Digital transformation in document management and archiving at the people’s committee of Bay Hien ward, Ho Chi Minh City
TS. Hoàng Văn Thanh
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh xây dựng chính quyền số và cải cách hành chính hiện nay, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã trở thành yêu cầu tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo đảm tính minh bạch, chính xác và kịp thời trong xử lý thông tin. Bài viết nghiên cứu thực tiễn tại phường Bảy Hiền, TP. Hồ Chí Minh là đơn vị hành chính cấp xã được sáp nhập năm 2025, bài viết phân tích khái niệm chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, thực trạng triển khai chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ; chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân; từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại phường Bảy Hiền, TP. Hồ Chí Minh.
Từ khóa: Chuyển đổi số; văn thư, lưu trữ; phường Bảy Hiền, TP. Hồ Chí Minh; chính quyền số; hồ sơ điện tử.
Abstract: In the context of building a digital government and administrative reform, digital transformation in document management and archiving at the People’s Committee at the commune level has become an essential requirement to improve the efficiency of state management, ensuring transparency, accuracy, and timeliness in information processing. Practical research at the People’s Committee of Bay Hien Ward, Ho Chi Minh City, a newly established administrative unit after the 2025 administrative unit reorganization, analyzes the concept of digital transformation in document management and archiving, the current state of digital transformation implementation in document management and archiving; points out the achievements, limitations, and causes; and proposes some solutions to improve the efficiency of document management and archiving Bay Hien ward, Ho Chi Minh City.
Keywords: Digital transformation, document management, archiving, commune-level People’s Committee, digital government, electronic records.
1. Đặt vấn đề
Trong tiến trình cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số ở Việt Nam hiện nay, chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan hành chính nhà nước. Đặc biệt, tại cấp xã là cấp chính quyền gần dân nhất, việc ứng dụng công nghệ số trong hoạt động quản lý hành chính có ý nghĩa quan trọng trong nâng cao chất lượng phục vụ người dân, tăng cường tính công khai, minh bạch và hiệu quả điều hành.
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan nhà nước. Trong môi trường hành chính truyền thống, công tác này chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy, phương thức quản lý thủ công nên còn nhiều hạn chế như thời gian xử lý chậm, khó tra cứu, nguy cơ thất lạc tài liệu và chi phí lưu trữ lớn. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, dữ liệu số và các hệ thống quản lý điện tử đã mở ra cơ hội hiện đại hóa toàn diện công tác văn thư, lưu trữ.
Ủy ban nhân dân (UBND) phường Bảy Hiền, TP. Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ sở sáp nhập các phường 10, 11 và 12 của quận Tân Bình (cũ) theo Nghị quyết số 1685/NQ-UBTVQH15 ngày 16/6/2025. Sau sáp nhập, khối lượng hồ sơ, tài liệu và văn bản hành chính tăng mạnh, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong tình hình mới.
2. Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ
Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ là quá trình ứng dụng công nghệ số, dữ liệu số và các nền tảng số nhằm chuyển đổi toàn diện hoạt động văn thư, lưu trữ từ phương thức truyền thống sang môi trường điện tử và số. Quá trình này bảo đảm việc tạo lập, quản lý, lưu giữ, khai thác và sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu được thực hiện liên thông, an toàn, hiệu quả và minh bạch trên môi trường số.
Về bản chất, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ là quá trình chuyển đổi từ môi trường xử lý công việc thủ công sang môi trường số dựa trên công nghệ và dữ liệu. Đối tượng của chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ bao gồm toàn bộ văn bản, hồ sơ, tài liệu và dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các đối tượng này tồn tại dưới nhiều dạng như văn bản điện tử, văn bản số hóa, hồ sơ điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ số. Vì vậy, đối tượng quản lý không chỉ là tài liệu hữu hình mà còn là dữ liệu số và hệ thống dữ liệu được hình thành, lưu trữ và khai thác trên môi trường mạng.
