Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay

Developing the archives workforce at provincial people’s committees in the context of current digital transformation

ThS. Vũ Thị Thu Hường
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh
Email: vuthithuhuong141978@gmail.com

(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết phân tích thực trạng nguồn nhân lực lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, Luật Lưu trữ năm 2024 được triển khai thi hành, mô hình chính quyền địa phương hai cấp đi vào hoạt động; đánh giá tình hình đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số trên các phương diện số lượng, cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Qua đó, đề xuất một số giải pháp nhằm chuẩn hóa cơ cấu và số lượng nhân sự làm công tác lưu trữ, nâng cao năng lực chuyên môn và năng lực số, đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh hiện nay.

Từ khóa: Nguồn nhân lực lưu trữ; UBND cấp tỉnh; Luật Lưu trữ năm 2024; chính quyền địa phương hai cấp; chuyển đổi số; lưu trữ số.

Abstract: This article examines the current state of the archival workforce at provincial-level People’s Committees amid accelerating digital transformation, the implementation of the 2024 Law on Archives, and the operation of the two-tier local government model. The study assesses archival personnel at provincial-level People’s Committees in terms of workforce size, structure, and quality in the context of digital transformation. On that basis, the article proposes several solutions to standardize the staffing structure and size, enhance professional competencies and digital capabilities, and meet current records and archives management requirements at provincial-level People’s Committees.

Keywords: archives workforce; provincial-level People’s Committees; 2024 Law on Archives; two-tier local government; digital transformation; digital archives.

1. Đặt vấn đề

Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi năng lực, trình độ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tác động trực tiếp đến hiệu quả quản lý, chất lượng thực thi công vụ và khả năng phục vụ người dân. Trong lĩnh vực lưu trữ, vai trò của nguồn nhân lực càng đặc biệt quan trọng, vì hồ sơ, tài liệu không chỉ là nguồn thông tin phục vụ quản lý, điều hành mà còn có giá trị pháp lý, chứng cứ, lịch sử và bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của tổ chức, cá nhân.

Trong bối cảnh hiện nay, việc phát triển nguồn nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trở thành yêu cầu cấp thiết trước những thay đổi đồng thời về pháp luật, tổ chức bộ máy và phương thức quản trị nhà nước. Luật Lưu trữ năm 2024 đã mở rộng phạm vi quản lý từ tài liệu trên vật mang tin truyền thống sang tài liệu điện tử, dữ liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu. Cùng với đó, việc triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp và sắp xếp tổ chức bộ máy làm phát sinh khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu cần được thu thập, thống kê, phân loại, tổ chức khoa học, bảo quản và phát huy giá trị.

Quá trình chuyển đổi số cũng làm thay đổi căn bản nội dung và phương thức thực hiện công tác lưu trữ, đòi hỏi đội ngũ nhân lực phải đồng thời quản lý tài liệu giấy, hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả, cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ số. Vì vậy, việc phát triển nguồn nhân lực lưu trữ trên các phương diện số lượng, cơ cấu và chất lượng là yêu cầu cấp thiết nhằm xây dựng đội ngũ có trình độ chuyên môn vững vàng, năng lực số phù hợp, tư duy dữ liệu, kỹ năng công nghệ và trách nhiệm nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu, dữ liệu lưu trữ và vận hành hệ thống lưu trữ số tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh hiện nay.

2. Cơ sở lý luận về phát triển nguồn nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số

Theo Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2024, lưu trữ được hiểu là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Nhân lực lưu trữ được hiểu là lực lượng trực tiếp tham gia thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính. Đây là đội ngũ có vai trò bảo đảm việc quản lý, gìn giữ và phát huy giá trị của tài liệu, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, công dân và xã hội (Nguyễn Thị Thúy Hưởng, 2025). Phát triển nguồn nhân lực là một quá trình quan trọng, bao gồm các hoạt động có kế hoạch nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, giúp họ đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại và trong tương lai (Võ Thị Kim Loan, 2025).

Trên cơ sở kế thừa quan điểm của Luật Lưu trữ năm 2024, đồng thời tham khảo các nghiên cứu về phát triển nhân lực, nhân lực lưu trữ, đặt trong bối cảnh chuyển đổi số, tác giả cho rằng, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số là quá trình hoàn thiện đội ngũ làm công tác lưu trữ về số lượng, chất lượng, cơ cấu, năng lực chuyên môn, năng lực số và phẩm chất công vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu, dữ liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong môi trường số, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước, cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số ở địa phương.

Nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh bao gồm đội ngũ tham gia tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ; quản lý lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; và đội ngũ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND cấp tỉnh. Đây là đội ngũ thực hiện nhiệm vụ trong khu vực công, gắn trực tiếp với chức năng quản lý nhà nước của UBND cấp tỉnh và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh. Vì vậy, nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh mang tính chất công vụ rõ nét, tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về lưu trữ, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp và bảo đảm tính khách quan, trung thực trong việc xử lý tài liệu.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý ngày càng lớn, thành phần tài liệu ngày càng đa dạng, bao gồm cả tài liệu giấy, tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử, dữ liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, nếu đội ngũ nhân lực lưu trữ không được bố trí đủ về số lượng và được phân công hợp lý theo từng nhóm chức năng, thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. Đồng thời, nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh phải có trình độ chuyên môn phù hợp, kỹ năng nghiệp vụ thành thạo, sức khỏe bảo đảm, ý thức kỷ luật, đạo đức nghề nghiệp và khả năng thích ứng với yêu cầu của công cuộc đổi mới.

Với phạm vi quản lý rộng trên nhiều lĩnh vực, hoạt động của UBND cấp tỉnh làm phát sinh khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu cần được thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức khai thác, tạo áp lực thường xuyên lên đội ngũ làm lưu trữ. Áp lực này càng gia tăng khi chuyển đổi số được đẩy mạnh, bởi nhân lực lưu trữ phải đồng thời quản lý tài liệu giấy, hồ sơ điện tử, dữ liệu số và các cơ sở dữ liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, việc tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, sắp xếp và tinh gọn bộ máy hành chính làm phát sinh thêm yêu cầu xử lý, chuyển giao và quản lý tài liệu của các cơ quan, đơn vị được sáp nhập, chia tách hoặc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ. Trong quá trình này, đội ngũ tham mưu phải hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý tài liệu; đội ngũ quản lý lưu trữ hiện hành phải rà soát, xác định nguồn nộp lưu; còn đội ngũ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ phải phân loại, chỉnh lý, tiếp nhận và bàn giao tài liệu khoa học, bảo đảm tính liên tục, đầy đủ và toàn vẹn của hồ sơ.

Đội ngũ nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh bao gồm đội ngũ tham gia tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ; đội ngũ quản lý lưu trữ; đội ngũ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND cấp tỉnh. Mỗi nhóm có vị trí, vai trò khác nhau nhưng đều chịu sự chi phối của đặc thù công tác lưu trữ trong khu vực công, nơi hồ sơ, tài liệu không chỉ là sản phẩm của hoạt động quản lý mà còn là căn cứ pháp lý, chứng cứ hành chính và nguồn thông tin chính thức phục vụ công tác điều hành, quản trị địa phương. Vì vậy, toàn bộ nhân lực lưu trữ phải có phẩm chất nghề nghiệp vững vàng, thái độ làm việc nghiêm túc, cẩn trọng, khách quan và trung thực trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Phát triển nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số bao gồm nhiều nội dung. Tuy nhiên, tác giả tập trung vào 3 phương diện chủ yếu: số lượng, cơ cấu và chất lượng của đội ngũ nhân lực lưu trữ. Các nội dung này có mối quan hệ chặt chẽ, bổ sung cho nhau, góp phần hình thành đội ngũ nhân lực lưu trữ đủ về số lượng, hợp lý về cơ cấu, vững về chuyên môn, có năng lực thích ứng với chuyển đổi số và phù hợp với đặc thù hoạt động lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

3. Thực trạng phát triển nguồn nhân lực làm lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số

3.1. Về cơ cấu và số lượng nhân sự lưu trữ

Theo Báo cáo tổng hợp Dự án điều tra, khảo sát cấp Bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Cục VT&LTNN, 2024), tại các đơn vị trực thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã bố trí công chức, viên chức đảm nhiệm vị trí việc làm lưu trữ hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ. Điều này cho thấy, về mặt tổ chức, nhân lực lưu trữ đã hiện diện trong hệ thống cơ quan hành chính địa phương, tuy nhiên, tình trạng kiêm nhiệm văn thư – lưu trữ còn phổ biến, nhiệm vụ lưu trữ chưa được đầu tư tương xứng; chưa có sự phân định rõ giữa lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, số hóa, quản trị cơ sở dữ liệu và khai thác tài liệu số.

