The current state of state management of archives at the Ho Chi Minh City People’s Committee
ThS. Vũ Thị Thu Hường
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh
Email: vuthithuhuong141978@gmail.com
(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết phân tích thực trạng quản lý nhà nước về lưu trữ tại Ủy ban nhân dân TP. Hồ Chí Minh, tập trung vào các nội dung: xây dựng, ban hành, hướng dẫn và tổ chức thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ; công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị; quản lý công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành; phát triển nguồn nhân lực lưu trữ. Trên cơ sở phân tích thực tiễn, bài viết chỉ ra những kết quả đạt, đồng thời cũng làm rõ những hạn chế còn tồn tại trong tổ chức thực hiện, từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Từ khóa: Quản lý nhà nước về lưu trữ; công tác lưu trữ; Ủy ban nhân dân TP. Hồ Chí Minh; nguồn nhân lực lưu trữ; pháp luật về lưu trữ.
Abstract: This article analyzes the current state of government management of archival work at the Ho Chi Minh City People’s Committee (UBND), focusing on the following areas: the development, promulgation, guidance, and implementation of a system of directives and guidelines on archival work; public awareness campaigns and dissemination of archival laws to enhance the awareness and sense of responsibility among agencies and units; management of archival reporting and statistics to support policy guidance and administration; and the development of archival human resources. Based on an analysis of practical experiences, this article highlights the achievements made while also clarifying the existing limitations in implementation. Consequently, it proposes several solutions to further improve state management of archival work at the Ho Chi Minh City People’s Committee in the current context of digital transformation.
Keywords: State management of archives; archival work; Ho Chi Minh City People’s Committee; archival workforce; archival legislation.
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành; bảo vệ tính xác thực, toàn vẹn và khả năng tiếp cận của tài liệu; đồng thời góp phần duy trì tính liên tục, minh bạch và trách nhiệm giải trình của nền hành chính. Tài liệu lưu trữ không chỉ là bằng chứng về quá trình hình thành, tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn là nguồn thông tin có giá trị phục vụ nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn, hoạch định chính sách và đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin của tổ chức, cá nhân.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai ngày càng sâu rộng, hoạt động lưu trữ có sự thay đổi căn bản cả về đối tượng, phương thức và môi trường quản lý. Sự gia tăng nhanh chóng của văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và dữ liệu số đặt ra yêu cầu phải đổi mới phương thức quản lý nhà nước về lưu trữ, từ xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách, pháp luật đến quản lý dữ liệu, thống kê, phát triển nguồn nhân lực, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm. Luật Lưu trữ năm 2024 đã bổ sung các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số, tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho quá trình chuyển đổi hoạt động lưu trữ từ môi trường truyền thống sang môi trường số.
TP. Hồ Chí Minh có quy mô hoạt động hành chính lớn, khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình quản lý, điều hành ngày càng gia tăng và đa dạng. Việc Thành phố đẩy mạnh xây dựng chính quyền số, phát triển dữ liệu và triển khai Chiến lược chuyển đổi số đến năm 2030 vừa tạo điều kiện thuận lợi, vừa đặt ra những yêu cầu mới đối với quản lý nhà nước về lưu trữ. Tuy nhiên, thực tiễn quá trình tổ chức thực hiện vẫn có thể phát sinh những hạn chế liên quan đến tính đồng bộ của văn bản chỉ đạo, nhận thức và trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, chất lượng báo cáo thống kê, năng lực của đội ngũ làm lưu trữ, cơ chế phối hợp và hiệu quả kiểm tra, xử lý vi phạm. Xuất phát từ yêu cầu đó, việc nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh trong bối cảnh chuyển đổi số có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn.
