Developing the Competencies of Records and Archives Personnel in the Context of Digital Transformation: The Need to Reform Education and Professional Training
ThS. Vũ Thị Kim Cúc
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại TP. Hồ Chí Minh
Email: cucvtk@apag.edu.vn
(Quanlynhanuoc.vn) – Bài viết làm rõ yêu cầu phát triển năng lực đội ngũ văn thư – lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số; phân tích những kết quả và vấn đề đặt ra trong đào tạo, bồi dưỡng trên cơ sở tham khảo một số chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ. Qua đó, đề xuất giải pháp đổi mới theo hướng gắn với vị trí việc làm, kết hợp năng lực nghiệp vụ với năng lực số, tăng cường thực hành và đánh giá khả năng vận dụng kiến thức vào công việc, đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu lưu trữ trong môi trường số.
Từ khóa: Đội ngũ văn thư – lưu trữ; phát triển năng lực; đào tạo, bồi dưỡng; vị trí việc làm; chuyển đổi số.
Abstract: This article examines the competency development requirements for records and archives personnel in the context of digital transformation. Drawing on selected education and professional training programs, it analyzes achievements and issues in workforce education and development. The article proposes reforms that align with job requirements, integrate professional and digital competencies, strengthen practical training, and assess the ability to apply knowledge in the workplace. These measures aim to meet the requirements for managing documents, records, and archival materials in digital environments.
Keywords: Records and archives personnel; competency development; education and professional training; job positions; digital transformation.
1. Đặt vấn đề
Chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước làm thay đổi phương thức tạo lập, xử lý, quản lý và khai thác văn bản, hồ sơ, tài liệu. Việc thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống điện tử đòi hỏi đội ngũ văn thư – lưu trữ có khả năng kiểm soát quy trình, bảo đảm tính đầy đủ, xác thực, toàn vẹn và khả năng truy xuất của tài liệu. Những yêu cầu này đặt ra nhiệm vụ phát triển năng lực nghề nghiệp phù hợp với sự thay đổi của môi trường làm việc.
Đào tạo, bồi dưỡng giữ vai trò quan trọng trong việc hình thành nền tảng chuyên môn, cập nhật kiến thức và nâng cao khả năng thực hiện nhiệm vụ. Các chương trình hiện nay đã quan tâm đến quản lý văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử. Tuy nhiên, việc đưa nội dung mới vào chương trình cần đi cùng đổi mới phương thức tổ chức, điều kiện thực hành và đánh giá kết quả học tập.
Bài viết tập trung làm rõ các nhóm năng lực cần thiết của đội ngũ văn thư – lưu trữ; phân tích kết quả và những vấn đề đặt ra trong đào tạo, bồi dưỡng; từ đó đề xuất giải pháp phát triển năng lực đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Bài viết sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu và đối chiếu một số chương trình đào tạo, bồi dưỡng với yêu cầu thực hiện nghiệp vụ trong môi trường số.
2. Yêu cầu phát triển năng lực đội ngũ văn thư – lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số
2.1. Năng lực và phát triển năng lực đội ngũ văn thư – lưu trữ
Trong phạm vi bài viết, năng lực được hiểu là sự kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng, thái độ và khả năng vận dụng để hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu của vị trí việc làm. Năng lực của đội ngũ văn thư – lưu trữ thể hiện qua việc thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ, kiểm soát chất lượng hồ sơ, tài liệu, tham mưu và phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc.
Trên cơ sở đó, phát triển năng lực đội ngũ văn thư – lưu trữ được hiểu là quá trình nâng cao kiến thức, kỹ năng, thái độ nghề nghiệp và khả năng thực hiện nhiệm vụ thông qua đào tạo, bồi dưỡng, thực hành và tự học. Đào tạo cung cấp nền tảng nghề nghiệp; bồi dưỡng cập nhật, bổ sung kiến thức và kỹ năng theo yêu cầu công tác. Các hoạt động này cần gắn với yêu cầu của vị trí việc làm. Đồng thời, cơ quan, tổ chức cần tạo điều kiện để người học vận dụng kiến thức, kỹ năng vào công việc và đánh giá mức độ đáp ứng nhiệm vụ sau đào tạo, bồi dưỡng.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, phát triển năng lực đội ngũ văn thư – lưu trữ cần chú trọng khả năng thực hiện nghiệp vụ trong môi trường số. Để làm rõ yêu cầu này, bài viết xem xét năng lực số ở hai phương diện: năng lực số chung và năng lực số gắn với nhiệm vụ nghề nghiệp văn thư – lưu trữ. Năng lực số chung bao gồm: kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để sử dụng công nghệ, giao tiếp và xử lý thông tin trong môi trường số. Năng lực số gắn với nhiệm vụ nghề nghiệp thể hiện ở khả năng vận dụng những yếu tố đó để thực hiện nghiệp vụ cụ thể, như lập hoặc hướng dẫn lập hồ sơ điện tử, kiểm tra hồ sơ, quản lý thông tin mô tả, thực hiện việc cấp và kiểm soát quyền truy cập theo phân công, phối hợp bảo quản tài liệu lưu trữ số.
