(Quanlynhanuoc.vn) – Trên cơ sở thực tế phát triển của khoa học và công nghệ đang áp dụng trong hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức hiện nay, đồng thời, trên cơ sở nghiên cứu đề tài “Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0)” , đã bước đầu xác định một số dấu ấn, tiêu chuẩn cần có của công tác văn thư, lưu trữ thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0.
Cách mạng công nghiệp 4.0 với công tác văn thư, lưu trữ
Cách mạng công nghiệp 4.0 (Industry 4.0, I 4.0) với những sản phẩm cụ thể có hàm lượng trí tuệ cao kèm theo đó là sự thỏa mãn những tiêu chuẩn mang dấu ấn của I 4.0: IoT (Internet of Things), AI (Artificial Intelligence hay Machine Intelligence) và Big Data. Đặc điểm và cũng là dấu ấn của I 4.0 là xu hướng ứng dụng tự động hóa với sự kết hợp của AI và IoT. Đó là những sản phẩm của I 4.0 – các công cụ có hàm lượng trí tuệ cao, thông minh, ứng dụng công nghệ tin học nhằm giải quyết hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ của văn phòng, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ (VTLT). Do vậy, kết quả các hoạt động nghiệp vụ đó sẽ đáp ứng được các tiêu chuẩn nhanh, chính xác, tiết kiệm.
Trong thời gian qua, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, văn bản điện tử đã có đầy đủ giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, trở thành phương tiện giao tiếp, trao đổi thông tin, truyền đạt mệnh lệnh chính yếu giữa các cơ quan, tổ chức. Hình thái VTLT điện tử chính thức hiện diện và trở thành động lực, công cụ trong hoạt động hành chính văn phòng, là công cụ thiết yếu thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng thành công chính phủ điện tử (CPĐT) ở Việt Nam hiện nay.
Những nội dung nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ đã có dấu ấn của I 4.0.
Những hoạt động nghiệp vụ đang được áp dụng công nghệ I 4.0 bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học đạt hiệu quả cao gồm: quản lý văn bản đi/đến, công tác lập và quản lý hồ sơ (công tác văn thư); tổ chức thu thập và chỉnh lý tài liệu (công tác lưu trữ). Các loại công nghệ nhận dạng ký tự phổ biến hiện nay bao gồm:
(1) Công nghệ nhận dạng chữ viết (chung): Optical Charater Recognition (OCR). Phần mềm này cho phép các nghiệp vụ văn phòng có liên quan xử lý và chuyển đổi tài liệu dạng ảnh ra dạng file qua scanner, máy ảnh… hoặc dạng file (PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG, BMP, PCX, DCX…) ra các dạng file cho phép biên tập, xử lý nội dung (DOC, XLS…). Phần mềm nhận dạng quang học nhờ công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) giúp nhận dạng các chữ cái và ký tự, sau đó sao chép chúng theo định dạng và thứ tự đã được in.
(2) Công nghệ nhận dạng chữ viết tay: Intelligent Character Recognition (ICR). Phần mềm có khả năng “dịch” các ký tự viết tay sang dạng ký tự văn bản mà máy tính có thể đọc được. Công nghệ ICR là sự phát triển ở mức cao từ công nghệ nhận dạng chữ in (OCR). Công nghệ nhận dạng chữ viết tay thường được sử dụng trong việc nhận dạng thông tin từ các tài liệu dạng biểu mẫu, tài liệu có thông tin được viết tay (tờ khai, phiếu đăng ký, bài kiểm tra…).
(3) Công nghệ nhận dạng đánh dấu: Optical Mark Recognition (OMR). Phần mềm này cho phép người dùng làm việc với ảnh quét của văn bản sau khi điền nội dung (bảng điểm, phiếu khảo sát…) vừa có các thông tin của các thành phần văn bản (đã được đánh dấu), phân chia theo trường (field) của bảng (table) đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hay Mục lục văn bản trong hồ sơ điện tử.
Nhìn chung, công nghệ nhận dạng ký tự và văn bản nói trên là sự kết hợp giữa OCR và IA. Đó là công nghệ nhận dạng thông minh (OCR – IA). Công nghệ này có khả năng thực hiện được những tác vụ sau: nhận dạng và bóc tách thông tin tự động; nhận dạng và bóc tách thông tin trực tiếp trên file; nhận dạng, bóc tách nội dung văn bản theo form mẫu do người dùng định nghĩa.
Công nghệ OCR – IA nói trên được áp dụng trong các trường hợp:
Thứ nhất, đăng ký văn bản đến phải số hóa.
Văn bản đến (giấy) sẽ được scan. Công nghệ nhận dạng sẽ cho 2 kết quả: (1) file văn bản dạng PDF; (2) Thông tin đăng ký văn bản đến theo form định dạng theo Sổ đăng ký văn bản đến điện tử.
Thứ hai, số hóa tài liệu giấy và lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
Khi số hóa (scan) tài liệu lưu trữ, công nghệ nhận dạng sẽ tạo ra 2 kết quả: (1) 1 File toàn bộ tài liệu trong một hồ sơ; (2) thông tin của từng tài liệu trong hồ sơ đăng ký vào Mục lục văn bản của hồ sơ đó. Với kết quả đó, hồ sơ lưu trữ tài liệu điện tử được lập khá hoàn chỉnh.
Như vậy, việc áp dụng công nghệ nhận dạng đã đáp ứng được 3 tiêu chuẩn: nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm.
Một điều cần lưu ý, đó là các phần mềm nói trên không sử dụng một cách đơn lẻ, riêng biệt mà phải thực hiện theo một chu trình khép kín theo các quy định mang tính nghiệp vụ của công tác VTLT hiện hành. Điều này được minh chứng qua việc sử dụng 3 phần mềm FSM, AIMS và HMFine Reader do Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phát triển.
