Diplomatic protocol from a logistical function to an institution of national representation: insights from the preparations for APEC 2027
ThS. Phạm Thị Kim Yến
Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại – Bộ Ngoại giao
(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết tiếp cận lễ tân đối ngoại như một thiết chế biểu đạt quốc gia, qua đó chuyển tải vị thế, đường lối đối ngoại, năng lực quản trị và bản sắc Việt Nam tới đối tác và công chúng quốc tế. Phân tích chặng đường chuẩn bị APEC 2027 cho thấy, sự chuyển dịch từ phục vụ từng sự kiện sang quản trị một hệ thống liên ngành, dựa trên quy trình chuẩn, dữ liệu, công nghệ, nguồn nhân lực chuyên nghiệp và khả năng biểu đạt bản sắc. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số định hướng về hoàn thiện thể chế, chuẩn hóa quy trình, phát triển nhân lực, xây dựng hạ tầng dữ liệu, phát huy bản sắc và chuyển giao các tài sản được hình thành từ APEC 2027 vào hoạt động lễ tân đối ngoại thường xuyên.
Từ khóa: Lễ tân đối ngoại; thiết chế biểu đạt quốc gia; APEC 2027; quản trị đối ngoại; bản sắc ngoại giao Việt Nam.
Abstract: This article examines diplomatic protocol as a national institution through which Vietnam conveys its standing, foreign policy, governance capabilities, and national identity to international partners and the global public. An analysis of the preparations for APEC 2027 reveals a shift from event-by-event service to the management of an interdisciplinary system, based on standardized processes, data, technology, a professional workforce, and the ability to express national identity. Based on this, the article proposes several directions for institutional reform, process standardization, human resource development, data infrastructure development, the promotion of national identity, and the integration of assets generated from APEC 2027 into regular diplomatic protocol activities.
Keywords: Diplomatic protocol; national identity expression; APEC 2027; foreign affairs management; Vietnam’s diplomatic identity.
1. Đặt vấn đề
Trong thực tiễn, lễ tân đối ngoại trước hết phải bảo đảm đúng nghi thức, an toàn, chu đáo và không để xảy ra sai sót. Đây là yêu cầu nền tảng, bởi một sai lệch về ngôi thứ, quốc kỳ, danh xưng, chương trình hoặc cách ứng xử đều có thể tác động đến quan hệ đối ngoại và hình ảnh quốc gia. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn lễ tân như tập hợp những công việc phục vụ sự kiện thì chưa phản ánh đầy đủ vai trò của lĩnh vực này. Thông qua nghi thức, chương trình, không gian, ngôn ngữ, tặng phẩm, ẩm thực, trang phục và truyền thông hình ảnh, lễ tân chuyển hóa đường lối đối ngoại và mức độ quan hệ thành những biểu hiện cụ thể mà đối tác và công chúng quốc tế có thể trực tiếp cảm nhận.
Trong bối cảnh quan hệ quốc tế ngày càng đa tầng và các hoạt động đối ngoại diễn ra với phạm vi, hình thức và chủ thể ngày càng đa dạng, mỗi sự kiện không chỉ là nơi thực hiện nghi thức mà còn là một không gian chính trị, quản trị, văn hóa và truyền thông. Từng chi tiết về chương trình, ngôi thứ, không gian, ngôn ngữ, cách đón tiếp hay xử lý tình huống đều có thể ảnh hưởng đến cách đối tác đánh giá mức độ trọng thị, năng lực phối hợp và bản sắc của nước chủ nhà. Vì vậy, lễ tân đối ngoại cần được nhìn nhận rộng hơn như một bộ phận cấu thành của năng lực đối ngoại quốc gia, có chức năng kết nối yêu cầu chính trị với trải nghiệm thực tế của đối tác và công chúng quốc tế.
Việc Việt Nam đăng cai Năm APEC 2027 (Báo Chính phủ. 2025) đặt ra yêu cầu đặc biệt đối với công tác lễ tân đối ngoại. Đây không chỉ là nhiệm vụ tổ chức một chuỗi hội nghị quy mô lớn mà còn là cơ hội khẳng định vai trò, vị thế, năng lực điều phối và hình ảnh Việt Nam trong khu vực châu Á – Thái Bình Dương. Với sự tham gia của nhiều nền kinh tế, nhiều cấp đại biểu và nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương, APEC 2027 đòi hỏi một hệ thống vận hành liên ngành có khả năng phối hợp thống nhất, xử lý linh hoạt, sử dụng hiệu quả dữ liệu và công nghệ, đồng thời tạo được dấu ấn văn hóa và bản sắc Việt Nam.