2. Khái quát về đặc điểm tình hình, tổ chức hoạt động và sự hình thành tài liệu lưu trữ của UBND TP. Hồ Chí Minh
2.1. Tổng quan về đặc điểm tình hình, tổ chức hoạt động của UBND TP. Hồ Chí Minh
TP. Hồ Chí Minh là đô thị đặc biệt, sau sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh năm 2025, Thành phố được hình thành trên cơ sở hợp nhất TP. Hồ Chí Minh, tỉnh Bình Dương và tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, có diện tích hơn 6.772 km², dân số trên 14 triệu người và 168 đơn vị hành chính cấp xã (Ủy ban Thường vụ Quốc hội, 2025). Quy mô dân số, không gian lãnh thổ rộng và mức độ đô thị hóa cao làm gia tăng tính phức tạp của hoạt động quản lý, đòi hỏi chính quyền Thành phố vận hành theo hướng hiện đại, liên thông, hiệu lực, hiệu quả và dựa trên dữ liệu.
UBND TP. Hồ Chí Minh là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân Thành phố; đồng thời thực hiện quản lý nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh, tổ chức bộ máy và cung ứng dịch vụ công. UBND Thành phố gồm chủ tịch, các phó chủ tịch và các ủy viên; hệ thống cơ quan chuyên môn bao gồm các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập và chính quyền cấp xã. Trong lĩnh vực lưu trữ, Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu giúp UBND Thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ (Quốc hội, 2025).
Trong bối cảnh chuyển đổi số, phương thức hoạt động của UBND Thành phố đang chuyển từ quản lý hành chính truyền thống sang quản trị dựa trên dữ liệu, nền tảng số và sự liên thông hệ thống. Điều này đặt ra yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu theo hướng tập trung, thống nhất, an toàn; đồng thời đẩy mạnh số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dùng chung.
2.2. Sự hình thành tài liệu lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh trong bối cảnh chuyển đổi số
Tài liệu lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh được hình thành trong toàn bộ quá trình lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước và cung ứng dịch vụ công của chính quyền Thành phố. Trong bối cảnh chuyển đổi số và sắp xếp đơn vị hành chính, tài liệu lưu trữ có sự gia tăng cả về khối lượng, thành phần, hình thức vật mang tin và mức độ phức tạp trong quản lý. Bên cạnh hồ sơ, tài liệu giấy truyền thống, ngày càng xuất hiện nhiều hồ sơ điện tử, tài liệu số hóa, dữ liệu đặc tả và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Thành phần tài liệu được hình thành tương đối đa dạng, bao gồm: tài liệu chỉ đạo, điều hành của UBND Thành phố; tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ thuộc các ngành, lĩnh vực; tài liệu về tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, cải cách hành chính và chuyển đổi số; hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến; cùng các tài liệu có giá trị lịch sử phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Thành phố.
Số liệu thống kê cho thấy, khối lượng tài liệu lưu trữ trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh rất lớn và phân bố ở cả lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Trước thời điểm sáp nhập ngày 01/7/2025, 3 lưu trữ lịch sử của TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương và Bà Rịa – Vũng Tàu quản lý tổng cộng 635 phông, tương đương 30.119,64 mét giá tài liệu. Khối tài liệu tại các lưu trữ hiện hành đạt 384.743 mét giá, gồm cấp tỉnh 132.114 mét giá, cấp huyện 114.183 mét giá và cấp xã 138.446 mét giá. Sau sáp nhập, hệ thống lưu trữ hiện hành có 2.083 phông, lưu trữ lịch sử có 686 phông. Tài liệu giấy tại lưu trữ hiện hành gồm 4.312.768 hồ sơ/đơn vị bảo quản, tương đương khoảng 190.480 mét giá; tại lưu trữ lịch sử có 80.076 hồ sơ/đơn vị bảo quản, tương đương 19.519 mét giá. Tổng khối lượng tài liệu giấy đạt khoảng 209.999 mét giá. Tài liệu điện tử gồm 322.427 hồ sơ tại lưu trữ hiện hành, chiếm 97,5%, và 8.302 hồ sơ tại lưu trữ lịch sử, chiếm 2,5% (UBND TP. Hồ Chí Minh, 2025). Điều đó cho thấy, khối lượng tài liệu lưu trữ trên địa bàn Thành phố rất lớn, tuy nhiên, tài liệu điện tử được chuyển vào lưu trữ lịch sử hiện nay còn chiếm tỷ lệ thấp. Nhìn chung, tài liệu lưu trữ tại UBND Thành phố vừa là bằng chứng pháp lý về hoạt động quản lý nhà nước, vừa là nguồn thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, đồng thời có giá trị nghiên cứu lịch sử và thực tiễn lâu dài.
