Nghiên cứu ứng dụng quy trình xuất bản tạp chí điện tử theo tiêu chuẩn ISO

(Quanlynhanuoc.vn) – Đối với Tạp chí điện tử, thế mạnh lớn nhất là khả năng đa phương tiện, mức độ truyền tải thông tin tới công chúng nhanh chóng và không giới hạn về địa lý. Chính vì vậy, cần tận dụng những đặc điểm đặc trưng của loại hình này để phát triển tạp chí hiệu quả hơn. Cụ thể là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ báo chí hiện đại, đầu tư trang thiết bị và công nghệ đáp ứng yêu cầu làm báo hiện đại, đa phương tiện ở tất cả các khâu: lên ý tưởng chuyên đề, viết bài, biên tập, quản lý, lưu trữ, chế bản điện tử, quản lý điều hành theo tiêu chuẩn chất lượng ISO.

 

Ảnh minh họa
Ý nghĩa quy trình xuất bản tạp chí điện tử theo tiêu chuẩn ISO

ISO (International Organization for Standardization) là hệ thống các quy chuẩn quốc tế được đặt ra dựa trên kinh nghiệm của những nhà quản lý thành công hàng đầu thế giới. ISO dịch ra tiếng Việt Nam là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Các tiêu chuẩn ISO được chuyển thành tiếng Việt ban hành với tên gọi Tiêu Chuẩn Việt Nam  (viết tắt là TCVN)1. Các tiêu chuẩn ISO được áp dụng trên toàn thế giới với các tiêu chuẩn về thương mại và công nghiệp.

ISO được thành lập ngày 23/02/1947, cho đến nay các tiêu chuẩn đã được dần chuẩn hóa qua các phiên bản. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là một phiên bản ISO đánh dấu sự hoàn thiện một cách vượt bậc.

Tiêu chuẩn ISO là các quy tắc được chuẩn hóa quốc tế để giúp cho các tổ chức hoạt động phát triển bền vững, tạo ra các năng lực nâng cao giá trị của doanh nghiệp, tổ chức trong mọi lĩnh vực thuộc sản xuất, thương mại, dịch vụ. Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO, chất lượng sản phẩm làm ra đáp ứng được yêu cầu chất lượng của người dùng. Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO được chứng nhận, tổ chức, cơ quan, đơn vị doanh nghiệp có thể cung cấp một cách ổn định các sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng của khách hàng. Đồng thời, mở ra cơ hội để khách hàng gắn bó bền lâu với doanh nghiệp vì sự ổn định và chất lượng.

Đối với các cơ quan báo chí khi tham gia vào quản lý, điều hành, xuất bản ấn phẩm theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp cho tổ chức, cơ quan bảo đảm các yêu cầu cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, nghiệp vụ hiện đại và có được đội ngũ nhân sự làm báo hoạt động chuyên nghiệp, giảm bớt các thủ tục hành chính dư thừa, giảm thiểu sự lãng phí về thời gian cũng như kinh phí hoạt động các khâu không cần thiết.

Mặt thuận lợi để áp dụng tiêu chuẩn ISO trong cơ quan báo chí là trong môi trường này đội ngũ người làm báo thường có trình độ cao. Sự nhận thức nhanh nhạy sẽ giúp các tòa soạn rút ngắn được thời gian của giai đoạn tư vấn, bởi đây là giai đoạn chuyển giao kiến thức để học và làm theo ISO, cũng là giai đoạn quan trọng nhất làm thay đổi thói quen làm việc của các phóng viên, biên tập viên, nhà báo, đưa họ vào một khuôn khổ làm việc chặt chẽ và có trách nhiệm cá nhân hơn.

