Leadership and resource governance for public service delivery in commune-level government: current practices and challenges
TS. Đặng Thành Lê
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
Nguyễn Huỳnh Thế Vinh
Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
Trần Minh Hiến
UBND xã Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh
ThS. Võ Khắc Anh Vũ
Công ty Điều hành Dầu khí Phú Quốc
Email tác giả liên hệ: Dangthanhle69@gmail.com
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp, cấp xã trở thành cấp chính quyền trực tiếp thực thi nhiều nhiệm vụ quản lý nhà nước và cung ứng dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp. Sự thay đổi về thẩm quyền và khối lượng công việc làm thay đổi căn bản yêu cầu về quản trị nguồn lực ở cấp xã. Bài viết phân tích các nguồn lực cho cung ứng dịch vụ công ở chính quyền cấp xã trên 5 phương diện: nhân lực; tài chính; cơ sở vật chất và hạ tầng; công nghệ, dữ liệu; năng lực tổ chức và phối hợp. Tập trung nghiên cứu dịch vụ hành chính công và liên hệ với các dịch vụ thiết yếu, bài viết chỉ ra các thách thức về mức độ đáp ứng của nguồn lực đối với nhiệm vụ, chênh lệch năng lực lãnh đạo, quản trị giữa các địa bàn, chất lượng nhân lực, khả năng bảo đảm tài chính lâu dài, hạ tầng số và cơ chế phối hợp; từ đó, đề xuất một số định hướng lãnh đạo, giải pháp bảo đảm nguồn lực trên cơ sở nhiệm vụ, nhu cầu và kết quả phục vụ.
Từ khóa: Chính quyền cấp xã; dịch vụ công; nguồn lực công; chính quyền địa phương hai cấp; quản trị địa phương; chuyển đổi số.
Abstract: In the two-tier local government model, the commune level has become the level of government directly responsible for carrying out many state management tasks and providing public services to citizens and businesses. Changes in authority and workload have fundamentally altered the requirements for resource management at the commune level. This article analyzes the resources for public service delivery at the commune level across five dimensions: human resources; finance; physical facilities and infrastructure; technology and data; and organizational and coordination capabilities. Focusing on public administrative services and their connection to essential services, the article identifies challenges regarding the adequacy of resources to meet tasks, disparities in leadership and governance capabilities across localities, the quality of human resources, the ability to ensure long-term financial sustainability, digital infrastructure, and coordination mechanisms; thereby proposing several leadership directions and solutions to ensure adequate resources based on tasks, needs, and service outcomes.
Keywords: Commune-level government; public services; public resources; two-tier local government; local governance; digital transformation.
1. Mở đầu
Luật Tổ chức chính quyền địa phương Năm 2025 xác lập mô hình đơn vị hành chính hai cấp gồm cấp tỉnh và cấp xã (Quốc hội, 2025). Cấp xã không chỉ là nơi tổ chức thực hiện chủ trương và giải quyết các công việc hành chính gần dân, mà ngày càng đảm nhận vai trò trực tiếp trong quản trị địa phương, với nhiều nhiệm vụ về phát triển kinh tế – xã hội, quản lý địa bàn, giải quyết thủ tục hành chính và cung ứng dịch vụ công. Sự thay đổi vị trí của cấp xã đặt ra một yêu cầu quan trọng: nhiệm vụ và thẩm quyền mới phải đi cùng nguồn lực tương xứng. Khoản 2 và khoản 3 Điều 13 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 quy định trách nhiệm bảo đảm điều kiện thực hiện, theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra của cơ quan, cá nhân phân cấp; đồng thời có ngoại lệ đối với bên nhận phân cấp có đề nghị và tự bảo đảm điều kiện thực hiện. Vì vậy, bảo đảm nguồn lực phải trở thành nội dung cụ thể của quá trình phân cấp, gắn với trách nhiệm của cả bên giao và bên nhận nhiệm vụ. Tuy nhiên, nguồn lực cho cung ứng dịch vụ công ở cấp xã không chỉ là biên chế và ngân sách. Trong bối cảnh quản trị số, nguồn lực còn bao gồm cơ sở vật chất, hạ tầng số, dữ liệu, năng lực tổ chức, khả năng phối hợp và khả năng huy động các nguồn lực xã hội.
Bài viết tiếp cận các nguồn lực cho cung ứng dịch vụ công ở chính quyền cấp xã là tổng hợp các điều kiện và năng lực tổ chức cần thiết để chính quyền cung ứng dịch vụ ổn định, liên tục, có chất lượng phục vụ cho người dân và doanh nghiệp. Từ đó, bài viết phân tích thực tiễn, thách thức và đề xuất một số định hướng lãnh đạo, hoàn thiện cơ chế bảo đảm nguồn lực trong giai đoạn vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
2. Nguồn lực cho cung ứng dịch vụ công ở chính quyền cấp xã
Nguồn lực công thường được nhìn nhận trước hết qua nhân lực, tài chính và tài sản công. Tuy nhiên, đối với chính quyền cấp xã hiện nay, cách tiếp cận này chưa đủ. Một thủ tục hành chính được giải quyết đúng hạn hoặc một dịch vụ công được cung cấp thuận tiện phụ thuộc đồng thời vào người thực hiện, kinh phí, địa điểm và thiết bị, hệ thống thông tin, dữ liệu, quy trình nghiệp vụ và sự phối hợp giữa nhiều chủ thể. Do đó, nguồn lực cần được xem xét ít nhất trên 5 nhóm có quan hệ chặt chẽ với nhau:
Một là, nguồn nhân lực là nguồn lực trực tiếp quyết định khả năng tiếp nhận và thực hiện nhiệm vụ của cấp xã.