Số liệu tổng hợp cho thấy, về cơ cấu ngạch, có 66,1% người làm lưu trữ cơ quan cấp tỉnh giữ ngạch chuyên viên và tương đương, trong khi chuyên viên chính về lưu trữ và tương đương chỉ chiếm 5,1%; số còn lại giữ ngạch cán sự lưu trữ. Về cơ cấu độ tuổi, nhóm từ 46 đến 55 tuổi chiếm 13,6%; nhóm từ 36 đến 45 tuổi chiếm 52,2%; nhóm từ 26 đến 35 tuổi chiếm 32,2%; nhân sự dưới 25 tuổi chỉ chiếm 1,7%. (Cục VT&LTNN, 2024). Ở các lưu trữ hiện hành, vị trí việc làm lưu trữ tại cơ quan cấp tỉnh có thể được bố trí từ cán sự đến chuyên viên và có trường hợp thực hiện kiêm nhiệm, có thể kể đến như TP. Hồ Chí Minh có 241 người làm lưu trữ, gồm 87 chuyên trách, 154 kiêm nhiệm… Ở lưu trữ lịch sử, cơ cấu hạng giữa các địa phương không đồng đều, cụ thể như Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình có 15 nhân sự hạng III và tương đương, 5 nhân sự hạng IV; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang chỉ có 9 vị trí việc làm chuyên ngành lưu trữ, trong đó có 5 lưu trữ viên chính, 4 lưu trữ viên; Trung tâm LTLS tỉnh Quảng Ngãi có 10 nhân sự hạng III làm lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tây Ninh có 5 lưu trữ viên…

Về số lượng, đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, quy định bố trí từ 15 đến 30 người tùy theo khối lượng tài liệu đang bảo quản và mục tiêu quản lý của cấp có thẩm quyền; trong đó vị trí việc làm chuyên ngành và chuyên môn dùng chung tối thiểu chiếm 65% số lượng người làm việc được giao, chức danh nghề nghiệp hạng II và tương đương không quá 50%, hạng III và tương đương không quá 40%. Tuy nhiên, việc phân bổ nhân sự giữa các địa phương còn chưa hợp lý; có địa phương chỉ bố trí số người làm việc tương đương 53% mức tối thiểu theo quy định, trong khi có địa phương lại bố trí tới 131% mức tối đa (Cục VT&LTNN, 2024). Cụ thể, số liệu năm 2024 cho thấy, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp có 8 biên chế; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa có 09 biên chế; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam có 12 biên chế; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang có 14 người; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ninh 17 người; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh 12 nhân sự; Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP. Hồ Chí Minh có 37 nhân sự; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu có 13 người; Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Dương có 15 người…

3.2. Về chất lượng nhân sự lưu trữ

 Về trình độ, theo Báo cáo tổng hợp Dự án điều tra, khảo sát cấp Bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2024, đối với vị trí việc làm lưu trữ cơ quan tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, phần lớn người làm công tác lưu trữ có trình độ đại học chiếm 86,4%; trình độ trung cấp chỉ chiếm 1,7%; có 6,8% đạt trình độ trên đại học nhưng không thuộc ngành lưu trữ; tỷ lệ người có trình độ cao đẳng, đại học ngành lưu trữ đạt dưới 30%. Đối với nhân sự làm việc tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, có hơn 90% có trình độ đại học và trên đại học; người có trình độ cao đẳng chiếm 4,2%; không có trường hợp trình độ trung cấp. Tuy nhiên, người có trình độ trên đại học ngành lưu trữ chỉ chiếm 3,8%; đại học ngành lưu trữ chiếm 38%, trong khi đại học ngành khác chiếm 51,4%. Đối với nhóm lãnh đạo, quản lý lưu trữ ở địa phương, hiện chỉ có 2,6% có trình độ trên đại học ngành lưu trữ, 11,4% có trình độ đại học ngành lưu trữ, trong khi 29,0% có trình độ trên đại học ngành khác và 61,4% có trình độ đại học ngành khác (Cục VT&LTNN, 2024). Có thể kể đến một số địa phương, như TP. Hồ Chí Minh, trong năm 2024 có 241 người làm lưu trữ, trong đó 21 người trên trên đại học, 156 người có trình độ đại học, 29 người có trình độ cao đẳng, 35 người có trình độ trung cấp, trong đó 33,2% nhân sự có trình độ thuộc chuyên ngành lưu trữ; Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Khánh Hòa có 09 nhân sự trong đó có 08 người có trình độ đại học, 01 người có trình độ cao đẳng; Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bình Phước 100% viên chức có trình độ đại học trở lên, trong đó có 02 viên chức có trình độ thạc sĩ, khoảng 50% nhân sự có trình độ cử nhân Lưu trữ học và công nghệ thông tin…

