(Quanlynhanuoc.vn) – Kiến tạo và phát triển tổ chức hành chính luôn là vấn đề được các quốc gia nghiên cứu, thử nghiệm và áp dụng. Nền tảng cho những thay đổi này là các lý thuyết, triết lý về quản trị hiệu quả, trong đó triết lý Lean được xem là một trong những nền tảng quan trọng để phát triển tổ chức. Triết lý này có nền tảng là quản trị tối ưu và hiệu quả. Làm sáng tỏ bản chất và vận dụng triết lý này trong kiến tạo và phát triển tổ chức hành chính tại Việt Nam là cần thiết trong bối cảnh biến đổi thế giới và toàn cầu hóa mạnh mẽ hiện nay.
Khái quát chung về triết lý Lean
Khái niệm Lean có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền mạch và gắn liền với sản xuất công nghiệp trong thế kỷ XXI. Theo Tổ chức tư vấn, giáo dục toàn cầu AQS, Lean được định nghĩa: là một phương thức quản lý nhằm cải tiến hiệu quả và năng suất bằng việc loại trừ các lãng phí trong sản xuất. Nguyên lý chính của lean là giảm thiểu và loại trừ sản phẩm và hoạt động thừa”1. Theo Viện Nghiên cứu kinh doanh Lean cho rằng: Do buổi đầu thuật ngữ Lean gắn liền với sản xuất “Lean manufacturing” – (sản xuất tinh gọn), nên không ít người lầm tưởng rằng chỉ có trong sản xuất mới cần đến Lean và mới có thể áp dụng Lean. Thực ra, Lean có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống: sản xuất, cung cấp dịch vụ, y tế, giáo dục, thương mại… đặc biệt áp dụng rất thành công trong ngành Logistics. Trong điều kiện nền kinh tế số, người ta rất cần tư duy tinh gọn, nhanh nhạy, mạch lạc, rõ ràng và chính xác. Cho đến nay, Lean đã phát triển tới ba cấp độ: Lean manufacturing (sản xuất Lean), Lean Enterprise (doanh nghiệp Lean) và Lean Thinking (tư duy Lean)2.
Theo Wikipedia tiếng Anh, sản xuất Lean (Lean manufacturing) là một triết lý quản lý, hình thành từ hệ thống sản xuất của Toyota (Toyota Production System – TPS) và nó chỉ thực sự biết đến bắt đầu từ những năm 90, thế kỷ XX. TPS nổi tiếng với việc làm giảm thiểu 7 loại lãng phí so với sản xuất cũ và mang lại những giá trị đích thực cho khách hàng. Lean có nghĩa là sự tinh gọn. Tư tưởng cốt lõi của Lean manufacturing là liên tục loại bỏ mọi lãng phí. Vì vậy, Lean manufacturing còn có nghĩa là hoạt động sản xuất tinh gọn. Trong sản xuất, trọng tâm của Lean hướng đến các mục tiêu như cải tiến chất lượng và loại bỏ các lãng phí. Lãng phí là toàn bộ những giá trị nhưng không bao gồm các giá trị đã chi phí cho sản xuất và dịch vụ. Có các loại lãng phí cơ bản sau đây: (1) Lãng phí do sản xuất quá nhiều; (2) Lãng phí do hàng tồn kho, dự trữ; (3) Lãng phí do di chuyển, chuyển động; (4) Lãng phí do quá trình vận hành; (5) Lãng phí do chờ đợi; (6) Lãng phí do vận chuyển; (7) Lãng phí do sửa chữa, sản phẩm khuyết tật3.
Có 4 chiến lược phát triển Lean trong sản xuất như sau: (1) Phù hợp với thực tế và mục tiêu sản xuất. (2) Vận hành sự thay đổi liên tục. (3) Là công cụ hoặc phương pháp sản xuất. (4) Là một triết lý quản lý trong sản xuất. Bên cạnh đó, có 6 nguyên tắc cơ bản của Lean trong sản xuất là: (1) Phải nhận thức về sự lãng phí. (2) Phải chuẩn hóa về quy trình sản xuất. (3) Phải bảo đảm quy trình sản xuất liên tục. (4) Phải bảo đảm sản xuất theo hệ thống kéo kế tiếp. (5) Phải bảo đảm chất lượng từ gốc. (6) Phải bảo đảm cải tiến liên tục. Để hình thành Lean trong sản xuất, người ta đã đề xuất quy trình xây dựng hệ thống Lean gồm 3 bước căn bản: một là, thiết kế một hệ thống sản xuất tiện lợi; hai là, thường xuyên nhận ra những vấn đề cần phải cải tiến; ba là, cải tiến liên tục hệ thống sản xuất tinh gọn đã thiết kế4.
