Mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư: nghiên cứu trường hợp Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

Knowledge management model in investment management: a case study of Ho Chi Minh National Academy of Politics

ThS. Nguyễn Thanh Tân
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

(Quanlynhanuoc.vn) – Quản trị tri thức ngày càng trở thành một yêu cầu quan trọng nhằm nâng cao chất lượng quản lý đầu tư trong các tổ chức công, nơi tri thức chuyên môn thường phân tán, phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và khó được kế thừa một cách có hệ thống. Trên cơ sở vận dụng các lý thuyết về quản trị tri thức và bộ nhớ tổ chức, bài viết phân tích thực trạng quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Từ đó, đề xuất mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư với Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (Investment Knowledge System – IKS) là công cụ vận hành trung tâm, đồng thời, xây dựng bộ chỉ số đánh giá nhằm hỗ trợ triển khai mô hình trong thực tiễn.

Từ khóa: Quản trị tri thức; quản lý đầu tư; bộ nhớ tổ chức; hệ thống tri thức quản lý đầu tư; Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.

Abstract: Knowledge management is increasingly becoming a critical requirement for improving the quality of investment management in public organizations, where specialized knowledge is often scattered, dependent on individual experience, and difficult to systematically pass on. Based on the application of theories of knowledge management and organizational memory, this article analyzes the current state of knowledge management in investment management at the Ho Chi Minh National Political Academy. Based on this analysis, the paper proposes a knowledge management model for investment management, with the Investment Knowledge System (IKS) as its central operational tool, and develops a set of evaluation indicators to support the practical implementation of the model.

Keywords: Knowledge management; investment management; organizational memory; Investment Knowledge System; Ho Chi Minh National Political Academy.

1. Đặt vấn đề

Quản lý đầu tư trong các tổ chức công không chỉ đòi hỏi nguồn lực tài chính mà còn phụ thuộc đáng kể vào khả năng tạo lập, lưu giữ, chia sẻ và khai thác tri thức trong toàn bộ chu trình đầu tư. Bên cạnh hệ thống văn bản pháp luật, hoạt động đầu tư còn tích lũy một khối lượng lớn tri thức hình thành từ quá trình lập dự án, lựa chọn nhà thầu, tổ chức thực hiện, nghiệm thu, quyết toán và xử lý các tình huống phát sinh. Tuy nhiên, phần lớn tri thức này tồn tại dưới dạng kinh nghiệm cá nhân, phân tán trong các đơn vị và chưa được quản trị như một nguồn lực của tổ chức. Khi cán bộ thay đổi vị trí công tác hoặc nghỉ hưu, nhiều kinh nghiệm thực tiễn không được kế thừa, làm giảm hiệu quả quản lý và gia tăng nguy cơ lặp lại những sai sót đã từng xảy ra.

Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (viết tắt là Học viện) là đơn vị sự nghiệp công lập có quy mô đầu tư lớn, quản lý nhiều dự án xây dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị trên phạm vi toàn hệ thống. Đặc điểm tổ chức phân tán, nhiều cấp quản lý và sự đa dạng của các loại hình dự án đặt ra yêu cầu phải hình thành cơ chế quản trị tri thức thống nhất nhằm bảo đảm tính kế thừa, khả năng chia sẻ và hỗ trợ ra quyết định trong quản lý đầu tư.

2. Cơ sở lý luận về quản trị tri thức trong quản lý đầu tư

2.1. Tri thức và quản trị tri thức trong tổ chức

Trong quản trị hiện đại, tri thức được xem là nguồn lực chiến lược quyết định năng lực của tổ chức bên cạnh vốn, công nghệ và nguồn nhân lực. Khác với dữ liệu và thông tin, tri thức không chỉ phản ánh những gì đã xảy ra mà còn bao hàm kinh nghiệm, khả năng phân tích, phán đoán và lựa chọn phương án hành động trong những bối cảnh cụ thể. Davenport và Prusak (1998, p.5)¹ cho rằng tri thức là sự kết hợp giữa kinh nghiệm, giá trị, thông tin theo ngữ cảnh và hiểu biết chuyên môn, tạo nên khuôn khổ để con người tiếp nhận thông tin mới và đưa ra quyết định. Điều đó cho thấy, giá trị của tri thức không nằm ở bản thân thông tin mà ở khả năng vận dụng để giải quyết các vấn đề thực tiễn.

Lý thuyết quản trị tri thức thường phân biệt 2 dạng tri thức cơ bản: tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge). Polanyi (1966, tr.4)² cho rằng “Con người luôn biết nhiều hơn những gì họ có thể diễn đạt thành lời”. Nhận định này chỉ ra rằng không phải toàn bộ tri thức đều có thể được mã hóa thành văn bản hay quy trình; một phần quan trọng của tri thức tồn tại dưới dạng kinh nghiệm, trực giác và kỹ năng thực hành của mỗi cá nhân.

