Implementing a KPI-based performance evaluation model for provincial-level civil servants
TS. Trần Thanh Nga
Học viện Hành chính và Quản trị công
(Quanlynhanuoc.vn) – Đánh giá công chức có thể được coi là một quy trình quan trọng trong công tác quản lý công chức bởi kết quả đánh giá công chức là cơ sở để cơ quan, đơn vị biết được năng lực, phẩm chất của từng công chức, từ đó bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chính sách đối với công chức. Bài viết vận dụng lý thuyết về đánh giá KPI trong quản trị nguồn nhân lực để tìm hiểu các vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc đánh giá công chức hiện nay. Từ đó, xây dựng và thiết kế khung đánh giá công chức theo bộ tiêu chí KPI cho công chức cấp tỉnh. Với nền tảng pháp lý ngày càng hoàn thiện, xu hướng cải cách hành chính hướng tới việc đo lường kết quả đầu ra và ứng dụng công nghệ thông tin, việc áp dụng KPI trong đánh giá công chức cấp tỉnh là hoàn toàn khả thi và cần thiết nhằm nâng cao chất lượng nền công vụ.
Từ khóa: Đánh giá, công chức, cấp tỉnh, KPI.
Abstract: Civil servant performance evaluation can be considered a critical process in civil service management, as the results of such evaluations serve as the basis for agencies and units to assess the competencies and qualities of individual civil servants, thereby enabling them to assign, utilize, train, develop, reward, discipline, and implement policies regarding civil servants. This article applies the theory of KPI evaluation in human resource management to examine the theoretical and practical issues in current civil servant evaluation. Based on this, it develops and designs an evaluation framework for provincial-level civil servants based on a set of KPI criteria. With an increasingly robust legal framework, administrative reform trends focused on measuring outcomes and the application of information technology, the use of KPIs in evaluating provincial-level civil servants is entirely feasible and necessary to improve the quality of the civil service.
Keywords: Evaluation, civil servants, provincial level, KPI.
1. Cơ sở lý luận và thực tiễn triển khai mô hình đánh giá theo bộ tiêu chí KPI đối với công chức cấp tỉnh
Trải qua nhiều thời kỳ khác nhau, công tác đánh giá cán bộ đã được coi là một nội dung trọng yếu được Đảng và Nhà nước quan tâm. Các tiêu chí đánh giá cán bộ, công chức hằng năm được xác định trong Luật Cán bộ, công chức năm 2008, theo đó “việc sử dụng, đánh giá, phân loại cán bộ, công chức phải dựa trên phẩm chất chính trị, đạo đức và năng lực thi hành công vụ” (Điều 5). Nghị quyết số 30c/2011/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về việc ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 cũng xác định phải hoàn thiện quy định của pháp luật về đánh giá cán bộ, công chức, viên chức trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao; thực hiện cơ chế loại bỏ, bãi miễn những người không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật, mất uy tín với Nhân dân.
KPI là viết tắt của Key Performance Indicators, tức là các chỉ số hiệu suất cốt yếu được thiết lập nhằm đo lường mức độ đạt được mục tiêu của một tổ chức hoặc cá nhân trong một khoảng thời gian nhất định. Theo Harvey (2005)1, KPI cung cấp bối cảnh chiến lược rộng hơn cho việc đo lường hiệu quả, giúp tổ chức không chỉ theo dõi đầu ra mà còn kiểm soát các quá trình để đạt được mục tiêu. KPI được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART, tức là cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), thực tế (Realistic) và có thời hạn (Time-bound). Trong khu vực công, KPI không đơn giản là các con số đo lường số lượng công việc mà còn phải phản ánh chất lượng dịch vụ công, mức độ hài lòng của người dân và các tổ chức cũng như tác động đến chính sách dài hạn. Theo Hursman (2010)2, việc đo lường những gì thực sự quan trọng trong tổ chức công đòi hỏi thiết kế KPI gắn chặt với sứ mệnh, chức năng và trách nhiệm pháp lý của từng cơ quan, phòng, ban, đồng thời, bảo đảm phân tầng từ mục tiêu chiến lược của tổ chức xuống đến mục tiêu của từng cá nhân.
