Chuẩn hóa công tác soạn thảo văn bản báo cáo

(Quanlynhanuoc.vn) – Làm tốt công tác báo cáo sẽ giúp các cơ quan nhà nước nắm rõ được thực tế hoạt động của cơ quan, tổ chức, nắm được sự thay đổi của đối tượng quản lý trong các lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch hoạt động, chiến lược phát triển của cơ quan tổ chức, trong mọi lĩnh vực. Do vậy, chuẩn hóa công tác soạn thảo văn bản báo cáo là việc cần thiết hiện nay.

 

Yêu cầu chuẩn hóa công tác soạn thảo văn bản báo cáo

Báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm giúp cơ quan, người có thẩm quyền có đầy đủ thông tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp. Nếu làm tốt công tác báo cáo sẽ giúp các cơ quan nhà nước nắm rõ được thực tế hoạt động của cơ quan, tổ chức, nắm được sự thay đổi của đối tượng quản lý trong các lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch hoạt động, chiến lược phát triển của cơ quan tổ chức, trong mọi lĩnh vực.

Trên thực tế, các báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước, ví dụ cụ thể như các báo cáo phát triển kinh tế – xã hội của Chính phủ trong nhiều năm qua vẫn chưa thực sự đầy đủ khi thiếu phần phân tích hiệu quả. Các con số thống kê trong báo cáo chưa đủ làm căn cứ, dữ liệu để đánh giá một cách khách quan tình hình và năng lực quản lý nhà nước của các cấp, các ngành.

Việc tổ chức nguồn tin vẫn chưa mang tính chủ động, chủ yếu dựa vào các báo cáo chính thức, thậm chí có phần hình thức. Chưa áp dụng công nghệ đánh giá hiệu quả chất lượng nguồn tin, chưa xây dựng kênh thông tin một cách thường xuyên cũng như chưa có sự động viên, khen thưởng hoặc định giá thông tin, do vậy, chưa khuyến khích được việc thu thập, cung cấp thông tin một cách chủ động. Sự thay đổi nhân sự cũng như về chính sách, sẽ tạo ra có sự dè dặt trong chia sẻ thông tin.

Các vấn đề nảy sinh nổi cộm như, vấn đề tổ chức nguồn tin và xử lý thông tin còn mang tính phụ thuộc vào bên ngoài, dẫn đến việc định hướng và quyết định các giải pháp, nhiệm vụ không khách quan; các nội dung, nhiệm vụ như xây dựng kế hoạch, quy hoạch còn mang tính chủ quan, duy ý chí, tính khả thi còn rất thấp; khoảng cách giữa công tác dự báo còn quá xa so với yêu cầu thực tế; sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong hệ thống hành chính còn rời rạc; những hoạt động cần hỗ trợ trực tiếp như họp báo, công bố thông tin, báo cáo còn nhiều bị động, lúng túng, thiếu chuyên nghiệp.

Xây dựng cơ sở pháp lý cho công tác thông tin báo cáo

Yêu cầu về các tiêu chí đánh giá báo cáo gồm: tiêu chí chính xác, khách quan, kịp thời, tổng hợp, đầy đủ, chuyên sâu; thống nhất. Đánh giá chất lượng báo cáo cần được phân tích rõ hiệu quả đầu vào, đầu ra…

Về cơ sở pháp lý, để thống nhất hệ thống thông tin báo cáo, bảo đảm chất lượng thông tin báo cáo, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 về quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước. Những thông tin này làm cơ sở bảo đảm chất lượng cho hệ thống thông tin quốc gia đủ tiêu chuẩn tương đương với hệ thống cơ sở dữ liệu các nước và khu vực, có thể kết nối và chia sẻ khi cần thiết.

Các căn cứ pháp lý về yêu cầu đối với báo cáo gồm: nguyên tắc, thẩm quyền ban hành và nội dung chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện công tác báo cáo giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân liên quan; các yêu cầu đối với việc ban hành chế độ báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện chế độ báo cáo và xây dựng hệ thống thông tin báo cáo quốc gia; quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện chế độ báo cáo.