Chặng đường chuẩn bị APEC 2027 vì vậy có thể được xem là một trường hợp điển hình để nhận diện sự chuyển dịch của lễ tân đối ngoại: từ phục vụ từng sự kiện sang xây dựng năng lực vận hành thường trực; từ dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân sang chuẩn hóa quy trình và quản trị tri thức; từ bố trí hình thức sang chủ động thiết kế trải nghiệm và chuyển tải thông điệp quốc gia. Những sản phẩm được hình thành trong quá trình chuẩn bị, như quy trình thao tác chuẩn, cơ sở dữ liệu, đội ngũ cán bộ được đào tạo, mô hình điều phối, chuẩn kỹ thuật và bộ tiêu chí bản sắc, không nên chỉ phục vụ một kỳ APEC mà cần được chuyển hóa thành tài sản lâu dài của hệ thống lễ tân đối ngoại.
2. Khái niệm và khung phân tích về lễ tân đối ngoại như một thiết chế biểu đạt quốc gia
2.1. Khái niệm lễ tân đối ngoại
Lễ tân ngoại giao được hình thành từ các quy tắc, tập quán và thông lệ điều chỉnh hình thức giao tiếp chính thức giữa các quốc gia, các tổ chức quốc tế và những chủ thể tham gia quan hệ ngoại giao. Nội dung cơ bản của lễ tân ngoại giao, bao gồm: ngôi thứ, danh xưng, nghi thức đón – tiễn, quốc kỳ, quốc ca, trình quốc thư, bố trí hội đàm, chiêu đãi, tặng phẩm và các hoạt động chính thức khác. Các quy tắc này vừa bảo đảm sự tôn trọng chủ quyền, bình đẳng giữa các quốc gia, vừa tạo ra trật tự và khả năng dự báo trong quan hệ quốc tế.
Ở Việt Nam, Nghị định số 18/2022/NĐ-CP ngày 18/02/2022 của Chính phủ về nghi lễ đối ngoại (Chính phủ. 2022). xác lập các nguyên tắc và nghi thức chủ yếu trong đón, tiếp khách nước ngoài, tổ chức chuyến thăm và một số hoạt động đối ngoại chính thức. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy phạm vi công tác lễ tân không chỉ giới hạn ở việc thực hiện các nghi lễ đã được quy định. Công tác này còn bao gồm tham mưu chương trình, điều phối liên cơ quan, tổ chức hội nghị quốc tế, quản lý thông tin đại biểu, lựa chọn địa điểm, phương tiện, tặng phẩm, ẩm thực, hoạt động đồng hành và xử lý các tình huống phát sinh.
Trong phạm vi bài viết, lễ tân đối ngoại được hiểu là tổng thể các nguyên tắc, quy định, quy trình, nguồn lực và hoạt động tổ chức nhằm bảo đảm việc giao tiếp chính thức của Việt Nam với các đối tác nước ngoài được thực hiện phù hợp về chính trị, đúng về nghi thức, hiệu quả về tổ chức và có khả năng chuyển tải hình ảnh, giá trị, bản sắc quốc gia. Cách hiểu này rộng hơn lễ tân ngoại giao theo nghĩa nghiệp vụ truyền thống. Lễ tân đối ngoại cũng cần được phân biệt với một số hoạt động có liên quan. Hậu cần tập trung bảo đảm các điều kiện vật chất; tổ chức sự kiện chú trọng kế hoạch và trải nghiệm của người tham dự; ngoại giao văn hóa sử dụng văn hóa để thúc đẩy quan hệ và quảng bá đất nước; truyền thông đối ngoại hướng đến cung cấp thông tin và tác động đến nhận thức của công chúng. Lễ tân đối ngoại có quan hệ chặt chẽ với các hoạt động trên nhưng giữ vai trò riêng trong việc chuyển hóa yêu cầu chính trị và mức độ quan hệ thành chương trình, nghi thức, không gian và cách ứng xử cụ thể.
2.2. Lễ tân đối ngoại như một thiết chế biểu đạt quốc gia
Thiết chế thường được hiểu là hệ thống các quy tắc, chuẩn mực, chủ thể và phương thức tổ chức được hình thành nhằm điều chỉnh một lĩnh vực hoạt động xã hội. Theo cách tiếp cận này, lễ tân đối ngoại không chỉ là một cơ quan hoặc nhóm công việc mà là một chỉnh thể gồm quy định pháp lý, cơ chế phối hợp, đội ngũ nhân sự, quy trình nghiệp vụ, hạ tầng kỹ thuật, dữ liệu và hệ thống biểu tượng.
Khái niệm “thiết chế biểu đạt quốc gia” trong bài viết là một khung phân tích do tác giả đề xuất, dùng để chỉ hệ thống có chức năng chuyển tải đường lối đối ngoại, vị thế, năng lực quản trị, văn hóa và bản sắc của một quốc gia thông qua những hình thức mà đối tác và công chúng có thể trực tiếp quan sát, trải nghiệm và đánh giá.
