Digital skills of the office staff
TS. Lê Hùng Điệp
NCS. Phạm Thị Hồng
ThS. Đặng Thanh An
Trường Đại học Sài Gòn
(Quanlynhanuoc.vn) – Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang trở thành một xu hướng lớn, tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội. Trong bối cảnh này, cần phải phát triển năng lực số cho đội ngũ nhân sự nói chung và nhân sự làm công tác văn phòng trong các doanh nghiệp nói riêng. Bài viết phân tích quan niệm, cấu trúc về năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng.
Từ khóa: Công tác văn phòng; năng lực số; cách mạng công nghiệp 4.0.
Abstract: The Fourth Industrial Revolution is a major trend that profoundly affects all aspects of socio-economic life. In this context, developing digital capabilities for the workforce in general, and office staff in particular, is essential. This article analyzes the concept and structure of digital capabilities for office staff. The article uses secondary document analysis.
Keywords: Office work; digital skills; Industry 4.0 revolution.
1. Năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng
Năng lực là thuật ngữ được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau. Theo cách hiểu chung, năng lực (Competency) là sự kết hợp hài hòa giữa kiến thức (knowledge), kỹ năng (skills) và thái độ (attitudes) giúp cá nhân thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ cụ thể trong một bối cảnh nhất định. Tiếp cận từ góc độ sư phạm, năng lực được hiểu là “sự huy động tổng hợp các kiến thức, kỹ năng và các thuộc tính cá nhân khác như hứng thú, niềm tin, ý chí… để thực hiện một loại công việc trong một bối cảnh nhất định”1. Năng lực là tổng thể các yếu tố cấu thành nên khả năng của một cá nhân để có thể hoàn thành công việc/nhiệm vụ.
Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, việc hình thành và phát triển năng lực số là cần thiết. Vì vậy, có nhiều quan niệm khác nhau về năng lực số. Theo UNESCO (2018), năng lực số là khả năng truy cập, quản lý, hiểu, tích hợp, giao tiếp, đánh giá và sáng tạo thông tin một cách an toàn, phù hợp thông qua công nghệ số, phục vụ các hoạt động từ đơn giản đến phức tạp cũng như khởi nghiệp. Trong khi đó, theo Ủy ban và Nghị viện châu Âu, năng lực số liên quan đến việc tự tin và thành tạo trong việc sử dụng công nghệ xã hội thông tin (Information and Communication Technology) trong công việc, giải trí và giao tiếp3.
Việc hình thành và phát triển năng lực số dành cho tất cả nhân sự trong cơ quan, tổ chức, trong đó có nhân sự làm công tác văn phòng. Thuật ngữ nhân sự làm công tác văn phòng cũng có nhiều quan niệm khác nhau. Tiếp cận theo nghĩa rộng thì đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng được hiểu là tất cả những người làm công tác văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Trong khi đó, nếu tiếp cận nghĩa hẹp thì đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng chỉ bao gồm những người làm việc tại bộ phận văn phòng của cơ quan, đơn vị. Đội ngũ này chỉ là những người làm việc trong các bộ phận văn phòng của tổ chức, như: Văn phòng, Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Hành chính – Tổng hợp hay Phòng Hành chính – Nhân sự…
Trên cơ sở các khái niệm nêu trên, có thể hiểu năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng là tổng thể các yếu tố, bao gồm kiến thức, kỹ năng và phẩm chất nhằm giúp họ vận dụng tối ưu công nghệ số để quản trị dữ liệu, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và tương tác hiệu quả trên không gian mạng.
2. Vai trò năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, năng lực số của đội ngũ nhân sự văn phòng đóng vai trò như “hệ điều hành” cho sự phát triển của tổ chức.
Một là, năng lực số là động lực trực tiếp đến năng suất, hiệu suất lao động của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng. Với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý văn bản, chữ ký số và các công cụ tự động hóa, nhân sự làm công tác văn phòng có thể giảm thiểu đáng kể thời gian dành cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại. Việc làm chủ công nghệ cho phép xử lý khối lượng dữ liệu lớn trong thời gian ngắn, giúp quy trình luân chuyển văn thư, lưu trữ hồ sơ trở nên khoa học và chính xác tuyệt đối.
