác sau khi công việc đã kết thúc. Cách tiếp cận này phù hợp với mô hình quản lý truyền thống, khi công tác văn thư và công tác lưu trữ thường được xem là hai mảng nghiệp vụ kế tiếp nhau nhưng tương đối tách rời. Đến Luật Lưu trữ năm 2024 đã cho thấy, sự chuyển dịch rõ rệt về tư duy quản lý. Tài liệu được tiếp cận theo vòng đời thông tin, trong đó yêu cầu quản lý được đặt ra ngay từ thời điểm hình thành hồ sơ, văn bản và dữ liệu. Đây là thay đổi quan trọng, vì nó đưa công tác lưu trữ ra khỏi vị trí “khâu sau cùng”, đặt nó vào trung tâm của quản trị thông tin công.
Từ góc độ quản lý công, sự chuyển dịch này hàm ý, Nhà nước không còn coi tài liệu lưu trữ chỉ là đối tượng cần bảo quản mà là hạ tầng thể chế của quản trị công, phục vụ kiểm soát quá trình giải quyết công việc, truy vết trách nhiệm, chứng minh tính hợp pháp của quyết định quản lý và bảo đảm tính liên tục của trí nhớ tổ chức. Tuy nhiên, sự thay đổi tư duy quản lý cũng đồng thời đặt ra áp lực lớn hơn đối với tổ chức thực hiện. Để quản lý tài liệu theo vòng đời, đơn vị không chỉ cần cán bộ có nghiệp vụ mà còn cần quy trình nội bộ rõ ràng, công cụ công nghệ tương thích, phân định trách nhiệm cụ thể và cơ chế giám sát hiệu quả. Khi các yếu tố này không đồng bộ, quy định pháp luật rất dễ bị hình thức hóa.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP hiện nay đã xác lập rõ trách nhiệm lập hồ sơ công việc của cá nhân, đơn vị trong quá trình giải quyết công việc. Đây là bước tiến lớn vì lập hồ sơ được chuyển từ yêu cầu nghiệp vụ sang nghĩa vụ pháp lý.
Về bản chất, quy định này phản ánh logic đúng của quản lý công hiện đại: nếu hồ sơ không được hình thành ngay trong quá trình giải quyết công việc mà chỉ được “gom lại” khi công việc đã xong, tổ chức sẽ không thể kiểm soát đầy đủ dòng chảy thông tin, không bảo đảm khả năng truy xuất trách nhiệm và rất dễ mất mát, phân tán hoặc đứt gãy chứng cứ quản lý. Tuy nhiên, thể chế này được xây dựng trên giả định rằng, môi trường xử lý công việc và công cụ quản lý đã tương đối đồng bộ. Trên thực tế, tại nhiều đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có Phân hiệu, công việc được xử lý; đồng thời, trên cả hai môi trường giấy và điện tử, trong khi phần mềm quản lý điều hành mới chỉ hỗ trợ một số khâu, như: tiếp nhận, trình ký, phân phối văn bản, chưa hỗ trợ đầy đủ chức năng lập và quản lý hồ sơ công việc theo logic vòng đời. Điều đó tạo ra một nghịch lý thể chế: quy định pháp luật là đúng nhưng công cụ để thực hiện lại chưa tương thích. Hệ quả là việc lập hồ sơ trên thực tế phụ thuộc rất nhiều vào ý thức cá nhân, năng lực tác nghiệp và mức độ quan tâm của từng đơn vị. Từ góc độ quản lý công, đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là vấn đề của thiết kế chính sách và tổ chức thực hiện thể chế.
Dù Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn đã tiến thêm một bước trong việc công nhận và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nhưng phạm vi điều chỉnh vẫn chủ yếu tập trung vào văn bản điện tử và hồ sơ điện tử theo nghĩa truyền thống. Trong khi đó, quá trình chuyển đổi số tại các cơ quan, tổ chức đang làm phát sinh ngày càng nhiều dạng dữ liệu quản trị có giá trị pháp lý, giá trị chứng cứ và giá trị quản lý nhưng chưa được pháp luật quy định rõ như một đối tượng của lưu trữ.