Mục tiêu của chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ là nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, bảo đảm tính nhanh chóng, chính xác, minh bạch và an toàn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, chuyển đổi số góp phần hình thành môi trường làm việc điện tử, giảm giấy tờ hành chính, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Trong lĩnh vực lưu trữ, chuyển đổi số còn hỗ trợ bảo tồn an toàn tài liệu, hạn chế hư hỏng tài liệu gốc và mở rộng khả năng tiếp cận, khai thác thông tin lưu trữ trên môi trường mạng. Khác với tin học hóa hay ứng dụng công nghệ thông tin đơn thuần, chuyển đổi số mang tính chiến lược, tạo ra sự thay đổi căn bản trong mô hình hoạt động của tổ chức.
(1) Chuyển đổi số mang tính toàn diện và hệ thống. Quá trình này không chỉ tác động đến công nghệ mà còn làm thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ, phương thức quản lý và văn hóa làm việc. Trong khu vực công, chuyển đổi số đòi hỏi sự đổi mới đồng bộ từ thể chế, hạ tầng kỹ thuật, dữ liệu đến nguồn nhân lực. Đối với công tác văn thư, lưu trữ, chuyển đổi số bao gồm việc xây dựng quy trình xử lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và hình thành kho lưu trữ số. Theo Bộ Khoa học và Công nghệ, chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức dựa trên công nghệ số.
(2) Chuyển đổi số lấy dữ liệu số làm trung tâm. Dữ liệu trở thành nguồn tài nguyên quan trọng phục vụ quản lý, điều hành và ra quyết định. Trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, dữ liệu số được hình thành từ văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và cơ sở dữ liệu lưu trữ. Việc chuẩn hóa và kết nối dữ liệu giúp nâng cao khả năng chia sẻ, liên thông và khai thác thông tin giữa các cơ quan, tổ chức. Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị xác định dữ liệu là nguồn tài nguyên mới, giữ vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế số và xã hội số.
(3)Chuyển đổi số gắn liền với sự phát triển của công nghệ số hiện đại như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây và Internet vạn vật. Các công nghệ này hỗ trợ tự động hóa quy trình xử lý công việc, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ. Trong công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ số hỗ trợ quản lý văn bản điện tử, số hóa tài liệu, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và tra cứu thông minh.
(4) Chuyển đổi số làm thay đổi phương thức quản lý và điều hành. Các hoạt động quản lý truyền thống dựa trên giấy tờ và quy trình thủ công từng bước được thay thế bằng quy trình điện tử trên môi trường mạng. Trong công tác văn thư, lưu trữ, việc tiếp nhận, xử lý, ký số, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu được thực hiện trên hệ thống số, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết công việc và tăng tính minh bạch trong hoạt động QLNN. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 cảu Chính phủ, văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.
(5) Chuyển đổi số có tính kết nối và liên thông cao. Các hệ thống thông tin được xây dựng theo hướng chia sẻ và đồng bộ dữ liệu, tạo nền tảng hình thành môi trường làm việc điện tử và Chính phủ số. Trong công tác văn thư, lưu trữ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia, giúp gửi nhận văn bản điện tử nhanh chóng, an toàn và giảm thủ tục hành chính.
(6) Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi về nguồn nhân lực và văn hóa tổ chức. Quá trình này yêu cầu đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có kỹ năng số, khả năng sử dụng công nghệ và thích ứng với phương thức làm việc mới. Đồng thời, mô hình quản lý truyền thống từng bước chuyển sang quản lý dựa trên dữ liệu, tính mở và khả năng phối hợp trên môi trường số.
(7) Chuyển đổi số luôn gắn với yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng. Việc lưu trữ, chia sẻ và khai thác dữ liệu trên môi trường số tiềm ẩn nhiều nguy cơ mất an toàn thông tin và tấn công mạng. Chuyển đổi số phải đi kèm với các biện pháp bảo mật như xác thực điện tử, phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và sao lưu dữ liệu. Luật An ninh mạng và Luật Bảo vệ bí mật nhà nước là những cơ sở pháp lý quan trọng bảo đảm an toàn thông tin trong môi trường số.
(8) Chuyển đổi số là quá trình thường xuyên và liên tục. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên cập nhật hệ thống công nghệ, đổi mới quy trình quản lý và nâng cao năng lực số. Trong công tác văn thư, lưu trữ, quá trình chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử và từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số cần được thực hiện theo lộ trình phù hợp nhằm bảo đảm tính ổn định và hiệu quả quản lý.
