Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số nước phát triển

(Quanlynhanuoc.vn) – Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ là những quy định của Nhà nước nhằm xác định các mục tiêu, giải pháp để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ, phát triển đất nước và đáp ứng các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bài viết trình bày kinh nghiệm của các nước về chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ, từ đó áp dụng cho Việt Nam.
Ảnh minh họa (internet).
Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ của một số quốc gia

Về chính sách tiếp cận thông tin

Cho đến nay, tại nhiều nước, việc tiếp cận thông tin tài liệu do các cơ quan nhà nước hình thành và bảo quản được xem là một trong những quyền của công dân được pháp luật bảo hộ, đây cũng là đặc trưng quan trọng của một xã hội dân chủ. Trong các văn bản pháp quy cao nhất của các nước đã ban hành về công tác lưu trữ đều có những điều khoản quy định cụ thể về sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT), bao gồm: thời hạn cho phép tiếp cận tài liệu, đối tượng được phép tiếp cận tài liệu, điều kiện tiếp cận, trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc tổ chức phục vụ các yêu cầu của độc giả…

Xuất phát từ tính chất đặc thù của thông tin TLLT, hiện nay, trên thế giới có một số phương thức quy định về thời hạn TLLT như sau:

Thứ nhất, ấn định một thời hạn nhất định trước khi tài liệu được mang ra sử dụng rộng rãi, công khai. Cách thức này được thực hiện từ 25 – 60 năm, trong đó phổ biến nhất là thời hạn 30 năm, chẳng hạn như ở Trung Quốc, Nga, Hoa Kỳ… Một số nước quy định 25 năm, như: Pháp, Ma-lai-xi-a, Xinh-ga-po. Thời hạn lâu nhất là ở Vantican, chỉ cho phép tiếp cận TLLT có thời gian từ năm Giáo hoàng Leo XIII mất (năm 1903) trở về trước1. Với các quy định này, công chúng không thể tiếp cận các thông tin liên quan đến chính phủ hiện tại mà chỉ có thể tiếp cận các thông tin tài liệu về quá khứ. Hằng năm, các cơ quan lưu trữ có trách nhiệm thông báo rộng rãi qua phương tiện thông tin đại chúng hoặc xuất bản tờ rơi về danh mục tài liệu liên quan đến thời hạn công khai để công chúng biết.

Tuy nhiên, hiện nay, nhiều nước cũng ban hành chế độ đặc biệt cho phép tiếp cận tài liệu chưa đến hạn công khai ở một số trường hợp:

(1) Các cơ quan, cá nhân giao nộp TLLT; các cá nhân, tổ chức chuyển giao, biếu tặng, ký gửi TLLT cho các lưu trữ có quyền khai thác, sử dụng TLLT mà họ giao nộp bất kỳ lúc nào (Điều 21 Luật Lưu trữ Trung Quốc năm 1987, sửa đổi năm 1996)2.

(2) Các cá nhân, tổ chức có thể tiếp cận TLLT trước thời hạn cho phép trong những trường hợp được pháp luật quy định.

Ở Trung Quốc, đối với những TLLT mật về kinh tế, khoa học, kỹ thuật, văn hóa mà Viện Lưu trữ nhà nước (LTNN) các cấp thấy cần đưa ra sử dụng trước thời hạn giải mật thì Viện gửi công văn cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đề nghị giải mật tài liệu trước thời hạn. Nhận được công văn, cơ quan, đơn vị trả lời trong vòng 6 tháng, nếu không có trả lời thì Viện có thể giải quyết theo quy định hữu quan (Điều 5 Quy định tạm thời đối với Viện LTNN các cấp về việc giải mật TLLT và phân định phạm vi hạn chế sử dụng do Cục Bảo mật nhà nước ban hành ngày 27/9/1991)3.