Quản trị tri thức là quá trình tạo lập, lưu giữ, chia sẻ và ứng dụng tri thức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Theo Bhatt (2001, p.68)³, quản trị tri thức không chỉ là quản lý thông tin mà còn bao gồm việc xác nhận, tổ chức và khai thác tri thức để phục vụ hoạt động quản lý. Alavi và Leidner (2001, p.107)⁴ cho rằng hiệu quả của quản trị tri thức phụ thuộc vào sự kết hợp giữa con người, quy trình, công nghệ và văn hóa tổ chức. Do đó, mục tiêu của quản trị tri thức không chỉ là tích lũy tài liệu mà quan trọng hơn là chuyển tri thức cá nhân thành tri thức của tổ chức, tạo điều kiện để tri thức được kế thừa, chia sẻ và vận dụng trong quá trình ra quyết định. Đây cũng là cơ sở lý luận để nghiên cứu quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại các tổ chức công.

2.2. Quản trị tri thức trong quản lý đầu tư

Quản lý đầu tư là lĩnh vực có tính liên ngành cao, chịu sự chi phối đồng thời của pháp luật, kỹ thuật, tài chính, quản trị dự án và thực tiễn tổ chức thực hiện. Vì vậy, tri thức trong quản lý đầu tư không chỉ là hệ thống quy định pháp lý hay các hồ sơ, tài liệu của dự án mà còn bao gồm kinh nghiệm xử lý tình huống, năng lực phối hợp giữa các chủ thể và những bài học được tích lũy trong suốt vòng đời của mỗi dự án. Đây là loại tri thức được hình thành qua nhiều giai đoạn, nhiều cấp quản lý và nhiều chủ thể tham gia, nên có tính phân tán, không đồng nhất và khó chuẩn hóa.

Có thể phân chia tri thức trong quản lý đầu tư thành 4 nhóm cơ bản: (1) tri thức thể chế bao gồm các quy định của pháp luật về đầu tư công, xây dựng, đấu thầu, ngân sách nhà nước và các quy chế nội bộ của tổ chức; (2) tri thức chuyên môn phản ánh kiến thức về lập dự án, thiết kế, dự toán, giám sát, nghiệm thu, quyết toán và quản lý tài sản; (3) tri thức kinh nghiệm được tích lũy từ quá trình triển khai từng dự án, xử lý các tình huống phát sinh và rút kinh nghiệm sau đầu tư; (4) tri thức dữ liệu bao gồm hệ thống số liệu về suất đầu tư, định mức, đơn giá, tiến độ, chất lượng và hiệu quả khai thác công trình. Các nhóm tri thức này có mối quan hệ bổ sung lẫn nhau và chỉ phát huy giá trị khi được quản trị trong một chỉnh thể thống nhất.

Khác với tri thức trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tri thức trong quản lý đầu tư có 3 đặc điểm nổi bật. Một là, tính phụ thuộc lớn vào bối cảnh pháp lý và điều kiện thực hiện dự án, nên giá trị của tri thức thay đổi theo thời gian và môi trường áp dụng. Hai là, phần lớn tri thức quyết định chất lượng quản lý lại tồn tại dưới dạng kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ, khó được phản ánh đầy đủ trong hồ sơ và tài liệu. Ba là, chu kỳ đầu tư thường kéo dài, nhiều chủ thể cùng tham gia, nên nếu thiếu cơ chế quản trị phù hợp thì dễ dẫn đến đứt gãy tri thức giữa các giai đoạn và giữa các thế hệ cán bộ.

Do đó, quản trị tri thức trong quản lý đầu tư không chỉ nhằm lưu giữ hồ sơ mà còn hướng tới chuyển hóa tri thức cá nhân thành tri thức của tổ chức, tạo lập môi trường để tri thức được chia sẻ, kế thừa và vận dụng trong quá trình ra quyết định. Theo Nonaka và Takeuchi (1995, tr.62)⁵, giá trị của quản trị tri thức không nằm ở việc tích lũy thông tin mà ở khả năng chuyển hóa tri thức ẩn thành tri thức hiện hữu và ngược lại. Đối với quản lý đầu tư, điều này đồng nghĩa với việc biến những kinh nghiệm rời rạc của từng cán bộ thành tài sản chung, góp phần nâng cao chất lượng quyết định đầu tư và bảo đảm tính liên tục của năng lực quản lý trong tổ chức.

