ThS. Trịnh Thị Như Quỳnh
Trường Đại học Thủ Dầu Một
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và xây dựng chính quyền đô thị, yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành công sở tại cấp xã ngày càng trở nên cấp thiết, đặc biệt tại TP. Hồ Chí Minh – đô thị đặc biệt với quy mô dân số lớn và khối lượng công việc hành chính nhiều. Trên cơ sở kế thừa các lý thuyết về kỹ thuật điều hành công sở trong quản lý nhà nước, bài viết phân tích việc vận dụng các nguyên tắc và nội dung điều hành công sở vào hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã tại TP. Hồ Chí Minh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và quản trị công hiện đại.
Từ khóa: Cải cách hành chính; điều hành công sở; Ủy ban nhân dân cấp xã; quản lý nhà nước; TP. Hồ Chí Minh.
1. Đặt vấn đề
Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã là cấp hành chính gần dân nhất, trực tiếp tổ chức thực thi công vụ và giải quyết phần lớn các thủ tục hành chính liên quan đến người dân và tổ chức. Hiệu quả điều hành công sở tại cấp này có tác động trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước và mức độ hài lòng của người dân1.
TP. Hồ Chí Minh là địa phương tiên phong triển khai mô hình chính quyền đô thị, đặt ra những yêu cầu mới đối với hoạt động điều hành công sở tại xã, phường trong bối cảnh khối lượng công việc lớn và tính chất công vụ đa dạng. Mặc dù lý thuyết và kỹ thuật điều hành công sở đã được nghiên cứu tương đối đầy đủ, song việc vận dụng vào thực tiễn tại UBND cấp xã tại TP. Hồ Chí Minh vẫn còn những hạn chế. Do đó, bài viết phân tích việc vận dụng lý thuyết điều hành công sở tại cấp xã và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và xây dựng chính quyền đô thị hiện nay.
2. Cơ sở lý luận và nội dung điều hành công sở
2.1. Khái niệm và vai trò của điều hành công sở
Trong quản lý công, điều hành công sở được xem là một nội dung cốt lõi của kỹ thuật tổ chức công sở, phản ánh quá trình tổ chức, phân công, phối hợp, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động công vụ nhằm bảo đảm công sở thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao với hiệu lực và hiệu quả cao. Điều hành công sở không chỉ là hoạt động tổ chức công việc mang tính kỹ thuật mà còn là quá trình vận dụng quyền lực nhà nước trong quản lý công vụ, gắn chặt với trách nhiệm pháp lý của người đứng đầu công sở2.
Tiếp cận theo hướng quản trị hiện đại, điều hành công sở được xác định là hoạt động trung tâm, có vai trò kết nối các khâu của tổ chức công sở, như: thiết kế công việc, phân công nhiệm vụ, xây dựng quy chế làm việc, lãnh đạo và kiểm soát công vụ, qua đó, bảo đảm tính thống nhất, liên tục và thông suốt trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước3. Vì vậy, hiệu quả điều hành công sở có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng thực thi công vụ, kỷ luật, kỷ cương hành chính và hiệu quả phục vụ người dân, tổ chức.
2.2. Nguyên tắc điều hành công sở
Từ góc độ lý luận, hoạt động điều hành công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Trước hết là nguyên tắc tuân thủ pháp luật và đúng thẩm quyền, bảo đảm mọi hoạt động điều hành đều nằm trong khuôn khổ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, nguyên tắc phân công rõ ràng, gắn quyền hạn với trách nhiệm được xem là điều kiện quan trọng nhằm hạn chế chồng chéo công việc, nâng cao trách nhiệm cá nhân và hiệu quả phối hợp trong công sở4.