Với cách tiếp cận này, một lễ đón không chỉ là sự sắp xếp đội hình, quốc kỳ, quân nhạc và vị trí đại biểu mà còn biểu đạt mức độ coi trọng quan hệ. Một chương trình thăm không chỉ là lịch trình di chuyển mà còn thể hiện ưu tiên chính trị và thông điệp đối ngoại. Tặng phẩm, ẩm thực, trang phục và không gian tiếp đón không đơn thuần là các yếu tố trang trí mà có thể truyền tải lịch sử, văn hóa, trình độ thẩm mỹ và khả năng sáng tạo của quốc gia. Cách tổ chức chính xác, linh hoạt và phối hợp hiệu quả cũng phản ánh năng lực quản trị của bộ máy nhà nước.
2.3. Khung phân tích
Lễ tân đối ngoại với tư cách một thiết chế biểu đạt quốc gia được phân tích trên bốn cấu phần.
Một là, cấu phần thể chế – chính trị, gồm chủ trương, quy định pháp luật, thẩm quyền, nguyên tắc nghi lễ, cơ chế phân công và phối hợp. Cấu phần này bảo đảm mọi phương án lễ tân phù hợp với đường lối đối ngoại, tính chất hoạt động và mức độ quan hệ với từng đối tác.
Hai là, cấu phần tổ chức – nghiệp vụ, gồm bộ máy, nguồn nhân lực, quy trình thao tác chuẩn, cơ chế điều phối, diễn tập, kiểm tra và hậu kiểm. Đây là yếu tố chuyển các yêu cầu chính trị và nghi lễ thành hoạt động có tổ chức, đồng thời hạn chế sự phụ thuộc quá mức vào kinh nghiệm cá nhân.
Ba là, cấu phần hạ tầng – công nghệ, gồm địa điểm, phương tiện, trang thiết bị, hệ thống điều hành, cơ sở dữ liệu, bảo mật và khả năng dự phòng. Công nghệ được sử dụng để nâng cao độ chính xác, tốc độ cập nhật và khả năng phối hợp, nhưng không thay thế trách nhiệm chuyên môn và sự nhạy cảm chính trị của con người.
Bốn là, cấu phần văn hóa – biểu tượng, gồm ngôn ngữ, phong cách đón tiếp, không gian, nghi thức, tặng phẩm, ẩm thực, trang phục và truyền thông hình ảnh. Cấu phần này tạo nên khả năng nhận diện và chiều sâu bản sắc, nhưng phải được lựa chọn phù hợp với đối tác, bối cảnh và mục tiêu đối ngoại.
Bốn cấu phần có quan hệ hữu cơ và được đánh giá theo ba tiêu chí: chuyên nghiệp, hiện đại và mang đậm bản sắc ngoại giao Việt Nam. Chuyên nghiệp thể hiện ở khả năng vận hành ổn định, chính xác và có trách nhiệm; hiện đại thể hiện ở phương thức quản trị dựa trên dữ liệu, kết nối và khả năng thích ứng; bản sắc thể hiện ở việc chuyển hóa các giá trị Việt Nam thành những thực hành phù hợp, có sức thuyết phục. Khung phân tích này được sử dụng để xem xét chặng đường chuẩn bị APEC 2027 và nhận diện sự chuyển dịch của lễ tân đối ngoại từ công cụ phục vụ sang một thiết chế biểu đạt quốc gia.
3. Sự chuyển dịch của lễ tân đối ngoại Việt Nam nhìn từ chặng đường chuẩn bị APEC 2027
Việt Nam đăng cai Năm APEC 2027 trong bối cảnh vị thế đất nước và yêu cầu đối với công tác đối ngoại đã có nhiều thay đổi so với hai lần đăng cai vào các năm 2006 và 2017. Đây không chỉ là lần thứ ba Việt Nam đảm nhận vai trò chủ nhà APEC mà còn là dịp triển khai đồng thời các hoạt động đối ngoại đa phương, song phương, ngoại giao kinh tế, ngoại giao văn hóa và quảng bá hình ảnh quốc gia. Theo kế hoạch, Năm APEC 2027 sẽ có hơn 150 hội nghị, cuộc họp; Tuần lễ Cấp cao được tổ chức tại Phú Quốc, trong khi một số hoạt động cấp bộ trưởng, quan chức cao cấp và hoạt động bên lề có thể được tổ chức tại các địa phương khác. Quy mô và tính chất đó đòi hỏi công tác lễ tân phải được tổ chức như một hệ thống thống nhất, thay vì tập hợp các nhiệm vụ kỹ thuật riêng lẻ.
Chặng đường chuẩn bị APEC 2027 mới đang được triển khai và chưa thể đánh giá bằng kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, từ cách xác định mục tiêu, tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ, khảo sát hạ tầng và chuẩn bị nguồn nhân lực có thể nhận diện một số biểu hiện của quá trình chuyển dịch từ lễ tân như công cụ hậu cần sang lễ tân như một thiết chế biểu đạt quốc gia.