Việc xác định nội dung đào tạo, bồi dưỡng cho hai phương diện trên có thể tham khảo khung DigComp 2.2 của Vuorikar & cộng sự (2022) và khung DigCurV được Molloy & cộng sự (2014) giới thiệu. DigComp 2.2 cung cấp cơ sở tham khảo về năng lực số chung, gồm: khai thác thông tin và dữ liệu, giao tiếp và hợp tác, tạo nội dung số, bảo đảm an toàn và giải quyết vấn đề. DigCurV tập trung vào kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để quản lý, gìn giữ tài nguyên số lâu dài, qua đó, hỗ trợ xác định nội dung đào tạo chuyên môn trong lĩnh vực lưu trữ. Khi tham khảo hai khung, cần lựa chọn và cụ thể hóa nội dung theo nhiệm vụ, yêu cầu nghiệp vụ và điều kiện thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại Việt Nam. Hai khung này được sử dụng làm cơ sở tham khảo học thuật; các yêu cầu nghiệp vụ khi vận dụng phải được đối chiếu với pháp luật Việt Nam.
Về căn cứ pháp lý, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu, trong đó cá nhân giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao (Điều 29 – Điều 31) (Chính phủ, 2020). Luật Lưu trữ năm 2024 (sửa đổi, bổ sung năm 2026) sử dụng thuật ngữ lưu trữ hiện hành và phân biệt tài liệu lưu trữ điện tử với tài liệu lưu trữ số; tài liệu lưu trữ số bao gồm: tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ (Điều 2, Điều 32) (Quốc hội 2024, 2026). Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định cụ thể nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, là căn cứ để xác định nội dung thực hành về thu nộp, kiểm tra, bảo quản và sử dụng tài liệu (Bộ Nội vụ, 2025).
2.2. Các nhóm năng lực cần phát triển
Thứ nhất, năng lực chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm: quản lý văn bản; lập hoặc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ; thu nộp, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu theo phạm vi nhiệm vụ. Người giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ; người làm văn thư, lưu trữ thực hiện nhiệm vụ nghiệp vụ và hướng dẫn, kiểm tra theo phân công. Đây là nền tảng để thực hiện công việc đúng quy định và kiểm soát chất lượng sản phẩm nghiệp vụ.
Thứ hai, năng lực số nghề nghiệp, bao gồm: thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, số hóa và kiểm tra chất lượng bản số hóa, quản lý tài liệu lưu trữ số. Người thực hiện cần hiểu và vận dụng các yêu cầu về tính toàn vẹn, xác thực, an toàn, bảo mật và khả năng truy cập của tài liệu; phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin trong kiểm tra, sao lưu và phục hồi theo chức trách được giao (Điều 26 – Điều 29, Thông tư số 05/2025/TT-BNV) (Bộ Nội vụ, 2025).
Thứ ba, năng lực tổ chức và khai thác thông tin, thể hiện ở khả năng tổ chức thông tin mô tả, kiểm tra dữ liệu gắn với hồ sơ, tra cứu và cung cấp thông tin đúng yêu cầu, đúng thẩm quyền. Đối với tài liệu lưu trữ số, cần chú trọng tính chính xác của dữ liệu chủ và sự thống nhất giữa thông tin mô tả với tệp tài liệu.
Thứ tư, năng lực tham mưu và phối hợp, bao gồm: xây dựng, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy trình nghiệp vụ; phối hợp với người giải quyết công việc và bộ phận công nghệ thông tin; nhận diện vướng mắc và đề xuất biện pháp xử lý.
