ThS. Nguyễn Thị Thuý Hưởng 
Trường Đại học Thành Đông

(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện tại Việt Nam, công tác lưu trữ cấp tỉnh giữ vai trò thiết yếu của quá trình hiện đại hóa quản lý hành chính và xây dựng chính quyền số. Bài viết tập trung nghiên cứu vấn đề phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh – lực lượng trực tiếp thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử và bảo đảm an toàn thông tin trong môi trường số. Trên cơ sở tổng quan cơ sở lý luận và các nghiên cứu trong nước và quốc tế, đề xuất một khung phân tích gồm: (1) Các yếu tố tác động; (2) Năng lực cốt lõi; (3) Kết quả đầu ra; đồng thời, xây dựng bộ tiêu chí năng lực số dựa trên khung DigComp 2.2 của Ủy ban châu Âu, đối chiếu với các hướng dẫn quốc gia. Từ đó, bài viết đưa ra những định hướng và giải pháp cụ thể nhằm phát triển đội ngũ cán bộ lưu trữ cấp tỉnh một cách toàn diện về chuyên môn, năng lực số và tư duy đổi mới, đáp ứng yêu cầu của tiến trình chuyển đổi số trong nền hành chính công Việt Nam.

Từ khóa: Nhân lực lưu trữ cấp tỉnh; chuyển đổi số; lưu trữ điện tử; năng lực số; chính quyền số; DigComp 2.2.

1. Đặt vấn đề

Trong kỷ nguyên số, chuyển đổi số đã trở thành xu thế toàn cầu, là động lực quan trọng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả quản lý nhà nước (QLNN). Tại Việt Nam, chuyển đổi số được xác định là một trong ba trụ cột của chiến lược phát triển đất nước, bên cạnh kinh tế số và xã hội số. Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 nhấn mạnh việc xây dựng Chính phủ số làm nền tảng cải cách hành chính, minh bạch hóa thông tin và phục vụ người dân, doanh nghiệp hiệu quả hơn¹. Trong hệ sinh thái chính quyền số, công tác văn thư – lưu trữ giữ vai trò then chốt trong việc thu thập, bảo quản, tổ chức và khai thác hồ sơ, tài liệu góp phần bảo đảmtính liền mạch của thông tin phục vụ điều hành, ra quyết định và bảo vệ bằng chứng pháp lý của các hoạt động hành chính công. Chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc số hóa tài liệu mà còn bao hàm việc xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử, quản lý vòng đời hồ sơ số, bảo đảm an toàn dữ liệu và tích hợp với các nền tảng công nghệ trong vận hành của cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, yếu tố quyết định đến sự thành công của quá trình chuyển đổi số không phải chỉ là công nghệ hay hạ tầng mà là nguồn nhân lực – những người trực tiếp thực thi, vận hành và khai thác các hệ thống thông tin. Trong lĩnh vực lưu trữ, cán bộ lưu trữ cấp tỉnh là lực lượng nòng cốt trong việc triển khai số hóa tài liệu, ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả dụng của tài liệu trong môi trường số.

Về đội ngũ cán bộ lưu trữ tại các địa phương hiện nay cũng đang đối mặt với nhiều thách thức, năng lực số còn hạn chế, thiếu kiến thức về công nghệ, kỹ năng khai thác dữ liệu chưa đáp ứng yêu cầu, trong khi quá trình chuyển đổi số ngày càng diễn ra nhanh chóng và toàn diện. Sự thay đổi về tư duy quản trị, mô hình tổ chức và phương thức làm việc đòi hỏi cần nguồn nhân lực lưu trữ không chỉ có kiến thức chuyên môn mà còn cần có năng lực thích ứng, học tập suốt đời và khả năng phối hợp liên ngành.Trong bối cảnh đó, việc phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh (cả về số lượng, chất lượng), kỹ năng số và tư duy đổi mới – là một trong những yếu tố tiên quyết để thực hiện thành công chuyển đổi số trong khu vực công. Đây không chỉ là một vấn đề nghiệp vụ thuần túy mà còn là một yêu cầu mang tính chiến lược gắn với quá trình hiện đại hóa nền hành chính nhà nước và xây dựng chính phủ số. 