Ở Pháp, việc tra cứu TLLT trước thời hạn quy định có thể được chấp thuận cho cá nhân yêu cầu theo mức độ mà lợi ích của việc khai thác nhằm vào những TLLT không dẫn đến phạm vi quá đáng đến những lợi ích mà pháp luật yêu cầu bảo vệ, với điều kiện phải viết đơn yêu cầu tra cứu, sau khi được sự đồng ý của cơ quan sản sinh tài liệu. Thời gian trả lời đơn xin tra cứu không được quá 2 tháng tính từ ngày nhận đơn yêu cầu (Điều L213-3 Luật Lưu trữ Pháp năm 1979, sửa đổi năm 2008)4. (3) Các cá nhân, tổ chức được giao nhiệm vụ nghiên cứu, biên soạn công trình có ý nghĩa quốc gia theo Lệnh của Thủ tướng Chính phủ hoặc Tổng thống5. Việc xét duyệt để được tiếp cận những tài liệu trước hạn trong trường hợp này phải có ý kiến của các cơ quan có liên quan như: Ban Thư ký Chính phủ, một số Ủy ban của Nghị viện, cơ quan an ninh… Sau khi hoàn thành công việc, tác giả công trình phải trình bản thảo cho các cơ quan có liên quan và phải sửa chữa nếu các cơ quan này yêu cầu.

Thứ hai, chế độ cho phép tiếp cận rộng rãi ngay sau khi tài liệu được giao nộp, bảo quản tại các cơ quan Lưu trữ lịch sử (LTLS) trừ những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng (I-ta-li-a, Hà Lan, Tây Ba Nha…). Thời hạn giao nộp tài liệu khác nhau ở mỗi nước (ví dụ Hà Lan là 30 năm, I-ta-li-a là 40 năm, Tây Ba Nha là 25 năm)6. Quy định này có ưu điểm là công chức lưu trữ không phải bận tâm về những tài liệu đến hạn công khai. Tuy nhiên, cũng có nguy cơ trong trường hợp chế độ giao nộp tài liệu không được tuân thủ chặt chẽ thì nhiều tài liệu có giá trị sẽ không đến được tay các nhà nghiên cứu.

Việc tiếp cận rộng rãi thông tin và quy định về thời hạn tiếp cận thông tin TLLT đều được các quốc gia trên thế giới thể chế hóa thành Luật từ rất sớm. Phần Lan là nước đầu tiên sau chiến tranh thế giới thứ II thông qua Luật Bảo đảm công bố, thông báo những tài liệu có tính chất công (ngày 09/02/1951). Luật này quy định: “Mọi công dân Phần Lan có thể tiếp cận những tài liệu công do các cơ quan hành chính ban hành hoặc nhận được. Trong trường hợp cần thiết, Chính phủ phải ra Sắc lệnh nói rõ những tài liệu nào không được tự do thông báo”7. Năm 1982, Ca-na-đa thông qua Luật về thông tin, quy định quyền được tiếp cận tài liệu của các cơ quan liên bang áp dụng cho tất cả các công dân Ca-na-đa và kiều dân thường trú và có kèm bản kê các loại tài liệu không được tự do sử dụng. Luật Lưu trữ Pháp năm 1979, sửa đổi, bổ sung năm 2008 quy định TLLT được quyền tiếp cận sau khi hết hạn, toàn bộ cơ quan giữ TLLT công hay tư đều không được từ chối việc yêu cầu khai thác TLLT vì bất cứ lý do gì (Điều L213-5)8.

Đối với TLLT thuộc diện tiếp cận hạn chế, một số các quốc gia, như: Trung Quốc, Hoa Kỳ, Pháp… đã khái quát các nhóm tài liệu sau:

(1) Tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, quốc phòng, ngoại giao, trật tự xã hội. Luật Lưu trữ Pháp quy định thời gian tiếp cận là 50 năm kể từ thời gian ghi trên tài liệu hoặc thời gian của tài liệu gần nhất có trong hồ sơ; không thể tham khảo TLLT công mà việc khai thác những tài liệu ấy có khả năng kéo theo sự phát tán những thông tin có thể thai nghén, chế tạo, sử dụng hay định vị các loại vũ khí hạt nhân, vũ khí sinh học và vũ khí hóa học hay tất cả các loại vũ khí có ảnh hưởng trực tiếp, hay gián tiếp việc hủy diệt ở mức tương tự (Điều L213-2)9.

