Archival and data management in public organizations in the Russian Federation: lessons for Vietnam
TS. Lê Ngọc Hồng
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Lưu trữ dữ liệu rất hữu ích đối với cơ quan, tổ chức nhằm mục đích “giảm tải cho cơ sở dữ liệu hoạt động và bảo đảm lưu trữ dài hạn thông tin được truy xuất”. Bài viết giới thiệu một số nội dung liên quan đến vai trò của việc lưu trữ dữ liệu, về việc xây dựng chiến lược lưu trữ dữ liệu, các giải pháp, công nghệ và quy trình lưu trữ dữ liệu được áp dụng phổ biến ở các cơ quan, tổ chức thuộc Liên bang Nga, qua đó rút ra những kinh nghiệm. tham khảo cho Việt Nam trong lưu trữ dữ liệu phục vụ chính quyền số.
Từ khóa: Lưu trữ; dữ liệu; Liên bang Nga.
Abstract: Data archiving is very useful for agencies and organizations in order to “reduce the load on operational databases and ensure the long-term preservation of retrievable information.” This article introduces several topics related to the role of data archiving, including the development of data archiving strategies, as well as the solutions, technologies, and data archiving processes commonly used by agencies and organizations within the Russian Federation, thereby drawing lessons and providing insights for Vietnam in data archiving to support digital government.
Keywords: Archiving; data; Russian Federation.
1. Đặt vấn đề
Trong thế giới hiện đại, khối lượng thông tin hàng ngày được xử lý là rất lớn, do vậy, việc quản lý dữ liệu đã trở thành một vấn đề cấp bách. Lưu trữ dữ liệu được thực hiện bằng cách chuyển các thông tin ít được sử dụng từ cơ sở dữ liệu hoạt động của tổ chức sang các hệ thống lưu trữ dài hạn bên ngoài. Lưu trữ dữ liệu là một quy trình có thể mở rộng, phù hợp để áp dụng cho cả các cơ quan, tổ chức, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn lớn. Lượng dữ liệu trên ổ cứng trên toàn thế giới tăng ít nhất 20% mỗi năm.
Việc lưu trữ dữ liệu cần được phân biệt rõ với hoạt động sao lưu dữ liệu. Trong cả hai trường hợp, thông tin được lưu trữ trên phương tiện bên ngoài tách biệt khỏi cơ sở dữ liệu chính, nhưng mục đích của việc lưu trữ đó là khác nhau. Sao lưu tạo ra một bản sao hoàn chỉnh của cơ sở dữ liệu, có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu trong trường hợp mất mát hoặc các lỗi nghiêm trọng. Trong khi đó, lưu trữ nhằm mục đích “giảm tải” cho cơ sở dữ liệu hoạt động và bảo đảm lưu trữ dài hạn thông tin có thể truy xuất. Kỹ năng lưu trữ dữ liệu sẽ giúp bảo tồn thông tin quan trọng và giảm dung lượng lưu trữ trên đĩa vật lý hoặc trên đám mây.
2. Vai trò của của việc lưu trữ và quản lý dữ liệu phục vụ chính quyền số
Hệ thống máy tính được nạp một lượng lớn dữ liệu đa dạng mỗi ngày và điều này dần làm giảm hiệu quả hoạt động của chúng. Lưu trữ dữ liệu rất hữu ích nếu cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức chứa thông tin mà tổ chức không có kế hoạch sử dụng nhưng cũng không muốn xóa vĩnh viễn; giúp hỗ trợ giải quyết các vấn đề sau: (1) Lưu trữ đáng tin cậy dữ liệu lịch sử có thể cần thiết trong tương lai trong những trường hợp nhất định. (2) Giảm tải cho cơ sở dữ liệu hoạt động càng nhiều bộ nhớ trống, các quy trình hoạt động càng nhanh. (3) Tổ chức cơ sở dữ liệu. Tùy thuộc vào tiêu chuẩn của cơ quan, tổ chức, có thể lưu trữ theo năm, theo dự án hoặc theo các sự kiện khác. Các thẻ hệ thống thông tin như vậy sẽ giúp việc tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn trong tương lai.