3. Thực trạng quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh
Luật Lưu trữ năm 2024 quy định các nội dung liên quan đến quản lý nhà nước về lưu trữ bao gồm: (1) Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch và chính sách phát triển lưu trữ; (2) Văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật, định mức kinh tế – kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong hoạt động lưu trữ; (3) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; (4) Quản lý công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ; (5) Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; (6) Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ; định hướng chương trình bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ; (7) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; (8) Hợp tác quốc tế về lưu trữ (Quốc hội, 2024).
Trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh nói chung, việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật là nội dung có tính nền tảng, quyết định mức độ thống nhất, hiệu lực và hiệu quả của toàn bộ hoạt động lưu trữ. Đối với UBND TP. Hồ Chí Minh, nội dung này càng có ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh Thành phố đồng thời thực hiện ba nhiệm vụ lớn: triển khai Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành; sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp; đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ, tài liệu, dữ liệu lưu trữ.
Thời gian qua, Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu UBND TP. Hồ Chí Minh, đồng thời trực tiếp ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tương đối đầy đủ, đồng bộ, trong đó có các văn bản mang tính định hướng lâu dài. Theo số liệu thống kê năm 2025, toàn Thành phố có 1.079 văn bản về nghiệp vụ lưu trữ, gồm 467 quy chế, quy trình nghiệp vụ, chiếm khoảng 43,3%; 256 quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, chiếm khoảng 23,7%; 209 nội quy ra vào kho lưu trữ, chiếm khoảng 19,4%; và 147 quy định khác về lưu trữ, chiếm khoảng 13,6% (Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, 2025). Một số văn bản tiêu biểu gồm: Quyết định số 5484/QĐ-UBND ngày 17/10/2017 ban hành Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh đến năm 2025; Quyết định số 414/QĐ-UBND ngày 13/02/2023 ban hành Danh mục và mã phông các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP. Hồ Chí Minh; Quyết định số 328/QĐ-UBND ngày 06/02/2023 phê duyệt Chiến lược quản lý dữ liệu của TP. Hồ Chí Minh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 18/4/2025 về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; và Quyết định số 2083/QĐ-UBND ngày 13/10/2025 ban hành Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026–2030, tầm nhìn đến năm 2040.
Về hướng dẫn và tổ chức thực hiện, Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh giữ vai trò tham mưu, giúp UBND Thành phố thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Theo Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ năm 2025, nội dung hướng dẫn tập trung vào nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng; thu thập hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; số hóa tài liệu tại kho lưu trữ chuyên dụng; tăng cường quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn; xây dựng tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng; triển khai các đề án, kế hoạch đã được phê duyệt và bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Đầu năm 2026, UBND Thành phố tiếp tục cụ thể hóa nhiệm vụ quản lý thông qua Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 06/01/2026 về triển khai Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026 – 2030, tầm nhìn đến năm 2040, giai đoạn 1; và Kế hoạch số 69/KH-UBND ngày 24/02/2026 về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2026. Đồng thời, Thành phố đã triển khai hệ thống văn bản của Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, trong đó có Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn có liên quan, qua đó từng bước bảo đảm tính thống nhất và đồng bộ trong tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ.
