TS. Đỗ Văn Học
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
ThS. Nguyễn Văn Thỏa
Trường Đại học Kinh tế – Tài chính TP. Hồ Chí Minh
(Quanlynhanuoc.vn) – Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là bộ phận quan trọng của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, phản ánh trực quan, sinh động các sự kiện, hoạt động và quá trình phát triển của xã hội. Trong bối cảnh chuyển đổi số và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Bài viết làm rõ cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ nghe nhìn, phân tích thực trạng tổ chức sử dụng tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay; đồng thời, đánh giá vai trò của công nghệ số và trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giai đoạn hiện nay.
Từ khóa: Tài liệu lưu trữ nghe nhìn; sử dụng tài liệu lưu trữ; chuyển đổi số; trí tuệ nhân tạo (AI); doanh nghiệp; quản lý nhà nước.
1. Đặt vấn đề
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn, bao gồm: phim, ảnh, băng ghi âm, video và các sản phẩm nghe nhìn khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân. So với tài liệu giấy truyền thống, tài liệu nghe nhìn có ưu thế nổi bật về tính trực quan, khả năng truyền tải thông tin sinh động và tác động mạnh mẽ đến nhận thức của người tiếp cận. Trong bối cảnh chuyển đổi số, sự phát triển nhanh chóng của Internet và các nền tảng truyền thông xã hội đã làm thay đổi phương thức tiếp cận, khai thác và sử dụng thông tin. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn không chỉ được bảo quản như một nguồn sử liệu mà còn trở thành nguồn lực quan trọng phục vụ truyền thông, quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu và giáo dục truyền thống. Tuy nhiên, việc tổ chức sử dụng loại hình tài liệu này hiện nay vẫn còn hạn chế, thiếu đồng bộ trong quản lý, mức độ ứng dụng công nghệ còn thấp, các vấn đề về bản quyền và quyền tiếp cận chưa được giải quyết triệt để.
Xuất phát từ thực tiễn đó, bài viết tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong bối cảnh chuyển đổi số, góp phần làm rõ cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp phù hợp với yêu cầu cấp thiết hiện nay.
2. Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là loại hình tài liệu được tạo lập bằng các phương tiện ghi âm, ghi hình, chụp ảnh hoặc sản xuất phim, phản ánh trực tiếp và sinh động các sự kiện, hiện tượng và hoạt động của con người trong đời sống xã hội1. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn có thể được lưu giữ dưới dạng vật mang tin truyền thống (analog), như: băng từ, phim nhựa, ảnh giấy hoặc dưới dạng số như tệp âm thanh, video, hình ảnh số…
Về phương diện hình thành và phát triển, tài liệu nghe nhìn gắn liền với sự tiến bộ của khoa học – kỹ thuật, đặc biệt trong các lĩnh vực hóa học, quang học, ghi âm – ghi hình và công nghệ dựng phim. Những thành tựu khoa học này đã làm thay đổi căn bản khả năng ghi nhận và tái hiện hiện thực, từ phim câm sơ khai đến các sản phẩm đa phương tiện hiện đại. Mặc dù xuất hiện muộn hơn so với tài liệu chữ viết, song tài liệu nghe nhìn đã nhanh chóng khẳng định vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội.
Thông tin trong tài liệu nghe nhìn được thể hiện chủ yếu bằng hình ảnh và âm thanh, có khả năng ghi lại sự kiện trong không gian và thời gian xác định, phản ánh tương đối trung thực thực tế đã diễn ra. Nhờ đặc điểm này, tài liệu nghe nhìn không chỉ có giá trị thông tin mà còn là nguồn sử liệu đặc thù, có thể dùng để minh họa, kiểm chứng và bổ sung cho các nguồn tài liệu khác.
Bên cạnh hình ảnh và âm thanh, tài liệu nghe nhìn còn bao gồm hệ thống tài liệu kèm theo, như: kịch bản, thuyết minh, chú thích, giấy phép sản xuất và tài liệu xác định xuất xứ. Đây là căn cứ quan trọng để làm rõ bối cảnh, nội dung và giá trị của tài liệu; nếu thiếu các tài liệu này sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả khai thác và giá trị sử dụng2.
