Quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh mới

ThS. Phạm Đăng Khoa
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh

(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết phân tích công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh cả nước tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Trên cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn, bài viết đề xuất giải pháp tăng cường năng lực cán bộ; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ; đẩy mạnh số hóa; bảo đảm nguồn lực; nâng cao giám sát, minh bạch. Kết quả góp phần khẳng định vai trò của công tác lưu trữ trong xây dựng nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch và hiệu quả.

Từ khóa: Công tác quản lý tài liệu lưu trữ; đẩy mạnh số hóa; công tác lưu; giám sát, minh bạch.

1. Đặt vấn đề

Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XII) về một số vấn đề tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả” đã mở ra giai đoạn cải cách hành chính quy mô lớn, hướng tới tinh giản biên chế, sắp xếp tổ chức hợp lý và hiện đại hóa phương thức quản lý nhà nước. Đến năm 2025, việc triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp (cấp tỉnh và cấp cơ sở) kéo theo những thay đổi sâu sắc trong cơ cấu tổ chức, nhân sự cũng như cách thức quản lý thông tin và hồ sơ hành chính. Trong bối cảnh đó, công tác quản lý tài liệu lưu trữ – vốn là nền tảng của tính liên tục và minh bạch trong hoạt động công vụ – đang đứng trước yêu cầu cấp thiết phải đổi mới, chuyên nghiệp hóa và thích ứng với kỷ nguyên số.

Trong quá trình sáp nhập đơn vị hành chính, lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong nhiều năm phải được rà soát, phân loại, bảo quản hoặc tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật nghiệp vụ mà còn liên quan trực tiếp đến quyền tiếp cận thông tin của công dân, trách nhiệm giải trình của cơ quan công quyền và niềm tin xã hội đối với nền hành chính. Mọi sai sót trong xử lý tài liệu – từ việc tiêu hủy trái quy định đến việc lưu trữ thiếu an toàn đều có thể gây ra hệ quả nghiêm trọng, như: thất thoát thông tin, nghi ngờ tiêu cực, thậm chí dẫn đến vi phạm pháp luật.

Trong bối cảnh mới, công tác quản lý tài liệu lưu trữ trở thành một tiêu chí quan trọng phản ánh chất lượng quản trị nhà nước ở các cấp. Nghiên cứu vấn đề này dưới góc độ lý luận, pháp lý và thực tiễn không chỉ giúp làm rõ những bất cập đang tồn tại mà còn góp phần đề xuất những giải pháp có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ, phục vụ mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

2. Cơ sở lý luận và pháp lý

2.1. Cơ sở lý luận

Lý luận lưu trữ học Việt Nam được hình thành và phát triển mạnh mẽ từ nửa cuối thế kỷ XX cùng với sự hoàn thiện của nền hành chính hiện đại. Các công trình nghiên cứu trong lĩnh vực này không chỉ đặt nền móng cho việc nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ mà còn xây dựng cơ sở khoa học cho hoạt động quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu trong các cơ quan nhà nước.

Theo PGS.TS Đào Xuân Chúc và PGS. Nguyễn Văn Hàm (1990)¹ trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ được xem là “chứng cứ xác thực” của hoạt động quản lý nhà nước, mang giá trị lịch sử, pháp lý và khoa học sâu sắc. Việc bảo quản và khai thác tài liệu không chỉ nhằm phục vụ nhu cầu quản lý hiện tại mà còn góp phần bảo tồn ký ức quốc gia và lưu giữ bằng chứng về sự phát triển của bộ máy nhà nước qua từng giai đoạn. Quan điểm này khẳng định, tài liệu lưu trữ không đơn thuần là sản phẩm phụ của quá trình hành chính mà là nguồn lực thông tin chiến lược góp phần củng cố tính minh bạch, kế thừa và liên tục của nền hành chính quốc gia.

Tiếp cận từ góc độ nghiệp vụ, Dương Văn Khảm (2011)² trong công trình công tác văn thư – lưu trữ đã hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ lưu trữ từ lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị đến tiêu hủy tài liệu. Tác giả nhấn mạnh, tiêu hủy tài liệu là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời của hồ sơ và chỉ được thực hiện khi có hội đồng xác định giá trị tài liệu, lập biên bản, được cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện công khai, minh bạch. Quy trình này không chỉ bảo đảm tính hợp pháp, mà còn thể hiện trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước trong quản lý thông tin công. Lý luận của Dương Văn Khảm đặc biệt có giá trị trong bối cảnh hiện nay, khi nhiều địa phương đang phải xử lý khối lượng tài liệu lớn trong quá trình sáp nhập, đòi hỏi việc tiêu hủy, bảo quản và chuyển giao hồ sơ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và quy chuẩn nghiệp vụ.

