(Quanlynhanuoc.vn) – Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế – xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi địa phương, tổ chức. Thực hiện tốt công tác lưu trữ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị nói chung và Công an nhân dân nói riêng, góp phần đẩy mạnh và hiện thực hóa công cuộc cải cách hành chính nhà nước. Trong phạm vi bài viết, tác giả đã đề cập đến thực trạng quản lý công tác lưu trữ trong Công an nhân dân, trên cơ sở đó, đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ trong Công an nhân dân.
Công an nhân dân (CAND) là lực lượng nòng cốt, xung kích trong thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, đấu tranh làm thất bại hoạt động xâm phạm an ninh quốc gia và loại trừ nguy cơ đe dọa an ninh quốc gia; phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, đấu tranh chống tội phạm và vi phạm pháp luật về trật tự, an toàn xã hội.
Trong quá trình hoạt động, lực lượng CAND có số lượng lớn các tài liệu lưu trữ (TLLT), bao gồm: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn và tài liệu nghiệp vụ. Những tài liệu này phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công an các đơn vị, địa phương. Trong bài viết này, tác giả chỉ đề cập đến việc quản lý công tác lưu trữ (CTLT) trong CAND đối với khối tài liệu hành chính.
Sự cần thiết quản lý công tác lưu trữ ở mỗi cơ quan, tổ chức
Vấn đề quản lý TLLT nói riêng và quản lý CTLT nói chung luôn được Nhà nước quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, điều này thể hiện trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về CTLT từ trung ương tới địa phương, như: Quyết định số 168-HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 1982, sửa đổi năm 2001; Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 71/2009/TT-BCA ngày 15/12/2009 của Bộ Công an quy định về công tác văn thư, hành chính, hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý trong lực lượng CAND; Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về CTLT tài liệu hình thành phổ biến trong CAND, cụ thể trong lưu trữ và trách nhiệm trong việc quản lý TLLT.
Như vậy, các văn bản pháp luật của Nhà nước, Bộ Công an đã khẳng định giá trị của TLLT và quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý thống nhất TLLT và quản lý CTLT trong cơ quan, tổ chức. Những văn bản này đã tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện các quy định của Nhà nước, của Bộ Công an về CTLT, vừa góp phần bảo đảm việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong công an các đơn vị, địa phương, vừa thể hiện tính đặc thù riêng của lực lượng CAND.
Các TLLT hành chính hình thành trong quá trình quản lý nhà nước của ngành Công an là khối tài liệu chứa đựng các chủ trương, quan điểm chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo công an các đơn vị, địa phương về các mặt công tác, như: tài liệu về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, công tác Đảng, công tác chính trị, công tác thi đua, khen thưởng, bổ nhiệm lãnh đạo các cấp, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản… Trong đó, đáng chú ý là tài liệu về các kỳ đại hội Đảng, Hội nghị Công an toàn quốc và các hội nghị chuyên đề. Những tài liệu này là cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhất; phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; làm bằng chứng pháp lý khi cần phải có thông tin chính xác từ TLLT.
Đặc biệt, về chủ trương, chính sách của lãnh đạo công an các cấp; quá trình chia tách, sáp nhập, nhân sự cấp cao của Bộ Công an và công an các đơn vị, địa phương… là tài liệu quan trọng cần được bảo quản vĩnh viễn. Đó là những tài liệu có giá trị khi nghiên cứu về lịch sử xây dựng, phát triển của công an các đơn vị, địa phương và khi tổng kết các mặt công tác khác.
Những hồ sơ, tài liệu này vừa có giá trị lịch sử vừa có giá trị thực tiễn. Do vậy, cần thực hiện tốt việc quản lý CTLT để bảo đảm an toàn các loại TLLT, góp phần giữ gìn bí mật của Nhà nước, bí mật của ngành Công an.
