(Quanlynhanuoc.vn) – Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số đang trở thành xu hướng toàn cầu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Ở Việt Nam, mô hình chuyển đổi số giúp Chính phủ cải thiện dịch vụ công, phục vụ nhu cầu của người dân hiệu quả hơn. Quá trình chuyển đổi số hiện nay còn gặp nhiều khó khăn, thách thức nhưng đang tạo ra những thay đổi lớn đối với các doanh nghiệp truyền thống.
Theo cẩm nang chuyển đổi số (CĐS) của Bộ Thông tin và Truyền thông định nghĩa: “CĐS là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số”. Còn Microsoft lại cho rằng: “CĐS chính là tái cấu trúc tư duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con người nhằm tạo ra nhiều giá trị mới”.
Doanh nghiệp (DN) CĐS hiểu một cách đơn giản là DN thay đổi từ mô hình kinh doanh truyền thống sang mô hình DN số, thông qua việc áp dụng các công nghệ hàng đầu hiện nay như: điện toán đám mây, dữ liệu lớn, internet kết nối vạn vật… để thay đổi phương thức lãnh đạo, điều hành, quy trình làm việc và văn hóa lao động trong DN.
Những lợi ích từ việc chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
Ngày nay, CĐS đang dần tác động vào cuộc sống khi người dân có thể trải nghiệm các dịch vụ công hay các dịch vụ được cung cấp từ các DN một cách thuận tiện, nhanh chóng, như: ngân hàng điện tử, mua sắm online…mà không cần phải đến tận nơi để thực hiện. Hơn nữa, dịch Covid-19 diễn ra đã giúp các DN cũng như người dân nhận thức được tầm quan trọng của CĐS, bởi trong thời gian giãn cách xã hội, quá trình xử lý công việc đa phần được thực hiện qua điện thoại thông minh, máy tính. Có thể nhận thấy những lợi ích từ việc áp dụng chuyển đổi số đối với DN gồm:
(1) Gia tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp.
Khi DN tham gia CĐS, mọi hoạt động của DN cũng như thông tin, sản phẩm gửi đến khách hàng sẽ được cập nhật liên tục và thường xuyên trên phần mềm, như: doanh số, nhân sự, phản hồi của khách hàng, quá trình chăm sóc khách hàng…tất cả điều này sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình hoạt động của DN nhanh hơn, hiệu quả và minh bạch hơn. Mặt khác, CĐS giúp DN giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, bảo đảm sự vận hành trong DN không bị chậm trễ, tắc nghẽn, gây những tác động xấu đến DN. CĐS còn làm giảm thiểu rủi ro về chi phí ẩn, quỹ đen, giúp DN quản lý và tối ưu doanh thu.
(2) Tiết kiệm chi phí và tăng năng lực làm việc của nhân viên.
CĐS hỗ trợ DN trong việc tự động hóa những công việc tạo ra giá trị thấp, để từ đó nhân lực chủ chốt sẽ được tập trung phát triển và tham dự vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn. CĐS cho phép DN cộng hưởng và tối ưu năng suất làm việc của nhân viên nhằm tạo ra giá trị cao hơn hiện tại. Bên cạnh đó, CĐS cải thiện khả năng hợp tác từ xa của nhân viên; giúp DN đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng.
(3) Nâng cao tính cạnh tranh.
CĐS giúp DN có những quyết định chính xác trong kinh doanh qua các giải pháp quản trị và vận hành số hóa. Đồng thời, CĐS cũng giúp DN nâng cao khả năng cạnh tranh với các DN khác trong việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, khả năng kiểm soát chất lượng sản phẩm, chính sách chăm sóc và phục vụ khách hàng… nhằm tạo ra các mô hình kinh doanh mới, phương thức quản lý mới, mang lại giá trị mới cho con người và xã hội.
(4) Tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Với CĐS, DN đã tạo ra vô số sự lựa chọn cho khách hàng, đi kèm với đó là giá cả và dịch vụ cạnh tranh tạo ra những trải nghiệm hấp dẫn. Việc cung cấp dịch vụ tốt thông qua các công nghệ số giúp DN có nguồn khách hàng tiềm năng, đây chính là lợi ích của CĐS đem lại cho DN.