2. Cơ sở lý luận và khung phân tích

Nghiên cứu tập trung vào vấn đề phát triển nguồn nhân lực trong môi trường số, đặc biệt là nhân lực trong lĩnh vực lưu trữ hành chính công. Qua đó, giúp định hình các mô hình phát triển nhân lực phù hợp với đặc thù ngành Lưu trữ và bối cảnh số hóa ngày càng sâu rộng trong khu vực công. Kết quả nghiên cứu cung cấp căn cứ để các cơ quan QLNN, các nhà hoạch định chính sách và các cơ sở đào tạo xây dựng chiến lược phát triển nhân lực lưu trữ cấp tỉnh phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số. 

2.1. Các khái niệm liên quan

Nhân lực lưu trữ là lực lượng trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính nhằm phục vụ hoạt động QLNN và đáp ứng nhu cầu thông tin của tổ chức, công dân và toàn xã hội. Đây là nhóm nhân lực chuyên môn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm dòng chảy thông tin trong hệ thống hành chính, góp phần vào minh bạch hóa, hiện đại hóa nền hành chính công. Ở cấp tỉnh, nhân lực lưu trữ đóng vai trò nòng cốt trong việc triển khai các quy định, chính sách lưu trữ ở địa phương, đồng thời là lực lượng thực hiện trực tiếp quá trình số hóa hồ sơ, vận hành các phần mềm lưu trữ điện tử và bảo đảm an toàn thông tin lưu trữ trong môi trường số. Đội ngũ nhân lực lưu trữ cấp tỉnh không chỉ cần vững chuyên môn, nghiệp vụ mà còn phải có năng lực số, khả năng thích ứng công nghệ và tư duy khai thác dữ liệu phục vụ QLNN, điều hành chính quyền và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ là quá trình ứng dụng công nghệ số vào toàn bộ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, như: tạo lập hồ sơ điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử, khai thác tài liệu số, bảo mật dữ liệu lưu trữ và tích hợp hệ thống thông tin quản lý văn bản.Theo định hướng tại Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 – 2025, công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước cần được chuyển đổi toàn diện từ mô hình truyền thống sang nền tảng sốnhằm tăng cường hiệu quả quản lý, khả năng truy xuất, khai thác thông tin và hỗ trợ hoạt động chỉ đạo, điều hành dựa trên dữ liệu. Chuyển đổi số trong lưu trữ không chỉ là áp dụng công nghệ mà còn bao hàm việc thay đổi tư duy nghiệp vụ, quy trình công tác, phương thức tổ chức và đặc biệt là năng lực số của cán bộ lưu trữ – chủ thể chính của quá trình chuyển đổi.

Năng lực số là khả năng sử dụng công nghệ số để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể hoặc để giải quyết vấn đề trong thực tiễn². Trong lĩnh vực lưu trữ, năng lực số của cán bộ lưu trữ phản ánh khả năng thực hiện các thao tác chuyên môn trên nền tảng số hóa và bảo đảm hiệu quả quản lý thông tin trong môi trường điện tử.

Bảng 1. Các yếu tố cấu thành năng lực số của nhân lực lưu trữ cấp tỉnh đối chiếu với khung DigComp 2.2 và tài liệu hướng dẫn trong nước