Trong mô hình hai cấp, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã tăng lên cả về khối lượng, phạm vi và độ phức tạp của công việc. Công chức không chỉ cần nắm chắc pháp luật và nghiệp vụ chuyên ngành mà còn phải có năng lực phối hợp liên ngành, sử dụng hệ thống số, khai thác dữ liệu, giao tiếp và hỗ trợ người dân. Với các địa bàn có quy mô dân số lớn hoặc tốc độ đô thị hóa cao, áp lực hồ sơ có thể tăng nhanh trong khi việc điều chỉnh nhân lực cần có thời gian. Vì vậy, không nên đánh giá nhân lực chỉ dựa vào tổng số người. Cần xem xét cơ cấu vị trí việc làm, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, năng lực số, khả năng thay thế khi có biến động nhân sự và mức độ phù hợp giữa số lượng người làm việc với khối lượng nhiệm vụ thực tế. Đặc biệt, sau sắp xếp đơn vị hành chính, việc bố trí đúng người vào đúng vị trí có ý nghĩa quan trọng hơn việc chỉ giữ nguyên số lượng biên chế.
Hai là, nguồn lực tài chính bảo đảm cho chính quyền cấp xã duy trì hoạt động thường xuyên.
Khi phạm vi nhiệm vụ của cấp xã mở rộng, việc bố trí ngân sách cần tính đủ chi phí thực hiện nhiệm vụ mới. Nếu thẩm quyền được phân cấp nhưng nguồn kinh phí không được điều chỉnh tương ứng, cấp xã có thể được giao thẩm quyền nhưng thiếu điều kiện thực hiện. Bên cạnh mức kinh phí được bảo đảm, cần chú ý quyền chủ động sử dụng của địa phương, bởi chính quyền cơ sở thường phải trực tiếp xử lý nhiều vấn đề phát sinh, có những việc cần giải quyết ngay. Vì vậy, bên cạnh bảo đảm định mức, cần dành quyền chủ động hợp lý trong sử dụng kinh phí để địa phương chủ động ưu tiên các nhiệm vụ cấp thiết, đồng thời duy trì cơ chế kiểm soát, công khai và trách nhiệm giải trình.
Ba là, cơ sở vật chất và hạ tầng phục vụ lãnh đạo, điều hành, thực thi công vụ.
Trụ sở, bộ phận phục vụ hành chính công, trang thiết bị, đường truyền, thiết bị số hóa hồ sơ và điều kiện tiếp cận cho người cao tuổi, người yếu thế là những yếu tố trực tiếp tác động đến chất lượng dịch vụ. Sau sắp xếp đơn vị hành chính, một số xã, phường có địa bàn rộng hơn và dân số lớn hơn, làm thay đổi yêu cầu về không gian tiếp dân, số quầy phục vụ, vị trí đặt điểm tiếp nhận và khả năng tiếp cận của người dân. Bảo đảm cơ sở vật chất vì vậy không thể dừng ở việc có trụ sở làm việc. Cần đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu phục vụ, quãng đường người dân phải đi lại, mức độ sử dụng tài sản sau sắp xếp và khả năng bố trí các điểm hỗ trợ phù hợp. Tài sản công dôi dư cũng cần được xử lý theo hướng tránh lãng phí nhưng vẫn có thể khai thác để giúp người dân ở địa bàn rộng thuận tiện sử dụng dịch vụ.
Bốn là, hạ tầng công nghệ và dữ liệu số.
Trong chính quyền số, công nghệ và dữ liệu trở thành một loại nguồn lực thiết yếu. Cấp xã cần có kết nối ổn định với các hệ thống thông tin, khả năng xác thực và khai thác dữ liệu, công cụ theo dõi tiến độ hồ sơ, chữ ký số, lưu trữ điện tử và các phương tiện hỗ trợ người dân sử dụng dịch vụ trực tuyến. Chất lượng hệ thống cần được đánh giá qua quá trình sử dụng thực tế, thể hiện ở tốc độ, độ ổn định, khả năng liên thông và mức độ giảm thao tác cho cán bộ cũng như người dân. Dữ liệu có giá trị khi có thể tái sử dụng và hỗ trợ ra quyết định. Nếu các hệ thống không liên thông, cán bộ phải nhập lại thông tin hoặc yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ đã có, thì số hóa chưa làm giảm chi phí hành chính. Vì vậy, khả năng khai thác, sử dụng dữ liệu của cấp xã phụ thuộc cả vào hạ tầng kỹ thuật cấp trên, tiêu chuẩn dữ liệu, quyền truy cập và kỹ năng khai thác của đội ngũ tại chỗ.
