(Quanlynhanuoc.vn) – Phong cách làm việc là tổng hòa cả suy nghĩ và hành động của mỗi cá nhân và được thể hiện bởi những đặc trưng riêng biệt trong cuộc sống, trong làm việc và thực thi công vụ. Nội dung bài viết tập trung phân tích và mô hình hóa các kiểu phong cách làm việc căn bản, trên cơ sở đó, đề xuất các định hướng nghiên cứu, vận dụng phong cách làm việc vào quá trình lãnh đạo, quản lý thực thi công vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Nâng cao hiệu quả và chất lượng làm việc trong môi trường công vụ là vấn đề luôn được đặt ra trong tiến trình cải cách hành chính ở Việt Nam. Các nghiên cứu trước đây và thực tiễn lãnh đạo, quản lý thực thi công vụ cho thấy chúng ta mới tập trung giải quyết vấn đề dựa trên chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm của cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) mà chưa chú ý đến phong cách làm việc (PCLV) của mỗi cá nhân trong tập thể. Chính vì vậy, hiểu và xây dựng PCLV của đội ngũ CBCCVC trong thực thi công vụ là hết sức cần thiết.
Phong cách làm việc trong thực thi công vụ
Phong cách con người là tổng hòa giữa tính cách và nhân cách của mỗi cá nhân và được đánh giá thông qua cách thức thể hiện và hành vi của người đó. Phong cách tạo ra những nét riêng biệt của mỗi cá nhân con người trong sinh hoạt, làm việc, ứng xử… Phong cách ở mỗi người đều có nền tảng của nhân cách, với các chuẩn mực xã hội quy định nhưng đồng thời lại chứa đựng những nét riêng biệt tính cách của cá nhân con người đó. PCLV được hiểu là phong cách sống của con người trong môi trường làm việc, nó là phạm trù cái riêng trong cái chung của phong cách sống. PCLV là cách thức suy nghĩ và hành động của mỗi cá nhân trong môi trường làm việc.
PCLV giữa các cá nhân trong môi trường công việc có những nét chung là chuẩn mực nhân cách trong môi trường công việc; trong khi đó, nét riêng là những tính cách khác biệt, vượt trội ở mỗi cá nhân. Vì vậy, để có thể phân biệt, nhận diện PCLV giữa các cá nhân, cần dựa trên những xu hướng vượt trội, khác biệt.
Phong cách là không thể thay đổi và sẽ theo suốt cuộc đời mỗi người, phong cách nào cũng có điểm mạnh, điểm yếu riêng. Mỗi người đều có sự thể hiện đa phong cách ở từng thời điểm phù hợp nhất định. Chúng ta hoàn toàn khác biệt so với những người có cùng phong cách với mình. Những người có cùng phong cách giống nhau ở một số điểm quan trọng nhưng không có nghĩa là tất cả. Khi xem xét sự đa dạng phong cách khác nhau của con người, không nên bỏ qua những điểm khác biệt giữa họ. Một tổ chức làm việc có hiệu quả là một tổ chức bao gồm tất cả mọi phong cách của các thành viên trong đó. Mỗi phong cách có những thế mạnh quan trọng nhưng lại thiếu điểm mạnh của phong cách khác.
Mặc dù mỗi người sẽ có một phong cách chủ đạo chi phối nhưng không một cá nhân nào lại hoạt động chỉ dựa hoàn toàn vào một phong cách. Xét về mặt thái độ, mỗi người đều pha lẫn các phong cách khác nhau. Không thể có người có phân tích tuyệt đối và cũng không có người thích thể hiện tuyệt đối. Trong mỗi con người đều tồn tại các loại phong cách nhưng sẽ biểu lộ ra bên ngoài loại phong cách chính, vượt trội. Chúng ta vẫn nhận thấy những dấu hiệu hoặc đặc điểm của các phong cách không vượt trội tồn tại trong chính thái độ của mình. Không có ai được xếp loại hoàn toàn vào một PCLV.
Theo Robert Bolton1 thì phong cách của một cá nhân được đánh giá khách quan từ người khác nhưng đồng thời cá nhân mỗi người có thể tự nhận diện và đánh giá về PCLV của mình. Có bốn phong cách cơ bản của con người, bao gồm: người nặng về óc phân tích (analytical), người ôn hòa (amiable), người thích lãnh đạo (driver) và người thích thể hiện (expressive)2.