2.3. Nội dung của mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư

Quản trị tri thức trong quản lý đầu tư không phải là tập hợp các hoạt động độc lập mà là một quá trình liên tục, trong đó tri thức được tạo lập, lưu giữ, chuyển hóa, chia sẻ, ứng dụng và tiếp tục được làm giàu thông qua hoạt động học tập của tổ chức. Các nội dung này có mối quan hệ chặt chẽ, tạo thành một chu trình khép kín nhằm bảo đảm tri thức không ngừng được tích lũy, kế thừa và phát huy giá trị trong toàn bộ vòng đời của hoạt động đầu tư.

Thứ nhất, lưu giữ tri thức. Đây là khâu nền tảng của quản trị tri thức, nhằm bảo đảm những kinh nghiệm, dữ liệu và bài học hình thành trong quá trình quản lý đầu tư không bị mất đi khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc cơ cấu tổ chức. Theo Walsh và Ungson (1991)⁶, tri thức của tổ chức được lưu giữ thông qua nhiều “vùng nhớ”, bao gồm con người, văn hóa, quy trình, cấu trúc tổ chức và môi trường làm việc. Đối với quản lý đầu tư, lưu giữ tri thức không chỉ là lưu hồ sơ dự án mà còn phải hình thành bộ nhớ tổ chức, giúp kinh nghiệm của từng dự án trở thành tài sản chung, phục vụ các quyết định đầu tư trong tương lai.

Thứ hai, chuyển hóa tri thức. Tri thức chỉ có giá trị đối với tổ chức khi được chuyển từ kinh nghiệm cá nhân thành tri thức có thể chia sẻ và sử dụng rộng rãi. Nonaka và Takeuchi (1995)⁷ cho rằng, quá trình này diễn ra thông qua sự chuyển đổi giữa tri thức ẩn và tri thức hiện. Trong quản lý đầu tư, chuyển hóa tri thức được thể hiện bằng việc chuẩn hóa kinh nghiệm thực tiễn thành quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn chuyên môn, cơ sở dữ liệu và hệ thống bài học kinh nghiệm, qua đó tạo điều kiện để tri thức được kế thừa giữa các dự án và giữa các thế hệ cán bộ.

Thứ ba, chia sẻ tri thức. Sau khi được chuẩn hóa, tri thức cần được lan tỏa trong toàn tổ chức để tránh tình trạng phân tán và lặp lại sai sót. Argote (2013)⁸ cho rằng, việc chia sẻ tri thức chịu tác động đồng thời bởi động lực cá nhân, cơ chế tổ chức và hạ tầng hỗ trợ. Trong quản lý đầu tư, chia sẻ tri thức giúp các đơn vị tham khảo kinh nghiệm của nhau trong việc lựa chọn giải pháp kỹ thuật, kiểm soát tiến độ, xử lý phát sinh và giải quyết tranh chấp hợp đồng, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý của toàn hệ thống thay vì từng đơn vị riêng lẻ.

Thứ tư, ứng dụng tri thức. Mục tiêu cuối cùng của quản trị tri thức là hỗ trợ quá trình ra quyết định và nâng cao hiệu quả quản lý. Grant (1996)⁹ cho rằng, lợi thế của tổ chức không nằm ở việc sở hữu nhiều tri thức mà ở khả năng khai thác và vận dụng tri thức một cách nhanh chóng, hiệu quả. Trong quản lý đầu tư, tri thức được ứng dụng để lập và thẩm định dự án, kiểm soát chi phí, quản lý tiến độ, đánh giá rủi ro và lựa chọn phương án xử lý phù hợp, dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu đã được tích lũy.

Thứ năm, học tập và đổi mới tri thức. Tri thức chỉ duy trì được giá trị khi được cập nhật và hoàn thiện thường xuyên. Theo Argote (2013)¹⁰, học tập tổ chức không chỉ là việc bổ sung tri thức mới mà còn là quá trình rà soát, điều chỉnh và thay thế những tri thức không còn phù hợp. Trong quản lý đầu tư, điều này đặc biệt quan trọng do hệ thống pháp luật, công nghệ xây dựng, phương pháp quản lý và yêu cầu kiểm soát đầu tư luôn thay đổi. Vì vậy, quản trị tri thức phải được vận hành như một quá trình mở, bảo đảm tri thức của tổ chức không ngừng được bổ sung và phát triển theo thực tiễn quản lý.