Từ góc nhìn hiện đại, Trần Hoàng (2020)³ trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam cho rằng, giá trị của tài liệu chỉ được phát huy đầy đủ khi gắn với tiến trình chuyển đổi số trong quản lý nhà nước. Số hóa tài liệu không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc mà còn mở rộng khả năng truy cập, chia sẻ và khai thác thông tin phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu và cung cấp dịch vụ công. Trong bối cảnh xây dựng chính phủ số, tài liệu lưu trữ cần được nhìn nhận như một phần cấu trúc của hạ tầng dữ liệu quốc gia, có vai trò kết nối và tích hợp thông tin giữa các cơ quan hành chính, qua đó nâng cao hiệu quả điều hành và tính minh bạch trong hoạt động công vụ.

Một khía cạnh không thể tách rời trong quản lý tài liệu là yếu tố con người. Theo Vũ Thị Phụng (2015)⁴, hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, năng lực và nhận thức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ thực thi. Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, cán bộ lưu trữ không chỉ cần được đào tạo về nghiệp vụ truyền thống mà còn phải được trang bị kỹ năng công nghệ thông tin, hiểu biết về bảo mật dữ liệu và có khả năng thích ứng nhanh với các hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Yếu tố con người vì thế đóng vai trò quyết định trong việc bảo đảm chất lượng, tính an toàn và bền vững của công tác lưu trữ tại các cấp chính quyền.

Từ tổng hợp các công trình nghiên cứu, có thể khái quát ba trụ cột lý luận cơ bản làm nền tảng cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử – pháp lý – khoa học, phản ánh hoạt động của bộ máy nhà nước và là bằng chứng xác thực của quyền lực công.

Thứ hai, việc quản lý tài liệu phải dựa trên quy trình nghiệp vụ chuẩn mực, bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và trách nhiệm giải trình trong toàn bộ vòng đời tài liệu.

Thứ ba, yếu tố con người gắn liền với ứng dụng công nghệ là điều kiện tiên quyết để hiện đại hóa công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu số hóa và xây dựng chính phủ điện tử.

Ba trụ cột này không chỉ là nền tảng lý luận của ngành lưu trữ học Việt Nam mà còn là cơ sở khoa học để phân tích, đánh giá thực tiễn quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh mới. Qua đó, công tác lưu trữ không còn được xem như một hoạt động hành chính phụ trợ mà trở thành thước đo năng lực quản trị và tính minh bạch của nền hành chính nhà nước hiện đại.

2.2. Cơ sở pháp lý

Công tác văn thư – lưu trữ ở Việt Nam hiện nay được điều chỉnh bởi một hệ thống văn bản pháp luật tương đối đầy đủ và đồng bộ, tạo nền tảng pháp lý quan trọng cho việc tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu hành chính trong các cơ quan nhà nước. Văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất trong lĩnh vực này là Luật Lưu trữ năm 2024, trong đó quy định toàn diện các hoạt động liên quan đến thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng và tiêu hủy tài liệu. Đáng chú ý, Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ nêu rõ việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ. Quy định này nhằm bảo đảm mọi quyết định liên quan đến tài liệu lưu trữ – vốn là chứng cứ hành chính đều được kiểm soát chặt chẽ, qua đó bảo vệ quyền tiếp cận thông tin của công dân và tính liêm chính trong hoạt động công vụ.

Cùng với các văn bản quy phạm pháp luật, Bộ Nội vụ – cơ quan chủ trì lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng trong năm 2025 nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn của tiến trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền hai cấp. Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 yêu cầu các địa phương tăng cường quản lý công tác văn thư – lưu trữ trong quá trình sáp nhập đơn vị hành chính, đặc biệt là việc phân loại, bảo quản và bàn giao hồ sơ. Tiếp đó, Công văn số 4753/BNV-CQĐP ngày 04/7/2025 nhấn mạnh việc giải quyết khó khăn trong triển khai mô hình chính quyền hai cấp, trong đó nêu rõ yêu cầu bố trí nhân lực phụ trách lưu trữ tại cấp xã và tăng cường cơ sở vật chất kho tàng, trang thiết bị bảo quản.

Đáng chú ý nhất là Công văn số 5718/BNV-CVT&LTNN ngày 30/7/2025, hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và đặt mục tiêu cụ thể đến hết năm 2025, tối thiểu 35% tài liệu lưu trữ hành chính phải được số hóa và đến năm 2026 đạt 100%. Đây là văn bản mang tính bước ngoặt, thể hiện quyết tâm của Chính phủ và Bộ Nội vụ trong việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, xây dựng nền hành chính điện tử và hạ tầng dữ liệu quốc gia. Tuy nhiên, việc triển khai quy định này cũng đặt ra nhiều thách thức về nhân lực, tài chính và năng lực công nghệ đối với các địa phương.