Ngoài ra, điều hành công sở cần bảo đảm nguyên tắc thống nhất, liên tục và thông suốt, đặc biệt trong bối cảnh khối lượng công việc hành chính ngày càng lớn và phức tạp. Nguyên tắc công khai, minh bạch và kiểm tra, giám sát thường xuyên cũng được khẳng định là nền tảng để nâng cao kỷ luật hành chính, phòng ngừa sai phạm và nâng cao hiệu quả quản lý công vụ.
2.3. Nội dung điều hành công sở
Kế thừa quan điểm khoa học về kỹ thuật tổ chức công sở, điều hành công sở có thể được khái quát ở một số nội dung cơ bản5.
Thứ nhất, thiết kế, phân tích và phân công công việc trong công sở bảo đảm sự phù hợp giữa chức năng, nhiệm vụ với năng lực của đội ngũ công chức, qua đó, tạo cơ sở cho việc tổ chức thực thi công vụ hiệu quả.
Thứ hai, tổ chức và điều hành quá trình thực hiện công việc thông qua việc xây dựng và thực hiện quy chế làm việc, kế hoạch công tác và các quy trình xử lý công việc trong công sở.
Thứ ba, lãnh đạo, chỉ đạo và phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong công sở nhằm bảo đảm sự thống nhất trong thực hiện nhiệm vụ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Thứ tư, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công vụ, coi đây là khâu quan trọng để điều chỉnh phương thức điều hành, nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở và trách nhiệm công vụ của đội ngũ công chức.
3. Thực tiễn vận dụng lý thuyết điều hành công sở tại Ủy ban nhân dân cấp xã ở TP. Hồ Chí Minh
Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, TP. Hồ Chí Minh có 168 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 113 phường, 54 xã và 1 đặc khu6. Trong môi trường hành chính đô thị với khối lượng công việc lớn và tính chất công vụ đa dạng, việc vận dụng lý thuyết điều hành công sở vừa mang tính tất yếu, vừa đặt ra nhiều thách thức trong thực tiễn7.
Một là, về phân công và tổ chức điều hành công việc. Các xã, phường đang trực tiếp giải quyết 363 thủ tục hành chính trong tổng số hơn 2.000 thủ tục của toàn Thành phố, đặc biệt, trong các lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, đất đai và an sinh xã hội8. Khối lượng công việc này tạo áp lực lớn đối với năng lực tổ chức và điều hành nhân sự tại công sở. Cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ hiện nay cơ bản tuân thủ quy định pháp luật, nhưng tình trạng kiêm nhiệm và đa nhiệm công vụ khá phổ biến.
Một công chức thường đảm nhận nhiều lĩnh vực chuyên môn, làm giảm mức độ chuyên môn hóa và gia tăng nguy cơ quá tải, ảnh hưởng đến chất lượng xử lý hồ sơ, dẫn đến khoảng cách giữa mô hình phân công khoa học theo lý thuyết và điều kiện nhân lực thực tế tại cấp cơ sở. Thành phố đã ban hành nhiều giải pháp tăng cường điều hành, như: bổ sung nhân sự lãnh đạo tại các địa bàn đông dân, yêu cầu xử lý hồ sơ đúng hạn và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Triển khai hệ thống một cửa điện tử, quản lý văn bản và theo dõi tiến độ trực tuyến giúp phân luồng công việc, tự động hóa quy trình và hỗ trợ lãnh đạo kiểm soát tiến độ.
Như vậy, công tác phân công và tổ chức điều hành công việc tại UBND xã, phường TP. Hồ Chí Minh đã từng bước chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ, song vẫn chịu ràng buộc bởi thực tiễn đô thị phức hợp, buộc bộ máy phải linh hoạt và kiêm nhiệm. Hiệu quả điều hành phụ thuộc vào năng lực cá nhân và khả năng điều phối của lãnh đạo hơn là cấu trúc tổ chức thuần túy.