Các quy trình ISO mang đến cho tòa soạn hoạt động xuyên suốt, không gián đoạn giúp cho sản phẩm được thúc đẩy tăng cao giá trị cả về số lượng và chất lượng. Vì thế, năng lực hoạt động của các tòa soạn báo chí cũng ngày càng được nâng cao, hiệu quả hơn. Đặc biệt, phù hợp với yêu cầu và nhu cầu của các tòa soạn báo, tạp chí điện tử (TCĐT) hiện nay khi áp dụng quy trình xuất bản (QTXB) bài viết TCĐT theo các tiêu chuẩn ISO được xây dựng chủ yếu để áp dụng tốt hơn, thông suốt, hiệu quả trên nền tảng công nghệ thông tin.

Quy trình xuất bản ấn phẩm tạp chí điện tử hiện nay

“Đầu vào” của báo/TCĐT thông thường có 4 nguồn: tin, bài do phóng viên tòa soạn đi thực tế để viết (được gọi là thông tin độc quyền, tự khai thác); tin, bài biên tập, sử dung lại từ các báo khác; tin, bài biên dịch từ các trang báo nước ngoài và cuối cùng là nguồn cộng tác của các cộng tác viên.

Quá trình biên tập và xuất bản báo/TCĐT được thực hiện hoàn toàn online: tin, bài được gửi vào địa chỉ của từng chuyên mục, biên tập viên (chủ trang, thư ký tòa soạn) để thực hiện nhiệm vụ hoặc là công đoạn biên tập và người chịu trách nhiệm chính như: tổng Biên tập, phó tổng biên tập, thư ký tòa soạn… sẽ quyết định bài viết có đủ điều kiện để đăng tải hay không. Quy trình này được rút ngắn so với báo/tạp chí in và tăng quyền tự chủ cho các thư ký tòa soạn, tổng thư ký tòa soạn trong quyết định đăng tải những thông tin thông thường, không mang tính “nhạy cảm”.

Các TCĐT hiện nay chủ yếu đang phát triển theo 2 hướng chính:

Một là, phát triển theo mô hình và thực hiện theo QTXB của toà soạn phụ thuộc. Ở mô hình này, TCĐT được xem là phiên bản của tạp chí in, như: Tài chính điện tử, Lý luận Chính trị, Xây dựng Đảng, Quản lý nhà nước,… Nội dung thông tin của các TCĐT ở nước ta phát triển và thực hiện QTXB tin bài theo hai hướng chính: từ “Tạp chí in”, thêm một số thông tin thời sự trong ngày. Công việc chính của phóng viên, biên tập viên là tuyển chọn, biên tập lại những thông tin, bài viết của “Tạp chí in” và ngoài ra có đi thực tế viết bài, khai thác, lấy tin cho các chuyên mục, bài viết mang tính thời sự. QTXB vẫn chủ yếu phụ thuộc vào “Tạp chí in” nên chưa nhanh và phong cách viết bài vẫn chủ yếu theo lối cũ. Hiện nay, một số Tạp chí đang cố giảm dần sự lệ thuộc này.

Hai là, phát triển theo mô hình và thực hiện theo QTXB của tòa soạn độc lập. Theo mô hình này, các tòa soạn Tạp chí có tính chuyên nghiệp cao hơn, mang tính độc lập, không phụ thuộc và không có dựa vào “Tạp chí in” nhưng thông thường lại có chủ nhân là các nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin như: FPT, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam,… nên lợi thế của các tòa soạn tạp chí này là được hưởng những thiết bị kỹ thuật và phần mềm dịch vụ tốt nhất, có đội ngũ cán bộ, phóng viên trẻ, năng lực, trình độ cao, vừa thạo kỹ thuật, vừa thạo ngoại ngữ. Các tạp chí này thường có giao diện bắt mắt, dễ truy cập, tạo được khả năng kết nối cao giữa các phần mục thông tin. Quy trình biên tập và sản xuất thông tin của các tạp chí này được tổ chức theo hướng đơn giản, năng động, tự chủ để đáp ứng tiêu chí nhanh, độc lập của thông tin, vì vậy cũng dễ xảy ra sai sót.

