Development of public service provision activities in the archival field at the Academy of Public Administration and Governance
ThS. Phan Thị Thu Hiền
TS. Trần Việt Hà
Học viện Hành chính và Quản trị công
Email: Hienptt@apag.edu.vn
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và yêu cầu nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công, hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ ngày càng có vai trò quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức. Học viện Hành chính và Quản trị công có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, cung ứng dịch vụ công và có đội ngũ giảng viên có chuyên môn về văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng. Bài viết dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ trong thời gian tới và phân tích những lợi thế của Học viện trong việc phát triển dịch vụ lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số định hướng phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công tại Học viện, tập trung vào hoàn thiện cơ chế, tổ chức đầu mối cung ứng dịch vụ, phát triển nguồn nhân lực, đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ, xây dựng danh mục và quy trình dịch vụ, tăng cường hợp tác, kiểm soát chất lượng và từng bước xây dựng thương hiệu dịch vụ lưu trữ của Học viện.
Từ khóa: Dịch vụ công; dịch vụ lưu trữ; cung ứng dịch vụ; lưu trữ; Học viện Hành chính và Quản trị công.
Abstract: In the context of administrative reform, digital transformation, and the growing demand for higher-quality public service delivery, archival services are assuming an increasingly important role for agencies and organizations. The Academy of Public Administration and Governance performs the functions of training, scientific research, technology transfer, and public service provision, and possesses a faculty with specialized expertise in records management, archives, and office administration. This article forecasts the demand for archival services in the coming period and analyzes the Academy’s advantages in developing archival services to meet societal needs. On that basis, it proposes several orientations for the development of public service provision at the Academy, focusing on the refinement of institutional mechanisms, the establishment of a dedicated service-delivery unit, human resource development, investment in physical facilities and technological infrastructure, the formulation of service catalogues and procedures, the strengthening of cooperation, quality control, and the gradual building of the Academy’s brand in archival services.
Keywords: Public services; archival services; service provision; archives; Academy of Public Administration and Governance.
1. Đặt vấn đề
Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo lập khuôn khổ pháp lý mới cho hoạt động lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số; đồng thời, hoàn thiện các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ, lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và cung ứng dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ. Cùng với đó, các chủ trương của Đảng và Nhà nước về đổi mới tổ chức và hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập, thúc đẩy tự chủ, tăng cường chuyển giao tri thức và cung ứng dịch vụ phục vụ xã hội đã tạo điều kiện thuận lợi để các cơ sở giáo dục đại học phát huy tiềm lực khoa học, công nghệ và nguồn nhân lực trong việc phát triển các hoạt động dịch vụ công.
Học viện Hành chính và Quản trị công (viết tắt là Học viện) là cơ sở giáo dục đại học trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế và cung ứng dịch vụ công theo yêu cầu của Đảng, Nhà nước, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và nhu cầu của xã hội. Học viện có đội ngũ giảng viên, chuyên viên được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ học, có kinh nghiệm trong nghiên cứu khoa học, tư vấn và đào tạo nghiệp vụ; hằng năm, Học viện tuyển sinh hàng trăm sinh viên đại học chính quy và học viên cao học ngành Lưu trữ học. Đây là những điều kiện quan trọng để Học viện tổ chức và phát triển các hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, mặc dù có đầy đủ cơ sở pháp lý và đội ngũ nhân lực hiện có, Học viện vẫn chưa triển khai hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ. Điều này khiến những lợi thế về chuyên môn của Học viện chưa được phát huy để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội. Do vậy, việc nghiên cứu các giải pháp phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ là cần thiết để phát huy tiềm năng, lợi thế của Học viện.
2. Dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ trong thời gian tới
2.1. Nhu cầu chỉnh lý tài liệu
Thực trạng tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý hoặc tài liệu đã chỉnh lý nhưng mới chỉnh lý sơ bộ cho thấy, nhu cầu về dịch vụ chỉnh lý là rất lớn. Khảo sát của Cục Văn thư và Lưu trữ năm 2026 phục vụ xây dựng Đề án tổng thể “Xây dựng, vận hành Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026 – 2030” cho thấy, các bộ, ngành, cơ quan trung ương có khoảng 92.000 mét giá, trong đó tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng 42.000 mét giá (chiếm 46%), tài liệu chưa chỉnh lý khoảng 50.000 mét giá (chiếm 54%). Ở các địa phương, khi sắp xếp tổ chức bộ máy, sáp nhập đơn vị hành chính, khối tài liệu thu về cơ quan mới chưa được chỉnh lý cũng không nhỏ. Tính riêng ở Hà Nội, tháng 7/2025, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội đã thống kê số lượng tài liệu chưa chỉnh lý ở các xã, phường mới thành lập lên đến khoảng 105.075 mét giá chưa được chỉnh lý, ví dụ như: UBND phường Xuân Đỉnh có 474 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý; UBND phường Thanh Xuân: 1.487 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý; UBND xã Gia Lâm: 860 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý.
Cũng theo số liệu tại Đề án tổng thể xây dựng, vận hành nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026 – 2030, tổng khối tài liệu lưu trữ giấy tại 34 tỉnh, thành phố hiện có 2.650.000 mét giá, trong đó tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng 630.000 mét giá (chiếm 24%), tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ khoảng 530.000 mét giá (chiếm 20%), tài liệu chưa chỉnh lý khoảng 1.490.000 mét giá (chiếm 52%). Như vậy, tính đến thời điểm tháng 6/2026, cả nước có khoảng 1.540.000 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý.
Theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024, trong thời hạn 10 năm, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu, nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND cấp xã; trong thời hạn 5 năm, cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 (ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực). Như vậy, trong thời gian tới, nhu cầu chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức là rất lớn.
2.2. Nhu cầu số hóa, tạo lập và chuẩn hóa dữ liệu tài liệu lưu trữ
Bên cạnh nhu cầu chỉnh lý, nhu cầu sử dụng dịch vụ số hóa, tạo lập và chuẩn hóa dữ liệu tài liệu lưu trữ cũng được dự báo ngày càng cấp thiết. Kết quả khảo sát của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2026 cho thấy, số lượng tài liệu cần số hóa hiện nay là rất lớn. Tại các bộ, ngành và các cơ quan trung ương, tổng số lượng tài liệu cần số hóa khoảng 27.600 mét giá, tương đương khoảng 138 triệu trang tài liệu, trong đó mới tiến hành số hóa được 72 triệu trang, đạt khoảng 52%. Tại các địa phương, số lượng tài liệu cần số hóa khoảng 794 mét giá, tương đương khoản 3,97 tỉ trang tài liệu, trong đó mới tiến hành số hóa được khoảng 233 triệu trang, tương đương 46.000 mét giá, chỉ đạt khoảng 5,8 tổng số lượng tài liệu cần số hóa.
Nhu cầu tạo lập và chuẩn hóa dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức được xác định là rất lớn, chỉ có 19% cơ quan đã thực hiện chuẩn hóa dữ liệu số hóa đầy đủ; 44% mới chuẩn hóa một phần và 34% chưa thực hiện chuẩn hóa dữ liệu.
2.3. Nhu cầu tư vấn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Tính đến tháng 5/2026, cả nước có khoảng 310 công chức thực hiện nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và khoảng 1.075 viên chức làm việc tại các đơn vị lưu trữ nhà nước; cùng đội ngũ công chức, viên chức, người lao động thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại các bộ, ngành, địa phương. Phần lớn đội ngũ nhân lực lưu trữ này đã được đào tạo hoặc tích lũy kinh nghiệm trong các lĩnh vực văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng, hành chính văn phòng và các chuyên ngành liên quan. Do nhiều cơ quan vẫn bố trí theo hình thức kiêm nhiệm, chưa bố trí người làm lưu trữ chuyên trách nên nhiều cơ quan, tổ chức gặp khó khăn trong triển khai các hoạt động nghiệp vụ.