Về năng lực chuyên môn, báo cáo cho thấy, nhân sự làm lưu trữ tại lưu trữ hiện hành tại các cơ quan trực thuộc UBND cấp tỉnh đã đáp ứng được một số nhiệm vụ nghiệp vụ thường xuyên, nhưng mức độ thành thạo, khả năng tham mưu chuyên sâu và năng lực xử lý yêu cầu mới trong môi trường số còn chưa đồng đều, có 59,3% thực hiện bảo quản tài liệu, 49,2% tham gia phát huy, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong khi nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý chỉ đạt 32,2%; có 10,2% tham gia xây dựng văn bản hướng dẫn, kế hoạch, chương trình, đề án;  10,2% tham gia xây dựng hoặc hoàn thiện quy trình nghiệp vụ; 5,1% tham gia xây dựng, quản trị cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và công cụ tra cứu; 5,1% tham gia đề tài, công trình khoa học về lưu trữ hoặc lĩnh vực có liên quan (Cục VT&LTNN, 2024).

Về mức độ đáp ứng tiêu chí chuyên môn, nghiệp vụ của chức danh lưu trữ viên, tỷ lệ đạt các tiêu chí còn khá thấp, chỉ có 22,0% đáp ứng yêu cầu thực hiện đúng đường lối, chính sách, pháp luật và quy định của ngành; 23,7% có kiến thức cơ bản về hoạt động lưu trữ và thực hiện đúng quy trình, thủ tục nghiệp vụ; 18,6% đủ năng lực thực hiện nguyên tắc, kỹ thuật bảo quản tài liệu; 23,7% sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng, trang thiết bị phục vụ nhiệm vụ. Kết quả tự đánh giá cũng cho thấy, phần lớn người làm lưu trữ cơ quan cấp tỉnh xếp năng lực chuyên môn ở cấp độ 3, với tỷ lệ từ 42% đến 49%; nhóm cấp độ 2 và cấp độ 4 khoảng 20%, còn cấp độ 1 dưới 10% (Cục VT&LTNN, 2024).

Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, có 63,9% nhân sự thực hiện nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý tài liệu; 46,2% thực hiện bảo quản; 42,0% tham gia phát huy giá trị, khai thác và sử dụng tài liệu; chỉ có 5,1% thực hiện các nhiệm vụ khác như tham mưu xây dựng văn bản về lưu trữ lịch sử hoặc quản lý tài liệu điện tử. Xét theo chức danh nghề nghiệp, có 80% lưu trữ viên chính chủ trì hoặc tham gia xây dựng văn bản, hướng dẫn chuyên môn, quy trình nghiệp vụ, kế hoạch, chương trình, đề án và dự án về lưu trữ; 60% tham gia xây dựng, quản trị cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và hệ thống công cụ tra cứu, tuy nhiên, tỷ lệ tham gia nghiên cứu khoa học chỉ đạt 20% (Cục VT&LTNN, 2024).

Đối với lưu trữ viên, 80,8% tổ chức thực hiện hoặc tham gia các hoạt động lưu trữ; 46,7% tham gia xây dựng quy trình nghiệp vụ; 44,2% tham gia xây dựng văn bản, kế hoạch, chương trình, đề án; 34,6% tham gia quản trị cơ sở dữ liệu và 20,4% tham gia nghiên cứu khoa học. Trong khi đó, lưu trữ viên trung cấp chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ tác nghiệp, với 74,4% thực hiện nhập mục lục, tu bổ, phục chế, bảo hiểm, sắp xếp và vận chuyển tài liệu; 86% thực hiện thống kê, vệ sinh kho và tài liệu; chỉ 16,3% tham gia số hóa hoặc phục vụ khai thác tài liệu. (Cục VT&LTNN, 2024).