Lưu trữ, giống như bất kỳ quy trình nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm. Ưu điểm chính của việc lưu trữ dữ liệu là giúp tăng năng suất lao động. Càng ít thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, việc xử lý càng dễ dàng và nhanh chóng. Lưu trữ giúp loại bỏ dữ liệu cũ và lỗi thời. Giảm chi phí lưu trữ. Các thiết bị lưu trữ cấp một tốc độ cao, dung lượng lớn rất đắt tiền, vì vậy tốt nhất chỉ nên lưu trữ dữ liệu quan trọng trên đó và chuyển các tệp không cần thiết sang các thiết bị rẻ hơn. Giúp cải thiện khả năng quản lý dữ liệu. Việc liên tục quản lý, phân tích và lưu trữ dữ liệu sẽ giúp cơ sở dữ liệu của bạn luôn được cập nhật. Tăng hiệu quả, cải thiện khả năng quản lý dữ liệu. Quản lý, phân tích và lưu trữ dữ liệu liên tục sẽ giúp duy trì cơ sở dữ liệu nhất quán và theo dõi chính xác hơn vòng đời của bất kỳ thông tin nào. Tăng khả năng phục hồi dữ liệu. Lưu trữ không phải là sao lưu nhưng vẫn hữu ích nếu dữ liệu bị mất.
Hạn chế chính của việc lưu trữ là tốc độ truy cập dữ liệu đã lưu. Phương tiện lưu trữ càng chậm thì thời gian truy cập càng lâu. Ngoài ra, quá trình phát triển và triển khai cơ sở hạ tầng lưu trữ khá phức tạp. Nếu cơ quan, tổ chức lớn và khối lượng dữ liệu cũng lớn, điều này sẽ đòi hỏi nguồn lực tài chính và thời gian đáng kể.
Mô hình áp dụng trong lưu trữ và quản lý dữ liệu ở các cơ quan, tổ chức thuộc Liên bang Nga nhấn mạnh việc xây dựng chiến lược và tiêu chuẩn thống nhất trong lưu trữ, quản lý dữ liệu, đồng thời nhấn mạnh việc áp dụng đặc thù theo yêu cầu của từng cơ quan, tổ chức.
Khi xem xét việc lưu trữ dữ liệu, điều quan trọng là phải xây dựng một chiến lược và trả lời các câu hỏi sau: dữ liệu cần được lưu trữ trong bao lâu, ai sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu và dữ liệu sẽ được lưu trữ ở đâu. Nhiệm vụ tiếp theo là xác định các tiêu chí và phương pháp lưu trữ dữ liệu, cũng như hiệu quả của chúng trong các khuôn khổ chiến lược. Trong đó, xác định một số thông số bao gồm:
Tiêu chuẩn truy cập dữ liệu. Cần xác định dữ liệu nào trong bảng được truy cập thường xuyên nhất và dữ liệu nào được truy cập không thường xuyên. Thông tin không được sử dụng thường xuyên là thông tin được xem xét hàng đầu để lưu trữ.
Về chính sách lưu giữ dữ liệu cần xây dựng các quy tắc lưu giữ rõ ràng. Điều này nên dựa trên các chính sách nội bộ của cơ quan, tổ chức và các yêu cầu pháp lý.
Về chi phí lưu trữ và cơ sở hạ tầng. Cần đánh giá chi phí kinh tế của việc triển khai các phương pháp lưu trữ mới và lưu trữ dài hạn. Để làm điều này, cần phân tích các phương pháp lưu trữ hiện tại.
Về bảo đảm tuân thủ, thực thi chính sách và quản lý chặt chẽ. Các quy trình lưu trữ phải tuân thủ các chính sách của tổ chức trong tất cả các lĩnh vực, bao gồm bảo mật, tính khả dụng,…
Về các nguồn lực, tài nguyên sẵn có. Nên phân tích các nguồn lực công nghệ và cơ sở hạ tầng hiện có của mình. Lý tưởng nhất là quy trình lưu trữ nên được tự động hóa nhưng điều này đòi hỏi một số nguồn lực và công cụ nhất định. Trong nhiều trường hợp, việc lưu trữ có thể được thực hiện định kỳ và thủ công.
3. Công nghệ, giải pháp lưu trữ dữ liệu được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức thuộc Liên bang Nga
Hầu hết các hoạt động quản lý dữ liệu diễn ra trong cơ sở dữ liệu liên thông, liên kết và có quan hệ; chúng đơn giản, tiện lợi và logic.
Có thể xác định 5 phương pháp lưu trữ chính của Liên bang Nga:
(1) Phân vùng. Phương pháp này liên quan đến việc chia các tập dữ liệu lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này có thể được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí, giúp tách dữ liệu liên quan khỏi dữ liệu cần lưu trữ.