3. Lợi thế của Học viện Hành chính và Quản trị công đối với phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ
Thứ nhất, pháp luật về lưu trữ ngày càng được hoàn thiện đã tạo hành lang pháp lý cho hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2024 cùng các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành đã quy định tương đối đầy đủ về các hoạt động dịch vụ lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân tham gia cung ứng dịch vụ, điều kiện cung ứng dịch vụ và yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ đối với từng loại hình dịch vụ. Hệ thống văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn và định mức kinh tế – kỹ thuật đối với hoạt động chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ được ban hành giúp các đơn vị cung ứng dịch vụ xây dựng dự toán kinh phí, xác định giá dịch vụ, tổ chức bố trí nhân lực, lựa chọn phương án thực hiện và kiểm soát chất lượng dịch vụ. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có Học viện nghiên cứu để triển khai các hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh đó, các chủ trương của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số, phát triển chính phủ số, phát triển khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo được triển khai quyết liệt ở các bộ, ngành và các địa phương. Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023 quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ; Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy. Hiện nay, Bộ Nội vụ đang xây dựng Đề án tổng thể “Xây dựng, vận hành Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026 – 2030” với yêu cầu đổi mới toàn diện nền văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên số, xây dựng nền văn thư, lưu trữ hiện đại, thống nhất, dựa trên dữ liệu, phục vụ hiệu quả hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Đảng, Nhà nước và hệ thống chính trị, góp phần xây dựng chính phủ số, phát triển kinh tế số, xã hội số. Những chủ trương, chính sách, pháp luật về lưu trữ sẽ thúc đẩy nhu cầu đối với các dịch vụ lưu trữ. Đây là một trong những yếu tố thuận lợi quan trọng để Học viện nghiên cứu, xây dựng và từng bước phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Thứ hai, chức năng, nhiệm vụ của Học viện là cơ sở pháp lý để phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Theo Quyết định số 55-QĐ/HVCTQG ngày 08/01/2025 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (đã sửa đổi, bổ sung tại Quyết định số 1051-QĐ/HVCTQG ngày 20/3/2025 và Quyết định số 4379-QĐ/HVCTQG ngày 09/7/2025 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh), Học viện Hành chính và Quản trị công có chức năng đào tạo; nghiên cứu khoa học; chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế và cung ứng dịch vụ công về hành chính, quản lý nhà nước theo yêu cầu của Đảng, Nhà nước, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và nhu cầu xã hội.
Để cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ được giao, ngày 10/01/2026, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã ký Quyết định số 533-QĐ/HVCTQG ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Học viện Hành chính và Quản trị công. Nội dung Quy chế quy định về nguyên tắc tổ chức, cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện, chế độ quản lý tài chính, tài sản và các hoạt động khác của Học viện. Quy chế này tạo hành lang pháp lý cho Học viện thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao đối với các hoạt động chuyên môn và hoạt động dịch vụ.
Thứ ba, Học viện có uy tín trong lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu về hành chính, quản lý nhà nước, trong đó có đào tạo đại học, sau đại học ngành Lưu trữ học. Học viện đã có hàng ngàn cử nhân tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ đang làm việc tại các cơ quan, tổ chức trên cả nước. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, Học viện đã thiết lập quan hệ hợp tác với nhiều bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức. Mạng lưới hợp tác này giúp Học viện có điều kiện nắm bắt nhu cầu thực tiễn của các cơ quan; đồng thời, tạo thuận lợi trong việc kết nối, quảng bá và triển khai các hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Thứ tư, Học viện có đội ngũ giảng viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện.
Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng có đội ngũ giảng viên được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ học và quản trị văn phòng, có trình độ từ thạc sĩ đến tiến sĩ, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu khoa học và chuyển giao tri thức trong lĩnh vực lưu trữ. Bên cạnh đó, còn có một số viên chức làm lưu trữ tại Văn phòng Học viện được đào tạo bài bản về nghiệp vụ có thể tham gia các hoạt động chuyên môn về lưu trữ. Đây chính là nguồn lực quan trọng, tạo lợi thế cho Học viện trong việc phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Thứ năm, bên cạnh đội ngũ giảng viên và viên chức có chuyên môn về lưu trữ, Học viện còn có lợi thế về nguồn học viên cao học và sinh viên đại học đang theo học ngành Lưu trữ học. Đây là nguồn nhân lực hỗ trợ có tiềm năng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và triển khai các hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Trong quá trình đào tạo, sinh viên được trang bị kiến thức và kỹ năng về thực hiện nghiệp vụ, như: chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ và các nghiệp vụ chuyên môn khác. Thông qua các học phần thực hành nghiệp vụ, thực tập nghề nghiệp và thực tập tốt nghiệp, sinh viên có cơ hội trực tiếp tham gia các hoạt động chuyên môn tại cơ quan, tổ chức dưới sự hướng dẫn của giảng viên và viên chức có kinh nghiệm. Nếu Học viện tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ, đây sẽ là điều kiện thuận lợi để sinh viên tham gia hỗ trợ một số công việc phù hợp. Huy động người học tham gia vào hoạt động cung ứng dịch vụ gắn với chuyên môn được đào tạo là cơ hội để tạo môi trường học tập gắn với thực tiễn nghề nghiệp. Đây là lợi thế mà không phải cơ sở cung ứng dịch vụ lưu trữ nào cũng có được và cần được khai thác hiệu quả trong quá trình phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Thứ sáu, đơn vị tiền thân của Học viện đã có kinh nghiệm và thành công trong hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh (trước khi sáp nhập vào Học viện) đã xây dựng thành đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có thương hiệu và có mạng lưới triển khai tới các cơ quan, tổ chức trong toàn quốc. Các hoạt động dịch vụ này đạt được nhiều kết quả, cung cấp sản phẩm có chất lượng cho các cơ quan tổ chức, cá nhân, tạo việc làm và doanh thu cho nhà trường. Đây chính là nền tảng để Học viện tiếp tục triển khai mạnh mẽ hoạt động dịch vụ tới các cơ quan, tổ chức.
4. Định hướng phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ của Học viện Hành chính và Quản trị công
Một là, cần thành lập đơn vị đầu mối có chức năng phụ trách hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Quyết định số 55-QĐ/HVCTQG đã xác định Học viện có chức năng thực hiện cung ứng dịch vụ công. Để thực hiện chức năng này, cần phải có một đầu mối quản lý, bảo đảm hoạt động cung ứng dịch vụ công được tổ chức thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tế của Học viện. Trên cơ sở năng lực chuyên môn và điều kiện hiện có của Học viện, có thể xem xét tổ chức đơn vị phụ trách theo hai mô hình sau:
Mô hình 1: Thành lập đơn vị thực thuộc Học viện làm đầu mối chung về cung ứng dịch vụ công.
Với mô hình này, Học viện có thể thành lập một trung tâm hoặc một đơn vị có chức năng tổ chức các hoạt động dịch vụ công, trong có cung ứng dịch vụ công trong lưu trữ. Đơn vị này sẽ là đầu mối chung của Học viện về tiếp nhận nhu cầu, ký kết và tổ chức thực hiện các dịch vụ, các đơn vị sẽ tham gia thực hiện theo chuyên môn. Đối với lĩnh vực lưu trữ, Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng sẽ là đơn vị phụ trách về chuyên môn, lên phương án để triển khai thực hiện dịch vụ, như: xây dựng kế hoạch, bố trí nhân lực và chịu trách nhiệm trong bảo đảm chất lượng dịch vụ. Với mô hình tập trung dịch vụ công về một đầu mối phụ trách có ưu điểm là chủ động trong tổ chức hoạt động cung ứng nhiều loại hình dịch vụ, tạo sự thống nhất về cơ chế tài chính, quản lý các hợp đồng, bố trí cơ sở vật chất và huy động nguồn lực từ nhiều đơn vị. Tuy nhiên, do là một đơn vị phụ trách chung nên việc tìm kiếm thị trường, xây dựng cơ chế tài chính đặc thù cho những người trực tiếp thực hiện dịch vụ lưu trữ có thể làm hạn chế sự tham gia của những giảng viên có chuyên môn, có kinh nghiệm.