Đứng trước một công việc, mỗi người đều suy nghĩ và hành động về công việc đó dựa trên “sự quyết đoán” và “phản ứng” trước công việc. Tuy nhiên, tốc độ nhanh, chậm ở mỗi người lại khác nhau. Chính tốc độ này tạo ra cách thức hành động của cá nhân và là cơ sở để hình thành các kiểu PCLV khác nhau. Sự quyết đoán nhanh hoặc chậm kết hợp với phản ứng nhanh và chậm trước công việc đã hình thành nên bốn loại PCLV căn bản trong thực tế. Tổng hợp các nghiên cứu trên, PCLV gồm những đặc trưng căn bản sau:
Những người nặng về phân tích: quyết đoán chậm và phản ứng chậm
Phong cách này có đặc điểm phản ánh của người cầu toàn và khắt khe nhất trong tất cả các phong cách, đòi hỏi khắt khe và sự chi tiết bởi họ quan tâm đặc biệt tới mọi khía cạnh của công việc hoặc dự án mà họ tham gia. Vì cầu toàn nên họ thường rất khắt khe với bản thân và với những người khác; những tiêu chuẩn quá chính xác của họ khiến họ rất tiết kiệm những lời khích lệ và những lời cảm kích, khiến người khác thường dễ nản chí khi làm việc cùng nhau. Phong cách này đòi hỏi có thông tin càng nhiều càng tốt, họ luôn cảm thấy thiếu thông tin để lựa chọn, nên thường mất nhiều thời gian cho việc ra quyết định. Một số người còn “căng thẳng” khi đưa ra những quyết định nhỏ hoặc không quá quan trọng trong thực tế.
Người nặng về tư duy phân tích thích làm việc một mình hơn làm việc với người khác, luôn tìm cách thoái thác các cuộc họp lớn, họ luôn tận dụng tối đa internet để tìm kiếm thông tin. Dù bản tính họ thích sự cô độc nhưng rất trung thành trong những hoàn cảnh khó khăn. Những người này thường làm mọi việc chậm hơn và cẩn thận hơn những người khác do tính cầu toàn và đặt ra tiêu chuẩn quá cao. Ưu điểm của phong cách này là người làm việc có tính hệ thống và tổ chức tốt, có thể tạo ra quy trình có hiệu quả cao nhằm gặt hái những kết quả nổi bật và ổn định. Nhược điểm của nó là khuynh hướng có trật tự của những người nặng về tư duy phân tích có thể chuyển hóa thành tính quan liêu trong các quy định thái quá và một tư duy sách vở.
Những người ôn hòa: quyết đoán chậm và phản ứng nhanh
Phong cách này có đặc điểm phản ánh của người có khả năng làm việc nhóm cao hơn hẳn các phong cách khác; rất ít khi bị mâu thuẫn với người khác; không thích quyền lực, rất biết cách khích lệ người khác và sẻ chia, có năng lực tuyệt vời trong việc biến những ý kiến trái ngược thành một luận điểm thống nhất được các bên ủng hộ; là người tình nguyện cống hiến thầm lặng cho nhóm, có tính vị tha, khiêm tốn, giản dị, thân thiện, rất quan tâm tới người khác. Ưu điểm của phong cách này là khi được tổ chức xác định vai trò và đặt ra mục tiêu cho họ, nếu được giao việc và hướng dẫn họ sẽ làm với tinh thần trách nhiệm cao, họ thường là nhân viên chăm chỉ và cống hiến tận tụy. Nhược điểm của người có phong cách này là dễ sa đà vào việc xây dựng mối quan hệ hơn là tập trung vào nhiệm vụ; thích bàn tới con người và cảm nhận hơn là công việc.
Những người thích thể hiện: quyết đoán nhanh và phản ứng nhanh
Phong cách này có đặc điểm phản ánh của người có xu hướng gây ấn tượng, thích màu sắc rực rỡ, có những lời nhận xét thẳng thắn, ánh nhìn bạo dạn, luôn thích nổi tiếng trước đám đông, năng động và tính quyết đoán cao tạo cho họ sức mạnh vô song, thích ở nơi có nhiều hoạt động và bận rộn, không thích ngồi văn phòng cả ngày. Là người hay mơ mộng, có quan điểm thẳng thắn và giàu trí tưởng tượng, nghĩ ra các dự án và tương lai tươi sáng hơn cho tổ chức hoặc tình cảnh của mình, giúp đồng nghiệp loại bỏ những phương pháp kém sáng tạo trong công việc; thích những điều có tính chất chung chung và thường nhờ người khác làm chi tiết cụ thể.
