Áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi khu vực công

Occupational stress among administrative office staff in the context of public sector transformation

ThS. Vũ Đình Phong
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Đại học Quốc gia Hà Nội
Đào Minh Tuân, Nguyễn Thu Hằng, Trần Thị Ngọc Linh
Sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Đại học Quốc gia Hà Nội

(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh khu vực công ở Việt Nam đang đồng thời trải qua quá trình tái cấu trúc tổ chức và chuyển đổi số, áp lực nghề nghiệp đối với đội ngũ nhân viên hành chính – văn phòng ngày càng gia tăng và trở thành một vấn đề đáng quan tâm. Bài viết nhận diện các dạng áp lực nghề nghiệp, phân tích tác động của thay đổi tổ chức và chuyển đổi số đến áp lực công việc; đồng thời, đánh giá khả năng thích ứng của nhân viên trong môi trường làm việc mới. Trên cơ sở khảo sát 90 cán bộ, công chức làm công tác hành chính – văn phòng tại các cơ quan nhà nước, bài viết đề xuất mô hình quản lý áp lực nghề nghiệp theo bốn trụ cột: tổ chức, công nghệ, con người và văn hóa, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực trong khu vực công¹.

Từ khóa: Áp lực nghề nghiệp; nhân viên hành chính – văn phòng; khu vực công; thay đổi tổ chức; chuyển đổi số.

Abstract: Occupational stress among administrative office staff in the public sector has become an increasingly significant issue in the context of ongoing organizational restructuring and digital transformation. This study aims to identify key sources of occupational stress, examine the impact of organizational change and digital transformation on work-related pressure, and assess the adaptive capacity of administrative personnel in a rapidly evolving work environment. Primary data were collected from a survey of 90 public sector employees engaged in administrative and office functions across state agencies in Vietnam. Based on the empirical results, the study proposes a conceptual framework for occupational stress management built on four key pillars: organizational structure, technological support, human capacity, and organizational culture. The framework aims to contribute to improving the effectiveness of human resource management in the public sector transformation.

Keywords: Occupational stress; administrative office staff; public sector; organizational change; digital transformation.

1. Đặt vấn đề

Trong những thập niên gần đây, quản trị khu vực công trên thế giới đang chuyển dịch mạnh mẽ từ mô hình quản lý công mới (New Public Management) sang mô hình quản trị trong kỷ nguyên số (Digital Era Governance), với đặc trưng là tích hợp dữ liệu, tái cấu trúc tổ chức và tăng cường ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công vụ. Quá trình này không chỉ làm thay đổi phương thức cung cấp dịch vụ công mà còn tác động trực tiếp đến cấu trúc tổ chức và điều kiện làm việc của đội ngũ nhân sự trong khu vực công. Đặc biệt, sự gia tăng cường độ công việc, yêu cầu thích ứng công nghệ và sự thay đổi vai trò nghề nghiệp đã khiến vấn đề áp lực nghề nghiệp trở thành một chủ đề được quan tâm trong nhiều nghiên cứu quốc tế (Karasek, 1979²; Lazarus & Folkman, 1984³; Tarafdar et al., 2007⁴).

Tại Việt Nam, bối cảnh nghiên cứu trở nên đặc biệt khi khu vực công đang đồng thời trải qua hai quá trình chuyển đổi quy mô lớn: (1) Tái cấu trúc tổ chức bộ máy và (2) Chuyển đổi số trong hoạt động công vụ. Việc triển khai các nghị quyết về tinh giản biên chế và sắp xếp tổ chức bộ máy đã dẫn đến việc sáp nhập đơn vị hành chính, giảm đầu mối và gia tăng khối lượng công việc đối với đội ngũ cán bộ, công chức. Kết quả khảo sát của Viện Khoa học Tổ chức nhà nước (Bộ Nội vụ) cho thấy, trong số 3.500 công chức cấp xã tại 12 tỉnh, có tới 59,8% cho biết thường xuyên bị quá tải công việc và 43,2% cho rằng động lực làm việc suy giảm sau khi sáp nhập đơn vị (Nguyễn Thị Thủy, 2025)⁵. Những con số này phản ánh rõ ràng sự gia tăng áp lực nghề nghiệp trong bối cảnh tái cấu trúc tổ chức. Song song với đó, Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia theo Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ đã thúc đẩy việc số hóa quy trình hành chính, triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử và dịch vụ công trực tuyến, dẫn đến áp lực liên quan đến năng lực số và thích ứng công nghệ đối với đội ngũ nhân viên hành chính – văn phòng. Xét về lịch sử nghiên cứu, các nghiên cứu về áp lực nghề nghiệp còn tương đối hạn chế và chủ yếu tập trung vào các nhóm đối tượng như nhân viên y tế, giáo viên hoặc công chức nói chung. Các nghiên cứu về chuyển đổi số trong khu vực công chủ yếu tiếp cận từ góc độ chính sách và năng lực số, chưa đi sâu phân tích tác động vi mô đến nhóm nhân viên hành chính – văn phòng, là lực lượng chịu ảnh hưởng trực tiếp từ cả thay đổi tổ chức và chuyển đổi số.