Mô hình 2: Thành lập Trung tâm cung ứng dịch vụ công thuộc sự quản lý của Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng.
Theo mô hình này, Học viện sẽ thành lập một trung tâm trực thuộc Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng làm đầu mối chuyên trách tổ chức các hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ. Trung tâm sẽ chịu sự quản lý của Khoa về chuyên môn và phối hợp với các đơn vị của Học viện trong tổ chức thực hiện dịch vụ. Mô hình này sẽ phát huy, tận dụng được thế mạnh của đội ngũ giảng viên có chuyên môn. Việc tổ chức thực hiện dịch vụ cũng sẽ thuận lợi vì có thể huy động được sinh viên chuyên ngành Lưu trữ tham gia một số công việc, vừa giúp sinh viên có thể thực hành nghiệp vụ ngay khi còn đang học, sinh viên có thể vừa học, vừa được thù lao để trang trải các chi phí trong học tập; đồng thời, cũng giúp Khoa có thể chủ động cân đối nhân lực, giảm chi phí trong việc thuê nhân công. Mô hình này có thể gặp một số khó khăn nhất định về tài chính, về cơ sở vật chất, ký kết các hợp đồng nếu không có sự phối hợp tốt với các đơn vị khác.
Trên cơ sở phân tích ưu điểm, hạn chế của từng mô hình, nhóm nghiên cứu đề xuất nên ưu tiên mô hình thành lập Trung tâm cung ứng dịch vụ lưu trữ thuộc Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng. Mô hình này vừa phát huy được thế mạnh chuyên môn của Khoa, vừa phù hợp với bối cảnh cải cách, sắp xếp tinh gọn bộ máy hiện nay. Học viện không cần phải thành lập một đơn vị mới phụ trách hoạt động cung ứng dịch vụ công. Sau một thời gian hoạt động, căn cứ vào quy mô dịch vụ, lượng khách hàng, doanh thu, Học viện sẽ xem xét để phát triển một đơn vị đầu mối chung thuộc Học viện nếu đủ các điều kiện.
Hai là, hoàn thiện cơ chế về tài chính đối với hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Bổ sung, cụ thể hóa quy định về quản lý tài chính đối với hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trữ. Quy định cần xác định rõ nguyên tắc quản lý doanh thu, xác định chi phí, phân bổ nguồn tài chính từ các hoạt động dịch vụ. Việc quản lý các nguồn thu cần được thực hiện tập trung, thống nhất trong các quy định về tài chính của Học viện, bảo đảm công khai, minh bạch, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định. Đơn vị đầu mối thực hiện dịch vụ không được tự tổ chức thu, chi ngoài quy định chung của Học viện. Nguồn thu từ mỗi hợp đồng dịch vụ cần được xác định trên cơ sở doanh thu thực tế và các khoản chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình thực hiện cung ứng dịch vụ.