Tóm lại, quản trị tri thức trong quản lý đầu tư không phải là quản lý thông tin hay lưu trữ hồ sơ, mà là quản trị toàn bộ vòng đời tri thức, từ hình thành, lưu giữ, chuyển hóa, chia sẻ đến ứng dụng và đổi mới. Hiệu quả của quản trị tri thức không được đo bằng số lượng tài liệu được lưu trữ mà bằng khả năng chuyển tri thức cá nhân thành năng lực của tổ chức và chuyển tri thức thành chất lượng của các quyết định đầu tư.

3. Thực trạng và những vấn đề đặt ra

3.1. Đặc điểm quản lý đầu tư tại Học viện

Hoạt động quản lý đầu tư tại Học viện mang những đặc điểm riêng của một đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Trung ương, đồng thời thực hiện chức năng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý, nghiên cứu khoa học và tư vấn chính sách. Quản lý đầu tư không chỉ tuân thủ các quy định của pháp luật về đầu tư công, xây dựng, đấu thầu và quản lý tài sản công mà còn phải đáp ứng yêu cầu quản lý thống nhất trong toàn hệ thống của Học viện (xem Bảng 1).

Bảng 1. Một số đặc điểm của hoạt động quản lý đầu tư tại Học viện

Đặc điểm	Nội dung
Phạm vi quản lý	Quản lý các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị trong toàn hệ thống Học viện
Đối tượng đầu tư	Trụ sở làm việc, giảng đường, hội trường, thư viện, ký túc xá, hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học
Nguồn vốn	Chủ yếu từ ngân sách nhà nước; ngoài ra có nguồn thu sự nghiệp và các nguồn kinh phí hợp pháp khác
Cơ sở pháp lý	Tuân thủ pháp luật về đầu tư công, xây dựng, đấu thầu, ngân sách nhà nước, quản lý tài sản công và các quy định nội bộ của Học viện
Đặc điểm quản lý	Nhiều dự án, nhiều loại hình đầu tư, thời gian thực hiện dài, sự tham gia của nhiều đơn vị và nhiều chủ thể quản lý

Đặc điểm trên cho thấy, quản lý đầu tư tại Học viện là một quá trình tổng hợp nhiều lĩnh vực chuyên môn và nhiều chủ thể tham gia. Trong suốt vòng đời của dự án, tri thức được hình thành từ các hoạt động lập dự án, thẩm định, phê duyệt, tổ chức thực hiện, giám sát, nghiệm thu và quyết toán. Tuy nhiên, các nguồn tri thức này hiện còn phân tán trong hồ sơ, dữ liệu và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ, chưa được quản trị theo một cơ chế thống nhất. Điều đó đặt ra yêu cầu xây dựng mô hình quản trị tri thức nhằm bảo đảm tri thức được lưu giữ, chia sẻ và khai thác hiệu quả, qua đó góp phần nâng cao chất lượng quản lý đầu tư trong toàn hệ thống Học viện.

3.2. Nguồn hình thành tri thức trong quản lý đầu tư

Tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả tri thức hiện hữu và tri thức ẩn (xem Bảng 2).

Bảng 2. Các nguồn hình thành tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện

TT	Nguồn hình thành tri thức	Dạng tri thức chủ yếu	Nội dung tri thức hình thành	Thực trạng quản lý
1	Hồ sơ đầu tư	Tri thức hiện	Chủ trương đầu tư, thiết kế, dự toán, lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, nghiệm thu, quyết toán	Được lưu trữ tương đối đầy đủ nhưng chủ yếu phục vụ lưu hồ sơ, chưa hình thành cơ sở dữ liệu tích hợp
2	Quá trình triển khai dự án	Tri thức hiện và tri thức ẩn	Kinh nghiệm điều hành, phối hợp, xử lý phát sinh, kiểm soát tiến độ, chất lượng và chi phí	Chủ yếu tồn tại trong quá trình thực hiện, ít được tổng kết và chuẩn hóa
3	Đội ngũ cán bộ quản lý đầu tư	Tri thức ẩn	Kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng xử lý tình huống, năng lực phán đoán và ra quyết định	Giá trị cao nhưng phụ thuộc vào cá nhân, dễ thất thoát khi thay đổi nhân sự
4	Thanh tra, kiểm tra, kiểm toán	Tri thức hiện	Kết luận, kiến nghị, sai sót phổ biến, rủi ro trong quản lý đầu tư	Chưa được tổng hợp thành cơ sở tri thức phục vụ phòng ngừa rủi ro
5	Nghiệm thu, quyết toán dự án	Tri thức hiện	Kết quả thực hiện dự án, nguyên nhân chênh lệch, các vấn đề phát sinh	Mới dừng ở lưu trữ hồ sơ, ít khai thác cho các dự án tiếp theo
6	Hội nghị, hội thảo, tập huấn	Tri thức hiện	Quy định mới, kinh nghiệm thực tiễn, giải pháp quản lý	Chủ yếu phục vụ cập nhật kiến thức, chưa có cơ chế tích hợp vào tri thức của tổ chức
7	Cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin	Tri thức hiện	Dữ liệu về suất đầu tư, đơn giá, tiến độ, tài sản, báo cáo thống kê	Phân tán ở nhiều đơn vị, chưa kết nối và khai thác phục vụ hỗ trợ ra quyết định