Có thể kể đến dữ liệu quản lý đào tạo, dữ liệu nhân sự, dữ liệu tài chính – kế toán, dữ liệu quản lý nhiệm vụ, dữ liệu điều hành trên phần mềm nội bộ, nhật ký xử lý công việc, lịch sử luân chuyển và phê duyệt hồ sơ trên các hệ thống số. Trên thực tế, các dữ liệu này phản ánh rất rõ hành vi quản lý, thẩm quyền xử lý, trách nhiệm cá nhân và quá trình ra quyết định của tổ chức. Tuy nhiên, do chưa được xác lập đầy đủ địa vị pháp lý trong hệ thống lưu trữ, chúng vẫn nằm trong “vùng xám” của quản lý công.
Khoảng trống này kéo theo nhiều hệ quả: suy giảm khả năng truy xuất trách nhiệm trong môi trường số; phát sinh rủi ro pháp lý khi cần chứng minh tính hợp pháp, tính liên tục hoặc tính xác thực của quyết định quản lý; và làm cho công tác lưu trữ chậm hơn so với thực tiễn vận hành của tổ chức công trong thời đại dữ liệu. Từ góc độ quản lý nhà nước, đây là điểm thể chế cần tiếp tục hoàn thiện, nhưng ở cấp độ tổ chức, điều đó cũng đặt ra yêu cầu rất rõ: không thể tiếp tục quản lý lưu trữ theo tư duy “văn bản giấy số hóa” mà phải chuyển sang tư duy quản trị tài liệu – dữ liệu trong tổng thể vận hành của tổ chức.
3. Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh
Tại Phân hiệu, văn bản đến và văn bản đi hiện nay được hình thành, tiếp nhận và xử lý đồng thời dưới hai hình thức: văn bản giấy và văn bản điện tử. Đây là tình trạng phổ biến ở nhiều cơ quan, đơn vị trong khu vực công giai đoạn hiện nay, phản ánh tính chất quá độ giữa mô hình quản lý truyền thống và mô hình quản trị số. Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở việc tồn tại đồng thời hai hình thức văn bản mà nằm ở chỗ hệ thống quản lý nội bộ chưa được thiết kế đủ để hợp nhất hai dòng tài liệu này thành một chỉnh thể hồ sơ thống nhất. Phần mềm quản lý, điều hành công việc chủ yếu hỗ trợ các chức năng, như: tiếp nhận văn bản đến, trình ký, phân phối văn bản, theo dõi xử lý, nhưng chưa thực hiện được vai trò như một công cụ quản trị hồ sơ theo vòng đời. Nói cách khác, phần mềm đang hỗ trợ luân chuyển công việc, chứ chưa hỗ trợ đầy đủ quản trị hồ sơ công việc.
Điều này làm phát sinh một thực tế rõ ràng: cùng một công việc, thông tin và tài liệu liên quan có thể tồn tại rải rác ở nhiều “điểm chứa” khác nhau – một phần trong hồ sơ giấy, một phần trong phần mềm quản lý điều hành, một phần trong email, một phần trong các thư mục dùng chung hoặc các nền tảng trao đổi công việc. Khi đó, dù về hình thức, công việc vẫn được giải quyết, nhưng về phương diện quản lý công, hồ sơ của công việc thực chất chưa được hình thành đầy đủ.