Từ những phân tích trên, có thể thấy, tồn tại một khoảng trống nghiên cứu quan trọng là chưa có một khung phân tích tích hợp giữa thay đổi tổ chức và áp lực công nghệ trong việc lý giải áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng khu vực công. Bài viết được thực hiện nhằm nhận diện các dạng áp lực nghề nghiệp, phân tích cơ chế tác động của quá trình chuyển đổi khu vực công, đồng thời đề xuất một mô hình quản lý áp lực nghề nghiệp phù hợp với điều kiện thực tiễn của Việt Nam; qua đó, không chỉ góp phần bổ sung cơ sở lý luận trong lĩnh vực quản trị công và quản trị văn phòng mà còn có ý nghĩa thực tiễn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính hiện nay.

2. Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu về áp lực nghề nghiệp được xây dựng trên nền tảng các lý thuyết kinh điển và hiện đại trong quản trị tổ chức và hành vi công việc. Trước hết, mô hình Nhu cầu công việc – Kiểm soát – Hỗ trợ (Job demands – Control – Support model) của Karasek (1979)⁶ cho rằng, căng thẳng nghề nghiệp phát sinh khi yêu cầu công việc cao nhưng quyền tự chủ và mức độ hỗ trợ thấp. Tiếp cận này đặc biệt phù hợp trong bối cảnh khu vực công tại Việt Nam đang gia tăng khối lượng công việc do tinh giản biên chế và thay đổi chức năng, nhiệm vụ. Bên cạnh đó, mô hình áp lực và ứng phó (Stress and Coping Model) của Lazarus và Folkman (1984)⁷ nhấn mạnh vai trò của quá trình đánh giá nhận thức và khả năng thích ứng của cá nhân trong việc hình thành áp lực nghề nghiệp. (Lazarus &Folkman, 1984). Theo đó, cùng một tác động từ môi trường tổ chức, mức độ áp lực có thể khác nhau tùy thuộc vào năng lực thích ứng và nguồn lực của người lao động. Trong bối cảnh chuyển đổi số, nghiên cứu kế thừa khung lý thuyết áp lực công nghệ (Technostress) của Tarafdar et al. (2007)⁸, theo đó, áp lực công nghệ được hình thành từ năm nhóm yếu tố: quá tải công nghệ (techno-overload), xâm lấn công nghệ (techno-invasion), phức tạp công nghệ (techno-complexity), bất an công nghệ (techno-insecurity) và bất định công nghệ (techno-uncertainty). Các yếu tố này đã được chứng minh có ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc và sức khỏe tâm lý của người lao động.

Trên cơ sở tổng hợp các lý thuyết trên, nhóm tác giả đề xuất một mô hình nghiên cứu trong đó: (1) Biến độc lập, gồm: thay đổi tổ chức (organizational change), phản ánh các tác động từ tái cấu trúc bộ máy, tinh giản biên chế và điều chỉnh chức năng nhiệm vụ; áp lực công nghệ (technostress), phản ánh tác động của chuyển đổi số đến môi trường làm việc. (2) Biến phụ thuộc trung tâm: áp lực nghề nghiệp (occupational stress) của nhân viên hành chính – văn phòng. (3) Biến hệ quả: hiệu suất công việc; sức khỏe tâm lý (stress, kiệt sức) và ý định nghỉ việc.

Ngoài ra, còn xem xét năng lực số và khả năng thích ứng của nhân viên, như những yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức độ cảm nhận áp lực nghề nghiệp. Mô hình này cho phép phân tích tác động đồng thời của hai quá trình chuyển đổi lớn trong khu vực công là thay đổi tổ chức và chuyển đổi số đến áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tiếp cận hỗn hợp (mixed-methods), kết hợp giữa phân tích định lượng và định tính nhằm bảo đảm tính toàn diện của kết quả.