Trong đó, hồ sơ đầu tư, hồ sơ dự án, kết luận thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và cơ sở dữ liệu chuyên môn là những nguồn tri thức hiện được lưu giữ tương đối đầy đủ. Ngược lại, tri thức hình thành từ quá trình triển khai dự án và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ quản lý đầu tư chủ yếu tồn tại dưới dạng tri thức ẩn, có giá trị thực tiễn cao nhưng khó chuẩn hóa và dễ thất thoát khi có thay đổi nhân sự. Những nguồn tri thức có giá trị lớn nhất đối với việc nâng cao chất lượng quản lý đầu tư lại là những nguồn có mức độ lưu giữ và chia sẻ thấp nhất. Trong khi hồ sơ dự án phản ánh kết quả của quá trình quản lý, thì kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh và bài học về kiểm soát tiến độ, chi phí và chất lượng công trình phần lớn chưa được tổng hợp thành tri thức của tổ chức. Điều này cho thấy khoảng cách giữa quá trình hình thành tri thức và quá trình quản trị tri thức vẫn còn khá lớn, làm giảm khả năng kế thừa kinh nghiệm và hỗ trợ ra quyết định trong quản lý đầu tư.

3.3. Đánh giá thực trạng quản trị tri thức theo 5 thành phần

Thực trạng quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện được đánh giá theo 5 thành phần cơ bản của mô hình quản trị tri thức, bao gồm: con người, quy trình, công nghệ, văn hóa và tổ chức. Kết quả tổng hợp được trình bày trong (xem Bảng 3).

Bảng 3. Thực trạng quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện

Thành phần	Tiêu chí đánh giá	Điểm (1–5)	Mức đánh giá
Con người	Năng lực tạo lập, chia sẻ và kế thừa tri thức	3,8	Khá
Quy trình	Mức độ chuẩn hóa và quản trị tri thức trong quy trình đầu tư	2,9	Trung bình
Công nghệ	Mức độ số hóa, lưu trữ và khai thác tri thức	3,1	Trung bình
Văn hóa	Mức độ chia sẻ và học hỏi tri thức trong tổ chức	2,7	Trung bình
Tổ chức	Cơ chế, bộ máy và trách nhiệm quản trị tri thức	2,5	Thấp
Điểm trung bình		3,0	Trung bình

Bảng 3 cho thấy, quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện mới chỉ đạt mức trung bình (3,0/5). Thành phần được đánh giá cao nhất là con người (3,8 điểm), phản ánh đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Tuy nhiên, ưu thế này chưa được chuyển hóa thành năng lực của tổ chức do các thành phần còn lại đều đạt dưới 3,2 điểm. Đặc biệt, tổ chức (2,5 điểm) và văn hóa chia sẻ tri thức (2,7 điểm) là hai nội dung có mức đánh giá thấp nhất, cho thấy Học viện chưa hình thành cơ chế quản trị tri thức thống nhất cũng như chưa tạo được môi trường khuyến khích chia sẻ và kế thừa tri thức. Kết quả này lý giải vì sao tri thức quản lý đầu tư vẫn chủ yếu tồn tại ở cấp độ cá nhân, chưa trở thành nguồn lực chung phục vụ công tác quản lý và ra quyết định.

3.4. Một số vấn đề đặt ra

Kết quả phân tích thực trạng cho thấy, quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện còn bộc lộ một số hạn chế mang tính hệ thống, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý đầu tư và khả năng tích lũy năng lực của tổ chức.

Thứ nhất, tri thức quản lý đầu tư vẫn chủ yếu tập trung ở đội ngũ cán bộ trực tiếp tham gia quản lý dự án. Phần lớn kinh nghiệm về lập dự án, lựa chọn nhà thầu, xử lý phát sinh, nghiệm thu và quyết toán được hình thành trong quá trình thực tiễn nhưng chưa được chuyển hóa thành tài sản chung của tổ chức. Điều này làm gia tăng rủi ro thất thoát tri thức khi có sự thay đổi nhân sự, đồng thời khiến chất lượng quản lý đầu tư phụ thuộc đáng kể vào năng lực và kinh nghiệm của từng cá nhân.

