Information needs for administrative decision-making in commune-level People’s Committees: a case study of Da Nang city
TS. Nguyễn Xuân Thu
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại Đà Nẵng
Email: nxthu@napa.vn
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh thực hiện chính quyền địa phương hai cấp và đẩy mạnh chuyển đổi số, phạm vi nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã tại thành phố Đà Nẵng có sự thay đổi, kéo theo những yêu cầu mới đối với thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý. Bài viết làm rõ các nhóm nhu cầu thông tin chủ yếu tại UBND cấp xã, các đặc điểm của nhu cầu thông tin và sự thay đổi của các yêu cầu này trong điều kiện chuyển đổi số. Thực tiễn tại thành phố Đà Nẵng cho thấy, khoảng cách giữa khả năng tạo lập dữ liệu và khả năng chuyển hóa dữ liệu thành thông tin có giá trị cho quyết định vẫn là một điểm nghẽn. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất tổ chức thông tin theo nhu cầu quyết định, tăng cường tích hợp và quản trị dữ liệu, nâng cao năng lực phân tích, phát triển các sản phẩm thông tin chủ động và bảo đảm quản trị vòng đời, an toàn và khả năng truy xuất thông tin.
Từ khóa: Nhu cầu thông tin; quyết định quản lý; UBND cấp xã; chính quyền địa phương hai cấp; chuyển đổi số; thành phố Đà Nẵng.
Abstract: Against the backdrop of implementing a two-tier local government system and accelerating digital transformation, the scope of responsibilities and authority of commune-level People’s Committees in Da Nang City has changed, creating new requirements for information to support management decisions. This article clarifies the main categories of information needs at commune-level PCs, the characteristics of these information needs, and how these requirements have evolved in the context of digital transformation. Practical experience in Da Nang City also shows that the gap between the ability to generate data and the ability to transform that data into valuable information for decision-making remains a bottleneck. Based on this, the paper proposes organizing information according to decision-making needs, strengthening data integration and governance, enhancing analytical capabilities, developing proactive information products, and ensuring information lifecycle management, security, and traceability.
Keywords: Information needs; management decisions; commune-level People’s Committees; two-tier local government; digital transformation; Da Nang City.
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động quản lý nhà nước, thông tin là đầu vào trực tiếp của quá trình nhận diện vấn đề, lựa chọn phương án, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá quyết định. Trong điều kiện chuyển đổi số, sự phát triển của các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin và nền tảng số làm cho nguồn thông tin phục vụ chính quyền địa phương ngày càng phong phú, nhưng đồng thời cũng đặt ra yêu cầu mới về khả năng kết nối, kiểm chứng, phân tích và chuyển hóa dữ liệu thành thông tin có giá trị phục vụ công tác quản lý.
Yêu cầu này trở nên rõ nét đối với chính quyền cấp xã khi mô hình chính quyền địa phương hai cấp được triển khai từ ngày 01/7/2025. Sau sắp xếp, thành phố Đà Nẵng có 94 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 70 xã, 23 phường và đặc khu. Phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền của cấp xã được mở rộng, trong khi điều kiện kinh tế – xã hội, quy mô dân cư và đặc điểm địa bàn giữa các đơn vị có sự khác biệt đáng kể. Theo nghiên cứu, đến tháng 6/2026, cấp xã tại Đà Nẵng đã tiếp nhận 100 trong tổng số 526 nhiệm vụ được thành phố và Chủ tịch UBND thành phố phân cấp, ủy quyền, tập trung vào các lĩnh vực tài chính – ngân sách, xây dựng, nông nghiệp, môi trường và công tác nội vụ. Những thay đổi này khiến nhu cầu thông tin tại UBND cấp xã không còn chủ yếu phục vụ chế độ báo cáo mà ngày càng gắn trực tiếp với các quyết định và tình huống quản lý phát sinh trên địa bàn.
Từ thực tiễn đó, bài viết tập trung trả lời các câu hỏi: (1) Những nhóm quyết định quản lý chủ yếu nào phát sinh tại UBND cấp xã trong bối cảnh chính quyền địa phương hai cấp hiện nay? (2) Các nhóm quyết định đó đặt ra những nhu cầu thông tin như thế nào? (3) Chuyển đổi số làm thay đổi những yêu cầu nào đối với thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý ở cấp xã?
2. Cơ sở lý luận về nhu cầu thông tin phục vụ quyết định quản lý
2.1. Thông tin và nhu cầu thông tin phục vụ quyết định quản lý
Trong nghiên cứu này, công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý được tiếp cận như một quá trình gồm các hoạt động xác định nhu cầu, thu thập, kiểm tra, xử lý, phân tích, tổng hợp, cung cấp, chia sẻ, lưu trữ, cập nhật và sử dụng thông tin nhằm hỗ trợ chủ thể quản lý trong toàn bộ quá trình ra quyết định. Cách tiếp cận này dựa trên quan điểm về hệ thống thông tin quản lý trong các nghiên cứu trước đây. Nghiên cứu của BaLan George & Avram (2012) cho rằng, hệ thống thông tin trong chính quyền địa phương phải tạo ra khả năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin nhằm phục vụ công tác quản lý. Sudnickas & cộng sự (2021) tiếp tục nhấn mạnh vai trò của cơ chế hỗ trợ thông tin và phân tích đối với chính quyền địa phương. Tarhan & Aydın (2019) cho thấy, hệ thống thông tin quản lý có ý nghĩa đối với việc cải thiện quá trình ra quyết định ở cấp chính quyền địa phương.