Đối với công chức cấp tỉnh, đặc điểm công việc mang tính đa nhiệm, thường xuyên phát sinh các nhiệm vụ đột xuất và chịu áp lực từ cả yêu cầu của cấp trên lẫn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp. Do đó, bộ tiêu chí KPI áp dụng cho đối tượng này cần được thiết kế linh hoạt, vừa có phần tiêu chí cố định (gắn với chức trách, nhiệm vụ thường xuyên), vừa có phần tiêu chí linh động (gắn với nhiệm vụ đột xuất, sáng kiến và chất lượng phục vụ Nhân dân).
Việc Thành phố Hà Nội ban hành quy định đánh giá, phân loại cán bộ hằng tháng theo hiệu quả là căn cứ để đánh giá, phân loại thi đua và là cơ sở để bố trí, sử dụng, quy hoạch, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chính sách đối với công chức. Tại Quyết định số 1841-QĐ/TU ngày 28/10/2021 Thành ủy Hà Nội ban hành quy định đánh giá, xếp loại hằng tháng đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong hệ thống chính trị đã đề cấp đến nguyên tắc đánh giá công chức hằng tháng phải bảo đảm dân chủ, chính xác, khách quan, công khai, minh bạch; công bằng, công tâm và không mang tính hình thức, nể nang, trù dập, thiên vị; bảo đảm đúng thẩm quyền đánh giá. Đây là bước phát triển mới trong công tác đánh giá công chức trong hệ thống chính trị của thành phố Hà Nội, trong đó cấp nào, người nào trực tiếp lãnh đạo, giao việc thì đồng thời thực hiện việc nhận xét, đánh giá, xếp loại. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quyết định việc xếp loại, đánh giá công chức theo thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm về quyết định đó.
Việc đánh giá, xếp loại phải căn cứ vào chức trách, nhiệm vụ được giao và kết quả thực hiện nhiệm vụ về tiến độ và chất lượng, sản phẩm cụ thể; số lượng công việc được giao theo kế hoạch; nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất; mức độ khó, phức tạp, yêu cầu trình độ chuyên môn của công việc; ý thức chấp hành kỷ luật, kỷ cương, chấp hành các quy định, quy chế… Việc đánh giá cần làm rõ ưu, khuyết điểm, tồn tại và hạn chế về phẩm chất, năng lực và trình độ của công chức. Việc đánh giá, xếp loại công chức lãnh đạo, quản lý phải gắn với kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao lãnh đạo, quản lý. Kết quả đánh giá, xếp loại công chức hằng tháng là một trong những căn cứ quan trọng để đánh giá, xếp loại chất lượng công chức và đảng viên hằng năm.
Với phương thức đánh giá này, tiêu chí đánh giá, xếp loại được xếp trên thang điểm 100 bao gồm: (1) Nhóm tiêu chí về tư tưởng chính trị; đạo đức, lối sống; tác phong, lề lối làm việc; ý thức tổ chức, kỷ luật (tối đa 20 điểm). (2) Nhóm tiêu chí về kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao (tối đa 80 điểm). Trong đó, căn cứ vào thang điểm quy định đối với các tiêu chí và mức độ vi phạm của công chức tập thể, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định số điểm trừ đối với từng tiêu chí đánh giá, xếp loại. Điểm trừ không được vượt quá số điểm quy định của từng tiêu chí. Việc tổ chức biểu dương, khen thưởng đối với cán bộ, công nhân viên hằng tháng phải được thực hiện đồng bộ, thống nhất về nội dung và mức khen thưởng của cơ quan, đơn vị…
Các bước đánh giá bao gồm: (1) Xây dựng kế hoạch công tác: cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch công tác tháng vào đầu mỗi tháng; công chức, viên chức, lao động hợp đồng xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần vào đầu mỗi tháng, tuần, thường xuyên cập nhật các công việc đột xuất, phát sinh làm cơ sở để kiểm điểm, đánh giá hằng tháng. (2) Trước ngày 25 hằng tháng, cá nhân tự đánh giá và nhận mức xếp loại bằng phiếu đánh giá trên phần mềm. (3) Trước ngày 26 hằng tháng, lãnh đạo các đơn vị nhận xét, đánh giá cán bộ, viên chức theo thẩm quyền (theo quy chế, phân công nhiệm vụ của đơn vị) đối với cá nhân tự đánh giá. Trước ngày 28 hằng tháng, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kết quả, tham mưu lãnh đạo trường xem xét, quyết định đánh giá, xếp loại đối với các phó cơ quan và các trưởng đơn vị; đồng thời đề xuất mức xếp loại đối với đồng chí trưởng cơ quan để cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. (5) Trước ngày mùng 5 của tháng tiếp theo, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kết quả xếp loại, tham mưu lãnh đạo cơ quan ban hành thông báo công khai kết quả đánh giá, xếp loại viên chức, lao động hợp đồng; tổ chức biểu dương, khen thưởng tại cuộc họp cơ quan đầu tháng.