Hai là, năng lực số giúp đảm bảo an toàn và an ninh thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung. Văn phòng là nơi tập trung các dữ liệu quan trọng, từ bí mật kinh doanh đến hồ sơ nhân sự và tài chính. Một nhân sự có năng lực số tốt sẽ có khả năng nhận diện các nguy cơ tấn công mạng, biết cách mã hóa dữ liệu và tuân thủ các quy tắc bảo mật. Đây chính là lớp lá chắn đầu tiên bảo vệ tổ chức và công tác văn phòng trước các rủi ro trong môi trường mạng vốn nhiều biến động.
Ba là, năng lực số thúc đẩy văn hóa cộng tác và sáng tạo trong công tác văn phòng. Việc sử dụng thành thạo các nền tảng làm việc nhóm trực tuyến giúp phá bỏ rào cản về không gian và thời gian. Điều này đặc biệt quan trọng trong các mô hình làm việc linh hoạt hiện nay, nơi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng giao tiếp và quản lý công việc trên không gian số.
3. Cấu trúc năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng
Năng lực và năng lực số là những vấn đề được nghiên cứu ở nhiều ngành, do đó, cấu trúc của năng lực số có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Một trong những cách tiếp cận về cấu trúc của năng lực phổ biến là cách tiếp cận theo mô hình ASK. Theo mô hình này, năng lực dưới góc độ cá nhân là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ liên quan với nhau được biểu hiện thông qua những hành vi cụ thể, nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc mà cá nhân đảm nhiệm, với cấu trúc năng lực cụ thể bao gồm: kiến thức (knowledge), kỹ năng (skill) và thái độ (attitude). Với cách tiếp cận này, năng lực số cũng bao gồm 3 nội dung kiến thức số, kỹ năng số và thái độ số.
Một số cách tiếp cận chỉ ra những năng lực số cụ thể, như: năng lực số bao gồm 6 năng lực cụ thể như sau: khai thác dữ liệu và thông tin; giao tiếp và hợp tác trong môi trường số; sáng tạo nội dung số; an toàn; giải quyết vấn đề; ứng dụng trí tuệ nhân tạo4. Trong khi đó, theo Hội đồng châu Âu, năng lực số bao gồm 5 năng lực cụ thể như: năng lực xử lý thông tin và dữ liệu; thành thạo thông tin và dữ liệu; tạo lập nội dung số; an toàn; và giải quyết vấn đề.
Việc xác định năng lực số gồm những năng lực cụ thể nào thì tuỳ theo cách tiếp cận. Trong bài viết, nhóm tác giả sẽ khái quát thành 3 năng lực số theo cấu trúc của năng lực, bao gồm kiến thức về công nghệ thông tin, công nghệ số; kỹ năng số và thái độ số. Đồng thời, từng năng lực này lại chỉ ra các năng lực thành phần cụ thể.
Thứ nhất, kiến thức về công nghệ thông tin, công nghệ số.
Nhân sự văn phòng cần có sự hiểu biết hệ thống về các khái niệm công nghệ thông tin cơ bản, nguyên lý vận hành của các hệ thống quản trị nội bộ và các quy định pháp luật liên quan. Kiến thức số không chỉ là biết tên phần mềm mà còn là hiểu được tại sao công cụ đó lại cần thiết cho quy trình nghiệp vụ của mình. Kiến thức về công nghệ thông tin, công nghệ số cho phép người làm công tác văn phòng hiểu biết về các vấn đề, nội dung về công nghệ thông tin, công nghệ số, cho phép hiểu, phân tích các nội dung về công nghệ thông tin, công nghệ số trong công tác văn phòng.
Theo JISC (2014), kiến thức số bao gồm các yếu tố: (1) Kiến thức truyền thông: đọc để hiểu sâu sắc và tạo ra một cách sáng tạo những trao đổi chuyên môn và học thuật thông qua các phương tiện truyền thông. (2) Kiến thức thông tin: tìm kiếm, diễn giải, đánh giá, quản lý và chia sẻ thông tin. (3) Học thuật số: tham gia vào các thực tiễn nghiên cứu, nghề nghiệp và học thuật mới nổi phụ thuộc vào các hệ thống kỹ thuật số. (4) Kỹ năng học tập: học tập và tìm hiểu một cách hiệu quả trong môi trường công nghệ, cả chính thức và không chính thức; (5) Tiếp nhận, thích nghi và sử dụng các thiết bị, ứng dụng và dịch vụ kỹ thuật số. (6) Kiến thức công nghệ thông tin và truyền thông (ICT): tiếp nhận, thích nghi và sử dụng các thiết bị, ứng dụng và dịch vụ kỹ thuật số. (7) Quản lý nhận dạng cá nhân và công việc: quản lý hình ảnh, uy tín và thương hiệu của cá nhân trên môi trường trực tuyến. (8) Giao tiếp và hợp tác: tham gia vào các mạng lưới số để học tập và nghiên cứu.