Dữ liệu định lượng được thu thập thông qua khảo sát bằng bảng hỏi cấu trúc, sử dụng thang đo Likert 5 mức độ (từ 1 – hoàn toàn không đồng ý đến 5 – hoàn toàn đồng ý). Đối tượng khảo sát là cán bộ, công chức làm công tác hành chính – văn phòng trong các cơ quan nhà nước ở Việt Nam. Kết quả khảo sát bước đầu thu được 90 phiếu trả lời hợp lệ, với cơ cấu mẫu đa dạng về vị trí công tác và cấp hành chính, phản ánh tương đối đầy đủ đặc điểm của nhóm nghiên cứu. Bên cạnh đó, nghiên cứu sử dụng phỏng vấn bán cấu trúc với một số cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng nhằm bổ trợ cho việc diễn giải kết quả định lượng.

3. Thực trạng áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi khu vực công

Kết quả khảo sát được thu thập từ 90 cán bộ, công chức làm công tác hành chính – văn phòng trong các cơ quan nhà nước tại Việt Nam cho thấy, bức tranh tương đối rõ nét về đặc điểm mẫu nghiên cứu cũng như các dạng áp lực nghề nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi khu vực công.

Về đặc điểm mẫu, lực lượng tham gia khảo sát có sự phân bố khá đặc trưng cho lĩnh vực hành chính – văn phòng. Trong đó, nữ giới chiếm tỷ lệ áp đảo với 92,2%, trong khi nam giới chỉ chiếm 7,8%, phản ánh tính chất giới của nghề nghiệp này trong khu vực công. Xét theo độ tuổi, nhóm từ 25 – 35 tuổi (chiếm tỷ lệ cao nhất là 52,2%), tiếp theo là nhóm từ 36 – 45 tuổi (30%) và những giai đoạn chịu áp lực cao về hiệu suất công việc và phát triển nghề nghiệp. Về trình độ chuyên môn, 80% người tham gia có trình độ đại học và 7,8% có trình độ sau đại học, thể hiện nền tảng học vấn tương đối cao của đội ngũ này. Đáng chú ý, 98,9% người trả lời là nhân viên/chuyên viên, cho thấy kết quả nghiên cứu chủ yếu phản ánh nhóm thực thi công việc trực tiếp trong bộ máy hành chính .

Trên cơ sở dữ liệu khảo sát, áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng có thể được nhận diện rõ nét qua hai nguồn tác động chính: thay đổi tổ chức và chuyển đổi số. Trước hết, đối với áp lực từ thay đổi tổ chức, phần lớn người trả lời thể hiện mức độ đồng thuận cao với các nhận định liên quan đến sự gia tăng khối lượng công việc, sự bất ổn về vị trí việc làm và những khó khăn trong phối hợp công việc sau khi tái cấu trúc. Phân tích phân bố câu trả lời cho thấy tỷ lệ lựa chọn mức “đồng ý” và “hoàn toàn đồng ý” chiếm ưu thế ở hầu hết các biến quan sát. Điều này phản ánh một thực tế rằng quá trình tinh giản biên chế và sáp nhập đơn vị không chỉ làm thay đổi cấu trúc tổ chức mà còn làm gia tăng đáng kể cường độ lao động đối với từng cá nhân. Các ý kiến mở từ người tham gia khảo sát cũng củng cố nhận định này khi nhiều người cho biết khối lượng công việc tăng gấp 2 – 3 lần sau sáp nhập, trong khi nhân lực không được bổ sung tương ứng, dẫn đến tình trạng quá tải kéo dài và áp lực hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn.

Song song với đó, áp lực công nghệ nổi lên như một yếu tố mới nhưng có tác động mạnh mẽ. Kết quả khảo sát cho thấy đa số người trả lời đồng ý rằng họ phải đối mặt với áp lực khi học và sử dụng các hệ thống công nghệ mới, đồng thời phải duy trì song song cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Đặc biệt, đối với biến “duy trì song song hai hệ thống”, tỷ lệ lựa chọn mức “hoàn toàn đồng ý” chiếm tỷ trọng lớn nhất, cho thấy đây là nguồn gây áp lực điển hình trong giai đoạn chuyển đổi số chưa hoàn chỉnh. Ngoài ra, việc sử dụng liên tục các công cụ như email, Zalo và các hệ thống quản lý điện tử cũng làm gia tăng cảm giác “luôn trong trạng thái làm việc”, xóa nhòa ranh giới giữa công việc và đời sống cá nhân. Những kết quả này cho thấy, chuyển đổi số trong khu vực công hiện nay không chỉ tạo ra yêu cầu về năng lực mới mà còn làm gia tăng cường độ và tính liên tục của công việc, từ đó góp phần hình thành áp lực công nghệ rõ rệt .