Về phương diện tác giả, tài liệu nghe nhìn mang tính ghi nhận, chứng kiến sự kiện, chịu ảnh hưởng nhất định từ góc nhìn, quan điểm và sự lựa chọn của người quay, chụp. Mặt khác, loại hình tài liệu này vừa mang tính thời sự, vừa mang tính nghệ thuật tổng hợp. Giá trị của tài liệu phụ thuộc nhiều vào ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử của đối tượng được phản ánh. Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, các tài liệu phản ánh sự kiện tiêu biểu, dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của đất nước, ngành, lĩnh vực, địa phương, cơ quan, tổ chức và cộng đồng đều được phát huy giá trị thông qua nhiều hình thức khác nhau3. Điều này khẳng định vai trò của tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong việc bảo tồn di sản văn hóa và nâng cao nhận thức cộng đồng.
3. Thực trạng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong bối cảnh chuyển đổi số
Trong những năm gần đây, tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được hình thành ngày càng phong phú, chủ yếu dưới dạng hình ảnh và video ghi lại các sự kiện, hoạt động tiêu biểu, các chương trình truyền thông – quảng bá, cũng như những dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển. Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng và loại hình tài liệu phản ánh nhu cầu ngày càng cao trong việc ghi nhận, lưu giữ và truyền tải thông tin một cách trực quan, sinh động, phù hợp với xu thế truyền thông hiện đại.
Tuy nhiên, trên thực tế, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn còn mang tính phân tán, thiếu đồng bộ và chưa được đặt trong một chiến lược tổng thể gắn với mục tiêu quản lý, truyền thông và phát triển bền vững. Hoạt động thu thập, chỉnh lý, mô tả và khai thác tài liệu ở một số đơn vị còn mang tính hình thức, chưa tuân thủ đầy đủ quy trình nghiệp vụ, dẫn đến việc chưa phát huy hết tiềm năng và giá trị của nguồn tài liệu hiện có.
Một trong những hình thức tổ chức sử dụng phổ biến là trưng bày, triển lãm tại phòng truyền thống của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Thông qua việc lựa chọn, sắp xếp và giới thiệu các hình ảnh, video về sự kiện tiêu biểu, các thế hệ lãnh đạo, quản lý và những thành tựu nổi bật qua từng giai đoạn, tài liệu lưu trữ nghe nhìn góp phần hình thành không gian truyền thống mang đậm giá trị lịch sử – văn hóa. Hoạt động này không chỉ có ý nghĩa trong giáo dục truyền thống mà còn góp phần bồi đắp niềm tự hào, tăng cường sự gắn bó của cán bộ, nhân viên đối với tổ chức.
Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ nghe nhìn còn được khai thác để xây dựng các bộ phim tư liệu về lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các sản phẩm này thường được sử dụng trong các dịp kỷ niệm, sự kiện quan trọng hoặc hoạt động đối ngoại, qua đó góp phần giới thiệu, quảng bá hình ảnh, giá trị và bản sắc của tổ chức. Đồng thời, đây cũng là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ công tác nghiên cứu, tổng kết thực tiễn và giáo dục truyền thống trong nội bộ.
Ngoài ra, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông số, tài liệu lưu trữ nghe nhìn ngày càng được sử dụng rộng rãi trên các website, nền tảng mạng xã hội và phương tiện truyền thông đại chúng. Việc tích hợp hình ảnh, video trong các sản phẩm truyền thông góp phần nâng cao tính hấp dẫn, sinh động của nội dung, tăng cường hiệu quả truyền tải thông tin và mở rộng phạm vi tiếp cận công chúng.
Tuy nhiên, xét một cách tổng thể, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn chưa tương xứng với tiềm năng và giá trị vốn có. Nhiều tài liệu có giá trị chưa được số hóa, chưa được tổ chức, mô tả và quản lý một cách khoa học; hệ thống tra cứu còn hạn chế; mức độ liên thông dữ liệu thấp. Những tồn tại này đã ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu phục vụ hoạt động quản lý, truyền thông và nghiên cứu.
4. Ứng dụng công nghệ số và AI trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Chuyển đổi số đang tạo ra những thay đổi căn bản trong công tác lưu trữ nói chung và trong hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn nói riêng. Dưới tác động của công nghệ số, phương thức tiếp cận, quản lý và khai thác tài liệu từng bước được chuyển từ mô hình truyền thống sang môi trường số, đáp ứng yêu cầu bảo quản lâu dài, đồng thời, mở rộng khả năng sử dụng và chia sẻ thông tin. Trong bối cảnh đó, số hóa và chuyển đổi định dạng tài liệu được xác định là giải pháp nền tảng nhằm bảo tồn an toàn giá trị thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác tài liệu.