Ở Trung Quốc cũng quy định thời gian tiếp cận là 50 năm, trong trường hợp, nếu tiếp cận có thể có hại đến lợi ích quốc gia thì sau 50 năm vẫn có thể tiếp tục gia hạn (Điều 20 Chương IV Hướng dẫn thi hành Luật, Quốc vụ viện phê chuẩn ngày 24/10/1990)10. Để tiếp cận những tài liệu này phải qua thủ tục giải mật. Việc giải mật có thể do cơ quan lưu trữ làm trực tiếp thông qua Hội đồng tư vấn có tham khảo ý kiến của các cơ quan tác giả tài liệu hoặc cơ quan an ninh ngoại giao, như Ốt-xtrây-li-a, Hoa Kỳ. Tuy nhiên, Trung Quốc cũng có điều khoản quy định cơ quan lưu trữ có vai trò chính trong việc giải mật TLLT được thực hiện đúng như hạn định trong một số trường hợp nhất định, ví dụ, TLLT mật hình thành trước ngày 01/01/1991 được bảo quản ở các viện LTNN, nếu chưa có thông tri thay đổi thời hạn bảo mật, Viện Lưu trữ tiến hành công tác giải mật những tài liệu đã hết hạn mật (Điều 4 Quy định tạm  thời đối với Viện Lưu trữ các cấp về việc giải mật TLLT và phân định phạm vi hạn chế sử dụng do Cục LTNN, Cục Bảo vệ bí mật nhà nước ban hành ngày 27/9/1991)11.

Một số nước như Ấn Độ, Ma-lai-xi-a quy định không tiếp nhận vào lưu trữ lịch sử những tài liệu có thông tin thuộc diện bí mật an ninh, quốc phòng hoặc chưa được các cơ quan có liên quan giải mật12.

(2) Tài liệu liên quan đến bí mật đời tư hoặc có những thông tin nếu tiết lộ có thể làm ảnh hưởng đến cuộc sống hoặc sự an toàn của cá nhân. Đối với những tài liệu này thời gian hạn chế có thể đến 100 năm hoặc 150 năm, ví dụ như hồ sơ tài liệu về sức khỏe, bệnh án (Luật Lưu trữ Pháp)13.

(3) Tài liệu chứa đựng những bí mật được pháp luật bảo vệ, ví dụ như bí mật công nghiệp, kinh doanh, tài chính ngân hàng. Ở Hoa Kỳ, Quốc hội bảo đảm sự bí mật của dữ liệu tài chính và kinh doanh thông qua nhiều luật. Phần lớn các luật này liên quan đến việc sử dụng các thông tin cụ thể góp phần tạo cơ sở quan trọng cho Chính phủ trong việc thiết lập bí mật thông tin. Thông tin mật được cung cấp trên cơ sở tự nguyện hoặc trích xuất theo các điều khoản quy định trong Lệnh của Tòa án đối với các cơ quan chính phủ. Tuy nhiên, rất ít cơ quan chính phủ nhận được trát của Tòa cho việc lấy thông tin14.

(4) TLLT tư nhân. Hiện nay, nhiều nước đã ban hành các văn bản khuyến khích việc bảo tồn và lưu trữ tài liệu tư nhân có ý nghĩa lịch sử như: Pháp, I-ta-li-a. Tuy nhiên, phần lớn các văn bản này chưa đề cập nhiều đến việc tiếp cận những tài liệu này. Trong thực tế, một số tài liệu xuất xứ cá nhân bảo quản tại các kho lưu trữ lịch sử bằng con đường hiến, tặng, mua, bán thông thường cũng được tiếp cận theo điều kiện, như: TLLT công, trừ khi có những thỏa thuận đặc biệt trong hợp đồng hiến, tặng, mua bán.

