(Quanlynhanuoc.vn) – Trong điều kiện nền kinh tế đất nước đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, đời sống xã hội phát sinh nhiều mối quan hệ đan xen phức tạp và trình độ hiểu biết pháp luật của người dân ngày một tăng thì nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch của các cá nhân, tổ chức sẽ tăng nhanh. Một trong những địa chỉ tin cậy mà người dân tìm đến đó chính là các tổ chức hành nghề công chứng. Điều này đòi hỏi Nhà nước phải mở rộng quy mô số lượng các tổ chức hành nghề công chứng một cách khoa học, hợp lý và nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ của các tổ chức này. Đây là yêu cầu đặt ra đối với hoạt động công chứng của cả nước nói chung và với các tỉnh Đông Bắc nói riêng.
Thực trạng mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng tại các tỉnh Đông Bắc
Đông Bắc là tiểu vùng trong vùng kinh tế – xã hội trung du và miền núi phía Bắc, gồm 10 tỉnh: Hà Giang, Cao Bằng, Bắc Kạn, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Giang, Lào Cai, Yên Bái. Cùng với xu hướng phát triển chung trên cả nước, việc phát triển mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC) tại các tỉnh Đông Bắc cũng đã đạt được một số kết quả.
Số lượng các TCHNCC có sự thay đổi theo chiều hướng gia tăng. Luật Công chứng năm 2006 và mới đây nhất là Luật Công chứng năm 2014 được ban hành, đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc thực hiện chủ trương xã hội hóa dịch vụ công chứng, với sự ra đời của các văn phòng công chứng (VPCC) do công chứng viên (CCV) thành lập. Cùng với các địa bàn trên cả nước, số lượng TCHNCC tại các tỉnh Đông Bắc cũng tăng theo từng năm. Năm 2014, tổng số TCHNCC trên địa bàn các tỉnh Đông Bắc là 36 tổ chức1. Đến năm 2019, con số này đã tăng lên 81 tổ chức2. Như vậy, trong 5 năm (từ năm 2014 – 2019), số lượng TCHNCC tại các tỉnh Đông Bắc đã tăng gấp đôi. Sự gia tăng này đã thể hiện tốc độ phát triển dịch vụ công chứng tại địa bàn các tỉnh Đông Bắc và cũng là để đáp ứng nhu cầu công chứng ngày càng tăng của các cá nhân, tổ chức.
Cơ cấu giữa hai hình thức TCHNCC khá phù hợp. Năm 2014, số lượng phòng công chứng là 15, số lượng VPCC là 213. Năm 2019, số lượng phòng công chứng là 14, số lượng VPCC là 674. So sánh số liệu giữa phòng công chứng và VPCC có thể thấy, năm 2019, số lượng VPCC nhiều gấp gần 4 lần so với số lượng phòng công chứng. Bên cạnh đó, so với năm 2014, năm 2019, số lượng phòng công chứng của cả vùng hầu như không thay đổi nhưng số lượng VPCC đã tăng lên nhanh chóng, gấp 3 lần. Số liệu này cho thấy, dịch vụ công chứng tại các tỉnh Đông Bắc đang phát triển theo đúng định hướng xã hội hóa mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
Các TCHNCC đáp ứng về cơ bản nhu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn. Năm 2014, các TCHNCC tại các tỉnh Đông Bắc đã giải quyết 110.374 việc với số tiền nộp vào ngân sách Nhà nước hoặc nộp thuế là 8.780.533 nghìn đồng5. Năm 2019, số liệu này là 219.372 việc và 10.899.744 nghìn đồng6. Như vậy, trong giai đoạn 5 năm (từ năm 2014 – 2019), số việc công chứng và số tiền nộp vào ngân sách nhà nước hoặc nộp thuế từ hoạt động công chứng đều tăng. Cụ thể: số việc công chứng tăng gấp gần 2 lần, số tiền nộp vào ngân sách nhà nước hoặc nộp thuế tăng gấp hơn 1,2 lần. Đây cũng là cơ sở thực tiễn để cơ quan nhà nước tại các tỉnh Đông Bắc có thể xem xét, đưa ra các biện pháp, chính sách để thúc đẩy hơn nữa tiến trình thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng.