Một là, chuyển từ mục tiêu phục vụ sự kiện sang góp phần thực hiện mục tiêu đối ngoại và phát triển đất nước.
Theo cách tiếp cận truyền thống, thành công của công tác lễ tân thường được đánh giá bằng việc tổ chức đúng nghi thức, bảo đảm an ninh, an toàn, chu đáo, tiết kiệm và không để xảy ra sai sót. Các yêu cầu này vẫn giữ nguyên giá trị, nhất là đối với một sự kiện có số lượng đại biểu lớn, nhiều hoạt động đồng thời và sự tham gia của lãnh đạo các nền kinh tế thành viên. Tuy nhiên, mục tiêu của APEC 2027 đã được đặt ở phạm vi rộng hơn: khẳng định vai trò chủ động, tích cực và có trách nhiệm của Việt Nam; nâng tầm quan hệ song phương và đa phương; tranh thủ nguồn lực cho phát triển; đồng thời quảng bá hình ảnh đất nước hội nhập, đổi mới, thân thiện và năng động.
Trong cấu trúc mục tiêu đó, lễ tân không còn đứng ở cuối quá trình với vai trò thực hiện những yêu cầu đã được xác định sẵn. Việc lựa chọn địa điểm, thiết kế chương trình, xác định mức độ đón tiếp, bố trí tiếp xúc song phương, xây dựng hoạt động dành cho người đi cùng, lựa chọn tặng phẩm, ẩm thực và không gian văn hóa đều liên quan trực tiếp đến thông điệp mà Việt Nam muốn chuyển tải. Lễ tân vì vậy tham gia vào quá trình chuyển hóa nội dung đối ngoại thành trải nghiệm cụ thể của đối tác.
Sự chuyển dịch này làm thay đổi cách đánh giá hiệu quả. Một hoạt động lễ tân thành công không chỉ đúng về hình thức mà còn phải phù hợp về chính trị, hỗ trợ mục tiêu nội dung, tạo thuận lợi cho trao đổi giữa các bên và để lại ấn tượng tích cực về Việt Nam. Nói cách khác, yêu cầu “không sai sót” cần được đặt cùng yêu cầu “có thông điệp” và “có giá trị gia tăng đối ngoại”.
Hai là, chuyển từ tổ chức các đầu việc riêng lẻ sang quản trị một hệ thống liên ngành.
Công tác chuẩn bị APEC 2027 được tổ chức thông qua Ủy ban quốc gia, Ban Thư ký và các tiểu ban chuyên môn. Riêng Tiểu ban Lễ tân gồm 35 thành viên, đại diện cho 9 cơ quan liên quan đến công tác đối ngoại, quốc phòng, an ninh, giao thông, văn hóa, doanh nghiệp và chính quyền địa phương. Cấu trúc này phản ánh đặc điểm của lễ tân đối ngoại hiện đại: một cơ quan chuyên môn không thể tự mình giải quyết toàn bộ chuỗi công việc mà phải điều phối nhiều chủ thể, nguồn lực và hệ thống kỹ thuật khác nhau.
Việc thành lập cơ cấu liên ngành mới là điều kiện ban đầu. Hiệu quả thực tế phụ thuộc vào cách phân định thẩm quyền, trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa các tiểu ban, cơ quan trung ương, địa phương đăng cai và đơn vị cung cấp dịch vụ. Trong công tác lễ tân, một thay đổi về thời gian hoặc thành phần đại biểu có thể tác động đồng thời đến phương án đón – tiễn, phân luồng giao thông, bảo vệ, phòng họp, phiên dịch, ăn ở, y tế và truyền thông. Nếu mỗi đơn vị sử dụng một phiên bản thông tin hoặc chờ chỉ đạo theo nhiều tầng nấc, thay đổi nhỏ có thể tạo ra gián đoạn lớn.
Yêu cầu xây dựng quy chế làm việc, lộ trình triển khai, phân công trách nhiệm rõ ràng và cơ chế thông tin đồng bộ của Tiểu ban Lễ tân cho thấy công tác chuẩn bị đang được đặt trong tư duy quản trị hệ thống. Bước tiếp theo cần làm rõ hơn trách nhiệm chủ trì đối với từng sản phẩm, thẩm quyền quyết định tại hiện trường và quy trình xử lý những vấn đề giao thoa giữa các tiểu ban. Mỗi nhiệm vụ cần có một đầu mối chịu trách nhiệm cuối cùng, đồng thời có cơ chế báo cáo nhanh khi tình huống vượt thẩm quyền.
Ba là, chuyển từ kinh nghiệm cá nhân sang chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và tri thức tổ chức.
