TS. Nguyễn Quỳnh Nga
Sinh viên Sừng Thanh Xuân
Học viện Hành chính Quốc gia
(Quanlynhanuoc.vn) – Hoạt động truyền thông đã và đang tác động rất lớn đến mọi lĩnh vực của xã hội, trong đó có lĩnh vực giáo dục. Bài viết đánh giá vai trò và tầm quan trọng của hoạt động truyền thông đối với sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số. Kết quả đánh giá cho thấy, hoạt động truyền thông của sinh viên đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn còn không ít hạn chế, bất cập cần khắc phục, như: tần suất hoạt động chưa thường xuyên, nội dung truyền thông chưa phong phú, hình thức truyền thông chưa đáp ứng được yêu cầu trong bối cảnh chuyển đổi số.Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Từ khóa: Hoạt động truyền thông; sinh viên; Học viện Hành chính Quốc gia; chuyển đổi số.
1. Đặt vấn đề
Tại Việt Nam, những năm gần đây, khái niệm truyền thông được sử dụng ngày càng nhiều với rất nhiều định nghĩa khác nhau. Truyền thông: “là sự trao đổi thông tin giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau”1.
Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm…, chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người, nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng đồng/xã hội2.
Từ góc nhìn xã hội học, “Truyền thông là một quá trình truyền đạt, tiếp nhận và trao đổi thông tin nhằm thiết lập các mối quan liên hệ giữa con người với con người trong không gian và thời gian như từ nơi này tới nơi khác, từ thời điểm này tới thời điểm khác”3.
Như vậy, từ việc nêu các khái niệm về truyền thông trên đây, có thể hiểu: Truyền thông là một quá trình truyền tải, tiếp nhận, trao đổi ý tưởng và thông tin thông qua cảm xúc và hành vi, nhằm thiết lập các mối quan hệ giữa con người với con người với mục đích đạt được sự hiểu biết, nâng cao nhận thức, hình thành thái độ và thay đổi hành vi của con người.
Từ góc độ tiếp cận đó, hoạt động truyền thông của sinh viên trường đại học được hiểu là quá trình giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các sinh viên với các đối tượng công chúng liên quan nhằm thiết lập các mối quan hệ hữu ích, đạt được sự hiểu biết và xây dựng, quảng bá hình ảnh, đồng thời nâng cao ý thức cộng đồng và tạo mối liên kết giữa sinh viên và cơ sở đào tạo.
2. Vai trò của hoạt động truyền thông đối với sinh viên đại học
Vai trò của hoạt động truyền thông đối với sinh viên đại học được thể hiện trên các khía cạnh:
Thứ nhất, truyền thông giúp cho sinh viên tiếp cận được thông tin hữu ích về các hoạt động ở tất cả các lĩnh vực của nhà trường, từ đó sinh viên có thể hoạch định chiến lược về học tập; đồng thời, tạo ra môi trường học tập và giao lưu tích cực, tăng khả năng tương tác với giảng viên và các đối tượng công chúng khác có liên quan.
Thứ hai, với những đổi mới mạnh mẽ về khoa học và công nghệ, truyền thông giúp các trường đại học phát huy hiệu quả, sức mạnh trong việc quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu, giúp các cơ sở giáo dục đại học phát huy giá trị tốt đẹp về văn hóa nhà trường, thông qua việc lan tỏa những thông điệp tích cực, những hình ảnh đẹp, những hoạt động hay và những điển hình tiêu biểu, tấm gương sáng của sinh viên.
Thứ ba, truyền thông giúp tạo sự gắn kết thông qua sự hiểu biết thông tin giữa sinh viên với trường đại học, xây dựng tình cảm yêu mến tích cực của sinh viên đối với trường, lớp thông qua các hoạt động truyền thông.
Thứ tư, hoạt động truyền thông giúp tạo cơ hội cho sinh viên trường đại học có cơ hội giao lưu, kết nối với nhau, cùng nhau chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm học tập.