Ưu điểm của phong cách này chính là phản ánh mẫu người dễ chịu nhất trong tất cả các phong cách, có nhiều mối quan hệ và dễ tiếp xúc với người lạ. Là người góp phần tạo ra các cuộc họp sinh động. Luôn tìm cách cho công việc của mình thú vị hơn, thường tìm thấy những điểm hài hước trong một cuộc hội thảo căng thẳng. Sử dụng cử chỉ linh hoạt, ngôn ngữ cơ thể nhạy bén, nét mặt biểu lộ cảm xúc rõ rệt. Điểm nổi bật: có khả năng điều chỉnh cao độ và âm sắc phù hợp với những gì đang diễn tả; thích đùa và vui tính, luôn thích sự vui vẻ và mong muốn làm cho người khác vui vẻ, luôn nghĩ ra các cách sáng tạo để giải trí khi tụ tập đông người.
Nhược điểm của người có phong cách này là khá bốc đồng, làm trước nghĩ sau, luôn tự giải quyết những rắc rối do mình gây ra nên dễ gây rắc rối cho bản thân và đồng nghiệp do tính ngẫu hứng, thích làm việc theo cơ hội chứ không dựa trên kế hoạch, khó kiểm soát về mặt thời gian. Họ thường đến họp muộn hoặc bỏ họp, thường hoàn thành công việc rồi mới lập kế hoạch. Một số người không có thói quen hoàn thành công việc đúng hạn, một số người luôn trong tình trạng “nước đến chân mới nhảy”; khó kiềm chế cảm xúc hơn những người thuộc phong cách khác; thích nói hơn nghe, hay có xu hướng ngắt lời và độc thoại khi trò chuyện; giọng to, khả năng ăn nói lưu loát, sử dụng vốn từ sinh động và phong phú, thường có xu hướng nói rất nhanh và thường “nói ngay ý nghĩ” của mình; khi đang đối thoại họ có thể thay đổi sang chủ đề khác không liên quan đến chủ đề này; họ thường quan tâm đến khía cạnh con người hơn là công việc.
Những người thích lãnh đạo: quyết đoán nhanh và phản ứng chậm
Phong cách này có đặc điểm phản ánh của người rất quan tâm đến kết quả công việc, là phong cách thực tế nhất, có tính định hướng mục tiêu rõ ràng, khá độc lập, muốn tự đặt ra mục tiêu; con người của hành động, không dành nhiều tâm sức vào các quyết định như những người nặng về óc phân tích (cố gắng đưa ra sự lựa chọn đúng đắn) hoặc người ôn hòa (tìm kiếm sự bảo đảm cho kết quả thắng lợi cuối cùng). Ưu điểm của phong cách này phản ánh là người có tài quản lý thời gian, mọi cử chỉ đều có tính mục đích, luôn tin tưởng vào mọi việc họ làm, cử chỉ mạnh mẽ và vận động nhanh, thường tập trung vào khía cạnh công việc khi đàm thoại, không thích tham gia vào những câu chuyện ngoài lề, có thể hoàn thành một khối lượng công việc lớn trong một thời gian ngắn, quan tâm đến công việc hơn là quan tâm đến con người. Nhược điểm: thường thể hiện nhiều vai diễn khác nhau trong công việc; thể hiện “nhiều bộ mặt” khiến mọi người phải kinh ngạc, có thể thay đổi đột ngột trong suy nghĩ và kế hoạch công việc, tạo áp lực công việc khiến cho nhân viên, người khác phải chạy theo và không hài lòng.