(2) Xóa logic. Phương pháp lưu trữ này đánh dấu các phần tử trong bảng đã bị xóa hoặc không còn hoạt động. Điều này có nghĩa là chúng vẫn còn trong bảng nhưng không gây gánh nặng cho hệ thống máy tính. Nhược điểm của phương pháp này là quá trình truy vấn dữ liệu đã được đánh dấu trở nên phức tạp hơn. Do đó, khi viết truy vấn, cần cẩn thận để tránh nhầm lẫn giữa các dữ liệu có nhãn khác nhau.
(3) Lưu trữ bảng. Một phương pháp rất đơn giản và trực quan. Có thể có 2 hoặc nhiều bảng được tạo ra, tùy thuộc vào quy mô của hệ thống. Phần đầu tiên lưu trữ dữ liệu đang hoạt động và được sử dụng liên tục. Phần thứ hai chỉ chứa thông tin đã được lưu trữ. Sự phân tách này cực kỳ hiệu quả, nhưng đòi hỏi một kiến trúc kho dữ liệu mạnh mẽ.
(4) Lược đồ lịch sử. Phương pháp này về cơ bản tạo ra một bản sao lưu của cơ sở dữ liệu trong khoảng thời gian cần thiết. Đây cũng là một phương pháp khá đơn giản và đáng tin cậy. Tuy nhiên, nó làm tăng đáng kể độ phức tạp của hệ thống vì sẽ tồn tại nhiều phiên bản của cùng một cơ sở dữ liệu trong đó.
(5) Lưu trữ hỗn hợp. Đối với các hệ thống đặc biệt lớn, nơi khó lựa chọn một phương pháp cụ thể, có thể sử dụng sự kết hợp của một số phương pháp. Nếu được triển khai đúng cách, điều này cho phép quản lý dữ liệu một cách linh hoạt.
Hai phương pháp công nghệ, HSM và ILM được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổ chức thuộc CHLiên bang Nga để quản lý vòng đời của các yếu tố thông tin.
HSM là viết tắt của Hierarchical Storage Management, có thể hiểu là quản lý, bảo quản theo cấp độ. Khái niệm này liên quan đến việc phân phối dữ liệu hoặc tệp tin theo nhiều tầng. Dữ liệu không được sử dụng được lưu trữ trên các phương tiện kém hiệu quả hơn, chẳng hạn như đĩa từ hoặc băng từ.
Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của HSM, có thể hình dung như sau: hệ thống bao gồm nhiều tầng, tầng cao hoạt động trên phương tiện hiệu quả nhất và tầng thấp hoạt động trên phương tiện kém hiệu quả nhất. Dữ liệu được lưu giữ ở mỗi tầng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: nếu một tệp tin không được truy cập trong một số ngày nhất định). Sau đó, được chuyển đến tầng tiếp theo và cứ thế cho đến khi kết thúc. Yêu cầu của người dùng sẽ kích hoạt việc sao chép dữ liệu trở lại tầng đầu tiên. Cách tiếp cận này cho phép tự động lưu trữ chính xác dữ liệu không được sử dụng. Điều này giúp giảm tải cho hệ thống và cải thiện hiệu suất khi làm việc với các tệp tin liên quan. Công nghệ này cũng tiết kiệm chi phí các phương tiện lưu trữ chậm có sẵn và giá cả hợp lý. Một nhược điểm là việc truy cập các tập tin ở cấp độ thấp tốn nhiều thời gian.
ILM là viết tắt của Information Lifecycle Management, có thể hiểu là quản lý vòng đời thông tin, chu trình sống của thông tin. Đây là một phương pháp hiện đại hơn. Khái niệm cơ bản là bất kỳ thông tin nào cũng có một khoảng thời gian mà nó có liên quan và được yêu cầu. ILM là một tập hợp các quy tắc toàn diện có thể được sử dụng để xác định một trình tự hành động rõ ràng cho các tệp thuộc các danh mục khác nhau. Ví dụ, nếu một tệp được gắn nhãn “biên lai” được nhận vào hệ thống, một khoảng thời gian lưu giữ cụ thể có thể được xác định cho tệp đó, chẳng hạn như 5 hoặc 10 năm. Bạn cũng có thể thêm tiêu chí “quan trọng”; điều này sẽ kéo dài khoảng thời gian này. Ví dụ, nếu một tệp được gắn nhãn “biên lai” và “quan trọng”, nó sẽ được lưu trữ trong 15 năm và ở mức độ trung bình.