Hệ quả trực tiếp của các nguồn áp lực này được thể hiện rõ qua các biểu hiện tâm lý và hành vi nghề nghiệp. Kết quả khảo sát cho thấy, tỷ lệ người lựa chọn mức “đồng ý” và “hoàn toàn đồng ý” đối với các biểu hiện như “thường xuyên cảm thấy quá tải và căng thẳng”, “áp lực công việc ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần” và “khó duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống” đều ở mức cao. Điều này cho thấy, áp lực nghề nghiệp không chỉ dừng lại ở cảm nhận chủ quan mà đã chuyển hóa thành trạng thái căng thẳng tâm lý mang tính phổ biến. Đáng chú ý, các biểu hiện liên quan đến sức khỏe như mất ngủ, đau đầu và cảm giác kiệt sức cũng xuất hiện với tần su

Tuy nhiên, một điểm đáng chú ý là mặc dù đối mặt với nhiều áp lực, phần lớn nhân viên hành chính – văn phòng vẫn thể hiện khả năng thích ứng tương đối tích cực. Kết quả khảo sát cho thấy tỷ lệ người đồng ý với các nhận định như “chủ động tham gia các khóa đào tạo kỹ năng số”, “có thể thích nghi với thay đổi tổ chức” và “nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và lãnh đạo” chiếm ưu thế. Điều này cho thấy năng lực số và môi trường hỗ trợ đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tác động tiêu cực của áp lực nghề nghiệp. Tuy nhiên, khả năng thích ứng này không đủ để triệt tiêu áp lực mà chỉ giúp người lao động duy trì trạng thái làm việc trong điều kiện áp lực cao.

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong khu vực công hiện nay mang tính chất đa chiều và có xu hướng gia tăng, đặc biệt trong bối cảnh hai quá trình chuyển đổi lớn là tái cấu trúc tổ chức và chuyển đổi số đang diễn ra đồng thời. Hai yếu tố này không chỉ tác động riêng lẻ mà còn tạo ra hiệu ứng cộng hưởng, hình thành một dạng “áp lực kép”, làm gia tăng đáng kể cường độ và tính phức tạp của công việc.

4. Đánh giá những kết quả mang lại

Kết quả nghiên cứu cho thấy, áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong khu vực công ở Việt Nam không phải là hiện tượng đơn lẻ mà là kết quả của sự tương tác phức tạp giữa các yếu tố tổ chức và công nghệ trong bối cảnh chuyển đổi. Phát hiện này có thể được lý giải một cách nhất quán thông qua các khung lý thuyết về áp lực nghề nghiệp. Trước hết, từ góc độ mô hình Job demands – Control – Support (Karasek, 1979)⁹, kết quả khảo sát phản ánh rõ sự gia tăng “nhu cầu công việc” (job demands) trong khi các yếu tố “kiểm soát” (control) và “hỗ trợ” (support) chưa tăng tương ứng. Việc tinh giản biên chế và sáp nhập đơn vị đã làm gia tăng đáng kể khối lượng công việc, trong khi quyền tự chủ trong tổ chức công vụ thường bị giới hạn bởi các quy trình hành chính chặt chẽ. Điều này tạo ra trạng thái mất cân bằng – một trong những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến căng thẳng nghề nghiệp. Các phản hồi từ kết quả phỏng vấn bán cấu trúc cho thấy, nhiều nhân viên phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều vai trò, thậm chí kiêm nhiệm các nhiệm vụ ngoài chuyên môn, củng cố thêm luận điểm rằng áp lực tổ chức là nguồn gây căng thẳng chủ yếu trong bối cảnh hiện nay.

Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của bài viết cũng phù hợp với cách tiếp cận của Lazarus và Folkman (1984)¹⁰ khi nhấn mạnh vai trò của nhận thức cá nhân và khả năng thích ứng trong việc hình thành áp lực. Mặc dù phần lớn người tham gia khảo sát thể hiện khả năng thích ứng tương đối tốt với môi trường làm việc mới, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc áp lực được triệt tiêu. Ngược lại, áp lực vẫn tồn tại ở mức cao cho thấy, năng lực thích ứng chủ yếu đóng vai trò như một cơ chế “điều chỉnh” hơn là “loại bỏ” căng thẳng. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh khu vực công, nơi mà nhân viên ít lựa chọn thay thế nghề nghiệp so với khu vực tư, buộc họ phải thích nghi với áp lực thay vì né tránh.