STT	Nhóm năng lực số	Nội dung cụ thể	Đối chiếu với DigComp 2.2	Tham chiếu hướng dẫn trong nước
1	Kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản	Sử dụng thành thạo phần mềm lưu trữ điện tử (DMS, EDMS); xử lý văn bản số; quản lý danh mục tài liệu số.	1.1: Duyệt, tìm kiếm, lọc thông tin kỹ thuật số	Khung năng lực số quốc gia(2020), Mức 2; Hướng dẫn 01/HD-VTLTNN, Mục II.1
2	Năng lực số hóa và chuyển đổi định dạng	Thực hiện quét, xử lý hình ảnh, gắn siêu dữ liệu và lưu trữ tài liệu dưới định dạng chuẩn hóa (PDF/A, XML…).	3.1: Phát triển nội dung số; 3.2: Tích hợp và tái sử dụng nội dung	Hướng dẫn 01/HD-VTLTNN (2021), Phụ lục kỹ thuật số hóa tài liệu
3	Quản trị dữ liệu lưu trữ số	Lập kế hoạch lưu trữ, tổ chức cấu trúc dữ liệu, phân quyền truy cập, kiểm soát phiên bản, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu số trong suốt vòng đời.	1.2: Quản lý và lưu trữ dữ liệu; 5.2: Giải quyết vấn đề kỹ thuật số	Khung năng lực số quốc gia, nhóm Quản trị hệ thống; Hướng dẫn 01/HD-VTLTNN, Mục II.2
4	Bảo mật và an toàn thông tin	Áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu: mã hóa, phân quyền, xác thực người dùng, sao lưu – phục hồi dữ liệu và ứng phó sự cố an ninh mạng.	4.1: Bảo vệ thiết bị và dữ liệu; 4.3: Bảo vệ danh tính số	Luật Lưu trữ 2024, Điều 29; Khung năng lực số QG (2020), nhóm An toàn dữ liệu
5	Tư duy khai thác và phân tích dữ liệu	Phân tích, tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu từ tài liệu số để phục vụ báo cáo quản lý, điều hành hành chính và ra quyết định dựa trên dữ liệu.	2.2: Giao tiếp qua dữ liệu số; 5.1: Xử lý vấn đề dữ liệu phức tạp	Khung năng lực số quốc gia, nhóm Khai thác dữ liệu; Hướng dẫn 01/HD-VTLTNN, Mục II.4

2.2. Năng lực cốt lõi của nhân lực lưu trữ cấp tỉnh

Việc xác định rõ các nhóm năng lực cốt lõi có ý nghĩa then chốt trong việc xây dựng khung đào tạo, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số hiện nay. Dựa trên tổng hợp lý luận từ các khung năng lực quốc tế (ICA, UNESCO, OECD) và thực tiễn nghiên cứu trong nước, có thể đề xuất các nhóm năng lực cốt lõi đối với cán bộ lưu trữ tại các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như sau:

Bảng 2. Khung năng lực cốt lõi của nhân lực lưu trữ tại cơ quan nhà nước cấp tỉnh

Nhóm năng lực	Thành phần chính	Mô tả
Chuyên môn,nghiệp vụ	Nghiệp vụ lưu trữ, văn thư, pháp lý hành chính	Hiểu biết hệ thống về văn bản, hồ sơ và quy định lưu trữ nhà nước
Năng lực số	Sử dụng phần mềm, số hóa, bảo mật dữ liệu	Thành thạo DMS, EDMS, xử lý dữ liệu số, đảm bảo an toàn hệ thống lưu trữ
Tư duy đổi mới -thích ứng	Học suốt đời, tư duy công nghệ, sáng tạo	Có khả năng thích nghi với thay đổi, học công nghệ mới, cải tiến quy trình
Kỹ năng phối hợp – giao tiếp	Làm việc nhóm, giao tiếp liên ngành	Giao tiếp hiệu quả với bộ phận công nghệ thông tin, pháp chế, hành chính, người dân

2.3. Kết quả đầu ra và tiêu chí đánh giá

Xây dựng hệ thống kết quả đầu ra rõ ràng và tiêu chí đánh giá cụ thể nhằm đo lường mức độ đáp ứng của cán bộ lưu trữ đối với yêu cầu công việc. Các tiêu chí nhằm giúp lượng hóa năng lực của cán bộvà là căn cứ quan trọng để thiết kế chương trình đào tạo, quy hoạch sử dụng nhân lực và cải tiến tổ chức lưu trữ cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số. 

Bảng 3. Kết quả đầu ra và tiêu chí đánh giá năng lực nhân lực lưu trữ trong chuyển đổi số

Nhóm tiêu chí	Biểu hiện đo lường	Công cụ đánh giá
Phù hợp với công việc số	Sử dụng phần mềm, tuân thủ quy trình điện tử	Quan sát, phỏng vấn
Sẵn sàng chuyển đổi số	Thái độ tích cực, năng lực học hỏi	Khảo sát Likert, bảng hỏi tự đánh giá
Hiệu quả chuyên môn	Tỷ lệ hồ sơ số hóa, tốc độ xử lý văn bản	Số liệu thống kê nội bộ
Tác động cải cách hành chính	Mức tích hợp dữ liệu, cải thiện DTI	Đánh giá chỉ số tỉnh, báo cáo tổng hợp

3. Tổng quan nghiên cứu và những khoảng trống học thuật

3.1. Nghiên cứu quốc tế về phát triển nguồn nhân lực trong chuyển đổi số

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cách mạng công nghiệp 4.0, phát triển nguồn nhân lực được xem là yếu tố trọng yếu để bảo đảm sự thành công của tiến trình chuyển đổi số. Các nghiên cứu quốc tế đã tập trung phân tích vai trò, yêu cầu và phương thức xây dựng năng lực số cho người lao động trong khu vực công và tư nhằm thích ứng với môi trường công nghệ thay đổi nhanh chóng.