3. Vai trò của chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã
Trong bối cảnh cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số hiện nay, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là yêu cầu cấp thiết đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là UBND cấp xã, cấp chính quyền trực tiếp tiếp xúc, giải quyết công việc cho người dân và doanh nghiệp.
Một là, nâng cao hiệu quả quản lý, chỉ đạo và điều hành của UBND cấp xã
Thông qua việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử, toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, ký số, phát hành và lưu trữ văn bản được thực hiện trên môi trường số. Lãnh đạo UBND cấp xã có thể theo dõi tiến độ xử lý công việc theo thời gian thực, kiểm tra trạng thái xử lý văn bản và chỉ đạo điều hành kịp thời. Công chức chuyên môn có thể tiếp nhận văn bản nhanh chóng, xử lý đồng thời trên hệ thống và trao đổi công việc thông qua môi trường điện tử mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý hoặc thời gian hành chính. Bên cạnh đó, việc sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số còn giúp rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết công việc, giảm các khâu trung gian trong quy trình xử lý văn bản hành chính. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với UBND cấp xã, nơi thường xuyên tiếp nhận và xử lý khối lượng lớn văn bản liên quan trực tiếp đến người dân như hồ sơ hộ tịch, đất đai, chứng thực, an sinh xã hội và các thủ tục hành chính khác.
Ngoài ra, chuyển đổi số còn góp phần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo hướng khoa học, thống nhất và đồng bộ. Các thao tác như đăng ký văn bản đến, quản lý văn bản đi, lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ hay tra cứu tài liệu đều được thực hiện theo quy trình điện tử thống nhất, góp phần hạn chế sai sót trong hoạt động nghiệp vụ và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Hai là, tăng cường tính công khai, minh bạch và khả năng tra cứu, khai thác thông tin.
Trong hoạt động QLNN, tính minh bạch và khả năng tiếp cận thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân và xây dựng nền hành chính hiện đại. Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần tạo lập hệ thống thông tin tập trung, đồng bộ và dễ dàng truy cập, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý. Hồ sơ, tài liệu điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống phần mềm giúp việc tìm kiếm, tra cứu và khai thác thông tin diễn ra nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn rất nhiều so với phương thức lưu trữ truyền thống. Qua chuyển đổi số, UBND cấp xã đã thực hiện hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Đồng thời, việc quản lý hồ sơ điện tử còn giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của cơ quan hành chính nhà nước, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc che giấu thông tin.
Về phía người dân, có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, tiếp cận thông tin hành chính và nhận kết quả giải quyết thủ tục thông qua môi trường điện tử. Đây là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao mức độ hài lòng của người dân đối với hoạt động của chính quyền địa phương.
Ba là, góp phần tiết kiệm chi phí hành chính và tối ưu hóa nguồn lực quản lý.
Khi triển khai văn bản điện tử và lưu trữ số, nhiều khoản chi phí hành chính được cắt giảm đáng kể. Văn bản điện tử được gửi, nhận và lưu trữ trực tuyến giúp hạn chế việc in ấn và vận chuyển văn bản giấy. Đồng thời, việc sử dụng chữ ký số giúp giảm thời gian xử lý văn bản và tiết kiệm chi phí hành chính liên quan đến quy trình ký duyệt truyền thống. Ngoài ra, lưu trữ điện tử giúp giảm áp lực về diện tích kho lưu trữ vật lý. Đây là vấn đề thường gặp tại UBND cấp xã do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế. Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên hệ thống máy chủ hoặc nền tảng điện toán đám mây giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc sao lưu và bảo quản dữ liệu lâu dài.
Chuyển đổi số cũng góp phần nâng cao năng suất lao động cho đội ngũ công chức văn thư lưu trữ. Nhiều thao tác thủ công được tự động hóa thông qua phần mềm quản lý văn bản, giúp giảm khối lượng công việc hành chính và cho phép công chức tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn có giá trị cao hơn.
Bốn là, tạo nền tảng xây dựng chính quyền số và hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.