(5) Tăng doanh thu.
Các DN CĐS thành công đều cho thấy sự cải thiện đáng kể về hiệu quả quản trị, năng suất lao động, nâng cao chất lượng dịch vụ… qua đó tăng hiệu quả kinh doanh. Lợi ích của CĐS là rất lớn đối với DN, khi được triển khai đúng cách nó sẽ tăng doanh thu tạo ra nguồn lợi nhuận lớn cho DN.
Thách thức trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Một là, tâm thế người đứng đầu doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, còn nhiều chủ DN không phải là những người có kiến thức chuyên sâu về công nghệ, chưa quen với quy trình số hóa. Đây chính là một trong những điểm yếu, là khó khăn thường gặp của DN trong quá trình CĐS. Vì vậy, họ cần đến sự tư vấn của đội ngũ chuyên gia hỗ trợ để tiếp xúc, trải nghiệm với quá trình số hóa nhằm quản lý DN trong quá trình CĐS.
Hai là, việc xác định mục tiêu và cách thức chuyển đổi.
Mục tiêu là một trong những yếu tố đầu tiên mà DN cần xác định trước khi thực sự tham gia quá trình CĐS, sau đó là cách thức chuyển đổi. Đây là hai yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của DN. Nếu gặp khó khăn hoặc không xác định đúng mục tiêu và cách thức chuyển đổi sẽ khiến DN lúng túng, dễ dẫn đến bỏ cuộc. Việc xác định được cách thức phù hợp là một trong những yếu tố tiền đề quyết định đến sự thành công của quá trình CĐS. Tuy nhiên, đâu là cách thức phù hợp, hiệu quả và tiết kiệm thì DN phải tiến hành phân tích và lựa chọn một cách kỹ lưỡng.
Ba là, lo ngại về bảo vệ dữ liệu và tài liệu bảo mật.
Chúng ta đều biết rằng, trong thời kỳ phát triển của công nghệ, các DN đang phải đối mặt với hàng nghìn, hàng vạn mối đe dọa và cạnh tranh, trong đó có vấn đề bảo mật thông tin. Số lượng ứng dụng điện tử càng tăng lên thì nguy cơ bị tấn công mạng càng cao, dữ liệu dễ bị rò rỉ hơn…
Bốn là, nhân sự có kỹ năng và trình độ công nghệ.
Con người là một yếu tố quan trọng trên con đường chinh phục thế giới số, thời đại số. Đây là yếu tố tiên quyết trong quá trình CĐS tại các DN. Vì vậy, khi chuyển sang CĐS, đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có đủ kỹ năng hiện đại và thay đổi tư duy để phù hợp với phương thức kinh doanh mới. Khi nguồn nhân lực còn yếu, thiếu kỹ năng và tư duy trong phương thức kinh doanh mới thì quá trình vận hành CĐS của DN sẽ gặp nhiều khó khăn, có thể dẫn đến thất bại. Nếu DN có đội ngũ nhân viên có đủ khả năng và kiến thức công nghệ thì việc sử dụng hiệu quả các máy móc, trang thiết bị, thích ứng với phương thức quản lý mới và tận dụng triệt để lợi ích của công nghệ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Năm là, quá trình CĐS tốn nhiều thời gian hơn so với kế hoạch.
Trên thực tế, các dự án CĐS thường kéo dài hơn so với dự kiến khiến DN tốn nhiều thời gian hơn hoạch định ban đầu. Quy trình CĐS của DN thông thường sẽ trải qua 3 giai đoạn, gồm: số hóa, ứng dụng số hóa và CĐS. Hầu hết các DN đang đi theo một mô hình truyền thống, đó là phân chia thành các bộ phận chức năng như công nghệ thông tin, bán hàng, chuỗi cung ứng và chủ yếu tập trung vào các hoạt động. Vì vậy, thay đổi số sẽ diễn ra chậm hơn trong loại môi trường kinh doanh này. Muốn thành công, các DN cần phải thay đổi và có một lộ trình, kế hoạch hành động cụ thể để dễ dàng thích ứng với thực tiễn, đáp ứng những mong đợi của khách hàng và nhu cầu của thị trường.
Những giải pháp cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số
CĐS là quá trình tất yếu của các DN, tuy nhiên mỗi DN có một đặc thù nhất định trong lĩnh vực kinh doanh nên không có một quy tắc thành công cụ thể chung nào. Tuy nhiên, DN chỉ thực sự đạt được hiệu quả khi áp dụng CĐS theo quy trình 5 bước:
Bước 1, lập kế hoạch.
Khi xác định thực hiện các giải pháp CĐS cụ thể, cấp lãnh đạo, quản lý DN phải cùng nhau bàn bạc để đưa ra một kế hoạch chi tiết nhất, bao gồm: mục tiêu của DN hướng đến CĐS là gì, những việc cần làm, thời gian thực hiện cho mỗi công việc, thời gian dự kiến hoàn thành…Tất cả phải được lên kế hoạch và có sự đồng thuận của tập thể lãnh đạo để đưa ra một kế hoạch phù hợp nhất cho DN của mình.
Bước 2, lập chiến lược.
Sau khi đã có kế hoạch phù hợp nhất cho mình, bước tiếp theo trong quy trình CĐS của DN là xác định chiến lược đúng đắn là nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Thông tin và Truyền thông có liên quan đến CĐS của DN hoặc tìm hiểu các DN đã CĐS thành công. Việc tìm hiểu và nghiên cứu các văn bản của Bộ Thông tin và Truyền thông giúp cho DN được hưởng những ưu đãi, hướng đi đúng theo chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và không vi phạm pháp luật. Từ đó, căn cứ vào những đặc thù riêng của DN để xây dựng chiến lược CĐS phù hợp.
Bước 3, số hóa tài liệu và lập quy trình CĐS.
Số hóa là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ quy trình CĐS của DN. Về bản chất, hóa tài liệu là việc chuyển đổi các tài liệu, dữ liệu từ dạng truyền thống (văn bản giấy, hình ảnh….) thành dạng tài liệu số (dữ liệu số hóa dạng chữ, video, hình ảnh, âm thanh…) mà máy tính có thể nhận biết và đọc được. Sau khi các tài liệu được số hóa sẽ là nguồn nguyên liệu hay còn gọi là đầu vào không thể thiếu của quy trình CĐS.
Bước 4, chuẩn bị về nhân lực.
Trên thực tế, những DN CĐS thành công họ đều tập trung, chú ý đến công tác đào tạo nguồn nhân lực ứng phó nhanh với sự thay đổi và rủi ro. Đầu tiên, nhân lực chủ chốt của quy trình CĐS phải là những thành viên quản lý cấp cao, có vị thế và tầm ảnh hưởng nhất định để chịu trách nhiệm chính. Đào tạo và trang bị cho nhân viên các kỹ năng cần thiết, năng lực sáng tạo và khả năng thích ứng nhanh với môi trường công nghệ thay đổi liên tục các đơn vị phải nắm rõ mục tiêu và ý nghĩa, tầm quan trọng của CĐS, những công việc, nhiệm vụ CĐS trong từng lĩnh vực phụ trách, thay đổi tư duy để mỗi một người lao động là một “chiến sĩ” trên mặt trận CĐS, là một đại sứ để lan tỏa tinh thần, sự nhiệt huyết về CĐS trong từng bộ phận của DN. Yếu tố nhân lực vô cùng quan trọng và được xác định là “chìa khóa” thành công trong CĐS của DN.
Bước 5, đầu tư vào công nghệ.
Mặc dù các nền tảng công nghệ phục vụ CĐS ngày càng trở nên phổ biến nhưng việc lựa chọn nền tảng phù hợp với quy mô và nguồn lực của DN lại không hề dễ. Phải bảo đảm đáp ứng được tiêu chí: tối ưu, hiện đại, bắt kịp xu hướng và có các tính năng thực sự phù hợp với đặc thù của DN, đáp ứng yêu cầu thực tế trong quá trình vận hành. Đây là vấn đề cần giải quyết song hành với nhân sự trong quy trình CĐS của DN.