Kết quả tự đánh giá cho thấy, nhóm lưu trữ viên đạt 80% có kiến thức chuyên sâu, kỹ năng công nghệ thông tin, quản trị cơ sở dữ liệu và ngoại ngữ phù hợp; 60% có năng lực chỉ đạo nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. Ở nhóm lưu trữ viên, các tỷ lệ tương ứng về tuân thủ quy định, kiến thức lý luận, năng lực quản lý, thực hiện nhiệm vụ và kỹ năng công nghệ lần lượt là 88,8%, 70,4%, 50,8%, 68,8% và 57,1%. Đối với lưu trữ viên trung cấp, 97,7% tự đánh giá có kiến thức nghiệp vụ cơ bản và 86% sử dụng thành thạo trang thiết bị phục vụ công việc (Cục VT&LTNN, 2024).

Về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, đây là nhóm chỉ tiêu khó lượng hóa vì mang tính định tính; do đó, được thực hiện thông qua phỏng vấn đội ngũ lãnh đạo, quản lý và kết quả đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hằng năm. Đối với nhân sự tại bộ phận lưu trữ cơ quan, trên 90% được đánh giá có phẩm chất đạo đức tốt và không vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Tại lưu trữ lịch sử, trên 92,7% được đánh giá có phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp tốt; 8,3% vi phạm quy định của Đảng về phẩm chất chính trị, chủ yếu liên quan đến chính sách dân số, và không có trường hợp nào bị xử lý do vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cũng cảnh báo rằng trong thực tế vẫn xuất hiện một số hành vi vi phạm nghiêm trọng như lấy trộm hồ sơ, làm giả tài liệu, tác động làm sai lệch dữ liệu trên hệ thống văn bản hoặc vi phạm đến mức bị xử lý hình sự (Cục VT&LTNN, 2024).

Về năng lực số, kết quả cho thấy, đây là nhóm năng lực còn đang trong quá trình hình thành, chưa đồng đều và chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý nhà nước về lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số. Đối với vị trí việc làm lưu trữ cơ quan tại các cấp tỉnh, tỷ lệ có chứng chỉ tin học đạt 25,4%; ở lưu trữ lịch sử, gần 90% có chứng chỉ tin học, còn 3% chưa có chứng chỉ. Ở lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, tỷ lệ này cao hơn, đạt 34,6%, nhưng vẫn thấp hơn nhiều so với tỷ lệ tham gia các hoạt động lưu trữ nói chung là 80,8% (Cục VT&LTNN, 2024).

3.3. Nhận xét, đánh giá

Trên cơ sở thực trạng phát triển nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số, theo kết quả ghi nhận tại Báo cáo tổng hợp Dự án điều tra, khảo sát cấp Bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2024, có thể nhận xét rằng, nhân sự làm lưu trữ tại UBND cấp tỉnh đã được hình thành trong hệ thống cơ quan hành chính địa phương, nhưng mức độ phát triển chưa  thật sự tương xứng với yêu cầu quản lý nhà nước về lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số.

Về số lượng và cơ cấu, cho thấy UBND cấp tỉnh đã bố trí công chức, viên chức đảm nhiệm vị trí việc làm lưu trữ hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Tuy nhiên, tình trạng kiêm nhiệm còn phổ biến; thời gian của công chức, viên chức chủ yếu dành cho công tác văn thư, chưa tập trung đầy đủ cho công tác lưu trữ của cơ quan; chưa có quy định cụ thể về số lượng và cơ cấu người làm công tác lưu trữ.

Về chất lượng nhân sự làm lưu trữ tại UBND cấp tỉnh, số liệu cũng cho thấy trình độ đào tạo của đội ngũ nhân sự làm lưu trữ tại UBND cấp tỉnh có mặt bằng học vấn tương đối cao, nhưng mức độ phù hợp chuyên ngành còn hạn chế. Về năng lực chuyên môn, nhân sự lưu trữ cấp tỉnh cơ bản đáp ứng nhiệm vụ thường xuyên, nhưng năng lực tham mưu, xây dựng quy trình và phát triển nghiệp vụ còn chưa nổi bật. Về năng lực số, đây là hạn chế nổi bật nhất của đội ngũ nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh hiện nay, do chưa có bộ chỉ số định lượng riêng để đánh giá từng nhóm kỹ năng số, mức độ thành thạo và khả năng vận dụng năng lực số trong thực hiện nghiệp vụ lưu trữ nên chưa được xác định, thống kê và đánh giá một cách đầy đủ.