Chức năng và quy trình tác nghiệp của các phần mềm này cụ thể như sau:
(1) File Scan Management (FSM): quản lý xuyên suốt quá trình số hóa tài liệu: scan biên mục kiểm tra hoàn thành.
(2) Archives Information Managerment System (AIMS): tổ chức lưu trữ toàn bộ thông tin hồ sơ với khả năng đánh chỉ mục linh hoạt: nhận dạng ký tự theo vùng (Zone OCR), tra cứu theo bảng dữ liệu (Table lookup) và tra cứu theo cơ sở dữ liệu (Database lookup).
(3) HMFine Reader: tự động biên mục, tách văn bản, xử lý file số hóa, đồng bộ dữ liệu.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã áp dụng hiệu quả 3 chương trình nói trên tại Trung tâm, một số lưu trữ lịch sử và các cơ quan/tổ chức tại Long An, Cần Thơ, An Giang, Đồng Nai, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, Công ty Thuốc lá Thăng Long, Công ty Becamex Bình Dương…
Với những khả năng giải quyết các yêu cầu nghiệp vụ nói trên, có thể nói, đó là nền tảng để hình thành hình thái VTLT 4.0.
Vai trò của quản lý nhà nước với công tác văn thư, lưu trữ trong cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử
CPĐT là việc Chính phủ sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để đạt được hiệu quả tốt hơn; Chính phủ số (Digital Government) là việc sử dụng các công nghệ số, như một phần thiết yếu trong các chiến lược hiện đại hóa Chính phủ để tạo ra các giá trị công tạo ra sự minh bạch, hiệu quả thông qua việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến cấp độ cao cho người dân và doanh nghiệp.
Theo phân tích của Gartner (công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới), Chính phủ số (Chính phủ được thiết kế và vận hành nhằm tận dụng dữ liệu số để tối ưu hóa, chuyển đổi và tạo ra các dịch vụ của Chính phủ) được chia thành 5 mức với các câp độ trưởng thành tăng dần. CPĐT là mức sơ khai nhất của chính phủ số (mức 1); Chính phủ số hoàn chỉnh được ở mức 4 . Khung kiến trúc Chính phủ điện tử 2.0 (Khung kiến trúc 2.0) xác định dữ liệu là một trong 5 thành phần cơ bản (nghiệp vụ, dữ liệu, ứng dụng, công nghệ và an toàn thông tin). Trong thành phần dữ liệu, công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu điện tử có một vị trí quan trọng, là thông có tính chính thống, độ tin cậy cao (thông tin cấp 1). Do vậy, Khung kiến trúc 2.0 xác định:
Cổng Dịch vụ công quốc gia thực hiện mục tiêu là nâng cao chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan nhà nước bằng cách số hóa hồ sơ, giấy tờ giấy, chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử…
Thông qua các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức, với mục tiêu chính là: thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin…; tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Từ những nội dung trên, có thể thấy một số vấn đề sau:
Thứ nhất, để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước, nhất là dịch vụ công phải thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp trong hoạt động dịch vụ công trực tuyến, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử – khâu đột phá, cơ sở đánh giá cấp độ phát triển trong cải cách hành chính quốc gia.
Thứ hai, việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử… là cơ sở tiên quyết để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử như quy định hiện hành.
Như vậy, để đạt được những mục tiêu chính yếu trong lộ trình cải cách hành chính và xây dựng CPĐT, việc phát triển hình thái VTLT 4.0 là điều tất yếu và có tính tiên quyết. Đó là công cụ cốt lõi góp phần quan trọng trong việc đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng thành công CPĐT, chính phủ số.
Hiện thực hóa những cơ sở lý luận và pháp lý nói trên, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã được ban hành. Tiếp đó, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025”. Tuy nhiên, rất cần Bộ Nội vụ sớm ban hành thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP với lý do: những nội dung liên quan đến hoạt động quản lý, xử lý văn bản điện tử còn chung chung, khó khả thi bởi chỉ được quy định bằng 1 từ: “hệ thống”; một số nội dung được quy định trong văn bản này chưa rõ ràng và chính xác, thiếu tính khả thi hoặc không toàn diện (ví dụ, nội dung quy định tại Điều 29, Lập hồ sơ).
Theo Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” đã được phê duyệt, đến năm 2021 – 2022, các cơ quan có thẩm quyền phải ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế 3 văn bản quan trọng của công tác lưu trữ: Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV cũng như các văn bản khác liên quan đến lưu trữ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Vì vậy, cần sớm có những quy định mới tiệm cận với các công nghệ (nhất là công nghệ thông tin) thời cách mạng công nghiệp 4.0.
Tài liệu tham khảo:
1. Nghiên cứu được tài trợ bởi Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh trong khuôn khổ Đề tài mã số C2019-18b-12.
2. Lyons, John. Natural Language and Universal Grammar. New York: Cambridge University Press. tr. 68 – 70. ISBN 978-0521246965. 1991.
3. When less becomes more the journey to digital government. https://www.gartner.com. 26 May, 2016.
4. FPT sẵn sàng xây dựng chính phủ số. fpt.com.vn, ngày 25/7/2018.
5. Quyết định số 2323/QĐ-BTTTT ngày 31/12/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0.
6. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
7. Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT ngày 15/11/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
8. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
TS. Đỗ Văn Học
Trường Đại học Xã hội-Nhân văn, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
ThS. Vũ Văn Tâm
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
Nguyễn Văn Kết
Trường Đại học Khoa học xã hội – Nhân văn, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