Kinh nghiệm từ APEC 2006, APEC 2017 và các sự kiện đối ngoại lớn là nguồn lực quan trọng đối với công tác chuẩn bị APEC 2027. Bên cạnh đó, Tiểu ban Lễ tân đã khảo sát thực tế tại Phú Quốc và nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức Tuần lễ Cấp cao APEC 2025 tại Gyeongju, Hàn Quốc. Hoạt động khảo sát và học hỏi kinh nghiệm giúp nhận diện sớm yêu cầu về trung tâm hội nghị, cơ sở lưu trú, sân bay, giao thông, y tế, điện, nước, viễn thông và phương thức điều hành.
Tuy nhiên, kinh nghiệm chỉ trở thành năng lực của tổ chức khi được ghi nhận, chuẩn hóa, cập nhật và có thể chuyển giao. Nếu tri thức chủ yếu nằm trong trí nhớ của một số cán bộ giàu kinh nghiệm, chất lượng công việc sẽ phụ thuộc lớn vào cá nhân và khó nhân rộng cho đội ngũ mới. Vì vậy, kết quả khảo sát, kinh nghiệm của các kỳ APEC trước và tình huống phát sinh trong quá trình chuẩn bị cần được chuyển thành quy trình thao tác chuẩn, checklist, cây quyết định, kịch bản diễn tập và ngân hàng tình huống.
APEC 2027 cũng đặt ra yêu cầu quản trị một khối lượng lớn thông tin có quan hệ chặt chẽ với nhau, gồm hồ sơ đại biểu, chức danh, ngôi thứ, lịch trình, phương tiện, nơi ở, yêu cầu an ninh, y tế, ẩm thực, tặng phẩm và các nhu cầu đặc thù. Hiện đại hóa lễ tân không chỉ là sử dụng phần mềm hoặc thiết bị mới mà trước hết phải chuẩn hóa dữ liệu, xác định nguồn thông tin chính thức, phân quyền cập nhật, quản lý phiên bản và lưu vết thay đổi. Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi đi cùng cải cách quy trình và phân định rõ trách nhiệm đối với dữ liệu.
Một nội dung quan trọng khác là hậu kiểm. Sau mỗi hoạt động cần ghi nhận những vấn đề đã phát sinh, phương án xử lý, thời gian phản ứng và nội dung cần sửa đổi. Hậu kiểm không nhằm truy tìm sai sót cá nhân mà để cải tiến quy trình, bổ sung dữ liệu và nâng cao khả năng ứng phó của toàn hệ thống.
Bốn là, chuyển từ huy động nhân lực phục vụ sự kiện sang xây dựng năng lực nghề nghiệp.
Một năm APEC với nhiều hội nghị ở các cấp độ khác nhau đòi hỏi lực lượng cán bộ lễ tân, cán bộ liên lạc, phiên dịch, điều phối viên và nhân lực kỹ thuật đủ về số lượng, đồng đều về chất lượng và có khả năng phối hợp trong môi trường áp lực cao. Việc chuẩn bị nhân lực không thể chỉ dừng ở tuyển chọn hoặc phân công người thực hiện ngay trước sự kiện.
Trong năm 2026, Việt Nam đã triển khai các hoạt động nâng cao năng lực chuẩn bị APEC, trao đổi kinh nghiệm với các đối tác và Ban Thư ký APEC quốc tế về chủ trì hội nghị, xây dựng chương trình nghị sự, đàm phán văn kiện và thúc đẩy đồng thuận. Đây là bước chuẩn bị cần thiết để hình thành năng lực tổng thể của nước chủ nhà.
Đối với lĩnh vực lễ tân, cần tiếp tục xây dựng khung năng lực theo từng vị trí, trong đó kết hợp kiến thức nghi thức với ngoại ngữ, giao tiếp liên văn hóa, sử dụng công nghệ, xử lý tình huống, phối hợp liên ngành và kỷ luật bảo mật. Đào tạo phải gắn với mô phỏng và diễn tập trên địa điểm thực tế. Những kịch bản như thay đổi lịch trình, chuyến bay đến muộn, điều chỉnh thành phần, thời tiết bất lợi, sự cố kỹ thuật hoặc yêu cầu phát sinh của đoàn cần được diễn tập nhiều vòng để kiểm tra không chỉ năng lực cá nhân mà cả khả năng vận hành của hệ thống.
Đội ngũ được đào tạo cho APEC 2027 cần được nhìn nhận như một tài sản nhân lực lâu dài. Sau sự kiện, lực lượng nòng cốt có thể tham gia đào tạo, cố vấn và hỗ trợ các hoạt động đối ngoại lớn tại trung ương và địa phương, thay vì kết thúc nhiệm vụ cùng với việc giải thể bộ máy phục vụ sự kiện.
Năm là, chuyển từ trang trí sự kiện sang chủ động biểu đạt bản sắc và hình ảnh quốc gia.