Những nền tảng quan trọng của triết lý Lean giúp con người mở rộng tư duy và kiến tạo, vận dụng vào thực tiễn phát triển xã hội, trong các ngành, lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vực hành chính.
Triết lý Lean trong tái cấu trúc tổ chức hành chính
Quan niệm mới về tổ chức làm việc hiệu quả
Mọi tổ chức xã hội đều có đối tượng để phục vụ. Ngày nay, khi xã hội phát triển, các tổ chức xã hội sử dụng khái niệm khách hàng, người dân để cụ thể hóa cho tên gọi của đối tượng phục vụ. Một tổ chức hiệu quả là tổ chức phục vụ, làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng và người dân. Sự thỏa mãn này, không chỉ đáp ứng mục tiêu cá nhân con người mong muốn mà còn đáp ứng mục tiêu tương tác xã hội của chính họ. Do đó, sẽ xuất hiện những yêu cầu về sự hài lòng trong suốt tiến trình tương tác giữa tổ chức với khách hàng, người dân. Vì vậy, cần có quan niệm mới hơn về tính hiệu quả của các tổ chức xã hội.
Môi trường hợp tác quốc tế phát triển sâu rộng, cùng với sự phát triển của thế giới phẳng trong sự bùng nổ của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (CMCN 4.0), trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ sinh học… thì tất yếu kéo theo phương thức sản xuất đang thay đổi căn bản; phương thức lao động của con người cũng thay đổi căn bản. Lao động thủ công, cơ học sẽ dần bị thay thế bởi máy móc, thiết bị, công nghệ tự động hóa, số hóa… và chính thức phát triển một nền kinh tế tri thức. Lao động của con người sẽ chủ yếu là lao động trí óc, thực hiện gián tiếp qua hệ thống trí tuệ nhân tạo và các công nghệ tự động khác. Song song với tiến trình này là sự thay đổi căn bản trong cách thức thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và người dân; thay đổi trong cạnh tranh giữa các tổ chức xã hội để đáp ứng nhu cầu trên. Vì vậy, trong bối cảnh hiện đại, một tổ chức xã hội làm việc hiệu quả có những đặc trưng căn bản sau:
Một là, cá thể hóa nhu cầu khách hàng và người dân trở thành động lực hình thành và phát triển các tổ chức xã hội. Lịch sử hình thành và phát triển các hình thái xã hội cho thấy khi có sự phát triển của giai cấp và Nhà nước cũng là lúc hình thành và phát triển các tổ chức xã hội, tổ chức sản xuất, tổ chức hành chính (TCHC)… hướng vào mục tiêu phục vụ giai cấp thống trị trong xã hội. Khi xã hội ngày càng văn minh và phát triển, các TCHC này càng phát triển hướng vào phục vụ khách hàng, người dân và lấy đối tượng này làm trung tâm của sự phát triển.
Trong bối cảnh hiện đại, khi những tiện ích xã hội phát triển, tạo cho con người có khả năng so sánh, lựa chọn các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu thì xu hướng “cá thể hóa” các dịch vụ sẽ trở nên phổ biến. Điều này có nghĩa là, nền sản xuất hiện đại và các tổ chức xã hội sẽ không thể cung cấp các “sản phẩm đại trà” để phục vụ khách hàng và người dân. Thế giới đã thay đổi nền sản xuất và cung cấp các sản phẩm chuyên biệt dành cho các nhóm người khác nhau. Như vậy, khách hàng, người dân sẽ quyết định sự hình thành, phát triển và thay đổi tổ chức này để phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn và nhu cầu phục vụ của chính họ.
Hai là, cạnh tranh trở thành động lực để thay đổi và phát triển tổ chức xã hội. Xu hướng toàn cầu hóa và sự phát triển công nghệ trong thế kỷ XXI cho phép khách hàng và người dân có quyền lựa chọn sản phẩm tốt nhất đáp ứng nhu cầu của họ. Vì thế, các nhà sản xuất, các tổ chức xã hội luôn cạnh tranh và đổi mới liên tục để tạo ra sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Sự cạnh tranh này, diễn ra tất yếu dẫn đến phải đổi mới, tái cấu trúc tổ chức để tồn tại và phát triển bền vững.
Ba là, đổi mới liên tục trở thành động lực để thay đổi và phát triển tổ chức xã hội, thành văn hóa của tổ chức xã hội hiện đại. Điều này, là một tất yếu. Ngay cả khi tổ chức ổn định thì sẽ bị các tổ chức khác cạnh tranh và vượt lên dẫn đầu, chiếm lĩnh khách hàng và người dân để phục vụ. Mặt khác, trong bối cảnh sản xuất hiện đại, vòng đời sản phẩm đã rút ngắn, thậm chí từ vài năm xuống còn vài tháng. Do vậy, đổi mới liên tục là giá trị, mục tiêu và chuẩn mực trong tổ chức xã hội.