4. Một số giải pháp phát triển nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay

Thứ nhất, chuẩn hóa số lượng và cơ cấu nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số theo vị trí việc làm.

 Chuẩn hóa số lượng và cơ cấu nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh theo vị trí việc làm cần được xác định là giải pháp nền tảng nhằm khắc phục tình trạng bố trí nhân lực chưa thống nhất, còn kiêm nhiệm và chưa phản ánh đầy đủ yêu cầu quản lý tài liệu trong môi trường số. Trong bối cảnh chuyển đổi số, tinh gọn tổ chức bộ máy và triển khai Luật Lưu trữ năm 2024, việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự văn thư, lưu trữ là yêu cầu cấp thiết; đội ngũ này làm việc trong lĩnh vực đặc thù, đòi hỏi cao về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy, UBND cấp tỉnh cần chỉ đạo Sở Nội vụ rà soát lại toàn bộ đội ngũ làm lưu trữ tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, UBND cấp xã và lưu trữ lịch sử theo từng vị trí việc làm, thay vì chỉ thống kê chung theo biên chế hoặc số người đang được phân công. Việc chuẩn hóa số lượng nhân lực cần căn cứ vào khối lượng tài liệu đang bảo quản, số lượng hồ sơ hình thành hằng năm, tài liệu đến hạn giao nộp, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, mức độ phát sinh hồ sơ điện tử, yêu cầu số hóa, quản trị cơ sở dữ liệu và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu.

Về cơ cấu nguồn nhân lực, cần phân định rõ các nhóm vị trí, cụ thể là tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ; quản lý lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; trực tiếp thực hiện nghiệp vụ như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu; quản trị cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu số; và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Cần phân định rõ nhiệm vụ của các vị trí lãnh đạo, quản lý và các vị trí chuyên môn để xây dựng khung năng lực làm cơ sở tuyển dụng, quản lý, sử dụng và đánh giá nhân sự cho phù hợp. Trên cơ sở đó, UBND cấp tỉnh cần ban hành tiêu chí nội bộ về cơ cấu nhân lực lưu trữ theo nhóm nhiệm vụ, bảo đảm mỗi vị trí có chức trách, sản phẩm nghiệp vụ và tiêu chuẩn năng lực cụ thể.

Thứ hai, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số .

Cần chuẩn hóa trình độ đào tạo của đội ngũ nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh theo hướng gắn trình độ đào tạo với vị trí việc làm, chức trách, nhiệm vụ và yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Trước yêu cầu chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, tinh gọn tổ chức bộ máy và triển khai Luật Lưu trữ năm 2024, việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự văn thư, lưu trữ là yêu cầu cấp thiết. Chuẩn hóa trình độ đào tạo không đơn thuần là nâng tỷ lệ văn bằng đại học hoặc sau đại học, mà phải bảo đảm sự phù hợp giữa ngành, chuyên ngành đào tạo với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại UBND cấp tỉnh.

Trình độ đào tạo chuyên ngành lưu trữ hiện nay chủ yếu là trình độ cử nhân ngành Lưu trữ học và chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ cũng phù hợp với vị trí việc làm tại lưu trữ lịch sử các cấp và công tác lưu trữ cơ quan. Vì vậy, UBND cấp tỉnh cần giao Sở Nội vụ chủ trì rà soát trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo và chứng chỉ bồi dưỡng của đội ngũ làm lưu trữ tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, UBND cấp xã và lưu trữ lịch sử. Trên cơ sở đó, cần xác định tiêu chuẩn trình độ đào tạo tối thiểu và ngành đào tạo phù hợp cho từng nhóm vị trí, bảo đảm thống nhất với định hướng hoàn thiện quy định về vị trí việc làm, chức trách, nhiệm vụ và khung năng lực trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