Tuy nhiên, nếu chỉ tiếp cận thông tin từ góc độ “hệ thống” thì chưa đủ để giải thích nhu cầu thông tin của người lãnh đạo. Nhu cầu thông tin phải được xác định dựa trên vấn đề quản lý và mục đích sử dụng. Một lãnh đạo UBND xã không cần toàn bộ dữ liệu mà hệ thống đang có; họ cần những thông tin giúp trả lời một vấn đề cụ thể: vấn đề đang xảy ra thuộc thẩm quyền của cấp nào xử lý và có những phương án nào có thể thực hiện. Đây chính là điểm chạm giữa nghiên cứu về chất lượng thông tin và nghiên cứu về việc sử dụng thông tin trong khu vực công.
2.2. Chất lượng thông tin phải gắn với mục đích sử dụng
Wang & Strong (1996) tiếp cận chất lượng dữ liệu theo hướng “fit for use”, tức là dữ liệu có chất lượng khi phù hợp với mục đích sử dụng. Khung này gồm 4 nhóm thuộc tính: chất lượng nội tại, chất lượng theo bối cảnh, chất lượng biểu diễn và khả năng tiếp cận. Theo đó, nghiên cứu của chúng tôi cũng xác định các thuộc tính quan trọng của thông tin phục vụ quản lý gồm: tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, phù hợp, nhất quán, minh bạch và khả năng truy xuất. Điều này có ý nghĩa đặc biệt đối với cấp xã. Một thông tin chính xác nhưng được cung cấp sau khi quyết định đã được ban hành có thể không còn giá trị như một thông tin được cung cấp đúng thời điểm. Tương tự, một cơ sở dữ liệu rất lớn nhưng không cho biết đâu là vấn đề cần ưu tiên sẽ không nhất thiết tạo ra giá trị cao hơn so với một tập hợp thông tin nhỏ nhưng phù hợp với quyết định. Vũ Thế Hoài & Đặng Thị Thu Phương (2026), khi nghiên cứu bảo đảm thông tin trong văn bản quản lý nhà nước, cũng nhấn mạnh các yêu cầu về độ tin cậy, khả năng kiểm chứng và trách nhiệm đối với nguồn thông tin. Đây là cơ sở để mở rộng khái niệm chất lượng thông tin từ “đúng” sang “đúng, đủ, kịp thời, có thể kiểm chứng và truy xuất”.
2.3. Hệ thống ra quyết định cần nhấn mạnh đến việc sử dụng thông tin
Mô hình thành công của hệ thống thông tin của DeLone & McLean (1992, 2003) cung cấp một nền tảng quan trọng để giải thích mối quan hệ giữa chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, việc sử dụng thông tin và kết quả. Trong đó, chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin và chất lượng dịch vụ là các thành phần quan trọng liên quan đến việc sử dụng và lợi ích ròng của hệ thống thông tin. Bên cạnh đó, nghiên cứu của Cantarelli & cộng sự (2023) cũng đã bổ sung một khía cạnh quan trọng trong giải thích cơ chế tạo ra một quyết định quản lý tốt từ thông tin: thông tin không tự động tạo ra quyết định tốt. Việc sử dụng thông tin còn phụ thuộc vào đặc điểm của người sử dụng, quá trình nhận thức, bối cảnh tổ chức và bối cảnh ra quyết định. Vì vậy, nhu cầu thông tin cần được nghiên cứu trong mối quan hệ với các yếu tố cấu thành của hệ thống quản lý.
Từ đó, bài viết sử dụng khung phân tích gồm: (1) Nhu cầu quản lý: quyết định hoặc vấn đề quản lý mà UBND xã phải giải quyết. (2) Nhu cầu thông tin: các nhóm thông tin cần thiết để nhận diện vấn đề, lựa chọn phương án và tổ chức thực hiện. (3) Quá trình quản lý thông tin: thu thập, kiểm chứng, tích hợp, phân tích, cung cấp, phản hồi. (4) Kết quả: khả năng hỗ trợ nhận diện vấn đề, lựa chọn phương án, tổ chức thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh quyết định.
3. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phát triển từ nghiên cứu về công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tại UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, bài viết tập trung khai thác các nguồn tài liệu và bằng chứng định tính phù hợp trực tiếp với câu hỏi nghiên cứu về nhu cầu thông tin.
Nguồn dữ liệu thứ nhất gồm: các văn bản pháp lý liên quan đến tổ chức chính quyền địa phương; các tài liệu về chuyển đổi số; tài liệu và báo cáo của thành phố Đà Nẵng; thông tin từ các hệ thống quản lý và điều hành; các tình huống thực tiễn được ghi nhận trong nghiên cứu; cùng các tài liệu nghiên cứu trong và ngoài nước. Nội dung phân tích tập trung vào sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và phạm vi quyết định của cấp xã; các nhóm thông tin cần thiết; nguồn hình thành thông tin; phương thức xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin.
Nguồn dữ liệu thứ hai là phỏng vấn sâu. Nội dung phỏng vấn được thiết kế theo 8 nhóm vấn đề: nhiệm vụ thông tin; thông tin phục vụ điều hành hằng ngày; thông tin phục vụ quản lý nhà nước; quy trình tổng hợp và tham mưu; khó khăn trong công tác thông tin; mức độ hỗ trợ của hệ thống số; năng lực số của cán bộ, công chức và ưu tiên cải thiện. Tuy nhiên, do phạm vi thực hiện phỏng vấn sâu còn hạn chế nên các bằng chứng phỏng vấn trong bài viết chỉ được sử dụng để minh họa, giải thích và làm sâu sắc thêm các phát hiện từ phân tích tài liệu, không dùng để suy rộng cho toàn bộ đội ngũ cấp xã.