Việc sử dụng phương pháp đánh giá theo KPI là một gợi ý để thực hiện việc đánh giá này. Đây là công cụ quản lý, được sử dụng để đo lường và phân tích khả năng đạt mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Khi cơ quan nhà nước áp dụng cách đánh giá theo chỉ số này, cần thiết lập hệ thống mục tiêu, theo dõi và đo lường mức độ thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Từng bộ phận, phòng, ban sẽ xây dựng chỉ số KPI cho đơn vị, thể hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; từ đó có cơ sở để xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc cho từng cá nhân (Lê Cẩm Hà, 2021)3.
Như vậy, đánh giá theo chỉ số KPI có thể giúp cơ quan, tổ chức theo dõi nhóm làm việc giữa các phòng ban, cá nhân và dễ dàng lưu trữ trong hệ thống phần mềm quản lý khi có các chỉ số cụ thể. Dữ liệu về mức độ hiệu quả của từng nhóm, phòng có thể được hình thành khi KPI của cả cơ quan được phản ánh, phản ánh hiệu quả tổng thể của cơ quan. Trong quá trình xây dựng, việc đánh giá chính xác kết quả thực thi công vụ của công chức là bước đi cơ bản trong tiến trình chuyên nghiệp hóa đội ngũ công chức. Do đó, các cơ quan, tổ chức cần xây dựng cụ thể các tiêu chí theo chỉ số KPI dựa trên quy định hiện hành về trình tự, các bước tiến hành, thời gian thực hiện và chủ thể thực hiện (Hursman, 2010)4.
Tại Việt Nam, bên cạnh kinh nghiệm thực tiễn của Hà Nội, một số tập đoàn kinh tế và đơn vị sự nghiệp công lập đã bắt đầu thí điểm áp dụng KPI. Điển hình là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) đã xây dựng hệ thống KPI cho các đơn vị thành viên, tạo ra sự liên kết rõ ràng giữa kết quả cá nhân và kết quả của tổ chức.
2. Triển khai mô hình đánh giá công chức theo bộ tiêu chí KPI đối với công chức cấp tỉnh
2.1. Chuẩn bị nguồn lực xây dựng bộ tiêu chí KPI trong đánh giá
Để triển khai mô hình đánh giá công chức theo bộ tiêu chí KPI đối với công chức cấp tỉnh, thông thường mỗi vị trí công việc sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Trên cơ sở hoàn thành KPI, cơ quan sẽ có các chế độ lương, thưởng cho từng công chức. Các chỉ số KPI do phòng/ban/bộ phận tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. KPI giúp thiết lập và đạt được các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở các cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân. Việc thiết lập mục tiêu, thông báo mục tiêu, đưa ra các biện pháp và nỗ lực đạt được mục tiêu (Harvey, 2005)5.
Theo dõi các chỉ số hiệu quả trọng yếu để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được mục tiêu và hiệu quả công việc tăng hay giảm hay không. Có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các phòng ban khác nhau trong các sở. Trong quá trình đánh giá năng lực của cán bộ, công chức, cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể xảy ra 2 trường hợp: quá khắt khe hoặc quá dễ dãi. Do vậy, để đánh giá mang tính khách quan đối với công chức, không thể lấy hết thông tin từ ý kiến của người phụ trách. Để tạo sự công bằng cho công chức cần thực hiện việc đánh giá lẫn nhau giữa các công chức với nhau.