Báo cáo OECD Skills Outlook (2021) cho thấy, Learning for Life nhấn mạnh vai trò của học tập suốt đời, kỹ năng số và năng lực thích nghi trong thị trường lao động số. OECD xác định rằng để cá nhân có thể thích ứng với chuyển đổi số, cần phát triển các kỹ năng nền tảng (foundation skills), kỹ năng xuyên suốt (transversal skills), đồng thời thiết lập hệ sinh thái hỗ trợ học tập liên tục, linh hoạt và đa dạng³.

Nghiên cứu của Berman và Kim (2020) trong tác phẩm Human Resource Management in Public Service đã đưa ra khung lý thuyết về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự khu vực công, trong đó nhấn mạnh sự cần thiết đổi mới trong tuyển dụng, đánh giá và đào tạo nhân sự công, nhằm nâng cao năng lực số và tư duy đổi mới⁴. Quản trị nhân lực công hiện đại cần kết hợp giữa kỹ thuật số và mô hình tổ chức linh hoạt, khuyến khích học tập, chia sẻ tri thức và thích ứng với sự biến động không ngừng của công nghệ.

The Future of Jobs Report 2020 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), khoảng 50% lực lượng lao động toàn cầu sẽ cần được đào tạo lại (reskilling) trong giai đoạn 2020 – 2025 để đáp ứng nhu cầu công việc mới do tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) mang lại. Báo cáo đặc biệt nhấn mạnh vai trò của năng lực số, kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề và học tập suốt đời như là yếu tố bắt buộc đối với lực lượng lao động tương lai⁵.

Nghiên cứu từ UNESCO đã đặt ra tầm nhìn dài hạn về phát triển kỹ năng trong chuyển đổi số bền vững và nhấn mạnh học tập suốt đời như một văn hóa cần thiết, trong đó kỹ năng số là trung tâm để thích ứng với xã hội học tập liên tục. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, kỹ năng cho nền kinh tế xanh và số hóa cần được lồng ghép trong chính sách phát triển nguồn nhân lực quốc gia⁶. Tổng thể, các nghiên cứu quốc tế đã tạo dựng nền tảng lý luận và thực tiễn quan trọng cho việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực trong chuyển đổi số. Tuy nhiên, đa số các công trình vẫn còn thiên về lĩnh vực doanh nghiệp hoặc thị trường lao động chung, ít tập trung chuyên biệt vào khu vực hành chính công, đặc biệt là lĩnh vực lưu trữ nhà nước cấp tỉnh – nơi đang chịu sức ép mạnh mẽ từ yêu cầu hiện đại hóa và số hóa quy trình.

3.2. Nghiên cứu về phát triển nguồn nhân lực trong chuyển đổi số tại Việt Nam

Phát triển nhân lực số không chỉ là yếu tố quan trọng để thực hiện thành công chuyển đổi số quốc gia mà còn là “chìa khóa” giúp cải thiện hiệu quả QLNN, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển kinh tế số. Quyết định số 146/QĐ-TTg ngày 28/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ, phê duyệt Đề án “Nâng cao nhận thức, phổ cập kỹ năng và phát triển nguồn nhân lực chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. ​Theo Đề án này, xác định ba nhóm đối tượng chủ yếu cần được tập trung đào tạo: (1) Lực lượng lao động phổ thông: cần được trang bị các kỹ năng số cơ bản để thích ứng với môi trường làm việc số hóa; (2) Lực lượng lao động chuyên môn công nghệ thông tin: cần nâng cao kỹ năng chuyên sâu về các lĩnh vực như dữ liệu lớn, AI và bảo mật để đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số; (3) Lãnh đạo các cấp: cần được trang bị tư duy số và năng lực ra quyết định dựa trên dữ liệu để dẫn dắt quá trình chuyển đổi số trong tổ chức.

