Certification activities at notary public offices
TS. Nguyễn Thị Thanh Mai
ThS. Đỗ Thị Diệu Thu
Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh đời sống kinh tế – xã hội đang ngày càng phát triển, nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức ở Việt Nam tiếp tục gia tăng, nhất là nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên các giấy tờ văn bản. Với nền tảng cơ sở pháp lý rõ ràng, hoạt động chứng thực trong những năm qua đã giúp người dân thực hiện các quyền quan trọng về nhân thân, về tài sản, quyền thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính… Tuy nhiên, việc thực hiện hoạt động chứng thực vẫn còn tồn tại một số bất cập tại các tổ chức hành nghề công chứng, đòi hỏi cơ quan nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa các quy định pháp luật cũng như cơ chế quản lý.
Từ khóa: Hoạt động chứng thực; các tổ chức hành nghề công chứng; quy định pháp luật; cơ chế quản lý.
Abstract: Against the backdrop of the rapidly developing socio-economic landscape today, the demand for notarization services among individuals and organizations in Vietnam continues to rise, particularly the need for certifying copies from originals and authenticating signatures on documents. With a clear legal foundation, notarization activities in recent years have helped citizens exercise important rights regarding personal status, property, and the ability to conduct transactions and administrative procedures. However, the implementation of notarization activities still faces certain shortcomings at notary public offices, requiring government agencies to further improve legal regulations and management mechanisms.
Keywords: Notarization activities; notary public offices; legal regulations; management mechanisms.
1. Đặt vấn đề
Chứng thực là hoạt động mang tính chất pháp lý – hành chính, được thực hiện thường xuyên và phổ biến trong đời sống của người dân. Theo Từ điển Tiếng Việt, chứng thực là nhận cho để làm bằng là có, là đúng sự thật1. Điều đó có nghĩa, hoạt động chứng thực được hiểu như việc xác nhận một giấy tờ, văn bản, một chữ ký là chính xác hay xác nhận một giao dịch thực sự đã diễn ra với sự tự nguyện của các bên tham gia. Việc xác nhận này sẽ làm cơ sở cho người dân có thể tiếp tục thực hiện các giao dịch hay hoạt động khác.
Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, tại Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 có quy định như sau:
“2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. “Chứng thực giao dịch” là việc người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự”.
Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất, chứng thực là một loại dịch vụ công mà Nhà nước cung ứng cho người dân. Theo đó, cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thực hiện chứng nhận tính chính xác của các bản sao từ bản chính, tính chính xác của các chữ ký trong giấy tờ, văn bản, tính xác thực của các giao dịch dân sự.
2. Thực trạng hoạt động chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng
Nắm rõ được vai trò của hoạt động chứng thực cũng như nhu cầu ngày càng tăng của người dân, các cơ quan nhà nước trong quá trình hoàn thiện hệ thống quy định pháp luật về hoạt động chứng thực đã quy định khá chi tiết về thẩm quyền chứng thực. Từ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đến các nghị định sửa đổi, bổ sung, như: Nghị định số 07/2025/NĐ-CP, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 đều có điều khoản quy định riêng về vấn đề này. Khoản 9 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 đã quy định về “Người thực hiện chứng thực” như sau: “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định này; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi là tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).” Như vậy, ngoài Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, viên chức tại cơ quan đại diện thì công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện chứng thực.
Tuy nhiên, thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng có những điểm khác biệt so với Chủ tịch UBND cấp xã hay viên chức tại cơ quan đại diện. Theo khoản 1 và khoản 4 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025, công chứng viên có thẩm quyền và chứng thực các nội dung sau:
“a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài”.
Sở dĩ, công chứng viên không có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giao dịch liên quan đến tài sản, di chúc hay thừa kế vì theo quy định của pháp luật về công chứng thì đây là những nội dung thuộc thẩm quyền công chứng của công chứng viên trong việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng.
Trên cơ sở các quy định pháp luật rõ ràng, chi tiết, các tổ chức hành nghề công chứng đã triển khai thực hiện hoạt động chứng thực trong nhiều năm qua và đã đạt được nhiều thành công nhất định. Theo thống kê của Bộ Tư pháp về kết quả thực hiện hoạt động chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng trong năm 2024, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 27.078.079 việc chứng thực bản sao từ bản chính, thu phí chứng thực là 162.567.370.655 đồng. Đồng thời, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 1.761.591 việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và thu phí chứng thực là 20.415.567.284 đồng. Trong đó, đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, riêng Văn phòng công chứng đã thực hiện 24.358.886 việc (chiếm gần 90%), thu phí chứng thực là 142.665.369.100 đồng; còn Phòng công chứng đã thực hiện 2.719.193 việc (chiếm 10%), thu phí chứng thực là 1.990.200.155 đồng. Đối với việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, Văn phòng công chứng đã thực hiện 1.653.500 việc (chiếm gần 93,9%) và thu phí chứng thực là 19.140.426.284 đồng; còn Phòng công chứng đã thực hiện 108.091 việc (chiếm 6,1%), thu phí chứng thực là 1.275.141.000 đồng2.