Bên cạnh đó, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ là nội dung quan trọng của quản lý nhà nước, nhất là khi Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, mô hình chính quyền địa phương hai cấp được triển khai và yêu cầu chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ, tài liệu ngày càng cao. Hoạt động này không chỉ phổ biến các quy định pháp luật mới mà còn nâng cao nhận thức của người đứng đầu, công chức, viên chức và người lao động về giá trị của tài liệu lưu trữ; trách nhiệm lập, giao nộp, bảo quản, khai thác, sử dụng và quản lý tài liệu lưu trữ số.
Các hình thức tuyên truyền được triển khai tương đối đa dạng, kết hợp trực tiếp và trực tuyến; đăng tải văn bản, tài liệu hướng dẫn trên cổng thông tin điện tử; gửi qua hệ thống quản lý văn bản; lồng ghép trong hội nghị, tập huấn, họp chuyên môn; xây dựng sổ tay điện tử, video ngắn và bảng hướng dẫn thao tác. UBND TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức, phối hợp tổ chức nhiều hội nghị chuyên đề, như hội nghị công tác văn thư, lưu trữ hằng năm; hội nghị phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024; hội nghị giải đáp vướng mắc khi vận hành chính quyền địa phương hai cấp; hội nghị triển khai Đề án giai đoạn 2026-2030, tầm nhìn đến năm 2040. Một số hội nghị trực tiếp kết hợp trực tuyến có từ 300-450 người tham dự, gồm cán bộ quản lý và nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị liên quan, đặc biệt số nhân sự chuyên trách được ghi nhận tham dự đầy đủ.
Trong quản lý nhà nước về lưu trữ, công tác báo cáo, thống kê có vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là công cụ giúp cơ quan quản lý nhận diện đầy đủ thực trạng tổ chức, nhân sự, khối lượng tài liệu, tình trạng nghiệp vụ, mức độ số hóa và năng lực thực thi công tác lưu trữ tại địa phương. Đối với UBND TP. Hồ Chí Minh, vai trò này càng trở nên rõ nét trong bối cảnh Thành phố thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy và đẩy mạnh chuyển đổi số.
Hằng năm, trên cơ sở yêu cầu của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và nhiệm vụ quản lý tại địa phương, Sở Nội vụ tham mưu UBND TP. Hồ Chí Minh yêu cầu các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện (trước đây), UBND cấp xã và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ; tình hình quản lý nhà nước; kết quả thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Hình thức báo cáo được lập bằng văn bản hành chính, kèm biểu mẫu thống kê, phụ lục số liệu và báo cáo chuyên đề; việc gửi, nhận và tổng hợp ngày càng được thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản, thư điện tử công vụ và các nền tảng số dùng chung. Nội dung báo cáo tập trung vào việc ban hành, tổ chức thực hiện văn bản; tuyên truyền pháp luật; tổ chức bộ máy, nhân sự; lập và giao nộp hồ sơ; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, khai thác tài liệu; kho tàng, trang thiết bị, kinh phí; số hóa, quản lý hồ sơ điện tử; kiểm tra nghiệp vụ, thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm.
Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, báo cáo còn phản ánh kết quả thu thập tài liệu vĩnh viễn, bảo quản, phục vụ độc giả, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu và phát huy giá trị tài liệu. Năm 2024, mẫu biểu thực hiện theo Thông tư số 02/2023/TT-BNV ngày 23/3/2023; từ năm 2025, thực hiện theo Thông tư số 18/2025/TT-BNV ngày 08/10/2025. Về cơ chế thực hiện, Sở Nội vụ là đầu mối hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp số liệu từ các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Thành phố và UBND phường, xã, đặc khu để báo cáo UBND Thành phố và cơ quan quản lý ngành ở Trung ương.