Thông qua chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, UBND cấp xã từng bước hình thành môi trường làm việc điện tử đồng bộ, liên thông và hiện đại. Các hệ thống quản lý văn bản, cơ sở dữ liệu hồ sơ và nền tảng điều hành điện tử tạo điều kiện cho việc chia sẻ, kết nối và liên thông dữ liệu giữa các cơ quan hành chínhh nhà nước theo hướng thống nhất và đồng bộ. Đây cũng là cơ sở quan trọng để triển khai các mô hình quản trị hiện đại như chính quyền điện tử, chính quyền số và đô thị thông minh. Khi dữ liệu văn bản, hồ sơ được số hóa và quản lý tập trung, cơ quan nhà nước có điều kiện khai thác dữ liệu phục vụ công tác dự báo, hoạch định chính sách và nâng cao chất lượng quản trị công. Đồng thời, góp phần thay đổi tư duy quản lý và phương thức làm việc của đội ngũ công chức theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại và thích ứng với môi trường số.
3. Thực trạng chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Bảy Hiền
3.1. Những kết quả đạt được
Sau khi thành lập và đi vào hoạt động theo mô hình chính quyền đô thị, UBND phường Bảy Hiền đã từng bước triển khai chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ và đạt được một số kết quả tích cực.
Trong công tác văn thư, phường đã triển khai sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử phục vụ việc tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản trong hoạt động của Hội đồng nhân dân (HĐND) và UBND phường. Hầu hết văn bản đi, văn bản đến được cập nhật trên hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ xử lý công việc, kiểm tra, giám sát và điều hành của lãnh đạo cơ quan, góp phần rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giảm sử dụng hồ sơ giấy và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc. Từ tháng 7/2025 – 4/2026, UBND phường Bảy Hiền đã ban hành 4.592 văn bản đi, trong đó có 2.248 văn bản điện tử; tiếp nhận 7.673 văn bản đến, với khoảng 3.800 văn bản được xử lý trên môi trường điện tử1. Các loại văn bản được ban hành chủ yếu gồm công văn, kế hoạch, báo cáo, quyết định và tờ trình. Thực trạng cho thấy, việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động QLNN, phường đã từng bước đi vào nền nếp.
Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND và UBND phường đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công việc nhằm phục vụ việc lập hồ sơ, lưu trữ và tra cứu thông tin. Tuy nhiên, do đặc thù sáp nhập từ các đơn vị hành chính cũ nên dữ liệu hồ sơ chưa được đồng bộ hoàn toàn; một số hồ sơ trước đây chưa được cập nhật đầy đủ vào hệ thống điện tử, ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả tra cứu và tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành.
Bảng 1. Tổng hợp hình thức và số lượng văn bản điện tử ban hành của phường Bảy Hiền
(từ tháng 7/2025 đến tháng 4/2026)
| TT | Hình thức văn bản | Tổng số văn bản | Văn bản điện tử |
| I | Văn bản đi | 4.592 | 2.248 |
| 1 | Công văn | 889 | 546 |
| 2 | Kế hoạch | 164 | 88 |
| 3 | Báo cáo | 119 | 65 |
| 4 | Thông báo | 48 | 25 |
| 5 | Quyết định | 3.186 | 1424 |
| 6 | Tờ trình | 26 | 20 |
| II | Văn bản đến | 7.673 | 3800 |
Đối với công tác lưu trữ, UBND phường đã bước đầu thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ theo hướng số hóa. Một số hồ sơ hành chính thường xuyên khai thác được quét và lưu dưới dạng dữ liệu điện tử nhằm hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, giảm áp lực khai thác hồ sơ giấy. Khối tài liệu lưu trữ hiện chủ yếu là tài liệu hình thành trước thời điểm ngày 01/7/2025 từ các đơn vị hành chính cũ trước khi sáp nhập. Văn phòng HĐND và UBND phường đang tiếp nhận và quản lý khoảng 20 – 25 mét giá tài liệu, bao gồm hồ sơ QLNN, hồ sơ đất đai, tài chính-ngân sách, tư pháp – hộ tịch và các văn bản chỉ đạo điều hành. Do chưa bố trí được kho lưu trữ tập trung đáp ứng yêu cầu về diện tích và trang thiết bị bảo quản, tài liệu hiện được lưu giữ tạm thời tại ba địa điểm thuộc các trụ sở phường cũ. Mặc dù điều kiện bảo quản còn hạn chế, UBND phường đã bước đầu thực hiện thống kê, phân loại và chỉnh lý sơ bộ đối với khối tài liệu tiếp nhận sau sáp nhập.