Năm là, năng lực tổ chức, phối hợp và huy động nguồn lực xã hội.
Cùng một số lượng nhân sự và mức ngân sách, chất lượng cung ứng dịch vụ có thể khác nhau tùy vào cách phân công, thiết kế quy trình, phối hợp giữa các bộ phận và năng lực của người đứng đầu. Trong mô hình hai cấp, cấp tỉnh cần tổ chức hỗ trợ chuyên môn trực tiếp cho cấp xã, nhất là đối với hồ sơ phức tạp. Đối với dịch vụ sự nghiệp công và dịch vụ công ích, cần phân biệt vai trò quản lý, bảo đảm cung ứng của chính quyền với hoạt động cung ứng trực tiếp của đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp và các chủ thể khác. Việc huy động nguồn lực xã hội phải gắn với tiêu chuẩn dịch vụ, cơ chế tài chính, giám sát chất lượng và bảo đảm công bằng trong tiếp cận dịch vụ. Đối với thủ tục hành chính, nhân lực hỗ trợ không thay thế thẩm quyền quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền.
3. Thực trạng các nguồn lực cho cung ứng dịch vụ công ở cấp xã
Thực tiễn vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp cho thấy vai trò thực thi của cấp xã được nâng lên rõ rệt. Bản tin tổng hợp ngày 29/6/2026 của Báo điện tử Chính phủ nêu cấp xã thực hiện ít nhất 938 nhiệm vụ từ phân cấp, phân quyền và phân định thẩm quyền, đồng thời tiếp nhận bình quân khoảng 140 nhiệm vụ từ cấp tỉnh (Thu Giang (29/6/2026). Đây là số lượng đầu việc thuộc thẩm quyền, không phải số hồ sơ hay thời gian lao động thực tế. Do đó, không thể dùng số nhiệm vụ làm căn cứ duy nhất để xác định biên chế: mỗi nhiệm vụ có mức độ thường xuyên phát sinh, độ phức tạp và yêu cầu phối hợp khác nhau.
Bộ máy cơ sở đã có những thích ứng đáng ghi nhận, nhưng duy trì hoạt động trong giai đoạn chuyển đổi mới chỉ là yêu cầu ban đầu. Đánh giá nguồn lực không chỉ cần biết có bao nhiêu người, bao nhiêu máy tính hoặc bao nhiêu thủ tục trực tuyến, mà còn phải xem nguồn lực ấy có giúp giải quyết công việc ổn định, giảm thao tác và giảm chi phí sử dụng dịch vụ cho người dân hay không.
Về bối cảnh chung, nguồn công bố ngày 29/6/2026 cho biết từ ngày 01/7/2025 đến thời điểm báo cáo, các địa phương tiếp nhận hơn 42,5 triệu hồ sơ, trong đó hơn 39 triệu hồ sơ trực tuyến; hơn 16,5 triệu hồ sơ được tái sử dụng dữ liệu số hóa (Thu Giang, 29/6/2026). Việc khai thác dữ liệu giúp tiết kiệm nguồn lực khi giảm được những thao tác trùng lặp. Tuy nhiên, tỷ lệ trực tuyến cao chưa chứng minh người dân đã tự thực hiện toàn bộ quy trình hoặc công chức đã giảm được thời gian xử lý công việc.
Để đánh giá chất lượng cung ứng dịch vụ công, cần đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu chính sách. Quyết định số 1565/QĐ-TTg ngày 18/7/2025 đặt mục tiêu năm 2026 về thời gian trung bình từ đăng nhập đến nộp hồ sơ thành công dưới 5 phút, thời gian xử lý hồ sơ trực tuyến giảm tối thiểu 30% so với nộp trực tiếp và tỷ lệ hài lòng tối thiểu 95% (Thủ tướng Chính phủ, 2025). Cần dựa vào dữ liệu xử lý thực tế để xác định mức độ hoàn thành các mục tiêu này, từ đó xác định khâu nào cần bổ sung nhân lực, cải tiến quy trình hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
Tại Cần Thơ, số nhiệm vụ của cấp xã tăng từ 344 lên 1.373; đến ngày 28/5/2026, UBND cấp xã thực hiện 457 thủ tục hành chính, gồm 214 thủ tục trực tuyến toàn trình và 243 thủ tục trực tuyến một phần (Lê Sơn, 30/5/2026). Hai số liệu đầu cho thấy danh mục nhiệm vụ gần gấp bốn lần, nhưng điều đó không có nghĩa số hồ sơ hoặc thời gian xử lý cũng tăng tương ứng. Chính sự khác nhau này đòi hỏi phải xác định khối lượng công việc theo từng nhóm hồ sơ trước khi quyết định bố trí nhân lực và kinh phí.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi cũng làm bộc lộ rõ hơn sự không đồng đều về nguồn lực. Quy mô xã, phường sau sắp xếp rất khác nhau về dân số, diện tích, số lượng doanh nghiệp, mức độ đô thị hóa và điều kiện địa lý. Áp dụng định mức nhân lực hoặc tài chính gần như nhau sẽ khó đáp ứng đúng nhu cầu của từng địa bàn. Xã miền núi diện tích rộng gặp khó về khoảng cách và hạ tầng; phường đô thị đông dân chịu áp lực lớn về số lượng hồ sơ; địa bàn có nhiều dự án, đất đai hoặc hoạt động kinh doanh lại cần năng lực chuyên môn sâu hơn.