Quá trình phân tích được thực hiện theo logic: xác định nhóm quyết định; xác định nhu cầu thông tin tương ứng; đối chiếu với nguồn thông tin và phương thức cung cấp hiện có; nhận diện điểm nghẽn; phân tích sự thay đổi trong điều kiện chuyển đổi số và rút ra hàm ý quản lý. Cách tiếp cận này phù hợp để trả lời các câu hỏi nghiên cứu. Đối tượng của bài viết là làm rõ những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và lý do vì sao dòng thông tin hiện nay chưa phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu đó.
4. Thực trạng nhu cầu thông tin và những vấn đề đặt ra đối với công tác thông tin phục vụ quyết định quản lý của UBND cấp xã tại thành phố Đà Nẵng
4.1. Thực trạng nhu cầu thông tin phục vụ quyết định quản lý tại UBND cấp xã
Thứ nhất, nhu cầu thông tin phát sinh từ việc mở rộng phạm vi quyết định quản lý.
Thực trạng tại Đà Nẵng cho thấy nhu cầu thông tin của UBND cấp xã đang thay đổi, trước hết là do sự thay đổi trong phạm vi công việc và trách nhiệm quản lý. Trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp, cấp xã không chỉ thực hiện các thủ tục hành chính và nhiệm vụ thường xuyên mà còn trực tiếp xử lý nhiều vấn đề liên quan đến phát triển kinh tế – xã hội, đất đai, xây dựng, tài chính ngân sách, nông nghiệp, môi trường, an sinh xã hội, trật tự đô thị, quốc phòng an ninh và các tình huống phát sinh trên địa bàn (Ngô Thành Can, 2025)
Bằng cách đối chiếu phạm vi nhiệm vụ của UBND cấp xã trong bối cảnh chính quyền địa phương hai cấp với các nhóm vấn đề xuất hiện trong tài liệu, báo cáo và tình huống quản lý được phân tích, nghiên cứu xác định có 17 nhóm vấn đề/quyết định quản lý chủ yếu phát sinh ở cấp xã, gồm: tổ chức bộ máy, cán bộ và điều hành chính quyền; cải cách hành chính, thủ tục hành chính và chuyển đổi số; phát triển kinh tế – xã hội; ngân sách, tài chính và tài sản công; đất đai; quy hoạch, xây dựng, hạ tầng và trật tự xây dựng; nông nghiệp, tài nguyên, môi trường và thiên tai; công nghiệp, thương mại, dịch vụ và sản xuất kinh doanh; văn hóa, thể thao, du lịch và thông tin cơ sở; giáo dục, y tế, dân số và chăm sóc sức khỏe; lao động, việc làm, giảm nghèo và an sinh xã hội; tư pháp, hộ tịch, chứng thực; tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; xử lý vi phạm hành chính; quốc phòng, an ninh, trật tự và an toàn xã hội; thiên tai, dịch bệnh, sự cố và tình huống khẩn cấp; giao thông, công trình công cộng và dịch vụ thiết yếu. Đây là các nhóm vấn đề quản lý được sử dụng để phân tích nhu cầu thông tin, không phải là danh mục các loại quyết định theo nghĩa pháp lý.
Sự mở rộng phạm vi phải ra quyết định quản lý làm thay đổi đáng kể câu hỏi mà thông tin cần trả lời. Nếu trước đây thông tin chủ yếu được sử dụng để “báo cáo tình hình”, thì hiện nay lãnh đạo UBND xã cần biết vấn đề gì đang xảy ra, ở đâu, đối tượng nào bị tác động, nguyên nhân là gì, thuộc thẩm quyền nào, có những phương án nào và cần xử lý trong thời hạn bao lâu. Vì vậy, nhu cầu thông tin ngày càng gắn với quyết định cụ thể thay vì chỉ gắn với lĩnh vực chuyên môn.
Thứ hai, nhu cầu thông tin có tính đa nguồn và liên ngành.
Từ thực tiễn ở Đà Nẵng, có thể thấy rằng một quyết định quản lý thường không dựa trên một nguồn thông tin đơn lẻ. Đối với nhóm quản lý dân cư và an sinh xã hội, lãnh đạo có thể cần đồng thời thông tin về dân cư, hộ gia đình, hoàn cảnh, lao động, thu nhập và lịch sử thụ hưởng chính sách. Đối với đất đai, nhu cầu thông tin bao gồm thửa đất, người sử dụng, nguồn gốc, hiện trạng, biến động, quy hoạch, tình trạng pháp lý, tranh chấp và kết quả kiểm tra thực địa. Đối với xây dựng và quản lý đô thị, thông tin cần kết hợp quy hoạch, đất đai, hồ sơ công trình, giấy phép, hiện trạng, hình ảnh và kết quả kiểm tra. Do đó, có thể nhận thấy rõ sự chuyển dịch từ “nhu cầu thông tin theo lĩnh vực” sang “nhu cầu thông tin theo vấn đề quản lý”. Một vấn đề càng phức tạp thì càng cần kết nối thông tin từ nhiều lĩnh vực.
Thực tế này phù hợp với nghiên cứu của Đỗ Anh Tài, Nguyễn Thị Lan Anh & Nguyễn Thị Lan Hương (2022), trong đó nhu cầu sử dụng thông tin kinh tế – xã hội được đặt trong mối quan hệ trực tiếp với quá trình ra quyết định quản lý. Nghiên cứu của Cantarelli & cộng sự (2023) cũng cho thấy trong khu vực công, việc sử dụng thông tin chịu ảnh hưởng không chỉ bởi đặc tính của thông tin mà còn bởi bối cảnh quyết định, người sử dụng và quá trình kết hợp, diễn giải thông tin.