Thực tiễn quản lý công tác lưu trữ tại công an các đơn vị, địa phương
Hiện nay, Bộ Công an đã quy định cụ thể về hệ thống tổ chức CTLT trong CAND: (1) Cấp bộ, có phòng hành chính trực thuộc văn phòng bộ (V01); (2) Các đơn vị trực thuộc bộ, có phòng tham mưu hoặc đơn vị tương đương cấp phòng; (3) Các cục là văn phòng; (4) Các học viện, trường CAND có trung tâm lưu trữ và thư viện; (5) Các bệnh viện có phòng hành chính; (6) Công an tỉnh có phòng tham mưu; (7) Cấp huyện có bố trí bộ phận, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên trách thực hiện hoạt động lưu trữ; (8) Cấp xã có sĩ quan, hạ sĩ quan kiêm nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ.
Một số công an đơn vị, địa phương đã bước đầu đầu tư, trang bị cho bộ phận lưu trữ trang thiết bị cơ bản để bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên, trong việc quản lý CTLT vẫn còn một số hạn chế nhất định. Cụ thể, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tuy đã được ban hành nhưng chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể, do vậy gây khó khăn cho quá trình áp dụng vào thực tiễn. Mặt khác, số lượng cán bộ làm CTLT còn quá ít (tại Văn phòng Bộ, cán bộ lưu trữ có 6 – 7 người; tại các đơn vị cấp bộ khác hoặc công an tỉnh, cán bộ lưu trữ có 1 – 2 người; công an huyện chỉ có cán bộ kiêm nhiệm), thậm chí có đơn vị không có cán bộ lưu trữ hoặc có thì chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ1.
Hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị về lưu trữ chưa được lãnh đạo công an các đơn vị, địa phương quan tâm đầu tư. Công tác kiểm tra, đánh giá và tổng kết về lưu trữ hầu như chưa được triển khai. Các hoạt động nghiệp vụ trong lưu trữ như: thu thập tài liệu, chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu… gần như chưa được thực hiện (trừ bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công an).
Những hạn chế trên bắt nguồn từ một số nguyên nhân cơ bản sau:
Thứ nhất, công an các đơn vị, địa phương chưa nhận thức rõ vai trò, ý nghĩa của TLLT hành chính nói riêng và CTLT nói chung, do đó thiếu sự quan tâm trong đầu tư cơ sở vật chất cho lĩnh vực này.
Thứ hai, công an các đơn vị, địa phương còn thiếu cán bộ làm CTLT có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, dẫn đến chưa có sự tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo các cấp trong triển khai các nội dung của CTLT.
Thứ ba, cơ quan có chức năng quản lý cao nhất về lưu trữ trong toàn ngành thiếu sự hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện CTLT ở công an các đơn vị, địa phương, dẫn đến chưa chấp hành nghiêm quy định của Ngành trong triển khai các nghiệp vụ lưu trữ.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ
Một là, tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản mang tính pháp lý về lưu trữ.
Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 còn bất cập, cụ thể, Thông tư đã dành 3 điều, (từ Điều 8 – 10) để quy định về việc lập hồ sơ và lập danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, những nội dung này không nên đưa vào Thông tư về CTLT mà cần quy định trong thông tư về công tác văn thư, như vậy sẽ phù hợp với quy định chung của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, trong thời gian tới, lãnh đạo Bộ nên điều chỉnh, sửa đổi Thông tư số 08/2020/TT-BCA để phù hợp với các quy định của Bộ Nội vụ. Đồng thời, cần ban hành hướng dẫn cụ thể về các hoạt động lưu trữ.
Hai là, cần bố trí bộ phận và cán bộ thực hiện CTLT, đồng thời, thể hiện rõ trong cơ cấu tổ chức của công an đơn vị, địa phương.