Quy trình xuất bản tạp chí điện tử theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình được hiểu là toàn bộ mối liên hệ giữa các bộ phận trong đơn vị, tổ chức nhằm bảo đảm sự vận hành thông suốt của tổ chức bao gồm các nguyên tắc, thủ tục, các bước tiến hành, cơ chế kiểm tra, giám sát, báo cáo và cơ chế chịu trách nhiệm.

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là hệ thống được triển khai thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp sản phẩm, dịch vụ.

Do đặc thù sử dụng kỹ thuật, công nghệ cao nên các bước trong quy trình sản xuất sản phẩm trên báo/ TCĐT khá đơn giản, ngắn gọn, nhưng vẫn bao gồm đầy đủ các bước giống như với các quy trình sản xuất các sản phẩm báo chí nói chung.

Trong cuốn “Sáng tạo tác phẩm báo mạng điện tử”, tác giả Nguyễn Thị Trường Giang2 đã khái quát 4 bước cơ bản trong quy trình sản xuất sản phẩm báo/TCĐT. Cụ thể:

Thứ nhất, sáng tạo tác phẩm. Đây là một khâu quan trọng  do đội ngũ phóng viên, cộng tác viên thực hiện, là công việc đầu tiên, cũng là công việc đặc biệt quan trọng. Từ việc phát hiện ra đề tài, lên kế hoạch đề cương hoặc báo cáo trực tiếp hướng khai thác, xử lý thông tin tới lãnh đạo ban… đều đòi hỏi người phóng viên phải tư duy và xử lý thật nhanh, phù hợp với đặc thù của TCĐT là có thể cập nhật thông tin nóng hổi và liên tục. Đó cũng chính là những thông tin thu hút độc giả. Ngoài kỹ năng viết, phóng viên, biên tập viên TCĐT phải nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật để có thể chụp ảnh, quay phim…

Thứ hai, gửi chờ phê duyệt. Khâu này được thực hiện bởi bộ phận kỹ thuật hoặc cũng chính bởi các phóng viên. Phóng viên làm TCĐT được cung cấp một tài khoản (account) và mật khẩu (password) để truy cập vào hệ thống quản trị nội dung (CMS – Content Management System). Tại đây, phóng viên thực hiện hàng loạt các thao tác dán text vào phần nội dung, phần mô tả, chèn ảnh, ghi chú thích, tạo box thông tin, đánh từ khóa, tìm link liên kết, tin bài liên quan, chọn vị trí đăng… rồi nhấn nút “Gửi chờ phê duyệt”. Những thao tác này cũng đòi hỏi người phóng viên phải am hiểu kỹ thuật, thao tác thành thạo, nhanh chóng.

Thứ ba, biên tập và phê duyệt sẽ do đội ngũ biên tập, các trưởng, phó ban, thư ký tòa soạn tiến hành ở từng mức phân quyền cụ thể khác nhau trong CMS. Đây là công đoạn bắt buộc, có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ QTXB TCĐT. Mục đích của công đoạn này nhằm hoàn thiện bài viết cả về nội dung và hình thức trước khi đến với bạn đọc. Tạp chí làm tốt công đoạn này sẽ góp phần tạo dựng và nâng cao uy tín của mình trong xã hội và ngược lại, uy tín sẽ bị giảm sút và tính chất của dư luận xã hội cũng sẽ bị bóp méo hoặc thay đổi.

Thông qua CMS, phóng viên sẽ biết được tin, bài của mình đã được thông qua ở những cấp duyệt nào, đã được xuất bản lên mạng hay bị trả và lý do bị trả về.

Thứ tư, duyệt xuất bản. Việc xuất bản lên mạng internet được thực hiện đơn giản chỉ sau một cái nhấp chuột. Do đặc thù sử dụng kỹ thuật, công nghệ cao nên ngay cả khi tin bài đã xuất bản lên mạng vẫn có thể tiếp tục được hoàn thiện, bổ sung thêm thông tin mà không hề ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận của độc giả.

