Organizing online access to archival records at national archives centers: from practice to the need for improvement
ThS. Nguyễn Trung Đức
Trần Thị Phương Thảo
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
Email: nguyentrungduc222@gmail.com
Email: tranphuongthao24042003@gmail.com
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh chuyển đổi số, tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ là một yêu cầu quan trọng nhằm đổi mới phương thức phục vụ, mở rộng khả năng tiếp cận thông tin và nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở nghiên cứu trường hợp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, bài viết phân tích thực trạng tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ, từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện thể chế, phát triển tài nguyên số, chuẩn hóa quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ, góp phần đổi mới hoạt động khai thác tài liệu lưu trữ trong tiến trình chuyển đổi số và xây dựng Chính phủ số ở Việt Nam.
Từ khóa: Tài liệu lưu trữ; khai thác trực tuyến; Trung tâm Lưu trữ quốc gia; chuyển đổi số; dịch vụ lưu trữ.
Abstract: In the context of digital transformation, organizing online access to archival documents is an important requirement for modernizing archival service delivery, expanding access to information, and enhancing the effective use and value of archival documents. Based on case studies of National Archives Center I and National Archives Center III, this article examines the current state of online archival access and proposes solutions to strengthen institutional frameworks, develop digital archival resources, standardize operational procedures, and improve service quality, thereby contributing to the modernization of archival access activities in Vietnam’s digital transformation and digital government development.
Keywords: Archival documents; online archival access; National Archives Centers; digital transformation; archival services.
1. Đặt vấn đề
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu gốc, phản ánh trung thực quá trình hình thành, phát triển của Nhà nước và xã hội, đồng thời là di sản tư liệu quốc gia có giá trị đặc biệt phục vụ nghiên cứu và quản lý nhà nước (Quốc hội, 2024; Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy, 2015). Tuy nhiên, giá trị của tài liệu lưu trữ không chỉ được xác định bởi nội dung thông tin và khả năng bảo quản lâu dài mà còn phụ thuộc vào việc tổ chức khai thác, sử dụng để đáp ứng nhu cầu của xã hội. Trong bối cảnh chuyển đổi số, sự phát triển của công nghệ thông tin và những thay đổi trong phương thức tiếp cận thông tin đặt ra yêu cầu đổi mới hoạt động khai thác tài liệu lưu trữ, từng bước chuyển từ phương thức phục vụ chủ yếu tại phòng đọc truyền thống sang các hình thức cung cấp và khai thác trên môi trường mạng. Sự chuyển đổi này góp phần khắc phục những giới hạn về không gian, thời gian và khoảng cách địa lý, đặc biệt tạo điều kiện mở rộng đối tượng sử dụng, nâng cao chất lượng phục vụ và hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu gốc.
Ở Việt Nam, theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 (Thủ tướng Chính phủ, 2020), đã tạo cơ sở định hướng, pháp lý cho việc đổi mới hoạt động lưu trữ.Thực hiện yêu cầu này, các trung tâm Lưu trữ quốc gia tiêu biểu là Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và III đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác. Mặc dù vậy, quá trình chuyển đổi này vẫn đang đối mặt với nhiều rào cản về thể chế, hạ tầng công nghệ và quy trình nghiệp vụ cần được tháo gỡ.
2. Cơ sở lý thuyết
2.1. Khái niệm tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ là hoạt động cung cấp và sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng thông qua các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu lưu trữ số, dựa trên tài liệu lưu trữ đã được số hóa, tài liệu lưu trữ tạo lập dưới dạng số và thông tin từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật (Đỗ Thu Hiền, 2024; Trần Phương Hoa, 2022; Luciana Duranti, 1994). Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở kết hợp hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ số và các phương thức cung cấp dịch vụ trực tuyến. Tùy thuộc vào điều kiện kỹ thuật và quyền tiếp cận, người sử dụng có thể tra cứu thông tin mô tả tài liệu, xem tài liệu được phép công khai hoặc gửi yêu cầu để được cung cấp tài liệu theo quy định. Vì vậy, khai thác trực tuyến không đồng nhất với số hóa tài liệu hay công bố toàn bộ tài liệu số trên Internet mà là hoạt động tổ chức cung cấp thông tin và phục vụ người sử dụng trên môi trường mạng.