Yêu cầu tổ chức Năm APEC 2027 “mang đậm dấu ấn Việt Nam” cho thấy, bản sắc được xác định là một thành tố của chất lượng tổ chức, không phải phần bổ sung sau khi các phương án kỹ thuật đã hoàn tất. Trong quá trình chuẩn bị, các cơ quan liên quan đã xây dựng ý tưởng về ấn phẩm tuyên truyền, bộ nhận diện và kế hoạch quảng bá hình ảnh Việt Nam.
Tuy nhiên, bản sắc lễ tân không nên được thu hẹp vào biểu trưng, phông nền, hoa trang trí hoặc chương trình biểu diễn. Bản sắc cần được tích hợp trong toàn bộ hành trình trải nghiệm của đại biểu, từ điểm đến, tuyến di chuyển, phong cách đón tiếp, không gian hội nghị đến ngôn ngữ, nghi thức, tặng phẩm, ẩm thực và hoạt động đồng hành. Mỗi lựa chọn phải đồng thời đáp ứng ba yêu cầu: phù hợp với mục tiêu đối ngoại; tôn trọng đặc điểm văn hóa, tôn giáo và tập quán của đối tác; thể hiện được giá trị Việt Nam bằng hình thức hiện đại và có sức thuyết phục.
Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa Tiểu ban Lễ tân với các bộ phận phụ trách nội dung, tuyên truyền, văn hóa và địa phương đăng cai. Nếu thiếu một định hướng chung, các yếu tố văn hóa dễ rơi vào tình trạng phân tán, lặp lại biểu tượng hoặc thiên về trình diễn. Ngược lại, khi được thiết kế như một hệ thống, lễ tân có thể làm cho bản sắc Việt Nam hiện diện tự nhiên trong từng điểm tiếp xúc với đại biểu và công chúng quốc tế.
Sáu là, chuyển từ mục tiêu tổ chức thành công một kỳ APEC sang hình thành tài sản thể chế lâu dài.
APEC 2027 cần được đánh giá đồng thời trên hai phương diện, chất lượng tổ chức trong năm đăng cai và năng lực còn lại sau sự kiện. Đây là bước chuyển quan trọng từ tư duy dự án sang tư duy xây dựng thể chế. Theo đó, các nguồn lực dành cho APEC không chỉ tạo ra công trình, trang thiết bị hoặc sản phẩm sử dụng một lần mà phải góp phần nâng cao năng lực thường trực của công tác đối ngoại.
Từ góc độ lễ tân, có thể xác định 6 nhóm tài sản cần được hình thành và chuyển giao sau APEC 2027: bộ quy trình thao tác chuẩn và checklist; cơ sở dữ liệu nghiệp vụ; đội ngũ cán bộ đã được đào tạo, diễn tập; mô hình điều phối liên ngành; hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên gia và nhà cung cấp; bộ tiêu chí về bản sắc và hình ảnh lễ tân Việt Nam. Đây là nhận định được rút ra từ yêu cầu quản trị lâu dài, không phải kết quả đã hoàn thành của quá trình chuẩn bị hiện nay.
Để các sản phẩm này trở thành tài sản thể chế, ngay từ giai đoạn chuẩn bị cần xác định cơ quan chủ sở hữu, chế độ cập nhật, nguồn lực duy trì và cơ chế sử dụng sau sự kiện. Hồ sơ bàn giao không nên chỉ gồm báo cáo tài chính hoặc danh mục tài sản vật chất mà cần bao gồm quy trình đã được kiểm nghiệm, dữ liệu đã được làm sạch, cấu hình hệ thống, tài liệu đào tạo, báo cáo hậu kiểm và danh sách lực lượng nòng cốt.
Nhìn chung, quá trình chuẩn bị APEC 2027 bước đầu cho thấy lễ tân đối ngoại đang được đặt trong một cấu trúc rộng hơn, gắn với mục tiêu đối ngoại, quản trị liên ngành, phát triển nhân lực, ứng dụng công nghệ và quảng bá bản sắc Việt Nam. Tuy nhiên, để sự chuyển dịch từ công cụ hậu cần sang thiết chế biểu đạt quốc gia trở thành thực chất, các kết quả chuẩn bị phải được chuẩn hóa, thể chế hóa và chuyển giao thành năng lực vận hành thường xuyên. Khi đó, giá trị của APEC 2027 không chỉ nằm ở một kỳ hội nghị được tổ chức thành công mà còn ở việc góp phần hình thành một hệ thống lễ tân đối ngoại chuyên nghiệp, hiện đại và mang đậm bản sắc Việt Nam.