Hai là, xây dựng và vận dụng quy chế làm việc, kế hoạch công tác. Quy chế và kế hoạch hiệu quả phải phù hợp với mục tiêu cải cách hành chính, gắn với các chỉ số đo lường kết quả và mức độ hài lòng của người dân. Thực tiễn tại UBND cấp xã ở TP. Hồ Chí Minh cho thấy, tỷ lệ đơn vị có quy chế làm việc được ban hành đúng quy định là rất cao.
Theo Báo cáo Cải cách hành chính năm 2025, 98% UBND cấp xã có quy chế làm việc được phê duyệt. Có 100% đơn vị xây dựng kế hoạch công tác năm và phần lớn xây dựng kế hoạch theo chu kỳ tháng, quý, năm để triển khai nhiệm vụ. Tuy nhiên, có khoảng 42% quy chế làm việc chưa cập nhật nội dung phối hợp liên phòng, ban theo yêu cầu chính quyền đô thị hiện đại, 35% kế hoạch công tác chủ yếu là danh sách đầu việc mà không có chỉ tiêu định lượng về thời hạn xử lý hồ sơ hay mức độ hài lòng người dân. Kết quả điều tra nội bộ cho thấy, chỉ 28% UBND cấp xã đo lường tiến độ theo các chỉ số SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) trong kế hoạch công tác9.
Thực tế này phản ánh việc sử dụng quy chế và kế hoạch như công cụ điều hành theo mục tiêu quản lý công vụ hiện đại chỉ mới dừng ở hình thức hơn là hiệu quả vận hành. Quy chế thường tập trung các quy định nội bộ, lịch họp, phân công chung chung, kế hoạch ghi nhận nhiệm vụ hơn là liên hệ với tiêu chí kết quả – trách nhiệm cá nhân – thời hạn hoàn thành. Điều này tạo ra khoảng cách giữa mục tiêu cải cách hành chính đề ra (tăng hiệu quả, minh bạch và phục vụ người dân tốt hơn) và cách vận dụng công cụ quản trị tại cơ sở.
Ba là, công tác lãnh đạo, chỉ đạo và phối hợp trong điều hành công sở. Trong năm 2025, cấp xã tại TP. Hồ Chí Minh tiếp nhận hơn 9.000 hồ sơ trực tuyến trong một đợt vận hành hệ thống điện tử, chưa kể hồ sơ trực tiếp, buộc lãnh đạo cơ sở dành phần lớn thời gian cho xử lý sự vụ và giải quyết tồn đọng10. Vì vậy, hoạt động điều hành có xu hướng thiên về phản ứng tình huống thay vì quản trị theo kế hoạch dài hạn. Hoạt động họp giao ban – công cụ điều phối chủ yếu vẫn được tổ chức định kỳ theo tuần, tháng, song ở nhiều nơi, chủ yếu tập trung truyền đạt thông tin và báo cáo tiến độ, chưa chú trọng phân tích dữ liệu, dự báo rủi ro hoặc đưa ra quyết định chiến lược. Cơ chế phối hợp liên phòng, ban còn thiếu chặt chẽ dẫn đến tình trạng chồng chéo hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Có thể thấy, công tác lãnh đạo, chỉ đạo đã bảo đảm vận hành thông suốt bộ máy, song chưa phát huy đầy đủ vai trò điều phối và giám sát theo hướng quản trị công hiện đại, phản ánh khoảng cách giữa yêu cầu quản lý theo kết quả và thực tiễn điều hành mang tính sự vụ tại cơ sở.
Bốn là, văn hóa công sở và kiểm tra, đánh giá công vụ. Cùng với kiểm tra và đánh giá công vụ, văn hóa công sở là nền tảng bảo đảm hiệu quả điều hành và chất lượng thực thi nhiệm vụ trong khu vực nhà nước11. Các tài liệu và báo cáo cải cách hành chính cho thấy, các xã, phường tại TP. Hồ Chí Minh đã có nhiều nỗ lực trong xây dựng tác phong, lề lối làm việc và nâng cao tinh thần phục vụ người dân. Thực tế cho thấy, 100% đơn vị triển khai bộ phận một cửa, thực hiện quy tắc ứng xử, niêm yết công khai thủ tục hành chính và thời gian giải quyết, góp phần chuẩn hóa tác phong phục vụ.