2.2. Nội dung của tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ bao gồm bốn nội dung cơ bản: (1) Tổ chức thể chế và quản lý hoạt động khai thác trực tuyến; (2) Xây dựng hạ tầng công nghệ và hệ thống khai thác; (3) Tổ chức quy trình và phương thức cung cấp dịch vụ trực tuyến; (4) Tổ chức phục vụ người dùng và mở rộng khả năng tiếp cận tài liệu trên môi trường số (ICA, 2012).Bốn nội dung này có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó thể chế tạo cơ sở cho hoạt động tổ chức thực hiện; hạ tầng và tài nguyên số cung cấp điều kiện kỹ thuật, dữ liệu; quy trình bảo đảm sự phối hợp giữa các khâu nghiệp vụ; hoạt động phục vụ người sử dụng phản ánh chất lượng và hiệu quả của dịch vụ. Việc triển khai đồng bộ các nội dung này là cơ sở để chuyển từ số hóa tài liệu sang tổ chức khai thác trực tuyến một cách hiệu quả.
3. Thực trạng tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
3.1. Về thể chế pháp lý và tổ chức thực hiện
Hoạt động khai thác tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện trên cơ sở Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó có những quy định liên quan đến quản lý, sử dụng và bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ số; tiếp đến Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tại liệu số và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Đây là cơ sở pháp lý để các trung tâm từng bước đổi mới phương thức khai thác tài liệu trên môi trường mạng. Tuy nhiên, việc chuyển từ phục vụ trực tiếp tại phòng đọc sang khai thác trực tuyến đặt ra yêu cầu cụ thể hóa các quy định pháp luật thành quy trình nghiệp vụ và cơ chế phối hợp phù hợp với đặc thù của từng đơn vị.
Kết quả khảo sát tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và III cho thấy, hoạt động khai thác trực tuyến hiện được triển khai trên cơ sở kết hợp các quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu số và cung cấp dịch vụ công. Trong phạm vi tài liệu được tiếp cận và thông tin thu thập từ khảo sát, nhóm nghiên cứu chưa ghi nhận một quy trình chuyên biệt, thống nhất, bao quát toàn bộ các khâu của hoạt động khai thác trực tuyến tại hai Trung tâm. Điều này đặt ra yêu cầu làm rõ hơn trách nhiệm của các bộ phận tham gia, phương thức xác thực người sử dụng, kiểm soát quyền tiếp cận và phối hợp xử lý yêu cầu trên môi trường mạng. Vấn đề cần giải quyết không chỉ là hoàn thiện quy định mà còn là tổ chức thực hiện các quy định đó thành một quy trình phục vụ có tính liên tục, minh bạch và khả thi.
3.2. Về hạ tầng công nghệ và mức độ số hóa
Số hóa tài liệu và phát triển hạ tầng công nghệ là những điều kiện quan trọng để tổ chức khai thác trực tuyến. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy mức độ số hóa và phương thức cung cấp tài liệu số tại hai trung tâm có những đặc điểm khác nhau.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, khoảng 95% tài liệu Hán Nôm và 50% tài liệu tiếng Pháp đã được số hóa (Trần Thị Phương Thảo, 2026). Đây là nguồn tài nguyên số đáng kể, góp phần hỗ trợ bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. Tuy nhiên, dữ liệu số chủ yếu được tổ chức phục vụ tại phòng đọc thông qua mạng nội bộ (LAN), chưa được cung cấp rộng rãi dưới hình thức khai thác toàn văn từ xa trên Internet. Thực tiễn này cho thấy, việc hình thành tài nguyên số chưa đồng nghĩa với khả năng khai thác trực tuyến; để cung cấp tài liệu trên môi trường mạng còn cần đáp ứng các điều kiện về dữ liệu mô tả, quyền tiếp cận, hạ tầng cung cấp và an toàn thông tin.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, hơn 7 triệu trang tài liệu đã được số hóa; đồng thời, trung tâm từng bước triển khai các hình thức tra cứu và cung cấp dịch vụ khai thác thông qua Cổng Dịch vụ công ngành lưu trữ (Trần Thị Phương Thảo, 2026). So với phương thức phục vụ tài liệu số chủ yếu tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, hoạt động tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thể hiện bước chuyển sang tiếp nhận và phục vụ một số nhu cầu khai thác trên môi trường mạng. Tuy nhiên, không thể đồng nhất tổng số trang tài liệu đã số hóa với số lượng tài liệu đã được công khai hoặc có thể khai thác trực tuyến.