Xây dựng cơ chế phân phối nguồn thu từ hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực lưu trữ. Trên cơ sở nguồn thu và chi phí thực tế, Học viện cần xây dựng cơ chế phân phối nguồn tài chính vừa bảo đảm duy trì hoạt động, vừa tạo thêm thu nhập cho người trực tiếp tham gia. Có thể xác định cơ cấu phân phối theo bốn nhóm chính: (1) Chi phí trực tiếp và các nghĩa vụ tài chính phải thực hiện. (2) Chi trả cho đơn vị đầu mối để quản lý, duy trì và phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ. (3) Chi trả cho những người trực tiếp tham gia thực hiện dịch vụ. (4) Trích lập các quỹ theo quy định của Học viện. Tỷ lệ cụ thể cần xác định rõ trong Quy chế chi tiêu nội bộ bảo đảm tạo nguồn thu cho Học viện, bổ sung nguồn lực cho phát triển hoạt động, đầu tư trang thiết bị, công nghệ, phầm mềm, đào tạo nhân lực và khuyến khích, huy động, tạo động lực để được người trực tiếp tham gia thực hiện dịch vụ tích cực tham gia hoạt động cung ứng, phát triển dịch vụ.
Ba là, chuẩn bị năng lực cần thiết cho nguồn nhân lực tham gia hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng, quyết định đến việc tổ chức thực hiện và chất lượng cung ứng dịch vụ. Học viện cần phải chuẩn bị năng lực cần thiết cho nguồn nhân lực tham gia hoạt động cung ứng dịch vụ như: rà soát, đánh giá nguồn nhân lực hiện có để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của từng loại hình dịch vụ dự kiến sẽ cung ứng; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn và năng lực sử dụng công nghệ cho đội ngũ giảng viên, viên chức được xác định tham gia hoạt động cung ứng dịch vụ; chuẩn bị các năng lực để tổ chức và quản lý hoạt động cung ứng dịchvụ cho đội ngũ tham gia thực hiện; bổ sung kiến thức và kỹ năng về tài chính, báo giá, dự toán và hợp đồng dịch vụ.
Bốn là, chuẩn bị cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ.
Học viện cần rà soát và đánh giá cơ sở vật chất hiện có để xác định khả năng tiếp nhận, tổ chức thực hiện và kiểm soát chất lượng. Có những cơ quan không có không gian để thực hiện nghiệp vụ nên yêu cầu đơn vị cung ứng mang tài liệu về thực hiện tại trụ sở làm việc, do vậy, cần rà soát diện tích và điều kiện của kho lưu trữ hoặc khu vực tiếp nhận và xử lý tài liệu, không gian làm việc, khu vực phục vụ số hóa, thiết bị bảo quản và các phương tiện phục vụ vận chuyển, giao nhận tài liệu. Việc chuẩn bị cơ sở vật chất cần bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo quản tài liệu, phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh môi trường và các điều kiện kỹ thuật khác theo quy định hiện hành.
Năm là, xác định loại hình dịch vụ và xây dựng quy trình cung ứng dịch vụ.
Xác định loại hình dịch vụ và xây dựng quy trình cung ứng dịch vụ cần được xác định là bước chuẩn bị cần thiết cho việc tổ chức hoạt động cung ứng dịch vụ trong lưu trữ. Đây là cơ sở để xác định phạm vi hoạt động, đối tượng phục vụ, yêu cầu về nhân lực, cơ sở vật chất, chi phí và phương thức tổ chức thực hiện và giúp các cơ quan, tổ chức có nhu cầu nhận diện được những dịch vụ mà Học viện có khả năng cung ứng. Học viện cần xây dựng một quy trình chung áp dụng cho hoạt động cung ứng dịch vụ nhằm bảo đảm sự thống nhất trong tổ chức thực hiện.
Sáu là, hợp tác với các cơ quan, tổ chức để phối hợp thực hiện hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.
Hoạt động cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ có tính chuyên môn cao, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số, hoạt động này vừa kết hợp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ truyền thống và lưu trữ tài liệu điện tử, vừa kết hợp chuyên môn về lưu trữ với các giải pháp công nghệ. Do vậy, cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ ở giai đoạn này không chỉ phụ thuộc vào năng lực nội tại của Học viện mà còn cần sự phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác. Vì vậy, Học viện cần chủ động xây dựng và mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các cơ quan lưu trữ, doanh nghiệp công nghệ để phối hợp, kết nối nguồn lực cùng triển khai cung ứng dịch vụ lưu trữ.