Ngoài ra, kiến thức về công nghệ thông tin, công nghệ số trong bối cảnh hiện nay còn là hiểu biết của đội ngũ nhân sự văn phòng về cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số, trí tuệ nhân tạo…
Thứ hai, kỹ năng số.
Kỹ năng số là tập hợp các khả năng sử dụng thiết bị kỹ thuật số, ứng dụng số và mạng kết nối để truy cập, quản lý và phân tích thông tin trong kỷ nguyên công nghệ. Kỹ năng số giúp đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng có thể thực hành các thao tác, nghiệp vụ văn phòng trên môi trường số như công tác quản lý văn bản, công tác hội họp, công tác quản lý cơ sở vật chất. Kỹ năng số còn là khả năng sử dụng các phần mềm, tiện ích trong bối cảnh chuyển đổi số và khả năng xử lý các tình huống, vấn đề phát sinh trên không gian mạng.
Kỹ năng số của nhân sự văn phòng bao gồm các thao tác kỹ thuật từ cơ bản đến chuyên sâu để có thể tương tác, làm việc với môi trường số, công nghệ số. Kỹ năng số có thể bao gồm các kỹ năng cơ bản sau đây: khai thác dữ liệu và thông tin; sử dụng thiết bị và phần mềm; giao tiếp và hợp tác trong môi trường số; sáng tạo nội dung số; bảo đảm an toàn; giải quyết vấn đề.
Thứ ba, thái độ số/phẩm chất số.
Phẩm chất số bao gồm thái độ sẵn sàng học hỏi, tư duy đổi mới và đạo đức nghề nghiệp trong môi trường số. Trong một thế giới công nghệ thay đổi từng ngày, phẩm chất quan trọng là khả năng tự học và thích nghi. Một nhân sự văn phòng có phẩm chất số tốt sẽ không e ngại cái mới, luôn tìm tòi những giải pháp công nghệ để cải tiến quy trình làm việc cũ. Bên cạnh đó, đạo đức số còn thể hiện ở việc tôn trọng bản quyền thông tin và sự trung thực, bảo mật khi tiếp xúc với các dữ liệu đặc thù của cơ quan. Phẩm chất số thể hiện khả năng sẵn sàng làm việc trên không gian số để thay đổi bản thân, thích ứng với môi trường làm việc số.
Sự kết hợp giữa ba yếu tố này tạo nên một thực thể năng lực hoàn chỉnh. Kiến thức định hướng cho kỹ năng, kỹ năng thực thi dựa trên nền tảng kiến thức, và phẩm chất là sợi dây ràng buộc giúp việc sử dụng công nghệ luôn đi đúng hướng và đạt hiệu quả bền vững
4. Kết luận
Năng lực số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành tiêu chuẩn đo lường sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng trong thời đại mới. Qua quá trình phân tích, có thể khẳng định, việc nâng cao năng lực số là một lộ trình dài hạn, đòi hỏi sự đầu tư đồng bộ từ cả phía tổ chức lẫn nỗ lực tự thân của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, để làm được điều này, trước hết, các cơ quan, đơn vị cần xây dựng khung năng lực số cụ thể, gắn liền với đặc thù nghiệp vụ để làm căn cứ cho công tác tuyển dụng và bồi dưỡng. Bài viết đã chỉ ra cấu trúc của năng lực số; tuy nhiên, từ góc độ bài viết chủ yếu khái quát và hệ thống hóa. Trong thời gian tới, các nghiên cứu cần tập trung làm rõ các năng lực thành phần của năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng và khảo sát, đánh giá năng lực số của đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị cụ thể.
Chú thích:
1. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2015). Tài liệu Hội thảo Chương trình giáo dục phổ thông tổng thể trong chương trình giáo dục phổ thông mới.
2. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2025). Thông tư số 02/2025/TT-BGDĐT ngày 24/01/2025 quy định Khung năng lực số cho người học.
3. Mai Thị Phương, Hồ Huyền Trang, Nguyễn Thị Hài (2023). Sự cần thiết của việc xây dựng Khung năng lực số cho học viên người lớn ở trung tâm học tập cộng đồng. Tạp chí Khoa học Giáo dục Việt Nam, tập 18, số 11.
4. UNESCO (2018). A Global framework of reference on digital literacy skills for indicator 4.4. UNESCO Institute for Statistics, Information Paper No. 51, Ref: UIS/2018/ICT/IP51.