Từ hai trường hợp khảo sát có thể thấy, thách thức của việc phát triển khai thác trực tuyến không chỉ nằm ở khối lượng tài liệu được số hóa mà còn ở khả năng tổ chức, chuẩn hóa và cung cấp tài nguyên số cho người sử dụng. Việc tăng cường chất lượng dữ liệu mô tả, khả năng tìm kiếm và kết nối giữa các hệ thống là những vấn đề cần tiếp tục được xem xét trong quá trình phát triển dịch vụ.
3.3. Về quy trình cung cấp dịch vụ
Quy trình khai thác trực tuyến có vai trò kết nối hoạt động quản lý tài liệu với việc tiếp nhận và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Qua khảo sát, hoạt động cung cấp dịch vụ tại hai trung tâm hiện gắn với nhiều quy trình có liên quan, bao gồm quản lý tài liệu số, tiếp nhận yêu cầu khai thác, kiểm tra điều kiện sử dụng và cung cấp kết quả. Tuy nhiên, mức độ tích hợp giữa các khâu chưa được thể hiện thành một quy trình khai thác trực tuyến thống nhất trong phạm vi thông tin nhóm nghiên cứu thu thập được.
Đối với những yêu cầu được gửi qua môi trường mạng, việc tiếp nhận trực tuyến không đồng nghĩa với toàn bộ quá trình xử lý đều được thực hiện tự động. Các công đoạn như xác định tài liệu, kiểm tra điều kiện khai thác, rà soát quyền tiếp cận và phê duyệt cung cấp vẫn cần sự tham gia của viên chức chuyên môn. Đây là những khâu cần thiết để bảo đảm việc sử dụng tài liệu đúng quy định; vấn đề đặt ra là tổ chức sự phối hợp giữa các khâu sao cho người sử dụng có thể theo dõi yêu cầu và nhận kết quả thuận tiện.
Như vậy, hoàn thiện quy trình khai thác trực tuyến không đơn thuần là chuyển việc tiếp nhận yêu cầu từ trực tiếp sang trực tuyến, mà cần tổ chức đồng bộ toàn bộ quá trình phục vụ, từ hướng dẫn người sử dụng, tiếp nhận và xử lý yêu cầu đến cung cấp kết quả và tiếp nhận phản hồi. Trong đó, cần xác định rõ những công đoạn có thể thực hiện trên hệ thống và những công đoạn phải được thẩm định bởi viên chức có thẩm quyền, bảo đảm sự cân bằng giữa tính thuận tiện và yêu cầu quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ.
3.4. Về nhu cầu và trải nghiệm của người dùng
Kết quả khảo sát người sử dụng cho thấy, nghiên cứu khoa học là mục đích khai thác tài liệu lưu trữ được lựa chọn nhiều nhất, chiếm 80,8%; tiếp đến là phục vụ công việc chuyên môn, chiếm 51,7% (Trần Thị Phương Thảo, 2026). Các số liệu này phản ánh nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ gắn với những hoạt động đòi hỏi khả năng xác định, tra cứu và tiếp cận thông tin tương đối cụ thể. Vì vậy, chất lượng khai thác trực tuyến không chỉ phụ thuộc vào việc có hay không có tài liệu số mà còn phụ thuộc vào khả năng giúp người sử dụng tìm được tài liệu phù hợp với nhu cầu.
Về những khó khăn trong quá trình khai thác, 75% người tham gia khảo sát cho rằng cơ sở dữ liệu trực tuyến chưa đầy đủ; 70% phản ánh hệ thống thiếu hướng dẫn sử dụng chi tiết; 66,7% gặp khó khăn khi sử dụng tính năng tìm kiếm tài liệu (Trần Thị Phương Thảo, 2026).Ba nhóm trở ngại này cho thấy những vấn đề ở các khâu khác nhau của quá trình phục vụ: phạm vi tài nguyên có thể tiếp cận, khả năng tự sử dụng hệ thống và hiệu quả tra cứu thông tin. Trong đó, việc thiếu dữ liệu hoặc thông tin tra cứu có thể khiến người sử dụng không xác định được tài liệu cần tìm; hướng dẫn chưa đầy đủ làm gia tăng khó khăn khi thao tác; còn hạn chế của công cụ tìm kiếm ảnh hưởng đến khả năng phát hiện tài liệu phù hợp.