Bảy là, xây dựng thương hiệu của Học viện và cam kết chất lượng dịch vụ hành chính công trong lĩnh vực lưu trữ .
Trong hoạt động cung ứng dịch vụ nói chung và dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ nói riêng, chất lượng dịch vụ có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng uy tín và niềm tin của đơn vị cung ứng. Việc cung ứng dịch vụ lưu trữ không chỉ nhằm tạo thêm nguồn thu cho Học viện mà còn gắn với việc phát huy chuyên môn của đội ngũ giảng viên và vị thế của Học viện trong lĩnh vực hành chính, văn phòng và văn thư, lưu trữ. Vì vậy, xây dựng thương hiệu và cam kết chất lượng cần được xác định là một nội dung của quản lý hoạt động cung ứng dịch vụ, được thực hiện đồng bộ với tổ chức cung ứng, kiểm soát chất lượng và đánh giá kết quả dịch vụ.
Tám là, xây dựng kế hoạch quảng bá dịch vụ hành chính công trong lĩnh vực lưu trữ.
Để các cơ quan, tổ chức biết và tiếp cận các dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ do Học viện cung ứng, cần xây dựng kế hoạch truyền thông để giới thiệu, cung cấp thông tin về dịch vụ. Học viện có thể truyền thông trên các kênh truyền thông chính thức, như: website, các nền tảng mạng xã hội. Ngoài truyền thông trên môi trường số, Học viện cũng cần truyền thông trực tiếp tại các hội thảo, tọa đàm chuyên môn, hoạt động hợp tác với cơ quan, tổ chức và tại các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Đây là những kênh có khả năng tiếp cận đúng đối tượng khách hàng; đồng thời, tạo điều kiện để Học viện giới thiệu năng lực và tiếp nhận trực tiếp nhu cầu sử dụng dịch vụ. Đặc biệt, cần phát huy vai trò của đội ngũ giảng viên, chuyên gia và các đơn vị thuộc Học viện trong việc kết nối, giới thiệu dịch vụ với các cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ. Truyền thông sẽ quảng bá được năng lực và uy tín của Học viện nên cần phải được xây dựng theo hướng chủ động, nhiều kênh khác nhau để từng bước tiếp cận, mở rộng thị trường cung ứng để tạo điều kiện phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ hành chính công trong lĩnh vực lưu trữ.
5. Kết luận
Trong bối cảnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và đổi mới hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, việc phát triển cung ứng dịch vụ hành chính công trong lĩnh vực lưu trữ có ý nghĩa thiết thực đối với việc khai thác và phát huy nguồn lực chuyên môn, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân lực của Học viện. Đây cũng là hướng đi phù hợp với chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học và cung cấp các dịch vụ chuyên môn và góp phần nâng cao vị thế và hiệu quả sử dụng các nguồn lực của Học viện.
Tài liệu tham khảo:
Bộ Chính trị (2026). Nghị quyết số 79-NQ/TW ngày 06/01/2026 về phát triển kinh tế nhà nước.
Bộ Khoa học và Công nghệ (2015). TCVN ISO 9000:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng.
Bộ Nội vụ (2023). Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023 quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ.
Bộ Nội vụ (2023). Thông tư số 09/2023/TT-BNV ngày 03/6/2023 quy định định mức kinh tế – kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực nội vụ về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
Bộ Nội vụ (2023). Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.
Bộ Nội vụ (2024). Quyết định số 206/QĐ-BNV ngày 11/3/2024 ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực nội vụ.
Bộ Nội vụ (2026). Đề án tổng thể xây dựng, vận hành nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026 – 2030.
Chính phủ (2019). Nghị định số 32/2019/NĐ-CP ngày 01/6/2019 quy định giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp sản phẩm, dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước từ nguồn kinh phí chi thường xuyên.
Chính phủ (2021). Nghị định số 60/2021/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập.
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (2025). Quyết định số 55-QĐ/HVCTQG ngày 08/01/2025 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính và Quản trị công.
Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