Kết quả thực hiện công tác báo cáo và thống kê về lưu trữ tại các cơ quan trực thuộc UBND TP. Hồ Chí Minh thời gian qua cho thấy, hoạt động này đã được triển khai tương đối nghiêm túc, có nền nếp và ngày càng gắn với yêu cầu quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số. Năm 2024, có 140 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, 488 cơ quan, tổ chức cấp quận, huyện, thành phố thuộc TP. Hồ Chí Minh, 312 đơn vị hành chính cấp xã trước sắp xếp và 01 đơn vị lưu trữ lịch sử là Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP. Hồ Chí Minh thực hiện báo cáo, thống kê theo quy định (UBND TP. Hồ Chí Minh, 2025).
Năm 2025, có 635 cơ quan, tổ chức thực hiện báo cáo, thống kê, gồm 97 cơ quan cấp I, 370 cơ quan cấp II, 168 cơ quan cấp III và không có cơ quan cấp IV. Đồng thời, có 273 xã của TP. Hồ Chí Minh cũ; sau sắp xếp, 168 đơn vị hành chính cấp xã của TP. Hồ Chí Minh mới phải thực hiện báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ (Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, 2025). Năm 2026, UBND Thành phố tiếp tục xác định báo cáo, thống kê là nhiệm vụ gắn trực tiếp với công tác chỉ đạo, kiểm tra và hoạch định kế hoạch. Phạm vi thực hiện bao gồm các cơ quan từ cấp I đến cấp IV và Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, qua đó tạo cơ sở phục vụ phân bổ nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ (UBND TP. Hồ Chí Minh, 2025).
Về số lượng nhân sự làm công tác lưu trữ, số liệu khảo sát cho thấy, trước thời điểm sáp nhập, đội ngũ làm công tác lưu trữ tại 3 địa phương cũ có quy mô khá lớn nhưng phân bố không đồng đều. Sau sáp nhập (01/7/2025), khối lưu trữ hiện hành có 270 nhân sự, gồm 189 nữ, chiếm 70,0%; 74 nhân sự chuyên trách, chiếm 27,4%; và khoảng 196 nhân sự kiêm nhiệm, chiếm 72,6%. Khối lưu trữ lịch sử có 56 người, trong đó 24 nữ, chiếm khoảng 42,9%, và không có nhân sự làm lưu trữ chuyên trách. Xét theo cấp cơ quan, cấp xã có 124 người, chiếm khoảng 45,9%; cơ quan cấp II có 100 người, chiếm 37,0%; cơ quan cấp I có 46 người, chiếm 17,0%; cấp III và cấp IV không ghi nhận số liệu nhân sự làm lưu trữ (Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, 2025).
Về trình độ đào tạo và chuyên ngành đào tạo của đội ngũ nhân sự làm lưu trữ, kết quả cho thấy, tại lưu trữ hiện hành đội ngũ nhân sự có mặt bằng trình độ tương đối cao, nhưng tỷ lệ đúng chuyên ngành chưa lớn. Trong tổng số 270 người, có 8 người trình độ trên đại học, chiếm 3,0%; 177 người trình độ đại học, chiếm 65,6%; 32 người trình độ cao đẳng, chiếm 11,9%; 36 người trình độ trung cấp, chiếm 13,3%; và 17 người sơ cấp hoặc tập huấn ngắn hạn, chiếm 6,3%. Số nhân sự có trình độ từ đại học trở lên là 185 người, chiếm 68,5%, tạo nền tảng thuận lợi để tiếp nhận yêu cầu quản lý hồ sơ điện tử, tài liệu số và cơ sở dữ liệu lưu trữ. Tại lưu trữ lịch sử, trong 56 người có 11 thạc sĩ, chiếm 19,6%; 40 người trình độ đại học, chiếm 71,4%; 3 người cao đẳng, chiếm 5,4%; và 2 người trung cấp, chiếm 3,6%. Như vậy, 51/56 người, chiếm 91,1%, có trình độ từ đại học trở lên (Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, 2025). Tuy nhiên, tỷ lệ được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ còn thấp, tại lưu trữ hiện hành, số nhân sự chuyên ngành lưu trữ gồm 02/08 người trình độ trên đại học, chiếm 25,0%; 35/177 người trình độ đại học, chiếm 19,8%; 7/32 người cao đẳng, chiếm 21,9%; và 18/36 người trung cấp, chiếm 50,0%, tổng cộng khoảng 77/270 người, chiếm 28,5%; tại lưu trữ lịch sử, chỉ có 9 người, chiếm 16,1%, được đào tạo chuyên ngành lưu trữ; 7 người, chiếm 12,5%, thuộc ngành công nghệ thông tin; còn 40 người, chiếm 71,4%, thuộc các chuyên ngành khác (Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, 2025).