Kết quả khảo sát gợi mở yêu cầu phát triển hoạt động khai thác trực tuyến theo hướng lấy người sử dụng làm trung tâm. Bên cạnh việc mở rộng tài nguyên số có thể cung cấp theo quy định, các trung tâm cần quan tâm đến chất lượng dữ liệu mô tả, công cụ tìm kiếm, hướng dẫn sử dụng và cơ chế hỗ trợ trong quá trình khai thác. Đây là những yếu tố có quan hệ trực tiếp với khả năng tiếp cận tài liệu và cần được xem xét đồng thời khi hoàn thiện dịch vụ trực tuyến.
4. Đề xuất một số giải pháp
Thứ nhất, hoàn thiện thể chế và cơ chế tổ chức thực hiện.
Trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành, cơ quan quản lý lưu trữ cần nghiên cứu xây dựng quy trình nghiệp vụ thống nhất về khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ, làm căn cứ để các trung tâm Lưu trữ quốc gia tổ chức thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế. Quy trình cần xác định rõ trách nhiệm của các chủ thể tham gia, trình tự tiếp nhận và xử lý yêu cầu, phương thức xác thực người sử dụng, điều kiện cung cấp tài liệu và cơ chế kiểm soát quyền tiếp cận trên môi trường mạng.
Bên cạnh đó, cần hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ lưu trữ, công nghệ thông tin và phục vụ khai thác trong quá trình vận hành hệ thống. Việc phân định trách nhiệm cần gắn với từng khâu cụ thể, từ quản lý dữ liệu, kiểm tra điều kiện khai thác đến phê duyệt và cung cấp kết quả, hạn chế tình trạng chồng chéo hoặc gián đoạn trong xử lý yêu cầu. Đồng thời, cần xác lập nguyên tắc chia sẻ và kết nối dữ liệu giữa các trung tâm trên cơ sở thống nhất về yêu cầu kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước và quyền tiếp cận tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cần thiết để hoạt động khai thác trực tuyến được tổ chức đồng bộ nhưng vẫn bảo đảm tính chủ động của từng đơn vị.
Thứ hai, phát triển hạ tầng công nghệ và tài nguyên số phục vụ khai thác.
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần xây dựng kế hoạch số hóa gắn với mục tiêu khai thác, sử dụng tài liệu, thay vì chỉ chú trọng gia tăng số lượng tài liệu được số hóa. Việc lựa chọn tài liệu cần căn cứ vào giá trị thông tin, nhu cầu sử dụng, tình trạng vật lý và điều kiện tiếp cận theo quy định. Đối với những tài liệu đã được số hóa nhưng chủ yếu phục vụ tại phòng đọc, như trường hợp Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, cần từng bước rà soát và xác định phạm vi thông tin, tài liệu có thể cung cấp trên môi trường mạng. Trước mắt, có thể ưu tiên mở rộng khả năng tra cứu thông tin mô tả; việc cung cấp bản số hóa toàn văn cần được thực hiện theo điều kiện khai thác của từng nhóm tài liệu.
Cùng với phát triển tài nguyên số, các trung tâm cần chú trọng chuẩn hóa dữ liệu mô tả nhằm bảo đảm tính nhất quán trong quản lý và nâng cao hiệu quả tìm kiếm. Thông tin về phông lưu trữ, hồ sơ, tài liệu, thời gian, nội dung và điều kiện khai thác cần được tổ chức theo cấu trúc thống nhất, tạo thuận lợi cho việc kết nối, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống. Trên cơ sở đó, cần cải thiện công cụ tìm kiếm theo nhiều tiêu chí và nghiên cứu ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), tìm kiếm toàn văn đối với những nhóm tài liệu đáp ứng điều kiện kỹ thuật. Đặc biệt, đối với tài liệu Hán Nôm, tài liệu viết tay hoặc tài liệu có chất lượng bản số hóa hạn chế, việc ứng dụng công nghệ cần được đánh giá và kiểm tra kết quả để tránh sai lệch thông tin.
Việc nâng cấp hạ tầng phải đồng thời đáp ứng yêu cầu về lưu trữ, sao lưu, bảo mật và duy trì khả năng truy cập ổn định. Theo đó, phát triển tài nguyên số không chỉ hướng đến mở rộng số lượng tài liệu có thể khai thác mà còn phải bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng sử dụng lâu dài của tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, chuẩn hóa quy trình cung cấp dịch vụ trực tuyến.