Các nghiên cứu trong nước đã làm rõ phát triển nguồn nhân lực số không chỉ dừng lại ở khía cạnh kỹ thuật mà còn cần tích hợp các kỹ năng mềm trong môi trường số, như làm việc nhóm trực tuyến, tư duy phản biện và kỹ năng quản trị tri thức số. Trong Chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của Việt Nam giai đoạn 2021 – 2030, phát triển nguồn nhân lực tiếp tục được xác định là yếu tố then chốt, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyển đổi số và phát triển kinh tế tri thức (Chính phủ Việt Nam, 2022). Văn kiện này nhấn mạnh rằng việc đào tạo và phát triển nhân lực số là yếu tố quyết định sự thành công của chuyển đổi số quốc gia. Cơ quan nhà nước cần đổi mới mô hình đào tạo, chú trọng phát triển nhân lực có trình độ công nghệ cao, kỹ năng số và năng lực tư duy sáng tạo, để đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế và chính phủ số trong tương lai.

3.3. Nghiên cứu trong nước về phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh trong chuyển đổi số

Tại Việt Nam, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số là một chủ đề mới mẻ nhưng ngày càng thu hút sự quan tâm của các nhà nghiên cứu và nhà quản lý. Nhu cầu hiện đại hóa hệ thống lưu trữ, số hóa tài liệu và xây dựng chính phủ điện tử đã tạo ra những yêu cầu cấp thiết đối với đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ ở các cấp, đặc biệt là cấp tỉnh – nơi trực tiếp quản lý khối lượng lớn tài liệu hành chính phục vụ công tác điều hành và cải cách hành chính.

Những năm gần đây, một số chính sách và chiến lược quốc gia đã đề cập trực tiếp đến yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Đặc biệt, Đề án số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ về phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia đã xác định rõ yêu cầu số hóa toàn diện dữ liệu hành chính, trong đó có tài liệu lưu trữ. Đề án đặt ra nhiệm vụ nâng cao năng lực đội ngũ nhân lực làm công tác lưu trữ tại địa phương nhằm bảo đảm hiệu quả trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử⁷. Một số bài viết khoa học trong nước đã phản ánh thực trạng đội ngũ nhân lực lưu trữ cấp tỉnh hiện nay còn nhiều hạn chế. Đặc biệt, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng phần mềm lưu trữ điện tử, cũng như kiến thức về bảo mật thông tin và dữ liệu số của cán bộ làm công tác lưu trữ tại nhiều địa phương còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Ngoài ra, các chương trình đào tạo chuyên sâu, dài hạn dành riêng cho lực lượng này vẫn còn thiếu vắng, trong khi các khóa bồi dưỡng hiện hành còn mang tính chất ngắn hạn, nặng về lý thuyết, thiếu tính cập nhật và thực hành phù hợp với tiến trình chuyển đổi số.

Dưới sự tác động của công nghệ số, tài liệu điện tử có những đặc điểm khác biệt so với tài liệu truyền thống, từ hình thức thể hiện đến quy trình xử lý. Do đó, việc bổ sung lý luận và hoàn thiện phương pháp quản lý tài liệu điện tử là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong bối cảnh xây dựng và vận hành Chính phủ số hiện nay⁸. Về tổng thể, các nghiên cứu trong nước đã bắt đầu đề cập đến vai trò và thực trạng phát triển nhân lực lưu trữ trong chuyển đổi số, nhưng vẫn còn thiếu các công trình chuyên sâu, đặc biệt là các nghiên cứu đánh giá năng lực số cụ thể của cán bộ lưu trữ cấp tỉnh. Chưa có hệ thống tiêu chí đánh giá rõ ràng, chưa có mô hình đào tạo – bồi dưỡng toàn diện gắn với chuẩn chuyển đổi số quốc gia và quốc tế dành riêng cho lĩnh vực lưu trữ. 