Các công chức ở đây có thể xem xét đến các công chức trong quá trình tác nghiệp với nhau thì cần lấy ý kiến đánh giá nhằm xem xét sự phối hợp trong công việc và sự thỏa mãn lẫn nhau như thế nào? Việc đánh giá được thực hiện bởi nhiều đối tượng tham gia đánh giá. Lựa chọn các khía cạnh phù hợp nhất với vị trí từng công việc cụ thể, từ đó đưa ra các trọng số phù hợp với từng vị trí. Việc đánh giá cán bộ công chức cần gắn kết với lương thưởng hợp lý. Tránh hiện tượng thưởng ít cũng làm giảm tinh thần đánh giá năng lực của cán bộ công chức. Tạo động lực cho sự phấn đấu của công chức để đạt được mục tiêu là phần thưởng lớn vào cuối năm. Việc đánh giá cán bộ, công chức một cách chính xác cũng rất cần sự quan tâm của lãnh đạo để nâng cao hiệu quả đánh giá năng lực cán bộ, công chức.
Về tính đặc thù của các cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, đây là các cơ quan vừa thực hiện chủ trương, chính sách và pháp luật do Trung ương ban hành, vừa cụ thể hóa chính sách, chương trình, kế hoạch của tỉnh và hướng dẫn chính quyền cấp xã, nên việc đánh giá có hiệu lực và hiệu quả giúp cho việc phân công thực thi nhiệm vụ rõ ràng hơn giữa các bộ phận trong các sở, các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND và UBND tỉnh, xác định được rõ ràng các năng lực cần có để công chức tại đây hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo và phát triển năng lực, tăng cường tính công khai, chất lượng công tác báo cáo và năng lực kiểm soát công việc. Qua đó, nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong thực hiện công việc, hình thành văn hóa trách nhiệm và sự tôn trọng các chuẩn mực thực thi. Từ đó, các kết quả đạt được trong thực thi công vụ sẽ tạo ra tác động tích cực đối với xã hội nói chung, đồng thời gia tăng niềm tin và uy tín của Nhà nước trước Nhân dân.
2.2. Sử dụng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong đánh giá
Dùng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo cơ sở so sánh giữa mục tiêu và đánh giá hiệu quả. Sử dụng phần mềm giúp định lượng đo lường KPI theo cách chuyên nghiệp hơn, giúp việc thay đổi các tiêu chí định lượng đo lường KPI theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị một cách linh hoạt hơn. Phương pháp này giúp phân bổ mục tiêu của cơ quan thành mục tiêu tương ứng của các đơn vị, phòng ban và sử dụng kết quả đánh giá xếp loại thi đua của các đơn vị, phòng ban theo mục tiêu của cơ quan.
Sử dụng 8 nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc là: thực hiện các mục tiêu theo SMART; đánh giá đầy đủ các khía cạnh của công việc; có thang điểm, trọng số cụ thể; gắn kết quả của cá nhân với tập thể; đánh giá nhiều đối tượng khác nhau; kết quả đánh giá gắn kết với quyền lợi của cán bộ nhân viên; cam kết của lãnh đạo; ứng dụng công nghệ thông tin trong việc đánh giá KPI. Cách thức đánh giá cán bộ, công chức là phân tích điều chỉnh nhân viên phải quan tâm đến điều gì thì sẽ có trọng số lớn. Các nhiệm vụ phát sinh cũng được đánh giá để trách trường hợp các công việc không có trong mục tiêu thì cán bộ, công chức không thực hiện. Trong công việc luôn có 20% điểm để chấm cho việc phát sinh thêm nhằm thúc đẩy cán bộ, công chức quan tâm nhiều hơn đến nhiệm vụ.