Như vậy, ba yếu tố trên vừa là biểu hiện vừa là động lực phát triển một tổ chức xã hội hiệu quả; giúp chúng ta nhận diện khái quát về tổ chức xã hội làm việc hiệu quả.
Tái cấu trúc tổ chức xã hội dựa trên quy trình
Trong các cách tiếp cận truyền thống, chúng ta thường tái cấu trúc tổ chức dựa trên hiện trạng bằng việc thay đổi chức năng của các bộ phận cấu thành; thêm, bớt, sắp xếp lại bộ máy và điều chỉnh sự vận hành giữa các bộ phận đó nhưng luôn nằm trong phạm vi quan liêu và hành chính hóa của tổ chức. Ngay cả trong bối cảnh hiện đại, khi tái cấu trúc nhằm tạo ra sự thay đổi tổ chức thì vẫn sử dụng cách tiếp cận dựa trên chức năng. Với cách tiếp cận này, tổ chức sẽ được hình thành từ việc xác lập các chức năng khái quát, sau đó là phân chia thành các chức năng thành phần độc lập; từ đó xác lập bộ máy, nhân sự, cơ chế hoạt động và môi trường của tổ chức tương ứng. Cách tiếp cận này, đang tạo một quy trình vận hành chậm chạp trong tổ chức cũng như phạm vi hoạt động hạn hẹp, không cho phép mở rộng và linh hoạt các hoạt động nhằm thích ứng với xã hội và thị trường mở rộng ngày nay. Vì vậy, hiệu quả hoạt động của tổ chức có cải tiến nhưng không tạo ra sự thay đổi vượt trội.
Bối cảnh xã hội hiện đại đòi hỏi tổ chức xã hội cần tái cấu trúc để thay đổi tổ chức. Vận dụng triết lý Lean với quy trình vận hành của nó, làm cơ sở để tiếp cận thay đổi tổ chức. Tiếp cận tái cấu trúc tổ chức dựa trên quy trình là một tiếp cận đem lại hiệu quả và chất lượng của tổ chức. Quy trình là yếu tố cốt lõi để kiến tạo quá trình tái cấu trúc tổ chức. Cách tiếp cận dựa trên quy trình hoạt động để thay đổi tổ chức sẽ đáp ứng đổi mới căn bản và tạo ra cải thiện vượt bậc về tổ chức.
Tái cấu trúc tổ chức là quá trình đổi mới cơ bản và thiết lập lại tận gốc quy trình hoạt động của tổ chức nhằm đạt được sự cải thiện vượt bậc các giá trị, mục tiêu và chuẩn mực của tổ chức. Như vậy, các đặc điểm của tái cấu trúc tổ chức là: quá trình đổi mới căn bản; thiết lập lại tận gốc quy trình hoạt động; cải thiện vượt bậc sản phẩm.
Quy trình hoạt động hiệu quả của tổ chức là chu trình vận hành, luân chuyển, phối hợp tối ưu giữa các thành phần, đơn vị trong thời gian ngắn nhất nhằm tạo ra sản phẩm vượt bậc. Tính tối ưu trong quy trình không chỉ là tốc độ vận hành mà còn là chu trình bền vững, khả năng mở rộng phạm vi hoạt động và đổi mới liên tục.
Thực tế cho thấy, các tổ chức quan liêu hành chính thường có quy trình vận hành khá phức tạp và qua rất nhiều khâu. Độ trễ và thậm chí lỗi trong vận hành là phổ biến, dẫn đến chậm thời gian và không tạo được các sản phẩm vượt trội và sự hài lòng của khách hàng, người dân. Nguyên nhân một phần là do chồng chéo chức năng, bên cạnh đó, các bộ phận nhân sự thường được phân công thực hiện chức năng tương đối độc lập trên mỗi khâu trong quy trình và dẫn đến thiếu sự phối hợp và không tiết kiệm thời gian. Các quy trình này, thường bó hẹp trong khuôn khổ chức năng của tổ chức mà ít có khả năng mở rộng phạm vi hoạt động và đổi mới liên tục.
Để tái cấu trúc tổ chức dựa trên quy trình hoạt động hiệu quả, chúng tôi đề xuất phương thức thực hiện như sau: Thứ nhất, xác lập chức năng tổng thể, phạm vi chức năng căn bản của tổ chức; nhiệm vụ và mục tiêu khái quát, căn bản phát triển tổ chức. Thứ hai, xác lập các khâu căn bản trong quy trình hoạt động của tổ chức bảo đảm chu trình vận hành nhanh nhất, có biên độ mở rộng, an toàn và bền vững trong tổ chức. Xác lập chức năng chính tương ứng với khâu thông qua việc tích hợp các chức năng thành phần của tổ chức. Thứ ba, thiết lập bộ máy và nhân sự tương ứng các khâu trong quy trình mới theo hướng trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho bộ phận này. Thứ tư, xây dựng cơ chế hoạt động và đánh giá dựa trên hiệu quả hoạt động của tổ chức. Thứ năm, xây dựng môi trường và nguồn lực mở phục vụ sự vận hành của tổ chức.