Thứ hai, tri thức quản lý đầu tư chưa được chuẩn hóa và tích hợp thành một cơ sở tri thức thống nhất. Hồ sơ, tài liệu, báo cáo và bài học kinh nghiệm được lưu giữ ở nhiều đơn vị với hình thức, cấu trúc và mức độ chi tiết khác nhau, gây khó khăn cho việc tra cứu, đối chiếu và kế thừa kinh nghiệm giữa các dự án. Sự thiếu thống nhất này làm giảm khả năng hình thành tri thức tổ chức và hạn chế giá trị của dữ liệu tích lũy trong quá trình quản lý đầu tư.

Thứ ba, cơ chế chia sẻ và lan tỏa tri thức trong toàn hệ thống còn thiếu tính thường xuyên và tính tổ chức. Những kinh nghiệm xử lý thành công, các giải pháp khắc phục rủi ro hoặc các bài học rút ra từ quá trình triển khai dự án chủ yếu được trao đổi trong phạm vi từng đơn vị, chưa trở thành nguồn tri thức dùng chung của toàn Học viện. Vì vậy, nhiều tình huống tương tự vẫn được xử lý theo hướng “làm lại từ đầu”, làm tăng chi phí học tập của tổ chức và giảm hiệu quả quản lý.

Thứ tư, bộ nhớ tổ chức về quản lý đầu tư chưa được hình thành đầy đủ. Mặc dù Học viện đã tích lũy số lượng lớn hồ sơ, tài liệu và dữ liệu qua nhiều năm quản lý đầu tư, song các nguồn tri thức này chưa được tổ chức theo một cấu trúc thống nhất, thiếu sự liên kết giữa dữ liệu, kinh nghiệm và các quyết định quản lý đã được thực hiện. Điều đó khiến tổ chức chưa khai thác hiệu quả giá trị của tri thức lịch sử trong việc hỗ trợ các dự án mới.

Thứ năm, tri thức chưa thực sự trở thành công cụ hỗ trợ ra quyết định trong quản lý đầu tư. Quá trình lập, thẩm định, phê duyệt và điều hành dự án vẫn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của người quản lý, trong khi việc khai thác dữ liệu lịch sử, bài học kinh nghiệm và các thông tin phân tích còn rất hạn chế. Khoảng cách giữa tri thức được tích lũy và tri thức được sử dụng cho thấy Học viện chưa hình thành được một hệ thống quản trị tri thức đủ năng lực để hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên bằng chứng.

Những hạn chế trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phản ánh khoảng trống trong quản trị tri thức hơn là những bất cập riêng lẻ của từng khâu quản lý đầu tư. Điều đó đặt ra yêu cầu cần xây dựng một mô hình quản trị tri thức thống nhất, có khả năng kết nối con người, quy trình, dữ liệu và công nghệ, nhằm chuyển tri thức từ tài sản cá nhân thành năng lực bền vững của tổ chức.

4. Đề xuất mô hình quản trụ tri thức trong quản lý đầu tư

4.1. Quan điểm xây dựng mô hình

Mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư được xây dựng trên năm quan điểm cơ bản: (1) bảo đảm tính hệ thống, coi quản trị tri thức là một chỉnh thể thống nhất giữa con người, quy trình, công nghệ và tổ chức; (2) quản trị dựa trên tri thức, xem tri thức là nguồn lực cốt lõi quyết định chất lượng quản lý đầu tư; (3) quản trị số, lấy dữ liệu và công nghệ làm nền tảng hỗ trợ tạo lập, lưu giữ, chia sẻ và khai thác tri thức; (iv) học tập tổ chức, bảo đảm tri thức được tích lũy, kế thừa và phát triển liên tục; và (5) cải tiến liên tục, thường xuyên cập nhật, bổ sung và hoàn thiện hệ thống tri thức trên cơ sở thực tiễn quản lý đầu tư. Năm quan điểm này là cơ sở định hướng cho việc thiết kế cấu trúc và cơ chế vận hành của mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư.

4.2. Cấu trúc mô hình

Xuất phát từ thực trạng quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện, mô hình được thiết kế gồm 5 hợp phần có mối quan hệ chặt chẽ nhằm khắc phục tình trạng tri thức phân tán, thiếu chuẩn hóa và chưa được khai thác hiệu quả trong toàn hệ thống.

Thứ nhất, hợp phần tri thức. Đây là hợp phần trung tâm của mô hình, bao gồm toàn bộ tri thức được hình thành trong quá trình quản lý đầu tư của Học viện như văn bản pháp luật, quy chế nội bộ, hồ sơ dự án, dữ liệu đầu tư, bài học kinh nghiệm và tri thức của đội ngũ cán bộ. Mục tiêu của hợp phần này là tích hợp các nguồn tri thức đang phân tán thành một cơ sở tri thức thống nhất của Học viện.