Ở cấp địa phương, một số tỉnh, thành phố đã ban hành văn bản chỉ đạo cụ thể nhằm triển khai đồng bộ các quy định của Trung ương. Chỉ thị số 06/CT-UBND năm 2025 của Ủy ban nhân (UBND) thành phố Hà Nội yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc rà soát toàn bộ hồ sơ, tài liệu trước và sau khi sáp nhập, kiên quyết ngăn chặn tình trạng tiêu hủy tài liệu không đúng quy định. Trong khi đó, Kế hoạch của UBND tỉnh Tuyên Quang năm 2025 yêu cầu bố trí từ 1 – 3 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ ở cấp xã, đồng thời triển khai song song việc số hóa tài liệu với công tác sắp xếp bộ máy hành chính⁵. Đây là những ví dụ điển hình về cách các địa phương cụ thể hóa chính sách của trung ương gắn quy định pháp lý với thực tiễn quản lý.

Có thể thấy, hệ thống pháp luật và văn bản hướng dẫn hiện nay đã tạo dựng được khuôn khổ pháp lý toàn diện cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ, bao quát cả ba phương diện: pháp lý (luật, nghị định), nghiệp vụ (công văn hướng dẫn của Bộ Nội vụ) và tổ chức thực thi (văn bản địa phương). Tuy nhiên, thách thức lớn nhất không nằm ở quy định mà ở khoảng cách giữa “luật định” và “thực thi”.

Việc tuân thủ quy trình, bố trí nhân sự, đầu tư cơ sở vật chất và năng lực số hóa ở nhiều nơi vẫn chưa đáp ứng yêu cầu dẫn đến sự chênh lệch trong chất lượng công tác lưu trữ giữa các địa phương. Điều này đặt ra nhu cầu cấp thiết phải nâng cao năng lực thực thi pháp luật, tăng cường kiểm tra, giám sát và hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các cấp chính quyền để bảo đảm các quy định pháp lý thực sự đi vào cuộc sống.

3. Thực trạng

Trong quá trình triển khai công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các địa phương cho thấy, sự phân hóa rõ rệt giữa các mô hình thực hiện. Một số địa phương để xảy ra sai phạm trong tiêu hủy hồ sơ, trong khi những nơi khác đã chủ động ban hành kế hoạch, quy trình và đội ngũ chuyên trách để bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả trong lưu trữ.

Tại Hà Nội, vào tháng 6/2025, người dân phường Cổ Nhuế 2 (cũ) đã phát hiện việc đốt hàng loạt tập tài liệu trong đêm trước thời điểm sáp nhập đơn vị hành chính⁶. Dù lãnh đạo phường giải thích, đây là các tài liệu hết giá trị lưu trữ, song quá trình tiêu hủy lại không tuân thủ đúng quy trình pháp luật: không có hội đồng xác định giá trị tài liệu, không lập biên bản tiêu hủy và không có thông báo công khai. Theo quy định tại Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ  trưởng Bộ Nội vụ nêu rõ: việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm: danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; các tài liệu có liên quan khác. Việc không thực hiện đúng quy trình này đã gây bức xúc dư luận, làm dấy lên lo ngại về khả năng thất thoát hoặc tiêu hủy nhầm tài liệu có giá trị pháp lý, đồng thời phản ánh khoảng trống trong công tác giám sát, kiểm tra ở cấp cơ sở.

Một vụ việc tương tự xảy ra tại tỉnh Bình Định vào tháng 6/2025, khi người dân xã Phước Mỹ, thành phố Quy Nhơn (nay thuộc phường Quy Nhơn Tây, tỉnh Gia Lai) phát hiện nhiều tập hồ sơ, sổ sách bị đốt ngay trong khuôn viên trụ sở UBND xã⁷. Chính quyền địa phương xác nhận sự việc, đồng thời cho rằng đây cũng là các tài liệu hết giá trị. Tuy nhiên, giống như trường hợp ở Hà Nội, việc tiêu hủy không có hội đồng xác định giá trị, không lập biên bản và không công khai trước cộng đồng dân cư. Vụ việc nhanh chóng lan tỏa trên các phương tiện truyền thông, tạo nên phản ứng xã hội tiêu cực về tính minh bạch trong hoạt động hành chính. Từ góc nhìn quản lý nhà nước, đây là minh chứng cho tình trạng “khoảng cách giữa luật định và thực thi”, khi hệ thống quy phạm đã đầy đủ nhưng vẫn thiếu ý thức tuân thủ và giám sát ở cấp cơ sở.