Tài liệu lưu trữ hiện đang được khai thác phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, điều hành của chính quyền địa phương. Trong giai đoạn từ tháng 7/2025 – 4/2026, Văn phòng HĐND và UBND phường đã phục vụ 128 lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ2. Nội dung khai thác chủ yếu liên quan đến hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, hồ sơ đất đai, tài chính – kế toán, tổ chức cán bộ và các văn bản chỉ đạo điều hành. Điều này cho thấy tài liệu lưu trữ tiếp tục giữ vai trò quan trọng trong hoạt động QLNN của phường.
Bảng 2. Thống kê lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND phường Bảy Hiền
(từ ngày 01/7/2025 – 4/2026)
| Nhóm TLLT được khai thác | Số lượt khai thác | Nội dung khai thác chủ yếu |
| Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính | 46 | Đối chiếu hồ sơ hộ tịch, xác nhận tình trạng pháp lý, giải quyết hồ sơ tồn đọng sau sáp nhập |
| Hồ sơ đất đai, xây dựng | 34 | Rà soát nguồn gốc đất, bản đồ địa chính, hồ sơ cấp giấy chứng nhận, trích lục hồ sơ |
| Hồ sơ tài chính – kế toán, ngân sách | 22 | Phục vụ lập dự toán, quyết toán ngân sách, kiểm tra chứng từ |
| Hồ sơ tổ chức cán bộ | 16 | Rà soát hồ sơ cán bộ, công chức, phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy |
| Hồ sơ khác (văn bản chỉ đạo, báo cáo tổng hợp…) | 10 | Phục vụ tổng hợp, báo cáo, kiểm tra nội bộ |
| Tổng | 128 |
Đặc biệt, nhận thức của lãnh đạo và công chức về vai trò của chuyển đổi số trong công tác văn thư lưu trữ đã có sự chuyển biến tích cực. Công chức từng bước thích nghi với môi trường làm việc điện tử và sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
3.2. Những hạn chế, bất cập
Thứ nhất, hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ chưa đồng bộ. Mặc dù Phường đã được trang bị hệ thống máy tính, máy in, máy quét và phần mềm quản lý văn bản, song một số thiết bị còn thiếu hoặc có cấu hình thấp, chưa đáp ứng yêu cầu số hóa và xử lý hồ sơ điện tử với khối lượng lớn. Hệ thống giá, tủ, hộp bảo quản tài liệu còn thiếu tính đồng bộ, chưa đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảng 3. Tình hình cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND phường Bảy Hiền
| TT | Tên trang thiết bị | Số lượng hiện có | Đánh giá mức độ đáp ứng |
| 1 | Giá sắt lưu trữ tài liệu | 08 | Kích thước không đồng bộ, chưa chống ẩm |
| 2 | Tủ đựng hồ sơ | 04 | Chưa đạt tiêu chuẩn kho lưu trữ |
| 3 | Cặp hồ sơ lưu trữ | 150 cặp | Thiếu cặp chuyên dụng, chất lượng không đồng đều |
| 4 | Hộp lưu trữ tài liệu | 60 hộp | Chưa đủ số lượng, chưa đồng bộ |
| Máy điều hòa không khí | 01 | Công suất nhỏ, hiệu quả hạn chế | |
| 5 | Quạt thông gió | 01 quạt | Chưa đảm bảo lưu thông khí đều |
| Hệ thống quản lý văn bản và điều hành | 01 phần mềm | Đáp ứng yêu cầu thực hiện quy trình nghiệp vụ văn thư: Các chức năng cơ bản của hệ thống gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi; luân chuyển văn bản nội bộ điện tử, có tích hợp ký số; lập và quản lý hồ sơ công việc theo từng lĩnh vực; tạo lịch làm việc, theo dõi công việc cá nhân, đơn vị; thống kê, tra cứu, báo cáo văn bản và tiến độ xử lý hồ sơ; tích hợp chữ ký số chuyên dùng. |
Thứ hai, khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn được tiếp nhận từ các đơn vị hành chính cũ gây áp lực đáng kể đối với công tác thống kê, phân loại, chỉnh lý và số hóa tài liệu. Nhiều hồ sơ tồn đọng qua nhiều năm chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, chưa xác định thời hạn lưu trữ hoặc còn phân tán tại nhiều địa điểm khác nhau, gây khó khăn cho việc quản lý tập trung và khai thác thông tin.