Vấn đề thể hiện rõ hơn đối với các công việc có khối lượng lớn, thời gian xử lý kéo dài, liên quan đến nhiều đầu mối, nhiều lần xin ý kiến, nhiều tài liệu bổ sung. Trong những trường hợp này, việc lập hồ sơ không còn là thao tác hành chính đơn giản mà đòi hỏi một cơ chế tổ chức chặt chẽ và công cụ hỗ trợ phù hợp. Tuy nhiên, tại Phân hiệu, việc lập hồ sơ vẫn phụ thuộc rất lớn vào ý thức, thói quen và năng lực tác nghiệp của từng cá nhân, đơn vị. Điều đó cho thấy, quy định pháp luật đã được “đặt ra”, nhưng chưa được “cài vào” như một hành vi quản trị bắt buộc trong quy trình vận hành của tổ chức.
Từ góc độ quản lý công, đây là vấn đề lớn hơn nhiều so với khó khăn tác nghiệp thường ngày, cho thấy, sự thiếu liên thông giữa thể chế nhà nước, quy chế nội bộ và công cụ quản trị số, làm cho quy định pháp luật về lập hồ sơ công việc có nguy cơ bị hình thức hóa. Hệ quả không chỉ là hồ sơ thiếu đầy đủ mà còn là sự suy giảm khả năng truy vết quá trình xử lý, khó xác định trách nhiệm cá nhân, khó chứng minh tính hợp pháp của hành vi quản lý khi cần kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp. Nói cách khác, hạn chế trong công tác văn thư tại Phân hiệu không nên chỉ được hiểu là “chưa lập hồ sơ tốt” mà cần được nhìn nhận là biểu hiện của một khoảng trống quản trị thông tin công trong tổ chức.
Ngoài ra, nếu công tác văn thư phản ánh chất lượng quản lý hiện hành thì công tác lưu trữ phản ánh chiều sâu thể chế và năng lực duy trì “trí nhớ tổ chức” của đơn vị. Ở Phân hiệu, công tác lưu trữ đang chịu tác động rất lớn từ đặc điểm lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị. Khối tài liệu lưu trữ hiện nay không được hình thành từ một tổ chức có cấu trúc ổn định xuyên suốt mà được kế thừa từ nhiều giai đoạn, nhiều chủ thể pháp lý và nhiều mô hình tổ chức khác nhau, bao gồm: Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương; cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh; Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh; Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại TP. Hồ Chí Minh; và nay là Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh.
Điều này dẫn đến một đặc điểm rất đáng chú ý: tài liệu lưu trữ tại Phân hiệu mang tính “phân mảnh thể chế”. Mỗi nhóm tài liệu không chỉ khác nhau về niên đại, hình thức hay nội dung mà còn phản ánh những thời kỳ tổ chức, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và cơ chế quản lý khác nhau. Vì vậy, việc quản lý, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu không chỉ là bài toán kỹ thuật lưu trữ mà còn là bài toán về xác lập tính liên tục thể chế của tổ chức.
Thực tiễn cho thấy, tài liệu hiện còn phân tán, chưa được chỉnh lý đồng bộ và chưa hình thành được một cấu trúc quản lý thống nhất theo nguyên tắc phông lưu trữ, hồ sơ và giá trị sử dụng. Điều này gây khó khăn không chỉ cho công tác bảo quản và khai thác mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng tài liệu như một công cụ phục vụ quản lý, tổng kết thực tiễn, chứng minh lịch sử tổ chức và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan.
Một khó khăn nền tảng khác là Phân hiệu chưa có cán bộ chuyên trách về công tác lưu trữ. Trong điều kiện đó, các nhiệm vụ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, lập công cụ tra cứu, bảo quản tài liệu thường bị đẩy xuống thành nhiệm vụ kiêm nhiệm hoặc xử lý theo từng thời điểm. Về phương diện quản lý công, đây là dấu hiệu cho thấy, công tác lưu trữ chưa được đặt đúng vị trí như một chức năng quản trị tổ chức mà vẫn còn bị xem là một công việc hành chính phụ trợ.