3.4. Những vấn đề và khoảng trống nghiên cứu

Tổng quan các nghiên cứu về phát triển nguồn nhân lực cho thấy các công trình đã đóng góp quan trọng vào cả lý luận và thực tiễn, đặc biệt trong lĩnh vực nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ phát triển kinh tế – xã hội và cải cách hành chính. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số và đối với ngành lưu trữ cấp tỉnh – một lĩnh vực có vai trò đặc thù và thiết yếu trong hệ thống QLNN – vẫn còn tồn tại nhiều khoảng trống nghiên cứu cần tiếp tục được làm rõ. Các vấn đề cụ thể bao gồm:

Một là, còn thiếu nghiên cứu chuyên sâu về phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh trong chuyển đổi số. Hầu hết các công trình hiện nay tập trung vào phát triển nguồn nhân lực nói chung cho khu vực công hoặc cho chuyển đổi số trong hành chính nhà nước song chưa có công trình nào chuyên biệt khai thác phát triển nhân lực ngành lưu trữ ở cấp tỉnh – nơi trực tiếp thực hiện công tác số hóa, bảo quản và khai thác tài liệu hành chính phục vụ quản lý địa phương. Khoảng trống này đặc biệt quan trọng, bởi hiệu quả chuyển đổi số ở cấp tỉnh phụ thuộc lớn vào năng lực của đội ngũ lưu trữ viên trong xử lý và số hóa thông tin.

Hai là, thiếu góc nhìn từ QLNN trong phát triển nhân lực lưu trữ. Phần lớn các nghiên cứu tiếp cận từ góc độ quản trị nhân sự hoặc năng suất lao động, trong khi vai trò của QLNN cấp tỉnh trong phát triển nguồn nhân lực lưu trữ, bao gồm hoạch định chính sách, tổ chức đào tạo, giám sát, đánh giá và sử dụng hiệu quả nhân lực lưu trữ – lại chưa được phân tích thỏa đáng. Điều này dẫn tới sự thiếu hụt các đề xuất thực tiễn về cải cách thể chế và tổ chức bộ máy lưu trữ địa phương trong thời kỳ số hóa.

Ba là, thiếu đánh giá thực tế về năng lực số và nhu cầu bồi dưỡng. Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ đòi hỏi kỹ năng công nghệ, hiểu biết về bảo mật dữ liệu, thao tác với hệ thống phần mềm lưu trữ, và khả năng thích ứng với quy trình số hóa hiện đại. Tuy nhiên, hiện vẫn thiếu các nghiên cứu đánh giá thực tế trình độ công nghệ thông tin và mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của cán bộ lưu trữ cấp tỉnh, cũng như các khảo sát hệ thống về nhu cầu bồi dưỡng năng lực số.

Bốn là, chưa có mô hình đào tạo – bồi dưỡng phù hợp với điều kiện địa phương.

Các giải pháp hiện tại chủ yếu mang tính lý thuyết hoặc áp dụng chung cho cán bộ hành chính, thiếu mô hình đào tạo, bồi dưỡng đặc thù riêng cho đội ngũ lưu trữ cấp tỉnh, phù hợp với năng lực hiện tại, hạ tầng kỹ thuật và trình độ tiếp cận công nghệ số khác nhau giữa các địa phương. Đây là khoảng trống quan trọng, cản trở việc nâng cao đồng bộ chất lượng nhân lực trong ngành lưu trữ.

Năm là, khung năng lực số cho nhân lực lưu trữ cấp tỉnh chưa được xây dựng. Theo đó, bước đầu xác định các yêu cầu về kỹ năng số cho cán bộ lưu trữ, song chưa đi sâu vào việc xây dựng khung năng lực số đầy đủ, hệ thống, gắn với chuẩn hành chính điện tử quốc gia và yêu cầu thực tiễn công việc. Việc nghiên cứu một khung năng lực số chuyên biệt sẽ góp phần định hướng đào tạo, đánh giá và tuyển dụng phù hợp hơn.

Sáu là, chính sách đối với viên chức lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số chưa đầy đủ. Vẫn cònchưa phân tích cụ thể năng lực chuyên môn, kỹ năng số, hay các yêu cầu mới đặt ra trong môi trường làm việc số hóa, vốn là nền tảng để xây dựng cơ chế đãi ngộ, quy hoạch phát triển và tuyển dụng nhân lực phù hợp.