Nhằm bảo đảm các mục tiêu nói trên, báo cáo cần bảo đảm các căn cứ pháp lý, quy chuẩn về mẫu thông tin, nhãn thông tin; bảo đảm tính đặc thù của thông tin văn bản điện tử, thông tin thời kỳ số hóa và mối quan hệ giữa văn bản điện tử, văn bản giấy; xác định rõ quy trình xử lý, cung cấp thông tin báo cáo. Tùy từng cấp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ về xây dựng, mẫu hóa báo cáo, thu thập thông tin, xử lý thông tin, dán nhãn thông tin và đánh giá thông tin khi thực hiện nhiệm vụ báo cáo và kỹ năng trình bày báo cáo thống nhất để có thể tiến hành số hóa.

Khi soạn thảo văn bản báo cáo, người soạn thảo phải căn cứ vào mẫu, vào quy định của cấp trên – cấp nhận báo cáo, vì trong nhiều trường hợp, cấp nhận báo cáo đã có hướng dẫn làm báo cáo theo yêu cầu, mẫu, cột, mục thống kê. Trong trường hợp đó, người soạn thảo không được tùy tiện cắt bỏ các yêu cầu, thay đổi cột mục đã được quy định vì bất cứ lý do gì.

Trong trường hợp không có mẫu quy định, căn cứ vào các yêu cầu, mục đích và đối chiếu kết quả công tác, người làm báo cáo phải tự xác định các yêu cầu, nội dung và mục đích báo cáo. Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu, người làm báo cáo bắt tay vào thu thập tài liệu để viết được một báo cáo xác thực với thực trạng công tác.

Thực hiện chế độ báo cáo trong cơ quan hành chính nhà nước

Chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là những yêu cầu cụ thể về việc thực hiện báo cáo do cơ quan, người có thẩm quyền trong hệ thống hành chính nhà nước ban hành và bắt buộc các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân liên quan phải thực hiện.

Loại báo cáo được quy định theo chế độ riêng đặc thù bao gồm: chế độ báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê; chế độ báo cáo mật theo quy định của pháp luật về bí mật nhà nước; chế độ báo cáo trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước.

Thời gian chốt số liệu báo cáo là khoảng thời gian tính từ thời điểm bắt đầu lấy số liệu của kỳ báo cáo đến thời điểm kết thúc việc lấy số liệu để thực hiện việc xây dựng báo cáo.

Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia là Hệ thống thông tin thu thập, tích hợp, chia sẻ dữ liệu báo cáo của các cơ quan hành chính nhà nước để tổng hợp, phân tích dữ liệu nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, cơ quan hành chính nhà nước các cấp và hỗ trợ đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao.

Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia bao gồm: hệ thống thông tin báo cáo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và hệ thống thông tin báo cáo của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Hệ thống thông tin báo cáo Chính phủ là hệ thống thông tin thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu báo cáo từ các bộ, cơ quan, địa phương để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Hệ thống thông tin báo cáo bộ, cơ quan, địa phương là hệ thống thông tin thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu báo cáo và cung cấp số liệu để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của bộ, cơ quan, địa phương và cung cấp số liệu theo yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền. Bộ chỉ số phục vụ chỉ đạo, điều hành (KPI) là những chỉ số được thiết kế nhằm đo lường, đánh giá kết quả, hiệu quả thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Chế độ báo cáo phải phù hợp về thẩm quyền ban hành và đối tượng yêu cầu báo cáo, bảo đảm rõ ràng, thống nhất, đồng bộ, khả thi và không trùng lắp với chế độ báo cáo khác. Giảm tối đa yêu cầu về tần suất báo cáo nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực trong thực hiện chế độ báo cáo. Các số liệu yêu cầu báo cáo phải đồng bộ, thống nhất về khái niệm, phương pháp tính và đơn vị tính để bảo đảm thuận lợi cho việc tổng hợp, chia sẻ thông tin báo cáo.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo, chuyển dần từ báo cáo bằng văn bản giấy sang báo cáo điện tử. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong thực hiện chế độ báo cáo và công tác phối hợp, chia sẻ thông tin báo cáo.