Hệ quả của cách tiếp cận này là, tài liệu có nguy cơ tiếp tục bị phân tán, thất lạc hoặc giảm giá trị sử dụng theo thời gian. Đơn vị thiếu nền tảng dữ liệu lịch sử – pháp lý để phục vụ quản lý, nghiên cứu, đối chiếu và giải trình. Khi quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh hơn, sự thiếu chuẩn hóa từ tài liệu giấy đến tài liệu điện tử sẽ làm gia tăng chi phí quản trị và rủi ro pháp lý trong tương lai. Nói cách khác, hạn chế của công tác lưu trữ tại Phân hiệu không chỉ là vấn đề “chưa chỉnh lý xong” mà là vấn đề sâu hơn: trí nhớ thể chế của tổ chức đang tồn tại trong trạng thái chưa được quản trị một cách hệ thống.
Trong quản lý công, không phải mọi vấn đề đều được giải quyết bằng luật hoặc nghị định. Ở cấp độ tổ chức, quy chế nội bộ chính là “thể chế mềm” có vai trò chuyển hóa yêu cầu pháp luật thành hành vi quản lý thường xuyên. Vì vậy, muốn đánh giá thực chất công tác văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu, không thể chỉ nhìn vào luật mà cần “mổ xẻ” kỹ các quy chế nội bộ hiện hành. Có thể thấy, quy chế công tác văn thư, lưu trữ do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước đây và Học viện Hành chính và Quản trị công hiện nay ban hành về cơ bản đã thực hiện chức năng nội luật hóa các quy định của pháp luật hiện hành. Quy chế đã xác định tương đối đầy đủ các nội dung về quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, bảo quản tài liệu và trách nhiệm chung của các đơn vị, cá nhân có liên quan. Ở góc độ hình thức pháp lý, đây là điều kiện cần để tổ chức triển khai công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ đơn vị. Tuy nhiên, từ góc độ quản lý công, vấn đề không nằm ở việc quy chế “có đủ mục” hay “đúng luật” trên văn bản mà nằm ở việc quy chế có tạo ra được cơ chế quản trị đủ mạnh để buộc các chủ thể trong tổ chức phải thực thi hay không. Và ở điểm này, có thể nhận thấy một số hạn chế đáng chú ý.
Thứ nhất, các quy chế hiện hành vẫn còn nặng về mô tả quy trình nghiệp vụ, nhưng nhẹ về thiết kế trách nhiệm quản lý. Nói cách khác, quy chế thường trả lời khá rõ câu hỏi “làm như thế nào”, nhưng chưa trả lời đủ mạnh câu hỏi “ai chịu trách nhiệm nếu không làm”. Trong khi đó, từ góc độ quản trị công, trách nhiệm mới là lõi của thực thi thể chế.
Thứ hai, vai trò của người đứng đầu trong kiểm soát việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và bảo đảm tuân thủ công tác lưu trữ chưa được thiết kế như một trách nhiệm quản lý trực tiếp mà phần nào vẫn được hiểu như trách nhiệm chung, mang tính nguyên tắc. Điều này làm cho công tác văn thư, lưu trữ dễ bị “hành chính hóa” thành công việc của bộ phận văn thư hoặc cá nhân phụ trách, thay vì trở thành một chỉ số phản ánh chất lượng quản trị của từng đơn vị trực thuộc.
Thứ ba, quy chế chưa thiết lập đầy đủ cơ chế giám sát, đánh giá và chế tài nội bộ. Trong quản trị tổ chức, nếu không có cơ chế kiểm tra định kỳ, tiêu chí đánh giá cụ thể và hệ quả quản lý rõ ràng đối với việc không lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ hoặc giao nộp không đúng quy định thì quy chế rất dễ dừng lại ở vai trò “văn bản hướng dẫn” chứ chưa trở thành “công cụ điều hành”. Đây là một điểm yếu có tính hệ thống.