Đối với Đà Nẵng, tính đa nguồn của nhu cầu thông tin thể hiện rõ qua sự tồn tại đồng thời của hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu dân cư, cơ sở dữ liệu đất đai, dữ liệu chuyên ngành, hệ thống văn bản điều hành, báo cáo của cơ sở, phản ánh của người dân và các kênh tương tác số. Vấn đề đặt ra không còn đơn giản là “thu thập thêm thông tin” mà là kết nối những thông tin đã có để hình thành một bức tranh thống nhất về quản lý.
Thứ ba, nhu cầu thông tin về dân cư và các đối tượng quản lý ngày càng cụ thể hơn.
Dân cư là một trong những nhóm thông tin nền tảng trong hoạt động quản lý cấp xã. Tuy nhiên, nhu cầu hiện nay không dừng ở tổng số dân mà còn mở rộng đến cư trú, hộ gia đình, biến động dân cư và các nhóm đối tượng cụ thể. Những thông tin này được sử dụng cho nhiều quyết định liên quan đến an sinh xã hội, y tế, giáo dục, lao động, việc làm, dân số và bảo đảm an ninh, trật tự. Điểm đáng chú ý là dữ liệu dân cư ngày càng được hình thành trực tiếp trong quá trình cung cấp dịch vụ công. Khi thủ tục hành chính được số hóa, mỗi hồ sơ không chỉ là một đối tượng cần giải quyết mà còn tạo ra thông tin về nhu cầu của người dân, khối lượng công việc và kết quả hoạt động của cơ quan. Chẳng hạn, tại địa bàn xã Thăng Phú, TP Đà Nẵng, trong thời gian từ ngày 01/7/2025 đến ngày 11/5/2026, hệ thống ghi nhận 3.493 hồ sơ thủ tục hành chính; tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước và đúng hạn và tỷ lệ số hóa hồ sơ ở mức rất cao; những dữ liệu này có thể được sử dụng để đánh giá khối lượng công việc và chất lượng phục vụ, thay vì chỉ lưu giữ như dữ liệu tác nghiệp. Điều đó cho thấy nhu cầu thông tin dân cư đang chuyển từ thông tin mô tả đối tượng sang thông tin phục vụ việc nhận diện và giải quyết các vấn đề của từng nhóm đối tượng.
Thứ tư, nhu cầu thông tin kinh tế – xã hội không còn chỉ phục vụ cho báo cáo định kỳ.
Đối với phát triển kinh tế – xã hội, cấp xã cần thông tin về sản xuất, kinh doanh, lao động, việc làm, thu nhập, hộ kinh doanh, đầu tư, dân cư và những biến động kinh tế – xã hội trên địa bàn. Tuy nhiên, sau khi sắp xếp đơn vị hành chính và trong mô hình hai cấp, những thông tin này còn trở thành đầu vào phục vụ việc xây dựng chỉ tiêu và kế hoạch phát triển ở cấp thành phố. Vì vậy, UBND cấp xã không chỉ là nơi nhận thông tin từ cấp trên mà còn ngày càng trở thành nguồn cung cấp thông tin đầu vào cho hệ thống quản lý của thành phố. Điều này làm tăng yêu cầu về độ chính xác, tính nhất quán và khả năng cập nhật của dữ liệu cấp xã. Thực trạng này đặt ra yêu cầu chuyển từ việc thu thập số liệu theo từng biểu mẫu sang việc hình thành thông tin có khả năng theo dõi thường xuyên, so sánh theo thời gian, địa bàn và nhóm đối tượng. Đây cũng là hướng phù hợp với Pahira (2024) và Sayogo & cộng sự (2024), khi các nghiên cứu này nhấn mạnh vai trò của dữ liệu trong việc tăng cường ra quyết định dựa trên bằng chứng ở cấp chính quyền địa phương.
Thứ năm, nhu cầu thông tin về đất đai, quy hoạch và xây dựng đòi hỏi tính chính xác cao và khả năng kiểm chứng.
Đất đai là trường hợp thể hiện rõ nhất mối quan hệ giữa chất lượng thông tin và quyết định quản lý. Lãnh đạo cấp xã cần đồng thời tiếp cận thông tin về thửa đất, người sử dụng, nguồn gốc, hiện trạng, biến động, quy hoạch, hồ sơ pháp lý, tranh chấp và kết quả kiểm tra thực địa. Vì vậy, dữ liệu không gian và dữ liệu hồ sơ cần được kết hợp. Thực tiễn của TP. Đà Nẵng về Chiến dịch 90 ngày làm giàu, làm sạch cơ sở dữ liệu đất đai: đã xác thực 1,34 triệu chủ sử dụng đất; gần 1,28 triệu trường hợp được đối soát, đạt 95,28%; hơn 1,3 triệu thửa đất được phân loại, chuẩn hóa và hơn 1,13 triệu thửa được đồng bộ lên hệ thống quốc gia. Những kết quả này cho thấy một khía cạnh quan trọng của nhu cầu thông tin hiện nay: lãnh đạo không chỉ cần nhiều dữ liệu hơn mà còn cần dữ liệu có thể tin cậy và có thể kiểm chứng. Đối với các quyết định liên quan đến đất đai và xây dựng, dữ liệu thiếu, sai lệch hoặc không cập nhật có thể làm tăng đáng kể thời gian xác minh và tham mưu.
Thứ sáu, nhu cầu thông tin về tài chính, nguồn lực và tiến độ thực hiện ngày càng gắn liền với công tác điều hành.