Trước khi Bộ Công an triển khai Đề án 106 về đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy Bộ Công an tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, công an các tỉnh, bộ phận lưu trữ cơ quan có thể trực thuộc Đội Văn thư – Lưu trữ (trực thuộc phòng tham mưu). Tuy nhiên, hiện nay, với cơ cấu tổ chức mới, giảm bớt các đầu mối cấp tổ, đội và cấp phòng, tại công an tỉnh, bộ phận lưu trữ cơ quan có thể trực thuộc đội tổng hợp (trực thuộc phòng tham mưu). Đương nhiên, dù trực thuộc đơn vị nào thì vị trí, chức năng của bộ phận lưu trữ cơ quan cũng cần phải được cụ thể hóa bằng văn bản (ví dụ đưa vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của đội tổng hợp).
Trên cơ sở đã thiết lập được bộ máy, công an đơn vị, địa phương cần bố trí cán bộ thực hiện CTLT cho phù hợp với tình hình của cơ quan, đơn vị. Số lượng cán bộ lưu trữ nhiều hay ít phụ thuộc vào đặc điểm tình hình của đơn vị (cấp trung ương, cấp tỉnh và cấp huyện). Cán bộ lưu trữ cần bảo đảm các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 08/2020/TT-BCA. Những cán bộ chưa có chuyên môn về lưu trữ, công an đơn vị, địa phương cần tạo điều kiện để họ được học tập, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ về CTLT.
Ba là, đầu tư kho tàng, trang thiết bị cho CTLT.
TLLT là di sản văn hóa của dân tộc và của ngành Công an, nên cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Do vậy, lãnh đạo công an các cấp cần quan tâm xây dựng mới hoặc cải tạo các phòng làm việc cũ thành kho lưu trữ (nếu có điều kiện xây mới theo các tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên dụng), mua sắm trang thiết bị thiết yếu phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hòa nhiệt độ…
Bốn là, chỉ đạo bộ phận lưu trữ cơ quan thực hiện đầy đủ các hoạt động lưu trữ.
Để thực hiện tốt việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, cán bộ lưu trữ cơ quan cần phải phối hợp tốt với bộ phận văn thư để hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ giao nộp vào lưu trữ. Đồng thời, cán bộ lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo công an đơn vị, địa phương mình ban hành kế hoạch về việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ.
Năm là, làm tốt công tác kiểm tra, đánh giá và thi đua, khen thưởng, kỷ luật về CTLT.
Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về nghiệp vụ hoạt động lưu trữ trong toàn lực lượng CAND. Cơ quan tham mưu công an các đơn vị, địa phương tổ chức việc thực hiện chế độ, quy định về nghiệp vụ hoạt động lưu trữ của các đơn vị trực thuộc công an đơn vị, địa phương.
Để cụ thể hóa những quy định về kiểm tra, đánh giá đối với CTLT, Văn phòng Bộ cần ban hành kế hoạch kiểm tra hướng dẫn về CTLT của Văn phòng. Đồng thời, tham mưu cho lãnh đạo Bộ chỉ đạo công an các đơn vị, địa phương tiến hành các hoạt động kiểm tra, đánh giá. Hình thức kiểm tra, đánh giá ngoài kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất thì có thể kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
Bên cạnh đó, để CTLT tại công an các đơn vị, địa phương được thực hiện tốt, công an các cấp cần phải thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật đối với cá nhân, tập thể không chấp hành tốt. Cần đưa nội dung chấp hành các quy định, kết quả thực hiện CTLT như lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ (đối với các đơn vị) và kết quả thực hiện các hoạt động lưu trữ (đối với bộ phận lưu trữ cơ quan) thành một trong các tiêu chí để xét thi đua, khen thưởng vào dịp cuối năm.
Chú thích:
1. Báo cáo số 11/BC-V11 ngày 17/01/2020 của Văn phòng Bộ Công an thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2019.
Tài liệu tham khảo:
1. Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 /12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17 /01 /2020 của Bộ trưởng Bộ Công an về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.
3. Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.
4. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001.
5. Luật Lưu trữ, năm 2011.
ThS. Ngô Kim Phương
Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần Công an nhân dân