Thứ tư, quy chế hiện hành chưa xử lý đầy đủ bài toán liên thông giữa văn thư – lưu trữ – công nghệ thông tin – quản lý điều hành số. Trong khi pháp luật hiện nay đang từng bước dịch chuyển sang quản lý tài liệu điện tử thì nếu quy chế nội bộ vẫn tiếp cận theo logic tách rời: văn thư làm văn bản, lưu trữ làm bảo quản, công nghệ thông tin làm phần mềm thì tổ chức sẽ không thể xây dựng được một chuỗi quản trị thông tin thống nhất. Hệ quả là hồ sơ công việc tiếp tục bị “chia cắt” giữa nhiều hệ thống, nhiều bộ phận và nhiều chủ thể.
Như vậy, xét từ góc độ thể chế mềm, có thể khẳng định: vấn đề của quy chế hiện nay không phải là “thiếu quy định” mà là “thiếu sức nặng quản trị”. Quy chế đã nội luật hóa tương đối đầy đủ yêu cầu pháp luật nhưng chưa đủ mạnh để chuyển hóa các yêu cầu đó thành hành vi tổ chức bắt buộc, có kiểm soát và có trách nhiệm giải trình.
4. Những vấn đề đặt ra từ góc độ quản lý công: từ “thiếu nghiệp vụ” đến “khoảng trống quản trị”
Từ việc phân tích hệ thống thể chế, quy chế nội bộ và thực trạng triển khai tại Phân hiệu, có thể thấy những khó khăn, hạn chế hiện nay không nên được hiểu đơn giản là sự thiếu sót trong tác nghiệp văn thư, lưu trữ mà cần được nhận diện như những khoảng trống quản trị trong tổ chức công.
4.1. Khoảng cách giữa yêu cầu thể chế và năng lực tổ chức thực hiện
Vấn đề đầu tiên và mang tính cốt lõi là khoảng cách đáng kể giữa yêu cầu của pháp luật hiện hành và năng lực tổ chức thực hiện tại đơn vị. Pháp luật ngày càng đòi hỏi quản lý hồ sơ, tài liệu theo logic vòng đời, trách nhiệm cá nhân, kiểm soát số hóa và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Tuy nhiên, tại cấp tổ chức, các điều kiện để hiện thực hóa yêu cầu này – như công cụ công nghệ, nhân lực chuyên trách, quy trình nội bộ tích hợp, cơ chế giám sát – vẫn chưa được thiết lập đầy đủ. Khoảng cách này nếu không được xử lý sẽ làm phát sinh một trạng thái rất nguy hiểm trong quản lý công: thể chế tồn tại trên giấy, nhưng không trở thành năng lực vận hành thực tế của tổ chức.
4.2. Sự đứt gãy giữa văn thư và lưu trữ trong chuỗi quản trị thông tin
Một vấn đề lớn khác là công tác văn thư và công tác lưu trữ hiện nay vẫn chưa được quản trị như hai mắt xích của cùng một chuỗi thông tin công. Trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn vận hành theo logic: văn thư là việc của “đầu vào – đầu ra văn bản”, còn lưu trữ là việc “cất giữ hồ sơ về sau”. Cách tiếp cận này không còn phù hợp trong bối cảnh quản trị hiện đại. Tại Phân hiệu, biểu hiện của sự đứt gãy này thể hiện rất rõ: văn bản được xử lý trong phần mềm nhưng hồ sơ chưa được hình thành đầy đủ; tài liệu được tạo ra trong quá trình giải quyết công việc, nhưng không đi liền thành hồ sơ; tài liệu lưu trữ được giữ lại nhưng chưa được tích hợp vào hệ thống tri thức và dữ liệu quản trị của đơn vị. Hệ quả là tổ chức có thông tin nhưng không thực sự có năng lực quản trị thông tin.