Thứ ba, đội ngũ công chức làm công tác văn thư lưu trữ chủ yếu thực hiện kiêm nhiệm, chưa được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ điện tử, quản trị dữ liệu số và bảo đảm an toàn thông tin. Một số công chức còn hạn chế về kỹ năng sử dụng phần mềm và xử lý hồ sơ điện tử, ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai chuyển đổi số trong thực tiễn.
Thứ tư, việc xây dựng quy trình lưu trữ điện tử và cơ sở dữ liệu lưu trữ số chưa hoàn thiện. Công tác số hóa tài liệu mới được thực hiện ở phạm vi hẹp, chủ yếu đối với các hồ sơ thường xuyên khai thác; chưa hình thành hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung, liên thông và khai thác trực tuyến.
Thứ năm, nguy cơ mất an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu vẫn còn hiện hữu. Hiện nay, UBND phường chưa xây dựng được hệ thống sao lưu, phục hồi và bảo mật dữ liệu đồng bộ; việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chủ yếu dựa trên các giải pháp kỹ thuật cơ bản nên tiềm ẩn nguy cơ mất mát hoặc lộ lọt thông tin trong môi trường số.
4. Một số giải pháp đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Bảy Hiền
Để bảo đảm thực hiện hiệu quả chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND phường Bảy Hiền giai đoạn 2026 – 2030, cần chuẩn bị đồng bộ các giải pháp hoàn thiện hạ tầng số và cơ sở dữ liệu, phát triển nguồn nhân lực số, chuẩn hóa quy trình số, bảo đảm nguồn lực tài chính, cơ chế phối hợp phục vụ chuyển đổi số, xây dựng văn hóa số và nâng cao nhận thức về chuyển đổi số trong công tác văn thư lưu trữ. Theo đó, chuyển đổi số trong công tác văn thư lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc ứng dụng công nghệ thông tin mà phải hướng tới hình thành môi trường làm việc số, dữ liệu số và quy trình số trong toàn bộ vòng đời của văn bản, hồ sơ và tài liệu.
Thứ nhất, hoàn thiện hạ tầng số và cơ sở dữ liệu phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ chỉ có thể được triển khai hiệu quả khi được bảo đảm bởi hệ thống hạ tầng kỹ thuật đồng bộ và hiện đại. Do đó, UBND phường Bảy Hiền cần tiếp tục đầu tư, nâng cấp hệ thống máy tính, thiết bị số hóa tài liệu, máy chủ lưu trữ dữ liệu, đường truyền mạng và các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đáp ứng yêu cầu xử lý công việc trên môi trường số. Đồng thời, cần từng bước xây dựng kho lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dùng chung theo nguyên tắc dữ liệu là tài sản số, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Quá trình số hóa cần được thực hiện theo lộ trình phù hợp, ưu tiên các hồ sơ có tần suất khai thác cao, tài liệu có giá trị lâu dài và tài liệu phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, điều hành, giải quyết thủ tục hành chính. Việc số hóa phải gắn với chuẩn hóa dữ liệu nhằm hình thành cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử có khả năng tra cứu, khai thác và sử dụng hiệu quả.
Thứ hai, phát triển nguồn nhân lực số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi số. Vì vậy, UBND phường Bảy Hiền cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ theo hướng vừa có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, vừa có kỹ năng số, kỹ năng quản trị dữ liệu và kỹ năng sử dụng các nền tảng số trong thực thi công vụ. Bên cạnh đó, cần bố trí công chức có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm, hạn chế tình trạng kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ dẫn đến quá tải và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Mục tiêu đến năm 2030 là xây dựng đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ có khả năng vận hành thành thạo các hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, chữ ký số và các công cụ số phục vụ hoạt động quản lý.