Định hướng vận dụng triết lý Lean trong tái cấu trúc tổ chức hành chính tại Việt Nam
Từ phân tích các lợi thế của triết lý Lean và ưu thế của tiếp cận quy trình trong tái cấu trúc TCHC, bài viết đề xuất một số định hướng vận dụng tại Việt Nam như sau:
Một là, xác lập chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu căn bản của hành chính nhà nước. Theo đó, cần xác định rõ hành chính nhà nước thực hiện chức năng thực thi quản lý nhà nước, trong đó tập trung vào các chức năng căn bản, cốt lõi, như: kiến tạo môi trường pháp lý phù hợp trong bối cảnh toàn cầu hóa nhanh và sâu rộng; kiến tạo chiến lược và lập kế hoạch tổng thể phát triển hành chính; kiểm tra, đánh giá kết quả hành chính. Tập trung phát triển ba chức năng căn bản của nền hành chính: kiến tạo, lập kế hoạch và hậu kiểm. Các chức năng còn lại của hành chính nên ủy quyền cho hệ thống đơn vị sự nghiệp công lập, khối tư nhân và các tổ chức xã hội khác thực hiện.
Hai là, cần tổ chức thực hiện phân cấp, phân quyền mạnh theo hướng tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các cấp, tổ chức, cá nhân trong hệ thống hành chính. Đặc biệt, đẩy mạnh vai trò cá nhân trong thực thi công vụ gắn với yêu cầu năng lực tích hợp; năng lực tự kiểm tra, giám sát và đánh giá của cá nhân, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước. Khuyến khích các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh tế làm nền tảng để thay đổi và phát triển tổng thể xã hội tại đơn vị, tổ chức của mình.
Ba là, xác lập quy trình vận hành trên nền tảng phân cấp, phân quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm. Theo đó, cần tích hợp các công việc với chức năng đơn lẻ trước đây vào cùng một khâu và vận hành các khâu dựa trên nền tảng hỗ trợ của công nghệ và môi trường lao động hiện đại. Đồng thời, trong mỗi khâu này xác lập khung năng lực làm việc tích hợp để thực hiện. Cần ưu tiên phát triển năng lực tổ chức thực hiện hơn là năng lực chuyên môn vì những công việc chuyên môn đã được ủy quyền cho các đơn vị sự nghiệp và dịch vụ xã hội đảm nhiệm.
Bốn là, xây dựng cơ chế hoạt động dựa trên hiệu quả hoạt động của TCHC. Hiệu quả hoạt động của tổ chức cần được đánh giá thông qua chỉ số thực thi, dựa trên kết quả, không phải thành tích làm việc của cá nhân, tổ chức. Nó phù hợp với cách thức đánh giá theo vị trí việc làm kết hợp với năng lực làm việc, không phải kinh nghiệm và thâm niên công tác. Cơ chế hoạt động bao gồm các quy định về sự vận hành, phối hợp các khâu trong tổ chức tạo nên hiệu quả và chất lượng hoạt động của TCHC. Cơ chế này, cần tạo ra một chu trình vận hành ngắn nhất, tốn ít nguồn lực nhất nhưng luôn mở rộng để phát huy tính độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong hành chính.
Năm là, kiến tạo môi trường và nguồn lực phục vụ có hiệu quả hoạt động của tổ chức. Cần kiến tạo môi trường và nguồn lực thông qua sự tương thuộc giữa các bên liên quan với TCHC. Tính tương thuộc đòi hỏi sự độc lập, tự chủ, phụ thuộc lẫn nhau và cộng tác để tạo ra môi trường và nguồn lực tốt hơn, mạnh hơn và tối ưu hơn. Xét cho cùng, kiến tạo môi trường và nguồn lực cho TCHC không chỉ dựa trên nội lực mà là cách thức mà tổ chức đó tìm kiếm được đối tác tốt để cộng tác phục vụ người dân và xã hội. Muốn vậy, cần gìn giữ và phát huy các giá trị tốt đẹp của nền hành chính vì Nhân dân phục vụ.
Những định hướng vận dụng triết lý Lean trong kiến tạo phát triển TCHC và trong bối cảnh hiện đại của nền hành chính Việt Nam là cần thiết. Vận dụng định hướng thành công phụ thuộc vào thực tiễn của mỗi tổ chức và mỗi địa phương khác nhau trong chính hoàn cảnh và tiến trình cải cách.