4.3. Rủi ro pháp lý và rủi ro quản trị trong môi trường số
Trong bối cảnh chuyển đổi số, rủi ro của công tác văn thư, lưu trữ không còn dừng ở nguy cơ thất lạc giấy tờ. Rủi ro lớn hơn nằm ở chỗ tổ chức có thể không chứng minh được tính hợp pháp, tính liên tục và tính xác thực của quá trình giải quyết công việc nếu hồ sơ và dữ liệu không được quản lý đúng cách. Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với các loại dữ liệu phát sinh trong phần mềm quản lý, điều hành, hệ thống quản lý đào tạo, quản lý tài chính và các nền tảng số khác. Nếu các dữ liệu này không được nhận diện, chuẩn hóa và quản trị như một bộ phận của tài liệu điện tử, thì trong tương lai, các tổ chức công sẽ đứng trước nguy cơ “vận hành số nhưng lưu trữ phi hệ thống”, dẫn đến lỗ hổng lớn về quản trị và pháp lý.
4.4. Thể chế mềm chưa thực sự trở thành công cụ điều hành
Một trong những biểu hiện quan trọng của hạn chế quản trị hiện nay là quy chế nội bộ chưa thực sự vận hành như một công cụ điều hành có hiệu lực. Khi quy chế không gắn với phân công trách nhiệm cụ thể, không gắn với kiểm tra, đánh giá và không gắn với hậu quả quản lý thì quy chế rất dễ trở thành “văn bản có để đó”. Đây là điểm mà nhiều tổ chức công thường bỏ qua nhưng lại là nơi quyết định thành bại của tổ chức thực hiện. Từ đó có thể khẳng định: vấn đề của Phân hiệu không phải là thiếu nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ mà là chưa chuyển hóa đầy đủ nhận thức đó thành một cấu trúc quản trị hữu hiệu trong tổ chức.
5. Một số giải pháp
Thứ nhất, hoàn thiện quy chế nội bộ theo hướng tăng “sức nặng quản trị”.
Cần rà soát và hoàn thiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo hướng không chỉ sao chép hoặc nhắc lại quy định pháp luật mà phải cụ thể hóa trách nhiệm quản lý của từng chủ thể trong tổ chức. Quy chế cần trả lời rõ các câu hỏi: ai chịu trách nhiệm lập hồ sơ, ai kiểm tra việc lập hồ sơ, ai chịu trách nhiệm nếu hồ sơ không được giao nộp hoặc giao nộp không đầy đủ, người đứng đầu đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm đến đâu. Bên cạnh đó, cần bổ sung vào quy chế các nội dung về kiểm tra định kỳ, đánh giá kết quả thực hiện và hậu quả quản lý đối với hành vi không tuân thủ. Chỉ khi đó, quy chế mới trở thành công cụ điều hành thực chất, thay vì chỉ là văn bản nghiệp vụ mang tính định hướng.
Thứ hai, thiết kế lại công tác văn thư, lưu trữ như một chuỗi quản trị thông tin thống nhất.
Cần thay đổi tư duy quản lý từ cách tiếp cận “văn thư riêng – lưu trữ riêng” sang mô hình quản trị vòng đời hồ sơ, tài liệu. Theo đó, hồ sơ phải được hình thành ngay từ quá trình xử lý công việc, đi cùng với công việc và kết thúc bằng việc giao nộp có kiểm soát vào lưu trữ cơ quan. Để làm được điều này, cần xem xét nâng cấp hoặc tái cấu hình phần mềm quản lý, điều hành công việc theo hướng tích hợp chức năng lập hồ sơ công việc, nhóm tài liệu theo vụ việc, theo dõi trạng thái hồ sơ và hỗ trợ giao nộp hồ sơ điện tử. Nếu không có công cụ phù hợp, yêu cầu pháp luật về lập hồ sơ điện tử sẽ rất khó trở thành thực tiễn.
Thứ ba, kiện toàn tổ chức và nguồn nhân lực cho công tác lưu trữ.