Thông qua các phương pháp số hóa, như: quét ảnh, chuyển đổi tài liệu âm thanh từ các vật mang tin truyền thống sang định dạng số, ghi hình, chỉnh sửa và biên tập video, tài liệu lưu trữ nghe nhìn được chuyển đổi sang dạng dữ liệu số thống nhất. Quá trình này không chỉ góp phần hạn chế nguy cơ hư hỏng, xuống cấp của tài liệu gốc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ tập trung, quản lý khoa học và chia sẻ tài liệu trên các nền tảng số.
Bên cạnh hoạt động số hóa, việc ứng dụng các phần mềm và hệ thống quản lý tài liệu số có vai trò quan trọng trong tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Các hệ thống này cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu có cấu trúc, chuẩn hóa thông tin mô tả, hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, chính xác và khai thác linh hoạt theo nhiều tiêu chí khác nhau. Qua đó, chất lượng cung cấp dịch vụ thông tin lưu trữ từng bước được nâng cao, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người sử dụng.
Đặc biệt, việc ứng dụng AI trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ nghe nhìn, như: nhận diện hình ảnh, nhận diện giọng nói, tự động phân loại, gắn thẻ và trích xuất nội dung đã mở ra những hướng tiếp cận mới trong việc phát huy giá trị tài liệu. Các công nghệ này góp phần tự động hóa nhiều khâu nghiệp vụ, giảm thiểu sự phụ thuộc vào xử lý thủ công, đồng thời, nâng cao độ chính xác, tính nhất quán trong quản lý thông tin.
Công nghệ số và AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong công tác quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn mà còn nâng cao khả năng tiếp cận, khai thác và tương tác của người sử dụng đối với tài liệu. Nhờ đó, phạm vi tổ chức sử dụng tài liệu được mở rộng, phục vụ hiệu quả hơn cho các hoạt động nghiên cứu, giáo dục, truyền thông và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của xã hội trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích do chuyển đổi số mang lại, việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong môi trường số cũng đặt ra nhiều thách thức, như: hạn chế về hạ tầng kỹ thuật, thiếu nguồn nhân lực có chuyên môn sâu, những bất cập trong cơ chế quản lý, vấn đề bản quyền và bảo đảm an toàn thông tin. Ngoài ra, nguy cơ mất mát dữ liệu, xâm phạm quyền tác giả và sử dụng tài liệu không đúng mục đích cũng là những rủi ro cần được quan tâm, kiểm soát chặt chẽ.
5. Một số giải pháp đổi mới tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Để nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong bối cảnh chuyển đổi số, cần triển khai đồng bộ các giải pháp trên các phương diện thể chế, kỹ thuật, tổ chức và nguồn nhân lực, bảo đảm sự phối hợp thống nhất giữa các chủ thể quản lý, cụ thể như sau:
Thứ nhất, hoàn thiện cơ chế, chính sách và khung pháp lý.
Tiếp tục rà soát, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về thu thập, xác định giá trị, bảo quản, số hóa và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn theo hướng đồng bộ, thống nhất và phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số. Đồng thời, cần quy định cụ thể về bản quyền, quyền tiếp cận, phạm vi khai thác và trách nhiệm của các chủ thể liên quan trong môi trường số nhằm tạo hành lang pháp lý minh bạch, vừa khuyến khích khai thác hiệu quả, vừa hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh. Bên cạnh đó, cần tăng cường vai trò quản lý, hướng dẫn và kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc thực hiện các quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, bảo đảm tính nghiêm minh và hiệu lực của pháp luật.
Thứ hai, đẩy mạnh số hóa gắn với xây dựng hệ thống quản lý hiện đại.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ nghe nhìn cần được triển khai theo lộ trình khoa học, có trọng tâm, trọng điểm, phù hợp với điều kiện thực tiễn của từng cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Quá trình số hóa phải bảo đảm chất lượng dữ liệu, tính xác thực, toàn vẹn và khả năng sử dụng lâu dài của tài liệu. Trên cơ sở đó, cần xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn điện tử theo hướng tập trung, thống nhất, có cấu trúc hợp lý, bảo đảm khả năng liên thông, tích hợp và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, tổ chức. Việc áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật, chuẩn dữ liệu và chuẩn nghiệp vụ thống nhất là yêu cầu quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu trong môi trường số.
Thứ ba, tăng cường ứng dụng công nghệ số và AI.