4. Một số khuyến nghị và kết luận
Từ cách tiếp cận lễ tân đối ngoại như một thiết chế biểu đạt quốc gia và những vấn đề đặt ra trong quá trình chuẩn bị APEC 2027, cần triển khai đồng bộ các giải pháp về nhận thức, thể chế, quy trình, nhân lực, dữ liệu, công nghệ và bản sắc. Trước mắt, nên ưu tiên những nhiệm vụ có thể hoàn thành, vận hành thử và điều chỉnh trong giai đoạn 2026 – 2027; đồng thời xác lập ngay cơ chế duy trì các kết quả sau Năm APEC 2027.
Thứ nhất, thống nhất nhận thức và mở rộng hệ tiêu chí đánh giá công tác lễ tân đối ngoại.
Cần khẳng định lễ tân đối ngoại không chỉ là hoạt động nghi thức, kỹ thuật và hậu cần mà là một cấu phần của năng lực đối ngoại quốc gia. Nhận thức này cần được thể hiện trong đề án, kế hoạch, chương trình đào tạo và tiêu chí đánh giá công tác lễ tân APEC 2027.
Bên cạnh các yêu cầu về chính xác, an toàn, chu đáo, tiết kiệm và hiệu quả, cần bổ sung tiêu chí về khả năng hỗ trợ mục tiêu đối ngoại, chất lượng phối hợp liên ngành, mức độ thống nhất của thông tin, trải nghiệm của đại biểu, khả năng biểu đạt bản sắc và giá trị sử dụng lâu dài của các sản phẩm được hình thành. Việc đánh giá không nên chỉ dựa trên số lượng hội nghị hoặc số sự cố phát sinh mà cần xem xét thời gian phản ứng, khả năng xử lý thay đổi và mức độ khắc phục vấn đề sau hậu kiểm.
Thứ hai, hoàn thiện cơ chế điều phối và phân định trách nhiệm trong toàn bộ chuỗi công việc.
Cần xây dựng bản đồ tổng thể các quy trình phục vụ APEC 2027, từ chuẩn bị, đón đại biểu, tổ chức hoạt động đến kết thúc và bàn giao. Trên cơ sở đó, xác định rõ cơ quan chủ trì, đơn vị phối hợp, thẩm quyền quyết định và trách nhiệm cuối cùng đối với từng sản phẩm. Đối với những nhiệm vụ có sự giao thoa giữa lễ tân, nội dung, an ninh, hậu cần, y tế, văn hóa và truyền thông, cần có quy trình phối hợp riêng và cơ chế xử lý nhanh tại hiện trường. Mỗi thông tin quan trọng phải có đầu mối xác nhận; mỗi thay đổi phải được cập nhật đồng thời đến các đơn vị chịu tác động. Cơ chế điều phối cần được kiểm nghiệm qua diễn tập, không chỉ hoàn thiện trên văn bản.
Thứ ba, chuẩn hóa nghiệp vụ gắn với xây dựng hạ tầng dữ liệu dùng chung.
Tiểu ban Lễ tân cần ưu tiên xây dựng bộ quy trình thao tác chuẩn đối với những nhóm việc có mức độ rủi ro và tần suất phối hợp cao, như đón – tiễn, bố trí ngôi thứ, quản lý lịch trình, phương tiện, lưu trú, tặng phẩm, hoạt động đồng hành và xử lý tình huống phát sinh. Mỗi quy trình cần kèm theo checklist, biểu mẫu, cây quyết định, thời hạn xử lý và đầu mối chịu trách nhiệm.
Song song với chuẩn hóa quy trình là chuẩn hóa dữ liệu về đại biểu, chương trình, địa điểm, phương tiện, yêu cầu an ninh, y tế, ẩm thực và các nhu cầu đặc thù. Cần xác định một nguồn dữ liệu chính thức, áp dụng cơ chế quản lý phiên bản, phân quyền truy cập, lưu vết thay đổi và bảo vệ thông tin. Công nghệ phải phục vụ việc giảm nhập liệu lặp lại, tăng tốc độ cập nhật và hỗ trợ ra quyết định, không làm phát sinh thêm tầng nấc thủ tục. Sau mỗi hoạt động, cần thực hiện hậu kiểm theo mẫu thống nhất. Kết quả hậu kiểm phải được sử dụng để sửa quy trình, bổ sung ngân hàng tình huống và điều chỉnh nội dung diễn tập tiếp theo.
Thứ tư, phát triển nguồn nhân lực theo vị trí và năng lực thực hành.
Cần xây dựng khung năng lực cho cán bộ lễ tân, cán bộ liên lạc, điều phối viên, phiên dịch và nhân lực kỹ thuật. Khung năng lực phải kết hợp kiến thức nghi thức với bản lĩnh chính trị, ngoại ngữ, giao tiếp liên văn hóa, sử dụng công nghệ, bảo mật, phối hợp liên ngành và xử lý tình huống.
