(Quanlynhanuoc.vn) – Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (gồm 7 Chương với 38 Điều; có 06 phụ lục kèm theo) trên cơ sở kế thừa một số nội dung của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Nghị định tiếp tục khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, đặc biệt là văn thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước giai đoạn hiện nay.
Điểm mới cơ bản của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định số 30).
Từ năm 1957 đến nay, Chính phủ đã ban hành 5 Nghị định quy định về công tác văn thư (CTVT) (ban hành vào các năm 1957, 1963, 2004, 2010 và 2020), nghị định ban hành sau luôn có sự kế thừa nội dung của nghị định ban hành trước nhưng có sự điều chỉnh nhất định cho phù hợp với sự thay đổi và phát triển của nền hành chính ở mỗi giai đoạn. Nghị định số 30 cũng không nằm ngoài quy luật đó. Ngoài những nội dung kế thừa trong Nghị định số 110, Nghị định số 09, Nghị định số 30 có bổ sung, điều chỉnh một số điểm mới. Cụ thể:
Điểm mới trong Chương I
Thứ nhất, phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 30 bổ sung thêm nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật. Đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, dùng để ký số trên văn bản điện tử (VBĐT) của cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, đối tượng áp dụng của Nghị định số 30 thu hẹp hơn so với Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Hiện nay, chỉ áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước mà không bắt buộc (chỉ khuyến khích) áp dụng đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
Thứ ba, về giải thích các từ ngữ
Một số thuật ngữ mới được giải thích trong Nghị định số 30 về CTVT như: Văn bản, Văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (VBHC), VBĐT, Văn bản đi, Văn bản đến, Danh mục hồ sơ, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, Văn thư cơ quan. Đặc biệt, với nội hàm khái niệm “Văn bản chuyên ngành” đã chỉ rõ việc quy định đối với loại văn bản này là do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định mà không phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ như trước đây.
Một số thuật ngữ được điều chỉnh như: Bản thảo văn bản, Bản gốc văn bản, Bản chính văn bản giấy (VBG), Bản sao y, Bản sao lục, Bản trích sao, Hồ sơ, Lập hồ sơ.
Việc giải thích các từ ngữ được điều chỉnh và bổ sung mới trong Nghị định số 30 giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có cách hiểu thống nhất trong tổ chức thực hiện CTVT và quản lý nhà nước về CTVT ở môi trường truyền thống và môi trường điện tử.
Thứ tư, lần đầu tiên trong Nghị định số 30 về CTVT quy định giá trị pháp lý của VBĐT (Điều 5). Quy định mới này đã khẳng định cơ sở pháp lý cho việc xây dựng, ban hành, quản lý và lưu trữ các VBĐT và có giá trị như đối với VBG.
Điểm mới trong Chương II
Thứ nhất, về các loại VBHC.
Nghị định số 30 quy định VBHC hiện có 29 loại, giảm 03 loại so với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Cụ thể: bỏ 04 loại văn bản (bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ) và bổ sung thêm 01 loại (phiếu báo).
Thứ hai, về thể thức văn bản.
Cơ bản vẫn đầy đủ các thành phần chính và thành phần bổ sung như trước đây nhưng đối với thành phần thể thức “Quốc hiệu” thì điều chỉnh thành “Quốc hiệu và Tiêu ngữ”; “Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản” điều chỉnh thành “Địa danh và thời gian ban hành văn bản”; “Dấu của cơ quan, tổ chức” điều chỉnh thành “Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức”. Những điều chỉnh này nhằm bảo đảm thống nhất với thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và phù hợp với quy định đối với Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
Thứ ba, về quy trình soạn thảo và ký ban hành VBHC.
Quy định cụ thể trình tự, trách nhiệm, hình thức đề ký đối với cả hai loại là VBG và VBĐT (từ Điều 10 – 13).
Nghị định số 30 quy định rõ: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao” (khoản 4 Điều 10). Điểm mới này sẽ giúp cho các chuyên viên, người trực tiếp soạn thảo các dự thảo văn bản ý thức trách nhiệm của mình đối với mỗi sản phẩm văn bản mà họ tham mưu cho cấp trên chứ không chỉ những người đứng đầu đơn vị hay người chủ trì soạn thảo văn bản mới phải chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật như trước đây quy định.
Thứ tư, về kỹ thuật trình bày văn bản
Nghị định số 30 quy định cụ thể phần căn cứ ban hành văn bản bao gồm: căn cứ văn bản quy định về thẩm quyền, căn cứ văn bản quy định về nội dung và cơ sở để ban hành văn bản; nhưng có điểm mới là kiểu chữ nghiêng, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Căn cứ thực tế trong các mẫu Quyết định hành chính thống nhất dùng cụm từ “Theo đề nghị…”.