(5) Hạn chế sử dụng do tình trạng vật lý của tài liệu. Quy định của một số quốc gia không cho phép tiếp cận TLLT có nguy cơ bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng; không cho phép tiếp cận tài liệu chưa chỉnh lý, sắp xếp, thiếu công cụ tra cứu. Trừ những trường hợp đặc biệt ngoại lệ, khẩn cấp và các độc giả được biết rõ là người cẩn thận và trung thực. Thay vào đó, độc giả có thể tiếp cận bản sao chụp ở dạng microphim hoặc bản sao thay thế khác (Luật Lưu trữ Hoa Kỳ)15.

Về chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Một là, quy định về các hình thức sử dụng TLLT: hầu hết các quốc gia đều quy định sử dụng TLLT tại phòng đọc, sao chụp, trích dẫn, công bố, triển lãm TLLT, xuất bản ấn phẩm lưu trữ, cho mượn TLLT. Cùng với sự tiến bộ của khoa học – công nghệ, ngoài các hình thức sử dụng TLLT truyền thống, nhiều quốc gia (Hoa Kỳ, Anh, Xinh-ga-po, Hàn Quốc, Ốt-xtrây-li-a…) còn áp dụng hình thức sử dụng TLLT mới, như sử dụng TLLT qua mạng internet.

Hai là, quy định về thủ tục sử dụng TLLT:  luật pháp về lưu trữ của Nga quy định về chứng thực lưu trữ, bản sao lưu trữ, trích lục lưu trữ chỉ được cấp trên cơ sở thư yêu cầu của người sử dụng. Thư yêu cầu phải có đầy đủ các thông tin: tên địa chỉ khi gửi bằng đường bưu điện cho cơ quan lưu trữ, những nội dung yêu cầu cơ bản, họ tên của người gửi yêu cầu, địa chỉ, điện thoại, ngày/tháng và chữ ký của người yêu cầu. Thời hạn hoàn thành yêu cầu không quá 15 ngày kể từ thời điểm yêu cầu được ký. Việc trả lại yêu cầu không thuộc phạm vi của mình phải được thực hiện trong thời hạn 5 ngày kể từ thời điểm nhận được yêu cầu (Mục 8 Nghị quyết về những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ của Cục Lưu trữ Liên bang Nga ban hành ngày 06/02/2002).

Luật pháp lưu trữ của Hoa Kỳ quy định, để sử dụng TLLT tại phòng đọc, các lưu trữ viên yêu cầu người nghiên cứu phải thực hiện các thủ tục như: xuất trình giấy tờ xác định danh tính, ký xác nhận biên bản nhận tài liệu do lưu trữ giao, đồng thời, bảo đảm quy tắc sử dụng tài liệu theo yêu cầu của cơ quan lưu trữ. Việc mượn TLLT phải có văn bản chấp thuận của người đứng đầu cơ quan lưu trữ. Quá trình cho mượn TLLT cần có biên bản giao nhận giữa cơ quan lưu trữ và độc giả mượn TLLT. Hết thời hạn được ghi trong biên bản, độc giả phải trả lại cho cơ quan lưu trữ16.

Đối với người nước ngoài khi sử dụng TLLT thường bị hạn chế hơn so với công dân trong nước. Ở các quốc gia như: Xinh-ga-po, Hoa Kỳ, Pháp… thì tất cả độc giả trong nước và ngoài nước đều không có sự phân biệt. Tuy nhiên, cũng có những quốc gia (Trung Quốc) yêu cầu độc giả nước ngoài phải thực hiện các thủ tục riêng, như: phải có giấy giới thiệu của đại diện lãnh sự, các cơ quan nghiên cứu, trường đại học hoặc hạn chế sử dụng một số loại tài liệu, nhất là tài liệu liên quan đến quân sự, ngoại giao, biên giới. Tại Ấn Độ quy định phí sao chụp tài liệu đối với độc giả nước ngoài cao hơn so với độc giả trong nước. Việc cho phép độc giả nước ngoài tham khảo tài liệu bình đẳng cũng có thể là một trong những điều khoản được đưa vào nội dung các Hiệp định hợp tác văn hóa, khoa học, kỹ thuật ký kết song phương hoặc đa phương giữa các nước17.

Ba là, quy định về thu phí sử dụng TLLT: luật pháp lưu trữ của Hoa Kỳ quy định lưu trữ quốc gia cung cấp dịch vụ sao chép miễn phí cho các cơ quan liên bang khi họ cần cho công việc hiện tại, các cá nhân, tổ chức khác khi tiếp cận TLLT thì phải trả phí. Tại Trung Quốc, việc sử dụng TLLT được miễn phí đối với đơn vị mình giao nộp, các cá nhân tự giao nộp, quyên tặng hoặc là cơ quan cấp trên tra cứu phục vụ công tác. Các cơ quan và cá nhân sử dụng TLLT để xác nhận nhà đất, tài sản, nợ nần, học trình, thâm niên công tác, hoạt động sản xuất, xây dựng, thương nghiệp, biên soạn, xuất bản ấn phẩm thương mại đều phải nộp phí18.

Tại Pháp, việc cấp bản sao, trích lục; chứng thực các bản sao của bản đồ được bảo quản tại LTLS, thực hiện theo tỷ lệ của bản gốc, bản chính theo cầu của đối tượng liên quan; chứng thực các bản sao chụp và các bản in sao của tài liệu bảo quản tại LTLS thì phải nộp phí (Luật Lưu trữ Pháp)19.

Liên bang Nga quy định thu phí dịch vụ ngoài việc phục vụ thông thường như tra tìm hoặc nghiên cứu tài liệu theo chuyên đề trong trường hợp độc giả không có điều kiện đến trực tiếp. Tuy nhiên, trong trường hợp này, người sử dụng TLLT được thông báo rõ ràng và công khai dịch vụ nào miễn phí và dịch vụ phải trả tiền để bảo đảm quyền tiếp cận thông tin một cách bình đẳng cho mọi cơ quan, cá nhân, tổ chức.

Bốn là, quy định về công bố TLLT và bản quyền: quy định của luật pháp lưu trữ của Trung Quốc, việc công bố TLLT bảo quản ở Viện LTNN các cấp thuộc thẩm quyền của Viện. Người sử dụng TLLT để phục vụ cho mục đích nghiên cứu của mình khi trích dẫn TLLT phải ghi chú hồ sơ, đơn vị bảo quản, không được tự ý công bố TLLT dưới bất cứ hình thức nào. Những TLLT thuộc sở hữu tư nhân thì đối tượng sở hữu những tài liệu này công bố phải tuân thủ nguyên tắc không làm tổn hại đến lợi ích Nhà nước, xã hội, tập thể và các cá nhân khác20. Một số các quốc gia, như: I-ta-li-a, Bỉ quy định đối với TLLT tư nhân hay tài liệu có xuất xứ cá nhân trao tặng cho LTLS thì bản quyền vẫn quy định quyền tác giả thuộc về các cá nhân có tài liệu. Các quốc gia như Pháp, Đức quy định thu thuế đối với việc công bố, sử dụng tài liệu cho các ấn phẩm thương mại; công bố nguồn gốc xuất xứ của TLLT hay bắt buộc phải nộp lưu chiểu một bản cho cơ quan lưu trữ…

Ngoài ra, việc sao chụp tài liệu cũng phải tuân theo pháp luật về quyền tác giả. Tại nhiều nước, việc sao chụp TLLT theo yêu cầu của các nhà nghiên cứu được đáp ứng khi không vi phạm luật và chỉ để phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Những bản sao chụp phục vụ cho mục đích thương mại thì phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Một trong những khó khăn chủ yếu mà các cơ quan lưu trữ cũng như các nhà nghiên cứu gặp phải là việc xác định những nội dung nào thuộc về quyền tác giả.

Về bảo vệ tài liệu lưu trữ

Tại Hàn Quốc, việc ban hành Luật Quản lý tài liệu công (năm 2000), Luật Quản lý tài liệu Tổng thống (năm 2007) đã cải tổ quản lý TLLT của quốc gia này. Mục đích của việc ban hành Luật là xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, chuẩn hóa công tác quản lý tài liệu và nâng cao quyền được biết của người dân. Sau khi các luật được ban hành, Lưu trữ Hàn Quốc thu thập các tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức đang hoạt động hoặc các cơ quan tổ chức đã ngừng hoạt động sau 9 năm kể từ khi hình thành; thiết lập việc sưu tầm và hệ thống quản lý tài liệu cá nhân. Các tài liệu cá nhân quan trọng được ghi rõ là “tài liệu lưu trữ quốc gia” để bảo quản ở cấp độ quốc gia và được hỗ trợ về tài chính; mở rộng việc sưu tầm TLLT nước ngoài; phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử21.

Về vấn đề xuất, nhập cảnh TLLT, luật pháp lưu trữ Liên bang Nga nghiêm cấm xuất TLLT thuộc sở hữu nhà nước, TLLT tư nhân ra khỏi phạm vi Liên bang Nga. Trong trường hợp TLLT tư nhân muốn được xuất thì phải qua giám định tài liệu theo các thủ tục do Chính phủ Liên bang Nga quy định. (Điều 29 Luật Lưu trữ Liên bang Nga năm 2004)22.

Đối với việc chuyển nhượng, mua bán TLLT bao gồm cả TLLT tư và TLLT công, luật pháp Trung Quốc quy định, không được chuyển nhượng, trao đổi và bán TLLT thuộc sở hữu quốc gia cho đơn vị hoặc cá nhân ngoài viện, phòng Lưu trữ. Khi tập thể, cá nhân cần bán TLLT có giá trị bảo quản đối với quốc gia và xã hội cho đơn vị và cá nhân ngoài Viện LTNN phải báo cáo trước một tháng cho cơ quan quản lý hành chính lưu trữ từ cấp huyện trở lên phê chuẩn; nghiêm cấm bán lấy lời, nghiêm cấm bán hoặc tặng cho người nước ngoài.

Về vấn đề bảo vệ TLLT, luật pháp lưu trữ của các nước đều quy định về xây dựng kho tàng, điều kiện kho tàng để bảo quản an toàn cho TLLT. Đồng thời, trong quá trình sử dụng TLLT, đối tượng sử dụng TLLT không được làm hỏng, làm mất, lấy cắp, thay đổi thông tin có trong TLLT. Nếu để xảy ra bất kỳ sai phạm nào, người sử dụng TLLT sẽ bị xử phạt hành chính, trong trường hợp sai phạm đến mức nghiêm trọng mà cấu thành tội phạm sẽ bị xử lý, điều tra theo quy định của pháp luật. Ví dụ, Luật Lưu trữ Pháp quy định cụ thể, phạt 7 năm tù và phạt tiền 700.000 franc về tội phá hỏng, biển thủ hoặc đánh cắp một văn bản, một chứng thư hay những phông tài liệu công hoặc tư đã giao cho một viên chức chính quyền hoặc một người chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ của cơ quan công giữ23.

Từ kinh nghiệm của các nước có thể áp dụng cho chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam

Thứ nhất, về chính sách tiếp cận thông tin. Nhà nước ta cần có những quy định rõ hơn về thời hạn tiếp cận thông tin TLLT, đối tượng tiếp cận thông tin TLLT, điều kiện tiếp cận thông tin TLLT và trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc cho phép tiếp cận thông tin TLLT

Trước hết, đối với tài liệu hạn chế tiếp cận, cần phân chia thành các loại: TLLT công hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nhà nước, tài liệu cá nhân, tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng. Trong mỗi loại tài liệu nêu trên cần căn cứ vào nội dung và tính chất vật lý của nó mà quy định thời hạn tiếp cận, hình thức, thủ tục tiếp cận tài liệu. Ví dụ: lập danh mục hạn chế sử dụng TLLT công thì phải quy định thời hạn được phép tiếp cận, loại tài liệu nào được tiếp cận rộng rãi sau thời gian quy định, loại tài liệu nào được phép tiếp cận trước thời hạn quy định, loại tài liệu nào sau thời gian quy định được phép tiếp cận nhưng phải qua thủ tục giải mật và các điều kiện tiếp cận. Thủ tục và thời hạn tiếp cận TLLT cá nhân cũng cần phải rõ ràng. Tài liệu cá nhân đã được bán, hiến, tặng cho lưu trữ lịch sử thì việc tiếp cận những tài liệu này được đối xử như với TLLT công, trừ khi có những điều, khoản đặc biệt quy định trong hợp đồng. Thời hạn tiếp cận TLLT cá nhân không quy định chung cho tất cả tài liệu mà cần phân loại tài liệu với thời hạn thích hợp như: tài liệu về đời tư cá nhân, tài liệu về bệnh án, tài liệu về hoạt động khoa học, sáng tác…

Thứ hai, chính sách về tổ chức sử dụng TLLT cần quy định thêm về hình thức sử dụng TLLT qua mạng internet, đồng thời quy định rõ hơn các thủ tục, điều kiện, để thực hiện các hình thức sử dụng TLLT khác.

Về phí sử dụng TLLT, Nhà nước cần quy định cụ thể hơn về phí sử dụng TLLT, trong đó quy định miễn phí sử dụng TLLT đối với cơ quan, tổ chức.

Thứ ba, về chính sách bảo vệ TLLT, Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ về tài chính, kỹ thuật bảo quản đối với TLLT cá nhân. Việc mua, bán TLLT cá nhân ra nước ngoài vì mục đích thương mại, ảnh hưởng đến chính trị, an ninh quốc gia, đồng thời làm mất mát nhiều tài liệu quý hiếm, Nhà nước cần có biện pháp ngăn chặn những hành vi này. Nhà nước cũng cần có những quy định cụ thể về xây dựng kho tàng, trang thiết bị để bảo quản TLLT, xử lý các hành vi xâm hại đến TLLT. Cụ thể như: quy định các mức xử phạt hành chính bằng hình thức phạt tiền nếu TLLT bị hư hỏng hoặc bị làm thay đổi. Trong trường hợp có các hành vi gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến TLLT như: làm mất TLLT hoặc lấy cắp TLLT có thể bị xử lý hình sự theo quy định của pháp luật.

Chú thích:
1, 5, 6, 12, 17. Tiết Thị Hồng Nga, Vũ Thị Minh Hương. Một số kinh nghiệm của nước ngoài về việc cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ/Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Cục Văn thư và Lưu trữ. Hà Nội, 2004, tr.125 – 133, 126, 128, 129, 125 – 133.
2, 4, 8, 13, 19, 22. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (dịch). Luật Lưu trữ các nước Trung Quốc, Nga, Pháp, Hàn Quốc. Hà Nội, 2014.
3, 9, 10, 11, 18, 20. Cục Lưu trữ Nhà nước (dịch). Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa 1980 – 1992. Năm 1995.
7. Việt Trí. Tìm hiểu luật và quy định của một số nước về sử dụng tài liệu lưu trữ. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 04), 1991, tr. 27 – 28.
14, 15, 16. Theodore Roosevelt Chellenberg (1956).  Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago University Edition. Chicago, page 224 – 236, 234 – 235, 125 – 133.
21. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế, Hà Nội, 2008, tr. 18 – 23.
23. Jean Favier (1965), Les archives, Presses universitaires de France. Cục Lưu trữ Nhà nước dịch năm 1993, tr. 28.
TS. Nguyễn Kim Dung
Trường Cán bộ Quản lý giao thông vận tải