Một số giải pháp phổ biến được áp dụng cho các cơ quan, tổ chức thuộc Liên bang Nga: (1) Các tệp và dữ liệu nên được lưu trữ trên phương tiện vật lý, tại chỗ hoặc lưu trữ từ xa. (2) Băng WORM: một phương pháp lưu trữ cơ bản, tiết kiệm chi phí. Dữ liệu được ghi một lần và không thể ghi đè hoặc xóa. Hạn chế duy nhất là tốc độ truy cập thấp. (3) Hệ thống tại chỗ: ổ cứng có thể đặt trong văn phòng hoặc cất giữ trong két sắt. Việc này đơn giản, tiết kiệm chi phí và đáng tin cậy. Một giải pháp tiên tiến hơn là máy chủ lưu trữ dữ liệu – thiết bị mà tất cả các máy tính của tổ chức đều được kết nối. (4) Lưu trữ đám mây cho thuê: nhược điểm duy nhất là chi phí lưu trữ tăng lên tùy thuộc vào dung lượng bộ nhớ sử dụng. Bạn sẽ cần kết nối Internet tốc độ cao để làm việc và các nhà cung cấp dịch vụ sẽ phụ trách phần còn lại. Các tệp và dữ liệu nên được lưu trữ trên phương tiện vật lý, tại chỗ hoặc thuê từ xa.
Một ví dụ về dịch vụ lưu trữ và chuyển dữ liệu trên đám mây (Platform V Archiving của SberTech – AS) cho phép thu thập, xử lý nhanh chóng và chuyển dữ liệu từ AS này sang AS khác. Nếu người dùng có hai AS, trong đó một AS được thiết kế để lưu trữ dữ liệu, dịch vụ này có thể giúp chuyển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của AS đó sang AS khác. Giải pháp này bảo đảm tính toàn vẹn và tính phù hợp của dữ liệu, đồng thời cung cấp các tùy chọn tích hợp linh hoạt.
Khi làm việc với khối lượng thông tin khổng lồ, việc lưu trữ là rất cần thiết. Tuy nhiên, đó là một quy trình phức tạp, đòi hỏi triển khai một số nhiệm vụ trước khi mọi thứ được sắp xếp hợp lý. Các bước quan trọng cần thực hiện khi triển khai dữ liệu từ đầu bao gồm: (1) Tiến hành phân tích toàn diện dữ liệu của cơ quan, tổ chức đang làm việc. Xác định các loại dữ liệu sẽ được lưu trữ trước tiên. Xác định tần suất cần truy cập thông tin đã được lưu trữ. (2) Phát triển chính sách lưu trữ dữ liệu. Chính sách này nên mô tả tất cả các quy tắc khi làm việc với dữ liệu. Ví dụ: khi nào bắt đầu quá trình lưu trữ, nơi lưu trữ các tệp nhất định. (3) Chọn phương pháp lưu trữ phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức. Cho dù đó là phân vùng, xóa logic, lưu trữ bảng hay lược đồ lịch sử, điều này đều phụ thuộc vào kết quả mong muốn. Có thể kết hợp một số phương pháp phù hợp với bạn. (4) Chọn nơi lưu trữ dữ liệu của tổ chức trên máy tính hoặc trên dịch vụ đám mây, chẳng hạn như Sberbank. (5) Bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định về lưu trữ dữ liệu. Những quy định này có thể thuộc về từng ngành nghề cụ thể hoặc được ban hành ở cấp địa phương. Việc lưu trữ thông tin không đúng cách có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và bị xử phạt. (6) Tích hợp hệ thống vào cơ sở hạ tầng hiện có. Điều này sẽ đơn giản hóa hoạt động, cải thiện tính khả dụng và tự động hóa nhiều quy trình. (7) Thực hiện kiểm thử mô phỏng hệ thống lưu trữ. Có thể sử dụng bộ dữ liệu thử nghiệm hoặc dữ liệu thực tế cho mục đích này. Điều này cho phép xác minh chức năng của hệ thống lưu trữ trước khi triển khai trên dữ liệu thực tế. (8) Kiểm tra hệ thống lưu trữ đã được cấu hình trước khi đưa vào hoạt động. Một lần nữa, có thể sử dụng dữ liệu thực hoặc tạo bộ dữ liệu thử nghiệm cho mục đích này. (9) Giám sát các quy trình lưu trữ và cải thiện chúng nếu cần thiết. Cần có các quy trình thường xuyên để giám sát, chẳng hạn như điểm kiểm tra, báo cáo, chụp ảnh nhanh,…
4. Kinh nghiệm cho Việt Nam trong lưu trữ và quản lý dữ liệu của cơ quan, tổ chức phục vụ chính quyền số
Ngày 02/02/2024, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 142/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược dữ liệu quốc gia đến năm 2030. Chiến lược đưa ra tầm nhìn: dữ liệu của Việt Nam mở ra không gian hoạt động và phát triển mới cho Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số; phản ánh đầy đủ mọi mặt hoạt động kinh tế – xã hội trên môi trường số và là nhân tố thúc đẩy tăng năng lực cạnh tranh quốc gia, bảo đảm cho tiến trình chuyển đổi số thành công, đưa Việt Nam trở thành quốc gia số an toàn. Dữ liệu góp phần chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế, đưa Việt Nam vượt qua mức thu nhập trung bình thấp, đạt mức thu nhập trung bình cao vào năm 2030 và đạt mức thu nhập cao vào năm 2045.