Đối với việc dùng dấu, chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên VBĐT kèm theo (các phụ lục) cùng tệp tin với nội dung VBĐT, văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản chính và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Đối với các VBĐT không cùng tệp tin với nội dung VBĐT, văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Khi ký số trên văn bản kèm theo mà không cùng tệp tin thì chỉ hiển thị thông tin (Phụ lục I Nghị định số 30) mà không hiển thị hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức (hình ảnh con dấu) trên vị trí ký số.
Đối với thể thức Nơi nhận, Nghị định quy định đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cấp trên trình bày như Công văn, tức là phía trên có Kính gửi và phía dưới là Nơi nhận (Phụ lục I Nghị định số 30).
Việc đánh số trang văn bản được quy định đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất (Phụ lục I Nghị định số 30).
Đối với cách viết hoa trong văn bản, bổ sung thêm phải viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt là Nhà nước và Nhân dân (Phụ lục II Nghị định số 30).
Điểm mới trong Chương III
Thứ nhất, đối với nội dung Quản lý văn bản đi
Việc cấp số văn bản được quy định rõ số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa VBG và VBĐT và việc cấp số cho văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định, cho VBHC do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định (khoản 1 Điều 15).
Nghị định số 30 quy định rõ khi phát hành văn bản nếu có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương, nếu có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (khoản 3 Điều 18).
Nghị định số 30 bổ sung quy định mới về trách nhiệm của bên nhận đối với VBG và VBĐT khi nhận được thông báo thu hồi văn bản (khoản 3 Điều 18).
Quy định về lưu văn bản vẫn tiếp tục kế thừa từ các văn bản cũ. Đối với VBĐT trước đây chỉ quy định lưu VBĐT trong Hệ thống nhưng ở Nghị định số 30 đã xác định cụ thể hơn bản gốc VBĐT phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức (điểm a khoản 2 Điều 19) vì trong nội dung của Nghị định quy định VBĐT còn có các hình thức bản sao VBĐT khác.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi (sử dụng trong quản lý VBG bằng phương pháp truyền thống) được bổ sung thêm 02 cột thông tin là cột “Ngày chuyển” và cột “Ký nhận” do đã được giảm bớt một sổ (Sổ chuyển giao văn bản đi) so với quy định trước đây nên việc bổ sung này bảo đảm một sổ vẫn giải quyết được chức năng của hai sổ như trước đây (mục I Phụ lục 4 Nghị định số 30).
Thứ hai, đối với nội dung Quản lý văn bản đến
Mẫu dấu ĐẾN được sử dụng trong quản lý văn bản đến là giấy cơ bản không thay đổi so với quy định trước đây, chỉ điều chỉnh thông tin cuối cùng trong con dấu từ “Lưu hồ sơ số:…..” sang “Số và ký hiệu HS:……..”(mục V Phụ lục 4 Nghị định số 30).
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến (sử dụng trong quản lý VBG bằng phương pháp truyền thống) được bổ sung thêm 01 cột thông tin là cột “Ngày chuyển” do đã được giảm bớt 01 sổ (Sổ chuyển giao văn bản đến) so với quy định trước đây để giảm bớt số lượng sổ trong quản lý văn bản đến (mục VI Phụ lục 4 Nghị định số 30).
Thứ ba, điểm mới đối với nội dung sao văn bản
Tên bản “Sao y” thay thế cho bản “Sao y bản chính” trước đây. Sở dĩ có sự điều chỉnh này là bởi vì đối với VBĐT không có khái niệm bản chính như đối với VBG.
Sao y, sao lục được thực hiện trong 03 trường hợp sao từ VBG sang VBG; từ VBG sang VBĐT; từ VBĐT sang VBG (khoản 1, 2 Điều 25).
Trích sao được thực hiện trong 04 trường hợp sao từ VBG sang VBG; từ VBG sang VBĐT; từ VBĐT sang VBG và từ VBĐT sang VBĐT (khoản 3 Điều 25).
Nghị định bổ sung thêm thẩm quyền sao văn bản đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức để bảo đảm tính pháp lý đối với các bản sao (Điều 27).
Điểm mới trong Chương IV
Ở bước kết thúc hồ sơ (lập hồ sơ giấy), Nghị định số 30 bổ sung “… thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ”(điểm c khoản 4 Điều 29). Quy định này giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ hơn ngay từ giai đoạn văn thư, đặc biệt là đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Điểm mới trong Chương V
Nội dung Chương này cơ bản kế thừa từ các văn bản pháp luật trước đây đã ban hành, tuy nhiên có bổ sung thêm việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật (khoản 2 Điều 33) của cơ quan, tổ chức trong trường hợp ký số các VBĐT và bản sao từ VBG sang VBĐT của cơ quan, tổ chức.