Một phát hiện nổi bật trong bài viết là vấn đề áp lực công nghệ trong việc gia tăng áp lực nghề nghiệp. Kết quả khảo sát cho thấy, các yếu tố như phải sử dụng nhiều hệ thống công nghệ, duy trì song song quy trình giấy và điện tử cũng như yêu cầu thích ứng nhanh với các nền tảng mới đều góp phần làm gia tăng cảm nhận căng thẳng. Điều này hoàn toàn phù hợp với khung lý thuyết của Tarafdar et al. (2007)¹¹, trong đó các thành phần như quá tải công nghệ và phức tạp công nghệ được xem là những nguồn gây căng thẳng đáng kể. Trong bối cảnh tại Việt Nam, kết quả nghiên cứu còn chỉ ra một đặc điểm đặc thù là chuyển đổi số không làm giảm tải công việc trong giai đoạn đầu mà ngược lại còn làm tăng khối lượng công việc do sự thiếu đồng bộ giữa các hệ thống và quy trình. Đây là điểm khác biệt đáng chú ý so với nhiều nghiên cứu trong bối cảnh các nước phát triển, nơi chuyển đổi số thường gắn với tối ưu hóa quy trình và giảm tải áp lực công việc.

Một đóng góp quan trọng của nghiên cứu là việc làm rõ sự tồn tại của một dạng “áp lực kép” trong khu vực công, phát sinh từ sự kết hợp giữa thay đổi tổ chức và áp lực công nghệ. Hai yếu tố này không chỉ tồn tại song song mà còn có xu hướng khuếch đại lẫn nhau. Ví dụ, khi tổ chức tinh giản biên chế, khối lượng công việc tăng lên; đồng thời, việc chuyển đổi số lại yêu cầu xử lý công việc nhanh hơn và chính xác hơn dựa trên nền tảng công nghệ, khiến áp lực càng trở nên nghiêm trọng. Kết quả này góp phần bổ sung cho các nghiên cứu trước đây vốn thường xem xét riêng lẻ từng yếu tố gây căng thẳng, bằng cách đề xuất một cách tiếp cận tích hợp hơn phù hợp với bối cảnh chuyển đổi của khu vực công.

Bên cạnh đó, áp lực nghề nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn tác động sâu sắc đến sức khỏe tâm lý và mức độ gắn bó của người lao động với tổ chức. Các biểu hiện, như: kiệt sức, mất ngủ, suy giảm động lực làm việc và gia tăng ý định rời bỏ khu vực công cho thấy áp lực nghề nghiệp đã vượt ra khỏi phạm vi công việc thuần túy, trở thành một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc sống của người lao động. Những phát hiện này đặc biệt đáng lưu ý trong bối cảnh khu vực công, nơi mà sự ổn định nhân sự và mức độ cam kết tổ chức của đội ngũ cán bộ, công chức đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. Đáng chú ý, trong bối cảnh tái cấu trúc tổ chức và chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, một giả định truyền thống về khu vực công đang dần bị thách thức, đó là tính ổn định của việc làm.

Trước đây, sự ổn định được xem là một trong những lý do quan trọng khiến người lao động lựa chọn làm việc trong các cơ quan nhà nước thay vì khu vực tư. Ngoài ra, sự gia tăng áp lực công việc, bất định về vị trí và yêu cầu thích ứng liên tục với môi trường số đã làm suy giảm đáng kể cảm nhận về sự ổn định này. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến động lực làm việc mà còn có thể dẫn đến sự dịch chuyển lao động từ khu vực công sang khu vực tư, đặc biệt đối với nhóm nhân lực trẻ và có năng lực. Trong bối cảnh đó, việc quản lý áp lực nghề nghiệp không chỉ là một vấn đề nội bộ của từng cơ quan mà cần được nhìn nhận như một yếu tố chiến lược trong quản trị nguồn nhân lực khu vực công. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng ghi nhận một yếu tố tích cực là vai trò của năng lực số và sự hỗ trợ từ tổ chức trong việc giảm thiểu áp lực nghề nghiệp. Những nhân viên có khả năng sử dụng công nghệ tốt và nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, lãnh đạo thường có mức độ cảm nhận áp lực thấp hơn. Điều này gợi ý các yếu tố nguồn lực có thể đóng vai trò quan trọng trong việc cân bằng tác động của các yếu tố gây áp lực.