Khi các nhiệm vụ được giao cho cấp xã, nhu cầu thông tin không chỉ là nhiệm vụ mà còn bao gồm khả năng về ngân sách thực hiện nhiệm vụ, khả năng cân đối nguồn lực, tiến độ thực hiện nhiệm vụ, tình trạng sử dụng tài sản và nguồn lực còn lại. Tương tự, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nhu cầu thông tin ngày càng tập trung vào tiến độ, trách nhiệm và các điểm nghẽn. Đây là sự chuyển đổi từ thông tin đầu vào sang thông tin theo dõi quá trình. Thông tin có giá trị quản lý, vì vậy phải cho phép lãnh đạo biết nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào đang được thực hiện, nhiệm vụ nào có nguy cơ chậm trễ và nguyên nhân của sự chậm trễ.
Thứ bảy, nhu cầu thông tin về phản ánh và hiện trạng của địa bàn ngày càng tăng.
Một điểm đáng chú ý trong thực tiễn ở Đà Nẵng là thông tin phục vụ công tác quản lý không chỉ được tạo ra trong nội bộ cơ quan mà còn đến từ người dân và cộng đồng. Các kênh như 1022, Zalo phản ánh hiện trường và thông tin từ thôn, tổ dân phố tạo ra một dòng thông tin bổ sung cho hệ thống hành chính. Đối với những vấn đề như vệ sinh môi trường, trật tự đô thị, ngập úng, giao thông, an ninh trật tự hoặc công trình công cộng, thông tin phản ánh thực địa có thể giúp phát hiện những vấn đề mà dữ liệu hành chính chưa kịp thời phản ánh. Tuy nhiên, để trở thành thông tin quản lý, các phản ánh này cần được xác minh, phân loại, gắn với địa bàn, thời gian và trạng thái xử lý. Điều đó dẫn tới yêu cầu hình thành dòng thông tin hai chiều: chính quyền cung cấp thông tin – người dân phản hồi – chính quyền xử lý – kết quả được cập nhật – lãnh đạo theo dõi.
Thứ tám, nhu cầu thông tin thay đổi theo vòng đời của quyết định.
Phân tích trường hợp Đà Nẵng cho thấy nhu cầu thông tin có thể được nhận diện theo 5 giai đoạn trong vòng đời quyết định. Khi nhận diện vấn đề, lãnh đạo cần có thông tin về hiện trạng, quy mô, địa điểm và các đối tượng bị ảnh hưởng. Khi lựa chọn phương án, cần căn cứ vào nhu cầu chuyển sang, nguyên nhân, căn cứ pháp lý, thẩm quyền, nguồn lực, chi phí, tác động và rủi ro. Khi tổ chức thực hiện, thông tin cần phản ánh tiến độ, trách nhiệm, nguồn lực và các khó khăn. Khi kiểm tra, đánh giá, thông tin phải phản ánh kết quả và tác động. Cuối cùng, phản hồi từ người dân, tổ chức, doanh nghiệp và bộ phận thực thi trở thành đầu vào để điều chỉnh quyết định. Như vậy, thực trạng ở Đà Nẵng cho thấy nhu cầu thông tin không phải là một danh mục cố định. Cùng một vấn đề, nhưng thông tin cần thiết sẽ thay đổi theo thời điểm và giai đoạn của quyết định. Đây là cơ sở quan trọng để chuyển từ việc tổ chức thông tin theo chế độ báo cáo sang tổ chức thông tin theo vòng đời quyết định.
4.2. Những vấn đề đặt ra đối với nhu cầu thông tin phục vụ quyết định quản lý tại UBND cấp xã
Một là, thông tin đang chuyển từ trạng thái chủ yếu được tổng hợp sau quá trình thực hiện sang trạng thái được tạo lập ngay trong quá trình tác nghiệp. Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính là ví dụ rõ nhất: thông tin về hồ sơ, thời hạn, kết quả và phản ánh được tạo ra trong quá trình giải quyết công việc. Vì vậy, về nguyên tắc, lãnh đạo có thể sử dụng dữ liệu tác nghiệp để theo dõi tình hình thay vì chờ báo cáo định kỳ. Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại chính quyền cơ sở cũng cho thấy hệ thống số đang ngày càng trở thành một bộ phận của quy trình thực hiện nhiệm vụ chứ không chỉ là công cụ hỗ trợ (Lý & cộng sự, 2024).
Hai là, nhu cầu thông tin đang chuyển từ thông tin quá khứ sang thông tin cập nhật và gần với thời gian thực. Trong một số lĩnh vực, thông tin có giá trị nhất không phải là số liệu cuối tháng mà là các tín hiệu xuất hiện trong ngày: hồ sơ có nguy cơ quá hạn, phản ánh tăng đột biến, nhiệm vụ chậm tiến độ, điểm ngập phát sinh hoặc các vấn đề an ninh trật tự mới. Điều này làm tăng nhu cầu về các bảng điều hành, các chỉ số theo dõi và cảnh báo.
Ba là, chuyển đổi số làm gia tăng nhu cầu tích hợp thông tin. Khi dữ liệu được tạo lập từ nhiều hệ thống, vấn đề không phải là thiếu nguồn mà là khả năng kết nối các nguồn đó. Một vấn đề quản lý đất đai có thể cần kết hợp dữ liệu đất đai, quy hoạch, xây dựng và phản ánh của người dân; một vấn đề an sinh có thể cần dữ liệu dân cư, lao động và chính sách. Kuhlmann & Heuberger (2023) chỉ ra rằng chuyển đổi số ở cấp địa phương không chỉ là việc triển khai công nghệ mà còn liên quan đến cách tổ chức và năng lực triển khai. Klochan & Petriv (2024) cũng nhấn mạnh những thách thức về tổ chức, năng lực và khả năng vận hành khi số hóa chính quyền địa phương.