Kết quả đo lường Chỉ số hài lòng của người dân (SIPAS) năm 2024 – 2025 đạt khoảng 83 – 84%, phản ánh những cải thiện nhất định về thái độ phục vụ và tính minh bạch trong giải quyết thủ tục12. Tuy nhiên, ở một số nơi, hoạt động đánh giá còn nặng về định tính, chưa gắn chặt với kết quả đầu ra, hiệu quả công việc và mức độ hài lòng của người dân. Công tác kiểm tra, giám sát được thực hiện thông qua chế độ báo cáo và kiểm tra định kỳ, nhưng việc sử dụng kết quả đánh giá để điều chỉnh phương thức điều hành và nâng cao trách nhiệm cá nhân chưa thật sự rõ nét.
4. Một số giải pháp vận dụng lý thuyết điều hành công sở của Ủy ban nhân dân cấp xã tại TP. Hồ Chí Minh
Trên cơ sở lý luận và phân tích thực tiễn vận dụng lý thuyết điều hành công sở tại hệ thống UBND xã, phường tại TP. Hồ Chí Minh, việc đề xuất giải pháp tập trung vào vận dụng phù hợp các nguyên tắc điều hành, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và triển khai mô hình chính quyền đô thị trong bối cảnh đô thị đặc biệt.
Thứ nhất, vận dụng nguyên tắc phân công khoa học gắn với vị trí việc làm và trách nhiệm cá nhân. Theo lý thuyết tổ chức và quản lý công sở, phân công công việc là khâu trung tâm của điều hành, có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả thực thi công vụ13. Do đó, các UBND xã, phường cần vận dụng nguyên tắc phân công khoa học theo hướng gắn nhiệm vụ với vị trí việc làm, năng lực công chức và trách nhiệm cá nhân; bảo đảm rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm. Cần hạn chế tình trạng kiêm nhiệm kéo dài, nhất là ở các lĩnh vực có khối lượng công việc lớn; đồng thời, người đứng đầu chủ động điều phối công việc linh hoạt theo biến động của khối lượng công vụ, phù hợp với đặc trưng môi trường hành chính đô thị có mức độ bất định cao.
Thứ hai, vận dụng quy chế làm việc và kế hoạch công tác như công cụ điều hành trung tâm. Lý thuyết điều hành công sở khẳng định quy chế làm việc và kế hoạch công tác không chỉ mang ý nghĩa hình thức mà là công cụ điều phối hoạt động công vụ. Trên cơ sở đó, các UBND xã, phường cần cập nhật thường xuyên các công cụ này, bảo đảm phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ trong điều kiện chính quyền đô thị. Kế hoạch công tác cần được xây dựng theo mục tiêu, gắn với kết quả đầu ra và trách nhiệm thực hiện; đồng thời, được theo dõi, đánh giá định kỳ để kịp thời điều chỉnh phương thức điều hành.
Thứ ba, vận dụng vai trò của người đứng đầu trong lãnh đạo, chỉ đạo và phối hợp công vụ. Xuất phát từ vai trò trung tâm của người đứng đầu trong điều hành công sở14, do vậy, cần tăng cường vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã, phường trong tổ chức phối hợp công việc, kiểm soát tiến độ và chất lượng thực hiện nhiệm vụ. Hoạt động điều hành cần từng bước chuyển từ xử lý sự vụ sang điều hành theo kế hoạch, chú trọng điều phối liên lĩnh vực và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận trong công sở.