Tóm lại, với loại hình báo chí nào, quy trình sản xuất sản phẩm cũng bao gồm nhiều công đoạn, nhiều khâu khác nhau mang tính chất liên hoàn, kết nối chặt chẽ để bảo đảm sự vận hành nhịp nhàng, ăn khớp. Từ những thông tin đầu vào, trải qua nhiều khâu “nhào nặn” để được đăng tải, phát sóng, xuất bản, trở thành “món ăn” cho công chúng. Những khâu này gần như trở thành nguyên tắc ở bất cứ một cơ quan báo chí, loại hình báo chí nào, buộc đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, phóng viên, công nhân viên tại cơ quan báo chí đó phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Trong môi trường hoạt động ngày càng mang tính cạnh tranh, nhiều cơ quan báo chí đang có những cuộc cải cách có thể được coi là “thay máu” trong hoạt động nghề nghiệp để làm ra được những sản phẩm có chất lượng tốt.

Áp dụng ISO trong hoạt động báo chí là việc đề ra những tiêu chí để hoạt động của tòa soạn được thực hiện theo tiêu chuẩn tốt hơn, bài bản hơn từ nhân viên, biên tập viên đến tổng biên tập; từ việc lưu trữ văn bản đến việc tổ chức các tuyến bài.

Làm báo, tạp chí theo tiêu chuẩn ISO nghĩa là, việc xây dựng một quy trình làm báo, tạp chí như thế nào cho đúng, từ việc họp bàn nội dung đề tài, chuyển nội dung đó xuống triển khai ở các ban trong toà soạn để bảo đảm sao cho bài viết vừa đúng tiến độ xuất bản, vừa có chất lượng cao.

Tiêu chuẩn ISO còn tác động vô hình vào thái độ, ý thức làm việc của đội ngũ phóng viên bởi môi trường làm việc trong một tờ báo có chứng nhận ISO sẽ thể hiện rằng nó chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, tiêu chuẩn ISO sẽ giúp người lãnh đạo các tòa soạn báo quản lý phóng viên một cách hiệu quả và đơn giản hơn bởi đã có sẵn một hệ thống các tiêu chí được quy chuẩn, quy rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng ban, từng bộ phận.

Song điểm đáng quan tâm là tiêu chuẩn ISO có phát huy được tác dụng tốt hay không lại do cách sử dụng. Nếu sử dụng tốt sẽ giúp lãnh đạo kiểm soát tốt hơn chất lượng hoạt động của đơn vị mình; nhưng nếu sử dụng không tốt, ISO sẽ tạo ra sự gò bó do có sự ràng buộc bởi các quy trình, quy tắc bắt buộc phải tuân theo. “ISO có thể được xem như con dao sắc, nếu sử dụng không cẩn thận, nó sẽ làm bạn đứt tay”3.

Việc ứng dụng ISO trong các cơ quan báo chí cũng có thể được coi là bước đi mới trong việc đẩy mạnh thương hiệu tờ báo bằng việc xây dựng quy trình có phân cấp nhiệm vụ và quyền hạn cũng như trách nhiệm của từng ban và từng phóng viên, biên tập viên nhằm bảo đảm việc tổ chức tin bài nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, không nên áp dụng ISO một cách máy móc, sách vở mà hoàn toàn tự nhiên theo nhu cầu thực tế của mỗi tòa soạn.

Chú thích:
1. Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. https://vi.wikipedia.org, truy cập ngày 18/9/2020.
2. Nguyễn Thị Trường Giang. Sáng tạo tác phẩm báo mạng điện tử. H. NXB Chính trị quốc gia, 2014.
3. Quy chuẩn hoạt động báo chí theo theo ISO. Portal.tcnn.vn, ngày 23/4/2008.

ThS. Nguyễn Thị Thuý Vân
Học viện Hành chính Quốc gia