Về nhân lực, khó khăn nổi bật là bố trí người có chuyên môn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mới. Sau sắp xếp, có nơi có số lượng cán bộ tương đối đủ nhưng thiếu người có chuyên môn phù hợp ở các lĩnh vực có khối lượng công việc lớn. Năng lực số và khả năng xử lý quy trình liên thông cũng chưa đồng đều. Khi một vị trí chuyên môn phải đảm nhận nhiều nhóm việc, nguy cơ quá tải tăng lên, đồng thời công việc dễ phụ thuộc vào một số cá nhân có kinh nghiệm. Trường hợp xã Vĩnh Thuận, Hải Phòng cho thấy việc hỗ trợ nhân lực cần được tính toán lâu dài. Khối chính quyền xã thiếu 10 trong tổng số 37 biên chế; địa phương đã được biệt phái 8 công chức, viên chức từ ngày 15/9/2025 đến 15/3/2026, nhưng khi đợt biệt phái kết thúc vẫn thiếu người ở các lĩnh vực chuyên môn (Bùi Hương, 12/6/2026). Hỗ trợ có thời hạn chỉ phát huy tác dụng lâu dài nếu đi kèm bàn giao nghiệp vụ và phương án bố trí người tiếp nhận công việc.
Về tài chính và cơ sở vật chất, quá trình chuyển đổi đòi hỏi kinh phí để bố trí lại nơi làm việc, trang thiết bị và các điểm phục vụ. Báo Hải Phòng ngày 14/6/2026 ghi nhận thành phố bố trí 493 tỷ đồng cải tạo, sửa chữa cơ sở làm việc cấp xã; tại Việt Khê, diện tích trụ sở hiện có 1.292 m² so với nhu cầu theo tiêu chuẩn là 3.882 m² (Bùi Hương, 14/6/2026). Khoản vốn được bố trí không đồng nghĩa đã giải ngân hoặc đã khắc phục xong thiếu hụt. Kinh phí cần được tính cho cả quá trình sử dụng: ngoài kinh phí đầu tư ban đầu còn có chi phí vận hành, bảo trì, bản quyền, số hóa và hỗ trợ người sử dụng. Nếu chỉ mua sắm thiết bị mà không bảo đảm kinh phí duy trì, năng lực phục vụ có thể suy giảm ngay sau giai đoạn đầu. Tương tự, địa phương có tài sản dôi dư không có nghĩa từng điểm phục vụ đã có mặt bằng phù hợp và đáp ứng đủ nhu cầu.
Về hạ tầng công nghệ và dữ liệu, tại Đông Hải ghi nhận tình trạng công chức phải sử dụng nhiều hệ thống, dữ liệu chưa đồng bộ và có lúc lỗi đăng nhập, lỗi cập nhật trạng thái (Bùi Hương, 14/6/2026). Những vướng mắc này làm mất thêm thời gian thao tác, trong khi tỷ lệ hồ sơ đúng hạn khó phản ánh đầy đủ điều đó. Công nghệ chỉ trở thành nguồn lực có ích khi giảm được công đoạn xử lý, thay vì khiến công chức phải xử lý thêm trên hệ thống trong khi vẫn làm hồ sơ giấy. Do cấp xã không có thẩm quyền quyết định toàn bộ cách xây dựng và vận hành hệ thống, trách nhiệm khắc phục cần được phân định rõ cho cơ quan chủ quản nền tảng, đơn vị quản lý dữ liệu và đầu mối hỗ trợ kỹ thuật.
Trong kỳ thống kê từ ngày 01/01/2026 – 15/9/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Đông Hải tiếp nhận 8.378 hồ sơ, trong đó 8.377 hồ sơ trực tuyến, tương ứng 99,99%; đồng thời, hỗ trợ 30 hồ sơ tại nhà cho đối tượng yếu thế (Cổng thông tin điện tử thành phố, 19/9/2026). Các số liệu này cho thấy, cùng với việc giải quyết nhiều hồ sơ trực tuyến, vẫn cần bố trí người hỗ trợ những trường hợp chưa thể tự sử dụng dịch vụ. Vì vậy, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến cao không có nghĩa là người dân không còn cần hỗ trợ trực tiếp.