Về ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức, trong 270 nhân sự lưu trữ đang làm việc tại lưu trữ hiện hành chỉ có 03 lưu trữ viên chính và tương đương, chiếm 1,1%; 157 lưu trữ viên và tương đương, chiếm 58,1%; 47 lưu trữ viên trung cấp và tương đương, chiếm 17,4%; và 63 người thuộc nhóm khác, chiếm 23,3%. Tại lưu trữ lịch sử, trong tổng số 56 nhân sự nếu xét theo vị trí việc làm thì nhóm lãnh đạo, quản lý có 15 người (1 giám đốc, 6 phó giám đốc, 2 trưởng phòng và 6 phó trưởng phòng), chiếm 26,8%; nhóm chuyên ngành có 30 người (trong đó có 20 lưu trữ viên, 4 công nghệ thông tin hạng III và tương đương, 4 lưu trữ viên trung cấp và 2 công nghệ thông tin hạng IV và tương đương, không có lưu trữ viên chính và không có công nghệ thông tin hạng II), chiếm 53,6% tổng nhân sự; nhóm hỗ trợ, phục vụ có 11 người, chiếm 19,6%. theo vị trí việc làm (Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, 2025). Cơ cấu này cho thấy, lực lượng nhân sự tại lưu trữ hiện hành chưa được chuẩn hóa đầy đủ theo chức danh nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ. Tại lưu trữ lịch sử, mặc dù số nhân sự chuyên ngành chiếm tỷ trọng khá cao, nhưng số lượng nhân sự công nghệ thông tin mới có 6 người, chiếm 10,7% tổng nhân sự và 20,0% nhóm chuyên ngành. Trong bối cảnh chuyển đổi số, đây là tỷ lệ còn khiêm tốn nếu đặt trong yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu số, số hóa, quản lý dữ liệu đặc tả và tổ chức khai thác tài liệu trực tuyến.
4. Một số vấn đề đặt ra
Qua phân tích thực trạng quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh, trong bối cảnh chuyển đổi số, có thể ghi nhận một số kết quả tích cực.
Thành phố đã từng bước hình thành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tương đối đầy đủ, đặc biệt sau khi Luật Lưu trữ năm 2024 được ban hành và quá trình sắp xếp đơn vị hành chính được triển khai, hệ thống văn bản này tạo cơ sở pháp lý, nghiệp vụ và tổ chức cho việc quản lý tài liệu trong điều kiện mới. Bên cạnh đó, công tác báo cáo, thống kê cũng được thực hiện có hệ thống hơn, bước đầu phản ánh riêng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, qua đó phục vụ hiệu quả hơn công tác chỉ đạo, điều hành. Việc bố trí, sắp xếp và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ đã được quan tâm, thông qua số lượng, chất lượng đội ngũ làm lưu trữ tại các lưu trữ hiện hành, các lưu trữ lịch sử hiện nay, tuy nhiên chưa đáp ứng hết yêu cầu thực tiễn.