5. Một số khuyến nghị

Từ những phân tích trên, có thể thấy, áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong khu vực công tại Việt Nam là một hiện tượng mang tính hệ thống, gắn liền với quá trình thay đổi tổ chức và chuyển đổi số. Do đó, việc quản lý áp lực nghề nghiệp không thể chỉ dừng lại ở cấp độ cá nhân mà cần được tiếp cận như một vấn đề quản trị tổ chức tổng thể, kết hợp giữa cải cách thể chế, hoàn thiện hệ thống công nghệ và phát triển năng lực con người. Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất một số khuyến nghị sau:

Thứ nhất, đối với cấp độ tổ chức và cơ quan quản lý nhà nước, cần có sự điều chỉnh hợp lý trong quá trình tái cấu trúc bộ máy nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến người lao động. Việc tinh giản biên chế và sáp nhập đơn vị cần đi kèm với đánh giá lại khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực phù hợp, tránh tình trạng một cá nhân phải đảm nhiệm khối lượng công việc vượt quá năng lực. Đồng thời, cần tăng cường phân quyền và trao quyền tự chủ trong xử lý công việc, giúp nhân viên có khả năng kiểm soát tốt hơn tiến độ và phương thức thực hiện nhiệm vụ, qua đó giảm áp lực tâm lý.

Thứ hai, trong quá trình triển khai chuyển đổi số, cần chuyển từ cách tiếp cận “áp đặt công nghệ” sang “lấy người dùng làm trung tâm”. Các hệ thống phần mềm cần được thiết kế theo hướng đơn giản, đồng bộ và thân thiện, hạn chế tối đa việc vận hành song song giữa quy trình giấy và điện tử. Việc chuẩn hóa dữ liệu và liên thông hệ thống cần được đẩy mạnh để giảm thao tác lặp lại và thời gian xử lý công việc. Đồng thời, cần xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp, tránh thay đổi công nghệ quá nhanh gây ra trạng thái “quá tải công nghệ” đối với người sử dụng.

Thứ ba, cần chú trọng đến phát triển năng lực số cho đội ngũ cán bộ, công chức, đặc biệt là nhân viên hành chính – văn phòng. Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần được thiết kế theo hướng thực tiễn, gắn với công việc cụ thể, giúp người học có thể áp dụng ngay vào thực tiễn. Bên cạnh đó, cần xây dựng cơ chế hỗ trợ kỹ thuật kịp thời trong quá trình sử dụng hệ thống công nghệ, giảm cảm giác bất an và phụ thuộc vào công nghệ.

Đối với bản thân nhân viên hành chính – văn phòng, cần chủ động nâng cao năng lực cá nhân, đặc biệt là kỹ năng số và kỹ năng quản lý thời gian. Việc xây dựng thói quen làm việc khoa học, ưu tiên công việc hợp lý và tận dụng hiệu quả các công cụ công nghệ có thể giúp giảm áp lực và nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, việc duy trì các hoạt động cân bằng đời sống cá nhân cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế tác động tiêu cực của áp lực nghề nghiệp.

Thứ tư, từ góc độ quản trị nguồn nhân lực, các cơ quan cần quan tâm hơn đến yếu tố sức khỏe tâm lý và môi trường làm việc. Việc xây dựng văn hóa tổ chức cởi mở, khuyến khích chia sẻ khó khăn và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên có thể giúp giảm đáng kể áp lực nghề nghiệp. Đồng thời, cần xem xét đưa nội dung quản lý áp lực và cân bằng công việc – cuộc sống vào các chương trình đào tạo, bồi dưỡng công chức.

Thứ năm, ở tầm vĩ mô, cần có những nghiên cứu sâu hơn và mang tính hệ thống về quản lý áp lực nghề nghiệp trong khu vực công nhằm xây dựng các chính sách dài hạn về phát triển nguồn nhân lực phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính. Điều này không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước mà còn bảo đảm sự phát triển bền vững của đội ngũ cán bộ, công chức trong tương lai.

Thứ sáu, dựa trên các khung lý thuyết về áp lực nghề nghiệp và kết quả khảo sát thực nghiệm, nhóm nghiên cứu cho rằng, áp lực nghề nghiệp được xem là kết quả của sự tương tác giữa hai nhóm yếu tố chính là các nguồn gây áp lực (stressors) và các nguồn lực giảm áp lực (resources). Các nguồn gây áp lực chủ yếu xuất phát từ quá trình thay đổi tổ chức và chuyển đổi số, trong khi các nguồn lực giảm áp lực liên quan đến năng lực cá nhân và môi trường hỗ trợ trong tổ chức.