UBND cấp tỉnh cần ưu tiên xây dựng khung năng lực theo từng nhóm vị trí việc làm, bao gồm: nhóm năng lực chung (đạo đức công vụ, trách nhiệm nghề nghiệp, tư duy phục vụ, khả năng phối hợp, giao tiếp, tự học và thích ứng); nhóm năng lực nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, lập cơ sở dữ liệu, tổ chức khai thác và phát huy giá trị tài liệu); nhóm năng lực lưu trữ số (năng lực lập hồ sơ điện tử, thu nộp tài liệu điện tử, quản lý dữ liệu đặc tả, kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu số, bảo quản tài liệu số, khai thác tài liệu số); nhóm năng lực công nghệ (năng lực sử dụng phần mềm, cơ sở dữ liệu, chữ ký số, công cụ số hóa, nền tảng quản lý tài liệu, an toàn thông tin cơ bản); nhóm năng lực pháp lý (nắm vững pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin, giao dịch điện tử và tiếp cận thông tin); nhóm năng lực quản lý (khả năng lập kế hoạch, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thống kê, báo cáo, quản trị rủi ro và đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ).

UBND cấp tỉnh ưu tiên tuyển dụng, bố trí và sử dụng nhân sự được đào tạo đúng hoặc gần đúng các chuyên ngành như lưu trữ học, văn thư – lưu trữ, quản trị thông tin, hành chính học, công nghệ thông tin, quản trị dữ liệu và các lĩnh vực có liên quan. Đối với nhân sự đã được bố trí làm lưu trữ nhưng chưa có nền tảng đào tạo phù hợp, UBND cấp tỉnh cần xây dựng lộ trình đào tạo lại, bồi dưỡng chuyển đổi, bồi dưỡng ngắn hạn và dài hạn theo yêu cầu của vị trí việc làm. Nội dung chương bồi dưỡng về lưu trữ số cũng cần được chuẩn hóa, với các môđun tối thiểu như: Tổng quan về chuyển đổi số trong lưu trữ; Luật Lưu trữ năm 2024 và các quy định về tài liệu điện tử; lập hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử; giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành; thu nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử; xây dựng dữ liệu đặc tả và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu giấy và kiểm soát chất lượng số hóa; bảo quản tài liệu số, sao lưu, phục hồi và an toàn thông tin; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường số; đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm pháp lý trong quản lý tài liệu số.

Năng lực chuyên môn của nguồn nhân lực làm lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số cần được xây dựng theo hướng chuyên sâu, thực hành và gắn với các sản phẩm nghiệp vụ cần triển khai, dựa trên vị trí việc làm và yêu cầu thực thi nhiệm vụ cụ thể của UBND cấp tỉnh. Việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự lưu trữ trong thời gian tới phải phù hợp với việc quản lý, sử dụng và đánh giá theo vị trí việc làm, cũng như hiệu quả thực hiện nhiệm vụ; đồng thời chú trọng đào tạo, bồi dưỡng năng lực số và năng lực lưu trữ số cho đội ngũ hiện có, nhất là nhân sự lãnh đạo, quản lý.

Sở Nội vụ cần tham mưu UBND cấp tỉnh rà soát năng lực chuyên môn của đội ngũ làm lưu trữ tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, UBND cấp xã và lưu trữ lịch sử theo từng nhóm nhiệm vụ, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch bồi dưỡng chuyên sâu hằng năm, không tổ chức dàn trải theo hình thức phổ biến văn bản chung. Nội dung bồi dưỡng cũng phải bám sát các nhiệm vụ nghiệp vụ như xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Đồng thời, cần đổi mới phương thức bồi dưỡng theo hướng thực hành trên hồ sơ, tài liệu và hệ thống nghiệp vụ đang được sử dụng tại địa phương.

Xây dựng và triển khai khung năng lực số cho nguồn nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh là giải pháp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong công tác lưu trữ và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy, UBND cấp tỉnh cần giao Sở Nội vụ chủ trì xây dựng khung năng lực số đối với nhân lực lưu trữ trên cơ sở vị trí việc làm, chức trách, nhiệm vụ và sản phẩm nghiệp vụ cụ thể. Nội dung khung năng lực số không nên đồng nhất với kỹ năng sử dụng máy tính, mà bao gồm khả năng sử dụng, vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử; nhận biết nhu cầu thông tin để tìm kiếm, truy cập, khai thác dữ liệu; đánh giá độ tin cậy của thông tin; tuân thủ bản quyền trên không gian mạng; giao tiếp, hợp tác thông qua công nghệ số; xử lý tình huống phát sinh trong môi trường số; nhận diện nguy cơ, thực hiện biện pháp an toàn, an ninh thông tin và sử dụng dữ liệu không trái quy định…

Thứ ba, tăng cường giáo dục phẩm chất chính trị và đạo đức nghề nghiệp.