Trong “Chiến lược quốc gia Phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, nội dung Chiến lược đã chỉ rõ tầm quan trọng của yếu tố dữ liệu đối với phát triển số; xác định việc tạo lập, phân loại, dán nhãn dữ liệu, nhanh chóng hoàn thiện hành lang pháp lý về dữ liệu và quản trị dữ liệu là yếu tố quyết định thúc đẩy cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và người dân chuyển từ sở hữu riêng dữ liệu sang cùng tạo lập, chia sẻ và khai thác dữ liệu; vạch ra yêu cầu, mục tiêu, định hướng để hoàn thiện thể chế; phát triển hạ tầng và nền tảng số; bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng; phát triển nhân lực số, kỹ năng số, công dân số và văn hóa số; phát triển doanh nghiệp số và thanh toán số. Đặc biệt, chiến lược nhấn mạnh nội dung nghiên cứu xây dựng chính sách ưu đãi thúc đẩy phát triển doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dữ liệu, tư vấn chiến lược quản trị dữ liệu, cung cấp nền tảng, dịch vụ quản trị dữ liệu;
Tuy nhiên, ở tầm vi mô, việc xây dựng chiến lược lưu trữ dữ liệu ở cơ quan, tổ chức vẫn chưa được cụ thể hóa, chưa bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất trong xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, phục vụ chính sách quản lý linh hoạt. Vấn đề đặt ra là cần có cơ sở và phương pháp cụ thể cho từng cơ quan, tổ chức, từng tế bào sống của nền kinh tế, chính trị đất nước tham gia vào chính sách quản lý, lưu trữ dữ liệu theo một hệ tiêu chuẩn thống nhất, đồng thời dựa trên đặc thù và yêu cầu cụ thể của từng cơ quan, tổ chức.
Từ những phân tích cho thấy, kinh nghiệm hoạt động lưu trữ dữ liệu của cơ quan, tổ chức ở Nga cần được tham khảo ứng dụng tại Việt Nam.
Thứ nhất, xác định được tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu ở cơ sở, trong từng cơ quan, tổ chức cụ thể đối với hoạt động xây dựng chính phủ số, xã hội số
Thứ hai, việc quản lý và lưu trữ dữ liệu của cơ quan, tổ chức cần được thực hiện thống nhất, bảo đảm chiến lược, chính sách cụ thể và áp dụng các phương pháp, tiêu chuẩn phù hợp.
Thứ ba, các cơ quan, tổ chức cần lựa chọn mô hình công nghệ chính xác, phù hợp với đặc thù hoạt động của tổ chức.
Thứ tư, tuân thủ nghiêm các bước triển khai nhằm bảo đảm việc quản lý nhất quán, chính xác, với quy trình kiểm tra và giám sát chặt chẽ.
Một số phương pháp tiêu chuẩn công nghệ lưu trữ dữ liệu được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức thuộc Liên bang Nga có thể tương thích, kết nối phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn dữ liệu ở Việt Nam. Tuy nhiên, cần một số nghiên cứu sâu hơn về mức độ tương thích. Bên cạnh đó, việc hỗ trợ, bảo đảm kịp thời nguồn lực từ Chính phủ cũng như chính sách phát triển dịch vụ lưu trữ sẽ giúp việc triển khai lưu trữ, quản lý dữ liệu được đồng bộ, đúng hướng, đem lại hiệu quả lâu dài.
Tài liệu tham khảo:
Архивирование данных: основные методы и особенности. https://fb.ru/Архивирование данных: основные методы и особенности
Архивирование данных: основные методы и особенности. https://vkurse.ua/ru/Архивирование данных: сущность, методы и роль в цифровом мире Александр A.P.
Phạm Thị Diễm (2022). Thách thức quản trị dữ liệu trong xây dựng và phát triển Chính phủ số và hàm ý chính sách cho Việt Nam. Tạp chí Khoa học Nội vụ, số 46 (01/2022), tr. 106-110.
Quốc hội (2024). Luật Dữ liệu số năm 2024.