Chính vì vậy, mô hình quản lý áp lực nghề nghiệp trong khu vực công được đề xuất xây dựng có cấu trúc xoay quanh bốn trụ cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:

(1) Yếu tố tổ chức, phản ánh cách thức thiết kế công việc, phân công nhiệm vụ và vận hành bộ máy hành chính. Trong bối cảnh tinh giản biên chế và sáp nhập đơn vị, việc gia tăng khối lượng công việc và thay đổi vai trò nghề nghiệp là những nguồn gây áp lực trực tiếp đối với nhân viên. Do đó, quản lý áp lực ở cấp độ này đòi hỏi phải tái thiết kế công việc theo hướng hợp lý hơn, bảo đảm sự cân đối giữa khối lượng công việc và nguồn lực, đồng thời, tăng cường mức độ tự chủ trong xử lý công việc.

(2) Yếu tố công nghệ, phản ánh tác động của chuyển đổi số đến môi trường làm việc. Kết quả nghiên cứu cho thấy, việc triển khai công nghệ trong khu vực công, đặc biệt trong giai đoạn chuyển tiếp, không những không làm giảm tải công việc mà còn làm gia tăng áp lực do phải vận hành song song các hệ thống truyền thống và điện tử. Vì vậy, việc quản lý áp lực trong bối cảnh này cần tập trung vào việc chuẩn hóa và đơn giản hóa hệ thống công nghệ, giảm thiểu các thao tác lặp lại và xây dựng các giải pháp công nghệ thân thiện với người sử dụng.

(3) Yếu tố con người, liên quan đến năng lực và khả năng thích ứng của nhân viên hành chính – văn phòng. Nghiên cứu cho thấy những cá nhân có năng lực số tốt và khả năng thích ứng cao thường có mức độ cảm nhận áp lực thấp hơn. Điều này cho thấy, vai trò quan trọng của việc phát triển nguồn lực cá nhân, bao gồm kỹ năng số, kỹ năng quản lý thời gian và kỹ năng ứng phó với áp lực. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh năng lực cá nhân chỉ có thể giúp giảm thiểu áp lực, chứ không thể thay thế vai trò của các yếu tố tổ chức và công nghệ.

(4) Yếu tố văn hóa và môi trường làm việc, phản ánh mức độ hỗ trợ từ lãnh đạo và đồng nghiệp, cũng như các giá trị và chuẩn mực trong tổ chức. Một môi trường làm việc có tính hỗ trợ cao, khuyến khích chia sẻ và ghi nhận đóng góp có thể giúp giảm đáng kể cảm nhận áp lực nghề nghiệp. Ngược lại, môi trường thiếu hỗ trợ sẽ làm gia tăng cảm giác căng thẳng và giảm sự gắn bó của nhân viên với tổ chức.

Mô hình quản lý áp lực nghề nghiệp được đề xuất nhấn mạnh về những áp lực nghề nghiệp không thể được loại bỏ hoàn toàn mà cần được quản trị thông qua việc thiết lập sự cân bằng giữa các nguồn gây áp lực và các nguồn lực hỗ trợ. Trong đó, thay đổi tổ chức và chuyển đổi số là hai yếu tố có xu hướng khuếch đại lẫn nhau, tạo ra một dạng “áp lực kép” đặc thù trong khu vực công. Việc quản lý hiệu quả áp lực nghề nghiệp, do đó, đòi hỏi phải có sự can thiệp đồng thời ở cả bốn trụ cột của mô hình, thay vì chỉ tập trung vào một khía cạnh riêng lẻ. Từ góc độ học thuật, mô hình này góp phần mở rộng cách tiếp cận nghiên cứu áp lực nghề nghiệp bằng việc tích hợp yếu tố công nghệ vào trong bối cảnh thay đổi tổ chức, đồng thời, đề xuất một khung phân tích phù hợp với các nền hành chính đang trong quá trình chuyển đổi. Từ góc độ thực tiễn, mô hình cung cấp một cơ sở tham chiếu để các cơ quan nhà nước xây dựng các giải pháp quản lý áp lực nghề nghiệp một cách hệ thống, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng nguồn nhân lực trong khu vực công.