Tuy nhiên, xét về tổng thể, việc phát triển mạng lưới TCHNCC phát triển còn chưa đồng đều giữa các tỉnh Đông Bắc. Năm 2019, các tỉnh, như: Bắc Giang, Thái Nguyên, Phú Thọ lần lượt có số TCHNCC là 16, 15, 14 tổ chức7. Trong khi đó, tỉnh Bắc Kạn chỉ có 4 tổ chức, tỉnh Cao Bằng có 3 tổ chức8. Sự chênh lệch giữa tỉnh có số lượng TCHNCC nhiều nhất (tỉnh Bắc Giang với 16 tổ chức) với tỉnh có số lượng TCHNCC thấp nhất (tỉnh Cao Bằng với 3 tổ chức) là khá lớn với 5,3 lần. Ngay trong một tỉnh, số lượng TCHNCC giữa các huyện, thành phố, thị xã cũng có sự chênh lệch. Các tỉnh đều có số lượng các TCHNCC tại thành phố vẫn nhiều hơn so với các huyện thị xã còn lại. Tại tỉnh Bắc Giang, trong số 16 TCHNCC của tỉnh thì có đến 7 TCHNCC tập trung tại thành phố Bắc Giang9. Tỉnh Phú Thọ có 14 TCHNCC thì có đến 7 TCHNCC tập trung tại thành phố Việt Trì10. Thực tế này cho thấy, sự phát triển chưa đồng đều về TCHNCC giữa các tỉnh Đông Bắc và giữa các huyện, thành phố, thị xã ngay trong một tỉnh.
Các TCHNCC còn chưa thực hiện trình tự thủ tục theo đúng quy định. Thông qua các đợt thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng, có thể thấy, phần lớn vi phạm của các TCHNCC tập trung vào các vấn đề, như:
(1) Không ghi ngày mở và khóa sổ; không đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối.
(2) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch khi hết năm không khóa sổ và thống kê tổng số vụ việc công chứng đã thực hiện trong năm.
(3) Phiếu yêu cầu công chứng không đúng với mẫu quy định; không ghi đầy đủ thông tin trong Phiếu yêu cầu; không có người ký nhận hồ sơ.
(4) Hồ sơ công chứng còn thiếu các giấy tờ liên quan: công chứng hợp đồng mua bán tài sản của vợ chồng nhưng bỏ sót đồng sở hữu; công chứng hợp đồng, giao dịch của pháp nhân có từ hai thành viên trở lên hồ sơ còn thiếu biên bản họp hội đồng thành viên; công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất trồng lúa nhưng hồ sơ không có giấy tờ chứng minh bên nhận chuyển nhượng đúng là người trực tiếp sản xuất nông nghiệp…
Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế không đúng địa điểm theo quy định; ra thông báo niêm yết việc thỏa thuận phân chia trước thời điểm có yêu cầu công chứng. CCV không ký vào từng trang của hợp đồng mà chỉ ký ở trang lời chứng; hợp đồng không có chữ ký tắt vào từng trang của các bên. Sửa lỗi kỹ thuật có gạch chân chỗ cần sửa, có viết lại và ký, đóng dấu nhưng không đưa vào bên lề theo đúng quy định tại Điều 50 Luật Công chứng.
Chưa ký hợp đồng với cộng tác viên phiên dịch, chưa thực hiện niêm yết và thông báo cho sở Tư pháp về cộng tác viên phiên dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng. Chưa niêm yết mức trần thù lao công chứng; hoặc có niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng nhưng lại áp dụng Thông tư đã hết hiệu lực thi hành (Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 15/3/2012 và Thông tư liên tịch số 115/2015/BTC-BTP ngày 11/8/2015). Hiện nay, mức phí công chứng được áp dụng Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính. Lưu trữ thiếu tài liệu trong hồ sơ công chứng, còn lưu trữ những giấy tờ bị mờ, không nhìn rõ.
Những vi phạm trên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động công chứng cũng như quyền, lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan.
Một số giải pháp phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng tại các tỉnh Đông Bắc
Để có một mạng lưới các TCHNCC với số lượng phù hợp, phân bổ khoa học và hoạt động chất lượng, chính quyền các tỉnh Đông Bắc cần có những điều chỉnh về quy định pháp luật cũng như có những chính sách hỗ trợ, khuyến khích phù hợp. Cụ thể:
Thứ nhất, hoàn thiện tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập VPCC.
Công chứng là một ngành nghề đặc thù, không phải hoạt động kinh doanh thông thường. Hoạt động công chứng có liên quan đến an toàn pháp lý của các hợp đồng, giao dịch của người dân nên cần phải được quản lý chặt chẽ. Do đó, việc thành lập các VPCC cũng cần được kiểm soát, tránh tình trạng thành lập một cách tràn lan theo phong trào, kém chất lượng và bất ổn định. Trong bối cảnh bãi bỏ quy hoạch phát triển các TCHNCC như hiện nay, thì việc siết chặt các tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập VPCC là điều hết sức cần thiết. Các tiêu chí này phải vừa khả thi tạo động lực cho các CCV thành lập VPCC phải vừa tạo điều kiện cho các cơ quan nhà nước có thể kiểm soát chặt chẽ. Với thực trạng phân bố các TCHNCC không đồng đều như hiện nay, chính quyền các tỉnh cần có những giải pháp thiết thực để kêu gọi, vận động các CCV thành lập TCHNCC tại những địa bàn có kinh tế – xã hội khó khăn. Trong hệ thống tiêu chí xét duyệt cần bổ sung tiêu chí về địa bàn thành lập (trong đó, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn: 10 điểm; địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn: 8 điểm; địa bàn khác: 2 điểm). Việc xác định các địa bàn cần được thực hiện theo quy định của Chính phủ về việc ban hành danh mục các đơn vị hành chính thuộc vùng khó khăn và đặc biệt khó khăn.
Thứ hai, đơn giản hóa trình tự, thủ tục đăng ký thành lập và hoạt động VPCC.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho các CCV trong việc thành lập VPCC, cơ quan có chức năng quản lý về VPCC cần quan tâm đến việc đơn giản hóa thủ tục đăng ký và thành lập VPCC. Xây dựng và phát huy vai trò của bộ phận một cửa là một giải pháp quan trọng. Đây là khâu trung gian kết nối giữa CCV với các chuyên viên có chức năng quản lý về hoạt động công chứng. Bộ phận một cửa sẽ tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ, hồ sơ và tư vấn cho các CCV trình tự thực hiện cũng những giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ. Sau khi hồ sơ hoàn tất, bộ phận môt cửa có trách nhiệm chuyển giao cho Phòng Bổ trợ tư pháp và nhận lại hồ sơ sau khi đã được giải quyết. Như vậy, với bộ phận một cửa, các CCV chỉ cần đến một địa điểm để nộp và nhận hồ sơ trong việc thành lập VPCC.
Thứ ba, hỗ trợ VPCC tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn.
Một trong những khó khăn khi thực hiện xã hội hóa dịch vụ công nói chung và xã hội hóa dịch vụ công chứng nói riêng là khu vực tư nhân không muốn đầu tư cung ứng dịch vụ vào những địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn. Đặc biệt, với dịch vụ công chứng – mội loại dịch vụ đòi hỏi các tổ chức cung ứng phải hoạt động ổn định và lâu dài thì đây lại là một vấn đề rất nan giải. Các CCV không muốn thành lập VPCC tại những địa bàn khó khăn vì nhu cầu công chứng của người dân còn rất ít, không bảo đảm cho sự tồn tại và phát triển của Văn phòng. Vì vậy, các CCV khi thành lập VPCC tại những địa bàn này đều mong muốn nhận được sự quan tâm hỗ trợ từ chính quyền các tỉnh. Theo đó, một số chính sách hỗ trợ có thể sử dụng:
(1) Hỗ trợ về tài chính. Các cơ quan chức năng có thể xem xét đến giải pháp hỗ trợ cho vay vốn tín dụng và miễn giảm thuế trong những năm đầu thành lập của các VPCC.
(2) Hỗ trợ về cơ sở vật chất. Các tỉnh có thể tạo điều kiện cho TCHNCC mượn trụ sở hoặc thuê trụ sở với giá ưu đãi. Chính sách hỗ trợ này có thể được thực hiện trong thời hạn 5 năm đầu khi VPCC mới thành lập. Vì đây là giai đoạn thử thách đối với một VPCC được thành lập tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội còn khó khăn khi nhu cầu công chứng của người dân còn chưa cao và tâm lý của người dân còn quen với việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện.
(3) Hỗ trợ về đội ngũ nhân sự. Các tỉnh có thể xem xét các phương án cử những CCV nhiều kinh nghiệm tại các TCHNCC ở các địa bàn phát triển về hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ công chứng cho các TCHNCC mới thành lập ở địa bàn khó khăn. Tuy nhiên, lưu ý đến chính sách đãi ngộ dành cho các CCV được cử về hướng dẫn nghiệp vụ cho các TCHNCC mới thành lập.
(4) Hỗ trợ về kinh nghiệm hoạt động. Hiện nay, phần lớn các TCHNCC được thành lập ở những địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội phát triển. Các tổ chức này sau nhiều năm đi vào hoạt động đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện hoạt động công chứng cũng như việc quản lý và phát triển TCHNCC. Các kinh nghiệm có giá trị thực tiễn rất cao đối với các TCHNCC mới được thành lập tại các địa bàn có kinh tế – xã hội khó khăn. Chính quyền các tỉnh Đông Bắc có thể phát huy vai trò của Hội Công chứng viên để kết nối các TCHNCC, giúp các TCHNCC có thể chia sẻ, trao đổi và học tập kinh nghiệm. Ngoài ra, chính quyền các tỉnh có thể xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị giao ban giữa các TCHNCC, nhất là giữa TCHNCC có kinh nghiệm hoạt động lâu năm với TCHNCC mới được thành lập tại các địa bàn có kinh tế – xã hội khó khăn.
Với những chính sách này, các VPCC trước mắt sẽ giải quyết được những khó khăn về cân đối thu – chi. Về lâu dài, chính quyền các tỉnh kết hợp với giải pháp nâng cao nhận thức của người dân, giúp người dân hiểu rõ được bản chất và vai trò, ý nghĩa của hoạt động công chứng, nhu cầu công chứng của người dân sẽ tăng cao. Các VPCC khi đó sẽ dần ổn định được tổ chức hoạt động. Có như vậy, các CCV mới có thể yên tâm đầu tư thành lập các TCHNCC tại các vùng kinh tế – xã hội khó khăn, bảo đảm mọi người dân trong vùng có thể tiếp cận và hưởng thụ dịch vụ công chứng.
Thứ tư, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của các TCHNCC. Hiện nay, một số quy định về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng còn bất cập, chưa đủ sức răn đe. Vì vậy, trước hết các cơ quan nhà nước cần sớm sửa đổi, bổ sung các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng. Cụ thể: bổ sung các vi phạm trên thực tế đã diễn ra tại các TCHNCC, như: vi phạm không có người làm chứng theo quy định của pháp luật; vi phạm trả tiền hoa hồng, chiết khấu cho người yêu cầu công chứng hoặc người môi giới… Nâng mức xử phạt đối với một số vi phạm để bảo đảm tính răn đe, nghiêm minh của pháp luật, như: vi phạm công chứng ngoài trụ sở TCHNCC không đúng quy định; vi phạm CCV không chứng kiến người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký và điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch; vi phạm không cho người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng, giao dịch…
Ngoài ra, các cơ quan nhà nước cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra. Bên cạnh các đợt thanh tra định kỳ, các cơ quan nhà nước cũng cần bổ sung các đợt thanh tra đột xuất hoặc lựa chọn đối tượng thanh tra ngẫu nhiên. Đồng thời, cán bộ, công chức tham gia thanh tra cũng cần chú ý quan sát, theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện công chứng của các CCV. Như vậy, hoạt động thanh tra không dừng lại giấy tờ mà cần tìm hiểu rõ hơn quá trình làm nên các giấy tờ đó. Kết luận thanh tra, kiểm tra hoặc quyết định xử phạt của cơ quan nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng cần được đăng tải công khai trên cổng thông tin điện tử của sở Tư pháp, nhằm giúp người dân nắm bắt được tình hình hoạt động của các TCHNCC, đồng thời giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm trong cung ứng dịch vụ công chứng của các CCV cũng như của các TCHNCC.
Như vậy, mạng lưới các TCHNCC tại các tỉnh Đông Bắc đã có sự phát triển tích cực cả về số lượng và chất lượng hoạt động. Tuy nhiên, sự phát triển này còn chưa đồng đều giữa các tỉnh Đông Bắc và giữa các địa bàn trong một tỉnh. Bên cạnh đó, các TCHNCC vẫn còn tồn tại những sai phạm, làm ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng cung ứng loại dịch vụ này. Thực trạng này đòi hỏi các cơ quan nhà nước cần có sự điều chỉnh kịp thời các quy định về chiến lược phát triển hoạt động công chứng cũng như các quy định về xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng. Với các tỉnh Đông Bắc, chính quyền các tỉnh cần xây dựng các chính sách khuyến khích, hỗ trợ các TCHNCC được thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, bảo đảm dịch vụ công chứng được cung ứng một cách đầy đủ có chất lượng đến mọi người dân, đúng như tinh thần xã hội hóa dịch vụ công chứng của Đảng và Nhà nước ta.