Ngày 19/9/2026, khi triển khai mô hình “Hành chính ngoài giờ – Xóa tan điểm nghẽn”, công chức Đông Hải đến nhà hỗ trợ người dân. Báo Hải Phòng ghi nhận trường hợp vợ chồng bà Đinh Thị Hoa, ông Lương Văn Tuyền được hỗ trợ đăng ký kết hôn sau khoảng 40 năm chung sống (Phong Tuyết, 19/9/2026). Câu chuyện đặt ra một yêu cầu trong tổ chức phục vụ: với người khó đi lại, thêm một tính năng trên cổng trực tuyến chưa đủ, mà cần có người hướng dẫn, sự phối hợp nghiệp vụ và thời gian phục vụ phù hợp. Chi phí của sự hỗ trợ ấy phải được tính vào kinh phí hoạt động thường xuyên để mô hình có thể duy trì.
Một cách tổ chức khác được thể hiện trong thông báo của xã Phú Tân, An Giang về các buổi hỗ trợ dịch vụ công ngày 8 và 22/8/2026 tại văn phòng hai ấp, có sự phối hợp của Công an xã, Đoàn Thanh niên và Tổ công nghệ số cộng đồng (UBND xã Phú Tân, An Giang, 2026). Thông báo cho thấy địa phương đã có phương án tổ chức hỗ trợ gần nơi cư trú; thông báo chưa cung cấp kết quả thực hiện nên không thể suy ra số người được phục vụ hoặc mức tiết kiệm. Cách tổ chức này gợi ý việc tận dụng các địa điểm sinh hoạt cộng đồng và phân công lực lượng hỗ trợ để người dân bớt phải đi xa.
4. Những thách thức chủ yếu
Các trường hợp trên gợi ra 6 thách thức cần được giải quyết đồng thời. Những thách thức này cùng cho thấy việc tổ chức bộ máy, giao thẩm quyền cần đi liền với bảo đảm điều kiện duy trì chất lượng phục vụ tại từng địa bàn.
(1) Khoảng cách giữa nhiệm vụ được giao và nguồn lực thực tế. Thách thức lớn nhất là cụ thể hóa nguyên tắc “nhiệm vụ đi đôi với nguồn lực” bằng những điều kiện có thể kiểm tra trong từng trường hợp. Phân cấp mở rộng quyền chủ động và trách nhiệm của cấp xã, đồng thời đặt ra trách nhiệm bảo đảm điều kiện thực hiện của bên phân cấp. Nếu việc đánh giá điều kiện thực hiện chỉ diễn ra tại thời điểm giao nhiệm vụ mà không có cơ chế theo dõi khối lượng công việc, cấp xã có thể rơi vào tình trạng ngày càng thiếu nguồn lực. Do đó, nguồn lực phải được điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi về nhiệm vụ, dân số và nhu cầu dịch vụ.
(2) Chênh lệch lớn giữa các đơn vị hành chính cấp xã. Cùng là cấp xã nhưng điều kiện thực thi có thể rất khác nhau. Việc áp dụng một mô hình tổ chức hoặc định mức nguồn lực quá đồng nhất dễ tạo ra hai hệ quả: nơi nhu cầu cao bị thiếu nguồn lực, nơi nhu cầu thấp lại sử dụng chưa hiệu quả. Thách thức là xây dựng tiêu chí phân loại nhu cầu thuận tiện cho quản lý, đồng thời phản ánh được những khác biệt về dân số, diện tích, địa hình, số lượng hồ sơ, mức độ đô thị hóa, điều kiện kinh tế – xã hội và đặc thù quản lý.
(3) Chất lượng và sự ổn định của đội ngũ. Trong dài hạn, cấp xã cần đội ngũ có năng lực chuyên môn cao hơn nhưng vẫn phải làm việc gần dân, xử lý nhiều tình huống thực tiễn và sử dụng thành thạo công cụ số. Thu hút và giữ người có chuyên môn ở địa bàn khó khăn tiếp tục là thách thức. Bên cạnh đào tạo, cần cơ chế luân chuyển, hỗ trợ chuyên môn từ cấp tỉnh, đội ngũ chuyên gia hỗ trợ các địa phương và hệ thống hướng dẫn nghiệp vụ cập nhật để giúp từng xã khắc phục hạn chế về chuyên môn. Thời gian biệt phái, thời điểm kết thúc hỗ trợ và năng lực tiếp nhận của đội ngũ tại chỗ cần được xem xét đồng thời; nếu không, những vướng mắc cũ có thể trở lại khi hết thời hạn hỗ trợ.
(4) Bảo đảm tài chính và đầu tư theo kết quả. Nguồn lực tài chính công luôn hữu hạn trong khi nhu cầu đầu tư cho chuyển đổi số, cơ sở vật chất và dịch vụ ngày càng lớn. Nếu phân bổ chủ yếu theo biên chế và điều kiện hiện có mà chưa xét hiệu quả sử dụng, sẽ khó khuyến khích địa phương nâng cao hiệu quả. Ngược lại, nếu quá nhấn mạnh chỉ số kết quả mà không tính đến điều kiện địa bàn, các xã khó khăn có thể bất lợi. Vì vậy, cần kết hợp định mức cơ bản để bảo đảm mức dịch vụ tối thiểu với phần phân bổ theo khối lượng công việc, đặc thù địa bàn và kết quả phục vụ. Không nên phân bổ kinh phí chỉ theo số hồ sơ đúng hạn, vì cách làm này có thể khuyến khích ưu tiên việc dễ và làm bất lợi cho nơi xử lý nhiều hồ sơ phức tạp hoặc phục vụ nhóm cần trợ giúp.