Thứ hai, hợp phần con người. Hợp phần này bao gồm đội ngũ lãnh đạo, cán bộ quản lý đầu tư, cán bộ chuyên môn và các đơn vị trực thuộc tham gia vào việc tạo lập, cập nhật, chia sẻ và khai thác tri thức. Trọng tâm là chuyển tri thức từ kinh nghiệm của từng cá nhân thành tài sản chung của Học viện, bảo đảm tri thức không bị thất thoát khi có thay đổi nhân sự.

Thứ ba, hợp phần quy trình. Hợp phần này xây dựng quy trình thống nhất về việc tạo lập, cập nhật, thẩm định, lưu giữ, chia sẻ và khai thác tri thức trong toàn bộ vòng đời của dự án đầu tư. Quy trình được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống Học viện nhằm bảo đảm tính đồng bộ và khả năng kế thừa giữa các đơn vị.

Thứ tư, hợp phần công nghệ. Công nghệ đóng vai trò nền tảng kết nối các đơn vị trong toàn hệ thống Học viện thông qua Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (Investment Knowledge System – IKS). Hệ thống này cho phép lưu trữ tập trung hồ sơ, dữ liệu và bài học kinh nghiệm; đồng thời hỗ trợ tìm kiếm, phân tích và chia sẻ tri thức phục vụ công tác quản lý đầu tư.

Thứ năm, hợp phần quản trị. Hợp phần này bao gồm hệ thống quy chế, cơ chế phối hợp, phân quyền, kiểm soát và đánh giá nhằm bảo đảm việc tạo lập, sử dụng và cập nhật tri thức được thực hiện thống nhất trong toàn Học viện. Đây là hợp phần tạo lập môi trường thể chế để tri thức thực sự trở thành nguồn lực phục vụ công tác quản lý đầu tư, thay vì chỉ dừng lại ở việc lưu giữ thông tin.

Các hợp phần trên tạo thành một chỉnh thể thống nhất, hướng tới mục tiêu hình thành năng lực quản trị tri thức trong quản lý đầu tư của Học viện, bảo đảm tri thức được tích lũy, kế thừa và khai thác hiệu quả trong toàn hệ thống.

4.3. Cơ chế vận hành của mô hình

Mô hình được vận hành theo chu trình khép kín gồm các giai đoạn sau: tạo lập, chuẩn hóa, lưu giữ, chia sẻ, ứng dụng, đánh giá, cập nhật và tạo lập tri thức mới. Tri thức được hình thành từ toàn bộ quá trình quản lý đầu tư của Học viện, từ việc lập chủ trương, chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án đến nghiệm thu, quyết toán và khai thác công trình. Sau khi được chuẩn hóa và lưu giữ trong Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (IKS), tri thức được chia sẻ giữa các đơn vị trong toàn hệ thống Học viện để hỗ trợ lập kế hoạch, thẩm định, quản lý và giám sát các dự án đầu tư. Kết quả triển khai của mỗi dự án tiếp tục được cập nhật vào hệ thống dưới dạng bài học kinh nghiệm và dữ liệu quản lý, qua đó hình thành cơ chế học tập liên tục, bảo đảm tri thức của Học viện không ngừng được tích lũy, kế thừa và phát triển.

4.4. Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (Investment Knowledge System – IKS)

Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (Investment Knowledge System – IKS) là nền tảng số triển khai mô hình quản trị tri thức trong công tác quản lý đầu tư của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Hệ thống được thiết kế theo hướng tích hợp, bảo đảm kết nối, lưu giữ, chia sẻ và khai thác thống nhất các nguồn tri thức hình thành trong suốt quá trình quản lý đầu tư.

IKS gồm 8 phân hệ chức năng: (1) kho dữ liệu đầu tư; (2) thư viện hồ sơ; (3) thư viện bài học kinh nghiệm; (4) thư viện tình huống; (5) diễn đàn chuyên gia; (6) bảng điều hành (Dashboard); (7) phân tích dữ liệu; và (8) cảnh báo, hỗ trợ ra quyết định. Các phân hệ được kết nối trên một nền tảng thống nhất, cho phép hình thành cơ sở tri thức dùng chung, hỗ trợ tra cứu, chia sẻ kinh nghiệm, phân tích dữ liệu và nâng cao chất lượng quản lý đầu tư trong toàn hệ thống Học viện.