Bốn là, nhu cầu phân tích và cảnh báo đang tăng nhanh hơn nhu cầu thu thập dữ liệu. Khi dữ liệu đã trở nên tương đối phong phú, vấn đề đặt ra là làm thế nào để nhận biết dữ liệu nào đáng chú ý. Một lãnh đạo không cần nhìn thấy toàn bộ dữ liệu về hồ sơ thủ tục hành chính mà cần biết lĩnh vực nào đang tăng bất thường, hồ sơ nào có nguy cơ quá hạn và nguyên nhân nằm ở đâu. Theo đó, giá trị của công tác thông tin ngày càng nằm ở khâu phân tích, lựa chọn và diễn giải. Nghiên cứu của Sayogo & cộng sự (2024) cho thấy việc ra quyết định dựa trên dữ liệu ở chính quyền địa phương phụ thuộc vào khả năng chuyển dữ liệu thành thông tin có ý nghĩa đối với quyết định, trong khi Pahira (2024) nhấn mạnh vai trò của dữ liệu trong việc tăng cường năng lực ra quyết định của chính quyền địa phương.
Thứ ba, thực tiễn ở Đà Nẵng cho thấy đang tồn tại một khoảng cách giữa khả năng tạo lập dữ liệu và khả năng sử dụng dữ liệu. Hệ thống số đã tạo ra nhiều nguồn dữ liệu, nhưng dữ liệu giữa các lĩnh vực chưa phải lúc nào cũng được kết nối; một số thông tin vẫn phải tổng hợp, đối chiếu thủ công; trong một số lĩnh vực như đất đai, quy hoạch và xây dựng, việc xác minh thực tế và tham chiếu thông tin từ cơ quan chuyên môn vẫn cần thiết.
Sáu là, nhu cầu về thông tin có thể truy xuất và có dấu vết trách nhiệm ngày càng rõ ràng. Khi hồ sơ điện tử trở thành phương thức xử lý chủ yếu, lãnh đạo không chỉ cần biết kết quả mà còn cần biết thông tin được cập nhật khi nào, bởi ai, dựa trên nguồn nào và đã được kiểm chứng chưa. Đây là yêu cầu gắn với quản trị vòng đời dữ liệu và trách nhiệm giải trình. Thực tiễn ở Đà Nẵng cho thấy việc lưu trữ hồ sơ điện tử, ký số, số hóa tài liệu, cập nhật dữ liệu chuyên ngành và bảo đảm an toàn thông tin đang trở thành những nội dung thường xuyên trong hoạt động của chính quyền cấp xã. Hoàng Văn Thanh (2026) cũng chỉ ra rằng chuyển đổi số trong văn thư, lưu trữ cấp xã làm thay đổi không chỉ phương thức lưu trữ mà còn cả yêu cầu đối với việc quản lý và khai thác hồ sơ.
Bảy là, chuyển đổi số làm xuất hiện nhu cầu về thông tin chủ động. Thay vì chỉ cung cấp thông tin khi lãnh đạo yêu cầu hoặc đến kỳ báo cáo, hệ thống thông tin cần nhận diện từng bước những vấn đề cần lãnh đạo quan tâm. Với những lĩnh vực có tính biến động cao như thủ tục hành chính, đất đai, xây dựng, môi trường, thiên tai và an sinh xã hội, cần xác định các chỉ số hoặc dấu hiệu bất thường để cảnh báo sớm. Tuy nhiên, cảnh báo chỉ có giá trị khi gắn với việc xác minh và hành động của con người; không nên được hiểu là một hệ thống tự động thay thế cho quyết định quản lý.
5. Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác thông tin phục vụ quyết định quản lý tại UBND cấp xã
Kết quả nghiên cứu trường hợp Đà Nẵng cho thấy vấn đề trung tâm của công tác thông tin tại UBND cấp xã hiện nay không đơn thuần là thiếu dữ liệu mà là khoảng cách giữa dữ liệu và quyết định quản lý. Hệ thống thông tin ngày càng tạo ra nhiều dữ liệu, nhưng dữ liệu chỉ trở thành nguồn lực quản trị khi được xác định đúng nhu cầu, kiểm chứng, kết nối, phân tích và cung cấp dưới hình thức phù hợp để hỗ trợ ra quyết định. Phát hiện này tương thích với mô hình thành công của hệ thống thông tin của DeLone & McLean (1992, 2003), trong đó chất lượng hệ thống và chất lượng thông tin có quan hệ với việc sử dụng và các kết quả đạt được; kết quả này phù hợp với nghiên cứu của Wang & Strong (1996) và nghiên cứu của Cantarelli & cộng sự (2023).
Trường hợp Đà Nẵng đồng thời cho thấy cần thay đổi cách tổ chức thông tin. Nếu thông tin tiếp tục được tổ chức chủ yếu theo cơ cấu phòng, ban và lĩnh vực chuyên môn, lãnh đạo có thể nhận được nhiều báo cáo nhưng vẫn phải tự kết nối chúng để hình thành một bức tranh về một vấn đề. Trong khi đó, nhiều vấn đề quản lý ở cấp xã có bản chất liên ngành. Vì vậy, đơn vị tổ chức thông tin phù hợp hơn trong môi trường số phải từng bước chuyển từ “thông tin của từng lĩnh vực” sang “thông tin của từng vấn đề quản lý”. Đây cũng là lý do các hệ thống thông tin phục vụ chính quyền địa phương cần được thiết kế không chỉ để lưu trữ dữ liệu mà còn để hỗ trợ kết nối và sử dụng dữ liệu trong quá trình ra quyết định (BaLan George & Avram, 2012; Sudnickas et al., 2021).