Về cơ bản, hoạt động chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực, từ việc kiểm tra bản chính các loại giấy tờ, đối chiếu bản sao với bản chính đến việc quan sát, chứng nhận chữ ký trong các giấy tờ, văn bản. Ngoài ra, các tổ chức hành nghề công chứng đều đã thực hiện kê khai, lưu trữ các loại sổ sách hay hồ sơ về chứng thực, thực hiện thu phí chứng thực theo đúng quy định.
Thực tế cho thấy, hoạt động chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng đã góp phần vào hiện thực hóa mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính. Thông qua hoạt động này, các tổ chức, cá nhân sẽ có những giấy tờ, văn bản có sự tin cậy pháp lý rất cao, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có thể tham gia các giao dịch dân sự hay thực hiện các thủ tục hành chính khác một cách nhanh chóng, hiệu quả. Bên cạnh đó, đây cũng là công cụ quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước, giúp cơ quan nhà nước có thể kiểm soát và bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, hạn chế được những tranh chấp phát sinh trong các giao dịch có liên quan đến các giấy tờ, văn bản hay việc kéo dài quá trình thực hiện các thủ tục hành chính.
Đặc biệt, việc công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện hoạt động chứng thực đã góp phần chia sẻ những áp lực lớn cho các cơ quan nhà nước. Đời sống kinh tế – xã hội phát triển đã kéo theo nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính cũng như tham gia các giao dịch dân sự của người dân ngày càng tăng cao, khiến khối lượng công việc của UBND các cấp ngày một lớn. Bên cạnh đó, việc thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp và sắp xếp lại địa giới hành chính các địa phương càng làm cho khối lượng công việc này tăng lên gấp nhiều lần. Tổ chức giải quyết thủ tục chứng thực cho người dân tại các tổ chức hành nghề công chứng đã góp phần giảm tải các công việc mang tính chất sự vụ, thủ tục, giúp đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là cán bộ, công chức tại UBND cấp xã tập trung vào các công việc quản lý hành chính tại địa phương.
Tuy nhiên, hoạt động chứng thực nói chung cũng như hoạt động chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng nói riêng cũng còn những hạn chế, khó khăn, cụ thể:
(1) Hiện nay, các quy định pháp luật về chứng thực tại Việt Nam mới dừng lại ở các Nghị định, có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự thay đổi của tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, mà chưa ban hành được luật chuyên ngành về chứng thực. Đây có thể là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc tuân thủ chặt chẽ các quy định về chứng thực còn chưa cao.
(2) Các văn bản pháp luật chưa có quy định chính thức và rõ ràng về thời hạn sử dụng bản sao chứng thực từ bản chính. Điều đó dẫn đến việc các cá nhân, tổ chức phải đi lại nhiều lần và chứng thực nhiều bản sao từ bản chính, tăng thêm khối lượng công việc cho các tổ chức hành nghề công chứng và UBND cấp xã.
(3) Với việc sử dụng công nghệ cao trong in ấn hiện nay, các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ đều được làm giả một cách rất tinh vi, dẫn đến công chứng viên cũng khó có khả năng xác định được một cách chính xác tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính. Các loại giấy tờ làm giả rất đa dạng, từ các loại bằng cấp, chứng chỉ, như: bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp đại học, chứng chỉ tin học, chứng chỉ tiếng anh… hay các loại giấy tờ tùy thân, như: căn cước công dân, giấy chứng nhận tình trạng độc thân… cho đến những loại giấy tờ gắn liền với tài sản có giá trị lớn, như: giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng nhà, đất; hợp đồng mua bán căn hộ, giấy đăng ký ô tô, xe máy…
(4) Các văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng ngoài nhà nước do công chứng viên thành lập. Các công chứng viên không có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến với tư cách là người có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện thủ tục chứng thực nên không thể hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến. Trong khi đó, cán bộ, công chức khi thực hiện thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã vẫn hướng dẫn người dân nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến, sau đó tiếp nhận và giải quyết trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Điều này khiến cho việc thực hiện thủ tục chứng thực không được đồng nhất, mặc dù giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính là như nhau.