Các trung tâm Lưu trữ quốc gia cần nghiên cứu xây dựng quy trình khai thác trực tuyến theo hướng kết nối các khâu nghiệp vụ thành một quá trình phục vụ thống nhất, thay vì chỉ chuyển riêng khâu tiếp nhận yêu cầu lên môi trường mạng. Nhóm tác giả đề xuất quy trình gồm ba giai đoạn cơ bản:
Giai đoạn 1 – Chuẩn bị điều kiện khai thác: cơ quan lưu trữ rà soát, lựa chọn tài liệu đủ điều kiện cung cấp; hoàn thiện dữ liệu mô tả, xác định phạm vi và hình thức tiếp cận; đồng thời công khai thông tin hướng dẫn, thủ tục và các khoản phí nếu có. Hệ thống cần cho phép người sử dụng tra cứu thông tin, xác định tài liệu cần khai thác và lựa chọn hình thức yêu cầu phù hợp.
Giai đoạn 2 – Tiếp nhận và xử lý yêu cầu: hệ thống tiếp nhận yêu cầu, ghi nhận thông tin và chuyển đến bộ phận có trách nhiệm xử lý. Trên cơ sở đó, viên chức chuyên môn kiểm tra thông tin tài liệu, điều kiện khai thác và quyền tiếp cận; thực hiện việc thẩm định, phê duyệt theo thẩm quyền. Trong quá trình xử lý, người sử dụng cần được thông báo về tình trạng yêu cầu, nội dung cần bổ sung và thời hạn dự kiến trả kết quả. Những công đoạn có thể thực hiện tự động cần được tích hợp trên hệ thống, trong khi các bước thẩm định liên quan đến quyền tiếp cận và điều kiện cung cấp tài liệu vẫn phải được thực hiện theo quy định.
Giai đoạn 3 – Cung cấp kết quả và cải tiến dịch vụ: sau khi yêu cầu được giải quyết, cơ quan lưu trữ cung cấp kết quả thông qua hình thức phù hợp, có thể là cho phép truy cập tài liệu số, cung cấp bản sao hoặc hướng dẫn khai thác trực tiếp đối với những trường hợp chưa đủ điều kiện cung cấp từ xa. Hệ thống cần ghi nhận kết quả xử lý, hỗ trợ người sử dụng tra cứu lịch sử yêu cầu và tiếp nhận phản hồi về chất lượng phục vụ. Thông tin phản hồi là căn cứ để các trung tâm rà soát, điều chỉnh quy trình và nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ.
Để triển khai quy trình trên, cần ưu tiên số hóa hoạt động tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ và trả kết quả; từng bước tích hợp chức năng xác thực điện tử và thanh toán trực tuyến đối với những dịch vụ có thu phí khi đáp ứng điều kiện pháp lý, kỹ thuật. Đồng thời, cần xác định rõ trách nhiệm xử lý, thời hạn giải quyết và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong từng giai đoạn. Việc chuẩn hóa quy trình phải hướng tới nâng cao tính minh bạch, khả năng theo dõi và sự thuận tiện cho người sử dụng, đồng thời bảo đảm các yêu cầu quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ.
Thứ tư, nâng cao chất lượng phục vụ và trải nghiệm của người sử dụng.
Các trung tâm Lưu trữ quốc gia cần cải thiện giao diện hệ thống theo hướng trực quan, dễ thao tác và phù hợp với những nhóm người sử dụng có trình độ công nghệ khác nhau. Công cụ tìm kiếm cần hỗ trợ tra cứu theo nhiều tiêu chí, cho phép kết hợp từ khóa và bộ lọc, đồng thời hiển thị đầy đủ thông tin mô tả, tình trạng số hóa và điều kiện khai thác của tài liệu. Đối với những tài liệu chưa thể cung cấp toàn văn trên môi trường mạng, hệ thống cần thông báo rõ phương thức gửi yêu cầu hoặc tiếp cận thay thế, tránh để người sử dụng nhầm lẫn giữa việc không tìm thấy tài liệu và việc tài liệu chưa được phép cung cấp trực tuyến.