Thứ ba, chuẩn hóa quy trình số trong công tác văn thư, lưu trữ. UBND phường cần hoàn thiện quy trình quản lý hồ sơ điện tử theo hướng thống nhất, đồng bộ và liên thông trong toàn bộ vòng đời của văn bản, hồ sơ và tài liệu. Việc tạo lập, xử lý, ký số, lập hồ sơ, nộp lưu, bảo quản và khai thác hồ sơ điện tử cần được thực hiện trên môi trường số theo các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và chuyển đổi số. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế quản lý dữ liệu chặt chẽ thông qua việc phân quyền truy cập, kiểm soát khai thác thông tin, thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và áp dụng các giải pháp bảo mật phù hợp nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực và an toàn của tài liệu lưu trữ điện tử. Việc chuẩn hóa quy trình số không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn góp phần hình thành môi trường làm việc số trong cơ quan hành chính nhà nước.
Thứ tư, bảo đảm nguồn lực tài chính và cơ chế phối hợp phục vụ chuyển đổi số. Để thực hiện thành công chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, UBND phường cần xây dựng kế hoạch đầu tư trung hạn, ưu tiên bố trí kinh phí cho các hoạt động số hóa hồ sơ, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn thông tin. Đồng thời, cần tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn trong việc tạo lập, quản lý và giao nộp hồ sơ điện tử; gắn trách nhiệm thực hiện chuyển đổi số với công tác đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức hằng năm. Bên cạnh đó, cần huy động các nguồn lực hỗ trợ từ cấp trên và lồng ghép với các chương trình phát triển chính quyền số nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư và bảo đảm tính bền vững của quá trình chuyển đổi số.
Thứ năm, xây dựng văn hóa số và nâng cao nhận thức về chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ. Chuyển đổi số không chỉ là sự thay đổi về công nghệ mà còn là sự thay đổi về tư duy và phương thức làm việc. Do đó, UBND phường cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ điện tử và chuyển đổi số; nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò của dữ liệu số, hồ sơ điện tử và môi trường làm việc số. Việc hình thành văn hóa số trong cơ quan sẽ tạo động lực thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra đồng bộ, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xây dựng chính quyền số trong giai đoạn hiện nay.
Thứ sáu, để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND phường Bảy Hiền sau sáp nhập, cần triển khai đồng bộ các nhóm giải pháp: (1) hoàn thiện tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự chuyên trách và phân công nhiệm vụ rõ ràng; (2) xây dựng, rà soát và cập nhật hệ thống văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ phù hợp với Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ năm 2024, Luật an toàn thông tin, Luật bảo vệ bí mật nhà nước và yêu cầu chuyển đổi số; (3) tăng cường tuyên truyền, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức; (4) tổ chức thực hiện hiệu quả các hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt là số hóa hồ sơ, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và quản lý hồ sơ điện tử; (5) đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm nhằm nâng cao trách nhiệm thực thi công vụ; và (6) đầu tư cơ sở vật chất, kho lưu trữ, trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin, bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và chuyển đổi số trong giai đoạn mới.
5. Kết luận
Nhìn chung, nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Bảy Hiền đòi hỏi sự triển khai đồng bộ giữa hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực, quy trình nghiệp vụ và các giải pháp bảo đảm an toàn thông tin. Đây là điều kiện quan trọng nhằm hiện đại hóa hoạt động quản lý hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản trị công và từng bước xây dựng nền hành chính số trên địa bàn phường.
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và phát triển chính quyền số hiện nay, công tác văn thư lưu trữ không chỉ giữ vai trò bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động QLNN mà còn trở thành nền tảng dữ liệu quan trọng phục vụ quản trị hiện đại, kết nối và chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức trên môi trường số.
Chú thích:
1, 2. Phan Hồ Ngọc Trinh Trinh (2026). Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Bảy Hiền. Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính và Quản trị công, tr. 30, 42.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
2. Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Chính phủ (2025). Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
4. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
5. Tạ Thị Liễu (2024). Xây dựng văn hóa số trong công tác văn thư. Tạp chí Quản lý nhà nước số 343 (8/2024), tr. 113 – 116, DOI. https://doi.org/10.59394/qlnn.343.2024.940
6. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
7. Quốc hội (2025). Luật Chuyển đổi số năm 2025.
8. Quốc hội (2023). Luật Giao dịch điện tử năm 2023.
9. Công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. https://www.quanlynhanuoc.vn/2022/01/18/cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-boi-canh-cach-mang-cong-nghiep-4-0.