6. Kết luận

Bài viết chỉ rõ những áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong khu vực công Việt Nam đang có xu hướng gia tăng rõ rệt trong bối cảnh chuyển đổi tổ chức và chuyển đổi số diễn ra đồng thời. Đồng thời, cũng làm rõ sự tồn tại của dạng “áp lực kép”, phát sinh từ sự kết hợp giữa thay đổi tổ chức và chuyển đổi số. Hai yếu tố này không chỉ tác động độc lập mà còn có xu hướng khuếch đại lẫn nhau, làm gia tăng cường độ và tính phức tạp của công việc, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất, sức khỏe tâm lý và mức độ gắn bó của người lao động với tổ chức. Tuy nhiên, các yếu tố này hiện mới đóng vai trò điều tiết, chưa đủ để triệt tiêu áp lực trong bối cảnh hệ thống tổ chức và công nghệ còn nhiều bất cập. Với những đề xuất về cách tiếp cận quản lý áp lực nghề nghiệp theo hướng tích hợp, kết hợp giữa điều chỉnh tổ chức, hoàn thiện hệ thống công nghệ và phát triển năng lực con người, bài viết đóng góp một phần không nhỏ nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực trong khu vực công, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số đang ngày càng sâu rộng.

Chú thích:
1. Bài viết là một phần kết quả nghiên cứu trong đề tài: “Áp lực nghề nghiệp của nhân viên hành chính – văn phòng trong bối cảnh thay đổi cấu trúc tổ chức và chuyển đổi số khu vực công”. Mã số: SV.2026.22, được Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tài trợ.
2, 6, 9. Karasek, R. A. (1979). Job demands, job decision latitude, and mental strain: Implications for job redesign/ Yêu cầu công việc, mức độ tự chủ trong quyết định công việc và căng thẳng tâm lý: Hàm ý đối với việc tái thiết kế công việc. Administrative Science Quarterly, 24(2), 285 – 308.
3, 7, 10. Lazarus, R. S., & Folkman, S. (1984). Stress, appraisal, and coping/ Căng thẳng, đánh giá và ứng phó. Springer Publishing Company.
4, 8, 11. Tarafdar et al., (2007). The Impact of Technostress on Role Stress and Productivity/ Tác động của Áp lực Công nghệ đến Áp lực Vai trò và Năng suất Làm việc. Journal of Management Information Systems. 24(1):301-328. DOI:10.2753/MIS0742-1222240109.
5. Tăng cường động lực làm việc cho công chức cấp cơ sở trong tiến trình tinh gọn bộ máy hành chính nhà nước. https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/05/20/tang-cuong-dong-luc-lam-viec-cho-cong-chuc-cap-co-so-trong-tien-trinh-tinh-gon-bo-may-hanh-chinh-nha-nuoc/ (18.03.2026)
Tài liệu tham khảo:
1. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2017). Nghị quyết số 18-NQ/TW về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
2. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
3. Quốc hội (2025). Luật Cán bộ, công chức năm 2025.
4. Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
5. Chuyển đổi số trong đào tạo, bồi dưỡng công chức hướng tới nền hành chính hiện đại. https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/08/26/chuyen-doi-so-trong-dao-tao-boi-duong-cong-chuc-huong-toi-nen-hanh-chinh-hien-dai/
6. Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách chuyển đổi số tại TP. Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị chính quyền địa phương hai cấp.
https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/11/18/xay-dung-doi-ngu-can-bo-chuyen-trach-chuyen-doi-so-tai-tp-ho-chi-minh-nham-dap-ung-yeu-cau-quan-tri-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap/
7. Tăng cường động lực làm việc cho công chức cấp cơ sở trong tiến trình tinh gọn bộ máy hành chính nhà nước. https://www.quanlynhanuoc.vn/2025/05/20/tang-cuong-dong-luc-lam-viec-cho-cong-chuc-cap-co-so-trong-tien-trinh-tinh-gon-bo-may-hanh-chinh-nha-nuoc/
8. Cameron, K. S., Freeman, S. J., & Mishra, A. K. (1993). Downsizing and redesigning organizations/Thu hẹp quy mô và tái thiết kế tổ chức. In G. P. Huber & W. H. Glick (Eds.), Organizational change and redesign (pp. 19 – 65). Oxford University Press.
9. Demerouti, E., Bakker, A. B., Nachreiner, F., & Schaufeli, W. B. (2001). The job demands-resources model of burnout/ Mô hình yêu cầu công việc – nguồn lực công việc của kiệt sức nghề nghiệp. Journal of Applied Psychology, 86(3), 499–512.
10. Kiefer, T. (2005). Feeling bad: Antecedents and consequences of negative emotions in ongoing change/ Cảm xúc tiêu cực: Các yếu tố tiền đề và hệ quả trong bối cảnh thay đổi đang diễn ra. Journal of Organizational Behavior, 26(8), 875–897.
11. OECD (2023). OECD Employment Outlook 2023: Artificial intelligence and the labor market. OECD Publishing. https://www.oecd.org/en/publications/oecd-employment-outlook-2023_08785bba-en.html (18.03.2026)