(QLNN) – Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, việc bồi dưỡng kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp kiến thức về văn bản mà chưa đi sâu hướng dẫn người học cách sử dụng các phương tiện, công cụ để soạn thảo. Vì vậy, bồi dưỡng kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước cho cán bộ, công chức là một việc làm cần thiết trong bối cảnh hiện nay.
Yêu cầu của việc bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
Trong các hình thức quản lý nhà nước (QLNN), ban hành văn bản QLNN là một trong những hình thức căn bản và phổ biến nhất. Việc bồi dưỡng kỹ thuật soạn thảo văn bản (STVB) QLNN là phải cung cấp cho người soạn thảo những hiểu biết về đặc trưng, cách thức trình bày loại văn bản này, cùng với đó là việc sử dụng các phương tiện, công cụ (máy tính và các phần mềm hỗ trợ) để STVB.
Thứ nhất, cần cung cấp kiến thức cơ bản, những hiểu biết về đặc trưng, cách thức trình bày loại văn bản QLNN. Cụ thể:
– Văn bản quy phạm pháp luật: thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
– Văn bản hành chính: là nhóm văn bản được ban hành trong tất cả các cơ quan, tổ chức để quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện công việc. Văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
– Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội: do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội quy định. Cụ thể như: Văn bản Đảng thực hiện theo các quy định: Quyết định số 31-QĐ/TW của Bộ Chính trị, ngày 01/10/1997 ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương về thể thức văn bản của Đảng.
Văn bản Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh thực hiện theo Hướng dẫn số 29 /HD – VP ngày 20/5/2009 của Văn phòng Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh về thể thức văn bản của Đoàn.
Văn bản của Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 14/HD-ĐCT ngày 05/10/2011 của Đoàn Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Văn bản của Công đoàn thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn.
Thứ hai, cung cấp những kiến thức, cách để sử dụng tiện ích do cách mạng công nghiệp 4.0 (cách mạng 4.0) mang lại. Công nghệ số hỗ trợ rất nhiều hoạt động hành chính văn phòng, trong đó có công việc STVB. Những phần mềm tiên tiến hỗ trợ soạn thảo liên tục được các hãng công nghệ giới thiệu nhằm giúp cho công việc này trở nên tiện ích và nhanh chóng hơn.
Việc STVB không chỉ do một người thực hiện trên máy tính mà nhiều người có thể cùng tham gia vào việc soạn thảo với công cụ Google Writely hay AbiWord, Dropbox Paper. Với internet và phần mềm hỗ trợ, văn bản được soạn trực tuyến; người gửi, người nhận cũng tương tác trực tuyến để việc chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản tốn ít thời gian nhất. Thậm chí, có thể STVB bằng giọng nói thay vì thao tác bằng tay trên bàn phím với những công cụ như Google Docs. Ngoài ra, các phần mềm khác như OpenOffice, LibreOffice Writer,… tích hợp những tính năng vượt trội giúp việc soạn thảo hay xử lý văn bản được thuận tiện hơn. Công nghệ số đang góp phần tăng hiệu suất và chất lượng làm việc đối với công việc STVB.
Những hạn chế trong việc bồi dưỡng kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện nay
Trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ số, việc giảng dạy STVB QLNN hiện nay có thể nói là khá lạc hậu.
Một là, công cụ giảng viên sử dụng chủ yếu vẫn là máy tính và projector. Trong khi đó, công cụ hiện đại phục vụ cho việc học hầu như không có (ngày nay, việc STVB hoàn toàn bằng máy vi tính, nhưng phần lớn học viên, sinh viên vẫn học chay tại giảng đường truyền thống, không có máy thực hành tại chỗ). Các phòng học có trang bị mạng internet phục vụ việc dạy và học rất hạn chế, người dạy không tương tác trực tuyến được với người học.
Hai là, giáo trình chậm đổi mới, vẫn chủ yếu trình bày lý thuyết văn bản nói chung, chưa đề cập đến cách thức sử dụng công cụ soạn thảo và vấn đề hiện đại hóa STVB trong thời đại công nghệ. Một bộ phận người dạy mặc dù nắm rất vững lý thuyết nhưng cũng chưa sử dụng thành thạo các công cụ STVB.
Ba là, sự thiếu thốn trang thiết bị hiện đại làm hạn chế khả năng làm mẫu của giảng viên và khả năng thực hành của học viên. Trong khi đó, mục đích cuối cùng của việc bồi dưỡng không chỉ là cung cấp kiến thức mà còn giúp người học thành thạo kỹ năng STVB QLNN. Các tài liệu hướng dẫn STVB QLNN hiện nay đều dành một thời lượng khá lớn cho việc thực hành, nhưng việc thiếu thốn cơ sở vật chất, đặc biệt là các trang thiết bị như phòng máy tính, mạng nội bộ, mạng internet khiến việc thực hành rất khó khăn và chưa hiệu quả.
Những hạn chế nêu trên chính là nguyên nhân dẫn đến kết quả bồi dưỡng chưa đáp ứng được yêu cầu của cải cách hành chính cũng như yêu cầu nguồn nhân lực chất lượng cao trong khu vực công. Hiện đại hóa cơ sở vật chất trong đào tạo, bồi dưỡng (ĐTBD) là một yêu cầu bức thiết trong thời kỳ CMCN 4.0. Thực hiện điều này không chỉ nâng cao chất lượng, hiệu quả dạy và học mà còn khẳng định uy tín, thương hiệu của cơ sở ĐTBD trong thời kỳ mới.
Những vấn đề đặt ra khi thiết kế và bồi dưỡng kỹ thuật soạn thảo văn bản trong thời đại công nghệ số
Thứ nhất, cần hiện đại hóa giáo trình, tài liệu học tập. Giáo trình, tài liệu là căn cứ để thiết kế bài giảng, là công cụ cập nhật bổ sung kiến thức, kỹ năng cho người học. Do đó, hiện đại hóa giáo trình, tài liệu là bước đầu tiên, cơ bản trong giảng dạy STVB trong thời đại công nghệ số. Có thể thực hiện theo lộ trình: ban đầu, bổ sung thêm mục Ứng dụng công nghệ thông tin trong STVB vào giáo trình, tài liệu hiện tại; tiến tới, có thể thiết kế lại giáo trình, tài liệu theo hướng: ngoài kiến thức lý luận về văn bản là các hướng dẫn sử dụng công cụ, phương tiện STVB, trong đó có các công cụ hiện đại. Bên cạnh đó, để hoạt động bồi dưỡng sát với thực tiễn công việc của học viên, cần sử dụng chính các văn bản của cơ quan học viên ban hành do học viên cung cấp để làm ví dụ thực hành.
Thứ hai, để giảng dạy trong thời đại CMCN 4.0 thì giảng viên cũng phải là giảng viên của thời công nghệ số. Nghĩa là, người dạy có kiến thức chuyên sâu về lý luận văn bản nói chung và văn bản QLNN nói riêng thì mỗi giảng viên cần không ngừng học hỏi và cập nhật tri thức cũng như kỹ năng sử dụng các công nghệ hiện đại. Muốn học viên sử dụng được công cụ soạn thảo thì giảng viên phải là người thành thạo công cụ ấy. Đây là thách thức lớn đối với giảng viên giảng dạy kỹ thuật STVB hiện nay. Ngoài sự nỗ lực tự học của giảng viên thì cũng rất cần sự hỗ trợ của lãnh đạo các cơ sở ĐTBD nhằm tạo điều kiện cho giảng viên tham dự những khóa đào tạo, tập huấn về ứng dụng công nghệ.
Thứ ba, bảo đảm cơ sở vật chất hiện đại phục vụ việc dạy và học. Cơ sở vật chất là công cụ, phương tiện giúp đạt được mục tiêu bồi dưỡng. Các cơ sở ĐTBD cần ban hành tiêu chuẩn phòng thực hành STVB với máy chiếu projector, âm loa, hệ thống máy tính đã cài đặt công cụ, phần mềm hỗ trợ, mạng internet,… một cách đồng bộ. Đây là vấn đề tương đối khó khăn với các cơ sở ĐTBD khi nguồn ngân sách được cấp còn hạn hẹp. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng bồi dưỡng, tạo được uy tín đối với các đơn vị quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, các cơ sở ĐTBD phải không ngừng hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đem đến nhiều thách thức nhưng đồng thời cũng tạo cơ hội thay đổi việc dạy và học theo hướng hiện đại, hiệu quả. Vấn đề là mỗi cơ sở giáo dục cũng như mỗi giảng viên tiếp cận công nghệ hiện đại ở mức độ nào để đáp ứng yêu cầu của dạy học thời cách mạng số.
Tài liệu tham khảo:
1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
2. Bộ Tư pháp. Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
3. Bộ Nội vụ. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
ThS. Nguyễn Thị Hồng Nhung
Học viện Hành chính Quốc gia
