International experience in digital records governance: implications for public governance reform and digital transformation in Vietnam
ThS. Hoàng Thị Thu Hồng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng
Email: thuhongbnv@gmail.com
(Quanlynhanuoc.vn) – Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và phát triển chính phủ số, quản trị tài liệu số đã trở thành một cấu phần thiết yếu của quản trị công hiện đại. Nhiều quốc gia đã xây dựng các mô hình quản trị tài liệu số tiên tiến nhằm nâng cao tính minh bạch, hiệu quả điều hành, khả năng chia sẻ dữ liệu và bảo đảm lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử. Bài viết phân tích kinh nghiệm của các quốc gia tiêu biểu, gồm: Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Singapore, Estonia và Hàn Quốc trong lĩnh vực quản trị tài liệu số. Từ đó, rút ra một số kinh nghiệm có giá trị và đề xuất định hướng cho Việt Nam trong việc hoàn thiện thể chế, kiến trúc công nghệ và năng lực quản trị dữ liệu công.
Từ khóa: Quản trị tài liệu số; lưu trữ điện tử; chính phủ số; quản lý công; chuyển đổi số; kinh nghiệm quốc tế.
Abstract: Against the backdrop of national digital transformation and the development of digital government, digital records management has become an essential component of modern public administration. Many countries have established advanced digital records management models to enhance transparency, operational efficiency, data-sharing capabilities, and ensure the long-term preservation of electronic records. This article analyzes the experiences of leading countries—including the United States, the United Kingdom, Singapore, Estonia, and South Korea—in the field of digital document management. Based on this analysis, it draws valuable lessons and proposes directions for Vietnam in improving its institutional framework, technological architecture, and public data management capabilities.
Keywords: Digital records management; electronic archiving; digital government; public administration; digital transformation; international experience.
1. Đặt vấn đề
Sự phát triển của công nghệ số đã làm thay đổi căn bản phương thức quản lý và lưu trữ thông tin trong khu vực công. Theo Tổ chức Lưu trữ Quốc tế (International Council on Archives, 2023), quản trị tài liệu số bao gồm toàn bộ quá trình tạo lập, phân loại, lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu điện tử nhằm bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý lâu dài của thông tin (Duranti & Franks, 2015; Shepherd & Yeo, 2003). Hệ thống quản trị tài liệu số hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả điều hành nhà nước, thúc đẩy minh bạch và cải thiện chất lượng dịch vụ công (OECD, 2023). Mặc dù Việt Nam đã ban hành Chương trình Chuyển đổi số quốc gia (Thủ tướng Chính phủ, 2020) và Chiến lược Chính phủ số giai đoạn 2021 – 2025 (Thủ tướng Chính phủ, 2021), cùng Đề án phát triển lưu trữ số quốc gia giai đoạn 2023 – 2030 (Bộ Nội vụ, 2023), việc triển khai thực tiễn còn gặp nhiều thách thức. Bài viết sử dụng phương pháp so sánh chính sách kết hợp phân tích tài liệu thứ cấp nhằm rút ra bài học quốc tế và đề xuất định hướng phù hợp cho Việt Nam.
2. Kinh nghiệm quốc tế về quản trị tài liệu số
Theo Chỉ số trưởng thành GovTech (GovTech Maturity Index), các quốc gia được lựa chọn phân tích dưới đây đều thuộc nhóm dẫn đầu thế giới về mức độ trưởng thành chính phủ số, phản ánh nền tảng thể chế và công nghệ vững chắc cho quản trị tài liệu điện tử (World Bank, 2022).
2.1. Hoa Kỳ: chuẩn hóa quản trị hồ sơ điện tử ở quy mô liên bang
Hoa Kỳ là một trong những quốc gia đi đầu trong quản trị hồ sơ điện tử thông qua vai trò dẫn dắt của Cơ quan Lưu trữ và Hồ sơ Quốc gia (National Archives and Records Administration – NARA). Chiến lược “Transition to Electronic Records” (2019-2022) và tiếp nối là “Electronic Records Management Strategy” đến năm 2025 đã xác định lộ trình chuyển đổi toàn bộ hồ sơ liên bang sang môi trường điện tử (NARA, 2024).
Bốn trụ cột nổi bật của mô hình Hoa Kỳ, gồm:
Thứ nhất, khung pháp lý đồng bộ và có hệ thống. Hoa Kỳ xây dựng hệ thống văn bản pháp lý toàn diện bao gồm Federal Records Act (44 U.S.C.), E-Government Act 2002 và Records Management Regulations (36 CFR). Các quy định này xác định rõ trách nhiệm pháp lý của từng cơ quan trong quản lý vòng đời tài liệu số, đặc biệt chú trọng đến email và tài liệu được tạo bởi hệ thống tự động.
Thứ hai, áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu thống nhất liên bang. Các cơ quan liên bang sử dụng tiêu chuẩn Dublin Core Metadata, định dạng PDF/A cho lưu trữ dài hạn và quy trình số hóa theo tiêu chuẩn FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative), bảo đảm khả năng liên thông và lưu trữ lâu dài giữa các cơ quan.
Thứ ba, chiến lược điện toán đám mây “Cloud Smart”. NARA khuyến khích các cơ quan liên bang lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây được chứng nhận FedRAMP, giúp giảm chi phí hạ tầng, tăng khả năng mở rộng và cải thiện khả năng phục hồi sau sự cố. Đến năm 2024, hơn 70% cơ quan liên bang đã dịch chuyển ít nhất một phần hạ tầng lưu trữ lên đám mây (NARA, 2024).
Thứ tư, tích hợp an ninh thông tin vào vòng đời tài liệu.Theo NIST Special Publication 800-53, tất cả hệ thống quản trị tài liệu số liên bang phải tích hợp cơ chế kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC), mã hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn AES-256 và giám sát an ninh theo mô hình Zero Trust Architecture (NARA, 2024).
2.2. Vương quốc Anh: quản trị tài liệu số gắn với chính phủ mở và minh bạch
Anh xây dựng hệ thống quản trị tài liệu số theo triết lý “Open Government” với Cơ quan Lưu trữ Quốc gia (TNA) đóng vai trò trung tâm (The National Archives UK, 2022). Ba thành tựu nổi bật gồm: (i) Government Digital Service (GDS) đồng bộ hóa hạ tầng số toàn chính phủ theo nguyên tắc lấy người dùng làm trung tâm; (ii) cổng dữ liệu mở data.gov.uk kết hợp Freedom of Information Act 2000 tạo cơ chế minh bạch thực chất; và (iii) chính sách “Digital by Default” qua UK Digital Strategy (2022) yêu cầu mọi quy trình hành chính mới phải ưu tiên môi trường số ngay từ thiết kế.
2.3. Singapore: quản trị tài liệu số trên nền tảng tích hợp quốc gia
Singapore xếp hạng thứ nhất thế giới về chính phủ điện tử trong UN E-Government Survey (United Nations, 2024). Hệ thống quản trị tài liệu số được xây dựng tích hợp trong chiến lược Smart Nation với ba đặc trưng chính: (1) Singapore Government Technology Stack (SGTS) – hạ tầng kỹ thuật dùng chung toàn chính phủ với APEX (API Exchange) kết nối liên thông theo thời gian thực; (2) ứng dụng AI phân loại tài liệu tự động, blockchain bảo đảm tính toàn vẹn hồ sơ và phân tích dữ liệu lớn phục vụ hoạch định chính sách; và (3) nguyên tắc một đầu mối qua Singpass và CorpPass – người dân, doanh nghiệp không phải cung cấp thông tin trùng lặp giữa các cơ quan (Government of Singapore, 2023). Cơ quan Công nghệ Chính phủ (GovTech Singapore) giữ vai trò điều phối trung tâm, thiết kế kiến trúc kỹ thuật và ban hành tiêu chuẩn liên thông dữ liệu toàn hệ thống công. Bản quy hoạch Digital Government Blueprint xác định lộ trình số hóa dịch vụ công đến năm 2030, gắn với khung an toàn thông tin thống nhất cho các nền tảng lưu trữ, trong khi quyền riêng tư dữ liệu cá nhân được bảo đảm theo Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPA). Nhờ cách tiếp cận đồng bộ này, Singapore liên tục dẫn đầu về chỉ số phát triển chính phủ điện tử (United Nations, 2024).
2.4. Estonia: quốc gia số hóa với nền tảng dữ liệu liên thông X-Road
Estonia thường được nhắc đến như hình mẫu về quốc gia số (e-State), với 99% dịch vụ công có thể thực hiện trực tuyến (ngoại trừ đăng ký kết hôn và bất động sản), liên tục được đánh giá là một trong những quốc gia dẫn đầu châu Âu về mức độ trưởng thành dịch vụ công trực tuyến (European Commission, 2023). Nền tảng X-Road – được phát triển từ năm 2001 – là xương sống kỹ thuật kết nối trên 900 cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức xã hội trong hệ sinh thái dữ liệu quốc gia theo kiến trúc phi tập trung: dữ liệu không sao chép vào kho trung tâm mà được truy vấn từ nguồn gốc theo thời gian thực, vừa giảm rủi ro bảo mật vừa bảo đảm tính xác thực.
Kiến trúc phi tập trung kết hợp liên thông toàn quốc. Khác với mô hình tập trung, X-Road sử dụng kiến trúc phân tán – dữ liệu không được sao chép hay tập hợp vào một kho trung tâm mà được truy vấn từ nguồn gốc theo thời gian thực. Điều này vừa giảm rủi ro bảo mật vừa bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu gốc.
Hạ tầng định danh số và chữ ký điện tử. Mọi công dân Estonia được cấp thẻ ID điện tử (e-ID) từ năm 2002, tích hợp chứng chỉ số cho ký số và xác thực. Hệ thống này xử lý hàng triệu chữ ký điện tử mỗi năm, được pháp luật công nhận tương đương chữ ký tay.
Nguyên tắc “Once-Only”. Chính phủ Estonia áp dụng nguyên tắc công dân và doanh nghiệp chỉ phải cung cấp thông tin cho nhà nước một lần duy nhất. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm tái sử dụng dữ liệu sẵn có thay vì yêu cầu người dân khai báo lại.
Kế hoạch dự phòng “Data Embassy”. Estonia đã ký thỏa thuận với Luxembourg và Phần Lan để lưu trữ bản sao dữ liệu quan trọng ngoài lãnh thổ quốc gia (Data Embassy), bảo đảm hoạt động chính phủ ngay cả trong tình huống thảm họa hay tấn công mạng quy mô lớn.
2.5. Hàn Quốc: kết hợp quản trị tài liệu số với cải cách hành chính toàn diện
Hàn Quốc triển khai Hệ thống Quản lý Văn bản Điện tử On-Nara từ năm 2007, nâng cấp thành On-Nara 2.0 và tích hợp với toàn bộ hệ thống điều hành chính phủ trong khuôn khổ “Government for Citizens (G4C)”. Đến nay, 100% văn bản hành chính trung ương được xử lý và lưu trữ điện tử. Hai trung tâm dữ liệu quốc gia (Gwacheon và Daejeon) đạt tiêu chuẩn Tier-4, bảo đảm thời gian phục hồi mục tiêu (RTO) dưới 4 giờ. Học viện Nhân lực Số Chính phủ đào tạo bắt buộc toàn bộ công chức về quản trị dữ liệu và an toàn thông tin. Nhờ nền tảng On-Nara và hệ thống dữ liệu tập trung, Hàn Quốc nhiều năm liền nằm trong nhóm dẫn đầu bảng xếp hạng chính phủ điện tử toàn cầu (United Nations, 2024), đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí hành chính nhờ loại bỏ quy trình xử lý văn bản giấy truyền thống giữa các cơ quan trung ương và địa phương.
3. Hàm ý chính sách và kinh nghiệm cho Việt Nam
Từ kinh nghiệm quốc tế, bài viết đề xuất 5 nhóm giải pháp trọng tâm cho Việt Nam trong giai đoạn 2025 – 2030. Khác với các phân tích chính sách thường dừng ở mức khuyến nghị chung, phần này tập trung làm rõ nội dung cụ thể của từng giải pháp – sửa điều khoản nào, xây dựng theo kiến trúc gì, lộ trình triển khai ra sao – nhằm tạo cơ sở thực tiễn cho các cơ quan hoạch định chính sách.
Thứ nhất, hoàn thiện thể chế và tiêu chuẩn pháp lý.
Khung pháp lý hiện hành của Việt Nam về lưu trữ tài liệu điện tử còn tồn tại những khoảng trống và mâu thuẫn nội tại cần khắc phục.
(1) Sửa đổi Luật Lưu trữ (sửa đổi 2024) theo hướng “số hóa” toàn diện.Luật cần bổ sung quy định rõ về “tài liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương tài liệu giấy”. Hiện nay điều này mới được quy định rải rác trong Luật Giao dịch điện tử năm 2023 nhưng chưa được quy định tại luật chuyên ngành – Luật lưu trữ. Cụ thể, cần bổ sung một chương riêng về quản lý vòng đời tài liệu điện tử, gồm: (1) điều khoản về tạo lập tài liệu điện tử chuẩn – quy định định dạng đầu ra bắt buộc cho từng loại văn bản hành chính (PDF/A-3 đối với văn bản tĩnh, XML/OOXML đối với dữ liệu có cấu trúc, TIFF đối với tài liệu lưu trữ lâu dài); (2) quy định về thời hạn bảo quản tài liệu điện tử theo bảng phân loại tài liệu quốc gia – hiện Bảng thời hạn bảo quản mới chỉ có cho tài liệu giấy; (3) điều khoản về tiêu hủy tài liệu điện tử có kiểm soát, bao gồm cơ chế xác nhận tiêu hủy không thể phục hồi (cryptographic deletion) phù hợp với tiêu chuẩn NIST SP 800-88.
(2) Ban hành Nghị định về quản trị dữ liệu trong cơ quan nhà nước.Đây là văn bản còn thiếu trong hệ thống pháp lý Việt Nam. Nghị định cần quy định: (1) trách nhiệm cụ thể của người đứng đầu cơ quan nhà nước trong quản trị dữ liệu – tương tự vai trò Chief Records Officer (CRO) trong mô hình Hoa Kỳ; (2) yêu cầu bắt buộc về kiểm kê tài liệu điện tử hàng năm và lập kế hoạch quản lý thông tin (Information Management Plan) cho từng cơ quan; (3) cơ chế xử lý tài liệu điện tử trong trường hợp sáp nhập, giải thể hoặc chuyển đổi chức năng cơ quan.
(3) Ban hành Thông tư về tiêu chuẩn metadata quốc gia cho tài liệu điện tử.Hiện tại, Việt Nam chưa có bộ tiêu chuẩn metadata thống nhất, dẫn đến tình trạng mỗi bộ, ngành tự định nghĩa trường dữ liệu theo cách khác nhau, gây khó khăn cho tìm kiếm và liên thông. Thông tư cần quy định bộ 15 trường metadata tối thiểu bắt buộc (identifier, title, creator, date, type, format, subject, description, language, relation, coverage, rights, status, retention_period, security_classification) – phỏng theo Dublin Core Metadata với bổ sung các trường đặc thù hành chính Việt Nam và quy định bắt buộc sử dụng định danh tài liệu duy nhất toàn quốc (UUID v4) để truy xuất liên cơ quan.
(4) Hoàn thiện quy định về chữ ký số và định danh điện tử.Mặc dù Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã có bước tiến lớn, còn một số điểm cần hướng dẫn chi tiết: quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số nước ngoài trong giao dịch hành chính quốc tế; hướng dẫn sử dụng chữ ký số tổ chức (organizational signature) cho văn bản liên cơ quan; và quy trình đóng dấu thời gian (timestamping) bắt buộc đối với tài liệu có yêu cầu chứng minh thời điểm ký kết. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế công nhận lẫn nhau về chữ ký số theo hướng tương thích với thông lệ quốc tế như khung eIDAS của Liên minh châu Âu, tạo thuận lợi cho giao dịch điện tử xuyên biên giới và làm cơ sở kết nối định danh điện tử VNeID với hệ thống định danh của các đối tác thương mại.
Thứ hai, xây dựng nền tảng lưu trữ số quốc gia theo kiến trúc phân lớp.
Nền tảng lưu trữ số quốc gia cần được xây dựng theo kiến trúc ba lớp có kế thừa hạ tầng hiện có.
Lớp 1 – Hạ tầng lưu trữ dùng chung (Government Cloud Storage). Xây dựng hạ tầng điện toán đám mây chính phủ (Gov Cloud) đạt tiêu chuẩn Tier-3 trở lên, tích hợp với hai Trung tâm Dữ liệu Chính phủ hiện có tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Lớp này cung cấp dịch vụ lưu trữ dưới dạng Storage-as-a-Service (StaaS) cho các bộ, ngành, địa phương – thay vì mỗi cơ quan tự đầu tư máy chủ riêng. Đây là mô hình đã tiết kiệm ước tính 40 – 60% chi phí hạ tầng trong kinh nghiệm của Singapore và Hàn Quốc. Cần đặt tiêu chuẩn tối thiểu: SLA 99,9% uptime, sao lưu theo chu kỳ 4 giờ, khả năng phục hồi điểm (RPO) dưới 4 giờ và thời gian phục hồi (RTO) dưới 8 giờ.
Lớp 2 – Hệ thống quản lý tài liệu điện tử dùng chung (Gov-EDMS). Phát triển một hệ thống EDMS (Electronic Document and Records Management System) dùng chung theo mô hình phần mềm dịch vụ (SaaS), tích hợp với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) hiện có của các cơ quan qua giao diện lập trình chuẩn (RESTful API). Gov-EDMS cần hỗ trợ: (1) quản lý vòng đời tài liệu tự động theo bảng thời hạn bảo quản; (2) tìm kiếm toàn văn (full-text search) đa ngôn ngữ tiếng Việt sử dụng mô hình xử lý ngôn ngữ tự nhiên; (3) phân loại tài liệu bán tự động bằng AI – tương tự tính năng đang triển khai tại Singapore; và (iv) tích hợp luồng ký duyệt điện tử và đóng dấu thời gian theo ETSI EN 319 401.
Lớp 3 – Cổng tra cứu và khai thác tài liệu (Digital Archive Portal). Xây dựng cổng tra cứu thống nhất phục vụ cả nhu cầu nội bộ (cán bộ, công chức) và khai thác công khai (công dân, nhà nghiên cứu) với ba cơ chế truy cập: (1) truy cập tự do đối với tài liệu hết thời hạn bảo mật và được xác định là tài liệu công; (2) truy cập có xác thực qua VneID/định danh điện tử đối với tài liệu hạn chế; và (3) truy cập nội bộ có phân quyền theo vai trò (RBAC) đối với tài liệu mật. Cổng tích hợp cơ chế yêu cầu cung cấp thông tin trực tuyến theo Luật Tiếp cận thông tin, thay thế quy trình nộp đơn giấy hiện nay.
Về lộ trình triển khai, kinh nghiệm các nước cho thấy nên thực hiện theo ba giai đoạn: giai đoạn 1 (2025 – 2026): triển khai thí điểm tại 5 bộ và 3 tỉnh/thành phố lớn, chuẩn hóa dữ liệu và kết nối LGSP; giai đoạn 2 (2026 – 2028): mở rộng toàn bộ các bộ, cơ quan ngang bộ và 34 tỉnh/thành; giai đoạn 3 (2028 – 2030): tích hợp AI, phân tích dữ liệu lớn và mở dữ liệu có kiểm soát.
Thứ ba, thúc đẩy chia sẻ và liên thông dữ liệu theo nguyên tắc “Once-Only”.
Giá trị thực sự của quản trị tài liệu số chỉ được phát huy đầy đủ khi dữ liệu lưu trữ được chia sẻ và tái sử dụng liên cơ quan. Việt Nam hiện đã có Trục liên thông quốc gia (LGSP) nhưng mức độ tích hợp thực tế còn thấp và nhiều cơ quan vẫn yêu cầu công dân nộp lại giấy tờ đã có trong hệ thống.
Triển khai nguyên tắc “Once-Only” theo lộ trình có ưu tiên. Không thể áp dụng đồng thời cho toàn bộ dữ liệu, cần xác định danh mục 20–30 loại thông tin được sử dụng phổ biến nhất trong giao dịch hành chính (họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, địa chỉ thường trú, tình trạng hôn nhân, thông tin đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin nhà đất…) và quy định bắt buộc các cơ quan tái sử dụng dữ liệu này từ cơ sở dữ liệu quốc gia thay vì yêu cầu công dân khai báo lại.
Hoàn thiện kiến trúc API toàn chính phủ. Xây dựng cổng API Exchange (tương tự APEX của Singapore) quản lý tập trung toàn bộ giao thức chia sẻ dữ liệu liên cơ quan với ba chuẩn mực: (1) tất cả API phải tuân thủ OpenAPI Specification 3.0; (2) cơ chế xác thực theo OAuth 2.0 và kiểm soát truy cập theo vai trò; (3) nhật ký kiểm toán (audit log) bất biến ghi lại mọi truy vấn dữ liệu – đây là yếu tố then chốt tạo niềm tin và bảo đảm trách nhiệm giải trình khi chia sẻ dữ liệu.
Phát triển hệ sinh thái dữ liệu mở có kiểm soát. Việt Nam cần nâng cấp cổng data.gov.vn hiện có theo hướng: áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu mở 5 sao (Five-Star Open Data) của Tim Berners-Lee; thiết lập quy trình tự động công bố dữ liệu thống kê hành chính định kỳ; và xây dựng cơ chế sandbox cho doanh nghiệp khởi nghiệp khai thác dữ liệu công để phát triển dịch vụ số.
Thứ tư, tăng cường bảo mật và an toàn dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế.
Tài liệu số của nhà nước là tài sản quốc gia, đồng thời là mục tiêu của tấn công mạng ngày càng tinh vi. Vì vậy, cần tiếp cận bảo mật một cách hệ thống, không chỉ dừng ở các biện pháp kỹ thuật đơn lẻ.
Áp dụng kiến trúc Zero Trust cho hệ thống lưu trữ số. Thay vì mô hình bảo mật truyền thống dựa trên vành đai mạng (perimeter-based security), Việt Nam cần chuyển sang kiến trúc Zero Trust với nguyên tắc “không tin cậy mặc định, xác minh liên tục”. Cụ thể: (1) xác thực đa yếu tố (MFA) bắt buộc cho mọi truy cập vào hệ thống lưu trữ tài liệu; (2) phân đoạn mạng (micro-segmentation) để hạn chế lan rộng thiệt hại khi xảy ra xâm nhập; (3) giám sát hành vi người dùng bằng phân tích hành vi (User and Entity Behavior Analytics – EBA) để phát hiện truy cập bất thường theo thời gian thực.
Xây dựng cơ chế dự phòng dữ liệu quốc gia. Việt Nam cần xây dựng cơ chế dự phòng dữ liệu ba cấp: Cấp 1 – sao lưu tại chỗ (on-site backup) theo chu kỳ 4 giờ tại trung tâm dữ liệu chính; Cấp 2 – sao lưu địa điểm thứ hai (off-site backup) tại trung tâm dữ liệu dự phòng quốc gia (Cấp 2 theo TCVN 9250:2012); Cấp 3 – sao lưu ngoại biên tại cơ sở hạ tầng tin cậy của đối tác quốc tế hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đối với dữ liệu tối quan trọng. Cơ chế này bảo đảm Mục tiêu Điểm Phục hồi (RPO) dưới 4 giờ và thời gian phục hồi mục tiêu (RTO) dưới 8 giờ đối với dữ liệu quan trọng quốc gia.
Thiết lập quy trình kiểm toán bảo mật định kỳ. Quy định bắt buộc kiểm toán bảo mật độc lập (independent security audit) hằng năm đối với toàn bộ hệ thống lưu trữ tài liệu số của cơ quan nhà nước, do tổ chức kiểm toán được cơ quan chức năng chứng nhận thực hiện. Kết quả kiểm toán phải được báo cáo lên Ủy ban Quốc gia về Chuyển đổi số và công bố tóm tắt công khai.
Thứ năm, phát triển nguồn nhân lực quản trị số chuyên nghiệp.
Đây là yếu tố quyết định thành bại nhưng thường bị coi nhẹ trong đầu tư chuyển đổi số. Thực tế tại Việt Nam, nhiều hệ thống công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước triển khai xong nhưng không được khai thác hiệu quả do nhân lực vận hành thiếu năng lực
Xây dựng Khung năng lực quản trị tài liệu số cho công chức (Digital Records Management Competency Framework). Khung này cần phân tầng theo ba cấp độ: (1) Cấp cơ bản – áp dụng cho 100% công chức: kỹ năng tạo lập, lưu trữ và tra cứu tài liệu điện tử theo quy định, sử dụng hệ thống QLVB&ĐH, ký số và xác thực điện tử; (2) Cấp nâng cao – áp dụng cho cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ: quản lý vòng đời tài liệu điện tử, vận hành hệ thống EDMS, kiểm soát chất lượng metadata; (3) Cấp chuyên gia – áp dụng cho cán bộ lưu trữ quốc gia và lãnh đạo phụ trách công nghệ thông tin: kiến trúc hệ thống lưu trữ số, bảo tồn kỹ thuật số dài hạn, quản trị dữ liệu và phân tích dữ liệu hành chính.
Thành lập Chương trình đào tạo bắt buộc theo lộ trình. Giai đoạn 2025 – 2026: đào tạo chứng chỉ cấp cơ bản bắt buộc cho 100% công chức đang làm công tác văn thư lưu trữ (ước tính 50.000 – 70.000 người) thông qua hình thức học trực tuyến (e-learning) kết hợp thực hành; giai đoạn 2026 – 2028: đào tạo chứng chỉ cấp nâng cao cho cán bộ phụ trách, tích hợp vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng công chức của các trường chính trị và hành chính; giai đoạn 2028 – 2030: xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành “Quản trị tài liệu số” ở bậc đại học và sau đại học tại các trường đại học chuyên ngành hành chính, thông tin học.
Xây dựng cơ chế thu hút và giữ chân chuyên gia số. Xây dựng hệ thống ngạch bậc lương riêng cho nhân lực công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; cho phép cơ chế biệt phái chuyên gia công nghệ thông tin từ doanh nghiệp sang cơ quan nhà nước; và tăng cường học bổng đào tạo chuyên gia lưu trữ số tại các quốc gia đi đầu như Singapore, Estonia, Hàn Quốc (Nguyễn Hữu Hải, 2022).
4. Kết luận
Quản trị tài liệu số đang trở thành nền tảng không thể thiếu của quản trị công hiện đại và chính phủ số trong thế kỷ XXI. Kinh nghiệm của Hoa Kỳ, Anh, Singapore, Estonia và Hàn Quốc cho thấy, thành công phụ thuộc vào sự kết hợp đồng bộ giữa bốn trụ cột: thể chế pháp lý vững chắc, hạ tầng công nghệ hiện đại, nguồn nhân lực có năng lực và văn hóa tổ chức hướng tới số hóa.
Đối với Việt Nam, phát triển hệ thống quản trị tài liệu số cần được xem là nhiệm vụ chiến lược trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đòi hỏi cam kết chính trị mạnh mẽ, nguồn lực đầu tư đủ lớn và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ, ngành, địa phương. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước mà còn tạo động lực thúc đẩy minh bạch hóa, cải cách hành chính và phát triển kinh tế số trong giai đoạn 2025 – 2030 và tầm nhìn đến năm 2045.
Những bài học từ các quốc gia đi trước khẳng định không có mô hình nào là vạn năng. Việt Nam cần tiếp thu có chọn lọc, sáng tạo và phù hợp với đặc thù thể chế, năng lực kỹ thuật và điều kiện kinh tế – xã hội của đất nước. Nghiên cứu này mở ra hướng tiếp theo về đánh giá mức độ trưởng thành quản trị tài liệu số tại Việt Nam theo bộ chỉ số quốc tế, làm cơ sở thiết kế lộ trình cải cách có bằng chứng.
Tài liệu tham khảo:
Bộ Nội vụ (2023). Đề án phát triển lưu trữ số quốc gia giai đoạn 2023 – 2030.
Nguyễn Hữu Hải. (2022). Quản lý công hiện đại trong bối cảnh chuyển đổi số. Nxb Chính trị Quốc gia Sự thật.
Duranti, L., & Franks, P. C. (Eds.). (2015). Encyclopedia of archival science. Rowman & Littlefield.
Government of Singapore. (2023). Singapore government digital transformation: Annual update 2023. Smart Nation and Digital Government Office.European Commission. (2023). eGovernment benchmark 2023: Joining up public services across borders. European Commission. https://doi.org/10.2759/296679.
International Council on Archives (2023). Principles for access to archives (2nd ed.). ICA.
National Archives and Records Administration (2024). Federal electronic records modernization initiative: Progress report 2024. NARA. https://www.archives.gov/records-mgmt/modernization.
OECD (2023). Digital government index 2023. OECD Publishing. https://doi.org/10.1787/oecd-digital-government-2023.
United Nations (2024). UN e-government survey 2024: Accelerating digital transformation for sustainable development. United Nations. https://publicadministration.un.org/egovkb/en-us/Reports/UN-E-Government-Survey-2024.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records: A handbook of principles and practice. Facet Publishing.
The National Archives UK. (2022). Digital records infrastructure strategy 2022 – 2030. The National Archives.
Thủ tướng Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Chính phủ Việt Nam.
Thủ tướng Chính phủ (2021). Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 phê duyệt Chiến lược phát triển chính phủ điện tử hướng tới chính phủ số giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030.
World Bank (2022). GovTech maturity index 2022. https://doi.org/10.1596/978-1-4648-1850-1.