Một vấn đề khác là sự khác biệt giữa số hóa công việc và việc chuyển đổi phương thức quản trị. Việc hồ sơ được xử lý trên hệ thống điện tử, văn bản được ký số hoặc báo cáo được gửi qua môi trường mạng mới tạo ra thay đổi trong phương thức tác nghiệp. Chuyển đổi quản trị chỉ thực sự diễn ra khi dữ liệu phát sinh trong quá trình tác nghiệp được tái sử dụng để theo dõi, phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định. Đây là điểm đặc biệt quan trọng đối với cấp xã, nơi khối lượng thông tin ngày càng lớn nhưng nguồn nhân lực chuyên sâu về dữ liệu và công nghệ còn hạn chế. Các nghiên cứu của Kuhlmann & Heuberger (2023), Klochan & Petriv (2024) cũng cho thấy, chuyển đổi số ở chính quyền địa phương luôn gắn với các điều kiện tổ chức và năng lực thực thi, chứ không chỉ với hạ tầng công nghệ.
Vai trò của công chức tổng hợp và tham mưu cũng cần được nhìn nhận lại. Công việc không nên chỉ dừng ở việc tập hợp số liệu và xây dựng báo cáo mà cần chuyển dần sang kết nối nguồn tin, kiểm tra, phân tích, phát hiện vấn đề và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ ra quyết định. Dữ liệu phỏng vấn sâu hiện có, dù còn hạn chế về số lượng, cũng minh họa cho quá trình này: công tác thông tin được mô tả gắn với thu thập, xây dựng dữ liệu, tổng hợp, phục vụ điều hành và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động tham mưu. Do dữ liệu phỏng vấn hiện mới có một trường hợp trả lời tương đối đầy đủ, kết quả này chỉ được sử dụng như bằng chứng bổ trợ, không dùng để khái quát hóa cho toàn bộ đội ngũ cấp xã.
Cần đánh giá chất lượng thông tin theo giá trị đối với quyết định, thay vì chỉ dựa trên số lượng hoặc mức độ đầy đủ của dữ liệu. Một sản phẩm thông tin có giá trị cao phải giúp lãnh đạo nhanh chóng trả lời: vấn đề gì đang xảy ra, mức độ như thế nào, nguyên nhân hoặc các yếu tố liên quan là gì, thuộc thẩm quyền nào, có những phương án nào và cần hành động gì. Cách tiếp cận này phù hợp với Wang & Strong (1996) và cũng giải thích tại sao trong môi trường số, không phải cứ có nhiều dữ liệu hơn thì quyết định sẽ tốt hơn.
Qua việc đánh giá, bài viết đề xuất một số gợi ý nhằm hoàn thiện công tác thông tin phục vụ quản lý ở UBND cấp xã như sau:
Thứ nhất, UBND cấp xã cần chuyển từ danh mục báo cáo sang danh mục nhu cầu thông tin phục vụ việc ra quyết định. Với mỗi nhóm vấn đề, cần xác định người sử dụng, quyết định cần hỗ trợ, thông tin cần thiết, nguồn dữ liệu, tần suất cập nhật, người chịu trách nhiệm, sản phẩm đầu ra và cơ chế cảnh báo. Cách làm này giúp hạn chế việc thu thập dữ liệu theo thói quen và tập trung nguồn lực vào những thông tin thực sự có giá trị cho công tác quản lý.
Thứ hai, cần tổ chức dữ liệu theo nguyên tắc một nguồn dữ liệu có thể phục vụ nhiều mục đích, hạn chế việc cán bộ phải nhập lại hoặc tổng hợp cùng một thông tin cho nhiều loại báo cáo. Đối với các nhóm dữ liệu nền tảng như dân cư, đất đai, thủ tục hành chính, hộ tịch và tài chính, cần xác định nguồn dữ liệu chính thức, cơ chế cập nhật và trách nhiệm bảo đảm chất lượng. Đặc biệt, việc tích hợp dữ liệu phải gắn với nhu cầu quản lý cụ thể, tránh tích hợp dữ liệu chỉ nhằm mục đích kỹ thuật.
Thứ ba, cần nâng cao năng lực phân tích thông tin của bộ phận tổng hợp, tham mưu và cán bộ chuyên môn. Trọng tâm không chỉ là kỹ năng sử dụng phần mềm mà còn là khả năng xác định câu hỏi quản lý, kiểm tra chất lượng dữ liệu, so sánh theo thời gian và địa bàn, nhận diện xu hướng, phát hiện bất thường và trình bày bằng chứng phục vụ việc lựa chọn phương án. Đây là điều kiện để chuyển từ “số hóa quy trình” sang “quản trị dựa trên dữ liệu”.
Thứ tư, đối với sản phẩm thông tin, bên cạnh báo cáo định kỳ, cần từng bước phát triển bảng điều hành lãnh đạo, bản tin điều hành ngắn, phiếu tham mưu giải quyết vấn đề và thẻ cảnh báo. Bảng điều hành nên tập trung vào các chỉ số và vấn đề mà lãnh đạo cần theo dõi; bản tin điều hành tập trung vào những việc mới phát sinh, chỉ tiêu bất thường, nhiệm vụ chậm và vấn đề cần quyết định; phiếu tham mưu tập trung vào một vấn đề cụ thể theo cấu trúc “vấn đề – bằng chứng – nguyên nhân – tác động – thẩm quyền – phương án – kiến nghị”; còn cảnh báo cần gắn với ngưỡng, trách nhiệm xác minh và thời hạn xử lý. Đây là hướng chuyển từ việc cung cấp thông tin thụ động sang cung cấp thông tin chủ động.
Thứ năm, cần coi quản trị vòng đời thông tin và an toàn dữ liệu là một phần của chất lượng thông tin. Thông tin phục vụ quyết định phải có nguồn, có khả năng kiểm chứng, được cập nhật, lưu trữ và truy xuất; đồng thời phải xác định rõ quyền tiếp cận và trách nhiệm đối với dữ liệu. Trong điều kiện lượng dữ liệu hành chính và dữ liệu cá nhân ngày càng tăng, yêu cầu này không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là một phần trách nhiệm của quản lý nhà nước.
6. Kết luận
Nghiên cứu trường hợp thành phố Đà Nẵng cho thấy chuyển đổi số và mô hình chính quyền địa phương hai cấp đang làm thay đổi rõ rệt nhu cầu thông tin tại UBND cấp xã. Nhu cầu thông tin ngày càng gắn với từng vấn đề và vòng đời quyết định, có tính đa nguồn, liên ngành và yêu cầu cao hơn về tính chính xác, kịp thời, khả năng kết nối, phân tích và truy xuất. Vấn đề đặt ra không còn chủ yếu là “có đủ dữ liệu hay không” mà là liệu dữ liệu có được chuyển hóa thành thông tin có giá trị cho quyết định hay không. Vì vậy, đổi mới công tác thông tin cần tập trung vào việc tổ chức thông tin theo vấn đề, tích hợp dữ liệu, nâng cao năng lực phân tích và phát triển cơ chế cung cấp thông tin chủ động, cảnh báo sớm.
Tài liệu tham khảo:
Bălan George, E., & Radu Gabriel Avram, E. (2012). Foundation and design of the informational system in local public administration. Academic Research International, 2(2).
Cantarelli, P., Belle, N., & Hall, J. L. (2023). Information use in public administration and policy decision-making: A research synthesis. Public Administration Review, 83(6), 1667–1686. https://doi.org/10.1111/puar.13735
DeLone, W. H., & McLean, E. R. (1992). Information systems success: The quest for the dependent variable. Information Systems Research, 3(1), 60–95. https://doi.org/10.1287/isre.3.1.60
DeLone, W. H., & McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean model of information systems success: A ten-year update. Journal of Management Information Systems, 19(4), 9–30. https://doi.org/10.1080/07421222.2003.11045748
Đỗ Anh Tài, Nguyễn Thị Lan Anh, & Nguyễn Thị Lan Hương. (2022). Phân tích nhu cầu sử dụng thông tin kinh tế – xã hội trong ra quyết định quản lý của lãnh đạo cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh Hà Giang. Tạp chí Công Thương. https://tapchicongthuong.vn/phan-tich-nhu-cau-su-dung-thong-tin-kinh-te-xa-hoi-trong-ra-quyet-dinh-quan-ly-cua-lanh-dao-cap-huyen–xa-tren-dia-ban-tinh-ha-giang-87006.htm
Hoàng Văn Thanh. (2026, June 20). Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã: Từ thực tiễn tại phường Bảy Hiền, Thành phố Hồ Chí Minh. Quản lý nhà nước. https://www.quanlynhanuoc.vn/2026/06/20/chuyen-doi-so-trong-cong-tac-van-thu-luu-tru-tai-uy-ban-nhan-dan-cap-xa-tu-thuc-tien-phuong-bay-hien-tp-ho-chi-minh/
Klochan, V., & Petriv, I. (2024). Digitalization of public administration in territorial communities: Instruments, challenges, and transformation prospects. Actual Problems of Economics, 2(281), 160–169. https://doi.org/10.32752/1993-6788-2024-2-281-160-169
Kuhlmann, S., & Heuberger, M. (2023). Digital transformation going local: Implementation, impacts and constraints from a German perspective. Public Money & Management, 43(2), 147–155. https://doi.org/10.1080/09540962.2021.1939584
Lý, N. T., Kiên, N. T., Trị, Đ. T., & Khải, L. Q. (2024). Current status of application of information technology in solving administrative procedures of People’s Committees of wards and communes in Viet Tri City. East African Scholars Journal of Engineering and Computer Sciences, 7(7), 70–73. https://doi.org/10.36349/easjecs.2024.v07i07.002
Ngô Thành Can. (2025). Vai trò của chính quyền cấp cơ sở và giải pháp tăng cường tính phục vụ của chính quyền cấp cơ sở trong chính quyền địa phương hai cấp. Tổ chức Nhà nước và Lao động. https://tcnnld.vn/news/detail/68244/Vai-tro-cua-chinh-quyen-cap-co-so-va-giai-phap-tang-cuong-tinh-phuc-vu-cua-chinh-quyen-cap-co-so-trong-chinh-quyen-dia-phuong-02-cap.html
Pahira, S. H. (2024). Empowering local governance: The role of data-driven decision-making in accelerating rural development. Village Development Innovation, 51–61.
Sayogo, D. S., Yuli, S. B. C., & Amalia, F. A. (2024). The dynamics of data-driven decision-making at local government in Indonesia. In Economic sustainability and social equality in the technological era (pp. 199–208). Routledge.
Sudnickas, T., Smalskys, V., Gavkalova, N., Dzenis, V., & Dzenis, O. (2021). Mechanisms of information and analytical support of local state administrations. Journal of Information Technology Management, 13, 188–203. https://doi.org/10.22059/JITM.2021.82616
Tarhan, C., & Aydın, C. (2019). Why should municipalities use management information systems in their decision-making processes? International Journal of Information Technology and Computer Science, 11(4), 1–8. https://doi.org/10.5815/ijitcs.2019.04.01
Vũ Thế Hoài, & Đặng Thị Thu Phương. (2026). Bảo đảm thông tin trong văn bản quản lý nhà nước: Từ lý luận đến thực tiễn. Quản lý nhà nước, (365), 46–52. https://doi.org/10.59394/qlnn.365.2026.1531
Wang, R. Y., & Strong, D. M. (1996). Beyond accuracy: What data quality means to data consumers. Journal of Management Information Systems, 12(4), 5–33. https://doi.org/10.1080/07421222.1996.11518099