2.3. Xây dựng bộ tiêu chí KPI
| STT | Thời gian | Tiêu chí | Nội dung cụ thể |
| 1 | Giai đoạn chuẩn bị | Chuẩn bị nguồn lực xây dựng bộ tiêu chí KPI cho từng phòng, ban, cá nhân | – Chọn tư vấn – Cam kết của lãnh đạo – Thành lập bộ phận đánh giá triển khai KPI – Đào tạo, xây dựng chương trình đánh giá, yếu tố nền tảng |
| 2 | Giai đoạn xây dựng hệ thống KPI | – Khởi động chương trình – Xác định các yếu tố thành công then chốt; – Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn KPI theo nhóm. – Lựa chọn KPI; – Tiêu chuẩn hoá hệ thống KPI | – Phát động triển khai thực hiện chương trình KPI – Xác định các yếu tố thành công và các mục tiêu – Xây dựng các chỉ số hiệu quả cấp độ nhóm – Xây dựng và lựa chọn KPI của tổ chức và KPI cấp bộ phận, phòng ban – Áp dụng các biện pháp để đo lường và cải tiến hiệu suất |
| 3 | Giai đoạn áp dụng và cải tiến | Hoàn thiện, duy trì và cải tiến hệ thống KPI | Duy trì hệ thống, đánh giá sự thay đổi và cải tiến các chỉ số để luôn phù hợp |
Đánh giá công chức là một nội dung cơ bản trong tổng thể hoạt động quản lý công chức và có ý nghĩa quan trọng đối với nền công vụ. Hiệu lực, hiệu quả của bộ máy Nhà nước nói chung và của hệ thống hành chính nói riêng được quyết định bởi năng lực và hiệu quả làm việc của đội ngũ công chức.
3. Kết luận
Triển khai mô hình đánh giá công chức cấp tỉnh theo bộ tiêu chí KPI là một bước đi tất yếu và cần thiết trong tiến trình cải cách nền công vụ Việt Nam theo hướng hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm; đồng thời, cần hoàn thiện các quy định cụ thể về phương pháp đánh giá công chức. Phương pháp đánh giá là cách thức triển khai đánh giá nhằm đo lường, phản ánh đúng những đóng góp của công chức, vì vậy nên các phương pháp đánh giá được áp dụng cần phải bảo đảm các tiêu chí sau: (1) Các phương pháp đánh giá cần minh bạch, rõ ràng và dễ áp dụng tại các đơn vị. (2) Phương pháp cần nhận được sự ủng hộ của công chức đối với hệ thống đánh giá. (3) Bảo đảm tính tin cậy, đánh giá toàn diện cả quá trình, kết quả, hiệu quả thực hiện công việc, đồng thời sử dụng kết hợp phương pháp đánh giá định lượng và định tính:
Nên kết hợp cả phương pháp đánh giá định lượng để việc đánh giá rõ ràng, minh bạch, hạn chế các lỗi chủ quan và ảnh hưởng của mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức đến tính chính xác trong đánh giá. Trong đánh giá định lượng, các đơn vị nên ưu tiên các phương pháp đánh giá hiện đại như KPI (Key Performance Indicator – chỉ số then chốt đánh giá hiệu suất công việc) hoặc đánh giá theo mục tiêu. Các phương pháp này vừa bảo đảm sự rõ ràng, công khai, minh bạch, vừa dễ dàng đo lường. Trong đó, việc áp dụng phương pháp KPIs là tương đối khả thi.
Chú thích:
1, 5. Harvey (2005). KPIs – The Broader Strategic Context. Credit Control 26: 65–66, 2005.
2, 4. Hursman (2010). A Measure What Matters. Information Management, 2010.
3. Đánh giá, xếp loại chất lượng công chức đáp ứng yêu cầu công cuộc cải cách hành chính hiện nay. https://www.quanlynhanuoc.vn/2021/03/18/danh-gia-xep-loai-chat-luong-cong-chuc-dap-ung-yeu-cau-cong-cuoc-cai-cach-hanh-chinh-hien-nay.
6. Đánh giá công chức theo phương pháp KPI. http://baobacgiang.com.vn/bg/y-tuong-sang-tao/163006/da-nh-gia-cong-chu-c-theo-phuong-pha-p-kpi.html.
Tài liệu tham khảo:
1. Chính phủ (2011). Nghị quyết số 30c/2011/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về việc ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020.
2. Thành ủy Hà Nội (2021). Quyết định số 1841-QĐ/TU ngày 28/10/2021 về việc ban hành quy định đánh giá, xếp loại hằng tháng đối với cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong hệ thống chính trị thành phố Hà Nội.
