(QLNN) – Trong Chiến lược phát triển kinh tế đất nước, Đảng và Chính phủ đã nhìn nhận đầy đủ hơn về tầm quan trọng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV). Đặc biệt, Nghị quyết số 10-NQ/TW ngày 03/6/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về phát triển kinh tế tư nhân trở thành động lực quan trọng của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đã được ban hành. Có thể nói, chưa bao giờ vai trò, tầm quan trọng của DNNVV lại được xác nhận chính thức, đề cao như hiện nay.
Tuy nhiên, trên thực tế, loại hình doanh nghiệp (DN) này đang phải đối mặt với hàng loạt vấn đề để tồn tại và phát triển bền vững. Muốn các DN này hoạt động hiệu quả thì cần xây dựng một chiến lược phát triển DN một cách đủ mạnh, bền vững để có thể đứng vững trên thị trường thế giới. Đặc biệt, cần coi trọng công tác quản lý của DN, trong đó, việc điều hành hoạt động văn phòng là vô cùng quan trọng. Công tác văn phòng trong loại hình DN này nói riêng và các DN nói chung trực tiếp tham gia vào hoạt động hằng ngày và góp phần quyết định sự thành bại của DN.
Thực tiễn cho thấy, văn phòng có chức năng quan trọng là điều phối các hoạt động của các tổ chức, DN. Đây là bộ mặt, là đầu não thực hiện các nhiệm vụ đối nội và đối ngoại của DN. Tuy nhiên, trong xu thế toàn cầu hóa và sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm thay đổi hàng loạt phương thức quản trị văn phòng (QTVP), ví dụ như hệ thống văn phòng ảo trên thế giới… Điều này khẳng định, các nguyên tắc trong QTVP cũng cần được thay đổi. Trong phạm vi bài viết, tác giả muốn cung cấp tới bạn đọc về vấn đề đổi mới điều hành trong hoạt động văn phòng của DNNVV với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động văn phòng của loại hình DN này.
Khi điều hành công tác văn phòng tại loại hình DNNVV, cần chú ý đến một số nguyên tắc cơ bản sau đây:
Một là, bảo đảm tính ổn định và thường xuyên trong hoạt động QTVP.
Tính ổn định trong hoạt động quản trị văn phòng thể hiện ở tính nhất quán và ít thay đổi về các quy tắc hoạt động bên trong và bên ngoài của DN. Ổn định không đồng nghĩa với việc không đổi mới, mà ngược lại, ổn định có tính đồng bộ, giúp nhà quản lý điều chỉnh hoạt động theo hướng đổi mới nhanh hơn. Ví dụ, một DN sẽ mất lợi thế cạnh tranh nếu như vị trí của hệ thống văn phòng thường xuyên thay đổi; các chân lý, giá trị, chuẩn mực, vai trò xã hội, quy tắc và thủ tục hoạt động trong văn phòng thường xuyên thay đổi; điều này là kẽ hở để các đối tác mất dần niềm tin từ phía DN cũng như dẫn đến sự đổ vỡ DN.
Tính thường xuyên trong hoạt động QTVP thể hiện ở tính chất đáp ứng công việc trong mọi thời điểm; tính sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu giải quyết công việc cũng như bảo đảm sự kết nối thông tin mọi lúc, mọi nơi để hoạt động của văn phòng được thông suốt. Tính thường xuyên còn thể hiện trong việc giải quyết các công việc văn phòng theo một quy trình khoa học, thường kỳ, có kế hoạch, tránh quá tải. Ví dụ: công việc hằng ngày cần những thủ tục thường lệ, nếu muốn tổ chức và giữ cho mọi việc vận hành một cách trôi chảy, cần thường xuyên chuẩn bị những giấy tờ liên quan và sắp xếp lịch trình làm việc hợp lý, tránh chồng chéo và lãng phí thời gian.
Hai là, bảo đảm tính rõ ràng trong việc ủy thác và chịu trách nhiệm trong hoạt động QTVP.
Việc QTVP tốt phụ thuộc trước hết vào việc sử dụng hiệu quả nguồn lực lao động có trong văn phòng. Điều này đòi hỏi có sự ủy thác (trao quyền) xuống cấp dưới của người quản lý một cách hợp lý. Tính hợp lý trước hết là sự thể hiện việc trao quyền đúng với năng lực hiện có của người lao động; đồng thời, phù hợp với nhu cầu và động cơ tự thân cũng như mục đích hoạt động của chính họ. Nhà quản lý không nên áp đặt trách nhiệm đối với người lao động mà nên có sự thỏa thuận để họ cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách tự nguyện. Điều này sẽ làm cơ sở cho các hoạt động tích cực và có trách nhiệm trước hoạt động của đội ngũ cán bộ văn phòng.
Ba là, bảo đảm tính kịp thời và chính xác của thông tin trong hoạt động QTVP
Văn phòng là nơi có chức năng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan nói chung và người lãnh đạo nói riêng. Đây là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của văn phòng. Muốn cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cần tìm hiểu về nhu cầu cung cấp thông tin và có nghiệp vụ chuẩn bị thông tin. Trong các loại thông tin, thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin quan trọng nhất, có độ tin cậy cao nhất, đặc biệt là thông tin trong hồ sơ lưu trữ.
Người làm công tác văn phòng cần phải bảo đảm tính chính xác và tính cập nhật thông tin trong hoạt động QTVP cũng như trong hồ sơ lưu trữ, đây là phần quan trọng để điều hành văn phòng hiệu quả.
Bốn là, bảo đảm tính khoa học trong việc sắp xếp, bố trí các trang thiết bị làm việc trong văn phòng.
Tính khoa học trong việc sắp xếp, bố trí các trang thiết bị làm việc trong văn phòng thể hiện trước hết trong việc văn phòng cần được trang bị các phương tiện làm việc phù hợp với chức năng của từng bộ phận. Các trang thiết bị làm việc trong văn phòng cần được trang bị đầy đủ, phù hợp với nhu cầu công việc, mang tính hiện đại và tiện ích trong sử dụng. Bên cạnh đó, tính khoa học thể hiện trong cấu trúc, vị trí, không gian của các thiết bị để có thể chia sẻ nguồn lực trong môi trường làm việc hợp tác của văn phòng.
Năm là, bảo đảm tính kế hoạch trong hoạt động QTVP
Theo quy định của nhiều cơ quan, đầu năm, đầu tháng, đầu tuần, các đơn vị trong cơ quan phải xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động và gửi về văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm tập hợp lại, cân đối và xây dựng thành một kế hoạch hoạt động chung của toàn cơ quan. Để thực hiện được kế hoạch hằng năm, hằng quý, hằng tháng, văn phòng phải xây dựng lịch hoạt động của cơ quan, lịch làm việc của những người lãnh đạo từng tuần, từng tháng. Trong từng cơ quan, nếu làm việc có chương trình, kế hoạch sẽ thể hiện được phong cách làm việc khoa học. Qua đó, giúp cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
Sáu là, bảo đảm tính ưu tiên trong kế hoạch hoạt động của văn phòng.
Khi sắp xếp các chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan cũng như văn phòng, bộ phận văn phòng cần phải tính đến tầm quan trọng, tính cấp thiết của các hoạt động đó. Đối với những hoạt động quan trọng không thể trì hoãn thì cần ưu tiên xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian trước hoặc sau.
Việc thực hiện tốt một số nguyên tắc cơ bản nói trên trong điều hành hoạt động văn phòng của DNNVV sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng DN, từ đó sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý của DN.
Tài liệu tham khảo:
- Nghị định số 39/2018/NĐ-CP ngày 11/3/ 2018 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Vũ Thị Phụng. Nghiệp vụ Thư ký văn phòng. H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2003.
- Lưu Kiếm Thanh và cộng sự. Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước. H. NXB Giáo dục, 2006.
ThS. Đỗ Thị Thu Huyền
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