(5) Hạ tầng số, dữ liệu và an toàn thông tin. Cấp xã là nơi sử dụng nhiều hệ thống nhưng thường không có thẩm quyền quyết định cách xây dựng và tổ chức các hệ thống công nghệ. Điều này đòi hỏi cấp tỉnh và cơ quan trung ương phải bảo đảm tính ổn định, liên thông và hỗ trợ kỹ thuật. Đồng thời, việc sử dụng dữ liệu ngày càng nhiều đòi hỏi phải chú trọng hơn đến bảo vệ thông tin cá nhân, quản lý quyền truy cập và ứng phó sự cố. Một sự cố kỹ thuật ở cấp xã có thể trực tiếp làm gián đoạn dịch vụ cho người dân, nên cần bố trí nguồn lực để bảo đảm an toàn và khôi phục hoạt động khi có sự cố, thay vì chỉ coi đây là yêu cầu kỹ thuật.
(6) Nguy cơ bất bình đẳng trong tiếp cận dịch vụ công. Số hóa giúp nhiều người thực hiện thủ tục không phụ thuộc địa giới, nhưng không phải mọi nhóm dân cư đều có thiết bị, kỹ năng và khả năng sử dụng dịch vụ trực tuyến như nhau. Người cao tuổi, người khuyết tật, người dân ở vùng có kết nối hạn chế hoặc người ít sử dụng công nghệ vẫn cần kênh hỗ trợ phù hợp. Nếu nguồn lực chỉ tập trung cho nền tảng số mà giảm quá nhanh điểm hỗ trợ trực tiếp, hiệu quả chung có thể tăng nhưng một số nhóm người dân sẽ khó sử dụng dịch vụ hơn. Cũng cần tính đến thời gian cán bộ dành cho việc hỗ trợ tại nhà, ngoài giờ và lưu động; không thể coi sự tận tâm của đội ngũ là nguồn lực vô hạn.
5. Một số định hướng
Thứ nhất, thực hiện nguyên tắc phân cấp gắn với bảo đảm điều kiện thực hiện nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ mới giao cho cấp xã cần được đánh giá đồng thời về nhân lực, kinh phí, dữ liệu, hệ thống công nghệ, cơ sở vật chất và hướng dẫn chuyên môn. Cần tổ chức rà soát định kỳ sau phân cấp để xác định nhiệm vụ nào phát sinh quá tải, điều kiện nào còn thiếu và cấp nào có trách nhiệm bổ sung. Việc đánh giá nên dựa trên dữ liệu thực tế về hồ sơ, thời gian xử lý, phản ánh của người dân và mức độ sử dụng nguồn lực. Ở cấp tỉnh, mỗi quyết định phân cấp nên kèm phương án thực hiện, đầu mối hỗ trợ và thời hạn xử lý vướng mắc. Cấp xã cần tổng hợp những nhiệm vụ chưa đủ điều kiện thực hiện, nêu rõ điều kiện còn thiếu và đề xuất phương án; việc theo dõi phải dựa trên nhiệm vụ cụ thể thay vì báo cáo khó khăn chung.
Thứ hai, đổi mới phương thức xác định và phân bổ nguồn lực theo nhu cầu thực tế. Bên cạnh dân số và loại đơn vị hành chính, cần tính đến các yếu tố như diện tích, mật độ dân cư, số lượng hồ sơ hành chính, số cơ sở sản xuất – kinh doanh, tỷ lệ dân số cần hỗ trợ trực tiếp, điều kiện địa lý và mức độ phức tạp của nhiệm vụ. Có thể xây dựng bản tổng hợp nhu cầu nguồn lực cho từng xã, phường và cập nhật định kỳ để làm căn cứ bố trí nhân lực, ngân sách, thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật. Đối với ngân sách, cần tách phần bảo đảm hoạt động tối thiểu, phần theo khối lượng và độ phức tạp công việc, phần hỗ trợ địa bàn khó khăn, cùng kinh phí chuyển đổi có thời hạn. Chi phí vận hành thường xuyên phải được tính ngay khi quyết định đầu tư hệ thống hoặc mở thêm điểm phục vụ.
Thứ ba, phát triển nguồn nhân lực cấp xã theo vị trí việc làm và năng lực thực thi. Cần chuyển trọng tâm từ bồi dưỡng chung sang đào tạo theo tình huống công việc, nhất là các lĩnh vực có nhiều hồ sơ và rủi ro pháp lý. Kỹ năng sử dụng công nghệ số cần trở thành yêu cầu cơ bản trong thực thi công vụ. Đồng thời, cấp tỉnh cần tổ chức hỗ trợ chuyên môn cho các xã, tư vấn trực tuyến và điều phối nhân lực trong những giai đoạn cao điểm. Đánh giá công chức nên gắn với chất lượng, tiến độ và phản hồi của người sử dụng dịch vụ, không chỉ dựa vào số lượng nhiệm vụ hoàn thành. Trước khi kết thúc biệt phái, cần đánh giá khả năng tiếp nhận công việc, bố trí người tiếp nhận và hoàn thành bàn giao công việc, hướng dẫn xử lý các tình huống nghiệp vụ. Các nhóm hỗ trợ chuyên môn của cấp tỉnh nên có đầu mối và thời hạn phản hồi rõ ràng để cấp xã không phải tự tìm sự hỗ trợ qua quan hệ cá nhân.