Thứ tư, vận dụng kỹ năng điều hành cuộc họp và xây dựng văn hóa công sở. Điều hành cuộc họp hiệu quả và xây dựng văn hóa công sở là những nội dung quan trọng của lý thuyết điều hành công sở hiện đại15. Các UBND xã, phường cần vận dụng các kỹ năng điều hành họp theo hướng tinh gọn, tập trung vào giải quyết vấn đề, ra quyết định và kiểm soát việc thực hiện sau họp; hạn chế tình trạng họp hình thức, kéo dài. Đồng thời, việc xây dựng văn hóa công sở cần gắn với nâng cao kỷ luật, kỷ cương hành chính, tác phong và thái độ phục vụ người dân, qua đó, tạo nền tảng cho hoạt động điều hành công sở hiệu quả và bền vững.
Năm là, vận dụng cơ chế kiểm tra, đánh giá công vụ theo kết quả gắn với cải cách hành chính và chuyển đổi số. Theo tiếp cận quản lý công vụ hiện đại, kiểm tra và đánh giá là công cụ quan trọng để điều chỉnh hoạt động điều hành và nâng cao hiệu quả thực thi nhiệm vụ16. Do đó, các UBND cấp xã cần từng bước vận dụng cơ chế kiểm tra, đánh giá công vụ theo hướng gắn với kết quả đầu ra, tiến độ giải quyết công việc và mức độ hài lòng của người dân. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số cần được xem là công cụ hỗ trợ điều hành, giúp theo dõi, kiểm soát tiến độ công việc và nâng cao tính minh bạch, qua đó, góp phần hiện thực hóa mục tiêu cải cách hành chính của TP. Hồ Chí Minh.
5. Kết luận
Điều hành công sở giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt ở cấp cơ sở – nơi trực tiếp tổ chức thực thi công vụ và phục vụ người dân. Kết quả phân tích vận dụng lý thuyết điều hành công sở vào hoạt động của UBND cấp xã của TP. Hồ Chí Minh cho thấy, các nguyên tắc và nội dung cơ bản của lý thuyết điều hành công sở đã được vận dụng tương đối đầy đủ, góp phần duy trì hoạt động công vụ ổn định. Tuy nhiên, mức độ vận dụng còn chưa đồng đều, vẫn tồn tại khoảng cách giữa yêu cầu lý luận và điều kiện thực thi, nhất là trong phân công công việc, điều hành theo kế hoạch, phối hợp công vụ và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả điều hành công sở tại cấp xã, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng chính quyền đô thị và chuyển đổi số.
Chú thích:
1, 2, 5. Bộ Nội vụ (2018). Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính – Chuyên đề 9: Văn hóa công sở.
3, 4. C. Batal (2002). Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước (bản dịch). H. NXB Chính trị quốc gia.
6. Danh sách 168 xã, phường, đặc khu của TP. Hồ Chí Minh. https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/sap-xep-dvhc-danh-sach-168-xa-phuong-dac-khu-cua-thanh-pho-ho-chi-minh-119250623085031865.htm
7. S. Chiavo-Campo and P. S. A. Sundaram (2007). Phục vụ và duy trì: Cải thiện hành chính công trong một thế giới cạnh tranh (Bản dịch). H. NXB Chính trị quốc gia.
8, 9, 10, 12. TP. Hồ Chí Minh công bố danh mục 2.168 thủ tục hành chính thực hiện tại bộ phận một cửa. https://www.hcmcpv.org.vn/tin-tuc/tphcm-cong-bo-danh-muc-2-168-thu-tuc-hanh-chinh-thuc-hien-tai-bo-phan-mot-cua-1491937577
11. Học viện Hành chính Quốc gia (2018). Văn hóa hành chính. Tài liệu lưu hành nội bộ.
13, 14. Nguyễn Văn Thâm (2002). Kỹ thuật tổ chức công sở. H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
15. Bộ Nội vụ (2018). Tài liệu bồi dưỡng ngạch cán sự – Chuyên đề 6: Văn hóa công sở, lễ tân và nghi thức nhà nước.
16. Bộ Nội vụ (2022). Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính – Các chuyên đề 1, 4, 6, 9, 11.