Đẩy mạnh ứng dụng các công nghệ hiện đại như nhận diện hình ảnh, nhận diện giọng nói, tự động phân loại, gắn thẻ, trích xuất và phân tích nội dung nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng tiếp cận tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo cần được thực hiện theo lộ trình phù hợp, bảo đảm an toàn thông tin và tuân thủ các quy định của pháp luật. Đồng thời, cần khuyến khích các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hợp tác với các đơn vị công nghệ để nghiên cứu, phát triển và triển khai các giải pháp ứng dụng AI trong lĩnh vực lưu trữ, qua đó từng bước hiện đại hóa hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu.
Thứ tư, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực lưu trữ.
Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ nghe nhìn theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số. Nội dung đào tạo cần gắn với kiến thức chuyên môn về lưu trữ, kỹ năng ứng dụng công nghệ số, trí tuệ nhân tạo và hiểu biết pháp luật có liên quan. Bên cạnh đó, cần xây dựng cơ chế tuyển dụng, sử dụng, đãi ngộ và đánh giá cán bộ phù hợp, tạo động lực để đội ngũ làm công tác lưu trữ chủ động học tập, nghiên cứu và đổi mới sáng tạo, nâng cao chất lượng thực thi nhiệm vụ.
Thứ năm, gắn hoạt động tổ chức sử dụng với chiến lược chuyển đổi số và phát triển bền vững.
Hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn cần được đặt trong chiến lược phát triển tổng thể của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, gắn chặt với mục tiêu chuyển đổi số, hiện đại hóa quản lý và phát triển bền vững. Theo đó, việc xây dựng kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu cần gắn với chiến lược truyền thông, xây dựng thương hiệu, giáo dục truyền thống và phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Đồng thời, cần tăng cường phối hợp giữa các cơ quan quản lý, đơn vị lưu trữ, cơ quan truyền thông và các tổ chức liên quan trong việc khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ xã hội và phát triển bền vững trong bối cảnh mới.
6. Kết luận
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là nguồn tài nguyên thông tin đặc biệt quan trọng, phản ánh một cách trực quan, sinh động các sự kiện, hiện tượng và quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức và xã hội. Với khả năng lưu giữ hình ảnh, âm thanh và bối cảnh lịch sử một cách chân thực, loại hình tài liệu này có vai trò to lớn trong việc bảo tồn các giá trị lịch sử, văn hóa, đồng thời, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý, nghiên cứu, giáo dục và truyền thông, qua đó, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội.
Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn không thể thực hiện theo cách tiếp cận đơn lẻ mà cần được đặt trong chiến lược tổng thể, dài hạn, gắn chặt với quá trình ứng dụng công nghệ số và AI. Việc đẩy mạnh số hóa, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu hiện đại và ứng dụng các công nghệ mới không chỉ góp phần bảo tồn an toàn tài liệu mà còn mở rộng khả năng tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu trong môi trường số.
Việc triển khai đồng bộ và hiệu quả các giải pháp về thể chế, kỹ thuật, tổ chức và nguồn nhân lực sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, phát huy ngày càng đầy đủ giá trị thông tin của loại hình tài liệu này. Qua đó, công tác lưu trữ nói chung và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn nói riêng sẽ đáp ứng tốt hơn yêu cầu phát triển bền vững, chuyển đổi số và hội nhập quốc tế trong giai đoạn hiện nay.
Chú thích:
1, 2, 3. Đào Xuân Chúc, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Thỏa, Vũ Thị Kim Cúc (2025). Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn. H. NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.
4, 5. Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024.
Tài liệu tham khảo:
1. Đào Xuân Chúc, Đỗ Văn Học (2024). Vấn đề vận dụng lý luận xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn vào thực tiễn. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam, số 4.
2. Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015). Giáo trình Lưu trữ học đại cương. H. NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.
3. Quốc hội (2022). Luật Điện ảnh năm 2022.
4. Hongyu Liu, Hongyu Liu (2023). Management and Optimization Methods of Music Audio-Visual Archives Resources Based on Bi g Data. International Journal of Ambient Computing and Intelligence, Volume 14. Issue 1.
5. Peter Stockinger (2012). Digital Audiovisual Archives. ISTE Ltd John Wiley & Sons, Inc. London.
6. Audiovisual Archiving Philosophy and Principles (third edition). https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000243973.
7. Đẩy mạnh hoạt động công bố tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử. https://www.quanlynhanuoc.vn/2024/07/11/day-manh-hoat-dong-cong-bo-tai-lieu-luu-tru-tai-cac-luu-tru-lich-su/.