Quy định nội dung chế độ báo cáo: Nội dung chế độ báo cáo được quy định cụ thể nhằm bảo đảm thống nhất các yêu cầu về độ chính xác về thời điểm, thời gian, hình thức trình bày, loại số liệu, quy trình thực hiện, bao gồm: tên báo cáo, nội dung yêu cầu báo cáo, đối tượng thực hiện báo cáo, cơ quan nhận báo cáo, phương thức gửi, nhận báo cáo; thời hạn gửi báo cáo; tần suất thực hiện báo cáo; thời gian chốt số liệu báo cáo, mẫu đề cương báo cáo, biểu mẫu số liệu báo cáo hướng dẫn quy trình thực hiện báo cáo.

Xác định nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin báo cáo quốc gia: Nhằm bảo đảm phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn quốc gia, khu vực và quốc tế, phục vụ đúng mục đích sử dụng và có thể kết nối, nâng cấp, chia sẻ, hệ thống thông tin báo cáo quốc gia được xây dựng theo các nguyên tác được quy định sau đây: 1) Bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, đồng bộ, tránh chồng chéo, lãng phí trong đầu tư xây dựng hệ thống thông tin báo cáo quốc gia. 2) Bảo đảm tuân thủ khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, kiến trúc Chính phủ điện tử cấp bộ, kiến thức Chính quyền điện tử cấp tỉnh; tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu phục vụ kết nối hệ thống thông tin báo cáo quốc gia; tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về cấu trúc thông điệp dữ liệu trao đổi giữa các hệ thống thông tin báo cáo. 3) Bảo đảm khả năng kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin thông suốt giữa hệ thống thông tin báo cáo Chính phủ và hệ thống thông tin báo cáo bộ, cơ quan, địa phương trong hệ thống thông tin báo cáo quốc gia. 4) Tuân thủ quy định của pháp luật về đầu tư công nghệ thông tin, văn thư, lưu trữ, an ninh, an toàn thông tin và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Một số nội dung cần đẩy mạnh để thực hiện chuẩn hóa công tác thông tin báo cáo

Việc xây dựng các quy định về chuẩn hóa công tác thông tin báo cáo bằng văn bản pháp lý có hiệu lực cao (nghị định của Chính phủ) chứng tỏ quyết tâm của Chính phủ nâng tầm hoạt động này mang tính chiến lược. Tuy nhiên, để bảo đảm cho các nguyên tắc đã đặt ra được thực hiện trên thực tế, đòi hỏi những nỗ lực hơn nữa từ phía Chính phủ chỉ đạo tới cấp cơ sở, tạo mặt bằng chung cho việc áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác báo cáo, trong đó cần tập trung vào các mặt sau:

Thứ nhất, nâng cao năng lực soạn thảo báo cáo của đội ngũ công chức. Cần xác định rõ các yêu cầu đối với công chức hành chính về thực hiện chế độ báo cáo, từ đó xây dựng mục tiêu cụ thể đối với chuyên đề báo cáo trong chương trình bồi dưỡng kiến thức nhà nước ngạch chuyên viên.

Khi soạn thảo báo cáo, công chức cần nắm rõ các yêu cầu mới về kỹ thuật soạn thảo văn bản, yêu cầu đối với báo cáo cụ thể theo từng cấp, từng ngành quản lý; xác định được những yêu cầu mang tính tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tính hệ thống của thông tin báo cáo. Đồng thời, nắm vững quy trình, thủ tục xây dựng báo cáo, thẩm quyền chỉ đạo, thống nhất trong mẫu hóa thông tin, quản lý và đánh giá thông tin; có khả năng phối hợp vận dụng kiến thức về nghiệp vụ soạn thảo báo cáo văn bản giấy và kiến thức về công nghệ điện tử, số hóa thông tin, xây dựng mẫu báo cáo cho hệ thống và theo hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.