Định hướng nghiên cứu và vận dụng phong cách làm việc trong thực thi công vụ
Hoạt động thực thi công vụ rất đa dạng nhưng lại mang đặc trưng riêng biệt của chính nó trong môi trường công vụ. Vì vậy, định hướng áp dụng về PCLV trong môi trường này nên tập trung vào những nội dung sau:
Một là, nghiên cứu và vận dụng trong xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức. Trong tiến trình xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức, việc xác định vị trí việc làm và khung năng lực tương ứng trong cơ cấu tổ chức bộ máy là hết sức quan trọng. Tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức mà vận dụng các đặc trưng của PCLV vào việc hình thành tiêu chuẩn khung năng lực vị trí việc làm một cách phù hợp. Việc lựa chọn tiêu chuẩn của khung năng lực vị trí việc làm dựa trên những đặc trưng của PCLV cần được nghiên cứu và vận dụng trong thực tiễn.
Hai là, nghiên cứu, vận dụng trong xây dựng và phát triển nhân sự trong tổ chức. Bên cạnh các nghiên cứu, vận dụng PCLV trong xây dựng vị trí việc làm, chúng ta có thể nghiên cứu, vận dụng trong việc xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng, bố trí phân công, phối hợp, điều hành công việc đối với từng cá nhân trong tiến trình thực thi công vụ theo vị trí việc làm; đồng thời triển khai sử dụng nhân sự hiệu quả. Đặc biệt, cần phân công công việc cho mỗi cá nhân trong tổ chức không chỉ dựa trên năng lực chuyên môn mà còn phụ thuộc vào PCLV. Trong môi trường công vụ, làm việc nhóm luôn được đặt ra, vì vậy, phải đưa ra các giải pháp phối hợp công việc dựa trên sự phối hợp các PCLV của các cá nhân trong nhóm, trong tập thể, trong cơ quan, tổ chức. Các PCLV khi phối hợp cần phải bổ sung cho nhau về năng lực làm việc, tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau một cách tích cực, sự hợp tác, cộng tác để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; đồng thời, giảm thiểu các xung đột tiêu cực trong làm việc.
Ba là, nghiên cứu và vận dụng PCLV trong việc hình thành và phát triển các cơ chế hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức. Cơ chế này cần khắc phục những hạn chế và phát huy thế mạnh của mỗi loại PCLV; đồng thời tạo ra sự đoàn kết, thống nhất và hình thành nên văn hóa tổ chức. Ngoài ra, nghiên cứu vận dụng PCLV góp phần trong việc hình thành các chính sách của Nhà nước, của địa phương một cách phù hợp.
Bốn là, nghiên cứu và vận dụng PCLV trong việc xây dựng và phát triển nguồn lực cho cơ quan, tổ chức; đặc biệt là nguồn nhân lực bên ngoài phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức. Việc hiểu, chấp nhận, lựa chọn đối tác dựa trên PCLV là yếu tố quan trọng, và quan trọng hơn là hiểu và phát triển đối tác phù hợp với phong cách của người lãnh đạo, quản lý của cơ quan là đối tác. Vận dụng PCLV để có sách lược đối ngoại phù hợp với PCLV của đối tác là điều hết sức quan trọng.
Năm là, nghiên cứu và vận dụng PCLV trong việc đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện các kỹ năng mềm trong thực thi công vụ, như: kỹ năng giao tiếp, đàm phán, xây dựng văn hóa công vụ, giải quyết xung đột, làm việc nhóm… Nếu biết vận dụng PCLV một cách phù hợp thì sẽ góp phần hình thành các kỹ năng tốt cho CBCCVC trong quá trình thực thi công vụ.
Chú thích:
1. John Robert Bolton: sinh ngày 20/11/1948), là luật sư, nhà bình luận chính trị, cố vấn của Đảng Cộng hòa, quan chức chính phủ và cựu nhà ngoại giao, làm Cố vấn an ninh quốc gia của Hoa Kỳ thứ 27 kể từ ngày 09/4/2018.
2. Robert Bolton – Dorothy G. Bolton. 4 phong cách làm việc. H. NXB Lao động – Xã hội, năm 2008, tr. 72.
Tài liệu tham khảo:
1. Tạ Quang Tuấn (chủ biên), Đoàn Văn Tình, Phạm Thị Mai Anh, Văn Thị Hoàn. Giáo trình kỹ năng làm việc nhóm. H. NXB Lao động, 2019.
2. Coral và Brain Works. Phong cách làm việc nơi công sở. H. NXB Phụ nữ, 2010.
TS. Tạ Quang Tuấn
Học viện Hành chính Quốc gia