Thứ năm, trách nhiệm nghề nghiệp và khả năng tự phát triển, thể hiện qua sự cẩn trọng, trung thực, tuân thủ quy định về bảo vệ thông tin, chủ động cập nhật kiến thức và thích ứng với thay đổi trong công việc.
Các nhóm năng lực trên cần được cụ thể hóa theo nhiệm vụ của từng vị trí việc làm, làm rõ người làm công tác văn thư – lưu trữ cần có kiến thức, kỹ năng và thái độ nghề nghiệp nào, thực hiện được những công việc gì và đáp ứng yêu cầu chất lượng ra sao.
3. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ văn thư – lưu trữ hiện nay
3.1. Những kết quả về nội dung đào tạo, bồi dưỡng
Đào tạo chính quy trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ trang bị kiến thức nền tảng và phát triển kỹ năng nghề nghiệp cho người học. Qua tham khảo chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ của Học viện Hành chính và Quản trị công (Học viện Hành chính và Quản trị công, 2025a, 2025b), cùng chương trình ngành Lưu trữ học của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội và Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, có thể thấy, các chương trình đều quan tâm đến ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý tài liệu trong môi trường điện tử. Những nội dung này được thể hiện trong mục tiêu đào tạo, chuẩn đầu ra hoặc các học phần chuyên môn, với cách bố trí và mức độ chuyên sâu khác nhau. Sự kết hợp giữa kiến thức nghiệp vụ và nội dung về công nghệ giúp người học có nền tảng để thực hiện công tác văn thư – lưu trữ trong môi trường truyền thống và môi trường số (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2026; Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2026).
Bên cạnh đào tạo chính quy, hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ được tổ chức theo nhu cầu của người học hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Học viện Hành chính và Quản trị công, các Phân hiệu của Học viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội và Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh đều tổ chức các lớp bồi dưỡng trong lĩnh vực này. Hoạt động bồi dưỡng tạo điều kiện cho người đang công tác cập nhật kiến thức, bổ sung kỹ năng phù hợp với nhiệm vụ được giao.
Qua tìm hiểu nội dung bồi dưỡng của các cơ sở đào tạo có thể thấy, các khóa học chú trọng kiến thức, kỹ năng về tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ, soạn thảo và quản lý văn bản, lập hồ sơ, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Các nội dung về quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử cũng được đề cập. Một số khóa học còn có nội dung về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tham mưu và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác văn thư – lưu trữ. Vì vậy, nội dung bồi dưỡng vừa phục vụ yêu cầu chuyên môn, vừa quan tâm đến các kỹ năng hỗ trợ thực hiện công việc.
Nhìn chung, nội dung đào tạo, bồi dưỡng đã thể hiện sự quan tâm đến yêu cầu thực hiện nghiệp vụ trong môi trường số. Đây là cơ sở để phát triển năng lực nghề nghiệp của đội ngũ văn thư – lưu trữ. Tuy nhiên, mức độ đáp ứng yêu cầu công việc còn phụ thuộc vào nội dung giảng dạy cụ thể, cách tổ chức thực hành và phương thức đánh giá. Vì vậy, cần tiếp tục phân tích các yếu tố này và khả năng vận dụng của người học sau đào tạo, bồi dưỡng.
3.2. Những vấn đề đặt ra trong đào tạo, bồi dưỡng theo hướng phát triển năng lực
Thứ nhất, mức độ gắn kết giữa nội dung đào tạo, bồi dưỡng và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ nghề nghiệp.
Các học phần, chuyên đề về ứng dụng công nghệ thông tin và tài liệu điện tử cho thấy sự quan tâm đến yêu cầu thực hiện nghiệp vụ trong môi trường số. Tuy nhiên, tên học phần hoặc danh mục chuyên đề chưa phản ánh đầy đủ kiến thức, kỹ năng được trang bị và khả năng thực hiện công việc của người học. Mức độ đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp cần được đánh giá thông qua nội dung giảng dạy cụ thể, nội dung và cách tổ chức thực hành, cùng tiêu chí đánh giá kết quả học tập.
Chẳng hạn, đối với lập hồ sơ điện tử, người học cần hiểu quy định; đồng thời, có khả năng thu thập, cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, hoàn thiện thông tin hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu. Đối với tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành, người thực hiện cần rà soát tiêu đề, thời hạn lưu trữ, thành phần tài liệu và các trường thông tin mô tả; xác nhận tiếp nhận hoặc trả lại hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu theo Điều 19 Thông tư số 05/2025/TT-BNV. Những yêu cầu này cho thấy, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cần làm rõ cách thực hiện từng nhiệm vụ trên hệ thống. Nếu kiến thức công nghệ và nghiệp vụ được giảng dạy tách rời, người học có thể hiểu nguyên tắc nhưng còn gặp khó khăn khi vận dụng vào quy trình công việc.
Thứ hai, điều kiện và cách tổ chức thực hành trong bồi dưỡng trực tuyến.
Một số lớp bồi dưỡng được tổ chức trực tuyến, tạo thuận lợi cho người đang công tác tham gia học tập và cập nhật kiến thức. Tuy nhiên, để phát triển kỹ năng nghiệp vụ, nội dung bồi dưỡng cần gắn với thực hành phù hợp với vị trí việc làm. Các nội dung thực hành có thể bao gồm: lập và hoàn thiện hồ sơ điện tử; rà soát thành phần tài liệu và các trường thông tin mô tả khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; thực hiện số hóa và kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa; tra cứu và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ số theo quy định, thẩm quyền và nhiệm vụ được giao. Qua thực hành, người học có cơ hội rèn luyện thao tác, kiểm tra kết quả và xử lý sai sót trong từng công đoạn nghiệp vụ.
Nếu lớp học thiếu hồ sơ mẫu, dữ liệu phục vụ học tập, phần mềm hoặc thiết bị phù hợp với nội dung thực hành, cơ hội rèn luyện kỹ năng của người học sẽ bị hạn chế. Khi bài tập chưa gắn với công việc cụ thể, chẳng hạn hoàn thiện hồ sơ điện tử, kiểm tra thông tin mô tả hoặc phát hiện lỗi trong sản phẩm số hóa, giảng viên cũng khó xác định những kỹ năng người học cần được hướng dẫn thêm. Vì vậy, bồi dưỡng trực tuyến cần bảo đảm điều kiện và thời lượng thực hành, đồng thời có hướng dẫn, nhận xét cụ thể đối với kết quả của người học. Đây là những yếu tố cần quan tâm để nâng cao khả năng vận dụng kiến thức vào công việc.
Thứ ba, mức độ phối hợp giữa cơ sở đào tạo và cơ quan sử dụng nhân lực.
Yêu cầu công việc văn thư – lưu trữ có sự khác nhau giữa các vị trí và cơ quan, tổ chức. Người học có thể sử dụng các hệ thống khác nhau, đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau và gặp những khó khăn riêng trong quá trình công tác. Chẳng hạn, người giải quyết công việc cần được hướng dẫn lập hồ sơ điện tử, trong khi người phụ trách tiếp nhận hồ sơ cần rèn luyện kỹ năng kiểm tra thành phần tài liệu và thông tin mô tả. Nếu cơ sở đào tạo chưa nắm đầy đủ nhiệm vụ và khó khăn của từng nhóm đối tượng, nội dung bồi dưỡng và tình huống giảng dạy có thể chưa sát với nhu cầu thực tế.
Mức độ phối hợp cần được đánh giá thông qua sự tham gia của cơ quan sử dụng nhân lực trong xác định nhu cầu, góp ý nội dung, cung cấp tình huống nghiệp vụ và phản hồi về khả năng vận dụng sau khóa học. Nếu sự phối hợp chủ yếu dừng ở việc cử người tham gia hoặc tổ chức lớp, cơ sở đào tạo có thể thiếu thông tin để điều chỉnh nội dung phù hợp với công việc. Bên cạnh đó, việc người học chưa có cơ hội áp dụng hoặc chưa được hướng dẫn tại cơ quan cũng có thể làm hạn chế hiệu quả của đào tạo, bồi dưỡng.
Thứ tư, mức độ phản ánh năng lực thực hiện nhiệm vụ trong đánh giá kết quả học tập.
Bài kiểm tra kiến thức giúp xác định mức độ hiểu quy định, nguyên tắc và quy trình nghiệp vụ, nhưng chưa phản ánh đầy đủ khả năng thực hiện công việc. Người học có thể trả lời đúng về quy trình lập hồ sơ nhưng vẫn gặp khó khăn khi xác định thành phần tài liệu, kiểm tra tính đầy đủ hoặc phát hiện sai sót trong một hồ sơ cụ thể.
Nếu đánh giá chủ yếu dựa vào khả năng ghi nhớ kiến thức, những hạn chế về thao tác nghiệp vụ, kiểm soát chất lượng và xử lý tình huống có thể chưa được nhận diện. Đồng thời, việc thiếu thông tin về kết quả vận dụng sau bồi dưỡng khiến cơ sở đào tạo khó xác định nội dung đã đáp ứng yêu cầu công việc và những kỹ năng cần tiếp tục hỗ trợ. Do đó, kết quả hoàn thành khóa học cần được đối chiếu với sản phẩm thực hành và khả năng thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan, tổ chức.
4. Giải pháp đổi mới đào tạo, bồi dưỡng theo hướng phát triển năng lực
Một là, xác định yêu cầu năng lực theo vị trí việc làm. Cơ sở đào tạo cần phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành và cơ quan sử dụng nhân lực để xác định nhiệm vụ của từng vị trí việc làm, từ đó, làm rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và thái độ nghề nghiệp. Đối với người làm văn thư, cần chú trọng năng lực quản lý văn bản; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan theo phân công; lập hồ sơ đối với công việc được giao và tham gia hướng dẫn lập hồ sơ. Đối với người làm lưu trữ hiện hành, cần xác định yêu cầu năng lực về thu nộp, kiểm tra, quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Đối với người làm lưu trữ lịch sử, yêu cầu năng lực cần gắn với các hoạt động nghiệp vụ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao. Việc xác định yêu cầu phải bao quát công việc trong môi trường truyền thống và môi trường số; đồng thời, phân biệt trách nhiệm lập hồ sơ của cá nhân giải quyết công việc với nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của lưu trữ hiện hành.
Yêu cầu năng lực cần thể hiện rõ người thực hiện phải làm được công việc gì và kết quả phải đáp ứng những tiêu chí nào. Chẳng hạn, đối với kiểm tra hồ sơ điện tử, cần xác định khả năng rà soát thành phần tài liệu, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của thông tin mô tả, sự liên kết giữa thông tin mô tả với tài liệu trong hồ sơ và khả năng truy cập, sử dụng hồ sơ. Việc cụ thể hóa các yêu cầu này giúp cơ sở đào tạo xây dựng chuẩn đầu ra cho đào tạo chính quy, xác định mục tiêu và kết quả cần đạt của khóa bồi dưỡng; đồng thời, lựa chọn nội dung giảng dạy và thực hành phù hợp.
Đối với đội ngũ đang công tác, nhu cầu bồi dưỡng cần được xác định trên cơ sở năng lực hiện có, kết quả thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu mới của vị trí việc làm. Cơ quan sử dụng nhân lực có thể kết hợp ý kiến của người học, nhận xét của người quản lý và kết quả kiểm tra hồ sơ, tài liệu hoặc công việc cụ thể để nhận diện những kiến thức, kỹ năng cần bổ sung. Trên cơ sở đó, cơ sở đào tạo và cơ quan sử dụng nhân lực thống nhất lựa chọn nội dung, thời lượng và hình thức bồi dưỡng phù hợp với từng nhóm đối tượng.
Hai là, gắn kết nội dung nghiệp vụ với phát triển năng lực số. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng cần gắn kiến thức nghiệp vụ với kỹ năng sử dụng công nghệ để thực hiện công tác văn thư – lưu trữ trong môi trường số. Các nội dung về công nghệ cần được lồng ghép vào từng học phần, chuyên đề nghiệp vụ, làm rõ mối liên hệ giữa quy trình thực hiện, chức năng của hệ thống và yêu cầu chất lượng đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu.
Đối với quản lý văn bản, cần kết hợp nội dung tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản với yêu cầu kiểm tra, xử lý văn bản điện tử trên hệ thống. Đối với lập hồ sơ điện tử, cần chú trọng thu thập, cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, hoàn thiện thông tin hồ sơ, rà soát thành phần tài liệu và thực hiện nộp lưu. Nội dung chương trình cần phân biệt trách nhiệm lập, hoàn thiện hồ sơ của cá nhân giải quyết công việc với nhiệm vụ kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ của lưu trữ hiện hành.
Đối với nghiệp vụ lưu trữ, cần gắn nội dung thu nộp, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu với yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ số. Các kiến thức, kỹ năng cần chú trọng, gồm: quản lý thông tin mô tả và dữ liệu chủ; kiểm tra sự thống nhất giữa dữ liệu và tệp tài liệu; kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa; phối hợp bảo quản, sao lưu, phục hồi; tra cứu và phục vụ sử dụng tài liệu theo quy định và phạm vi nhiệm vụ được giao. Mỗi học phần, chuyên đề cần xác định rõ kiến thức, kỹ năng và khả năng thực hiện công việc mà người học cần đạt được, phù hợp với mục tiêu chương trình và đối tượng học tập.
Cơ sở đào tạo cần định kỳ rà soát, cập nhật nội dung theo quy định pháp luật và yêu cầu công việc tại cơ quan, tổ chức. Đối với bồi dưỡng, có thể xây dựng các chuyên đề theo nhu cầu cụ thể, như kiểm tra hồ sơ điện tử, kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa hoặc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số. Trong từng chuyên đề, cần xác định rõ yêu cầu nghiệp vụ và kỹ năng sử dụng công nghệ tương ứng, bảo đảm nội dung bồi dưỡng gắn với công việc của người học.
Ba là, tăng cường thực hành trong đào tạo trực tiếp và trực tuyến. Cơ sở đào tạo cần bố trí thời lượng thực hành phù hợp với mục tiêu của từng học phần, chuyên đề. Hoạt động thực hành nên được tổ chức theo trình tự: giảng viên giải thích yêu cầu nghiệp vụ và hướng dẫn cách thực hiện; người học tự thực hiện bài tập; giảng viên nhận xét kết quả và hướng dẫn chỉnh sửa. Mỗi bài tập cần có tình huống, hồ sơ hoặc dữ liệu mẫu, yêu cầu thực hiện và tiêu chí đánh giá rõ ràng.
Nội dung thực hành cần gắn với những công việc cụ thể, như: lập và hoàn thiện hồ sơ điện tử, rà soát thành phần tài liệu, cập nhật thông tin mô tả, kiểm tra sản phẩm số hóa hoặc tra cứu tài liệu. Bên cạnh các bài tập thực hiện theo quy trình, cần đưa vào những tình huống có sai sót, chẳng hạn hồ sơ thiếu tài liệu, thông tin mô tả không thống nhất với tệp tài liệu, tệp không mở được hoặc quyền truy cập chưa phù hợp. Người học cần xác định sai sót, giải thích ảnh hưởng đối với công việc và đề xuất cách xử lý trong phạm vi trách nhiệm của mình. Qua đó, hoạt động thực hành giúp rèn luyện cả thao tác nghiệp vụ và khả năng phân tích, giải quyết vấn đề.
Đối với bồi dưỡng trực tuyến, cần kết hợp các buổi học có sự tương tác trực tiếp giữa giảng viên và người học với bài tập thực hành có hướng dẫn. Cơ sở đào tạo cần cung cấp hồ sơ mẫu, dữ liệu học tập và tạo điều kiện để người học sử dụng phần mềm phù hợp. Người học có thể thực hiện bài tập trên hệ thống mô phỏng hoặc môi trường thực hành được bố trí cho khóa học, sau đó nộp kết quả để giảng viên nhận xét. Việc chia sẻ màn hình, thảo luận nhóm và trao đổi về sai sót trong bài tập giúp giảng viên hướng dẫn kịp thời những nội dung người học còn gặp khó khăn.
Đối với các nội dung cần thao tác với tài liệu và thiết bị, như số hóa tài liệu lưu trữ, có thể kết hợp học trực tuyến với buổi thực hành trực tiếp hoặc thực hành tại cơ quan có người hướng dẫn. Việc lựa chọn hình thức thực hành cần căn cứ vào đặc điểm nghiệp vụ và điều kiện của khóa học, bảo đảm người học có cơ hội tự thực hiện, kiểm tra và hoàn thiện kết quả.
Bốn là, tăng cường phối hợp với cơ quan sử dụng nhân lực. Cơ sở đào tạo và cơ quan sử dụng nhân lực cần duy trì sự phối hợp từ xác định nhu cầu, xây dựng nội dung đến tổ chức và đánh giá kết quả đào tạo, bồi dưỡng. Đối với đào tạo chính quy, cơ quan sử dụng nhân lực có thể góp ý về yêu cầu nghề nghiệp và những kiến thức, kỹ năng cần trang bị cho sinh viên. Đối với bồi dưỡng, cần làm rõ nhiệm vụ của người học, phần mềm đang sử dụng và những khó khăn trong quá trình công tác. Những thông tin này giúp cơ sở đào tạo lựa chọn nội dung và tình huống giảng dạy phù hợp với từng nhóm đối tượng.
Trong quá trình triển khai, cần tăng cường sự tham gia của người có kinh nghiệm thực tiễn thông qua trao đổi chuyên đề, hướng dẫn xử lý tình huống và góp ý kết quả thực hành. Đối với đào tạo chính quy, cơ sở đào tạo cần phối hợp với cơ quan tiếp nhận sinh viên thực tập để xác định nội dung, phạm vi công việc sinh viên được tham gia và trách nhiệm của người hướng dẫn. Việc sử dụng hồ sơ, tài liệu thực tế trong học tập phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép và đáp ứng yêu cầu bảo vệ thông tin; ưu tiên hồ sơ mô phỏng hoặc tài liệu đã được xử lý phù hợp để phục vụ giảng dạy.
Sau bồi dưỡng, cơ quan sử dụng nhân lực cần tạo điều kiện để người học vận dụng kiến thức, kỹ năng vào nhiệm vụ được giao, đồng thời cung cấp phản hồi về mức độ đáp ứng công việc và những nội dung cần hỗ trợ thêm. Cơ sở đào tạo tổng hợp các phản hồi này để điều chỉnh chương trình và nội dung bồi dưỡng. Sự phối hợp thường xuyên giúp hoạt động đào tạo, bồi dưỡng gắn với yêu cầu thực tiễn của công tác văn thư – lưu trữ.
Năm là, phát triển đội ngũ giảng viên và bảo đảm điều kiện phục vụ đào tạo, bồi dưỡng. Cơ sở đào tạo cần xây dựng kế hoạch cập nhật kiến thức, kỹ năng cho giảng viên và báo cáo viên, chú trọng các quy định pháp luật mới, nghiệp vụ lưu trữ số và ứng dụng công nghệ trong quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu. Bên cạnh nghiên cứu tài liệu, cần tạo điều kiện để giảng viên tìm hiểu quy trình tại cơ quan, tiếp cận các phần mềm nghiệp vụ và trao đổi với người trực tiếp thực hiện công việc. Qua đó, giảng viên có cơ sở cập nhật bài giảng, xây dựng tình huống và giải thích những vấn đề phát sinh trong thực tiễn.
Cần tăng cường phối hợp giữa giảng viên chuyên ngành văn thư – lưu trữ và chuyên gia công nghệ thông tin trong xây dựng học liệu và chuẩn bị điều kiện thực hành. Giảng viên chuyên ngành xác định quy trình nghiệp vụ, yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu và tiêu chí kiểm tra kết quả; chuyên gia công nghệ hỗ trợ lựa chọn, thiết lập phần mềm, thiết bị và giải thích các vấn đề kỹ thuật liên quan. Sự phối hợp này giúp nội dung giảng dạy bảo đảm tính chính xác về nghiệp vụ và phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ.
Về cơ sở vật chất và học liệu, cần từng bước trang bị phần mềm, thiết bị phù hợp; xây dựng hồ sơ mẫu, dữ liệu học tập và ngân hàng tình huống nghiệp vụ. Học liệu cần có hướng dẫn thực hiện, ví dụ về sai sót thường gặp và tiêu chí kiểm tra kết quả. Đối với lớp trực tuyến, cần bảo đảm khả năng tiếp cận phần mềm, dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật cho người học. Việc đầu tư cần căn cứ vào mục tiêu chương trình, đặc điểm nghiệp vụ và quy mô lớp học, bảo đảm các điều kiện được sử dụng hiệu quả trong đào tạo, bồi dưỡng.
Sáu là, đổi mới đánh giá theo khả năng thực hiện nhiệm vụ. Đánh giá kết quả học tập cần kết hợp kiểm tra kiến thức với đánh giá quá trình thực hành, kết quả thực hiện và cách xử lý tình huống. Nội dung đánh giá phải phù hợp với mục tiêu của học phần, chuyên đề và yêu cầu công việc của người học. Chẳng hạn, có thể yêu cầu người học lập và hoàn thiện hồ sơ điện tử, rà soát thông tin mô tả, kiểm tra sản phẩm số hóa hoặc đề xuất biện pháp xử lý sai sót trong hồ sơ, tài liệu. Qua đó, xác định mức độ vận dụng kiến thức và khả năng thực hiện nghiệp vụ.
Tiêu chí đánh giá cần rõ ràng và được thông báo trước khi người học thực hiện bài tập. Đối với lập hồ sơ điện tử, cần chú trọng thành phần tài liệu, mức độ đầy đủ của hồ sơ và việc hoàn thiện thông tin trên hệ thống. Đối với kiểm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ số, cần đánh giá khả năng phát hiện sai sót, kiểm tra tính chính xác của thông tin mô tả, sự liên kết giữa dữ liệu chủ và tệp tài liệu, khả năng truy cập, sử dụng tài liệu theo quyền được cấp. Đối với xử lý tình huống, cần xem xét căn cứ nghiệp vụ, tính phù hợp của biện pháp đề xuất và phạm vi trách nhiệm của người thực hiện. Nhận xét của giảng viên cần chỉ rõ kết quả đạt yêu cầu, sai sót và nội dung cần hoàn thiện.
Đối với bồi dưỡng, đánh giá cuối khóa cần được bổ sung bằng thông tin về khả năng vận dụng tại nơi làm việc. Cơ sở đào tạo và cơ quan sử dụng nhân lực có thể thống nhất nội dung, thời điểm và cách thu thập phản hồi, dựa trên hồ sơ, tài liệu hoặc kết quả công việc, nhận xét của người quản lý và ý kiến của người học. Việc đánh giá cần tính đến nhiệm vụ được giao, điều kiện phần mềm, thiết bị và cơ hội áp dụng kiến thức. Kết quả thu được là căn cứ để điều chỉnh nội dung bồi dưỡng, xác định nhu cầu hỗ trợ tiếp theo và cải thiện điều kiện thực hiện công việc.
5. Kết luận
Phát triển năng lực đội ngũ văn thư – lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số đòi hỏi gắn kết kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ với năng lực số theo yêu cầu của từng vị trí việc làm. Qua tham khảo một số chương trình đào tạo và nội dung bồi dưỡng, có thể thấy, các cơ sở đào tạo đã quan tâm đến yêu cầu thực hiện nghiệp vụ trong môi trường số. Tuy nhiên, mức độ đáp ứng yêu cầu công việc cần được đánh giá thông qua hoạt động thực hành, kết quả học tập và khả năng vận dụng tại cơ quan, tổ chức.
Đổi mới đào tạo, bồi dưỡng theo hướng phát triển năng lực cần được thực hiện đồng bộ từ xác định yêu cầu theo vị trí việc làm, gắn kết nội dung nghiệp vụ với năng lực số, tăng cường thực hành đến đổi mới đánh giá. Quá trình này cần có sự phối hợp thường xuyên giữa cơ sở đào tạo và cơ quan sử dụng nhân lực, cùng đội ngũ giảng viên và điều kiện phục vụ học tập phù hợp. Đây là cơ sở để nâng cao khả năng thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ văn thư – lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu lưu trữ trong môi trường truyền thống và môi trường số.
Tài liệu tham khảo:
Bộ Nội vụ (2023). Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, kèm theo Quyết định số 20/QĐ-BNV ngày 16/01/2023.
Bộ Nội vụ (2025). Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
Học viện Hành chính và Quản trị công (2025a). Chương trình đào tạo trình độ đại học hình thức chính quy ngành Lưu trữ học.
Học viện Hành chính và Quản trị công (2025b). Chương trình đào tạo trình độ đại học hình thức chính quy chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ.
Molloy, L., Gow, A., & Konstantelos, L. (2014). The DigCurV curriculum framework for digital curation in the cultural heritage sector. International Journal of Digital Curation, 9(1), 231-241.
Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ năm 2024 (sửa đổi, bổ sung năm 2026).
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (2026). Chương trình đào tạo đại học ngành Lưu trữ học điều chỉnh, áp dụng từ khóa tuyển sinh năm 2025.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh (2026). Chương trình đào tạo đại học ngành Lưu trữ học.
Vuorikari, R., Kluzer, S., & Punie, Y. (2022). DigComp 2.2: The Digital Competence Framework for Citizens – With new examples of knowledge, skills and attitudes. Publications Office of the European Union.