Bên cạnh đó, cần xây dựng hệ thống hướng dẫn sử dụng bằng nhiều hình thức như văn bản, hình ảnh, video và các câu hỏi thường gặp; bố trí kênh hỗ trợ để giải đáp những vướng mắc trong quá trình tra cứu, gửi yêu cầu và nhận kết quả. Có thể nghiên cứu ứng dụng chatbot để hỗ trợ các thao tác phổ biến, nhưng những vấn đề liên quan đến nội dung tài liệu, điều kiện khai thác và quyền tiếp cận vẫn cần được giải đáp bởi viên chức có chuyên môn. Các trung tâm cũng cần định kỳ thu thập phản hồi, phân tích những lỗi tìm kiếm và khó khăn thường gặp để cải tiến hệ thống, qua đó từng bước nâng cao chất lượng phục vụ.
Thứ năm, nâng cao năng lực nhân sự và hiệu quả quản trị vận hành.
Tổ chức khai thác trực tuyến đòi hỏi sự phối hợp giữa chuyên môn lưu trữ, quản trị dữ liệu, công nghệ thông tin và phục vụ người sử dụng. Do đó, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần rà soát chức năng, nhiệm vụ và phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận tham gia vận hành hệ thống. Tùy theo quy mô tài nguyên số và mức độ phát triển dịch vụ, có thể bố trí đầu mối chuyên trách hoặc thiết lập cơ chế phối hợp liên bộ phận, bảo đảm các hoạt động quản trị dữ liệu, xử lý yêu cầu, hỗ trợ kỹ thuật và phục vụ khai thác được thực hiện liên tục.
Cùng với việc bố trí nhân sự, cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên về quản lý tài liệu số, chuẩn hóa dữ liệu mô tả, khai thác hệ thống thông tin, an toàn dữ liệu và kỹ năng hỗ trợ người sử dụng trên môi trường mạng. Nội dung bồi dưỡng cần gắn với vị trí việc làm và yêu cầu thực tế của từng bộ phận, kết hợp giữa kiến thức chuyên môn lưu trữ với khả năng sử dụng công nghệ trong giải quyết công việc. Ngoài ra, cần tăng cường công tác quản trị và đánh giá hoạt động khai thác trực tuyến thông qua những chỉ tiêu phù hợp như thời gian xử lý yêu cầu, tỷ lệ yêu cầu được giải quyết đúng hạn, khả năng truy cập hệ thống và mức độ hài lòng của người sử dụng. Kết quả đánh giá cần được sử dụng để điều chỉnh quy trình, phân bổ nguồn lực và xác định nhu cầu đào tạo, qua đó, bảo đảm hoạt động khai thác trực tuyến được duy trì ổn định và từng bước nâng cao chất lượng.
5. Kết luận
Tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ là quá trình đổi mới đồng bộ phương thức quản lý và phục vụ, không chỉ dừng lại ở việc số hóa tài liệu hoặc ứng dụng công nghệ. Nghiên cứu trường hợp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và III cho thấy, bên cạnh những kết quả đạt được trong số hóa và triển khai dịch vụ, hoạt động khai thác trực tuyến vẫn đặt ra yêu cầu hoàn thiện về thể chế, tài nguyên số, quy trình nghiệp vụ và chất lượng phục vụ người sử dụng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động này, cần triển khai đồng bộ các giải pháp về hoàn thiện cơ chế tổ chức, phát triển tài nguyên số có kiểm soát, chuẩn hóa quy trình cung cấp dịch vụ, cải thiện trải nghiệm người sử dụng và nâng cao năng lực nhân sự. Trong đó, trọng tâm là chuyển từ việc chú trọng tạo lập tài nguyên số sang tổ chức cung cấp dịch vụ khai thác trực tuyến thuận tiện, an toàn và phù hợp với quy định pháp luật, qua đó, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong tiến trình chuyển đổi số ở Việt Nam.
Tài liệu tham khảo:
Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
Chính phủ (2025). Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Đỗ Thu Hiền (2024). Tập bài giảng Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
International Council on Archives (ICA) (2012). Principles of Access to Archives. https://www.ica.org/resource/principles-of-access-to-archives/
Luciana Duranti (1994). The Records: Where Archival Universality Resides. Archival Issues, 19(2), tr. 83-94.
Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015). Giáo trình Lưu trữ học đại cương. Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
Trần Phương Hoa (2022). Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến. Kỷ yếu Hội thảo khoa học Khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Trần Thị Phương Thảo (2026). Tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam (Nghiên cứu trường hợp Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III). Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