3. Một số giải pháp
Một là, cần sớm xem xét việc ban hành Luật Chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành. Trong đó, các văn bản pháp luật cần khẳng định chứng thực là dịch vụ công, để phân định rõ ràng giữa hoạt động cung ứng dịch vụ công với hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, cũng là để nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi công chứng viên và các cá nhân có liên quan trong việc cung ứng dịch vụ này đến người dân. Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn thi hành có thể quy định về thời hạn sử dụng bản sao chứng thực từ bản chính để tạo sự thực hiện đồng nhất trong các thủ tục hành chính cũng như các giao dịch dân sự.
Hai là, tiếp tục đẩy mạnh việc tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác chứng thực cho cả đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng và đội ngũ cán bộ, công chức tại UBND các cấp. Trong đó, nội dung các buổi tập huấn cần tập trung vào các kỹ năng quan trọng về phân biệt giấy tờ giả, như: nhận dạng chữ viết, chữ ký giả; nhận dạng tài liệu bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang; nhận dạng hình dấu giả trong giấy tờ tài liệu… Nội dung tập huấn cũng cần tập trung vào việc chia sẻ một số kinh nghiệm xử lý tình huống khi gặp tài liệu nghi là giả, tài liệu ban hành sai về nội dung, hình thức hoặc thẩm quyền ban hành và ngăn chặn việc làm giả văn bản công chứng, chứng thực…
Ba là, các cơ quan nhà nước có thể xem xét các giải pháp để tạo sự đồng nhất trong việc giải quyết thủ tục chứng thực trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến tại UBND cấp xã và tại tổ chức hành nghề công chứng để tạo sự thuận lợi cho người dân và hướng đến mục tiêu xây dựng xã hội số hiện nay.
Bốn là, tăng cường hơn nữa công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định pháp luật về hoạt động chứng thực. Đây vẫn là giải pháp căn bản để có thể kịp thời phát hiện và ngăn chặn những tiêu cực, vi phạm pháp luật của các cá nhân có liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực. Đồng thời, thông qua hoạt động này, các cơ quan nhà nước mới có thể sớm nhận định được những hạn chế, khó khăn, vướng mắc trong quá trình xây dựng quy định pháp luật cũng như tổ chức triển khai hoạt động chứng thực. Công tác này cần được thực hiện đa dạng về hình thức, như: kiểm tra đột xuất và kiểm tra theo kế hoạch định kỳ; kiểm tra chuyên ngành và kiểm tra kết hợp nhiều nội dung công tác…
4. Kết luận
Công tác xây dựng thể chế và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực của nước ta đã có những kết quả tích cực và những bước tiến quan trọng. Kết quả đạt được của hoạt động chứng thực đã thực sự thúc đẩy, tạo cơ hội hiện thực hóa, bảo đảm, bảo vệ và thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp của người dân theo quy định của pháp luật. Trong đó, các tổ chức hành nghề công chứng cũng đã có những đóng góp to lớn trong việc tổ chức thực hiện hoạt động này, từng bước chia sẻ phần nào khối lượng công việc cho các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên để hoạt động chứng thực nói chung và hoạt động chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng phát triển mạnh mẽ hơn nữa, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân thì các cơ quan nhà nước vẫn cần tiếp tục triển khai các giải pháp đồng bộ từ hoàn thiện thể chế đến triển khai thực hiện và kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động này.
Chú thích:
1. Ngọc Lương, Nguyễn Quang, Minh Trí (2022). Từ điển Tiếng Việt. H. NXB Dân trí, tr. 48.
2. Tổng hợp số liệu thống kê về kết quả chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng kỳ báo cáo năm chính thức 2024. https://data.moj.gov.vn/danh-sach-tap-du-lieu/tong-hop-so-lieu-thong-ke-ve-ket-qua-chung-thuc-tai-cac-to-chuc-hanh-nghe-cong-chung-nam-2024-qd-so-1655).
Tài liệu tham khảo:
1. Chính phủ (2015). Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.
2. Chính phủ (2025). Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
3. Chính phủ (2025).Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP.
4. Nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã. https://danchuphapluat.vn/nang-cao-hieu-qua-hoat-dong-chung-thuc-tai-uy-ban-nhan-dan-cap-xa-3199.html)
5. Thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trong bối cảnh thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng tại các tỉnh Đông Bắc. https://www.quanlynhanuoc.vn/2023/11/09/thanh-tra-kiem-tra-hoat-dong-cua-cac-to-chuc-hanh-nghe-cong-chung-trong-boi-canh-thuc-hien-xa-hoi-hoa-dich-vu-cong-chung-tai-cac-tinh-dong-bac/