3. Vài nét về Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (sau đây viết tắt là Khoa) được thành lập trên cơ sở sắp xếp và tổ chức lại từ Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính thuộc Học viện Hành chính Quốc gia và Khoa Văn thư – Lưu trữ, Khoa Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Theo Quyết định số 65/QĐ-HCQG ngày 18/01/2023 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, theo đó, Khoa có chức năng đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học và tư vấn về công nghệ hành chính, văn bản học quản lý, lưu trữ học và quản trị văn phòng.
Nhiệm vụ chính của Khoa là giảng dạy, nghiên cứu khoa học, tham mưu cho Giám đốc Học viện về nội dung, chương trình, giáo trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng về chính phủ điện tử, chính phủ số, văn bản học quản lý, thủ tục hành chính, văn hóa công vụ, văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng, quản trị công sở; tiếng Việt và giao tiếp hành chính và các nội dung khác liên quan đến công nghệ hành chính và kỹ năng hành chính.
Hiện nay, Khoa là một trong những đơn vị đang quản lý số lượng sinh viên đông nhất của Học viện Hành chính Quốc gia. Các hoạt động truyền thông của sinh viên tập trung chủ yếu vào nhiệm vụ tư vấn tuyển sinh; xây dựng, quảng bá hình ảnh của Khoa và kết nối các hoạt động phong trào của sinh viên.
4. Thực trạng hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa trong bối cảnh chuyển đổi số
Năm 2021, ban truyền thông của Khoa được lãnh đạo Khoa cho phép thành lập với đội ngũ nhân sự gồm 18 sinh viên thuộc các khóa đào tạo.
Ngày 15/8/2016, Khoa đã thiết lập Fanpage trên nền tảng Facebook, hiện nay đạt 6.639 lượt thích và 7.400 người theo dõi. Fanpage đăng tải nhiều nội dung thuộc những lĩnh vực khác nhau. Nhiều thông tin hoạt động về Khoa và Học viện được cập nhật thường xuyên. Từ tháng 3/2023 – 12/2023, Khoa đã xuất bản khoảng 256 bài viết, kèm theo các hình ảnh. Bài viết có số lượng tiếp cận và like nhiều nhất là “Tìm kiếm gương mặt thương hiệu Khoa Quản trị văn phòng – The Face VP 2021” với số lượng tiếp cận là 29.7041 người và số lượng like là 156 like.
Hình ảnh của Khoa được lan tỏa rộng rãi trên Internet. Với thao tác tìm kiếm từ khóa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia trên Google.com.vn, cho kết quả: khoảng 14.700.000 kết quả (0,58 giây). Ban truyền thông đã đăng tải tổng số 18 video, clip và livestream các sự kiện quan trọng trên các nền tảng, như Facebook, Youtube,… với nội dung phong phú, đa dạng, phù hợp với hoàn cảnh, đặc thù tâm lý của sinh viên.
Bên cạnh đó, ban truyền thông cũng đã đăng tải các bài viết cập nhật thông tin liên tục, mang tính thời sự về các hoạt động của sinh viên Khoa, như: Talkshow “Phương pháp triển khai thực hiện Tiểu luận, Bài tập lớn cho sinh viên năm nhất” (3 bài); cuộc thi “VP’s Got Talent” (25 bài); cuộc thi “ Tìm kiếm gương mặt thương hiệu Khoa quản trị văn phòng ” (7 bài); “Giải bóng đá Văn phòng cup season 10 ” (9 bài); chủ đề “Trở thành sinh viên Nội vụ để mùa này chúng ta đi đâu” (5 bài); mini game “Tết thiếu nhi 1/6 truy tìm HOT SAYING ” (3 bài); Chủ đề “ Những kinh nghiệm đi thi THPTquốc gia cho các sĩ tử 2004” (7 bài); “Kỷ niệm ngày phụ nữ Việt Nam 8/3”, “Kỷ niệm ngày giải phóng miền Nam thống nhất đất nước 30/4 và ngày Quốc tế lao động 1/5”,“ Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh Covid -19”, “Kỷ niệm 90 năm thành lập đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh 26/3”, “Trao đổi kinh nghiệm làm đề tài nghiên cứu khoa học”…
Logo của Khoa được thiết kế mới để phù hợp với nền tảng hợp nhất của 3 đơn vị cũ. Cùng với đó là bộ nhận diện thương hiệu của Khoa, gồm: đồng phục sinh viên của khoa, móc khóa, quà lưu niệm tặng khách, phù hiệu, thẻ đeo, biển tên… được sử dụng như các công cụ truyền thông hình ảnh và thương hiệu của Khoa đến với xã hội.
Công tác tư vấn, tuyển sinh đem lại kết quả rõ rệt. Phần lớn thí sinh đều được tư vấn qua bộ phận truyền thông. Năm 2023, bộ phận truyền thông đã tư vấn trên 1.500 lượt thí sinh và Khoa đã đăng 12 bài về công tác tuyển sinh, đăng tải các bài review, tuyển sinh lên các group, như: 2k4 quyết tâm đỗ đại học; review các trường đại Học; review hướng nghiệp – tư vấn tuyển sinh các trường đại học; tư vấn xét tuyển học bạ vào các trường đại học tại miền Bắc; cộng đồng 2k4 thi đại học. Khoa đã tạo 2 Group chat cho các bạn học sinh trung học phổ thông có nguyện vọng vào Khoa và tân sinh viên của Khoa tham gia ngày hội tuyển sinh tại một số trường đại học trên địa bàn Hà Nội và thu về những kết quả tích cực.
Qua thực tiễn đó, ban truyền thông của Khoa rất nỗ lực trong việc truyền tải đầy đủ nội dung, chính xác, kịp thời toàn bộ các chương trình, sự kiện, hội nghị, hội thảo để các cá nhân, tổ chức quan tâm có thể tiếp cận một cách sớm nhất với mục đích tạo sân chơi cho sinh viên trong giao lưu, gắn kết với nhau, công tác truyền thông đã góp phần quan trọng xây dựng, quảng bá hình ảnh Khoa trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay.
Thực hiện khảo sát đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa cho thấy: sinh viên biết tới Khoa qua rất nhiều kênh truyền thông đa dạng, với tỷ lệ khác nhau giữa các kênh,như: báo in, loa đài, ti vi (1,5%); báo điện tử, mạng xã hội (45,5%); sự kiện văn hóa, thể thao, hội nghị, hội thảo (19,7%); thầy cô, bạn bè, người thân (33,3%); tờ rơi, áp phích, băng rôn.
Như vậy, có thể thấy các kênh truyền thông phổ biến nhất trong bối cảnh chuyển đổi số để sinh viên biết đến Khoa là báo điện tử và mạng xã hội. Điều này cho thấy sự quan trọng của việc sử dụng các nền tảng trực tuyến để tiếp cận đối tượng mục tiêu.
Theo khảo sát các mạng xã hội mà sinh viên dùng để cập nhật thông tin hoạt động của Khoa, có thể thấy, Facebook chiếm tỷ lệ lớn nhất (95,5%), tiếp đến là Instagram (4,5%) (Nguồn: Khảo sát của nhóm tác giả, năm 2024). Twitter cũng như Zalo đều không được sinh viên sử dụng để cập nhật thông tin hoạt động của Khoa, mặc dù hai mạng xã hội này phá phổ biến ở Việt Nam hiện nay.
Bên cạnh đó, tỷ lệ đánh giá rất tốt và tốt về hiệu quả hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa chiếm tổng cộng (68,1%), tỷ lệ đánh giá bình thường là (30,3%) và đánh giá không tốt, rất không tốt là (1,5%). Với tỷ lệ cao ở mức độ rất tốt và tốt, có thể thấy hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa được đánh giá tích cực và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, cần theo dõi và đánh giá thường xuyên để duy trì mức độ hiệu quả và cải thiện để bảo đảm tất cả sinh viên đều nhận được thông tin một cách hiệu quả và đúng đắn.
Khảo sát thực tế về những kỹ năng truyền thông mà sinh viên của Khoa cần có trong bối cảnh chuyển đổi số, một số kỹ năng được đối tượng khảo sát đánh giá cao về tầm quan trọng, như: kỹ năng tìm kiếm, phân tích, tổng hợp thông tin (68,1%), kỹ năng giao tiếp (62,3%), kỹ năng thuyết trình (50,7%).
5. Một số hạn chế, bất cập
Thứ nhất, fanpage của Khoa có thời điểm hoạt động không thường xuyên và nội dung thông tin chưa phủ khắp các lĩnh vực hoạt động. Hình ảnh đăng tải bị trùng lặp, thông tin ít. Số lượng người đăng ký theo dõi trên kênh Youtube còn khiêm tốn, chưa có nhiều video đặc sắc. Bên cạnh đó, còn tồn tại nhiều nhóm và trang có tên Khoa với số lượng người tham gia khá lớn nhưng không xác nhận thuộc quyền quản lý, chưa được sử dụng làm phương tiện truyền thông cho Khoa. Lượng tương tác các bài viết chưa cao; việc sử dụng mạng xã hội để truyền thông mới dừng lại ở hình thức tự nhiên, chưa có sự đầu tư cho các bài viết đăng tải trên mạng xã hội.
Thứ hai, thực trạng thiết bị truyền thông của Khoa vẫn chưa được quan tâm. Hiện nay, ban truyền thông của Khoa chưa có thiết bị truyền thông riêng, việc chụp, lưu hình ảnh, video tại các sự kiện phải dùng đến các thiết bị cá nhân của sinh viên. Trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công tác truyền thông còn thiếu, như: máy quay; thiết bị livestream; máy ảnh, phòng làm việc,… Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác truyền thông trong việc lan tỏa hình ảnh, truyền đạt thông tin.
Thứ ba, công tác chỉ đạo đối với hoạt động truyền thông của Khoa còn chưa được quan tâm đúng mức, một số chỉ đạo, quyết định còn chậm, không kịp thời truyền tải những thông tin cần thiết đến những đối tượng đang quan tâm.
Thứ tư, công tác truyền thông của sinh viên còn mang tính nhỏ lẻ, sự vụ, chưa có chiến lược và kế hoạch mang tính dài hạn. Hiện tượng một số sinh viên chưa có đủ chuyên môn, chưa nắm chắc về thông tin của Khoa, thông tin tuyển sinh nhưng vẫn tham gia vào tư vấn, truyền đạt trên các diễn đàn, các nhóm hay lập ra các nhóm chat riêng trên mạng xã hội, truyền tải những thông tin chưa chính xác hoặc những thông tin đã cũ, khiến cho người đọc băn khoăn, làm mất uy tín cũng như hình ảnh của Khoa, ảnh hưởng đến đội ngũ tư vấn của ban truyền thông.
Thứ năm, kinh phí hỗ trợ cho các hoạt động truyền thông còn hạn hẹp. Các thành viên trong ban truyền thông còn khá rụt rè, chưa phát huy sáng tạo, đa số các thành viên tự học hỏi, trao đổi lẫn nhau, không được đào tạo chuyên môn, qua trường lớp.
6. Một số kiến nghị đổi mới hoạt động truyền thông của sinh viên trong chuyển đổi số hiện nay
Để hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa được hoàn thiện và nâng cao hiệu quả và thích ứng trong bối cảnh chuyển đổi số, khuyến nghị trong thời gian trước mắt cần thực hiện một số giải pháp sau:
Một là, cần nâng cao nhận thức của đội ngũ ban truyền thông, giảng viên, sinh viên của Khoa vềvai trò, tầm quan trọng của hoạt động truyền thông, các phương hướng, chiến lược truyền thông trong bối cảnh chuyẻn đổi số; xác định hoạt động truyền thông là cầu nối giữa ban lãnh đạo Khoa, giảng viên và sinh viên và là một công cụ hỗ trợ cho quá trình quản lý và điều hành. Tổ chức nhiều hoạt động hội thảo, tọa đàm, tập huấn về chủ đề truyền thông của sinh viên để tăng cường nhận thức, kiến thức cho giảng viên, sinh viên trong Khoa.
Hai là, phát triển nguồn nhân lực. Để làm được điều này, ban lãnh đạo Khoa cần quan tâm việc lựa chọn các thành viên có sự đam mê, nhiệt huyết và tố chất phù hợp để đưa vào bộ phận truyền thông chuyên trách. Có chính sách khen thưởng, tạo động lực nhằm thu hút những người có kinh nghiệm về lĩnh vực truyền thông. Các thành viên trong ban truyền thông cần được đào tạo, bồi dưỡngbài bản, chuyên sâu về truyền thông đa phương tiện, xử lý thông tin trên báo chí, xử lý sự cố truyền thông, thiết kế và quản trị các các trang mạng xã hội chính thức của Khoa.
Ba là, cần phát triển đồng bộ yếu tố kỹ thuật của các phương tiện truyền thông đại chúng và ứng dụng khoa học – công nghệ hiện đại trong hoạt động truyền thông. Đây được coi là yếu tố quan trọng thúc đẩy hiệu quả của hoạt động truyền thông nói chung trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Về yếu tố kỹ thuật, ban truyền thông cần cập nhật các phương thức truyền thông mới, hiện đại, đồng thời xây dựng các nhóm tiêu chí đánh giá hiệu quả của hoạt động, chiến lược, kế hoạch truyền thông của chính mình, từ đó có nhận thức đầy đủ về giá trị và kết quả đạt được, cũng như những mặt hạn chế để khắc phục.
Bốn là, tăng cường về nguồn tài chính, trước hết, ban lãnh đạo Khoa cần xây dựng các phương án kêu gọi đầu tư, tài trợ một cách phù hợp cho các hoạt động truyền thông của sinh viên. Trong đó, một phần kinh phí cần được đầu tư thích đáng cho hoạt động mua sắm trang thiết bị ghi hình, quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ đến nhận thức, thông tin của xã hội nói chung và sinh viên nói riêng. Quản lý tài chính nhằm bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích.
7. Kết luận
Hoạt động truyền thông của Khoa trong bối cảnh chuyển đổi số là một nhiệm vụ quan trọng, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại, phát triển trong việc xây dựng hình ảnh và quảng bá thương hiệu của Khoa. Mỗi người cán bộ, giảng viên, sinh viên đều là một nhân tố, mắt xích quan trọng trong chiến lược truyền thông, xây dựng hình ảnh và lan tỏa mạnh mẽ về thương hiệu “Chuyên nghiệp – Sáng tạo – Hội nhập”. Việc thực hiện đòng bộ nhiều giải pháp trên nhiều phương diện sẽ phần nào giải quyết những khó khăn, rào cản, gia tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả các hoạt động truyền thông cho sinh viên Khoa.
Chú thích:
1. Tạ Ngọc Tấn. Truyền thông đại chúng. H. NXB Chính trị quốc gia, 2001, tr. 18.
2. Nguyễn Văn Dững (chủ biên), Đỗ Thị Thu Hằng. Truyền thông – Lý thuyết và kỹ năng cơ bản. H. NXB Lý luận chính trị, 2006, tr. 21.
3. Trần Hữu Quang. Xã hội học Báo chí. NXB Trẻ TP. Hồ Chí Minh, 2016, tr. 11.
Tài liệu tham khảo:
1. Bài viết là sản phẩm của kết quả Đề tài “Hoạt động truyền thông của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số”, mã số: ĐTSV.2024.LTH&QTVP.13.
2. Đảng Cộng sản Việt Nam. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII. Tập I, II. H. NXB Chính trị quốc gia Sự thật, 2021.
3. Quyết định số 4025/QĐ-HCQG ngày 30/8/2023 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia về việc công bố Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi của Học viện Hành chính Quốc gia.
4. Quyết định số 65/QĐ-HCQG ngày 18/01/2023 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
5. Nâng cao năng lực thông tin cho sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia. https://quanlynhanuoc.vn, ngày 28/3/2024
6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo ở các trường đại học hiện nay. https://quanlynhanuoc.vn, ngày 16/4/2024.
