(Quanlynhanuoc.vn) – Công tác văn thư có một vị trí hết sức đặc biệt đối với các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng do tính bao trùm, xuyên suốt trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư là làm tốt công tác thông tin trong quản lý. Một nền hành chính hiệu quả khi hoạt động thông tin đáp ứng được yêu cầu của quản lý, bắt kịp xu thế phát triển của thời đại, giúp lãnh đạo, quản lý ban hành những quyết sách đúng phục vụ sự phát triển kinh tế, an sinh xã hội và ổn định về chính trị.
Công tác văn thư và hệ thống văn bản về công tác văn thư hiện nay
Các cơ quan hành chính nhà nước (HCNN) thực hiện chức năng quản lý HCNN với mục tiêu hoạt động rộng lớn, ảnh hưởng đến nhiều nhóm lợi ích khác nhau trong xã hội, vị trí của công tác văn thư (CTVT) trong hoạt động của các cơ quan này hết sức quan trọng. CTVT có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hoạt động của các cơ quan HCNN bởi nó nắm giữ vấn đề cốt lõi trong quản lý là thông tin.
Bảo đảm thông tin trong quản lý tại các cơ quan HCNN đòi hỏi một hệ thống văn bản pháp luật quy định về CTVT đầy đủ, đồng bộ, thống nhất, phù hợp và khả thi. Đây là hành lang pháp lý quan trọng để hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) được thông suốt và hiệu quả. Bên cạnh đó, còn bảo đảm các điều kiện thực hiện hệ thống văn bản về CTVT tại các cơ quan HCNN, như: bảo đảm các nguồn lực thực hiện hệ thống; bảo đảm quy trình thực hiện hệ thống và đánh giá kết quả; bảo đảm việc kiểm tra và xử lý sai phạm… để thông tin trong các cơ quan HCNN được thông suốt phục vụ quá trình quản lý.
Hệ thống văn bản pháp luật về CTVT hiện nay cơ bản đáp ứng được những yêu cầu của quản lý HCNN, từ Sắc lệnh số 49 ngày 12/10/1946 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quy định thống nhất quản lý về việc ghi Quốc hiệu trên các văn bản, sau khi giành được độc lập đã chứng tỏ tầm quan trọng của CTVT trong QLNN, đến hàng loạt các văn bản quy định về vấn đề này sau đó, như: luật, điều lệ, nghị định, thông tư… được ban hành sau đó đã giúp chuẩn hóa và hoàn thiện CTVT về các nội dung kỹ thuật, hướng dẫn nghiệp vụ trong quản lý văn bản, xây dựng chuẩn thể thức, tên gọi; hiện đại hóa trong công tác văn bản, văn bản điện tử, xây dựng hệ thống thông tin thống nhất, thông suốt, kịp thời.
Một loạt văn bản điều chỉnh CTVT truyền thống và việc thực hiện cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia, như: Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống HCNN; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử… đã bảo đảm thực hiện CTVT được tiến hành trên cả môi trường giấy và môi trường điện tử, cho thấy Đảng và Nhà nước đã ý thức được tầm quan trọng của việc nắm giữ thông tin trong quản lý của hệ thống văn bản quy định về CTVT hiện nay.
Văn bản có hiệu lực pháp lý bao quát, tập trung nhất về CTVT hiện nay là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về CTVT thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về CTVT và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về CTVT. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã tích hợp các nội dung về CTVT được quy định rải rác ở các văn bản về cùng một mối, như: các vấn đề về soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ,… góp phần tháo gỡ nhiều khó khăn, vướng mắc và tạo hành lang pháp lý rõ ràng, quy định cụ thể và chặt chẽ hơn trong CTVT trong giai đoạn hiện nay, nhất là trước sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạnh 4.0 và yêu cầu xây dựng chính phủ điện tử.
Những hạn chế và nguyên nhân của hệ thống văn bản về công tác văn thư
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu, còn có không ít những hạn chế, bất cập nảy sinh làm ảnh hưởng đến chất lượng của công tác thông tin trong quản lý do những khoảng trống, bất cập của hệ thống văn bản về CTVT hiện hành. Nhìn tổng thể, hệ thống văn bản quy định về CTVT hiện nay chưa được triển khai đồng bộ, thống nhất và phân tán trong trong nhiều văn bản của các cơ quan QLNN có thẩm quyền. Sự phân tán này ảnh hưởng đến tính thống nhất, toàn vẹn và đồng bộ của hệ thống văn bản. Nhiều nội dung của CTVT được điều chỉnh bằng những văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, như: về nội dung soạn thảo và ban hành văn bản, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về CTVT chỉ điều chỉnh những vấn đề thuộc về văn bản hành chính, còn về soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật lại thuộc lĩnh vực điều chỉnh của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và các nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành của Luật này; các vấn đề về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý tài liệu điện tử về lập và quản lý hồ sơ… còn được quy định trong trong Luật lưu trữ năm 2011. Nội dung về văn bản điện tử, chữ ký số, lập và quản lý hồ sơ điện tử còn chịu sự điều chỉnh Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và các các văn bản dưới luật là các nghị định, thông tư. Một số nội dung được quy định tại các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành, như: quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng trong Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước.
Bảo đảm thông tin trong hoạt động quản lý tại các cơ quan HCNN ngoài việc xây dựng một hệ thống văn bản pháp luật hoàn thiện, thống nhất, phù hợp và khả thi còn phải bảo đảm yêu cầu triển khai thực hiện hệ thống. Thực tế hiện nay, việc bảo đảm khai thác và sử dụng đối với các quy định về CTVT truyền thống còn nhiều bất cập thì việc triển khai CTVT trên môi trường mạng càng gặp nhiều khó khăn, như: khó khăn trong vấn đề quản lý, tiếp cận, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, đội ngũ thực hiện; khó khăn trong việc thực hiện hệ thống với các nghiệp vụ về văn thư… Vấn đề cụ thể hóa các quy định đến các bộ, ngành, địa phương trong quá trình thực hiện, hướng dẫn cấp dưới cơ quan, tổ chức công việc cụ thể, đặc biệt các vấn đề về triển khai quy định liên quan đến các thông tin quản lý trên môi trường mạng không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Ví dụ, ngay trong vấn đề quản lý và sử dụng con dấu điện tử còn nhiều kẽ hở, dẫn đến quá trình thực hiện không bảo đảm tính bảo mật. Thực tế diễn ra nhiều trường hợp văn bản được ban hành đáp ứng đầy đủ thẩm quyền, nội dung, thể thức nhưng khi kiểm tra luồng xử lý của văn bản trên hệ thống không có sự tham gia người có thẩm quyền ký văn bản,…
Như vậy, sự phân tán, chồng chéo về thẩm quyền, nhiều khoảng trống trong các quy định về nội dung nghiệp vụ cụ thể, như: soạn thảo và ban hành văn bản, phân loại văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử và lưu trữ cơ quan… kéo theo việc triển khai hệ thống văn bản về CTVT không được bảo đảm, ảnh hưởng đến tính toàn vẹn, tính bảo mật của thông tin quản lý tại các cơ quan HCNN.
Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập trên bao gồm:
Một là, Nhà nước đã nhận thức được tầm quan trọng của CTVT trong việc cung cấp thông tin đối với hoạt động QLNN, nhưng đến nay chưa có sự đầu tư xứng đáng với vai trò và vị trí của công tác này. Hệ thống văn bản quy định về CTVT hiện hành chủ yếu vẫn mang tính giải quyết tình thế mà chưa có cái nhìn tổng thể, bao quát.
Hai là, văn bản điều chỉnh về CTVT hiện hành chưa đủ hiệu lực pháp lý hướng dẫn chung về lĩnh vực văn thư, cũng như bảo đảm hoạt động thông tin trong QLNN nói chung và quản lý HCNN nói riêng. Hay nói cách khác, CTVT hiện nay chưa có luật điều chỉnh riêng mà được điều chỉnh bằng nhiều luật và một số văn bản dưới luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây cũng là tình trạng chung đối với hệ thống văn bản pháp luật của một số ngành, lĩnh vực ở nước ta hiện nay. Mặt khác, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản về CTVT còn phụ thuộc vào yếu tố, đó là: “Hệ thống văn bản pháp luật của nước ta, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý hành chính nhà nước thời gian qua; mặt khác, chúng cho thấy văn bản được xây dựng theo nhu cầu giải quyết công việc của mỗi cơ quan, mỗi thời kỳ mà có khi không được đặt trên một cơ sở pháp lý rõ ràng chuẩn xác”1.
Ba là, sự thiếu đồng bộ trong quá trình bảo đảm thực hiện hệ thống văn bản về CTVT, như: các vấn đề về bộ máy, về nhân sự, về chế độ, chính sách hay cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ cũng là lý do thông tin quản lý trong các cơ quan HCNN bị ảnh hưởng.
Một số đề xuất, kiến nghị
Thứ nhất, cần ban hành các tiêu chuẩn pháp lý rõ ràng trong xây dựng hệ thống văn bản pháp luật của ngành, lĩnh vực thống nhất từ trung ương đến địa phương. Ban hành Luật điều chỉnh về CTVT là thực sự cần thiết, nhằm thống nhất các nội dung về CTVT, giúp khắc phục những bất cập của hệ thống văn bản về CTVT hiện nay thông qua việc điều chỉnh, bổ sung hoặc xây dựng mới những quy định. Từ việc hoàn thiện hệ thống văn bản luật về CTVT đến hoàn thiện hệ thống các văn bản dưới luật về CTVT và hoàn thiện các quy định của các cơ quan, bộ, ngành, địa phương, tạo hành lang pháp lý thống nhất cho công tác thông tin trong quản lý tại các cơ quan HCNN.
Thứ hai, hoàn thiện các điều kiện bảo đảm thực hiện hệ thống văn bản về CTVT để bảo đảm thông tin trong các cơ quan HCNN được xử lý kịp thời, thông suốt, chính xác, an toàn và bảo mật. Lưu ý vấn đề tuân thủ pháp luật trong việc thực hiện hệ thống văn bản về CTVT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Thực tế cho thấy không ít những bất cập, sai phạm diễn ra do các cơ quan, tổ chức cá nhân không tuân thủ quy định đối với công tác thông tin trong quản lý mà không phải do thiếu hay chưa có các quy định của pháp luật.
Thứ ba, chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm việc trong lĩnh vực văn thư, giúp nâng tầm tư duy, nhận thức, tiêu chuẩn và ý thức nghề nghiệp, tính chuyên nghiệp của đối tượng này, đáp ứng yêu cầu của cách mạng khoa học – công nghệ 4.0 và quá trình chuyển đổi số quốc gia.
Thứ tư, tăng cường nhận thức, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về vai trò, vị trí của bảo đảm hệ thống văn bản về CTVT và bảo đảm việc thực hiện hệ thống văn bản về CTVT trong các cơ quan HCNN.
Kết luận
Dưới sự tác động của hội nhập quốc tế và cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, kỷ nguyên của “thế giới phẳng”, của công nghệ số hóa – nơi mà thông tin và những ứng dụng về khoa học – kỹ thuật được chia sẻ toàn cầu thì yêu cầu về thông tin và tính hệ thống của thông tin quan trọng hơn bao giờ hết.
Hiện đại hóa CTVT và điều chỉnh kịp thời hệ thống văn bản về CTVT nhằm bảo đảm thông tin trong quản lý là yêu cầu cấp bách hiện nay, đồng thời, góp phần xây dựng chính phủ điện tử, cải cách HCNN và hội nhập quốc tế.