Bảy là, thiếu mô hình phát triển nhân lực lưu trữ gắn với đặc thù hành chính cấp tỉnh. Một số khảo sát điển hình như ở tỉnh Yên Bái đã chỉ ra khó khăn trong việc triển khai phần mềm lưu trữ điện tử nhưng chưa đi đến đề xuất mô hình phát triển nhân lực phù hợp với đặc điểm hành chính – tổ chức, quy mô và điều kiện kỹ thuật từng địa phương. Điều này làm hạn chế khả năng nhân rộng và thích ứng mô hình phát triển nhân lực lưu trữ trên phạm vi quốc gia.

Những khoảng trống nghiên cứu nêu trên không chỉ mang ý nghĩa về mặt lý luận nhằm làm phong phú hệ thống tri thức về nhân lực ngành Lưu trữ mà còn có ý nghĩa thực tiễn cao, hỗ trợ trực tiếp cho quá trình xây dựng chính quyền điện tử và chính quyền số cấp tỉnh. Việc nghiên cứu chuyên sâu và có hệ thống các vấn đề này sẽ là tiền đề quan trọng để đề xuất giải pháp hiệu quả, có tính ứng dụng cao, phù hợp với từng địa phương trong giai đoạn tới.

4. Định hướng nghiên cứu và giải pháp phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh

Thứ nhất, về định hướng.

Trên cơ sở những khoảng trống lý luận và thực tiễn đã được chỉ ra, nghiên cứu định hướng tập trung vào việc phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm xây dựng nền tảng khoa học cho việc đề xuất các giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện cụ thể tại Việt Nam. Các định hướng nghiên cứu chính, bao gồm:

(1) Xây dựng khung lý thuyết về phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh: hệ thống hóa khái niệm liên quan đến nhân lực lưu trữ, làm rõ đặc thù công tác lưu trữ trong hệ thống hành chính cấp tỉnh, từ đó xác định các yếu tố cấu thành đội ngũ nhân lực chất lượng cao trong thời kỳ chuyển đổi số.

(2) Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực số: đề xuất các nhóm năng lực cốt lõi như: kỹ năng công nghệ thông tin, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử, bảo mật dữ liệu, tư duy đổi mới và thích ứng công nghệ. Các tiêu chí này là cơ sở xây dựng chương trình đào tạo – bồi dưỡng chuyên sâu cho nhân lực lưu trữ cấp tỉnh.

(3) Phân tích mối quan hệ giữa QLNN và phát triển nhân lực lưu trữ: làm rõ vai trò của các cơ quan hành chính cấp tỉnh trong hoạch định chính sách, tổ chức đào tạo, cũng như kết nối giữa cơ sở đào tạo và đơn vị sử dụng lao động để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực lưu trữ.

(4) Đánh giá sự chuyển đổi vai trò của nhân lực lưu trữ trong thời đại số: so sánh giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ điện tử để nhận diện những thay đổi về yêu cầu kỹ năng, phương thức làm việc và mô hình tổ chức.

(5) Khảo sát thực trạng nhân lực lưu trữ cấp tỉnh giai đoạn 2020 – 2025: phân tích trình độ chuyên môn, kỹ năng số, mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của đội ngũ lưu trữ viên; đồng thời, chỉ ra những bất cập trong công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực.

(6) Đánh giá tác động của chuyển đổi số đến công tác lưu trữ cấp tỉnh: xác định mức độ ảnh hưởng của các chương trình chuyển đổi số đối với yêu cầu công việc, hệ thống kỹ thuật và hiệu quả quản lý – khai thác tài liệu lưu trữ điện tử tại các địa phương.

(7) Đề xuất mô hình đào tạo và phát triển nhân lực lưu trữ cấp tỉnh: thiết kế mô hình liên kết giữa cơ sở giáo dục – cơ quan lưu trữ – doanh nghiệp công nghệ; xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu về lưu trữ số, kỹ thuật số hóa, bảo mật dữ liệu và kỹ năng quản lý tài liệu hiện đại.

Thứ hai, giải pháp phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh.

(1) Đổi mới chương trình đào tạo và bồi dưỡng: tích hợp các nội dung về lưu trữ số, bảo mật thông tin, phân tích dữ liệu vào chương trình đào tạo chính quy; tổ chức các khóa học ngắn hạn, lớp học trực tuyến và hội thảo chuyên đề theo hướng cập nhật công nghệ và tăng cường thực hành.