Thứ hai, hướng dẫn các biện pháp kỹ thuật trong xử lý thông tin báo cáo và xây dựng nguồn tin. Một số nội dung cần được hướng dẫn quy định cụ thể hơn nữa và được tập trung triển khai cũng như kiểm tra đánh giá thường xuyên và chặt chẽ, ví dụ: dán nhãn thông tin báo cáo, tổ chức hệ thống thông tin báo cáo trong cơ sở.

Dán nhãn thông tin báo cáo để được đưa vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia sử dụng cho việc ban hành quyết định cần được xử lý đúng quy trình nghiêm ngặt nhằm bảo đảm chuẩn hóa hệ thống thông tin quốc gia và được kết nối với hệ thống thông tin quốc tế và khu vực.

Vấn đề dán nhãn thông tin cần được tuân thủ để khẳng định xuất xứ thông tin, giá trị và tình trạng sử dụng thông tin để bảo đảm chất lượng yêu cầu và tính đồng bộ của hệ thống sơ sở dữ liệu quốc gia, bảo đảm tính chính xác đối với các thông tin báo cáo, dự báo tình hình làm cơ sở, căn cứ xây dựng chính sách cũng như kết nối dữ liệu chung chia sẻ trong hệ thống quốc tế và khu vực.

Thứ ba, tổ chức cấu trúc lại thông tin báo cáo trong đơn vị để sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin báo cáo trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành. Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là: hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định. Các hệ thống này cần được thiết lập và quy định cụ thể trong nội bộ các cơ quan, tổ chức.

Các cơ quan, tổ chức có thể phối hợp với cơ quan thống kê thống nhất xây dựng các biểu báo điện tử áp dụng cho các đơn vị pháp nhân và theo định kỳ, các đơn vị này báo cáo (qua mạng) cho các cơ quan chức năng và cơ quan thống kê. Các cơ quan cần đánh giá mức độ đầy đủ của các báo cáo dạng này, trên cơ sở đó áp dụng các hình thức thu thập thông tin khác để bổ sung phần còn thiếu. Cần xem xét nội dung nào có thể áp dụng phương pháp thu thập thông tin thông qua đường mạng điện tử để xây dựng các mạng lưới thu thập thông tin riêng.

Một trong những giải pháp giúp tiết kiệm, tạo hiệu quả thu thập, tổng hợp, phân tích nguồn tin kịp thời, đó là xây dựng mô hình liên thông trong tổ chức thông tin, dữ liệu. Tổ chức 2 loại dữ liệu là có thể chia sẻ và không thể chia sẻ. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu chung (trung tâm tích hợp dữ liệu như bên thủ tục hành chính, một số ngành, lĩnh vực đã triển khai rất tốt). Những trung tâm này chịu trách nhiệm trong việc bảo đảm cung cấp, kiểm tra, hệ thống các thông tin theo yêu cầu từ các cơ quan.

Tóm lại, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia là nền tảng cơ bản quyết định hiệu quả của các chính sách, quyết định hành chính. Bảo đảm yêu cầu chuẩn hóa công tác xây dựng báo cáo là nhiệm vụ chiến lược của cơ quan, tổ chức, của đội ngũ công chức. Để thực hiện được việc đó, cần phải nỗ lực đầu tư nguồn lực vật chất và nhân sự kết hợp với đẩy mạnh các biện pháp đã nêu nhằm thực hiện thắng lợi công cuộc cải cách hành chính trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0.

Tài liệu tham khảo:
1. Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 của Chính phủ về quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.
2. Học viện Hành chính Quốc gia. Chuyên đề “Kỹ năng soạn thảo báo cáo”. Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Quyển II “Kỹ năng”. H. NXB. Bách khoa, 2007.

Ths. Lê Ngọc Hồng
Học viện Hành chính Quốc gia