Trái ngược với hai trường hợp trên, tỉnh Tuyên Quang lại được xem là một điểm sáng trong công tác lưu trữ gắn với sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính. Ngay trong quý I/2025, UBND tỉnh đã ban hành kế hoạch tổng thể tăng cường công tác văn thư – lưu trữ sau sáp nhập, yêu cầu bố trí từ 1- 3 cán bộ chuyên trách phụ trách lưu trữ tại mỗi đơn vị hành chính cấp xã theo Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 17/4/2025 về tăng cường quản lý công tác văn thư lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Cùng với đó, tỉnh tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác văn thư – lưu trữ, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, đơn vị, đồng thời triển khai số hóa hồ sơ hành chính song song với quá trình sắp xếp tổ chức. Cách làm của Tuyên Quang thể hiện tư duy quản trị bài bản, tuân thủ nghiêm pháp luật, kết hợp hài hòa giữa quy trình nghiệp vụ truyền thống và ứng dụng công nghệ số. Mô hình này không chỉ bảo đảm tính pháp lý và tính kế thừa của hồ sơ mà còn củng cố niềm tin của người dân đối với chính quyền địa phương, trở thành kinh nghiệm thực tiễn có giá trị cho các tỉnh, thành khác.

Trên phạm vi cả nước, năm 2025 cũng đánh dấu bước chuyển mạnh mẽ trong số hóa tài liệu lưu trữ hành chính. Theo Công văn số 5718/BNV-CVT&LTNN ngày 30/7/2025, Bộ Nội vụ yêu cầu các địa phương hoàn thành số hóa tối thiểu 35% tài liệu đã được chỉnh lý tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trước cuối năm 2025 và đạt 100% vào năm 2026. Mục tiêu này thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong hiện đại hóa công tác lưu trữ và hình thành hệ thống dữ liệu hành chính thống nhất trên toàn quốc. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy, nhiều địa phương còn gặp khó khăn về nhân lực, tài chính và cơ sở hạ tầng kỹ thuật, đặc biệt là ở các tỉnh miền núi, vùng sâu, vùng xa. Khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, thiết bị số hóa thiếu đồng bộ và đội ngũ cán bộ còn hạn chế về kỹ năng công nghệ đã khiến tiến độ thực hiện chậm hơn so với kế hoạch.

Từ các trường hợp nêu trên có thể thấy, công tác quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết. Nhiều địa phương chưa tuân thủ nghiêm quy định pháp luật, còn xử lý hồ sơ mang tính hình thức hoặc tùy tiện; đã xuất hiện những mô hình tốt như ở Tuyên Quang, thể hiện sự chủ động, kỷ luật hành chính và năng lực quản trị cao. Thực tiễn cho thấy, yêu cầu cấp thiết phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao năng lực đội ngũ và đẩy nhanh chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ nhằm bảo đảm tính thống nhất, minh bạch và hiện đại của nền hành chính nhà nước.

4. Giải pháp và khuyến nghị

Thứ nhất, nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ là giải pháp có tính nền tảng và lâu dài. Bộ Nội vụ cần phối hợp với Học viện Hành chính và Quản trị công và các trường đại học chuyên ngành như Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn cho công chức cấp xã. Các chương trình này cần tập trung vào nghiệp vụ lưu trữ, kỹ năng số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, tiêu chí về năng lực văn thư – lưu trữ nên được đưa vào hệ thống đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức ở cấp cơ sở, coi đây là một trong những tiêu chí phản ánh năng lực quản trị hành chính. Việc luân chuyển, biệt phái cán bộ có kinh nghiệm từ cấp tỉnh về hỗ trợ cấp xã trong giai đoạn sáp nhập cũng là một biện pháp thiết thực nhằm bảo đảm tính kế thừa và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.

Thứ hai, cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Mọi hoạt động tiêu hủy tài liệu phải có Hội đồng xác định giá trị tài liệu, được thành lập hợp pháp và có sự giám sát của cấp trên trực tiếp. Danh mục tài liệu hết giá trị cần được công khai minh bạch trên cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị hoặc địa phương để bảo đảm quyền giám sát của người dân. Việc lập biên bản tiêu hủy phải đầy đủ, có chữ ký của hội đồng và đại diện cơ quan quản lý cấp trên, qua đó tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và niềm tin xã hội.