Bên cạnh những kết quả đạt được, quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh vẫn còn một số hạn chế. Hệ thống văn bản khá phong phú nhưng chủ yếu là văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quy chế và kế hoạch; từ năm 2024 đến nay chưa ghi nhận văn bản quy phạm pháp luật riêng về nghiệp vụ lưu trữ ở địa phương, đặc biệt việc cụ thể hóa các yêu cầu về hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả, nộp lưu điện tử, bảo quản tài liệu số, khai thác trực tuyến và an toàn thông tin còn chưa đầy đủ; đồng thời, công tác triển khai văn bản tại một số cơ quan, tổ chức chưa đồng đều, chưa bảo đảm chuyển tải đầy đủ đến người làm lưu trữ. Công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực, nhất là trong việc mở rộng phạm vi thống kê, bổ sung các chỉ tiêu về tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và khai thác tài liệu trên môi trường số, tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số, yêu cầu đặt ra không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp số liệu định kỳ, mà còn phải từng bước số hóa phương pháp và cách thức thực hiện báo cáo, thống kê. Việc phát triển nguồn nhân lực làm lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ chuyên trách còn mỏng, tỷ lệ được đào tạo đúng chuyên ngành chưa cao, ảnh hưởng đến chất lượng tham mưu và thực hiện nghiệp vụ.
Các tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Trước hết, quá trình sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy làm thay đổi nhanh phạm vi quản lý, chủ thể thực hiện và khối lượng hồ sơ, tài liệu cần tiếp nhận, bàn giao, thống kê, bảo quản, tạo áp lực lớn trong giai đoạn chuyển tiếp. Bên cạnh đó, chuyển đổi số làm thay đổi đối tượng và phương thức quản lý lưu trữ, trong khi thể chế, quy trình nghiệp vụ, hạ tầng kỹ thuật và năng lực nhân sự chưa theo kịp. Nhận thức của một số cơ quan, tổ chức và người đứng đầu về vai trò của lưu trữ còn hạn chế, chưa xem lưu trữ là bộ phận của quản trị dữ liệu công và bảo đảm trách nhiệm giải trình. Đồng thời, tình trạng kiêm nhiệm, thiếu nhân lực chuyên trách, hạn chế về chuyên môn và kỹ năng số, cùng với áp lực đầu tư cho số hóa, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ đã ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
Từ các nguyên nhân trên có thể khẳng định rằng, hạn chế trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh không chỉ là vấn đề nghiệp vụ lưu trữ truyền thống, mà là vấn đề của quá trình chuyển đổi quản trị, từ quản lý tài liệu giấy sang quản trị dữ liệu trong môi trường số.
5. Một số giải pháp
Thứ nhất, tiếp tục rà soát, hệ thống hóa và cụ thể hóa hệ thống văn bản quản lý về lưu trữ theo hướng thống nhất, đồng bộ với các quy định mới của Trung ương và phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số ở địa phương. Đồng thời, căn cứ vào tình hình thực tiễn, UBND TP. Hồ Chí Minh cần chỉ đạo Sở Nội vụ tham mưu, chủ trì rà soát việc xây dựng, ban hành các quy chế, quy trình, nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ số tại các cơ quan, tổ chức để bảo đảm phù hợp với pháp luật hiện hành, mô hình chính quyền địa phương hai cấp và định hướng của Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh giai đoạn 2026-2030, tầm nhìn đến năm 2040.
Thứ hai, UBND TP. Hồ Chí Minh cần tiếp tục chuẩn hóa công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ theo hướng đầy đủ, liên tục, có khả năng so sánh và phục vụ trực tiếp cho chỉ đạo, điều hành. xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê lưu trữ dùng chung toàn Thành phố. Cơ sở dữ liệu này cần quản lý được các nhóm chỉ tiêu cơ bản như số lượng hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, tài liệu đã chỉnh lý, tài liệu chưa chỉnh lý, tài liệu đã số hóa, tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, số lượt khai thác trực tiếp và trực tuyến, nhân sự chuyên trách và kiêm nhiệm, trình độ chuyên môn, kinh phí, kho lưu trữ và trang thiết bị, đặc biệt, Thành phố cần bổ sung nhóm chỉ tiêu riêng về lưu trữ số.