(2) Tăng cường đào tạo thực hành trên nền tảng số: thiết lập các phòng thí nghiệm lưu trữ số, mô hình thực hành ảo giúp cán bộ lưu trữ tiếp cận các phần mềm chuyên dụng và công nghệ mới như AI, Big Data, Blockchain trong nghiệp vụ lưu trữ.

(3) Thiết lập cơ chế hỗ trợ đào tạo lại và nâng cao năng lực: xây dựng chính sách hỗ trợ học tập suốt đời, đào tạo lại nhân lực lưu trữ gắn với cơ chế tiền lương, khen thưởng, thi đua; khuyến khích cán bộ tự học và nâng cao năng lực số.

(4) Ứng dụng công nghệ thông minh trong quản lý lưu trữ: đẩy mạnh sử dụng các phần mềm lưu trữ điện tử, tích hợp trí tuệ nhân tạo và công nghệ nhận dạng để tối ưu hóa quy trình quản lý, tìm kiếm và khai thác tài liệu.

(5) Thúc đẩy liên kết giữa nhà nước – nhà trường – doanh nghiệp: hình thành mạng lưới hợp tác ba bên nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa nội dung đào tạo và yêu cầu thực tế của cơ quan lưu trữ; đồng thời, tận dụng thế mạnh công nghệ từ khối tư nhân.

(6) Xây dựng chính sách thu hút và sử dụng hiệu quả nhân tài: thiết kế cơ chế tuyển dụng linh hoạt, có chính sách đãi ngộ đặc thù cho nhân lực có chuyên môn cao về công nghệ lưu trữ; đồng thời tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp cho đội ngũ lưu trữ cấp tỉnh.

5. Kết luận

Bài viết đã trình bày một cách hệ thống về cơ sở lý luận, tổng quan các nghiên cứu trong và ngoài nước, đồng thời nhận diện rõ các khoảng trống học thuật trong lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cấp tỉnh đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Khác với cách tiếp cận truyền thống thiên về quản lý hành chính hoặc phát triển nhân sự chung, nghiên cứu này tập trung vào khung phân tích chuyên biệt, bộ tiêu chí năng lực số cũng như mô hình đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ lưu trữ viên trong môi trường số.

Những kết quả và định hướng đề xuất không chỉ góp phần hoàn thiện lý luận về quản trị nhân lực lưu trữ trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính, mà còn cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn quan trọng cho việc xây dựng chính sách, chiến lược đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ lưu trữ, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử và chính quyền số tại Việt Nam.

Chú thích:

1. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.

2. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2025). Thông tư số 02/2025/TT-BGDĐT ngày 24/01/2025 quy định Khung năng lực số cho người học.

3. OECD. (2021). OECD Skills Outlook 2021: Learning for Life. OECD Publishing. https://doi.org/10.1787/0ae365b4-en

4. Berman, E. M., & Kim, C. (2020). Public human resource management in the digital era. In E. M. Berman, J. S. Bowman, J. P. West, & M. Van Wart, Human Resource Management in Public Service: Paradoxes, Processes, and Problems (7th ed., pp. 325–345). SAGE Publications.

5. World Economic Forum. (2020). The Future of Jobs Report 2020. Geneva, Switzerland: World Economic Forum. Retrieved from https://www.weforum.org/reports/the-future-of-jobs-report-2020

6. UNESCO (2020). Embracing a culture of lifelong learning: Contribution to the Futures of Education initiative. Paris: UNESCO Institute for Lifelong Learning. Retrieved from https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000374112

7. Chu Thị Bích Ngọc (2021). Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Việt Nam trong cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0. Viện Phát triển Bảo hiểm Việt Nam. https://mof.gov.vn/webcenter/portal/ttncdtbh/pages_r/l/chi-tiet-tin?dDocName=UCMTMP129249

8. Thủ tướng Chính phủ (2022). Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 về việc phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 – 2025, tầm nhìn đến năm 2030.

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thị Thanh Hương (2021). Phát triển đội ngũ viên chức lưu trữ trong cải cách hành chính. Luận án Tiến sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. 

2. Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ chất lượng cao trong chuyển đổi số – thực tiễn tại tỉnh Hải Dương. https://www.quanlynhanuoc.vn/2024/10/22/phat-trien-nguon-nhan-luc-luu-tru-chat-luong-cao-trong-chuyen-doi-so-thuc-tien-tai-tinh-hai-duong/