Cần nhìn nhận lại vị trí của công tác lưu trữ trong cấu trúc tổ chức của Phân hiệu. Với khối lượng tài liệu hiện có và đặc thù lịch sử hình thành của đơn vị, việc tiếp tục duy trì cơ chế kiêm nhiệm kéo dài sẽ khó bảo đảm yêu cầu quản lý hiện đại. Do đó, cần có lộ trình kiện toàn nhân sự theo hướng bố trí cán bộ có chuyên môn phù hợp hoặc tối thiểu phải xây dựng được một đầu mối chuyên trách đủ năng lực điều phối công tác lưu trữ. Đồng thời, cần tăng cường bồi dưỡng nhận thức cho lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và cán bộ, viên chức về vai trò của lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và trách nhiệm pháp lý liên quan. Đây không phải là đào tạo nghiệp vụ đơn thuần, mà là đào tạo nhận thức quản trị.
Thứ tư, gắn công tác văn thư, lưu trữ với chiến lược chuyển đổi số và quản trị dữ liệu.
Trong dài hạn, công tác văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu cần được tích hợp vào tổng thể chiến lược chuyển đổi số của đơn vị. Điều này có nghĩa là không chỉ số hóa tài liệu giấy hay lưu văn bản điện tử mà cần từng bước xây dựng tư duy quản trị tài liệu – dữ liệu trong toàn bộ hoạt động quản lý, điều hành. Về nguyên tắc, mọi dữ liệu có giá trị chứng cứ, giá trị quản lý, giá trị lịch sử hoặc giá trị phục vụ trách nhiệm giải trình đều cần được nhận diện, chuẩn hóa và đặt trong một kiến trúc quản trị phù hợp. Đây là hướng tiếp cận mà pháp luật Việt Nam trong tương lai nhiều khả năng sẽ phải hoàn thiện, và các đơn vị sự nghiệp công lập nếu đi trước một bước trong nhận thức và tổ chức thực hiện sẽ có lợi thế rất lớn về năng lực quản trị.
Thứ năm, mở rộng ý nghĩa thực tiễn và khả năng tham khảo chính sách.
Những giải pháp nêu trên không chỉ có ý nghĩa đối với Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh mà còn có thể tham khảo áp dụng đối với nhiều đơn vị sự nghiệp công lập khác, đặc biệt là các cơ sở giáo dục công lập, đơn vị nghiên cứu – đào tạo có lịch sử hình thành qua nhiều giai đoạn và đang trong quá trình chuyển đổi số. Qua đó, nghiên cứu này không chỉ mang giá trị thực tiễn ở cấp đơn vị mà còn gợi mở một số hàm ý chính sách đối với hoàn thiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh mới.
6. Kết luận
Công tác văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh phản ánh khá điển hình những thách thức mà nhiều đơn vị sự nghiệp công lập đang gặp phải trong bối cảnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và tái cấu trúc tổ chức bộ máy. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn những khó khăn này như vấn đề của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thì sẽ chưa chạm tới bản chất. Những hạn chế chủ yếu bắt nguồn từ sự thiếu đồng bộ giữa thiết kế thể chế, quy chế nội bộ và năng lực tổ chức thực hiện, chứ không chỉ do thiếu kỹ năng hay thiếu nhân lực đơn lẻ. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ không thể dừng ở việc tập huấn nghiệp vụ hoặc yêu cầu cán bộ “lập hồ sơ tốt hơn” mà phải được đặt trong tổng thể đổi mới quản trị công của tổ chức.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
2. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
3. Bộ Nội vụ (2019). Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư.
4. Bộ Nội vụ (2022). Thông tư số 02/2022/TT-BNV ngày 01/01/2022 hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2023). Hướng dẫn lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
6. Học viện Hành chính Quốc gia (2018). Giáo trình Quản lý nhà nước. H. NXB Chính trị quốc gia Sự thật.
7. Học viện Hành chính Quốc gia (2020). Giáo trình Quản lý công. H. NXB Lý luận chính trị.
8. Pollitt, C., & Bouckaert, G. (2017). Public Management Reform. Oxford University Press.