Điểm mới trong Chương VI
Nghị định bổ sung điểm mới là kinh phí cho CTVT trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (Điều 36). Quy định này đã khẳng định vai trò quan trọng của CTVT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, vì vậy bên cạnh việc thực hiện nghiêm túc các quy định về CTVT, các cơ quan, tổ chức còn phải xây dựng và thực hiện kế hoạch về kinh phí dành cho việc mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong CTVT và các hoạt động khác phục vụ CTVT.
Từ nội dung của Nghị định 30, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau
Thứ nhất, Nghị định số 30 được ban hành và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020, Nghị định đã thay thế Nghị định số 110, Nghị định số 09. Tuy nhiên, trong nội dung Nghị định phản ánh các vấn đề đã được hướng dẫn chi tiết trong các Thông tư trước đây (Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 01/2019/TT-BNV). Mặc dù, hiện nay các Thông tư này bị bãi bỏ bởi Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15/6/2020 nhưng theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, tại khoản 4 Điều 154 quy định “Văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực thì văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết thi hành văn bản đó cũng đồng thời hết hiệu lực” và khoản 2 Điều 156 quy định “Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn”.
Từ quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, cho nên Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 01/2019/TT-BNV cũng không được áp dụng kể từ ngày Nghị định số 30 có hiệu lực thi hành. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho những người làm công tác quản lý trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước và những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư không phải nghiên cứu, tìm hiểu nhiều loại văn bản khác nhau, trong quá trình thực hiện dễ theo dõi, tra cứu, áp dụng vào thực tế.
Thứ hai, lần đầu tiên các nghiệp vụ quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử, giá trị pháp lý của VBĐT, các hình thức sao từ VBĐT sang VBG, từ VBG sang VBĐT; quy định về quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số trong CTVT được khẳng định tính pháp lý trong một văn bản là Nghị định. Điều này đã khẳng định tính pháp lý của VBĐT trong CTVT ở một văn bản có giá trị pháp lý cao, xác định trách nhiệm pháp lý của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện các nghiệp vụ về văn thư. Đồng thời, cũng là căn cứ, cơ sở để lãnh đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện vai trò quản lý điều hành đối với CTVT của cơ quan, đơn vị mình, góp phần đẩy nhanh, đẩy mạnh việc triển khai thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử trong thời gian tới.
Thứ ba, lần đầu tiên trong Nghị định số 30 quy định nguồn kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí trong CTVT. Điều này, một lần nữa khẳng định vai trò, tầm quan trọng của CTVT, có thể nói rằng đây là hoạt động không thể thiếu được trong quá trình vận hành một cơ quan, tổ chức. Vì vậy, phải được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, đầu tư nguồn kinh phí nhất định, giúp cho CTVT – công tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước được kịp thời, minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả.
Thứ tư, Nghị định số 30 được Chính phủ ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn được (Điều 146 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015), cho nên Nghị định số 30 sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành. Vì vậy, khuyến nghị cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, doanh nghiệp nhà nước lưu ý về hiệu lực thi hành của văn bản để triển khai, áp dụng ngay trong thực tiễn mà không cần một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị các điều kiện khác mới có thể áp dụng như các nghị định thông thường khác.
Thứ năm, Nghị định số 30 quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định số 30 có hiệu lực thi hành. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng lưu ý nguyên tắc áp dụng văn bản đối với các thông tư đã ban hành trước đây có nội dung đã được điều chỉnh và quy định trong Nghị định số 30. Bởi, nó cũng sẽ không được áp dụng khi Nghị định số 30 có hiệu lực, tránh trường hợp viện dẫn, trích dẫn văn bản hết hiệu lực trong chỉ đạo, tổ chức và thực hiện.
Nghị định số 30 ra đời đã một lần nữa khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của CTVT, đặc biệt là văn thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước giai đoạn hiện nay. Nghị định đã ngày càng hoàn thiện, tạo nền tảng pháp lý để giải quyết được các vấn đề này sinh trong thực tiễn trong CTVT mà thời gian qua vẫn còn là một khoảng trống pháp lý, từng bước đáp ứng yêu cầu hoạt động của chính phủ điện tử và quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Tài liệu tham khảo
1. Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
2. Nguyễn Minh Phương. Sự cần thiết phải ban hành Luật về công tác văn thư. Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 10/2017.
3. Dương Văn Khảm. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư . Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 01/2016.
4. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
5. Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
TS. Nguyễn Thị Thanh Hương
Học viện Hành chính Quốc gia.