Thứ tư, đẩy nhanh việc hoàn thiện hạ tầng số và dữ liệu để sử dụng chung, hoạt động ổn định và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Nghị định số 309/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/8/2026, bổ sung trách nhiệm khai thác dữ liệu đã được cơ quan chủ quản công bố, kết nối, chia sẻ để thay thế thành phần hồ sơ; đồng thời quy định cách xử lý khi không khai thác được do sự cố hoặc thông tin chưa chính xác (Chính phủ, 2026). Vì vậy, cần ưu tiên kết nối, nâng cao chất lượng dữ liệu đối với các thủ tục phát sinh nhiều hồ sơ; theo dõi số lần phải nhập lại thông tin và thời gian gián đoạn hệ thống. Cấp tỉnh và cơ quan chủ quản nền tảng cần công khai đầu mối tiếp nhận sự cố, thời hạn phản hồi, phương án sao lưu và phục hồi; cấp xã quản lý tài khoản, phân quyền và bảo vệ dữ liệu trong quá trình sử dụng.
Thứ năm, tổ chức cung ứng dịch vụ qua nhiều hình thức. Dịch vụ trực tuyến cần là kênh chủ đạo đối với thủ tục đủ điều kiện, nhưng vẫn phải duy trì khả năng hỗ trợ trực tiếp cho nhóm cần trợ giúp. Có thể tận dụng hợp lý các cơ sở công dôi dư, địa điểm sinh hoạt cộng đồng hoặc mô hình hỗ trợ lưu động ở địa bàn rộng, qua đó giảm chi phí đi lại mà không phải duy trì đầy đủ một bộ máy hành chính tại nhiều điểm. Việc bố trí các điểm phục vụ cần căn cứ vào nhu cầu và việc đi lại thực tế của người dân thay vì chỉ dựa trên địa giới hành chính. Với mô hình ngoài giờ và lưu động, cần bố trí lịch trực, nhân lực, thiết bị, kinh phí và cơ chế bảo vệ thông tin cá nhân; đánh giá bằng số người được hỗ trợ thành công và chi phí mỗi lượt phục vụ, không chỉ bằng số buổi tổ chức.
Thứ sáu, chú trọng đánh giá kết quả và trách nhiệm giải trình về sử dụng nguồn lực. Hiệu quả sử dụng nguồn lực phải được thể hiện qua kết quả phục vụ người dân. Vì vậy, cần theo dõi đồng thời các chỉ số như tỷ lệ hồ sơ đúng hạn, thời gian xử lý thực tế, số lần người dân phải bổ sung hồ sơ, mức độ sử dụng dịch vụ trực tuyến, thời gian và chi phí thực hiện thủ tục, mức độ hài lòng và khả năng tiếp cận của nhóm yếu thế. Công khai các chỉ số phù hợp sẽ giúp cấp tỉnh xác định nơi cần hỗ trợ, đồng thời tạo động lực để cấp xã cải tiến quy trình và sử dụng nguồn lực hiệu quả. Nên phân biệt hồ sơ trực tuyến do người dân tự thực hiện với hồ sơ có trợ giúp, đồng thời theo dõi thời gian công chức thao tác và thời gian chờ phối hợp. Với dịch vụ thiết yếu ngoài hành chính, chỉ số phải phản ánh phạm vi phục vụ người dân và chất lượng chuyên môn của từng dịch vụ.
Thứ bảy, huy động nguồn lực xã hội có kiểm soát. Đối với các dịch vụ có thể xã hội hóa, Nhà nước cần tập trung vào xác lập tiêu chuẩn, bảo đảm dịch vụ cơ bản, đặt hàng hoặc lựa chọn nhà cung cấp minh bạch và giám sát chất lượng. Huy động khu vực ngoài nhà nước có thể bổ sung vốn, công nghệ và năng lực chuyên môn, nhưng phải bảo đảm người dân được tiếp cận dịch vụ thiết yếu không phụ thuộc quá mức vào khả năng chi trả hoặc điều kiện địa bàn. Đối với hoạt động hỗ trợ thủ tục hành chính, cần xác định rõ phạm vi công việc, chi phí, trách nhiệm bảo mật và cơ chế giám sát của từng chủ thể tham gia. Sự tham gia của cộng đồng có thể giúp đưa dịch vụ đến gần người dân hơn, nhưng không thay thế trách nhiệm chuyên môn và trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước.