Thứ ba, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ là giải pháp cơ bản, quan trọng để bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số. Mặc dù đội ngũ hiện có trình độ học vấn tương đối cao, nhưng tỷ lệ nhân sự chuyên trách và được đào tạo đúng chuyên ngành vẫn còn hạn chế. Vì vậy, Sở Nội vụ cần xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo vị trí việc làm và cấp độ năng lực, trong đó, lãnh đạo, quản lý cần được trang bị kiến thức về trách nhiệm quản lý, kiểm soát rủi ro và an toàn tài liệu; công chức, viên chức trực tiếp xử lý công việc cần được bồi dưỡng về lập, giao nộp và quản lý hồ sơ điện tử; nhân sự chuyên trách cần được đào tạo sâu về chỉnh lý, xác định giá trị, số hóa, dữ liệu đặc tả và bảo quản tài liệu số.
Đối với cấp xã, cần thiết kế chương trình ngắn gọn, thực hành cao, vì đây là cấp phát sinh khối lượng hồ sơ lớn và chịu tác động trực tiếp của mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, cần tăng cường nhân lực chuyên ngành lưu trữ và công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo quản số và cung cấp dịch vụ khai thác trực tuyến.
6. Kết luận
Quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND TP. Hồ Chí Minh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Thành phố đồng thời đẩy mạnh chuyển đổi số, sắp xếp đơn vị hành chính và vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Kết quả nghiên cứu cho thấy UBND Thành phố đã quan tâm triển khai tương đối toàn diện các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ, trong đó, hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn từng bước được rà soát, ban hành và cụ thể hóa; công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật được tổ chức bằng nhiều hình thức; hoạt động báo cáo, thống kê, phát triển nguồn nhân lực được quan tâm và chú trọng.
Tuy nhiên, việc tổ chức thực hiện tại một số cơ quan, đơn vị còn thiếu đồng bộ và liên tục; nhân lực chuyên trách còn mỏng, tỷ lệ được đào tạo đúng chuyên ngành chưa cao; năng lực về lưu trữ số, quản trị dữ liệu và an toàn thông tin chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực tiễn; công tác báo cáo, thống kê chưa được số hóa toàn diện… Do đó, UBND TP. Hồ Chí Minh cần thực hiện đồng bộ các giải pháp về hoàn thiện văn bản quản lý, đổi mới tuyên truyền pháp luật, số hóa báo cáo, thống kê, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ số. Đây là cơ sở nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, bảo đảm an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng chính quyền số trong giai đoạn mới.
Tài liệu tham khảo:
Bộ Nội vụ (2025). Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.
Đặng Thị Thu Phương (2025). Quản lý nhà nước về lưu trữ điện tử trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Luận án tiến sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia.
Hội đồng nhân dân TP. Hồ Chí Minh (2024). Nghị quyết số 122/NQ-HĐND ngày 11/12/2024 về nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội năm 2025.
Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
Quốc hội (2025). Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025.
Quốc hội (2025). Luật Chuyển đổi số năm 2025.
Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh (2024). Báo cáo số 333/BC-SNV ngày 15/01/2024 về việc tổng kết công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.
Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh (2025). Báo cáo tổng hợp thống kê về văn thư, lưu trữ năm 2025.
UBND TP. Hồ Chí Minh (2025). Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 18/4/2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị tại TP. Hồ Chí Minh.
UBND TP. Hồ Chí Minh (2025). Công văn số 94/UBND-VX ngày 08/7/2025 về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố.
UBND TP. Hồ Chí Minh (2025). Quyết định số 2083/QĐ-UBND ngày 13/10/2025 ban hành đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh giai đoạn 2026-2030, tầm nhìn đến năm 2040.
UBND TP. Hồ Chí Minh (2026). Kế hoạch số 69/KHUBND ngày 24/02/2026 về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2026.
Ủy ban Thường vụ Quốc hội (2025). Nghị quyết số 1685/NQ-UBTVQH15 ngày 16/6/2025 về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của TP. Hồ Chí Minh năm 2025.