4.5. Điều kiện triển khai mô hình

Việc triển khai mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư tại Học viện đòi hỏi bảo đảm sự đồng bộ về thể chế, dữ liệu, công nghệ và nguồn lực tổ chức. Trọng tâm là hoàn thiện cơ chế quản trị tri thức, quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị trong việc tạo lập, cập nhật, chia sẻ và khai thác tri thức; xây dựng Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (IKS) trên cơ sở tích hợp dữ liệu hiện có; chuẩn hóa hồ sơ, dữ liệu và quy trình quản lý đầu tư trong toàn hệ thống; gắn quản trị tri thức với chuyển đổi số và hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; đồng thời bảo đảm nguồn lực tài chính và kỹ thuật để hệ thống được vận hành, cập nhật và hoàn thiện thường xuyên. Chỉ khi các điều kiện này được thực hiện đồng bộ, mô hình mới có thể phát huy hiệu quả và trở thành công cụ hỗ trợ quản lý đầu tư của Học viện.

4.6. Bộ chỉ số đánh giá mô hình

Để đánh giá hiệu quả vận hành của mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư, bài viết đề xuất bộ chỉ số gồm 6 nhóm phản ánh toàn bộ quá trình từ tạo lập tri thức đến kết quả quản lý đầu tư (xem Bảng 4).

Bảng 4. Bộ chỉ số đánh giá mô hình quản trị tri thức trong quản lý đầu tư

Nhóm chỉ số	Nội dung đánh giá
Số hóa tri thức	Tỷ lệ hồ sơ, dữ liệu và bài học kinh nghiệm được số hóa, cập nhật vào IKS
Chuẩn hóa tri thức	Mức độ chuẩn hóa hồ sơ, dữ liệu và tài liệu quản lý đầu tư
Chia sẻ và khai thác tri thức	Tần suất tra cứu, chia sẻ và tái sử dụng tri thức trong toàn hệ thống
Hỗ trợ ra quyết định	Mức độ sử dụng dữ liệu và bài học kinh nghiệm trong quá trình quản lý đầu tư
Hiệu quả quản lý đầu tư	Tiến độ, chất lượng, giải ngân và kiểm soát chi phí của các dự án
Hiệu quả sử dụng tài sản	Mức độ khai thác, sử dụng và phát huy hiệu quả tài sản sau đầu tư

Bộ chỉ số được xây dựng theo nguyên tắc đánh giá đồng thời cả quá trình quản trị tri thức và kết quả quản lý đầu tư. Các chỉ số không chỉ phản ánh mức độ hình thành và khai thác tri thức mà còn đánh giá tác động của mô hình đối với chất lượng quyết định đầu tư và hiệu quả sử dụng nguồn lực của Học viện.

5. Kết luận

Quản trị tri thức là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng quản lý đầu tư tại các đơn vị sự nghiệp công lập. Nghiên cứu trường hợp tại Học viện cho thấy, tri thức quản lý đầu tư đã được hình thành từ nhiều nguồn nhưng còn phân tán, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và chưa được quản trị theo một cơ chế thống nhất. Các mô hình đề xuất quản trị tri thức trong quản lý đầu tư gồm 5 hợp phần, vận hành thông qua Hệ thống tri thức quản lý đầu tư (IKS) và bộ chỉ số đánh giá hiệu quả. Mô hình không chỉ góp phần hình thành bộ nhớ tổ chức, tăng cường chia sẻ và kế thừa tri thức mà còn hỗ trợ nâng cao chất lượng quyết định và hiệu quả đầu tư, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý đầu tư của Học viện.

Chú thích:
1. Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working knowledge: How organizations manage what they know. Harvard Business School Press.
2. Polanyi, M. (1966). The tacit dimension. Doubleday.
3. Bhatt, G. D. (2001). Knowledge management in organizations: Examining the interaction between technologies, techniques, and people. Journal of Knowledge Management, 5(1), 68-75.
4. Alavi, M., & Leidner, D. E. (2001). Knowledge management and knowledge management systems: Conceptual foundations and research issues. MIS Quarterly, 25(1), 107-136.
5, 7. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press.
6. Walsh, J. P., & Ungson, G. R. (1991). Organizational memory. Academy of Management Review, 16 (1), 57 – 91.
8, 10. Argote, L. (2013). Organizational learning: Creating, retaining, and transferring knowledge (2nd ed.). Springer.
9. Grant, R. M. (1996). Toward a knowledge-based theory of the firm. Strategic Management Journal, 17(S2), 109 – 122.
Tài liệu tham khảo:
1. Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (2023). Quy chế quản lý đầu tư xây dựng. Tài liệu nội bộ.
2. Quốc hội (2023). Luật Đấu thầu năm 2023.
3. Quốc hội (2024). Luật Đầu tư công năm 2024.