6. Kết luận
Trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp, cấp xã đang chuyển từ vị trí chủ yếu thực hiện nhiệm vụ cơ sở sang một cấp chính quyền có trách nhiệm thực thi rộng hơn và trực tiếp hơn. Sự thay đổi đó chỉ nâng cao hiệu quả quản trị khi việc giao thẩm quyền đi liền với bảo đảm nguồn lực tương xứng. Nguồn lực cho cung ứng dịch vụ công ở cấp xã cần được hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, công nghệ và dữ liệu, đồng thời bao gồm năng lực tổ chức, phối hợp và huy động nguồn lực xã hội.
Thách thức hiện nay không chỉ là thiếu hay đủ nguồn lực mà còn là phân bổ có đúng nhu cầu, sử dụng có hiệu quả và điều chỉnh có kịp thời hay không. Vì vậy, cơ chế bảo đảm nguồn lực cần chuyển dần từ phân bổ theo định mức ít thay đổi sang phân bổ và điều chỉnh theo nhiệm vụ, khối lượng công việc, đặc thù địa bàn và kết quả phục vụ. Cùng với đó, cần nâng cao năng lực của đội ngũ cấp xã, xây dựng hạ tầng số dùng chung, duy trì nhiều hình thức cung ứng dịch vụ và thiết lập cơ chế hỗ trợ trực tiếp từ cấp tỉnh. Đây là điều kiện để chính quyền cấp xã thực sự trở thành cấp chính quyền gần dân, có khả năng giải quyết công việc và cung ứng dịch vụ công hiệu quả, liên tục, công bằng trong mô hình quản trị địa phương mới. Ưu tiên trước mắt là xác định đúng chỗ thiếu, duy trì hỗ trợ chuyên môn và có kế hoạch bàn giao, bảo đảm kinh phí vận hành và giảm thao tác trùng lặp. Chất lượng của mô hình hai cấp cần được thể hiện ở khả năng giải quyết công việc ổn định, lâu dài, không để cán bộ phải làm việc quá sức kéo dài hoặc người dân phải tự xoay xở.
Tài liệu tham khảo:
Bùi Hương (12/6/2026). Sau 1 năm vận hành chính quyền địa phương 2 cấp. Bài 1: Xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu mới. Báo Hải Phòng. https://baohaiphong.vn/sau-1-nam-van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-bai-1-xay-dung-doi-ngu-can-bo-dap-ung-yeu-cau-moi-545241.html
Bùi Hương (14/6/2026). Sau 1 năm vận hành chính quyền địa phương 2 cấp. Bài cuối: Xây chắc nền tảng số cho chính quyền cơ sở. Báo Hải Phòng. https://baohaiphong.vn/sau-1-nam-van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-bai-cuoi-xay-chac-nen-tang-so-cho-chinh-quyen-co-so-545263.html
Chính phủ (2026). Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 sửa đổi Nghị định số 118/2025/NĐ-CP về cơ chế một cửa, một cửa liên thông (đã được sửa đổi bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP).
Cổng thông tin điện tử thành phố (19/9/2026). Phường Đông Hải triển khai “Hành chính ngoài giờ – Xóa tan điểm nghẽn”. https://haiphong.gov.vn/tin-dia-phuong/phuong-dong-hai-trien-khai-hanh-chinh-ngoai-gio-xoa-tan-diem-nghen-967706.
Lê Sơn (30/5/2026). Một năm chính quyền 2 cấp ở Cần Thơ: Khi cấp xã “gánh” việc lớn”. Báo điện tử Chính phủ. https://baochinhphu.vn/mot-nam-chinh-quyen-2-cap-o-can-tho-khi-cap-xa-ganh-viec-lon-102260530170244101.htm .
Phong Tuyết (19/9/2026). Đông Hải triển khai mô hình “Hành chính ngoài giờ – Xóa tan điểm nghẽn”. Báo Hải Phòng. https://baohaiphong.vn/dong-hai-trien-khai-mo-hinh-hanh-chinh-ngoai-gio-xoa-tan-diem-nghen-553647.html
Quốc hội (2025). Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Điều 1 và Điều 13.
Thủ tướng Chính phủ (2025). Quyết định số 1565/QĐ-TTg ngày 18/7/2025 ban hành Kế hoạch nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình; cung cấp dịch vụ số mới được cá nhân hóa, dựa trên dữ liệu, phục vụ người dân và doanh nghiệp.
Thu Giang (29/6/2026). Sơ kết 1 năm vận hành chính quyền 3 cấp: Đo “chất lượng” bộ máy sau sắp xếp. Báo Điện tử Chính phủ. https://baochinhphu.vn/so-ket-1-nam-van-hanh-chinh-quyen-3-cap-do-chat-luong-bo-may-sau-sap-xep-102260629174512784.htm.
UBND xã Phú Tân, An Giang (2026). Thông báo về việc tổ chức “Tuần lễ dịch vụ công trực tuyến” tháng 8 năm 2026. https://phutan.angiang.gov.vn/thong-bao-ve-viec-chuc-tuan-le-dich-vu-cong-truc-tuyen-thang-8-nam-2026.