Ngoài việc thực hiện các quy định chung về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, nhân sự làm lưu trữ cần có những yêu cầu riêng như tuyệt đối giữ gìn, bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan; cảnh giác, không để lộ lọt bí mật; nghiêm cấm chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu; nghiêm cấm làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu; không mua bán, chuyển giao, hủy trái phép hoặc sử dụng tài liệu vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

UBND cấp tỉnh cần chỉ đạo Sở Nội vụ tham mưu xây dựng nội dung giáo dục phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp lưu trữ vào kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hằng năm cho công chức, viên chức làm lưu trữ tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, UBND cấp xã và lưu trữ lịch sử. Nội dung bồi dưỡng cần tập trung vào trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước; bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của tài liệu; ý thức tuân thủ quy trình nghiệp vụ; trách nhiệm bàn giao, bảo quản và khai thác tài liệu đúng thẩm quyền.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, cần bổ sung các tình huống đạo đức nghề nghiệp số như không tự ý truy cập, sao chép, sửa đổi, xóa, chia sẻ hoặc làm sai lệch dữ liệu lưu trữ điện tử. Đồng thời, cần gắn giáo dục đạo đức nghề nghiệp với việc kiểm tra quyền truy cập, nhật ký xử lý tài liệu, trách nhiệm cá nhân theo vị trí việc làm và đánh giá mức độ tuân thủ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Qua đó, việc rèn luyện phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp không mang tính hình thức, mà trở thành cơ chế kiểm soát trách nhiệm nghề nghiệp trong toàn bộ quy trình lưu trữ.

5. Kết luận

Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ tại UBND cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số là yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng sự thay đổi của pháp luật, mô hình tổ chức chính quyền địa phương và phương thức quản trị tài liệu hiện đại. Thực tiễn cho thấy đội ngũ làm lưu trữ tại UBND cấp tỉnh đã được hình thành tương đối ổn định, cơ bản có phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, trình độ học vấn và khả năng thực hiện các nghiệp vụ thường xuyên. Tuy nhiên, tình trạng kiêm nhiệm còn phổ biến; cơ cấu vị trí việc làm chưa rõ ràng; tỷ lệ nhân sự được đào tạo đúng chuyên ngành còn hạn chế; năng lực chuyên môn chuyên sâu, quản trị cơ sở dữ liệu và khai thác tài liệu trên môi trường số chưa đồng đều; đặc biệt, năng lực số vẫn là khoảng trống cần được quan tâm đúng mức.

UBND cấp tỉnh cần chuẩn hóa số lượng, cơ cấu và vị trí việc làm; nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng; xây dựng khung năng lực số gắn với từng nhóm nhiệm vụ; đồng thời tăng cường đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm công vụ trong môi trường điện tử. Việc phát triển nguồn nhân lực lưu trữ theo hướng chuyên nghiệp, liên ngành và thích ứng số sẽ góp phần bảo đảm an toàn, tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu; nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước; và phục vụ quá trình xây dựng chính quyền số tại địa phương.

Tài liệu tham khảo:
Bộ Nội vụ (2024). Thông tư số 09/2024/TT-BNV ngày 26/7/2024 hướng dẫn về cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và định mức số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực lưu trữ
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. (2024). Báo cáo tổng hợp dự án điều tra, khảo sát cấp bộ, điều tra, khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ.
Chính phủ (2025). Nghị định số 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 quy định về vị trí việc làm của công chức.
Nguyễn Thị Thúy Hưởng. (2025). Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/07/01/phat-trien-nguon-nhan-luc-luu-tru-cap-tinh-dap-ung-yeu-cau-chuyen-doi-so/
Quốc hội. (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
Vũ Thị Phụng. (2022). Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ – Thách thức từ nguồn nhân lực. Tham luận tại Hội thảo khoa học “Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ – Cơ hội và thách thức”, do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức.