Nâng cao chất lượng quản trị văn phòng thời công nghiệp 4.0

Văn phòng điện tử mang lại những thay đổi tích cực trong cách thưc và phương pháp làm việc (Ảnh minh họa).

(QLNN) – Để tiến kịp với thế giới, việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại. Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, hiện đại hóa văn phòng từ trang thiết bị, nguồn nhân sự cũng như kỹ thuật nghiệp vụ hành chính sẽ tạo sự tăng tốc cho cơ quan, tổ chức trong quá trình hội nhập toàn cầu.

Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0) đang diễn ra tại nhiều nước phát triển. Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập và là Chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế Thế giới – thì tốc độ đột phá của CMCN 4.0 hiện “không có tiền lệ lịch sử”. Trên thực tế, CMCN 4.0 đang phá vỡ hầu hết ngành công nghiệp ở mọi quốc gia. Và, chiều rộng, chiều sâu của những thay đổi này báo trước sự chuyển đổi của toàn bộ hệ thống sản xuất, quản lý và quản trị. Thế giới đã bước sang kỷ nguyên số và Việt Nam cũng không là ngoại lệ. Chính vì vậy, trong lĩnh vực quản trị văn phòng (QTVP), các cơ quan, tổ chức cần tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cuộc cách mạng này.

Trang bị máy móc, phương tiện hiện đại

Để đáp ứng yêu cầu của cuộc CMCN 4.0, các cơ quan, tổ chức cần được trang bị những phần mềm, công cụ giao tiếp thời 4.0 bảo đảm xử lý được các dữ liệu lớn và giao tiếp với vạn vật. Công nghệ giúp việc giao tiếp trong nội bộ cơ quan, tổ chức, với công dân được thuận lợi, theo thời gian thực.

Thay đổi cách giao tiếp cũng sẽ làm thay đổi hệ thống quy trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và việc này có xu hướng sẽ tiếp tục thay đổi rất nhanh để thích ứng. Công nghệ đã giúp cho cơ cấu tổ chức trở nên tinh gọn bằng cách kết nối trực tiếp khách hàng vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính như: làm giấy khai sinh, cho vay ngân hàng, đăng ký thành lập doanh nghiệp…

Bên cạnh đó, tự động hóa triển khai ngày càng nhiều những nội dung trong công tác văn phòng. Chẳng hạn: tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, công tác văn thư, lưu trữ… Các nhân viên văn phòng cần chủ động hơn trong triển khai công tác chuyên môn, thay vì chờ đợi đáp ứng với các thách thức bên ngoài.

Đáp ứng theo thời gian thực là thách thức quan trọng bắt nguồn từ thay đổi mô hình và quy trình trong kỷ nguyên 4.0 với các nhân viên. Các phần mềm đo lường sẽ thông báo về tình trạng làm việc của nhân viên. Lượng hóa tất cả các khía cạnh quản lý luôn là ước mơ của nền hành chính hiện đại. Dữ liệu lớn cùng với hệ thống máy tính đã giúp ước mơ này trong QTVP trở thành hiện thực.

Song hành với xử lý dữ liệu lớn chính là trí thông minh nhân tạo trong quản trị. Có thể nói, trí thông minh nhân tạo và dữ liệu lớn là cặp đôi hoàn hảo thay đổi hoàn toàn bức tranh về công tác QTVP thời đại 4.0.

Trí thông minh nhân tạo áp dụng chung với dữ liệu lớn sẽ thay thế các công tác nhân sự như tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên. Trí thông minh nhân tạo giúp quản lý dữ liệu công dân để tăng chất lượng dịch vụ và đưa ra các chiến lược, kế hoạch đúng hướng cho cơ quan, tổ chức.

Tăng tốc độ xử lý công việc và tăng hiệu suất làm việc

Sự thay đổi về phương thức quản trị và công nghệ giao tiếp sẽ tác động làm thay đổi văn hóa làm việc của cơ quan, tổ chức. CMCN 4.0 sẽ tạo áp lực để hệ thống phải vận hành nhanh hơn và mỗi thành phần trong hệ thống phải phát huy toàn bộ các năng lực sáng tạo. Mỗi người như một thành phần hữu cơ trong hệ thống, chứ không phải một công cụ lao động với các kỹ năng định sẵn.

Hệ thống QTVP được cải tiến và tất nhiên văn hóa chính là sự thể hiện bản chất của hệ thống đó. Hệ thống là khoa học, nhưng sự thể hiện chính là văn hóa. Thời đại 4.0 bắt buộc quy trình vận hành phải nhanh chóng, thuận lợi, những lề thói chậm chạp, trì trệ sẽ bị loại bỏ. Đa số người dân sẽ đánh giá mức độ hiệu quả, chất lượng của nền hành chính qua tốc độ xử lý các thủ tục và giải quyết công việc. Chính văn hóa tốc độ bắt buộc nhân viên phải có kỹ năng xuất sắc và tính kỷ luật cao.

Trong thời đại 4.0, không có sự cản trở về không gian để tiếp cận công dân, cho nên phải thông suốt về thông tin trong nội bộ, cung cấp lượng thông tin phong phú và nhanh chóng ra bên ngoài cho công dân. Văn hóa quản lý thời đại 4.0 cũng loại bỏ tối đa sự quan liêu nhờ công nghệ giúp xử lý theo thời gian thực.

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng

Xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng công tác QTVP hiện đại

Trong cuộc CMCN 4.0, vai trò của công tác văn phòng ngày càng được chú trọng. Công tác QTVP có thể giúp cơ quan, doanh nghiệp giảm giờ làm, chi phí vận hành cũng như tăng năng suất hiệu quả công việc. Vì vậy, việc xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu của CMCN 4.0 là vấn đề cấp thiết. Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào các nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn bản điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành cuộc họp trực tuyến; tổ chức các hoạt động giao tiếp trực tuyến hoặc qua môi trường mạng; điều hành văn phòng trực tuyến…

Để các chương trình đào tạo, bồi dưỡng đạt hiệu quả cao, việc xây dựng hệ thống chương trình, giáo trình đương nhiên phải do Bộ Nội vụ chủ trì cùng với sự tham gia của các đơn vị trực thuộc như Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Nội vụ…

Tổ chức học tập
Để thích ứng kịp với CMCN 4.0, các cơ quan, tổ chức cũng cần chuyển mình thành một tổ chức học tập. Trong đó, việc học tập được triển khai trên toàn bộ hệ thống và ngoài việc từng cá nhân học tập thì tổ chức cũng luôn học tập để vượt lên chính mình nhằm đáp ứng yêu cầu của thời đại.

Tổ chức học tập không đơn giản là một xu hướng quản trị nhất thời, nó có thể mang lại môi trường làm việc cởi mở với những tư tưởng sáng tạo, sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mang tính giải pháp để giải quyết những vấn đề trong công việc, những khó khăn luôn hiện diện trong mỗi thành viên của cơ quan, tổ chức. Tất cả nhân sự cần khai thác nguồn lực kiến thức để mang đến cho bản thân khả năng suy nghĩ, phản biện và sáng tạo; khả năng truyền đạt các ý tưởng và ý niệm; khả năng hợp tác với những cá nhân khác trong tiến trình tìm hiểu và hành động.

Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử

Yêu cầu cơ bản của CMCN 4.0 tại Việt Nam cần phải đi lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc. Thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc một cách thủ công, văn phòng điện tử là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế. Trong đó việc số hóa thao tác chính là vũ khí mềm không thể thiếu của công tác văn phòng trong CMCN 4.0.

Một trong những cơ quan nhà nước đi đầu trong việc thực hiện số hóa văn phòng, cải cách thủ tục hành chính phải kể đến Bộ Tài chính. Trong 5 năm liên tiếp (2012 – 2017), đơn vị này liên tục dẫn đầu 20 bộ, ngành về khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin. Mỗi năm, Bộ đã xử lý gần 80.000 tờ trình, nhận khoảng 200.000 văn bản và gửi đi 25.000 văn bản điện tử, tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính. Đánh giá chung trong khối bộ, ngành, Bộ Tài chính đứng vị trí đầu tiên với 0.8075 điểm, trong đó chỉ số hạ tầng kỹ thuật của Bộ Tài chính đạt 0.8499 điểm; chỉ số hạ tầng nhân lực đạt 0.8653 điểm và chỉ số ứng dụng đạt 0.7073 điểm 1.

Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.

Để tiến kịp với thế giới, việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại. Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, hiện đại hóa văn phòng từ trang thiết bị, nguồn nhân sự cũng như kỹ thuật nghiệp vụ hành chính sẽ tạo sự tăng tốc cho cơ quan, tổ chức trong quá trình hội nhập toàn cầu. Mặt khác, cũng cần phải chú ý đến vai trò của người lãnh đạo. Lãnh đạo cần khơi dậy niềm tin cho nhân viên để họ đóng góp nhiều hơn cho tổ chức, trao quyền cho họ, chia sẻ các nhiệm vụ và kết nối các tổ nhóm, gắn kết hệ thống này bằng công nghệ và các mục đích chung. Từ đó thúc đẩy, phát huy tài năng và xây dựng một đội ngũ nhân viên văn phòng hiệu quả.

Chú thích:
1. Số liệu từ Báo cáo chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông Việt Nam (Vietnam ICT Index) do Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp với Hội Tin học Việt Nam thực hiện năm 2017. https://www.mof.gov.vn, ngày 08/01/2018.
Tài liệu tham khảo:
1. Nâng cao chất lượng quản trị thời cách mạng 4.0. https://tinnhanhchungkhoan.vn, ngày 23/8/2018.
2. Cách mạng 4.0 từ văn phòng làm việc. http://vneconomy.vn, ngày 23/12/2018.

ThS. Vương Thị Liên
Học viện Hành chính Quốc gia