Đào tạo cần được tổ chức theo mô-đun và gắn với các tình huống thực tế của APEC 2027. Cần tăng cường mô phỏng, diễn tập nhiều vòng và diễn tập trên địa điểm thực tế; đồng thời xây dựng cơ chế cố vấn giữa cán bộ giàu kinh nghiệm với lực lượng mới. Kết quả đào tạo phải được đánh giá bằng khả năng thực hành, không chỉ bằng thời lượng tham dự. Danh sách lực lượng nòng cốt cần được quản lý để tiếp tục huy động cho các hoạt động đối ngoại sau APEC 2027.
Thứ năm, xây dựng bộ chuẩn thực hành bản sắc lễ tân đối ngoại Việt Nam.
Bản sắc cần được chuyển từ yêu cầu định tính thành những nguyên tắc có thể áp dụng, kiểm tra và tiếp tục hoàn thiện. Bộ chuẩn nên bao quát phong cách đón tiếp, ngôn ngữ, tác phong, không gian nghi lễ, biểu tượng, tặng phẩm, ẩm thực, trang phục, chương trình văn hóa và truyền thông hình ảnh.
Chuẩn phải đủ rõ để tạo sự thống nhất nhưng vẫn dành không gian linh hoạt theo tính chất quan hệ, đối tác và địa điểm tổ chức. Cần hình thành mạng lưới tư vấn gồm nhà ngoại giao, nhà nghiên cứu văn hóa, nghệ nhân, chuyên gia thiết kế, ẩm thực và truyền thông. Những sản phẩm quan trọng cần được thẩm định đồng thời về ý nghĩa chính trị, giá trị văn hóa, chất lượng thẩm mỹ, khả năng sử dụng và mức độ phù hợp với đối tác.
Thứ sáu, thiết lập cơ chế chuyển giao và duy trì các tài sản hình thành từ APEC 2027.
Ngay trong giai đoạn chuẩn bị cần xác định sản phẩm nào sẽ được tiếp tục sử dụng, cơ quan nào tiếp nhận, nguồn lực nào dành cho cập nhật và tiêu chí nào dùng để đánh giá hiệu quả sau sự kiện. Hồ sơ bàn giao phải bao gồm quy trình đã được kiểm nghiệm, dữ liệu đã được chuẩn hóa, tài liệu đào tạo, cấu hình hệ thống, báo cáo hậu kiểm, tiêu chuẩn kỹ thuật, danh sách chuyên gia, nhà cung cấp và lực lượng nòng cốt.
Sau APEC 2027, cần tổ chức đánh giá tổng thể và xây dựng chương trình chuyển giao các kết quả vào hoạt động lễ tân đối ngoại thường xuyên. Những kinh nghiệm có giá trị cần được cập nhật vào chương trình đào tạo và chia sẻ cho các địa phương thường xuyên tổ chức hoạt động đối ngoại.
Lễ tân đối ngoại vẫn phải bắt đầu từ sự chính xác, trọng thị, an toàn và chu đáo. Tuy nhiên, trong bối cảnh vị thế quốc tế của Việt Nam ngày càng được nâng cao, những yêu cầu đó là cần thiết nhưng chưa đủ. Lễ tân phải có khả năng chuyển tải đường lối đối ngoại, năng lực quản trị, chiều sâu văn hóa và bản sắc quốc gia qua từng hoạt động cụ thể. APEC 2027 là cơ hội quan trọng để thúc đẩy bước chuyển này. Di sản có ý nghĩa nhất của APEC 2027 vì vậy không chỉ là một kỳ hội nghị thành công hay những công trình được hoàn thành, mà còn là một hệ thống lễ tân đối ngoại chuyên nghiệp, hiện đại, có khả năng học hỏi, thích ứng và mang đậm bản sắc Việt Nam.
Tài liệu tham khảo:
Bài viết là kết quả nghiên cứu của nhiệm vụ cấp bộ:“Nâng tầm công tác lễ tân đối ngoại Việt Nam trong kỷ nguyên vươn mình của dân tộc: cơ sở lý luận, thực trạng và giải pháp” năm 2026 của Bộ Ngoại giao.
Chính phủ. (2022). Nghị định số 18/2022/NĐ-CP ngày 18/02/2022 về nghi lễ đối ngoại.
Báo Chính phủ. (2025). Thủ tướng: Việt Nam quyết tâm tổ chức Năm APEC 2027 thành công mọi mặt. https://baochinhphu.vn/thu-tuong-viet-nam-quyet-tam-to-chuc-nam-apec-2027-thanh-cong-moi-mat-10225072819485063.htm, ngày 28/7/2025.
Báo Chính phủ. (2026). Thủ tướng: Tổ chức hội nghị APEC 2027 ấn tượng, đúng tầm, an toàn, hiệu quả và tối ưu hóa cơ hội. https://baochinhphu.vn/thu-tuong-to-chuc-hoi-nghi-apec-2027-an-tuong-dung-tam-an-toan-hieu-qua-va-toi-uu-hoa-co-hoi-102260128170628004.htm.