Thứ ba, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ là xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin hành chính. Các cơ quan, đơn vị cần triển khai đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử, kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia và hệ thống quản lý văn bản của Chính phủ. Nhà nước nên khuyến khích hợp tác công – tư (PPP) trong lĩnh vực số hóa tài liệu, huy động sự tham gia của doanh nghiệp công nghệ trong việc cung cấp giải pháp, thiết bị và dịch vụ lưu trữ điện tử. Đồng thời, cần từng bước ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong phân loại, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và lập chỉ mục tự động, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý khối lượng tài liệu lớn.

Thứ tư, tăng cường cơ chế giám sát và minh bạch trong quản lý tài liệu lưu trữ. Bộ Nội vụ, Thanh tra Chính phủ cần tăng cường hoạt động kiểm tra định kỳ và đột xuất, đặc biệt tại các địa phương triển khai sáp nhập. Kết quả kiểm tra, xử lý vi phạm cần được công khai trên cổng thông tin điện tử của các cơ quan quản lý nhà nước để nâng cao tính răn đe và thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Bên cạnh đó, nên thiết lập cơ chế tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân, nhà báo và các tổ chức xã hội liên quan đến công tác tiêu hủy, bảo quản tài liệu, qua đó phát huy vai trò giám sát của xã hội và báo chí trong phòng ngừa sai phạm.

Thứ năm, để bảo đảm tính bền vững của công tác lưu trữ, cần tăng cường nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất. Các địa phương phải chủ động cân đối ngân sách, ưu tiên đầu tư cho công tác văn thư – lưu trữ trong kế hoạch chi thường xuyên và đầu tư công. Đối với những địa phương có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, Trung ương cần có cơ chế hỗ trợ cụ thể theo tinh thần Công văn số 4753/BNV-CQĐP ngày 04/7/2025, đồng thời nghiên cứu hình thành Quỹ hỗ trợ số hóa tài liệu cấp quốc gia nhằm huy động các nguồn lực xã hội hóa và hỗ trợ kỹ thuật cho những địa bàn yếu thế. Việc bảo đảm đầy đủ kinh phí, cơ sở vật chất và thiết bị chuyên dụng sẽ giúp các địa phương thực hiện hiệu quả mục tiêu số hóa 100% tài liệu lưu trữ vào năm 2026 như chỉ đạo của Bộ Nội vụ.

5. Kết luận

Quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh mới hiện nay là nhiệm vụ vừa cấp bách, vừa lâu dài. Hệ thống pháp lý đã đầy đủ với Luật Lưu trữ và nhiều văn bản chỉ đạo. Tuy nhiên, thách thức lớn nằm ở khâu thực thi: nhân lực thiếu, quy trình chưa chuẩn, kinh phí hạn chế. Do đó, cần quyết liệt nâng cao năng lực cán bộ, công chức chuẩn hóa nghiệp vụ, đẩy mạnh số hóa, tăng cường giám sát và bảo đảm nguồn lực. Khi đó, công tác lưu trữ mới thực sự phát huy vai trò “trí nhớ” của Nhà nước, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, công khai, phục vụ tốt hơn người dân và doanh nghiệp.

Chú thích:
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyến, Nguyễn Văn Thâm (1990). Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. H. NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp.
2. Dương Văn Khảm (2011). Công tác văn thư lưu trữ: Phần 1. Hà Nội: Nhà xuất bản Văn hóa – Thông tin.
3. Trần Hoàng (2020). Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. H. NXB Thông tin và Truyền thông.
4. Vũ Thị Phụng (2015). Một số vấn đề về đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ văn thư – lưu trữ trong bối cảnh mới. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
5. Tăng cường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy và thực hiện chính quyền địa phương hai cấp https://www.tuyenquang.gov.vn
6. Hà Nội siết chặt quản lý tài liệu lưu trữ sau vụ hủy tài liệu trong đêm. https://thanhtra.com.vn
7. Bình Định: Hủy tài liệu trong đêm trước lúc sáp nhập tại UBND xã Phước Mỹ. https://thanhtra.com.vn
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Nội vụ (2025). Công văn số 414/BNV-VTLTNN về tăng cường công tác văn thư – lưu trữ trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính.
2. Bộ Nội vụ (2025). Công văn số 4753/BNV-CQĐP về giải quyết khó khăn trong triển khai mô hình chính quyền hai cấp.
3. Bộ Nội vụ (2025). Công văn số 5718/BNV-CVT&LTNN về hướng dẫn nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ.
4. Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
5. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
6. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
7. Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (2025). Chỉ thị số 06/CT-UBND về tăng cường công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn Thủ đô.
8. Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang (2025). Kế hoạch tăng cường công tác văn thư – lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính.