TS. Trần Phương Hoa
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội
(Quanlynhanuoc.vn) – Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã có giá trị thực tiễn về nhiều mặt. Khi thực hiện chủ trương sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp xã sau sáp nhập có trách nhiệm quản lý khối tài liệu lưu trữ rất lớn, hình thành trước và sau khi sáp nhập. Bên cạnh đó, Luật Lưu trữ năm 2024 xác định Ủy ban nhân dân cấp xã là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Điều này đòi hỏi Ủy ban nhân dân cấp xã sau sáp nhập cần triển khai những giải pháp quản lý phù hợp và đồng bộ để hiện thực hóa quy định của Nhà nước và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả cho hoạt động quản lý, điều hành.
Từ khóa: Quản lý; tài liệu lưu trữ; Ủy ban nhân dân cấp xã; giao nộp; lưu trữ lịch sử.
1. Đặt vấn đề
Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước của hệ thống chính trị, hiện nay các địa phương đang khẩn trương xây dựng đề án sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã. Chủ trương này đặt ra cho các cơ quan cấp xã nhiều nhiệm vụ cần thực hiện, trong đó có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã sau sáp nhập.
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND cấp xã có số lượng lớn và giá trị thực tiễn cao phục vụ cho nhu cầu quản lý, điều hành của UBND cấp xã cũng như bảo đảm quyền và lợi ích chính đáng của các cơ quan, tổ chức và người dân trên địa bàn thuộc phạm vi quản lý. Chính vì vậy, Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định UBND cấp xã là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Như vậy, UBND cấp xã sau khi sáp nhập có trách nhiệm quản lý khối lượng tài liệu lưu trữ lớn nên cần có biện pháp quản lý phù hợp và hiệu quả.
2. Ý nghĩa của việc quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp xã, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp xã bao phủ các mặt khác nhau của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND cấp xã có nội dung phản ánh đa dạng mọi mặt của đời sống xã hội và có giá trị thực tiễn cao. Đồng thời, bối cảnh mới đòi hỏi việc quản lý tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã cần được thực hiện một cách chặt chẽ, khoa học và đồng bộ. Điều này sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cơ quan trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Cụ thể:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ được quản lý chặt chẽ giúp tránh mất mát, thất lạc hoặc lộ lọt thông tin. Tài liệu lưu trữ khi được thu thập đầy đủ, tổ chức khoa học giúp tập hợp đầy đủ thành phần tài liệu trong hồ sơ; các hồ sơ, tài liệu được sắp xếp trật tự, được bảo quản trong các phương tiện bảo quản an toàn.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ khi được quản lý tập trung, thống nhất giúp quá trình tra tìm và tiếp cận hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi. Tài liệu lưu trữ được lập hồ sơ hoàn chỉnh, sắp xếp theo trật tự và có công cụ tra cứu sẽ phục vụ thuận tiện cho việc khai thác sử dụng, phát huy giá trị phục vụ nhu cầu quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức cũng như bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn cấp xã.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ khi được quản lý khoa học sẽ giúp sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực cơ sở vật chất hiện có, tạo không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và chuyên nghiệp. Khi thực hiện chỉnh lý thường xuyên, tài liệu lưu trữ được xác định giá trị để loại ra những tài liệu không có giá trị hoặc những hồ sơ hết thời hạn bảo quản để tiêu hủy.
Thứ tư, tài liệu lưu trữ khi được thực hiện đầy đủ nghiệp vụ lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ được thực hiện theo từng hồ sơ nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ số cũng được sắp xếp theo trật tự tương ứng với hồ sơ thực. Bên cạnh đó, các thông tin về tiêu đề hồ sơ, số hồ sơ, mã hồ sơ, thời hạn bảo quản và các đặc điểm khác của hồ sơ cũng được xác định rõ ràng, giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu được thuận lợi.
Thứ năm, tài liệu lưu trữ được quản lý đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp tài liệu lên lưu trữ cấp trên. Theo Luật Lưu trữ năm 2024, tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã thuộc diện giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Do đó, tài liệu lưu trữ phải được chỉnh lý để xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ. Khi đó, chỉ những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn mới được lựa chọn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tài liệu lưu trữ nếu chưa thực hiện chỉnh lý sẽ không thể xác định được giá trị và sẽ không thể giao nộp về lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định.
3. Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Về tập huấn, hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: hằng năm, viên chức được cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ hoặc các khóa đào tạo ngắn hạn khác do UBND tỉnh tổ chức. Tuy nhiên, người làm lưu trữ chưa có cơ hội phổ biến nội dung đã lĩnh hội được cho công chức đảm nhận các vị trí khác nhau trong cơ quan. Do đó, công chức phụ trách lĩnh vực nào sẽ tự lập và quản lý hồ sơ hình thành trong lĩnh vực đó theo cách riêng của mình.
Về việc phân loại và hoàn thiện hồ sơ lưu trữ: tài liệu lưu trữ liên quan đến quá trình giải quyết một công việc nhất định thường chưa được đưa vào bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn. Đồng thời, tài liệu trong hồ sơ chưa được sắp xếp trật tự và hồ sơ chưa được biên mục đầy đủ. Ngoài ra, do tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã chưa được quản lý tập trung nên chưa thiết lập được hệ thống số lưu trữ thống nhất.
Về việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ: khó khăn lớn nhất của các công chức cấp xã là xác định thời hạn bảo quản cho những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ sẽ khiến lãng phí không gian, diện tích để bảo quản tài liệu. Đặc biệt là khi tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã thuộc diện giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì việc xác định thời hạn tài liệu lưu trữ là yêu cầu bắt buộc đối với mỗi công chức tại UBND cấp xã khi hoàn thiện hồ sơ đối với công việc thuộc phạm vi quản lý.
Về việc tổ chức công cụ tra cứu: công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phổ biến nhất hiện nay là mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ gồm: mục lục hồ sơ giấy và mục lục hồ sơ số. Chức năng của mục lục hồ sơ chủ yếu phục vụ cho tra cứu tài liệu lưu trữ, đồng thời phục vụ cho việc thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Việc lập mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ theo mẫu quy định không khó, song do chưa được quản lý thống nhất nên tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã chưa lập được mục lục hồ sơ tổng hợp cho toàn bộ tài liệu lưu trữ. Trong bối cảnh sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã và quy định mới của Luật Lưu trữ năm 2024, mục lục hồ sơ là một công cụ cần được hoàn thiện để phục vụ cho việc quản lý, bàn giao hồ sơ và giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
Về việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: thực hiện chỉ đạo trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, hàng năm UBND cấp xã đều thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ cấp cơ sở và nộp lên cơ quan cấp trên. Tuy nhiên, do tài liệu lưu trữ chưa được quản lý tập trung, thống nhất nên số liệu thống kê chỉ dừng lại ở mức độ tương đối. Đồng thời, trước kia tài liệu lưu trữ tại UBND cấp xã không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nên việc kiểm tra, đánh giá cũng chưa được thực hiện thường xuyên và đầy đủ.
Bên cạnh đó, để thực hiện việc quản lý khối tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã, đòi hỏi phải bảo đảm đầy đủ về các nguồn lực, bao gồm nguồn nhân lực, nguồn lực cơ sở vật chất và nguồn lực tài chính. Tuy nhiên, về nguồn nhân lực, do khối lượng công việc của vị trí chức danh này khá lớn nên thời gian dành cho công tác lưu trữ chưa nhiều. Bên cạnh đó, nhiều công chức chưa được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ nên khá lúng túng trong việc đề xuất, tham mưu với lãnh đạo UBND cấp xã trong việc quản lý tài liệu lưu trữ. Cơ sở vật chất, không gian, diện tích dành cho tài liệu lưu trữ rất hạn chế, hầu như chỉ tận dụng những không gian trống trong cơ quan để làm nơi lưu trữ tài liệu mà chưa bố trí phòng, kho chính thức. Không những thế, các trang thiết bị, như: giá, tủ đựng tài liệu, quạt thông gió hay máy hút ẩm… chưa được trang bị đầy đủ nên cho dù tài liệu lưu trữ có được chỉnh lý xong cũng chưa thể bố trí không gian và phương tiện để bảo quản.
4. Một số khuyến nghị
Một là, tập huấn, hướng dẫn về kỹ năng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Lãnh đạo UBND cấp xã cần tạo điều kiện cho người làm công tác lưu trữ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ để cập nhật thường xuyên các nội dung, quy định mới. Đồng thời, công chức sau khi tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn cần phổ biến, hướng dẫn cho các công chức khác trong cơ quan kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Hai là, thiết lập bộ phận lưu trữ và nhân sự chuyên trách làm lưu trữ. Với định hướng tổ chức bộ máy nhà nước ở địa phương theo mô hình chính quyền hai cấp (cấp tỉnh và cấp xã), UBND cấp xã sau sáp nhập sẽ có nhiều thay đổi so với mô hình UBND cấp xã hiện nay. Địa bàn quản lý rộng hơn, số lượng nhân sự nhiều hơn, tổ chức bộ máy quy mô hơn và tài liệu lưu trữ sẽ có khối lượng lớn hơn gấp nhiều lần. Bối cảnh này đặt ra cho UBND cấp xã sau sáp nhập cần có cách thức tổ chức nhân sự và bộ máy để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp và hiệu quả. Cụ thể:
Về tổ chức, UBND cấp xã có thể thiết lập bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ theo những phương án khác nhau. Một là, có thể thiết lập bộ phận lưu trữ kết hợp với bộ phận công nghệ thông tin để đảm nhận chức năng quản lý tài liệu lưu trữ số và số hóa từ tài liệu lưu trữ có vật mang tin khác. Hai mảng hoạt động này đều có chức năng chung là quản lý thông tin nên cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Hai là, có thể giao nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ cho bộ phận quản lý lĩnh vực nội vụ của UBND cấp xã.
Về nhân sự, sau sáp nhập, UBND cấp xã nên bố trí nhân sự làm lưu trữ chuyên trách để thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan. Họ sẽ là người có trách nhiệm hướng dẫn cho công chức tại UBND cấp xã tự chỉnh lý hoàn chỉnh những hồ sơ, tài liệu hình thành trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; phối hợp để chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ hình thành trong giai đoạn trước sáp nhập.
Ba là, bố trí cơ sở vật chất và văn phòng phẩm phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ. Sau khi sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã, các UBND cấp xã sẽ thuận lợi hơn về trụ sở làm việc. Do đó, UBND cấp xã cần bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị phù hợp để bảo quản tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, các văn phòng phẩm, như: bìa hồ sơ, hộp đựng hồ sơ lưu trữ theo tiêu chuẩn cần được cung cấp ngay từ giai đoạn văn thư để sau khi công việc giải quyết xong, hồ sơ bảo đảm đủ điều kiện để nộp vào lưu trữ.
Bốn là, trang bị kỹ năng lưu trữ cho các công chức trong UBND cấp xã. Cụ thể:
(1) Về kỹ năng hoàn thiện hồ sơ lưu trữ: Các hồ sơ đều phải bảo đảm yêu cầu chung gồm các tài liệu là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp; tài liệu được sắp xếp theo trật tự; tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc phản ánh đầy đủ quá trình giải quyết công việc; hồ sơ được biên mục đầy đủ (viết bìa, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, lập mục lục văn bản, tài liệu). Bên cạnh đó, những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn cần lập mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Với hồ sơ số cần bảo đảm đúng thành phần hồ sơ và trình bày chính xác tiêu đề hồ sơ.
(2) Về kỹ năng xác định giá trị tài liệu: phổ biến nội dung các thông tư, quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc các ngành, lĩnh vực khác nhau để công chức phụ trách lĩnh vực nào sẽ nắm được thời hạn bảo quản hồ sơ của lĩnh vực đó. Việc xác định thời hạn hồ sơ giúp xác định hồ sơ nào có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, hồ sơ nào có thời hạn để bảo quản tại lưu trữ cơ quan; hồ sơ, tài liệu nào hết giá trị để tiêu hủy. Ngoài ra, mỗi công chức cần nắm được thủ tục và quy trình tiêu hủy tài liệu để tài liệu lưu trữ không bị tiêu hủy tùy tiện.
(3) Về kỹ năng bảo quản và bảo quản dự phòng tài liệu: công chức cần được hướng dẫn kỹ năng bảo đảm an ninh thông tin, bảo mật và bảo quản tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Bên cạnh đó, công chức cần xác định những hồ sơ, tài liệu nào có giá trị đặc biệt cần thực hiện biện pháp bảo quản dự phòng.
(4) Về kỹ năng giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử: công chức cần được hướng dẫn đầy đủ về thành phần hồ sơ, tài liệu khi giao nộp; những hồ sơ có giá trị lưu trữ cần giao nộp và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử.
5. Kết luận
Tài liệu lưu trữ có vai trò không thể thiếu trong việc cung cấp thông tin tin cậy, chính xác và là bằng chứng pháp lý quan trọng trong quá trình hoạt động của UBND cấp xã. Khi sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã, trách nhiệm của UBND cấp xã trong việc quản lý tài liệu lưu trữ càng trở nên cấp thiết và cần có những giải pháp đồng bộ và kịp thời. Điều này có ý nghĩa quyết định đến khả năng hiện thực hóa quy định trong Luật Lưu trữ năm 2024 về việc giao nộp tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của UBND xã vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Để tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã được quản lý chặt chẽ và phát huy giá trị trong đời sống xã hội cần có sự quyết tâm của người đứng đầu cơ quan, sự quan tâm của các cơ quan có thẩm quyền và sự ủng hộ của các cán bộ, công chức trong cơ quan. Đó chính là cách để tài liệu lưu trữ được “tái sinh” trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
2. Bộ Chính trị chỉ đạo xây dựng đề án sáp nhập một số đơn vị hành chính cấp tỉnh, không tổ chức cấp huyện, tiếp tục sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã. https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/cham-nhat-9-3-bao-cao-bo-chinh-tri-cho-chu-truong-ve-khong-to-chuc-cap-huyen-sap-nhap-mot-so-don-vi-cap-tinh-119250301112440185.htm
3. Cơ chế, chính sách đối với người làm lưu trữ cấp xã – Những bất cập cần sớm được khắc phục. http://ttltls.snv.binhdinh.gov.vn/vi/dao-tao-ung-dung-nghien-cuu/nghien-cuu-khoa-hoc/co-che-chinh-sach-doi-voi-nguoi-lam-luu-tru-cap-xa-nhung-bat-cap-can-som-duoc-khac-phuc-22.html
